BAB XI

SISTEM PENGARSIPAN
(FILING SYSTEM)

Sistem pengarsipan : cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupu kombinasi huruf & nomor sebagai
identitas arsip yang terkait.

Filing System ada 5 macam :

A. SYSTEM ABJAD (ALPHABETICAL FILING SYSTEM)

 Pilahkan dulu surat masuk dan surat keluar. Baca surat dengan teliti dan seksama.
 Periksa apakah surat sudah siap untuk disimpan, bila perlu gunakan kode “release
mark.”
 Tetapkan Kata Tangkap (Key Words) dengan dasar penyusunan :
1. Nama Orang : Nama Pengirim (untuk surat masuk)
Nama Tertuju (untuk surat keluar)
2. Nama Perusahaan/Organisasi (untuk surat masuk)
3. Nama Tempat/Daerah
4. Nama Benda/Barang
5. Nama Masalah (diambil dari Hal/Perihal)
 Mengindeks (mengidentifikasi surat agar mudah dikenali & diklasifikasi) kata-
kata tangkap (key words) tsb sesuai peraturan (lihat Buku hal 98-104).
 Susun berdasarkan abjad.
 Periksa jika perlu menggunakan petunjuk silang atau tidak.
 Mengkode (mengklasifikasi) surat-surat sesuai indeks.
 Simpan surat

B. SYSTEM PERIHAL (POKOK ISI SURAT)

 Disusun berdasarkan pada perihal/pokok isi surat

 Pilahkan dulu surat masuk dan surat keluar. Baca surat dengan teliti dan seksama.
 Periksa apakah surat sudah siap untuk disimpan, bila perlu gunakan kode “release
mark.”
 Buat Daftar Indeks (lihat Buku hal 105). Buat dengan lengkap. Hati-hati ada yang
tertinggal.
 Beri kode surat
 Simpan surat
 Catat surat dalam kartu kendali (sebagai petunjuk yang mewakili kandungan
surat-surat yang disimpan di tempat tsb)
 Simpan kartu kendali

C. SISTEM NOMOR
 Disusun berdasarkan pada nomor surat
 Pilahkan dulu surat masuk dan surat keluar. Baca surat dengan teliti dan seksama.
  Periksa apakah surat sudah siap untuk disimpan, bila perlu gunakan kode “release
mark.”
 Buat Daftar Klasifikasi Nomor (lihat Buku hal 107). Buat dengan lengkap. Hati-
hati ada yang tertinggal. Contoh : buat nomor berdasarkan daftar kegiatan yang
ada di seluruh kantor.
 Beri kode surat.
 Simpan surat
 Catat surat dalam kartu kendali (sebagai petunjuk yang mewakili kandungan
surat-surat yang disimpan di tempat tsb)
 Simpan kartu kendali

D. SYSTEM GEOGRAFIS/WILAYAH
 Berdasarkan geografis/tempat surat dituju atau berasal
 Pilahkan dulu surat masuk dan surat keluar. Baca surat dengan teliti dan seksama.
 Periksa apakah surat sudah siap untuk disimpan, bila perlu gunakan kode “release
mark.”
 Buat Daftar Geografis
 Beri kode surat.
 Simpan surat
 Catat surat dalam kartu kendali (sebagai petunjuk yang mewakili kandungan
surat-surat yang disimpan di tempat tsb)
 Simpan kartu kendali

E. SISTEM TANGGAL
 Berdasarkan tanggal surat dituju atau berasal
 Pilahkan dulu surat masuk dan surat keluar. Baca surat dengan teliti dan seksama.
 Periksa apakah surat sudah siap untuk disimpan, bila perlu gunakan kode “release
mark.”
 Buat pembagian system tanggal, misalnya :
- laci utk tahun
- guide utk bulan
- folder utk tanggal
 Beri kode surat.
 Simpan surat
 Catat surat dalam kartu kendali (sebagai petunjuk yang mewakili kandungan
surat-surat yang disimpan di tempat tsb)
 Simpan kartu kendali

TEMPAT MENYIMPAN SURAT :

Menyimpan arsip pada tempat penyimpanan atl :
1. Filing Cabinet,
2. Standing Folder,
3. Tray,
4. Guide (Pemisah) dll

Kunci : letakkan surat terbaru pada tempat yang paling mudah dijangkau.