MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAANTUJUAN PEMBAHASAN Setelah mempelajari bab ini, anda akan: * Mengetahui apa yang dimaksud model, jenis apa yang ada, dan bagaimana mereka digunakan dalam bisnis Mengetahui kemampuan khusus model matematis dalam pemecahan masalah Mengetahui kegunaan model unum Mendapatkan pemahaman yang baik mtengenai cara mengalirnya sumber fisik melalui perusahaan manufaktur Mengetahui perbedaan antara sistem celah terbuka dan sistem celah tertutup Mengetahui empat dimensi informasi yang berguna mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai konsep manajemen dengan pengecualian Dapat menggunakan model sistem umum sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis organisasi ‘Mengetahui dua cara pengadaptasian perusahaan yang diorganisasi secara fungsional terhadap arus sumberPENDAHULUAN Kita telah mengetahui bahwa teori sistem organisasi melihat perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka. Sistem tersebut menerima sumbernya dari lingkungan, mengubah sumber tersebut menjadi bentuk lain, dan membuat sumber yang ditransformasikan berada ke dalam lingkungan. Dalam bab ini, kita akan membahas bagaimana organisasi manufaktur dapat dianggap sebagai sebuah sistem dan mengembangkan diagram proses sistem tersebut sehingga dapat diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita menyebut diagram tersebut model sistem umum perusahaan (general systems model of the firm). MODEL Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua pulub tahun yang lalu menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis. ARTI MODEL Ide sistem konsep ini telah dibahas pada Bab 1. Sistem konsep menampilkan sistem fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu, Ja menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan). Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion, Model fashion adalah abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Calon pembeli adalah entity.JENIS MODEL Ada empat jenis dasar dari model: _ 2. 3. 4. Model fisik Model naratif Model grafis Model matematis Model Fisik, Model fisik adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih Kecil dari pada obyek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada yang {ebih besar. Ulmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, Gambar 3.1 Model fisik pesawat ruang angkasa berukuran besarModel fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangat sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya, Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunanaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masala, Model Naratif, Sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap hari, yang jarang dianggap sebagai model, adalah model naratif. Modef naratif menjelaskan entity (kesatuan)-nya dengan kata lesan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lesan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lesan dari sistem komunikasi infor- mal merupakan contoh dari model naratif ini. ‘Total cost andrevenue (thousand of dollars) Number of units Gambar 3.2 Model grafisModel Grafis. Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, simbol, dan bentuk. Ta seringkali disertai dengan penjelasan naratif. Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer. Model grafik pada Gambar 3.2 disebut diagram break-even. Ia menggambarkan titik dimana revenue dan cost (pendapatan dan pembiayaan) seimbang. Di atas titik tersebut, perusahaan mulai mendapatkan keuntungan, Keberadaan software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (Kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem maupun untuk berkomunikasi kepada yang lain dan dengan pemakai. Lihat Lampiran B untuk mengetahui contoh flowchart. Model Matematis. Model matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis sekarang ini. Segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika diperguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (ttik impas) adalah hanya: di sini TFC adalah total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah biaya variabel unit (variable cost). Gambar 3.3 menunjukkan program komputer, yang ditulis dalam bahasa BASIC, untuk menghitung titik impas. Manajer dapat menggunakan model ini untuk mensimulasi pengaruh perbedaan harga pada titik impas. Program BASIC adalah model matematis, yang menampilkan penghitungan dalam bahasa pemrograman. Misalkan diketahui, total biaya tetap adalah $2.000 dan biaya variabel unit adalah$75, harganya adalah $120, akan menghasilkan titik impas 44 unit, dan jika harganya $125, akan menghasilkan titik impas 40 unit. Manajer dapat duduk di depan terminal atau mikrokomputer dan main game What-If, dengan mencoba mengotak- atik harga sampai mendapat ketetapan. Game What-If memungkinkan manajer untuk menjawab pertanyaan tersebut. “Bagaimana jika saya menerapkan strategi ini - seperti apa hasilnya?” Gambar 3.4 menunjukkan output dari dialog antara manajer dengan komputer tersebut. Model titik impas hanya menggunakan satu pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali sampai ratusan bahkan ribuan, Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan oleh Sun Oi! Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar 2,000 persamaan. Dengan penggunaan model yang begitu banyak mengakibatkan mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung digunakan model yang lebih kecif yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer dalam memecahkan masalah khusus. 40 PRINT “ENTER TOTAL FIXED COST"; 20 INPUT 30 PRINT * ENTER UNIT VARIABLE COST“; 40 INPUT © 30 FRINT TENTER SALES PRICE ; B =F/(P-C) RINT" BREAKEVEN POINT IS *;B 100. PRINT 140 PRINT *DO YOU WANT TO TRY ANOTHER PRICE? ENTER Y-YES/N -NO*: 140 IE RS » THEN 999 180 PRINT * YOU SHOULD ENTER Y OR N, TRY AGAIN 18 a TO 120 999 END) Gambar 3.3 Program BASIC untuk menghitung titik impas ENTER TOTAL FIXED COSTS? 2000 ENTER UNIT VARIABLE COST? 75 ENTER SALES PRICE? 125 BREAKEVEN POINT IS 40 Do YOU WANT TO TRY ANOTHER PRICE? ENTER Y-YES/N-NO? N Gambar 3.4 Output yang dihasilkan oleh model titik impas 9Karena bahasa matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi. Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan lain adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan, Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui Kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini merupakan aset yang besar. PENGGUNAAN MODEL ‘Ada dua tujuan dalam penggunaan model, yaitu untuk memudahkan pemahaman dan untuk meramal (predict). Memudahkan Pemahaman. Sebuah model biasanya lebih sederhana dari pada entity-nya. Akan lebih mudah memahami entity jika elemennya dan hubungannya ditampilkan dengan cara yang sederhana. Sebagai contoh, peta jalan hanya menunjukkan kota, jalan raya, dan danau yang besar. Jika lebih lengkap, seperti tanah pertanian dan kolam dimasukkan, maka peta tersebut akan kacau penggunaannya. Tiap keempat model tersebut dapat bervariasi dalam kelengkapannya. Umumnya, model yang kurang lengkap akan digunakan jika tujuannya adalah pemahaman, Model fisik bisa hanya menampilkan fasilitas yang menjadi daya tarik, model naratif dapat berbentuk ringkasan, model diagram bisa hanya menunjukkan hubungan utamanya, dan persamaan matematis bisa hanya berisi unsur primernya. Dalam masing-masing model ini, dilakukan usaha untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model yang sederhana tersebut dimengerti, model tersebut sedikit demi sedikit dibuat lebih kompleks untuk mendekati ketepatan penggambaran entity-nya. Namun demikian, mereka ini hanyalah merupakan penggambaran entity-nya dan tak pernah bisa tepat sama dengan aslinya. ‘Model juga berada dalam berbagai tingkat abstraksi. Model matematis bisa jadi merupakan model yang paling abstrak. Pada kenyataannya, sulit bagi kita untuk memahami cara menampilkan sistem fisik, seperti perusahaan bisnis, dengan rangkaian persamaan matematika. Jika anda menganggap bahwa persamaan merupakan cara yang paling tepat untuk mengemukakan operasi bisnis yangkompleks, maka anda dapat menggunakan model matematis ini untuk memudahkan pemahaman, Meramal. Minat baru tethadap pembuatan model ini dikarenakan kegunaan mode! dalam membantu pemahaman lebih sedikit dibanding dengan kemampuannya untuk meramal. Karena manajer berhubungan dengan dampak potensial dari keputusannya pada perusahaan, maka kemampuan melihat masa depan adalah hal yang sangat dipentingkan. Hanya model matematistah yang dapat memberikan daya ramal tersebut. Jika manajer dapat meramal dengan jenis model yang lain, hal ini disebabkan karena pemahaman yang baik yang ia punyai. Sebaliknya, model matematis melakukan peramalan untuk manajer. Sebagai contoh, model titik impas memberi kan manajer proyeksi mengenai kapan pendapatan total akan seimbang dengan biaya total. Anda tidak boleh yakin bahwa model matematis dapat memberi kemampuan pada manajer untuk meramal masa depan dengan tepat sempurna. Tak ada model yang sebaik itu. Karena model hanyalah merupakan perkiraan dari entity, maka model hanya dapat diharapkan untuk menjadi bentuk yang sama, bukan identik. Walaupun tidak adanya ketepatan yang sempurna, model matematis dapat menjadi alat pemecahan masalah yang secara potensial berdaya guna. Kita akan kembali kepada pokok bahasan mode! matematis pada Bab 10, ketika kita membahas sistem penunjang keputusan. MODEL UMUM DENGAN MODEL KHUSUS Karena semua model hanyalah merupakan perkiraan dari entity-nya, maka semuanya agak bersifat umum. Namun demikian, seperti yang digambarkan pada Tabel 3.1, beberapa model bersifat lebih umum dari pada yang lainnya. Model dapat disusun dalam rangkaian kesatuan dari yang paling umum ke yang paling khusus. Keempat jenis modet dasar di atas dapat berada pada suatu titik dalam rangkaian ini. Model umum mempunyai kelebihan dapat diterapkan secara luas, ia dapat diterapkan dalam berbagai situasi. Kekurangannya adalah bahwa ia hanya memberikan perkiraan kasar. Keadaannya akan berlawanan dengan model khusus. ‘Model ini hanya menjelaskan jangkauan situasi yang sempit, namun mempunyai tingkat ketepatan yang tinggi. 93Pilihan antara mode! umum atau khusus ini tergantung pada kebutuhan manajer. Jika manajer ingin memahami situasi tertentu (khusus), maka model khusus akan membantunya. Jika tujuannya adalah untuk memahami berbagai situasi secara luas, maka model umum merupakan pilihan yang terbaik. Model Very General Very Specific Physical An ordinary baby doll A likeness of John E Kennedy in a wax museum Narrative An article on “Ethics in Busingss” The Continental Oil Company pol- icy manual : Graphic The break even chart (Figure 3.2) The graph of personnel projections for the insurance company (Figure 119) Mathematical The break even formula ‘The Sun Oil Company financial planning model Tabel 3.1 Tingkat keumuman dalam model MODEL SISTEM UMUM Perguruan tinggi umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan karier yang luas. Buku ini juga memberikan pengetahuan bisnis secara umum. Prinsip yang didapatkan di sini dapat diterapkan dalam berbagai sistem informasi di segala organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model sistem umum perusahaan, Ia merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian yang meijelaskan semua organisasi dalam cara yang umum, dengan menggunakan kerangka sistem. Transisi dari ruang kelas ke perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru, dan terminologi yang bari pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model sistem umum bisa memberikan titik referensi semacam itu. Selain memberikan kerangka untuk orientasi, model sistem umum dapat dijadikan standart untuk mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda akanmendapatkan efemen dan hubungan tertentu. Model tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan kesempatan untuk perbaikan. SISTEM FISIK Pada Bab 1 kita telah mengetahui elemen utama dalam sistem, yaitu input, transformasi, output, dan mekanisme kontrol. Pada Bab 2, kita membedakan antara sistem terbuka dan tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungannya, dan sistem tertutup tidak berhubungan dengan lingkungannya. Perhatian utama kita adalah pada sistem terbuka. Konsep ini dapat digunakan untuk mempelajari organisasi bisnis, lingkungannya, manajer dan karyawan, dan sistem informasinya. Gambar 3.5 Sistem fisik dari perusahaan ‘Gambar 3.5 menunjukkan sistem fisik dari perusahaan yang mentransformasikan sumber input menjadi sumber output. Sumber input berasal dari lingkungan perusahaan, kemudian ditransformasi, dan sumber output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Sistem fisik dari perusahaan oleh karenanya merupakan sistem terbuka, yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan arus sumber fisik. Gambar 3.5 menggambarkan operasi manufaktur. Di sini bahan mentah ditransformasikan menjadi produk akhir. Mudah bagi kita untuk melihat arus bahan maupun arus sumber fisik yang lain (personel, mesin, dan uang). Tiap arus fisik tersebut dijelaskan di bawah ini, Arus Bahan. Bahan input diterima dari pemasok bahan mentah, suku cadang, dan komponen asembling. Bahan ini disimpan dalam tempat penyimpanan {inventarisasi bahan mentah) sampai bahan tersebut digunakan untuk proses transformasi. Kemudian, bahan tersebut dimasukkan ke aktivitas manufaktur (inventarisasi proses kerja) Pada akhir transformasi, bahan mentah yang sekarang 95menjadi bentuk akhir, disimpan dalam tempat penyimpanan (inventarisasi produk akhir), sampai ia dikirimkan kepada pelanggan. Sebaiknya kita ketahui perbedaan antara arus bahan ini dengan susunan organisasi fungsional biasa. Paling tidak dua area fungsional harus dilibatkan, Jumlahnya mungkin bisa tiga, tergantung pada cara pengorganisasian perusahaan tersebut. Input bahan mentah adalah taggung jawab bagian pembelian (seringkali menjadi tanggung jawab bagian manufaktur), transformasi dilakukan oleh manufaktur, dan output dijalankan oleh bagian marketing. Jika bahan mengalir dengan lancar, ia akan diperlukan oleh unit fungsional untuk bekerja secara hersama- sama. Arus Personil. Input personel berasal dari beberapa tempat dalam lingkungan. Perusahaan mendapatkan personel dari berbagai sumber untuk memenuhi kebutuhannya yang beraneka ragam. Input personel ini biasanya diproses oleh bagian personalia dan kemudian ditempatkan ke dalam berbagai area fungsi. Sementara dalam area tersebut, karyawan atau personel tersebut digunakan dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa diantaranya mungkin akan meninggalkan perusahaan setelah bergabung sebentar. Sedangkan yang lain mungkin akan sampai lima puluh tahun atau lebih untuk menerima penghargaan jam emas. Apakah waktunya lama atau sebentar, arus sumber personel tersebut mengalir melalui perusahaan, dan karyawan tersebut akan berada pada beberapa tempat. Bagian personalia memproses penghentian karyawan tersebut, dan sumber ini dikembalikan ke lingkungannya, yaitu ke masyarakat lokal, pesaing, organisasi buruh, atau beberapa elemen lingkungan yang lain, Pada beberapa perusahaan, bagian personalia adalah bagian dari manufaktur, tempat sebagian besar tenaga kerja ditempatkan. Pada perusahaan yang lain, bagian personalia menjadi tanggung jawab wakil direktur bidang administrasi. Arus Mesin. Mesin diperoleh dari pemasok yang menjalankan manufaktur dan mendistribusinya. Mesin biasanya tetap berada dalam perusahaan untuk jangka waktu yang panjang, yaitu tiga sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun demikian, pada akhirnya mesin akan kembali ke lingkungan dalam satu bentuk atau bentuk yang lain. Dalam beberapa hal, mesin akan tidak dapat digunakan lagi atau menjadi kuno dan dikesampingkan. Dalam kasus lain, mesin ditukar dengan model yang baru atau dijual kepada perusahaan lain yang masih menggunakannya,‘Sementara masih dalam perusahaan, mesin jarang sekali disimpan, Namun, ia selalu digunakan, baik sebagai alat pengiriman pada bagian marketing, sebagai desktop calculating di bagian accounting, atau sebagai peralatan mesin dibagian manufaktur. Karena adanya sumber pemasok khusus, kurangnya tempat penyimpanan mesin dalam perusahaan, dan adanya saluran pembuangan tertentu, maka arus mesin merupakan arus sumber fisik yang paling sederhana, Namun demikian, kontrol dari arus mesin ini tersebar atau harus dilakukan di semua area fungsi yang menggunakan mesin. Arus Uang. Uang utamanya diperoleh dari pemilik yang menanamkan modal inventasinya, dan dari para pelanggan yang memberi pendapatan dari penjualan perusahaan. Sumber lain adalah lembaga keuangan yang memberikan pinjaman dan suku bunga pada investasi, dan dari pemerintah yang memberikan pinjaman uang dan dana bantuan. ‘Sementara ada beberapa sumber yang memberikan uang, tanggung jawab pengontrolan arus uang berada pada bagian accounting, Bagian accounting merupakan bagian dari fungsi pendanaan. Bagian penerimaan pada bagian accounting mengumpulkan uang yang dimiliki perusahaan, yang berasal dari pelanggannya, bagian pembayaran membayar hutang perusahaan kepada pemasok, dan bagian penggajian membayar gaji kepada para karyawan. Arus wang melalui perusahaan sulit diketahui. Bentuk fisik uang jarang digunakan. Yang terjadi hanyalah adanya arus sesuatu yang mewakili wang, misalnya cek, slip kartu kredit, dan bahkan transaksi dalam bentuk elektronik. Hanya pada tingkat pengecer saja yang menggunakan uadg datam bentuk fisik, walaupun kadang pengecer bisa saja menerima bentuk pembayaran lain sebagai pengganti uang. Oleh Karena itu, arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga keuangan, pelanggan, pemasok, pemegang saham, dan karyawan. Dalam beberapa asus, Perusahaan menyimpan dana tertentu dalam waktu yang lama. Contohnya adalah CD lima-tahunan. Pada kasus lain, terjadi perpindahan uang dengan cepat, di sini pendapatan dari penjualan secara cepat diubah menjadi pembayaran dalam bentuk cek kepada pemasok dan karyawan. SISTEM KONSEP ‘Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tidak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan o7kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol Kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan. Sistem Simpul Terbuka. Jika sebuah sistem tidak mempunyai simpul feed- back atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Sistem pada Gambar 3.5, selain merupakan sistem terbuka, ia juga sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem. Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. [a mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan). Sistem Simpul Tertutup. Gambar 3.6 menunjukkan sistem simpul tertutup, yaitu sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem Pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan. Gambar 3.7 menunjukkan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik. Kontrol Manajemen. Seperti terlihat pada gambar, manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem.Gambar 3,6 Sistem simpul tertutup ntormation Information ‘Trtomation Process Gambar 3.7 Sistem fisik perusahaan sebagai sistem kontrol Gambar 3.8 adalah contoh laporan output sistem, yaite aporan penjuafan dari produk yang cepat laku, Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan. Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan catatan produk ke dalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam daftar paling atas (seperti 10 persen di atas), dan mencetak laporan tersebut. Manajer akan memperhatikan laporan tersebat mengenai produk yang mempunyai penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik penjualannya dan menggunakan penemuannya texsebut untuk mefakukan peningkatan penjualan produk yang lain,YEAR - TO DATE PERCENT OF TOTAL ITEM NUMBER ITEM DESCRIPTION SALES VOLUME YEAR - TO DATE SALES* 400283 BRAKE PIPE $ 1,702.93 +068 319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 +065, 786402 © CLUTCH DRIVEN PLATE 2,403. 056 190796 CARPET SNAP 2,102. 044 001007 = $PARK PLUG 1,010. -040 739792 OSE CLIP 949. 038 722230 RUBBER PLUG 949 038 410615 UPPER DOOR HINGE 938 038 963214 REAR TUBE SHOCK 922. 037 900123 NEEDLE VALVE 919. 037 ‘TOTALS $21,519.47 461 * BASED ON YEAR - TO ~ DATE SALES OF $24,988.00 100 Gambar 3.8 Laporan penjualan produk yang laku keras Feedback output berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan ke dalam model umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses internal, Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenubi kebutuhan bahan input terhadap perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dasi operasi manufaktur. Gambar 3.9 menggambatkan tambahan informasi yang menyusun aktivitas terhadap input dan bagian pemrosesan dari sistem fisik. Pada Gambar 3.10, kita dapat melihat laporan yang menjelaskan salah satu aspek dari input sistem, Analisis pemasok ini memberikan perbandingan dari semua pemasok yang memberikan bahan mentah tertenta pada waktu Lalu. Perbandingan tersebut meliputi harga, waktu pengiriman, dan Kualitas produk. Pembeli pada bagian pembelian dapat meminta laporan seperti itu sebelum menentukan pemasok untuk pesanan bahan mentah berikutnya. .Gambar 3.9 Berbagai sumber informasi memonitor sistem fisik Gambar 3.11 menjelaskan aspek pemrosesan internal yang dapat dilaporkan kepada manajemen. Dalam contoh ini, manajer produksi ingin mengetahui status pekerjaan tertentu. Nomor pekerjaan disimpan dalam terminal dan terminal menampilkan informasi. Manajer mengetahui bahwa pekerjaan tersebut telah mencapai Langkah 4 pada bagian 410, yaitu bahwa langkah tersebut dimulai pada tanggal 8 Oktober pada pukul 10.15, dan bahwa pekerjaan tersebut harus selesai pada tanggal 14 Oktober pukul 09.30. Anda dapat melihat dan contoh ini bagaimana pemroses informasi dapat bertindak sebagai suatu penggambaran konseptual sistem fisik yang baru. ITEM NUMBER 410615 ITEM DESCRIPTION OPPER DOOR HINGE VENDOR 3062 CARTER AND SONS 7/12 1048-10360 4189 PACIFIC MACHINING 4/13 902-10 350 0140 A.B.MERRIL & CO. 1/04 550-10 350 2111 BAY AREA METALS ans 360 Gambar 3.10 Laporan analisa pemasok102 Kembali pada pembahasan mengenai model umum, kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi. Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan. JOB NUMBER, 84-102 CUSTOMER WANKEL AUTOMOTIVE CURRENT STATUS. ‘STEP 4—WELD SUPPORTS TO FRAME DEPARTMENT 410—-WELDING. DATE AND TIME BEGUN—10/8; 10:15A PROJECTED JOB COMPLETION—10/14;9:30A NEXT PROCESS ‘STEP 5—PAINT FRAME DEPARTMENT 632—PAINT jambar 3.11 Laporan status pekerjaan yang ditampitkan pada layar Information ‘eanstormaven process Gambar 3.12 Pemroses informasi mentransformasikan data menjadi informasiPemroses Informasi. Gambar 3.12 menyertakan tambahan pernroses informasi yang mientransformasi data menjadi informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berart: bahwa modet sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer, Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual. Gambar 3.13 menunjukkan bagian yang penting dari pemroses informasi yang menggunakan komputer. Ketika proses tertentu dijalankan, maka program yang sesuai akan dipilih dari perpustakaan software dan dikopikan ke dalam area penyimpanan utama CPU. Program tersebut dijalankan, sehingga akan menyebabkan DIMENSI INFORMASI Selagi manajer menetapkan output yang akan diberikan oleh pemroses informasi, ia harus mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi ini menentukan nilai informasi. 1. Relevansi. Informasi mempunyai relevansi jika ja berhubungan secara khusus dengan masalah yang ada. Manajer harus dapat menentukan informasi yang dibutuhkan tanpa menelusuri volume informasi pada subyek Jain. 2. Ketepatan. Secara ideal, semua informasi harus akurat (tepat), namun fasilitas yang mengkontribusi ketepatan sistem akan menambah biaya. Oleh kurenanya, perusahaan sering kali setuju dengan adanya keakuratan yang kurang sempura. Aplikasi yang melibatkan uang, seperti gaji, hutang, dan penghitungan vang, membutuhkan keakuratan 100 persen. Aplikasi lain, seperti laporan statistik, seringkali juga akan berguna walaupun ada sedikit kesalahan. Sebagai contoh, manajemen bisa menggunakan {aporan statistik penjualan sebelumnya sebagai salah satu input untuk proses perencanaan strategi selanjutnya. Karena manajemen menggunakan laporan sebagai pedoman umum dan menambahnya dengan aturan sederhana, maka usaha untuk membuat keakuratan data lengkap tidak dianggap sebagai pemborosan biaya. 3. Tepat waktu. Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi krisis terjadi atau sebelum kesempatan hilang. Manajer harus bisa mendapatkan informasi yang menjelaskan apa yang sedang terjadi sekarang, bukan apa yang telah terjadi pada waktu lampau. 103Primary storage ‘ThecPu Gambar 3.13 Pemroses informasi yang menggunakan komputer 4. Kelengkapan. Manajer harus bisa mendapatkan informasi yang menjelaskan ‘masalah atau pemecahan secara lengkap. Namun demikian, sistem tidak boleh dirancang schingga mengakibatkan manajer tenggelam dalam lautan informasi. Istilah information overload (kelebihan informasi) menerangkan bencana yang diaki- batkan adanya informasi yang terlalu banyak. Manajer harus dapat menentukan jumlah informasi yang dibutuhkan secara mendetail. Manajer adalah orang yang paling tepat untuk menentukan dimensi informasi yang ia butuhkan. Namun demikian, jika dikehendaki, analis sistem dapat membantu manajer untuk melakukan tugas ini secara logis, seperti yang terlihat pada Gambar3.14, Secara bersama-sama, manajer dan analis dapat menentukan masalah. mengidentifikasi keputusan yang diperlukan untuk memecahkan masalah, dan mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan, Analis dapat menggunakan spesifikasi informasi untuk mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk menghasiJkan informasi maupun mengidentifikasi data yang diperlukan oleh proses. Reaksi berantai im merupakan cara dari pada isi perpustakaan software dan database dispesifikasi Gambar 3.14. Perpustakaan software dan spesifikasi database dimulai dengan definisi masalahStandart, Elemen lain dalam pengembangan model sistem konsep memberitahu manajer mengenai standart untuk pengukuran pehampilan asli perusahaan, Jika manajer menerima laporan yang menunjukkan bahwa penjualan kemarin adalah $25,000, apakah hal ini baik atau jelek? Tanpa beberapa standart, akan sulit menjawabnya. Jika perusahaan belum pernah mencapai tingkat penjualan sebesar itu, maka penampilannya bisa dikatakan baik, Namun, bila rata-rata penjualan biasanya adalah $30.000, maka penampilan tersebut adalah jelek Dalam banyak kasus, manajer menyusun sendiri standartnya, namun juga ada situasi bahwa standart disusun oleh elemen lingkungan, seperti pemerintah atau masyarakat lokal. Manajer mengontrol sistem dengan membandingkan penampilan asli, seperti yang dilaporkan oleh pemroses informasi, dengan standart. Gambar 3.15 menunjukkan tambahan dari standart. Perlu diketahui bahwa standart harus diketahut oleh pemroses informasi maupun oleh manajer. Dengan demikian, pemroses informasi dapat mengurangi beban manajer yang banyak dalam memonitor aktivitas. Pemroses informasi dapat memberitahukan manajer ketika terjadi penampilan asli yang menyimpang jauh dart standart, yaitu manajemen dengan pengecualian Standares Information Gambar 3.15 Standart penampilan yang perlu diketahui oleh manajemen dan pemroses informasiSebelum kita menyimpulkan pembahasan mengenai standart, kita kembali dulu ke pembahasan kita sebelumnya mengenai perbedaan standart dan tujuan (Bab 2). Perusahaan yang dijelaskan dengan model sistem umum mempunyai tujean, namun tujuan ini tidak disertakan. Namun, model yang menyertakan tingkat penampilan (standart). akan memungkinkan tercapainya tujuan perusahaan, jika standart tersebut dipenuhi. Manajemen Dengan Pengecualiar. Sebagian besar manajer mempunyai tanggung yawab yang besar yang secara praktis sulit untuk memberikan perhatian satu persatu. Manajer belajar untuk membatasi perhatiannya kepada penampilan yang paling jelek atau yang paling baik. Manajemen dengan pengecutian membutuhkan penetapan standart penampilan tinggi maupun rendah. Sebagai contoh, jika penjualan harian menjangkau antara $28,000 sampai $32,000, manajer akan diberitahu hanya jika penjualan turun di bawah atau naik di atas jangkauan tersebut. Manajemen dengan pengecualian menawarkan tiga keuntungan dasar: 1. Manajer tidak memboroskan waktu hanya untuk memonitor aktivitas yang berjalan normal b Karena hanya sedikit keputusan yang dibuat, maka masing-masing dapat mendapatkan perhatian yang lebih banyak Ta merupakan cara yang posutif karena Kesempatan dan masalah yang ada dapat disdentifikasi Namun demikian, ada beberapa hambatan yang harus diketahui: 1. Adalah tidak selalu mudah untuk mengukur jenis penampilan bisnis tertentu, sehingga standart harus disusun, 2. Diperlukan sistem informasi yang dapat memonitor penampilan secara akurat 3. Perhatian harus selalu diarahkan ke standart untuk menjaganya pada tingkat yang benar. 4. Manajer tidak boleh bersifat pasif dan hanya menunggu jang kauan penampilan untuk bisa dilampaui. Secara ideal, manajer harus bertindak untuk memecahkant masalah sebelum situasinya tidak dapat ditangani ‘Manajemen dengan pengecualian merupakan bagian integral dari konsep CBIS. ‘Waktu manajer harus digunakan secara efektif bila gas telah dibebankan pada CBIS untuk bertanggung jawab pada beberapa tugas untuk memonitor sistem fisik. 107Arus Keputusan, Tambahan lain untuk model umum dipeslukan untuk merefleksikan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Selagi manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik, yaitu input, pemrosesan, dan output, manajer harus dapat juga membuat perubahan penampilan dari ketiga elemen tersebut. Dalam model yang digambarkan pada Gambar 3.15, manajer hanya dapat membuat perubahan ke elemen input. Keterbatasan ini akan menghambat manajer untuk merespon secara cepat terhadap perubahan ke seluruh sistem. Jika informasi-menunjukkan bahwa aktivitas baik dalam pemrosesan transformasi atzupun dalam area output membutuhkan penyetelan (penyesuaian), maka manajer harus bisa membuat perubahan atau penyesuaian tersebut secara langsung, tanpa harus bekerja lewat area input. Modifikasi ini dibuat pada Gambar 3.16; feedback dari manajer ke sistem fisik merupakan keputusan yang dapat dihubungkan, untuk merefleksikan cara pengubahan penampilan sistem ‘oleh manajer. Simpul feedback dasar yang telah digambarkan pada Gambar 3.6 masih memberikan signal dari sistem fisik, namun signal tersebut berada dalam tiga bentuk, yaita data, informasi, dan keputusan. Data ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan informasi ditransformasikan menjadi keputusan oleh manajer. Pemroses informasi dan manajer merupakan dua elemen kunci dalam simpul feedback. Mereka bekerja bersama untuk mentransformasikan data menjadi keputusan yang diperlukan. Hal ini adalah konsep sistem pendukung keputusan (ss) LINGKUNGAN Dalam Bab 2, pembahasan mengenai kelompok kemungkinan dati teori manajemen menggunakan istilah lingkungan ekstemal dan lingkungan intemal. Mereka ini adalah lingkungan dari manajer, dan mereka meliputi elemen di luar maupun di dalam perusahaan, Juga, ketika kita membahas peranan manajerial dari Mintzberg, kita melihat bahwa beberapa elemen terlibat interaksi dengan orang yang berada di luar unit manajer. Orang tersebut dapat berada di bagian lain dalam perusahaan dengan baik.Gambar 3.16 Ferubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan Pada bab ini dan bab berikutnya kita akan selalu berbicara tentang lingkungan perusahaan. Kita akan menggunakan istilah lingkungan untuk menyebutkan seluruh elemen yang berada di Ivar perusahaan. Pada bab berikutnya, kita akan melihat bahwa pengaruh lingkungan terhadap perusahaan akan begitu kompleks. Usaha untuk menunjukkan pengaruh tersebut dalam model umum sulit dilakukan. Oleh karena itu, bentuk akhir dari model umum ini hanya menampilkan arus sumber ke dalam perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembati ke tingkungan. Tambahan model ini dapat dilihat pada Gambar 3.17. Semua sumber yang masuk ke dalam perusahaan berasal dari lingkungan. Sumber fisik mengalir melalui sistem fisik pada bagian bawah model, Sumber konsep (informasi) masuk ke dalam pemroses informasi, tempat ia disimpan atau dilaporkan kepada manajer, Data yang dikumpulkan dari lingkungan juga akan masuk ke dalam pemroses informasi, tempat ia mungkin akan ditransformasikan menjadi informasi atau disimpan untuk digunakan selanjutnya, Informasi dan data juga mengalir dari pemroses informasi menuju lingkungan. Arus sumber yang masuk dan keluar, baik fisik maupun Konsep, akan menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya. 109aT os Gambar 3.17 Model sistem umum dari perusahaan PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM 110 Arus baban melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan di bawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenamya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi.SUPERMARKET Semua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utamanya adalah bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari manajer toko, Kderk bagian checkout, Klerk bagian stok, dan sebagainya, yang dipekerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhimya keluar, Hanya ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa memperluas kategori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari) display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang ke dalam supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk pembayaran kepada pemasok barang. Proses transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemotongan daging, mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan itern masak. Segala aktivitas yang membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap transformasi, Elemen manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut dihubungkan ke mesin pembaca kode jenis barang dan ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermar- ket tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan bagi supermarket dibuat oleh kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut. Manajemen toko (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan, Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon. terhadap situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu memberikan informasi. Standart memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart. Manajer menerima laporan yang menunjukkan item yang mana yang laku keras dan mana yang tidak. Manajer merespon gambaran m12 ini dengan mengambil tindakan, seperti mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali tempat rak, menjalankan strategi obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah Informasi ini berguna untuk mempekerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk mencapai tujuannya. LEMBAGA BANTUAN HUKUM ‘Ada banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan super- market. Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijazah) untuk melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui lembaga ini sangat sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot resmi dan pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya: Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik seperti halnya tujuan supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumnlah perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa keuntungan adalah tujuannya, karena partner menyadari bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (Klien yang mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir (klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara, yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum, Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahuanda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada Ppengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberikan informasi mengenai hukum Karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan. Sistem pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum. tertentu diperoleh dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan. Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal. Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil, dan kemudian ditransmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output ditampilkan pada layar atau dicetak. ‘Walaupun mungkin tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik, Jika hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga Kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan, pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan sebagainya Model umum memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini, Pengacara baru yang baru saja fulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenupj elemen ini walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan mengenai orang-orang dan sejarahnya, Pengacara bans diharapkan memenuhi standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang memberikan database hukum, dan menjadi sumber persone! yang mempunyai kemampuse antuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh manajemen partner dan Klien. PENEKANAN MASUKNYA ARUS SUMBER DALAM ORGANISASI Pada bab ini, kita telah mengetahui cara mengalimya sumber ke perusahaan dari tingkungannya dan dari perusahaan ke lingkungannya. Arus ini dilukiskan dengan panah vertikal pada Gambar 3.18. Diagram tersebut juga menunjukkan arus lain, yang dilukiskan dengan panah horisontal yang menghubungkan area fungsi. 113Amus yang berasal dari salah satu area fungsi ke area yang lain ini disebabkan adanya ketidakseSuaian antara arus sumber dan susunan organisasi fungsional. ARUS UANG YANG SUDAH TERBENTUK DENGAN BAIK Uang adalah satu-sdtunya arus sumber yang berhubungan dengan area fungsi, yaitu pendanaan, Fungsi pendanaan mungkin dianggap sebagai saluran bagi uang yang masuk ke dan keliiar‘dari perusahaan. Gambar 3.18 Arus sumber fisik melalui perusahaan yang diorganisasi secara fungsional 14RUS BAHAN MASUK Pada tahun 1960-an dan 1970-an, sejumlah perusahaan manufaktur yang berkembang mefakukan fangkah untuk mengalirkan arus bahan melalui fungsi manufaktur dan marketing. Mereka meniadakan arus dari fungsi tersebut dan menetapkannya ke unit baru, yang disebut logistik atau distribusi fisik. Banyak usaha yang meningkat secara dramatis dalam hal ekonomis dan efisiensinya. Sekarang, digunakan nama baru untuk unit arus bahan, yaitu manajemen material. Unit manajemen material mempunyai status organisasi yang sama dengan status dari area fungsi utama dan dikelola oleh wakil direktumya sendiri. Fungsi manajemen material merupakan bukti bahwa eksekutif perusahaan bisa melihat pentingnya arus bahan atau materi. ARUS INFORMASI MASUK Pada Bab | kita telah mengenal konsep manajemen sumber informasi (IRM). Jika perusahaan menerapkan konsep itu, manajemen ini akan memberikan status organisasi mengenai unit pelayanan yang sama dengan status dari fungsi lain Kepala bagian informasi (ClO) adalah wakil direktur, yang melapor secara langsung kepada presiden, Seperti perpindahan manajemen material, konsep IRM merupakan bukti bahwa eksekutif' menyadari akan pentingnya arus sumber yang lancar, dalam hal ini, informasi. TANTANGAN BAGI PERANCANG CBIS Strategi pemberian status yang lebih tinggi terhadap arus bahan dan informasi ini dapat dilaksanakan dan tak ada kekhawatiran pelaksanaannya dimasa mendatang, Namun demikian, ada kenyataan bahwa kebanyakan perusahaan masih diorganisasi atau disusun dengan jalur fungsional yang vadisional. Sebagian besar manajer merasa telah enak atau paas dengan susunah tradisional ini, dan sikapnya ini tidak mudah diubah Dengan alasan tersebut, susunan fungsional akan tetap menjadi kendala bagi perancang sistem bisnis fisik maupun konsep dalam berbagai perusahaan. Tugas para perancang ini hanya untuk mengimplementasikan sistem untuk mengelola sumber yang mengalir dalam susunan organisasi, yang tidak dibuat menurut rancangannya. 115RINGKASAN 116 ‘Model sistem umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan sistem fisik perusahaan maupun sistem konsep, dan cara mereka berhubungan. Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat, yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan pemakai untuk lebih bisa memahami obyek asli, yang disebut entity. Model matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas, Keempat jenis model ini dapat dibuat umum sampai ke yang khusus. Model umum mempunyai daya penerapan yang luas, naman tidak bisa digunakan untuk situasi khusus dengan cara yang tepat. Model sistem umum suatu perusahaan dapat digunakan untuk menganalisis organisasi dari segala jenis, namun tidak setepat model yang dirancang untuk digunakan dalam situasi khusus. Kita mengenal model sistem umum per elemen, dengan memperhatikan aras sumber yang melalui sistem fisik maupun arus feedback yang mengalir lewat sistem konsep. Asus feedback berasal dari data, ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan kemudian digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan, Pemroses informasi dapat berupa manual (manusia), key-driven, atau sistem berdasar komputer. Bila komputer digunakan, program disinpan dalam perpustakaan software, dan data disimpan dalam database. Jika manajer ingin mendapatkan informasi, maka ia haras mempertimbangkan relevansi, ketepatan, ketepatan waktu, dan kelengkapan dari informasi tersebut. Model sistern umum menggambarkan perusahaan sebagai sistem terbuka (ia berhubungan dengan lingkungannya) dan sistem simpul tertutup (ia mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa sistem tertutup, namun sistem yang dikelola dengan tidak baik dapat mengakibatkan tidak adanya mekanisme feedback pada sistem simpul terbuka. Manajer menerapkan manajemen dengan pengecualian, dengan menggunakan pemroses informasi untuk memonitor sistem fisik. Dengan memasukkan standart dalam database, pemroses informasi dapat menentukan apakah penampilan sistem berada dalam wilayah atau jangkauan yang ditetapkan atau tidak. Bab ini hanya memberikan pengenalan mengenai model sisem umum. Tiap model tersebut akan dianalisis secara lebih mendetail pada pembahasan berikutnya. Sebagaimana yang anda lihat, keindahan model sistem umum terletak padakesederhanaannya, dan ia dapat digunakan oleh setiap orang dalam berbagai situasi. Ta juga merupakan unsur dasar dari pendekatan sistem, yang merupakan pokok bahasan pada bab berikutnya. ISTILAH _KUNCI Catatan : Istilah kunci ini disusun sesuai dengan urutan kemunculannya dalam bab. model simpul feedback entity mekanisme kontrol model fisik, naratif, grafis, sistem simpul terbuka dan matematis Sistem simpul tertutup game What-If kelebihan informasi model sistem umum perusahaan KONSEP DASAR Model adalah abstraksi dari entity-nya Berbagai jenis modet Keunggulan komparatif dari model umum dan model khusus Kegunaan model sistem umum dalam pemahaman organisasi dan pengidentifikasian area yang membutuhkan perbaikan Penggunaan media untuk mewakili uang, dari pada penggunaan wang secara fisik, untuk mentransfer dana baik dalam perusahaan maupun antara perusahaan dengan fingkungannya Sistem simpul terbuka dengan sistem simpul tertutup Dimensi informasi yang memberikannya kegunaan Bagaimana CBIS memudahkan penerapan manajemen dengan pengecualian Tiga media yang merupakan simpul feedback, yaitu data, informasi, dan keputusan Dua elemen kunci dalam simpul feedback, yaitu pemroses informasi dan manajemen "7jmana perusahaan dapat menyesuaikan organisasi fungsionad terhadap arus ahan dan mformasi dengan lebih baik PERTANYAAN 118 9, 10. Mengapa istilah model digunakan untuk menjelaskan seseorang yang berpose untuk iklan pakaian’? Sebutkan empat jenis model dasar! Yang mana yang paling sedikit digunakan oleh manajer? Mana yang paling banyak? Mana yang mempunysi kemampuan untuk meramal? Dua afasan utama apa dalam penggunaan model? Apa perbedaan antara sistem simpul tertutup dan sistem simpul terbuka? Jenis mana yang menjelaskan perusahaan bisnis? Sebutkan empat arus sumber fisik! Mana yang harus dipercepat oleh manaje Mana yang harus diperlambat? Jelaskan alasan anda! Apakah laporan penjualan mengenai produk yang taku eras, yang. terlihat pada Gambar 3.8, merupakan contoh dari laporan manajemen dengan pengectiahan! Bagaimana mengenar laporan analisis pemasok, yang terliftat pada Gambar 3.10 dan Japoran status produksi pada Gambar 3.11? Jelaskan jawaban anda! Haruskah pemroses informasi berupa komputer? Jelaskan mengapa ya dan mengapa tidak? Apa nama data yang disimpan dalam pemroses informasi yang menggunakan komputer? Apa nama wniwk program yang disimpan? Sebutkan empat dimensi informasi yang harus dipertimbangkan oleh manajer! an berikut ini: 4. Taformasi yang dihasilkan oleh CBIS tidak boleh berisi kesakahan, b. CBIS harus memberi informasi sebanyak mungkin kepada manajer c. Database dari CBIS harus menyertakan peristiwa dari transaksi perusahaan, Berikan komentar mengenai pernya Susunlah item berikut dalam urutan, berdasarkan urutan yang ditentukan oleh manajer dan analis sistem, yaitu informasi, masalah, proses, kepuftsan.12. Bagaimana karya Frederick W. Taylor berhubungan dengan model sistem umum? 13. Karena sistem dimaksudkan untuk pencapaian tujuan, mengapa tujuan tersebut tidak dimasukkan dalam model sistem umum? 14, Mengapa standart dimasukkan dalam database? 15. Mengapa manajer menginginkan rutinitas hariannya diganggu oleh signal yang menunjukkan bahwa sesuatu berjalan dengan lebih baik dari pada yang direncanakan? 16. Sebutkan tiga jenis media yang mengalir melalui simpul feedback dalam perusahaan! 17. Dua elemen apa yang ada dalam simpul feedback dari perusahaan, yang digunakan untuk mentransformasikan satu media feedback menjadi media yang fain? 18. Apakah lingkungan dari model sistem umum sama dengan yang dijelaskan oleh teori manajemen kemungkinan? Jelaskan! 19. Dengan rute model apa informasi yang dikumpulkan dari lingkungan menuju kepada manajer? 20, Dua cara apa yang digunakan oleh perusahaan yang berkembang untuk menyesuaikan struktur fungsionalnya agar lebih cocok dengan arus sumber? MASALAH 1. Tulislah karangan pendek yang menjelaskan cara McDonald menerapkan model sistem umum! . 2. Ulangi masalah 1, dengan menggunakan kasus pada rumah sakit. 3. Misalkan anda bekerja di bagian pembelian (pembeli) yang sedang melakukan analisis terhadap laporan analisis pemasok dalam Gambar 3.10, Pemasok yang mana yang akan anda pilih untuk mengadakan pembelian berikutnya? Mengapa? 119MASALAH KASUS 120 LITTLE MISS MUFFET FOOD STORES Jika apa yang dikatakan oleh dosen anda di sekolah benar, yaitu bahwa’ kompensasi dihubungkan langsung dengan tanggung jawab, maka anda berada dalam cara yang benar dalam memperoleh keuntungan. Hal ini tidak mempengaruhi pengusaha anda, ikatan Little Miss Muffet Foord stores, untuk memberikan anda tugas yang pertama. Anda merencanakan pengetahuan MIS anda akan anda gunakan untuk menjalankan tugas awal anda sebagai programer. Namun, pengunduran diri dari tiga orang analis sistem untuk mendirikan perusahaan konsultan sendiri mengubah semua rencana anda, Mengetahui bahwa anda mempunyai pengetahuan yang baik mengenai analisis sistem di sekolah, maka atasan anda, memutuskan untuk menempatkan anda sebagai analis sistem. . Untuk dapat menjiwai dengan baik tugas anda, Atasan anda tersebut menyuruh anda untuk melihat-lihat kegiatan di toko, agar anda mengenal lebih jauh aktivitas di tingkat toko tersebut. Ia menyuruh anda untuk membuat laporan tertulis yang mungkin akan digunakan sebagai dasar untuk proyek sistem di masa mendatang. Anda tiba di toko West Alameda pada pukul 09.00 dan anda takjub dengan adanya banyak orang yang pulang dari berbelanja. Tempat parkir penuh, dan anda harus menunggu sepuluh menit, yang anda rasakan seperti tiga puluh menit, untuk mendapatkan tempat parkir. Di dalam, keadaannya tidak lebih baik. Toko tersebut berukuran besar, dengan dua belas counter checkout, namun hanya empat yang sedang digunakan. Tiap-tiap counter, bahkan pada jalur counter cepat, terdapat antrean panjang pembeli yang menunggu untuk melakukan check out. Untung anda tidak membeli apapun. Karena anda hanya melakukan studi sistem, anda akan selesai lebih cepat. Anda memperhatikan tingkah laku yang ada, atau mengamati yang diam, sejenak dan kemi:dian kembali lagi ke ruangan toko tersebut, tempat anda menjumpai tiga orang Klerk bagian stok sedang membuka kotak barang. Anda mendengarkan salah satu dari mereka berkata, “Sudah kamu dapatkan?” Dengan rasa penasaran, anda memperkenalkan diri anda dan menanyakan apa yang sedang mereka cari. Salah satu Klerk tersebut memberitahu anda bahwa toko tersebut mempunyai kegiatan masak di luar, namun ia kehabisan nafta (gas) penyulut arang. Truk yang membawa stok tambahan barang tersebut rusak di Albuquerque. Kurangnya stok nafta penyulut inilah yang mengakibatkan terjadinya antrean panjang. Di sini Klerk harus membagi- bagikan karcis (cek) pengganti untuk digunakan dalam pembelian nantinya. Anda dapat memahami kenapa para klerk mendapatkan kesulitan semacam itu; ruangantoko benar-benar seperti mess. Kotak berserakan dimana-mana. Nampaknya tak ada keteraturan atau alasan untuk melakukan segala sesuatu. ‘Anda bertanya tempat komputer toko berada, dan anda ditunjukkan ke sebuah ruangan kecil di pojok. Disinilah ia berada, ia sedang mendengung; berarti otomatisasi sedang bekerja. Dengan sedikit melihat operasi di kamar belakang, anda kembali lagi ke depan untuk melihat di bagian check out. Masih ada barisan yang panjang dari orang yang mengembalikan barangnya untuk ditukar dengan uang kembali. Ada tiga wanita di antrean depan yang sedang mengembalikan daging yang telah busuk, Anda mendengarkan apa yang dikatakan kasi mengenai matinya listrik pada akhir pekan dalam memberi alasan bagi tiga wanita tersebut. Ketika anda melihat pada ujung antrean tersebut, anda oon karena yang menjadi kasir adalah manajer toko sendiri. Ia meminta anda untuk kembali lagi bila ia telah luang. Ia menjelaskan bahwa ia harus “membiarkan banyak orang pergi” untuk menyesuaikan dengan anggaran yang ditentukan oleh kantor pusat. Ja nampak tersenyum kecut dengan hal ini. Anda memutuskan untuk tidak mengganggunya dengan berada didekatnya, atau anda mungkin akan mencarikan nafta penyulut di belakang. Anda segera pamit dan melihat-lihat lagi kantor untuk bahan menulis laporan anda bila segala sesuatunya telah dapat anda pikirkan. TUGAS Buatlah memo kepada atasan anda. fa adalah manajer dari analis sistem, Pertama, sebutkan semua masalah mengenai sistem fisik yang ada di toko West Alameda yang harus diselesaikan. Untuk tiap masalah, identifikasikan atau kemukakan tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan, Kemudian secara terpisah, lakukan hal yang sama terhadap sistem konsep. Teruskan tugas anda dan gunakan terminologi sistem dari bab ini, Atasan anda juga mempunyai pengetahuan mengenai MIS di sekolahnya. BIBLIOGRAFI TERPILIH Brewer, Stanley H., and Rosenzweig, James. “Rhochrematics and Organizational Adjustments.” California Management Review 3 (Spring 1961): 72-81. 121122 Burch, John G. “Adaptation of Information Systems Building Blocks to Design Forces.” Journal of Management Information Systems 3 (Summer 1986): 96- 104. DeSanctis, Gerardine. “Human Resource Information Systems: A Current Assess- ment.” MIS Quarterly 10 (March 1986): 15-27. Edelman, Franz. “The Management of Information Resources-A Challenge for American Business.” MIS Quarterly 5 (march 1981): 17-27. Fuerst, William L., and Martin, Merle P. “Effective Design and Use of Computer Decision Models.” MIS Quarterly 8 (March 1984): 17-26. Gershefski, George W. “Building a Corporate Financial Model.” Harvard Business | Review 47 (July-August 1969): 61-72. Hopeman, Richard J. Systems Analysis and Operations Management. Columbus, Ohio: Charles E. Merrill, 1969, pp. 125-50. Ives, blake. “Graphical User Interfaces for Business Information Systems.” MIS Quarterly (Special Issue 1982); 15-47. Jarvenpaa, Sirkka L., and Dickson, Gary W. “Graphics and Managerial Decision Making: Research Base Guidelines.: Communications of the ACM 31 (June 1988): 764-74. Kador, John.”"Modeling: New Ways to Make the Future Happen. “EDGE | (No- vember-December 1988): 46-49. Lederer, Albert L., and Mendelow, Aubrey L. “Convincing Top Management of the Strategic Potential of Information Systems.” M/S Quarterly 12 (December 1988): 525-34. Miller, Jeffrey G., and Gilmour, Peter. “Materials Managers: Who Needs Them?” Harvard Business Review 57 (July-August 1979); 143-53. Shapiro, Roy D. “Get Leverage From Logistics.” Harvard Business Review 62 (May-June 1984): 119-26 Sharman, Graham. “The Rediscovery of Logistics.” Harvard Business Review 62 (September-October 1984): 71-79 Stamps, David. “Modeling With Micros.” Datamation 33 (April 1, 1987): 85- ad Zmud, Robert W. “An Empirical Investigation of the Dimensionality of the Con- cept of Information.” Decision Sciences 9 (April 1978): 187-95.