“MANAJEMEN DOKUMEN

TERINTEGRASI UNTUK DAYA

SAING ORGANISASI”
a. Arsip
Arsip atau yang lebih sering disebut sebagai dokumen adalah
informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti dan
informasi oleh organisasi atau orang dalam kaitannya dengan kewajiban
hukum transaksi bisnis.
Dokumen memiliki fungsi penting sebagai pendukung dan perekam
proses kebijakan dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi, selain itu
juga sebagai bukti fisik dari suatu transaksi bisnis sehingga dapat
memfasilitasi kinerja aktifitas yang efisien di seluruh organisasi; disamping itu
juga sebagai pembangunan identitas budaya organisasi.
Dokumen dapat berisi informasi pribadi, komersial dan sensitif.
Dalam beberapa kasus informasi seperti ini sangat dibatasi bahkan tidak
diperbolehkan. Pembatasan pada akses dapat diterapkan dalam organisasi atau
kepada pemakai luar. Dokumen terbatas harus diidentifikasi berdasarkan
kepentingan bisnis atau lingkungan peraturan. Pembatasan harus dikenakan
selama periode yang ditetapkan. Tujuannya adalah monitoring tambahan
terhadap dokumen ini tidak melebihi waktu yang diperlukan.

b. Pembagian Arsip dan Tempat Penyimpanannya

- Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih atau sering digunakan : Central File,
contoh : ruang Arsip di perusahaan.
- Arsip Inaktif, yaitu arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu jika ada
keperluan tertentu : Record Centre, contoh : gudang arsip (terpisah).
- Arsip Statis : Depo, contoh : gudang arsip ANRI.

c. Pemusnahan Arsip atau Dokumen

Suatu dokumen atau arsip memiliki masa hidup karena tidak mungkin
menyimpan arsip-arsip dalam waktu yang sangat lama, akan sangat
menumpuk dalam perusahaan. Yang memiliki kewenangan untuk menentukan
masa retensi suatu arsip adalah penciptanya. Penentuan jadwal retensi arsip
itu sendiri dapat dilihat berdasarkan nilai dari suatu arsip, arsip yang memiliki
nilai lebih penting biasanya akan memiliki masa hidup yang lebih lama.
 Record life cycle :

Penciptaan/ Pemusnahan
Penerimaan

Peng
Penggandaan Pemeliharaan
Manual
Arsip

Penyebaran Penyimpanan
Alih Media

Digital
Pengindeksan
Arsip

d. Manajemen Arsip atau Dokumen Terintegrasi

Manajemen dokumen adalah bidang manajemen yang
bertanggungjawab dalam pengawasan yang efisien dan sistematik terhadap
perekaman data dan informasi, penciptaan, penerimaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan dokumen sebagai bukti kegiatan dan transaksi
organisasi. Manajemen dokumen terintegrasi adalah salah satu penerapan
fungsi manajemen yang menjamin bahwa semua informasi bernilai yang
tercipta dan diterima oleh organisasi dapat tercatat dengan lengkap, tersimpan
dengan aman dan tersedia dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan.
Organisasi harus mempunyai garis haluan resmi yang mengatur siapa
yang diijinkan untuk mengakses dokumen dan apa syaratnya. Lingkungan
peraturan dimana organisasi beroperasi, mempunyai prinsip-prinsip mengenai
hak akses, syarat, dan pembatasan yang harus disatukan dalam operasi sistem
dokumen. Ada aturan perundang-undangan yang mencakup privasi,
keamanan, kebebasan informasi dan arsip. Perlunya memberikan batasan
akses dapat berubah seiring berubahnya waktu. Penjaminan terhadap
pengawasan akses berlaku baik pada dokumen maupun individu.
Manajemen informasi yang buruk dapat mengurangi produktifitas
organisasi sebesar 29% sebab banyak kebijakan dan keputusan penting dibuat
tanpa kehadiran informasi yang tepat. Salah satu masalah dalam manajemen
informasi adalah jumlah informasi yang tercipta sangat banyak dan terus
bertambah. Memilah mana informasi yang berguna bagi pembuatan kebijakan
dan pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting, untuk
mengatasi masalah infomasi perlu adanya peningkatan kualitas staf,
memperlakukan informasi sebagai aset dan budaya informasi dari atasan.
 Kegagalan untuk mengelola dan mengeksploitasi informasi secara
tepat akan mengakibatkan para manajer membuat kebijakan dan keputusan
tanpa melihat gambaran secara utuh sehingga mengakibatkan daya saing
organisasi yang menurun.
Manajemen dokumen yang terintegrasi dengan baik dapat tercapai
setelah memenuhi proses-proses sebagai berikut :
1) Mengidentifikasi peran manajemen dokumen yang membutuhkan peran
khusus (manajer dokumen, staf IT, manajer konten)
2) Menganalisa konten organisasi untuk selanjutnya menganalisa dokumen
apa yang perlu disimpan
3) Membangun rencana berkas, meliputi penjelasan dokumen apa saja yang
harus disimpan, menetapkan dimana dokumen disimpan, dan informasi
lainnya seperti siapa yang bertanggungjawab dalam mengelola dokumen
dan pengelompokkannya
4) Evaluasi demi perbaikan manajemen dokumen
5) Merekam rencana dan proses manajemen dokumen sebagai langkah
antisipasi jika terjadi masalah hukum di dalam dan di luar organisasi

e. Pentingnya Peralihan Arsip Manual Menuju Arsip Digital

Kesulitan yang sering ditemukan di lapangan adalah mudahnya
membuat suatu dokumen atau arsip tetapi sangat sulit untuk menemukannya.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, pada masa ini
perusahaan dituntut untuk membiasakan diri dengan adanya arsip digital.
Arsip digital digunakan tanpa mengurangi pentingnya arsip manual, dimana
arsip digital dijadikan sebagai back-up dari arsip manual. Dengan arsip digital
diharapkan suatu perusahaan atau organisasi dapat meminimalkan
penyimpanan kertas, sehingga tercipta budaya organisasi yang less paper.
Tetapi untuk mengalihmediakan arsip manual menjadi arsip digital,
sebelumnya harus dilakukan pembenahan arsip manual agar lebih mudah
dalam proses pengalihannya.

Arsip Manual Arsip Digital

 Keaslian (Originalitas)  Kemudahan Akses
 Aspek Legal  Back-up Data