Quality Audit

Zulkifli Nasution, Farhat, Afrinaldi, Mantep .S, Aji Ibrahim, Hernandas Chatib, Gemilang Tarigan Rekan milist yth, Di bawah ini email dari pak Afrinaldi, seorang anggota QualityClub, yang bertanya soal audit. Pak Afrinaldi tinggal dan bekerja di Batam. Sebagai topik ke dua, saya kira cukup menarik untuk dibicarakan. Terima kasih, Zulkifli Nasution [1] [email dari Bp. Afrinaldi] Selamat Pagi,Pak Zulkifli, Saya ingin bertanya, tapi ga tau apa topik ini sudah pernah di bahas sebelumnya. Tapi, via bapak, mungkin ada rekan2 di milis yang bisa memberikan pencerahan. Saya adalah orang baru di dunia industri, pertanyaan saya berkaitan dengan masalah audit. Pengertian sesungguhnya dari audit itu sendiri, kemudian, bagaimanakah cara melakukan audit (ex. quality internal audit, vendor audit, dsb), dan apakah kriteria bagi seorang auditor. Terimakasih sebelumnya Salam, Afrinaldi *** Yth. Pak Afrinaldi, Kebetulan saya ditunjuk sebagai internal quality auditor di tempat saya kerja. Sejauh yang saya ketahui, internal audit bertujuan untuk melihat sejauh mana sistem diterapkan secara efektif di organisasi. Tim auditor terdiri dari beberapa orang dipimpin oleh seorang lead auditor, dan sebaiknya dari latar belakang keahlian yang bervariasi. Sebelum audit dilakukan, tim biasanya membuat semacam checklist (daftar pertanyaan) sebagai rel agar focus audit tidak menyimpang, artinya pertanyaan boleh dikembangkan. Teknik audit dilakukan dengan wawancara dari level pimpinan sampai dengan level bawah untuk [tujuan] crosscheck. Kemudian, dilakukan observasi terhadap bukti jawaban dengan melihat proses yang dilakukan atau hasilnya. Teknik ini bisa ditentukan sendiri oleh organisasi sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Banyak buku tentang internal audit versi bahasa Inggris, ada juga versi bahasa Indonesia yang dilengkapi dengan contoh-contoh pertanyaannya (tulisan Sholih F), atau kita bisa langsung membaca regulasi ISO 19011 (terbit th. 2002). Di standar tersebut lengkap dibicarakan syarat-syarat auditor, pengetahuan dan kecakapan yang harus dipunyai [oleh auditor], karakter [auditor], kriteria [auditor], jam training [auditor], jam terbang [auditor],dll. Untuk audit vendor, teknis dan formula bisa kita tentukan sendiri. Sebagai contoh, yang bisa dievaluasi mungkin terkait dengan: delivery time, respon terhadap ketidaksesuaian produknya, critical produk, leadtime produk, lifetime produk, pengalaman vendor, performansi pengiriman produk, nilai materialnya, dll. Demikian semoga bermanfaat. Ada kurangnya mohon maaf, mungkin yang lain bisa nambahi. Hormat, Farhat ddraka. [2]

*** Selamat siang pak Farhat. Terimakasih Pak Farhat. Kebetulan saya memang belum punya bukunya:) Untuk quality internal audit, apakah yang menjadi dasar pertanyaan-pertanyaan dalam checklist? Apakah dari QM/QP (manual dan prosedur quality) atau ada sumber lainnya? Hubungannya dengan QMS? Thank's Afrinaldi [3] *** Yth. Bp. Afrinaldi Selamat pagi, Pada dasarnya aku sependapat Bapak Farhat, [tujuan audit] disamping mengetahui efektivitas, juga konsistensi dan kesesuaian dokumen yang ditetapkan dengan persyaratan internasional yang berlaku. Sebelum membuat Checklist pertanyaan yang disesuaikan dengan proses yang dilakukan auditee, juga harus ditetapkan sistem/prosedur audit yang terdokumentasi, termasuk jadwal audit tahunan. Dalam penyusunan jadwal harus mengacu: (1) Ukuran & ruang lingkup perusahaan. (2) Jumlah sumber daya manusia (3) Frekuensi audit terhadap departemen berdasarkan seberapa pengaruh proses terhadap mutu produk . Perlu juga diketahui, menurut pihak yang melakukan audit dibedakan: (1) Audit pihak I (audit interal), yaitu audit yang dilakukan didalam perusahaan dilakukan auditor internal yang bertujuan mengetahui konsistensi dan efektivitas penerapan. (2) Audit pihak II (audit ke vendor/supplier) yang sudah dijelaskan Bp. Farhat. (3) Audit pihak III (audit eksternal), audit yang dilakukan auditor dari lembaga sertifikasi yang bertujuan untuk sertifikasi atau pemeriksaan ulang dilakukan secara periodik biasanya setiap 6 bulan . Menurut kedalaman dibedakan: (1) Audit sistem: yaitu audit untuk menentukan apakah perusahaan sudah memiliki sistem dalam melakukan kegiatannya. Audit ini dilakukan dengan membandingkan sistem yang ada dengan sistem yang standar. Sasaran nya adalah kebijakan, sasaran, program, prosedur dan komitmen. (2) Audit Kesesuaian: audit ini dilakukan untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja dan rencana / program sudah dilakukan dengan konsisten dan efektif. (3) Audit produk: audit dilakukan untuk menetukan apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan digunakan efektivitas penerapan. Salam. Mantep .S [4]

*** Pagi Pak Afrinaldi dan semuanya, Langsung saja. Dasar dari pertanyaan internal quality audit bisa mengacu QM, QP organisasi atau dokumen level dibawahnya (Instruksi kerja), bahkan jika perlu mengacu ke regulasi induk (ISO 9001:2000). Biasanya auditor akan mengacu semua referensi diatas. Dalam hal ini QM (dokumen yang menjawab Regulasi ISO [9001]:2000), QP (brekdown dari QM) dan Instruksi (Breakdown dari QP) adalah lebih kepada deskripsi dari proses suatu organisasi. Jadi, pertanyaan audit otomatis akan fokus pada proses internal suatu organisasi. Kalo' contoh2 pertanyaan di buku tulisan sholih F lebih bersifat fleksibel dan universal namun agak detail, dan sebagian besar dapat dipakai untuk audit di suatu organisasi. Mohon maaf jika ada kurang. Monggo yang lain nambahi.. Hormat, Farhat ddraka [5] *** Pagi juga Pak Farhat dan semuanya. Senang sekali mendapat masukan dari bapak2. Sebagai pemula, saya mungkin sudah mendapat gambaran sepintas mengenai audit. Sepertinya, disamping punya pengetahuan yang cukup, sense dari seorang auditor itu juga terbentuk dari pengalaman ya. Thank's, Afrinaldi [6] *** Selamat pagi semua millist, Kalau menurut hemat saya, checklist pertanyaan audit hanya sebagai salah usaha supaya saat auditor (biasanya internal) mengadut tidak kehilangan arah. Apabila sudah sering mengaudit, biasanya checklist petanyaan audit tidak diperlukan lagi. Sebagai informasi, di website ISO ada tulisan tentang "Auditing Kit" yang diterbitkan IAF (International Accrediation Forum), nah bisa juga hal itu sebagai bahan referensi bagi auditor internal dalam membuat checklist pertanyaan, karena "auditing Kit" tersebut sebenarnya diperuntukan bagi eksternal auditor (badan sertitikasi). "Auditng Kit" ini bisa didownload gratis lho. Demikian semoga bermanfaat. Salam, Aji Ibrahim [7] *** Yth Bpk Afrinaldi Menurut saya, kriteria audit dapat menjadi dasar untuk membangun checklist. Kriteria audit boleh jadi QM, QP, spesifikasi teknis, dll, tergantung lingkup dari audit tsb. Untuk jelasnya dapat dilihat pada SNI 19-19011-2005. Di attachment, saya lampirkan SNI tersebut. Semoga cukup membantu. Salam, Hernandas Chatib, S.T. [8]

*** Sumbang saran sederhana: (1) Syarat menjadi seorang Internal Audit adalah , yang bersangkutan sudah pernah mendapat training menjadi internal audit (2) Syarat menjadi seorang external audit ybs sudah mendapat sertifikat lead assesor yang didapat dari salah satu badan yang terakreditasi. (3) Definisi internal audit menurut bahasa yang saya pahami adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh internal untuk memastikan apakah sistem mutu dan prosedur yang telah ditetapkan sudah berjalan dengan baik. (4) Cara melakukan pemeriksaan mutu secara internal, dilakukan secara terjadwal terhadap masing2 elemen yang terdapat dalam prosedur mutu (5) Jadwal pemeriksaan prosedur tersebut dilihat dari segi urgensinya dalam kaitan mutu yang diharapkan oleh perusahaan. Ini cuma nambah nambahin yg dijelasken pak mantep Gemilang tarigan [9] *** Selamat Siang semuanya. Saya ucapkan terima kasih atas bantuan advise dari rekan-rekan semua. Mungkin untuk sementara, saya sudah cukup puas, meski masih terlalu jauh dari pemahaman (Mesti ikut training kali ya:) ) Nanti kalo ada keraguan lagi, saya mohon bantuan rekan2 lagi. Thanks&Best Regards Afrinaldi [10] *** Sumber: [1] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1447 [2] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1451 [3] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1454 [4] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1455 [5] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1456 [6] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1457 [7] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1458 [8] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1459 [9] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1460 [10] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1461 ***
Subscribe: To subscribe QualityClub via email, send a blank email to: QualityClub-subscribe@yahoogroups.com or to: zul@cbn.net.id (Moderator)