ACTA DE REUNION

GESTION DE INFORMACION
DIRECCION DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
CODIGO Elaborado Versión:
ECP-DTI-F-045 29/06/10 3

COMITÉ DE OBRA Nº 03 SECTOR APIAY

Acta No: NR-ETSA-C-002-SE Tema:
-CONVERSIÓN POLIANDINO
Campamentos ETSA/UTPA, ESTACIÓN APIAY-
Fecha: 22/Octubre/2010 Ubicación:
VIT
Hora
2:30 p.m. Hora Fin: 5:30 p.m.
Inicio:

1. ANTES DE LA REUNION

Objetivo (Para qué- Revisión del estado actual para iniciación de las obras de construcción de
ganancias – un tanque de 50.000 Bls techo geodésico y facilidades.
producto)
Momento de Seguridad HSE
Cumplimiento compromisos anteriores
Aspectos HSE
Agenda (Temas Aspectos de construcción y Técnicos de obra
indispensables para Seguimiento a los indicadores de gestión de contratistas y del contrato
lograr los objetivos) Aspectos de Qa/Qc
Aspectos Sociales
Aspectos Administrativos
Otros: Programación y control
Participantes (Personas cuya participación es imprescindible para lograr los objetivos)
Nombre Dependencia Nombre Dependencia
OSCAR ANZOLA ROJAS GTA-ETSA VLADIMIR CASTILLA AMELL UTPA- APIAY
MIGUEL ARIZA E. GTA-ETSA RONALD CELY UTPA- APIAY
JUAN TORRES GTA-ETSA YOHAN CANO PEREA UTPA-APIAY
LILIANA MARTINEZ GTA-ETSA OCTAVIO YACELGA GTA-ETSA

2. DESARROLLO DE LA REUNION

(Descripción de los puntos tratados en la reunión)

• Momento de Seguridad HSE

Dentro del momento de seguridad se habló sobre una carta enviada por ECP a ETSA
respecto al ejemplo del cumplimiento de las políticas de HSE. Para ello se solicita aplicar la
prueba de alcoholimetría para todas las personas en obra al inicio de la jornada. Esto a
partir del lunes 25 de octubre de 2010. Se aclara que la prueba se realizará tanto para la
UTPA como para ETSA.

A) CUMPLIMIENTO COMPROMISOS ANTERIORES.

• Aspectos HS

1. El Plan de HSE está en revisión y falta incluir algunos comentarios por parte de la
UTPA. El día martes 26 de Octubre la UTPA realizará la entrega del Plan.
2. En cuanto a las TOTIS cuando éstas se agoten, se aprueba tomar copia para la
implementación de las mismas.
3. La GTA informa a la UTPA que el personal de conductores de las busetas que
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transportan el personal no tienen ropa adecuada para permanecer dentro de la

obra. La UTPA informo que el día de hoy se entregará la dotación y el día de
mañana hará entrega de las botas. Compromiso Cumplido
4. La GTA solicita a la UTPA enviar la documentación del personal de vigilancia de
Sevicol que se encuentra en las instalaciones de la obra, como son seguridad
social, inducción y ARP. Compromiso Cumplido
5. La GTA solicita a la UTPA realizar la divulgación de las lecciones aprendidas al
personal. Compromiso Cumplido
6. La GTA solicita a la UTPA implementar el sistema de TOTIS con el personal.
Compromiso Cumplido
7. Para la contratación del Profesional Ambiental de la UTPA, se revisará con los
Coordinadores Generales de la UTPA y la GTA y se analizará el perfil. La GTA
confirma que el día 25 de octubre oficializará cual profesional cumple con el perfil,
de acuerdo a las hojas de vida entregadas por la UTPA.

• Aspectos Ambientales

1. La UTPA hizo entrega del Plan de uso de vías, para lo cual se está ajustando para
emitir la última versión y firmar el documento. Con respecto a este punto se
solicita indicar cómo será el paso de la maquinaria por las cabeceras municipales.
Con respecto a esta observación, la UTPA aclara que existe un Plan de uso de vías
General en que sí se encuentra incluido este aspecto. Por lo anterior se solicita
una copia de este documento a fin de verificar la información.
2. Está pendiente la actualización del PMA aplicado al proyecto de construcción del
tanque y el Plan de Contingencia. La GTA indica que este tema se encuentra en
revisión por parte del Ing. Alfredo Rodríguez Coordinador Ambiental de la GTA y el
Coordinador Ambiental de la UTPA Ing. Guillermo Gutiérrez
3. La UTPA presento las licencias ambientales para materiales de relleno provenientes
del Río Ocoa para rellenos y se está realizando la gestión para obtener las licencias
ambientales de los materiales de agregados para concretos y diseños de otras
fuentes. Las maderas deben tener permiso de aprovechamiento forestal y
salvoconducto. Sobre este último la GTA indica que efectuó revisión y solicita que
se presenten los salvoconductos para la madera Eucalipto hacia Villavicencio.
4. La UTPA entregará la licencia Ambiental para residuos líquidos. La GTA informa que
realizará revisión los registros de actas de entrega de residuos sólidos entregados
por la UTPA. En cuanto a los residuos líquidos, aún se encuentra pendiente el
envío de los documentos de entrega.

• Aspectos de construcción y Técnicos de obra

1. La UTPA entregará concepto del especialista de suelos referente al corrimiento que se

realizo del tanque de 30 m. y cuyos sondeos se realizaron antes de dicho corrimiento. Lo
anterior por considerar que los sondeos fueron fijados en unos sitios y al cambiar de
ubicación el tanque los estratos podrían cambiar. Cumplido
2. La línea enterrada de Ø36” American Pipe de agua que cruza el área de facilidades
procedente de la Estación EBA-VIT, es necesario desviarla y por lo tanto la existente que
quede enterrada será necesario taponarla en los extremos. Se aclara que está actividad se
realizará al final.

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• Aspectos Administrativos

B) TEMAS COMENTADOS EN ESTE COMITÉ.

• Aspectos de HSE.

1. En cuanto a la documentación que solicitó la GTA confirma que el día 25 de Octubre se

cumple el plazo de entrega de toda la documentación de vehículos y equipos de acuerdo a
unos pendientes identificados en campo. Así mismo la GTA hace mención a que existen
algunos equipos adolecen del Kit Ambiental, por lo que se solicita tomar las acciones del
caso.
2. La GTA informa que se realizará examen para vigías de seguridad establecido por ECP, el
día 25 de Octubre a las 2:00 pm.
3. En cuanto a las volquetas la GTA recuerda la importancia de que las volquetas que presten
su servicio a la UTPA, éstas debe estar en las condiciones requeridas por ECP.
4. Se hace mención a la buena disposición de todo el personal de la UTPA para todos los
temas de HSE.
5. GTA solicita a la UTPA mejorar el tema de señalización en obra a fin de prevenir incidentes
de trabajo, más aún cuando se están desarrollando actividades de excavación.
6. La UTPA hace mención al diseño que realiza sobre el plan de evacuación. En el mismo se
identifican los puntos de encuentro. Además hacen referencia a su Plan de
Capacitaciones. Informan de en los próximos días realizaran capacitaciones de primeros
auxilios, trabajo en alturas.
7. La UTPA menciona que programa reunión entre el propietario de la cantera y los
conductores a fin de socializar temas de HSE.
8. La GTA menciona de la importancia de implementar el MEDEVAC para los visitantes a la
obra. Se aclara que los vehículos particulares que no hagan parte de la operación de la
obra, no pueden ingresar a la misma. Así mismo se hace mención a la importancia de
rotar la ubicación de la ambulancia dentro de la obra.

• Aspectos Ambientales

1. La GTA menciona que en algunos árboles ubicados en la obra, se encuentran nidos a

abejas que pueden implicar un riesgo para las personas que laboran en el área, por lo que
se solicita analizar e implementar las medidas necesarias a fin de evitar condiciones de
riesgo.
2. La UTPA programa capacitación a todo el personal, en cuanto al manejo y disposición de
residuos.
3. La GTA solicita la entrega de la Hoja de seguridad de los compuestos químicos que utiliza
la compañía que realiza la compañía de mantenimiento de unidades sanitarias, así mismo
se solicita copia del procedimiento del mantenimiento.
4. La GTA solicita copia de los soportes o registros de las cantidades (m3) de descapote por
actividad, ejemplo campamento, tanques, vías. Así las cantidades de crudo de río por
actividad. La periodicidad de entrega de esta información será mensual y debe ser incluida
en el informe del mes.

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5. La GTA solicita un reporte del manejo de los residuos que genera la ambulancia, así como
la arena contaminada que con grasas, aceites y combustibles.
6. La GTA solicita informe de construcción de alcantarillas y cunetas para manejo de aguas.
Se acuerda que ésta información será registra en el reporte diario de actividades.
7. Se solicita copia de los reportes de charlas, talleres y reuniones ambientales.
8. La GTA solicita copia de los m3 de agua utilizada para la elaboración de concretos.
9. La UTPA informa que se encontrará en obra el tanque de almacenamiento de
combustibles, con las medidas de seguridad requeridas.
10. Con respecto al reservorio nuevo de agua para rellenos, la GTA solicita la construcción de
sedimentadores aguas abajo del mismo, a fin de evitar que los sedimentos lleguen al
reservorio existente más abajo.
11. En cuanto al manejo de residuos, la GTA solicita se realice una campaña de disposición de
los mismos, a fin de que el personal los ubique en el lugar dispuesto para ello.
12. En cuanto al aprovechamiento de las palmas ubicadas en la zona de las jardineras, la
UTPA indica que la intención es mantenerlas en su ubicación actual. En cuanto al árbol,
cuyo diámetro supera los 10 cm se analiza la posibilidad de replantarlo.
13. Con respecto a los escombros generados en obra, la GTA solicita la licencia de la
escombrera en donde se van a disponer los mismos.

• Aspectos de Construcción y Técnicos de obra.

1. La GTA y UTPA se encuentran a la expectativa por la Ingeniería de Detalle de las obras

civiles del tanque de 50 KB porque todavía no ha salido la última versión y verificado para
construcción en Rev.0. La Ingeniería eléctrica, mecánica y tubería del tanque informa la
UTPA que se encuentra el 100% aprobada en Rev.0 y verificado para construcción. La GTA
menciona que en cuanto a la Ingeniería de Detalle de orden civil, ésta se espera que el día
miércoles 27 de Octubre se tenga la Rev. 0.
2. La GTA solicita oficializar el tema de las características de la baranda del tk.
3. La UTPA informa que como el desarrollo de la Ingeniería de Contraincendio no era de su
alcance, procederá a cotizar estos trabajos para someterlo a la aprobación de Ecopetrol.

• Seguimiento a los indicadores de gestión de contratistas y del contrato.

La GTA informa a la UTPA tener en cuenta los diferentes indicadores de gestión para lo
cual se deberá hacerle seguimiento permanentemente. Se deberá tener en cuenta los
registros de los diferentes riesgos del proyecto. Se indica que se realizará una reunión
específica para este tema. Se indica además que se debe realizar un HAZOP para la
ingeniería de detalle y uno previo para la puesta en marcha.

• Aspectos de Qa/Qc.

1. La UTPA informa que hará la contratación de un Auxiliar de suelos y concretos para la

toma de densidades en el terreno para los rellenos que se realizarán en el tanque, así
como para el control de calidad de los concretos. Compromiso Cumplido.
2. La GTA solicita que en cuando se utilicen materiales para la elaboración de concretos y
que sean de otra fuente, se deben presentar los respectivos certificados y ensayos.
3. En cuanto a las pruebas de densidades se solicita darle un manejo adecuado al tema del

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Proctor Modificado, cuando las condiciones del material de relleno cambie, y que para
éstos casos debe ser ajustado realizando un nuevo proctor.

• Aspectos Sociales

1. La UTPA informa que la asociación Arca ha solicita la colaboración de transporte

para una jornada de vacunación, para lo cual facilitarán la buseta el día domingo 24 de
octubre.

• Aspectos Administrativos.

1. La GTA solicita a la UTPA enviar las copias de los contratos de prestación de

servicios, que se requieren para facilitar como indicador a la Gerencia del Proyecto.
2. En cuanto a los equipos de comunicación (celulares), la GTA indica que hace falta
la entrega de los últimos 3 equipos.
3. En cuanto a la licencia de Microsoft Project, la GTA solicita se realice la instalación
de la misma en el menor tiempo posible. Se solicita además la presencia del
técnico en sistemas para efectos de la configuración de la impresora.
4. La GTA hace mención a la importancia de presentar la documentación completa,
antes del ingreso del personal a la obra.

• Otros: Programación y Control.

1. La UTPA solicita se le indique el manejo que se dará las actividades que no tiene ítem
dentro del presupuesto, así como para las mayores cantidades de obra ejecutadas. La
GTA informa que se deberán identificar los ítem adicionales para realizar los APUs y
para las mayores cantidades se deberán presentar justificación por cada ítem que
sobrepase la cantidad contractual.
2. Se establece la importancia de realizar el cálculo de cantidades reales del proyecto una
vez se tenga la Ingeniería de Detalle Rev. 0 para el caso de la Ingeniería Civil y para el
resto de especialidades que ya se tiene Ingeniería aprobada, se deben iniciar los
cálculos.
3. La UTPA manifiesta que presentará una propuesta para el pago parcial en el proceso
de compras de materiales y equipos.
4. GTA solicita implementar la elaboración del Informe Diario de Actividades a partir del
día 25 de Octubre de 2010 y el Informe Semanal
5. La UTPA hizo entrega a la GTA la programación de la siguiente semana.

3. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN

Logramos alcanzar nuestra meta en ésta reunión? Si ___X___ No_______

Si no, cómo y cuando lo haremos?

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4. COMPROMISOS

Fecha de
No Descripción Responsable
Finalización
1 Implementar prueba de Alcoholimetría UTPA 25- Oct

2 Entregar copia del Plan General de Uso de Vías UTPA Semana

3 Plan de HSE UTPA 26- Oct

4 Presentar salvoconductos para la madera Eucalipto UTPA Semana

5 Entregar la licencia Ambiental para residuos líquidos UTPA Semana

Entregar concepto sobre hojas de vidas de los
6 GTA 25-Oct
profesionales ambientales
Entrega de la documentación pendiente de maquinaria y
7 UTPA 25-oct
vehículos
8 Realizar examen para vigías de seguridad de la UTPA GTA 25-Oct
Entregar copia de los soportes o registros de las cantidades
9 UTPA Mensual
(m3) de descapote, así como las cantidades de crudo de río
Construcción de sedimentadores aguas abajo del reservorio,
10 UTPA Semana
a fin de evitar que los sedimentos
11 Entrega Ingeniería de Detalle área civil Rev 0 GTA 27-Oct
Realizar consulta en cuanto a manejo de correcciones a los
12 GTA Semana
diseños del Sistema Contraincendio
Realizar la instalación del software Microsoft Project en el
13 UTPA Semana
equipo de la profesional de programación de la GTA
Indicar cual será el manejo que se dará a las actividades
14 que no se encuentran dentro del presupuesto, así como GTA Semana
para las mayores cantidades de obra ejecutadas.

Asistentes:
(Relacionar el
formato registro de Se anexa una (1) hoja de asistencia a la reunión
asistencia
indicando tema y
fecha)

Revisó Aprobó

6/6