MEMBUAT DOKUMEN MASSAL DENGAN MAIL MERGE PADA MS.

WORD 2007

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk
mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya
sama tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses
pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya
sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu
dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat
“data source” yaitu daftar yang bersi data (seperti :nama, alamat atau tempat
tanggal lahir) yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita
inginkan.

Berikut adalah langkah-langkah pembuatan dokumen massal pada Ms.word 2007

1. Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita

akan membuat sertifikat pelatihan dengan data soruce berisi nama, alamat,
kota, dan program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat
dokumen master maka kita akan melanjutkan pada langkah kedua,

2. Membuat Data Source

Berikut adalah cara-cara membuat data source pada ms. Word 2007
a. Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start mail
merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini terdapat
tiga pilihan, yaitu :

i. Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source
yang baru;

ii. Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data
source yang ada;

iii. Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin
menggunakan data source yang berasal dari alamat outlook.

Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita
pilih pilihan pertama yaitu “Type New List”

b. Setelah itu akan muncul kotak “New address list”, nah pada kotak
inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam
dokumen master yang kita buat sebelumnya.
 Apabila field yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang
kita butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah
nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya
dengan mengklik tombol customize columns.

c. Setelah itu akan tampil kotak customize columns,

 • Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan
tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah : nama, alamat,
kota, dan program);

• Untuk menghapus field tekan “delete”;

• Untuk mengubah nama field tekan “rename”;

d. Setelah selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka

kita kembali ke kotak “New address list” , selanjutnya kita akan
mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita
miliki, seperti gambar dibawah berikut ini:
 • Untuk menambah data tekan tombol “New Entry”

• Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry”

• Untuk mencari data tekan tombol “Find”

e. Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah
itu kita akan diminta untuk menyimpan data source tersebut,
3. Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master

Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah
berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam
dokumen master.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

• Letakkan kursor dimana data akan diletakkan;

• Kemudian pilih menu mailings pada toolbar, setelah itu pilih select
recipients, kali ini kita pilih use existing list,

Kemudian kita akan diminta memilih daftar field yang telah kita buat,
pilih file yang kita simpan sebelumnya (lihat langkah 2.e), Setelah itu
tekan open.

• Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu
mailings,
 Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”,

• Kemudian pilih field yang ingin kita gabungkan pada dokumen master,
setelah itu tekan tombol insert.

• Setelah selesai menggabungkan field dengan dokumen master, maka

tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :
4. Melihat Hasil Dari Dokumen Master yang telah digabung

Untuk melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita
masukkan, klik tombol Peview Result yang ada pada menu mailings.

Maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut

Demikianlah, langkah-langkah dari membuat dokumen massal dengan mail
merge pada ms. Word 2007