Anda di halaman 1dari 4

MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT

Manajemen pengarsipan dianggap baik apabila memiliki:


1. Kebijakan pengendalian arsip
2. Sistem pengklarifikasian arsip
3. Sistem pelayanan dan penyajian arsip
4. Penggunaan peralatan arsip
5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

A. SISTEM KLARIFIKASI ARSIP


Pembagian arsip
a) Menurut dinamikanya:         
 Arsip dinamis (record); arsip yang hanya boleh digunakan untuk kepentingan
internal, sehingga dalam pengaksesannya terutama oleh pihak eksternal
organisasi dibutuhkan pembatasan-pembatasan tertentu. Arsip dinamis dibagi
lagi menjadi dua:
o Aktif, arsip ini masih sering digunakan (frekuensi penggunaannya tinggi)
dalam pengambilan kebijakan
o Inaktif, arsip ini memiliki frekuensi pemakaian yang rendah atau tidak begitu
dibutuhkan lagi.
 Arsip statis (archives); arsip ini boleh diakses oleh umum tanpa pembatasan yang
ketat. Arsip ini biasanya digunakan untuk penelitian, arsip dan dokumentasi.
Dinamis
Statis
Aktif Inaktif
Surat Keputusan Foto-foto, VCD, database Surat Ketetapan
(biodata guru, siswa, dan
lain-lain)

b) Menurut jenisnya:
Pembagian arsip menurut jenisnya lebih ditonjolkan pada pembagian arsip berdasar
media dan penggunaannya, yaitu:
 Audiovisual, contoh: DVD, VCD, kaset film.
 Audio, contoh: CD audio
 Visual, contoh: surat-surat, bukti transaksi, notulen, laporan
 Alat-alat bukti, di luar yang telah disebutkan
 Klasifikasi berdasarkan nilai guna
Manajemen kearsipan sangat diperlukan karena memiliki beberapa nilai guna
sebagai berikut:
 Administrative value (A)
 Legal value (L)
 Fiscal value (F)
 Research value (R)
 Education value (E)
 Documentative value (D)

B. Sistem pelayanan dan penyajian arsip


Dalam setiap filing masing-masing harus dibuat tempat penyimpanannya sendiri untuk
memudahkan tempat penyimpanannya kembali, masing-masing harus diberi tanda.
Untuk lebih mudah diklasifikasikan berdasarkan jenis. Lalu ditandai berdasarkan isi.
Pengelompokan berdasarkan no. urut akan menyulitkan dalam mengingatnya bila
terlalu banyak. Penandaan itu juga sebaiknya ditulis dalam kartu indeks yang terpisah
yang sekaligus bisa dijadikan kartu penunjuk untuk peminjaman.
Contoh kartu indeks:
Nomor : 01
Jenis arsip : foto
Tanggal Arsip : 30 Februari 1990
Hal/isi : Dokumentasi SBL
Disimpan di : Berkas dokumentasi Kegiatan

Langkah-langkah pengarsipan
a. Pembacaan dan pemberian tanda
b. Pencatatan dalam kartu indeks
c. Penyimpanan dalam berkas
d. Pembuatan daftar pinjaman

Agenda Surat
Harus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:
1. surat masuk terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, instansi yang mengirim,
perihal surat, dan keterangan.
2. surat keluar terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, tujuan, perihal surat, dan
keterangan.

SURAT MASUK
TANGGAL
NO DARI PERIHAL KET
TERIMA
1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat
2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan
Perlombaan

SURAT KELUAR
TANGGAL
NO TUJUAN PERIHAL KET
KIRIM
1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat
2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan
Perlombaan

C. Penggunaan peralatan teknis arsip


a. Jenis-jenis Surat dan Penomoran
1. Surat Ketetapan
2. Surat Keputusan
3. Surat Tugas
4. Surat Keterangan
5. Surat Pemberitahuan
6. Surat Undangan
7. Surat Permohonan
a. izin kegiatan
b. bantuan
c. kesediaan
d. peminjaman tempat dan fasilitas
e. dispensasi
f. lain-lain
8. Surat Perjanjian/transaksi
9. Lain-lain
b. Pengodean
No Pembuat Surat Kode *)
1 Kepala Sekolah A
2 Wakasek Bid. Kurikulum B
3 Wakasek Bid. Kesiswaan C
4 Wakasek Bid. Humas D
5 Wakasek Bid. Sarana & Prasarana E
*) kode surat bisa menggunakan kode huruf kapital atau nama seperti Dessy menjadi
DES, Andi menjadi AND, Richa menjadi RCH.
c. contoh penomoran
Berikut contoh penomoran surat dengan periode per bulan (setiap awal bulan nomor
diset ulang). Contoh
Surat Keputusan dengan nomor surat 03 yang membuat surat kepala sekolah dibuat
pada bulan April 2010 hasilnya 03/SDN1-JTL/A.2/IV/10

Lembaga/Perusahaan
Jenis Surat Tahun

03 / SDN1-JTL / A . 2 / IV / 10

Nomor Pembuat Surat Bulan

Surat Tugas dengan nomor surat 25 yang membuat surat kepala sekolah dibuat pada
bulan Agustus 2010 hasilnya 25/SDN1-JTL/A.3/VIII/10

D. Pemeliharaan dan pengamanan arsip


Pengamanan dan pemeliharaan arsip
1. Arsip surat disimpan dalam bentuk softcopy (file computer) dan hardcopy (print out)
2. Arsip disimpan dalam almari penyimpanan dan dikunci, kunci tersebut disimpan
penanggung jawab bidang administrasi.

Anda mungkin juga menyukai