INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA CONTABLE

APLICADA A SERVICIOS GRÁFICOS PERÚ S. R. L.

1. ANTECEDENTES

Servicios Gráficos Perú SRL, inició sus actividades el 17 de septiembre de 2006; su

domicilio legal es Av. Santa Anita Nº 250 - Chorrillos. Es una empresa que presta
servicios de maquila a empresas que tienen problemas para gestionar sus procesos de
etiquetado, embolsado, embalaje y almacenaje de sus productos. Ocasionalmente recibe
encargos de servicios de impresión, los cuales terceriza.

Cuenta con un cliente/socio, el cual les entrega toda la mercadería que importan para
que le hagan el servicio de maquila; este cliente comparte los gastos de alquiler del local
donde funciona la empresa. Si bien no hay un acuerdo escrito, tácitamente se entiende
que el local es para el almacenamiento exclusivo de la mercadería de este cliente; lo
cual les impide recibir trabajos de otros clientes.

La estructura orgánica está conformada por un Gerente General, un Gerente de

Operaciones, un Administrador – Contable y un Jefe de Planta. Los primeros dos cargos
están ocupados por los dos socios de la empresa. El organigrama se muestra a
continuación.

Desde la fecha de inicio de sus operaciones, Servicios Gráficos Perú SRL no ha tenido
una auditoría del Sistema Contable

2. HALLAZGOS

Durante la realización de la Auditoría Interna del Sistema Contable de Servicios

Gráficos Perú S.R.L., se llevó a cabo una inspección en las instalaciones de la empresa
se encontraron las siguientes observaciones:

1.1 Revisión del ambiente, hardware y software

a) En la oficina administrativa, donde se encuentra el equipo de cómputo que

soporta el sistema, se encontró una caja de cartón conteniendo 5,000 USB,
además restos de espuma y otros materiales de embalaje que no habían sido
retirados.
b) Los cables no están protegidos dentro de canaletas,
c) No existe un plan de mantenimiento correctivo ni preventivo
d) Se evidencia que el equipo de cómputo no tiene capacidad al 100% para soportar
el Sistema Contable, esta es bastante antigua, y se pone lenta, demorando
algunas transacciones. La capacidad del disco duro es de 40 GB.
e) El sistema operativo utilizado es el Windows XP, pero ni este ni los software
utilizados: Microsoft Office y Concar, tienen licencia
f) El Sistema Contable no cuenta con informes de seguridad, es decir, no se puede
auditarse la fecha y el usuario que modificó los registros. Asimismo, por ser un
software sin licencia, no permite generar automáticamente las copias de
seguridad.
g) No existe un procedimiento establecido para realizar la copia de seguridad,

1.2 Comprobación del entrenamiento del personal responsable de los registros

h) El personal encargado de registrar los ingresos y egresos en el Concar no tiene el

entrenamiento suficiente en el manejo del Concar, los otros usuarios tampoco
dominan el manejo de este sistema.
i) No existe un manual para operar el sistema, sólo con una cartilla de códigos.

1.3 Revisión Estados Financieros correspondientes al año 2010

j) Si bien el nuevo Plan Contable Empresarial ha sido adaptado a los
requerimientos de registro de la empresa, la adaptación ha sido parcial, es decir,
se han creado las tablas de clientes, proveedores, documentos y otras tablas
básicas, pero no se han hecho los amarres correspondientes para obtener Estados
Financieros de manera correcta. Para corroborar esto, se pidió al sistema que
proporcione el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas del 2010;
como resultado, el Balance General salió en blanco y en el Estado de Ganancias
y Pérdidas no se reflejaba el Costo de Ventas, mostrando una utilidad mucho
mayor de la realmente obtenida. Al ser consultado, el Administrador Contable
manifestó que eso lo hacía el contador.
k) No se aplica la normatividad establecida para la impresión y empaste de los
resultados. Hasta la fecha no se ha realizado la impresión y empaste del ejercicio
de 2010

3. COMPLEMENTACIÓN A LA APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

a) Durante la aplicación de este cuestionario, la Gerente de Operaciones mencionó

que, si bien el proveedor del servicio de Internet era Telefónica, no habían
activado el servicio de correo al que tienen derecho, sino que utilizaban el
Hotmail, y que por seguridad no se tenían instalados software gratuito de
música, video, redes sociales, etc.
b) Asimismo, manifestó que se utiliza como medio de pago el cheque para todas
las operaciones, se respeta el cronograma tributario (pago dos días antes del
vencimiento), los presupuestos consideran el rubro de imprevistos y tienen un
fondo de reserva para ellos.
4. CONCLUSIONES

a) El ambiente es seguro para albergar al computador que contiene al Sistema

Contable
b) El Hardware cumple medianamente su función
c) El Software no cumple con los requisitos legales
d) Tanto el responsable de realizar los registros de las operaciones, como los
usuarios no dominan el manejo del sistema contable
e) El sistema contable no ha sido programado adecuadamente para proporcionar
reportes financieros confiables.

5. RECOMENDACIONES
a) Ubicar otro ambiente seguro dentro del local para guardar mercadería de cierto
valor, para no utilizar la oficina.
b) Repotenciar o cambiar la computadora que soporta al sistema contable
c) Solicitar al proveedor de Internet que instale el correo al que tiene derecho la
empresa
d) La empresa deberá obtener licencia para el sistema operativo, sistema contable y
otras aplicaciones que utilice; de manera especial la licencia del software
contable, ya que de esta manera se podrán generar las copias de seguridad de
manera automática y evitar sanciones de INDECOPI
e) La empresa deberá documentar un procedimiento para la realización de las
copias de seguridad mensuales, así como para la recuperación de la misma en
caso sea necesario.
f) Tanto el Administrador Contable como los demás usuarios deberán llevar un
curso sobre el manejo del Concar, a fin de que puedan obtener la información
que necesiten en el momento oportuno, sin depender del contador
g) La empresa deberá crear un manual para la operación general del sistema, es
decir, tanto para el registro como para la generación de reportes.
h) La empresa deberá solicitar al contador que programe en el sistema contable los
amarres correspondientes para que se pueda obtener los reportes financieros de
manera correcta en el momento adecuado.

6. COMENTARIOS ADICIONALES

a) La oficina de la Administración, donde se encuentra la computadora que soporta

el Sistema Contable es segura, la llave la manejan sólo dos personas, el
Administrador-Contable y la Gerente de Operaciones; además la puerta y la
ventana tienen rejas de fierro. Durante la entrevista, la Gerente de Operaciones
explicó que se había guardado temporalmente esa mercadería en la oficina, con
 todo su material de embalaje por seguridad, ya que cada uno tenía un valor de
US$10 y no contaban de otro ambiente seguro.
b) Los equipos (CPU, monitor, impresora y router) están conectados en un supresor
de picos, y este directamente al tomacorriente. El gerente manifestó que el hecho
de que la conexión fuera directa a la toma corriente no permitía colocar
canaletas.