Building The Business Case

• Tujuan utama dalam mengembangkan kasus bisnis untuk proyek IS / TI

adalah untuk memperoleh dana investasi yang signifikan

• Business Case menyediakan informasi untuk menentukan apakah akan

membuat atau tidak membuat financial investment. Karna istilah
‘Business Case’ mengisyaratkan pada pembenaran keuangan untuk
menentukan apakah akan mendanai atau tidak suatu proyek investasi IS
/IT.

• Memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan mengelola proyek

dengan sukses, seperti manfaat yang akan dicapai untuk mendukung
alasan investasi SI / TI dan perubahan bisnis yang dicapai.

• Pada chapter ini fokus pada investasi aplikasi, seperti menghasilkan

keuntungan bisnis yang nyata sebagai hasil dari kombinasi IS/IT dan
perubahan aktivitas bisnis.

• Business Case juga merupakan dokumen penting dalam memastikan

koordinasi yang efektif dan manajemen dari himpunan kegiatan yang
kompleks dan sumber daya yang terlibat.

Basis of the business case and stakeholder analysis

• Investasi IT/IS harus dimengerti dari kedua sudut pandang yaitu apa
keuntungan yang diharapkan dan bagaimana keuntungan akan dicapai,
dibandingkan dengan alternatif penggunaan dana dan sumber daya.

• Strategic investment dapat membuat perubahan dan menghasilkan

seluruh manfaat.

Arguing the Value of the Investment

• Mengembangkan kasus bisnis mempertimbangkan kedua sisi yaitu value

dan cost dari persamaan investasi. Namun biaya seringkali relatif mudah
 dihitung, sedangkan kelemahan utama di banyak investasi IS/IT adalah
manfaat investasi tidak dirasakan oleh organisasi.

• Suatu penilaian awal berdasarkan identifikasi potensi keuntungan, sesuai

dengan dependency network, ini diperlukan untuk menentukan apakah
proyek ini mempunyai prospek untuk didanai dan, jika iya, untuk
menentukan pekerjaan lebih lanjut yang dibutuhkan untuk
mengembangkan kasus bisnis secara penuh yang akan diajukan untuk
persetujuan manajemen. Ini akan melibatkan kegiatan untuk
membuktikan bagaimana keuntungan dapat diukur dan membuatnya
dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan.

Maintaining the Dependency : Benefits are the Result of Change

Sebagian besar manfaat timbul karna :

1) Organisasi, staf atau mitra dagang dapat melakukan hal-hal baru,

atau melakukan hal-hal dengan cara baru, yang sebelum investasi
hal ini tidak mungkin dilakukan.

2) Organisasi dapat meningkatkan kinerja hal-hal yang harus

dilakukan secara berkelanjutan, yaitu melakukannya dengan lebih
baik

3) Organisasi dapat berhenti melakukan hal-hal yang tidak lagi

diperlukan.

A structure for Analysing and Describing the Benefits

Matrix dibawah menjelaskan 4 level dari ‘Explicitness’ berdasarkan kemampuan

untuk memberikan nilai atas manfaat dan tingkat pengetahuan tentang
perubahan yang diharapkan dimasa depan.

Degree of Do new things Do things better Stop doing things

explicitness
 Financial Dengan menerapkan biaya / harga atau formula
keuangan lainnya yang sah agar quantifiable benefit a
financial value dapat dihitung

Quantifiable Ada bukti yang cukup untuk memperkirakan berapa

banyak perbaikan / manfaat yang seharusnya dihasilkan
dari perubahan

Measurable Aspek kinerja saat ini sedang diukur atau langkah yang
tepat bisa diterapkan. Tapi itu tidak mungkin untuk
memperkirakan seberapa banyak kinerja meningkatkan
ketika perubahan sudah lengkap.

Observable Dengan menggunakan kriteria yang telah disetujui,

individu-individu tertentu / kelompok akan memutuskan,
berdasarkan pengalaman mereka atau penilaian, sejauh
mana manfaatnya telah direalisasikan

Figure 5.3 Classiying the benefits by explicitness of the contribution.

Observable Benefits

• Definisi Observable benefits terdapat di figure 5.3

• Memerlukan pernyataan yang jelas dari kriteria yang akan digunakan

untuk menilai pencapaian mereka dan juga mengidentifikasi siapa yang
memenuhi syarat atau tepat untuk membuat penilaian yang paling
objektif.

Measurable Benefits

• Definisi Measurable benefits terdapat di figure 5.3

• Balanced Score Card atau KPIs (Key Performance Indicators) dapat

digunakan untuk mengukur kinerja organisasi

Setting Measures

• Ada sejumlah ‘checklist’ yanng dapat digunakan untuk menilai

pengukuran kinerja. Tabel 5.1 dan 5.2 dicontohkan sebagai checklist.

Quantifying Benefits : The Major Challenge

• Definisi terdapat di figure 5.3

Table 5.1 Criteria for effective performance measures (after the

Royal Statistical Society, 2004 and HM Treasury, 2001)

Relevant untuk strategi organisasi dan mampu menunjukkan

kemajuan terhadap pencapaian
 Well defined jelas dan tidak ambigu, mudah dipahami baik dari segi
definisi pengukuran dan perhitungan

Attributable orang-orang yang kinerjanya yang diukur dapat

mempengaruhi hasil dengan tindakan mereka sendiri
dan tidak tergantung pada kinerja orang lain

Comparable kinerja dapat dibandingkan dari waktu ke waktu dan di

seluruh kelompok yang berbeda melaksanakan tugas
yang sama

Contextual mereka tidak dapat disalahartikan - asumsi dan

keterbatasan tindakan dipahami

Table 5.2 The characteristics of a good performance measurement

system (after HM Treasury, 2001)

Focused tidak ada tindakan lebih dari yang diperlukan, jelas

saling berkaitan dan diprioritaskan dalam kaitannya
dengan strategi organisasi

Appropriate kepada orang-orang yang akan menggunakan

informasi tersebut untuk meningkatkan presentasi
kinerja yang disesuaikan dengan pengguna yang
berbeda

Balanced untuk mencakup semua bidang kegiatan usaha dan

organisasi - berbagai jenis langkah-langkah untuk
mencerminkan kepentingan para pihak terkait

Integrated bagian dari proses perencanaan bisnis dan terkait

dengan kriteria keberhasilan individu dan organisasi

Cost effective dalam hal biaya pengumpulan data dan

ketepatan waktu untuk digunakan dalam pengambilan
keputusan

Ways of Overcoming the Quantification Problem

a) Detailed Evidence and Modelling or Simulation

b) Benchmarking and Reference Sites

c) Pilot Implementation

Financial Benefits

• Definisi terdapat di figure 5.3

1. Cost Reduction

 Peningkatan atau perubahan kegiatan usaha atau volume,

yang dapat
ditampung tanpa perlu meningkatkan sepadan
sumber daya.

 Biaydimasa mendatang yang akan dikeluarkan untuk

meningkatkan efisiensi, akurasi atau kecepatan hanya untuk
mempertahankan tingkat kinerja bisnis saat ini

 biaya masa depan yang tidak Pasti yang mungkin timbul dari
risiko yang memiliki probabilitas signifikan yang
menyebabkan masalah serius jika perubahan biaya terkait
dengan investasi tidak dibuat.

2. Revenue Increase

 Value linking : mempertimbangkan dampak integrasi yang

lebih efektif untuk meningkatkan nilai tambah proses dalam
organisasi dan eksternal untuk memastikan bahwa sumber
daya yang terkoordinasi untuk memberikan tingkat kinerja
yang lebih baik atau lebih konsisten untuk memenuhi
harapan pelanggan.

 Value acceleration : mengidentifikasi di mana sistem, dalam

kombinasi dengan perubahan bisnis, dapat meningkatkan
kinerja bisnis. Contohnya pengembangan produk atau
layanan baru, atau sinkronisasi yang lebih baik antara
operasional dengan proses pengambilan keputusan.

 Value Restructuring : melihat cara-cara menyelaraskan peran

kerja, tanggung jawab manajemen dan struktur organisasi
untuk mengambil keuntungan dari integritas dan konsistensi
proses dan sinkronisasi kegiatan yang disediakan oleh sistem
informasi baru.

3. Project Cost Assessment (halaman 194)

Jenis biaya dalam financial justification :

 Purchase costs

 Internal systems development costs

 Infrastructure costs

 Costs of carrying out the business changes

 Ongoing costs
4. Variation in benefit and changes across the application portfolio

 High Potential Investment : investasi yang lebih utama

ditempatkan pada departement penelitian dan
pengembangan (R & D), kegiatan untuk mengidentifikasi
manfaat yang dapat dicapai dengan menggunakan inovasi
dari IS / IT.

 Strategic Investment : investasi yang dimaksudkan untuk

mencapai keuntungan masa depan dengan menciptakan
bisnis baru dan kemampuan organisasi yang unggul daripada
pesaing.

 Key Operational Investment : untuk memastikan bahwa

organisasi ini tidak dirugikan oleh proses dan sistem, yang
mengarah ke tingkat yang tidak dapat diterima kinerja atau
risiko bisnis yang signifikan.

 Support investment : investasi dimaksudkan untuk

meningkatkan efisiensi organisasi dan menghilangkan yang
tidak perlu.

5. Risk Assessment (view checklist nya ada dihalaman 202 figure 5.3)

 Technical Risk : berkaitan dengan teknologi yang dipilih dan

pemasok dan kemampuan mereka untuk memberikan fungsi,
keamanan dan kinerja yang diperlukan.

 Financial Risk : biaya dan kepercayaan pada keuntungan

finansial. Risiko tersebut dapat diperkirakan dengan
melakukan pemeriksaan sensitivitas pada kasus keuangan
dengan asumsi biaya yang lebih tinggi dan manfaat
berkurang atau tertunda.

 Business change and Organizational : termasuk kemampuan

organisasi, manajemen dan pegawai dalam beberapa kasus,
stakeholder eksternal untuk membawa kemungkinan dan
perubahan bisnis yang penting untuk mewujudkan manfaat
masing-masing.

 Variation of risks across the applications portfolio

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

Risks are likely to be of all kinds Risks are likely to be high and of all kind

TECHNICAL FINANCIAL AND ORGANIZATIONAL TECHNICAL FINANCIAL AND ORGANIZATIONAL

Minimized by limited scale/scope

Major risks are likely to be Major risks are likely to be

ORGANIZATIONAL ORGANIZATIONAL Due to vested interest

Financial and technical risks are addressed by strict Low financial and technical risks minimized by
application of methodologies use of proven technologies

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Completing the Business Case

Kasus bisnisnya sendiri seharusnya, distrukturkan dalam cara yang serupa

dengan proses melalui asalnya, untuk mencerminkan cara investasi
dikembangkan:

1. Driver bisnis yang menyebabkan kebutuhan untuk berubah.

2. Tujuan dari investasi dan kontribusi pencapaian akan membuat ke driver
yang relevan.
3. Manfaat yang akan diwujudkan dalam memenuhi tujuan-tujuan dan
apakah mereka akan terjadi karena inovasi baru atau dengan
meningkatkan kinerja proses atau dicabutnya kegiatan yang tidak perlu.
4. Peningkatan kuantifikasi yang diharapkan dan nilai keuangan dari
perbaikan jika memungkinkan.
5. manfaat lebih terukur dan diamati yang akan disampaikan.
6. Biaya yang diharapkan yang terlibat dalam proyek dan perhitungan
implikasi keuangan secara keseluruhan dari investasi, disajikan dalam
bentuk apapun kebutuhan organisasi, termasuk hasil yang berbeda yang
dapat terjadi karena ketidakpastian di beberapa perkiraan.
7. Analisis potensi resiko yang terlibat dan tindakan yang dapat dimasukkan
ke dalam suatu tempat untuk mengatasinya.