Back-Office Pemerintah Elektronik

Sumber: Tomasz Janowski. Introduction to Electronic Government. United

Nations University

Penerjemah: Komarudin Tasdik

Gambaran Umum

5. Back Office

5.1 perubahan organisasi

5.2 kepemimpinan

5.3 koordinasi

5.4 kolaborasi antar agency

5.5 e-government skill

5.6 public-private partnership

Back-Office dan Reformasi

Definisi [Back-Office]

Back-office merupakan operasi internal organisasi yang mendukung proses-proses

utama dan tidak diakses atau bukan untuk masyarakat umum.

e-government versus reformasi back-office:

 E-government membantu mereformasi back-office administrative

 E-government juga membutuhkan reformasi agar sukses

Implementasi back-office

Isu implementasi back-office:

1) Perubahan organisasi

2) Kepemimpinan dan koordinasi

 3) Kolaborasi antar agency

4) E-government skills

5) Private-public partnership

ICT dan Perubahan ICT

Pengenalan ICT ke dalam pemerintahan membutuhkan perubahan proses untuk

membuat sangat banyak e-government.

Meskipun demikian:

 ICT sering dibebankan pada struktur organisasi yang ada tanpa berpikir
bagaimana struktur itu bisa diperbaiki

 Pemerintah cenderung menganggap ICT sebagai interface yang ramah user

untuk struktur administratif kompleks

 Portal nasional sering melibatkan penyusunan kembali informasi yang ada

tanpa perubahan apapun dalam proses dan prosedur

Jenis Perubahan Organisasi

Aktivitas ICT skala kecil—perkembangan website sebagai channel informasi

tamabahan—tidak membutuhkan perubaha pendukung yang kompleks.

Perubahan organisasi berskala besar akan dibutuhkan ketika:

1) Website mulai menawarkan layanan lebih mendalam, lebih kompleks

2) Agencies diminta untuk bekerja sama untuk menyampaikan layanan

berdasarkan kebutuhan masyarakat dan bukan strukturnya

3) Gaya kerja baru - tele-working, virtual teams, muncul

4) Dengan meningkatkan data-sharing dan komunikasi:

  Data yang efektif menangani redundansi

 Keputusan lebih banyak dibuat pada level organiasi bawah

 Unit-unit khusus dibuat untuk proyek besar pemerintah

Hambatan Internal untuk Perubahan

Stuktur pemerintah secara tradisional susah berubah.

Dua isu yang muncul ketika merencanakan perubahan:

1) Keinginan dan kemampan untuk mengadopsi cara kerja baru:

 Membantu staf memahami perannya dalam proses berbantuan ICT

 Menyajikan redesign pekerjaan dan program-program training

 Menetapkan kepemilikan reformasi

 Memelihara dialog dengan stakeholders

2) Kebutuhan atas pemahaman/dukungan oleh manajemen senior:

 Lebih dari pernyataan prinsipil dan perhatian yang baik

 Memahami dampak, manfaat dan risiko reformasi

 Keinginan untuk menerapkan reformasi kepada staf dan pemimpin

Contoh: Perubahan

Contoh [Membuat Tenaga Kerja yang Cerdas di Canada]

Ekspektasi public untuk layanan public berkualitas tinggi membutuhkan seorang

pekerja yang cerdas dan dapat beradaptasi.

Agency pemerintah sebagai sebuah “organisasi pembelajaran”.

Inisiasi pekerja cerdas oleh Organizational Readiness Office di Chief Information
Officer Branch of the Treasury Board of Canada:

1) Staf berbasis kompetensi

2) Penggunaan lebih besar pada pre-qualified posts

3) Kompetisi generik untuk posisi level eksekutif

4) Repositori deskripsi kerja

5) E-learning gateway

Berbasis komunitas layanan public yang memainkan peran-peran strategis dalam

mentransformasi dan pengiriman layanan berbasis “e”.

Latihan: Perubahan

Latihan [Menciptakan Pekerja Cerdas di Kanada]

Perhatikanlah perubahan organisasi apa yang telah dilakukan di agency anda

untuk mendukung pengenala ICT baru.

1) ………….

2) …………

Perhatikanlah perubahan organisasi apa yang telah dilakukan di agency anda yang
dibantu dengan pengenalan ICT.

3) …………..

4) ………………
Kepemimpinan

Implementasi e-government bisa sulit, berisiko and mahal.

Pemerintah diminta untuk menterjemahkan visi besar ke dalam layanan public

yang efektif, sekaligus menghadapi hambatan-hambatan waktu, kelemahan
sumber daya dan tekanan politik,

Kepemimpinan yang terpelihara itu penting:

1) memotivasi orang

2) menciptakan insentif untuk tindakan

3) memotivasi dan memecah rintangan-rintangan menuju perubahan

4) meletakkan mekanisme administratif yang benar untuk e-government

Tipe Kepemimpinan: Tahapan

Kepemimpinan dibutuhkan pada semua level:

 Tahap awal – memperoleh pandangan pada kebutuhan apa untuk

perubahan, berbagi visi umum dengan staf, mengevaluasi ide-ide baru.

 Tahap menengah – menjual manfat visi itu, menciptakan komitmen

personil

 Tahap akhir – momentum dan antusiasme yang berkelanjutan di antara

stakeholders seperti waktu pengambilan manfaat yang semakin meningkat

Tipe kepemimpinan: level

Tergantung pada tahapan e-government

  politik—menetapkan visi, menentukan prioritas, mengekspresikan
kebutuhan masyarakat, membuat keputusan, menyediakan keinginan untuk
menyelesaikannya

 kementrian – menjamin perencanaan vertical, memperoleh sumber daya,

memotivasi staf, menjamin kooperasi lintas agencies/kementrian

 level menengah – inovasi, mampu menerjemahkan visi atau tujuan ked ala
tindakan dan kebijakan yang tepat.

Banyak perkembangan e-government telah dijalankan di masa lalu dengan

antusiasme individu dan agencies individu

Kepemimpinan dan Disentralisasi

Kepemimpinan bukan sentralisasi kompetensi

Maka, organiasi e-government harus sejalan dengan pendelegasian kekuasaan dan

tanggung jawab

Kunci untuk menciptakan kepemimpinan:

 pemimpin tim

 pemimpin proyek

 pemimpin koordinasi, …

dengan kerja tim dan data-sharing, aset krusial adalah kemampuan untuk
mengkoordinir orang, sumber daya dan tanggung jawab.

Contoh: Kepemimpinan

Contoh [IT Strategy Headquarters di Jepang]

IT Strategy Headquarters didirikan pada tahun 2001 untuk “meningkatkan ukuran
kebijakan untuk menciptakan information society sebelumnya”

Headquarters:

1) diketuai oleh perdana menteri

2) terdiri ats semua menteri cabinet, sector swasta, dll.

3) Memiliki kewajiban yang eksplisit dan wewenang yang ditulis dalam hukum

4) Memiliki secretariat sendiri dengan staf eklusif

5) Dalam charge formulasi dan adopsi nasional menyeluruh

6) Strategi dan kebijakan IT, mencakup e-government

IT Headquarter mereview kebijakan IT tahunan, mengkaji implementasinya dua

kali per tahun, membuat publikasi hasil-hasil studi.

Latihan: Kepemimpinan

Latihan [Kepemimpinan]

Perhatikan potensi kepemimpinan apa yang ada di agency anda, di semua level,
untuk mengarahkan proyek e-government.

Berikanlah contoh, menetapkan keunggulan dan kelemahan:

1) ………..

2) ……………..
Langkah apa yang dapat agency anda adopsi untuk menciptakan banyak
pemimpin?

…………….

Koordinasi Central

Koordinasi central merupakan cirri kebanyakan strategi e-government.

Ini mungkin membutuhkan bentuk-bentuk yang berbeda:

 unit-unit formal diletakan dalam administrasi public

 unit-unit formal yang terhubung ke unit-unit information society yang lebih

luas

 komite koordinasi yang terdiri atas representasi agencies kunci, sector swasta
dan level-level lain di pemerintahan

 komite agency mengepalai dan memimpin pegawai informasi

Koordinasi – Peran

Peran berbeda: dari berbagi laporan dan informasi, ke perkembangan kebijakan

dan kekeliruan implementasi.

Khususnya:

1) mengembangkan strategi e-government

2) memonitor kemajuan menuju tujuan

3) mempromosika manfaat-manfaat kepada public

4) menghubungkan e-government ke reformasi public yang lebih luas

 5) menghubungkan e-government ke information society yang lebih luas

6) menegaskan kembali strategi-strategi dalam kilasan pengalaman dan

kemajuan

Koordinasi – Implementasi

Bersambung….