b) Menurut jenisnya:
Pembagian arsip menurut jenisnya lebih ditonjolkan pada pembagian arsip berdasar
media dan penggunaannya, yaitu:
Audiovisual, contoh: DVD, VCD, kaset film.
Audio, contoh: CD audio
Visual, contoh: surat-surat, bukti transaksi, notulen, laporan
Alat-alat bukti, di luar yang telah disebutkan
Klasifikasi berdasarkan nilai guna
Manajemen kearsipan sangat diperlukan karena memiliki beberapa nilai guna
sebagai berikut:
Administrative value (A)
Legal value (L)
Fiscal value (F)
Research value (R)
Education value (E)
Documentative value (D)
Langkah-langkah pengarsipan
a. Pembacaan dan pemberian tanda
b. Pencatatan dalam kartu indeks
c. Penyimpanan dalam berkas
d. Pembuatan daftar pinjaman
Agenda Surat
Harus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:
1. surat masuk terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, instansi yang mengirim,
perihal surat, dan keterangan.
2. surat keluar terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, tujuan, perihal surat, dan
keterangan.
SURAT MASUK
TANGGAL
NO DARI PERIHAL KET
TERIMA
1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat
2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan
Perlombaan
SURAT KELUAR
TANGGAL
NO TUJUAN PERIHAL KET
KIRIM
1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat
2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan
Perlombaan
Lembaga/Perusahaan
Jenis Surat Tahun
03 / SDN1-JTL / A . 2 / IV / 10
Surat Tugas dengan nomor surat 25 yang membuat surat kepala sekolah dibuat pada
bulan Agustus 2010 hasilnya 25/SDN1-JTL/A.3/VIII/10