6.

7 PENGURUSAN TUGAS-TUGAS LAIN

6.7.1 Penerbitan Majalah Sekolah

6.7.1.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

2. Menjadualkan aktiviti/mesyuarat Jawatankuasa Majalah Sekolah

dalam Takwim Sekolah

Guru Tingkatan/ 3. Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada
Bendahari Koperasi Bendahari Koperasi.
Penolong Kanan (P) 4. Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih
tugas-tugas
Penyelaras 5.  Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar.
 Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran
Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan

J/K Majalah 6. Mengurus tugas masing-masing:

Jurugambar 7. Mengambil gambar

 aktiviti sepanjang tahun
 sukan dan permainan, kelab dan persatuan dan unit beruniform
 Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/staf akademik/staf
sokongan

JK Majalah 8. Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat.
Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah.

PK (P)/JK Majalah 9. Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy” majalah.

Pengetua/Penyelaras 10. Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat pandangan

pengetua.

Penyelaras 11 Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk dicetak

oleh syarikat percetakan.

Pengetua Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan

kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

Zakari/smkpj 116
6.7.1.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

.

Aktiviti/mesyuarat ditetapkan dalam Takwim Sekolah

Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan

menyerahkan kepada Bendahari Koperasi

PK(P) Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah

dan mengagih tugas-tugas

 Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar.

 Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai
Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat
Perutusan

 Mengurus tugas masing-masing:

 Mengambil gambar

Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru

Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan dalam
majalah
Tidak
Ya

Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy”

majalah.

Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat

pandangan pengetua.

Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk

dicetak oleh syarikat percetakan.

Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan

menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan
kepada pelajar.

Tamat

Zakari/smkpj 117
6.7.1.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Majalah Sekolah ditubuhkan

2. Pengagihan tugas JK Majalah Sekolah

3. Kutipan tempahan majalah

4. Pelantikan Sidang Redaksi

5. Pelaksanaan tugas dengan sempurna oleh setiap AJK

6. Perutusan/Pesanan:
6.1 Pengarah Pelajaran, Pegawai Pelajaran Bahagian

6.2 YDP PIBG

6.3 Pengetua

6.4 Ketua Pengawas/Sidang Redaksi

7. Gambar:
7.1 Aktiviti sepanjang tahun

7.2 Sukan/Permainan,Kelab/Persatuan &U. beruniform

7.3 Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/

Guru/Staf Sokongan

8. Menerima artikel dan laporan aktiviti kokurikulum

9. Iklan

10. Mesyuarat terakhir.

11. Hantar “dummy” majalah untuk dicetak

12. Guru Tingkatan serahkan majalah kepada pelajar

Zakari/smkpj 118
6.7.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

6.7.2.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal.

Pengetua/PK(P) 2. Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Jawatankuasa 3. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

4. Melulus perbelanjaan

Pengetua/KPT 5 Membeli keperluan/memanggil kontraktor

6. Membuat sebut harga pembaikan/penyenggaraan bangunan

Jawatankuasa/PAR/ 7. Menjalankan tugas yang ditetapkan

PRA/ Pekerja
Swasta/kontraktor

Pengetua/PK(P)/KPT 8. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan

Fizikal
.

Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

Melulus perbelanjaan

Zakari/smkpj 119
 Membeli Keperluan
Memanggil Kontraktor

Buat Sebut Harga

Tidak

Ya
Menjalankan tugas yang ditetapkan

Menyelia kerja yang dilakukan

Tamat

6.7.2.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Keceriaan dan Pembangunan Fizikal ditubuhkan

3. Merancang kerja dan pembaikan

3. Melulus perbelanjaan

4. Sebut harga

5. Surat tawaran kerja kepada kontraktor

6. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.4 Borang Digunakan

i. Borang Sebut Harga

Zakari/smkpj 120
7.0. SENARAI UNDANG – UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
OLEH PENGOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

7.1 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Kurikulum

7.1.1 Akta Pelajaran 1952
7.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas 1/75, 11/68, 6/77, 12/77
7.1.3 Peraturan kursus pengajian 1979
7.1.4 SPI Bil 5/1998 – Akta Pendidikan 1996 dan Peraturan-peraturan di Bawah
Akta Pendidikan 1996
7.1.5 .SPI Bil 3/1999 – Penyediaan Rekod Pengajaran dan Pembelajaran
7.1.6 SPI Bil 2/2000 – Peruntukan Waktu Untuk Mata Pelajaran Sains Dalam
Kumpulan Teras Peringkat Menengah Atas
7.1.7 SPI Bil 23/1998 – Kebenaran Bagi Murid-murid Menduduki Peperiksaan
Awam
7.1.8 Pekeliling Lembaga Peperiksaan
7.1.9 Pekeliling Pusat Perkembangan Kurikulum
7.1.10 Pekeliling/Surat Arah – Jemaah Nazir (KPM)
7.1.11 Pekeliling/Surat Arahan – PSPN (KPM)

7.2 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Hal Ehwl Murid
7.2.1 SPI Bil 10/1998 – Panduan Tentang Umur Masuk Sekolah Rendah & Sekolah
Menengah Serta Umur Menduduki Peperiksaan Bagi Sekolah Kerajaan, Sekolah
Bantuan Kerajaan dan Sekolah Swasta
7.2.2 Buku Panduan Pelaksanaan Dan Pengurusan SPBT 1991
7.2.3 SPI Bil 4/99 – Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks (SPBT) KPM
7.2.4 SPBT 1999 Borang Kelayakan Murid SPBT 1(Pin. 4/98)
7.2.5 Pelupuasan Buku Teks SPBT (Ruj. 1/JP/395/SP(2) bertarikh 16 Sept. 1994)
7.2.6 Pakaian Seragam Sekolah (Bil.6/1993)
7.2.7 Skim Bantuan Pakaian Seragam 1998 (RUJ. 29/JP/882/25 tarikh 5/3/98)
7.2.8 Buku Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Biasiswa BKP/BKPU, 1987
7.2.9 Surat Tawaran Baru Permohonan BKP II/KP.PIN.1/86
7.2.10 SPI Bil 3/1995 – Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok
Bagi Semua Pelajar Sekolah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan.
7.2.11 Pelaksanaan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia –
Ruj. KP/29/(BS/HEP)8614/069/E(84)
7.2.12 Surat Pek. Ikhtisas Bil 6/1995 –Menangani Masalah Ponteng Di Sekolah
7.2.13 Panduan Bagi Mengatasi Masalah Ponteng di Sekolah Tahun 1994
7.2.14 SPI Bil 6/68 – Pembuangan Murid Dpd Sekolah Kerana Kelakuan Curang
7.2.15 SPI Bil 8/198 –Penyalahgunaan Inhalan
7.2.16 SPI Bil 2/1979 – Laporan Murid-murid Dlm Keadaan Risiko Penyalahgunaan
Dadah Yang Memerlukan Pertolongan
7.2.17 SPI Bil 16/1998- Menangani Kegiatan Ganster Di Sekolah
7.2.18 SPI 18/1998 – Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan
7.2.19 Garis Panduan Berhubung Dgn Tindakan Disiplin Di Sekolah
7.2.20 SPI Bil 8/1988 – Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah
7.2.21 SPI Bil 3/1995 – Mencegah Kebakaran Di Sekolah
7.2.22 SPI 4/2002 – Pelaksanaan Program Sekolah Selamat
7.2.23 SPI Bil 6/1998 – Menjaga Kesihatan Pelajar Sekolah
7.1.24 Rancangan Kesihatan Sekolah (Bil 2/1989)

Zakari/smkpj 121
8.0 SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 Urusan Pendaftaran dan Perpindahan Pelajar

8.1.1 Borang Maklumat Pelajar
8.1.2 Resit Bayaran
8.1.3 Borang Permohonan Perpindahan Keluar
8.1.4 Borang Maklumat Sijil Berhenti Sekolah

8.2 Urusan Skim Pinjaman Buku Teks

8.2.1 Borang SPBT 4
8.2.2 Borang SPBT
8.2.3 Borang Komputer BTBTR 190
8.2.4 Borang BTBTR 460
8.2.5 Invois/SAP
8.2.6 Borang Kew 300 - V
8.2.7 Borang Kew 300 - X

8.3 Urusan Biasiswa dan Kebajikan Pelajar

8.3.1 Borang Permohonan Biasiswa BKP/KP/Pin. 1/86
8.3.2 Borang Permohonan Biasiswa daripada agensi lain
8.3.3 Borang Rumusan (Borang A) – Biasiswa BKP II
8.3.4 Format PB BKP II (Baru)
8.3.5 Borang WS-15 (0492)
8.3.6 Borang daripada agensi biasiswa yang lain
8.3.7 Borang Pengeluaran Wang Biasiswa
8.3.8 Borang Tuntutan Asal
8.3.9 Borang JP/BPS/A(SM)
8.3.10 Borang JP/BPS/B(SM)
8.3.11 Borang JPS/2
8.3.12 Borang JPS/2(SM)
8.3.13 Borang Sebut Harga
8.3.14 Borang Pencalonan Anggota Lembaga
8.3.15 Borang Jawatankuasa Audit Dalaman

8.4 Urusan Disiplin Pelajar

8.4.1 Borang Ponteng
8.4.2 Borang Rumusan Salah Laku
8.4.3 Borang Laporan Jawatankuasa Disiplin Pelajar
8.4.4 Borang UAK 1
8.4.5 Borang PTDI
8.4.6 Borang Salah Laku Pelajar
8.4.7 Borang Perjanjian Berkelakuan Baik
8.4.8 Borang Kebenaran Keluar
8.4.9 Surat Kebenaran Balik
8.4.10 Buku Laporan Aduan Pelajar
8.4.11 Borang Laporan Kerosakan
8.4.12 Borang Pemantauan Tugas Pengawas
8.4.13 Borang Penilaian Tugas Pengawas

Zakari/smkpj 122
 8.5 Urusan Keselamatan dan Kebajikan Pelajar
8.5.1 Senarai Nama Pelajar Mengikut Tingkatan
8.5.2 Borang Rawatan
8.5.3 Borang Kebenaran Balik, jika perlu
8.5.4 Surat Akuan Rawatan Hospital
8.5.5 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar
8.5.6 Borang Pesanan Pembelian Ubat/Peralatan
8.5.7 Buku Stok Ubat-ubatan
8.5.8 Rekod Pembersihan Bilik Rawatan
8.5.9 Borang Pemeriksaan/Penilaian Pertandingan 3K
8.5.10 Senarai Nama Pelajar bagi kelas yang bertugas
8.5.11 Borang Laporan Bertugas Harian
8.4.12 Buku Rekod Pelawat
8.4.13 Pas Kebenaran Masuk

8.6 Urusan Perhubungan Luar

8.6.1 Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)
8.6.2 Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)
8.6.3 Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga
8.6.4 Borang Laporan Analisis Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

9.0. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

9.1 Pengerusi Jawatankuasa Kesihatan dan Rawatan

9.2 Pengerusi Jawatankuasa Lembaga Pengawas Sekolah
9.3 Naib Pengerusi Jawatankuasa Skim Pinjaman Buku Teks
9.4 Naib Pengerusi Lembaga Disiplin Pelajar
9.5 Naib Pengerusi Jawatankuasa Biasiswa dan Kebajikan Pelajar
9.6 Naib Pengerusi Jawatankuasa Majalah Sekolah
9.7 Naib Pengerusi Jawatankuasa Program Sekolah Selamat
9.8 Ahli Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah
9.9 Ahli Jawatankuasa Peperiksaan
9.10 Ahli Jawatankuasa Kualiti/SKPM
9.11 Ahli Jawatankuasa Pengurusan dan Kewangan Sekolah
9.12 Ahli Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal
9.13 Ahli Jawatankuasa Kurikulum
9.14 Ahli Jawatankuasa Kokurikulum
9.15 Juruaudit Dalam Koperasi SMK Petra Jaya Bhd
9.16 Pemegang Amanah PIBG SMK Petra Jaya

Zakari/smkpj 123
10. NORMA - NORMA KERJA BAGI TUGAS –TUGAS YANG DIJALANKAN
OLEH PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

Masa
Jumlah Unit Yang Boleh
Bil. Jenis Kerja Yang
Dijalankan Dlm Seminggu
Diambil

1 URUSAN KURIKULUM

1.1 Mengajarkan mata pelajaran tertentu

1.2 Mengatur penjadualan waktu Induk,

kelas persendirian dan gantian serta
memastikan perlaksanaannya berjalan
dengan baik dan sempurna

2 URUSAN PENDAFTARAN DAN PERPINDAHAN

PELAJAR

2.1 Memantau dan mengurus Pendaftaran

Pelajar Tingkatan Satu dan Peralihan.

2.2 Mengurus penerimaan perpindahan

masuk pelajar dari sekolah lain.

2.3 Mengurus borang perpindahan keluar

pelajar dalam bahagian/ negeri/antara
negeri.
3 URUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
3.1 Memantau dan menyelia urusan
Tinjauan Kelayakan Pinjaman Buku
Teks.

3.2 Menyelia urusan penerimaan buku teks

baru.

3.2 Mengurus pelupusan buku yeks yang

sudah koyak/rosak/ yang lama
(perubahan )

4 URUSAN BIASISWA DAN KEBAJIKAN

PELAJAR

4.1 Mengurus permohonan Biasiswa/

Bantuan Kewangan

4.2 Menyelia pembayaran Biasiswa/

Bantuan Kewangan

4.3 Menyelia pengeluaran Biasiswa/

Zakari/smkpj 124
 Bantuan Kewangan
Masa
Jumlah Unit Yang Boleh
Bil. Jenis Kerja Yang
Dijalankan Dlm Seminggu
Diambil
4.4 Memantau pengurusan tuntutan Skim
Takaful Pelajar (STPM)

4.5 Menyelia pengurusan Bantuan Pakaian

Seragam

5 URUSAN DISIPLIN PELAJAR

5.1 Mengurus disiplin dan mengambil
tindakan terhadap pelajar ponteng
sekolah berkala atau/dan berterusan

5.2 Mengurus disiplin dan mengambil

tindakan pembuangan pelajar yang
melakukan kesalahan serius dan
berulang kali.

5.3 Mengambil tindakan terhadap

penyalahgunaan dadah

5.4 Mengurus disiplin dan memantau

perlakuan pelajar serta mengambil
tindakan terhadap salah laku pelajar.

5.5 Urusan kebenaran keluar dari kawasan

sekolah/balik

5.6 Mengurus pengaduan pelajar

5.6 Memantau dan menasihati Pengurusan

Lembaga Pengawas

6 URUSAN KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN

PELAJAR

6.1 Mengambil tindakan ketika berlaku

kebakaran

6.2 Memantau urusan rawatan dan

kesihatan pelajar

6.3 Menyelia kebersihan Bilik Rawatan

dan alatan serta ubat-ubatan

6.4 Pengurusan Kebersihan dan Keceriaan

Kawasan dan Bilik Darjah

6.5 Menerima dan melayani pelawat yang

berurusan dengan pihak sekolah

Zakari/smkpj 125
 Masa
Jumlah Unit Yang Boleh
Bil. Jenis Kerja Yang
Dijalankan Dlm Seminggu
Diambil

7 PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

7.1 Mengurus Program Hari Bersama

Pelanggan.

7.2 Menyelia perlaksanaan program

PIBG.

7.3 Pengurusan kerjasama komuniti luar

dalam perlaksanaan program sekolah.

7.4 Mengurus Hari Permuafakatan Ibu

Bapa Guru

8 TUGAS-TUGAS LAIN

8.1 Urusan menerbit Majalah Sekolah

8.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan

Fizikal

Zakari/smkpj 126
11. SENARAI TUGAS HARIAN

JAWATAN : PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

NAMA : ZAKARI BIN ABDULLAH

JAWATAN : PENOLONG KANAN HAL-EHWAL MURID

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

Zakari/smkpj 127
12. PENUTUP

Fail Meja ini dihasilkan untuk memudahkan Penolong Kanan (HEM)

menguruskan aktiviti seharian. Semoga semua urusan dapat dilaksanakan

dengan lancar dan teratur serta dapat mewujudkan pengurusan yang cekap

dan berkualiti demi meningkatkan profesionalisme keguruan dan

kecemerlangan sekolah.

Fail Meja ini disesuaikan daripada Manual Prosedur Kerja dan sumber-

sumber lain yang dibekalkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia.

Zakari/smkpj 128