Anda di halaman 1dari 19

_A c t i o n o l_

PENDAHULUAN

Contr

Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sebuah strategi yang baik dan adanya kerja sama antara pihak manajemen dalam perusahaan tersebut. Pihak manajemen harus berupaya agar strategi yang telah direncanakan dapat diterapkan dalam perusahaan. Pentingnya tindakan-tindakan yang diambil perusahaan dalam mengimplementasikan strategi menentukan keberhasilan tujuan perusahaan yang ingin dicapai. Tidak hanya fokus pada tindakan yang ingin diambil, pihak manajemen juga perlu melakukan pengendalian terhadap tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan terhadap tujuan yang ingin dicapai perusahaan sekaligus mengawasi agar tindakan yang dijalankan sesuai dengan prosedur dan metode yang ada di perusahaan. Pengendalian perusahaan yang baik akan menciptakan suatu hasil yang baik. Salah satu pengendalian yang terdapat dalam pengendalian manajemen adalah Action Control. Action control merupakan pengendalian yang dilakukan perusahaan dari awal proses hingga akhir suatu proses dalam kegiatan suatu perusahaan, agar proses yang sedang berlangsung sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. Action control cenderung bertujuan agar para karyawan tidak melakukan suatu tindakan tertentu yang akan merugikan perusahaan. Dengan adanya pengendalian terhadap tindakan, maka diharapkan segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dapat mengarahkan perusahaan pada pencapaian tujuan. Pengendalian yang baik juga dapat membantu karyawan mengatasi keterbatasan-keterbatasan yang terjadi karena lingkungan sekitar. Pengendalian yang baik dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan untuk keadaan perusahaan sehingga tindakan-tindakan yang diambil dapat disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Selain itu, dengan adanya pengendalian terhadap tindakan, perusahaan akan lebih mudah untuk mengarahkan karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang berbeda-beda sehingga dapat menggunakan kemampuannya pada bidang yang tepat dan menghindarkan karyawan dari tekanan dan ketidaknyamanan saat bekerja.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_
LANDASAN TEORI

Contr

Dalam suatu pengendalian ternyata tidak hanya result control yang dapat digunakan. Ada jenis pengendalian lain yang dapat diterapkan oleh pihak manajemen dan pengendalian ini bersifat langsung. Manajer dapat menggantikan result control dengan pengendalian yang lain yang akan memberikan manfaat yang sama yaitu untuk membuat para karyawan bertindak sebaik mungkin dalam perusahaan dimana mereka bekerja, yang lebih memiliki hubungan langsung pada aktivitas tenaga kerja. Salah satu kategori pengendalian yang penting adalah pengendalian tindakan (action control), yang meyakinkan karyawan untuk melakukan tindakan tindakan yang menguntungkan bagi perusahaan dan juga mengendalikan karyawan untuk tidak melakukan hal yang dapat merugikan perusahaan. Meskipun pengendalian tindakan ini sering digunakan dalam perusahaan, namun keberadaanya sering tidak efektif dalam beberapa situasi. ACTION CONTROL Action control merupakan bentuk pengendalian langsung dari pihak manajemen untuk memastikan bahwa karyawan dapat bertindak sebaik mungkin dalam perusahaan dimana mereka bekerja dengan membuat sikap para karyawan terfokus terhadap pengendalian yang diberikan. Action control ini akan menjamin suatu proses mengarah kepada tujuan organisasi. Dengan pelaksanaan proses yang disertai dengan pengendalian ini maka diharapkan hasil yang didapatkan akan sesuai dengan targetnya. Action control juga membantu dalam memonitor pelaksanaan kegiatan para karyawan sehingga kesalahan yang terjadi dapat diminimalisir dan dapat segera diperbaiki. Menurut Merchant dan Van Der Stede (2003), Action Control dapat dibagi menjadi 4 bentuk dasar, yaitu : 1. Behavioral Constraints 2. Preaction reviews 3. Action accountability 4. Redundancy

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_
Behavioral Constraints

Contr

Behavioral constraint merupakan prosedur agar seseorang tidak melakukan penyelewengan dengan cara diterapkannya batasan batasan perilaku agar orang yang berada dalam organisasi tersebut sulit jika ingin melakukan hal yang tidak diinginkan atau tidak sesuai dengan tujuan dari organisasi. Behavioral constraint ini dapat diterapkan melalui 2 cara, yaitu :
1. Physical Constraint pengendalian secara fisik yang sering digunakan

oleh perusahaan dalam melakukan pengendalian terhadap karyawannya. Untuk spesifikasinya, pembatasan dilakukan atas akses ke tempat penyimpanan informasi persediaan dan sediaan yang bernilai tinggi. Contoh : Pemasangan gelang sebagai tanda pengenal di area Fun Kids Moro. Pemakaian gelang pada anak-anak yang memasuki area Fun Kids ini bertujuan agar tidak sembarangan orang dapat memasuki area permainan dengan tidak membeli tiket. Apabila anak-anak yang telah dipasang gelang tersebut keluar selama masih dalam kawasan moro dapat kembali masuk. Di gelang tertera waktu dan tanggal dimana tiket tersebut dibeli.
2. Administrative Constraint pengendalian yang digunakan untuk

membatasi kemampuan seseorang dalam melakukan tugas yang spesifik. Pembatasan ini dapat berbentuk :

pembatasan wewenang dalam pembuatan keputusan. adanya pembagian tugas secara jelas agar dapat mempersulit individu yang ingin melakukan tindakan yang tidak semestinya dilakukan, terutama jika suatu tugas tersebut memiliki titik rawan kecurangan yang tinggi jika tugas tersebut diselesaikan oleh satu individu saja.

Contoh : pembatasan kewenangan dalam mengambil keputusan, misalnya manajer level bawah memiliki kewenangan mengeluarkan kas dengan batas maksimal Rp 1.000.000, sedangkan untuk manajer level menengah ke atas memiliki kewenangan mengeluarkan kas sebesar Rp 5.000.000 .

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

adanya pembagian tugas secara jelas agar dapat mempersulit individu yang ingin melakukan tindakan yang tidak semestinya dilakukan dan jika suatu tugas memiliki rawan kecurangan yang tinggi jika tugas tersebut diselesaikan oleh satu individu saja. Contohnya karyawan yang melakukan pencatatan atau penjurnalan terhadap penerimaan pembayaran piutang harus dipisahkan dengan karyawan yang menerima uang.

Terkadang kendala fisik dan administratif dapat dikombinasikan menjadi poka-yokes yang dirancang untuk membuat operasi yang bersistem foolproof. Poka-yokes adalah suatu proses yang dirancang untuk mencegah terjadinya penyimpangan sebelum ke tindakan selanjutnya yang benar. Preaction reviews Preaction reviews merupakan perencanaan tindakan yang ditujukan bagi para karyawan agar setiap tindakan mereka dapat dikendalikan sesuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Review ini dapat dilakukan sebelum suatu tindakan dilaksanakan atau selama suatu tindakan dilaksanakan. Preaction reviews dapat dilakukan dengan peninjauan secara cermat atas rencana tindakan karyawan yang diawasi. Pre-action review ini dapat diterima atau ditolak oleh karyawan. Oleh karena itu dibutuhkan perencanaan yang perlu dipertimbangkan dahulu dalam pelaksanaan pre-action review sebelum keputusan akhir atas pre-action review tersebut diputuskan. Pre-action review ini dapat dilakukan secara formal maupun informal.
Pre-action review formal adalah adanya syarat untuk mendapatkan

persetujuan pada pengeluaran pengeluaran perusahaan yang pasti. Bentuk formal biasanya belangsung selama proses planning dan budgeting dalam organisasi. Contoh : Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) pada setiap kegiatan. Jika akan diadakan suatu kegiatan baik kegiatan di perusahaan maupun kegiatan-kegiatan yang bersifat social yang melibatkan suatu kepanitiaan pasti terlebih dahulu dibuat SOP sebagai pedoman kerja. SOP
WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

dirancang bersama-sama antara bawahan dan atasan yang kemudian dikomunikasikan di dalam forum untuk mendapatkan persetujuan dari semua lini yang terlibat.

Pre-action review secara informal juga memiliki peran penting dalam

suatu sistem pengendalian manajemen yang dapat diterapkan dengan adanya komunikasi antara atasan dengan bawahan dalam melakukan cek terhadap proses proyek tertentu. Contoh : Action control dalam technical meeting (TM) Sebelum suatu event dilakukan biasanya dilakukan TM untuk memperjelas tindakan yang harus dilakukan. Misalnya TM sebelum suatu pekerjaan lapangan (dinas) dilakukan antara si pelaku kerja lapangan dengan atasan.

Action accountability Action accountability merupakan tindakan yang reaktif. Action accountability terkait dengan membuat kesepakatan atau aturan dalam organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas segala sesuatu yang dilakukannya. Sifat dari action accountability ini adalah untuk mendeteksi / mengendalikan setelah tindakan tersebut dilakukan. Implementasi Action accountability dapat dilakukan dengan ketentuan :
1. Mendefinisikan sikap apa yang dapat diterima dan yang tidak dapat

diterima.
2. Mengkomunikasikan definisi yang telah ditetapkan kepada seluruh elemen

perusahaan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan dapat terjalin kesepakatan. 3. Mengamati dan menelusuri kegiatan apa yang dilakukan oleh karyawan.
4. Memberikan reward pada pekerjaan yang memiliki hasil baik dan

punishment terhadap pekerjaan yang memiliki hasil buruk.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

Tindakan karyawan yang dapat diterima atau tidak dapat diterima, yang berkaitan dengan bentuk pertanggungjawaban dari tiap karyawan, dapat dikomunikasikan secara :
a. Administratif, penyampaiannya tidak harus dalam bentuk tertulis, bisa

juga dilakukan secara oral dalam rapat atau secara pribadi, atau bisa juga dengan bertatap muka langsung. Contoh : Action control di salah satu Sekolah Tinggi Dalam peraturannya yang telah dikomunikasikan secara umum, mahasiswa yang melanggar sanksi administrasi akan dikenai sanksi. Dalam hal ini, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan telah dijelaskan. Pada salah satu kasus, observasi dilakukan secara umum melalui daftar hadir dan daftar nilai IPK tiap semester. Jika terdapat mahasiswa yang terkualifikasi melanggar peraturan maka kemungkinan akan terkena sanksi DO. b. Sosial, misalnya melalui rapat, diskusi secara langsung. Meskipun tindakan yang diinginkan oleh suatu perusahaan telah disampaikan dengan jelas, namun terkadang komunikasi tersebut tidak cukup jelas untuk membuat suatu pengendalian dapat berjalan secara efektif. Oleh karena itu tiap individu harus memahami tindakan apa yang perlu dilakukan dan tindakan apa yang tidak perlu dilakukan. Contoh : Di toko-toko barang pecah maupun toko barang elektronik belah sering kita mendapati suatu tulisan yaitu merusak berarti membeli. Dari tulisan inilah pihak pengelola toko melakukan action control bentuk pertanggungjawaban kepada pelanggan. Dengan adanya tulisan ini diharapkan para pelanggan yang datang ke toko akan lebih berhati-hati dalam melihatlihat karena apabila mereka merusak barang dagangan maka mereka wajib untuk membayarnya sesuai harga. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menelusuri tindakan yang dilakukan, yaitu :

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_
-

Contr

Secara langsung dan berkesinambungan, seperti yang dilakukan oleh Secara periodik, contohnya pada retail store yang bisa saja dengan

direct supervisor pada lini produksi.


-

mengembangkan adanya penggunaan mystery shopper, yang merupakan alat yang digunakan retail store dalam memperoleh informasi atas kritikan yang ditujukan kepada pelayanan yang diberikan oleh penjaga toko.
-

Menguji bukti dari tindakan yang telah diambil, seperti pengujian terhadap

laporan aktivitas.

Redundancy Perusahaan dalam prakteknya menggunakan orang atau mesin lebih banyak daripada yang diperlukan secara teoritis, yang bertujuan untuk mendukung tenaga kerja agar dapat melaksanakan tugas dengan lebih baik atau dengan tujuan untuk menyediakan cadangan karyawan atau mesin. Redundancy biasanya diberikan dalam hal pemberian fasilitas komputer, keamanan, dan kegiatan operasional yang penting. Redundancy jarang untuk dilakukan karena memakan biaya yang lebih besar dan menggunakan lebih dari satu orang untuk melaksanakan tugas yang sama dan biasanya dapat menyebabkan konflik atau frustasi. Contoh : Action Control di Rumah sakit Pada rumah sakit yang baik, tentunya harus ada dokter untuk spesialisasi tertentu yang jumlahnya lebih dari satu. Hal ini diperlukan untuk meminimalisasi terjadinya kemungkinan stok dokter yang habis (sedang menangani pasien lain atau sedang berhalangan). Jika kurang memungkinkan, bisa dilakukan perujukan ke rumah sakit lain.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

ACTION CONTROL & CONTROL PROBLEM TYPE OF ACTION CONTROL Behavioral constraint Preaction reviews Action LACK OF DIRECTION CONTROL PROBLEM MOTIVATIONAL PROBLEM X X X PERSONAL LIMITATIONS

X X

X X

accountability Redundancy X X Sumber : K.A Merchant, Modern Management Control Systems: Text and Cases ( Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 1998), p30 Table di atas menunjukkan hubungan antara jenis jenis dari pengendalian tindakan dengan permasalahan dalam suatu pengendalian yang harus dihadapi. Terdapat 3 permasalahan yang ada dalam suatu pengendalian, yaitu :
Kurangya pengarahan atas suatu perilaku ( Lack of Direction )

menunjukkan

bahwa dalam mengerjakan

tugas

yang

diberikan

diperlukan adanya pengarahan agar tugas yang diberikan dapat dikerjakan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Harus terjalin komunikasi antara atasan dengan bawahan. Hal ini dapat diatasi dengan penerapan pre-action review dan action accountability.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

Masalah motivasi / dorongan dari dalam diri ( Motivational Problems)

Motivasi dalam diri seseorang sangat diperlukan dalam mengerjakan suatu tugas yang diberikan. Dengan adanya motivasi dalam diri tiap karyawan, maka pekerjaan yang dihasilkan juga akan memiliki hasil yang lebih bagus. merujuk pada permasalahan kemauan pada diri sesorang. Dalam prakteknya banyak karyawan yang tidak memiliki motivasi pada dirinya dalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini dapat diatasi dengan penerapan behavioral constraint, pre-action review, action accountability, serta redundancy.

Keterbatasan pada diri seseorang ( Personal Limitations ) keterbatasan yang dimiliki oleh seseorang dapat menjadi hambatan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu pengendalian yang mampu untuk membuka wawasan seseorang agar orang tersebut menunjukkan dan mengembangkan kemampuan yang ada dalam dirinya. merujuk pada kemampuan, pengalaman serta keterampilan seseorang. Hal ini dapat diatasi dengan adanay penerapan pre-action review, action accountability, serta redundancy.

Behavioral

constrains efektif untuk menghilangkan permasalahan

motivasi. Dengan adanya pengendalian ini, karyawan dapat dicegah dari segala motivasi untuk membuat sesuatu hal yang tidak diinginkan atau merugikan. Pre-action reviews dapat mengatasi ketiga masalah pengendalian. Seringnya komunikasi yang terkendali dari atasan ke bawahan dapat mengurangi jarak antara bawahan dengan atasan sehingga pre-action reviews ini dapat meningkatkan motivasi dan mengurangi efek merugikan yang timbul akibat adanya keterbatasan individu.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_

Contr

Action accountability juga dapat mencegah terjadinya kesalahan atau hal yang dapat menyebabkan kerugian. Pemberian tanggung jawab pada kebebasan bertindak dapat mengurangi keterbatasan individu dalam hal kemampuan atau pengalaman. Redundancy relative terbatas dalam penerapannya, namun sangat efektif dalam mensukseskan berbagai macam pekerjaan jika karyawan tidak memiliki motivasi untuk menyelesaikannya.

PREVENTION VERSUS DETECTION Klasifikasi action control berdasarkan waktunya dibagi menjadi dua yaitu, prevention dan detection. Pengendalian yang dilakukan sebelum kejadian disebut sebagai tindakan prevention. Namun, jika pengendalian tersebut dilakukan setelah kejadiannya telah berlangsung maka tindakan tersebut disebut sebagai tindakan detection. Prevention merupakan suatu bentuk control yang paling kuat karena tidak ada biaya yang dikorbankan dari terjadinya tindakan yang tidak diinginkan. Apabila deteksi dibuat secara terjadwal dan ada koreksi terhadap efek dari kejadian yang tidak diharapkan, maka detection juga merupakan tindakan yang tidak kalah efektifnya dibanding dengan prevention. Pada umumnya semua control diarahkan untuk tindakan preventif, terkecuali action accountability. Karena adanya ketidakyakinan dari pengawas kalau tindakan yang telah dilakukannya sudah tepat. Dan untuk mengetahuinya perlu menunggu hasil dari tindakan itu dulu baru bisa dinilai. TYPE OF ACTION CONTROL Behavioral constraint CONTROL PURPOSE PREVENTION DETECTION Locks on valuable assets Separation of duties
10

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

_A c t i o n o l_
Preaction reviews Action accountability Expenditure of approvals -

Contr

Budget reviews Pre-specified policies linked Compliance-oriented to expectations of reward and internal audits punishments Cash reconciliations Peer reviews Assigning multiple people to an important task

Redundancy

Tabel di atas menunjukkan bahwa tipe dari pengendalian tindakan memiliki kegunaan yang berbeda terutama dalam upaya pencegahan (prevention) dan pemeriksaan (detection).
a) Behavioral constraint akan berguna secara efektif

dalam upaya

pencegahan (prevention) yang dapat ditunjukkan dari manfaat adanya jenis pengendalian ini dalam penguncian asset asset yang bernilai dan juga pada pemisahan tugas yang tentunya harus memiliki fungsi sendiri sendiri.
b) Pre-action Reviews akan berguna juga dalam upaya pencegahan

(prevention) yang ditunjukkan dengan adanya kegunaan dalam peninjauan ulang anggaran yang telah dirumuskan serta dalam hal persetujuan pengeluaran perusahaan.
c) Action Accountability, jenis pengendalian ini berguna baik dalam upaya

pencegahan maupun pemeriksaan pengendalian. Hal ini dapat ditunjukkan dengan adanya pengaturan kebijakan yang berhubungan dengan diterapkannya reward and punishment.
d) Redundancy, jenis pengendalian ini akan cocok jika digunakan dalam

upaya pencegahan, yang ditunjukkan dengan adanya penugasan kepada berbagai macam orang untuk suatu tugas yang penting.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

11

_A c t i o n o l_

Contr

CONDITIONS DETERMINING THE EFFECTIVENESS OF ACTION CONTROL Seperti telah kita ketahui bahwa dalam penerapannya, pengendalian tindakan ini tidak akan efektif pada situasi tertentu. Pengendalian tindakan ini hanya akan efektif dengan kondisi :
i.

Manajer mengetahui kegiatan apa yang harus dilakukan / dihindari oleh karyawan. Dalam mengetahui kegiatan apa yang harusnya dilakukan / dihindari oleh karyawan, manajer harus memiliki pengetahuan yang dapat ditemui melalui 2 cara.

menganalisa tindakan / hasil dalam suatu situasi yang khusus yang kiranya dapat memberikan hasil terbaik sesuai dengan apa yang diinginkan.

manajer dapat mempelajari kegiatan mana yang diharapkan untuk dilakukan dapat dikomunikasikan dengan baik ke pihak lain. Ini ditujukan agar kegiatan tersebut cocok dengan harapan yang telah ditetapkan di awal.

ii.

Manajer yakin jika kegiatan yang ingin dilakukan benar benar terjadi dan sebaliknya kegiatan yang ingin dihindari benar benar tidak akan terjadi. Dalam hal ini manajer yang bersangkutan harus memiliki strategi untuk dapat mengarahkan karyawan untuk melakukan tindakan apa yang harus dikerjakan oleh para karyawan dan seminimal mungkin menghindari tindakan yang tidak diharapkan dalam suatu proses kerja.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

12

_A c t i o n o l_

Contr

Manajer harus mampu memastikan bahwa tindakan yang terjadi telah sesuai dengan yang dikehendaki atau tidak. Untuk itu perlu adanya action tracking. Agar action tracking dapat dijalankan dengan baik maka harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu :
-

Precision ketelitian dalam menunjukkan sejumlah kesalahan yang dapat digunakan sebagai indikator untuk mengetahui tindakan apa yang layak dan yang tidak layak. Oleh karena itu dibutuhkan adanya ketelitian dalam pelaksanaan suatu pengendalian. Objectivity terbebasnya penilaian pihak manajemen secara bias. Timeliness mengarah pada ketepatan waktu. Ketepatan waktu pada tindakan yang sedang terjadi sangat penting mengingat jika sampai terjadi adanya ketidaktepatan waktu diperlukan campur tangan sebelum terjadi kerugian. Understandabillity individu yang diberikan tanggungjawab atas pekerjaannnya mampu mengerti dan memahami dengan baik apa yang harus dilakukan untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

13

_A c t i o n o l_

Contr

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN ACTION CONTROL KELEBIHAN

KEKURANGAN memerlukan suatu pengamatan langsung, sehingga dari aspek biaya cenderung lebih mahal, dan bergantung pada metode serta teknologi yang digunakan. hanya tepat digunakan pada pekerjaan yang sifat rutinitasnya tinggi. cenderung tidak melakukan kreativitas dan inovasi. adanya kemungkinan perilaku negatif, yaitu orang bekerja bukan untuk yang terbaik buat organisasi, tetapi yang penting baik dimata pihak-pihak yang melakukan pengendalian.

terletak pada aspek preventif; jika terdapat kesalahan langsung ada aksi untuk memperbaiki.

koreksi dapat dilakukan secepat mungkin. lebih mudah bagi para pelaksana untuk memahami mana yang benar dan mana yang tidak benar. (organizational memory) Organizational memory adalah kumpulan pengetahuan didalam suatu organisasi tentang bagaimana untuk melakukan sesuatu dengan cara yang terbaik. Organizational memory bisa terdokumentasi secara tertulis maupun tidak terdokumentasi secara tertulis namun dipahami oleh orang-orang di dalam organisasi.

adanya komunikasi dua arah antara pihak yang mengendalikan dengan pihak yang dikendalikan sehingga ada improvement yang terbangun. adanya tindakan yang dianggap salah, tetapi ternyata setelah
WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

14

_A c t i o n o l_
terjadinya komunikasi dinyatakan sebagai langkah inovatif.

Contr

CONTOH KASUS Menurut kami salah satu contoh action control ada di Unit Perpustakaan milik Universitas Surabaya (UBAYA). UBAYA adalah Universitas yang cukup terkenal di Surabaya. UBAYA telah menerapkan action control bagi siapa yang akan berkunjung ke perpustakaan itu. Penerapan action control di UBAYA dimulai dari pada saat mahasiswa akan berkunjung sampai mahasiswa akan keluar dari perpustakaan tersebut. Jika mahasiswa yang ingin berkunjung ke perpustakaan, harus membawa dan menunjukkan kartu identitas sebagai tanda bahwa mahasiswa tersebut adalah anggota dari UBAYA. Kemudian, sebelum memasuki ruang baca atau peminjaman buku, seluruh mahasiswa yang akan masuk ruangan tersebut harus meletakkan tas pada loker yang telah disediakan setelah menukarkan kartu identitas dengan kunci loker. Apabila mahasiswa lupa untuk menaruh tas kemudian langsung masuk ke ruang peminjaman buku atau ruang baca, mahasiswa akan langsung ditegur oleh bapak atau ibu petugas perpustakaan. Setelah mahasiswa memilih buku, pada saat akan meminjam buku mahasiswa juga harus mengikuti prosedur peminjaman buku. Pada saat akan keluar dari perpustakaan, mahasiswa harus melewati pintu detector. Pintu detektor ini akan bereaksi yaitu dengan mengeluarkan bunyi sinyal apabila mahasiswa yang melewati pintu ini membawa keluar buku sebelum melewati proses peminjaman buku dengan benar.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

15

_A c t i o n o l_

Contr

Bila mahasiswa menghilangkan buku yang dipinjam maka mereka wajib untuk mengganti dengan membayar dua kali lipat dari harga asli buku / minimal mengganti dengan jenis buku yang sama.

PEMBAHASAN KASUS Menurut kelompok kami action control yang telah diterapkan UBAYA sudah cukup baik, karena kecurangan kecurangan yang dapat terjadi sudah dapat diminimalkan. Adanya peratura peraturan yang jelas membuat action control menjad lebih efektif. 1. Behavioral Constraints a. Physical Constraints Pengendalian fisik yang dilakukan oleh UBAYA adalah dengan mewajibkan setiap orang yang ingin masuk ke dalam perpustakaan untuk membawa dan menunjukkan kartu identitas sebagai tanda bahwa mahasiswa dan menukarkan kartu tersebut dengan kunci loker untuk meletakkan tas pada loker yang tersedia. Penggunaan pintu detector yang ada di perpustakaan untuk menghindari mahasiswa membawa keluar buku tanpa izin. b. Administrative Constraints Adanya pemisahan fungsi karyawan antara petugas yang menjaga penukaran kartu identitas dengan kunci loker, petugas peminjaman buku dengan petugas yang mengawasi ruang penyimpanan buku. 2. Preaction Review Formal

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

16

_A c t i o n o l_

Contr

Perpustakaan UBAYA melakukan preaction review dalam bentuk formal dengan mencantumkan peraturan peraturan yang berlaku di depan pintu perpustakaan. Informal Perpustakaan UBAYA melakukan preaction review dalam bentuk informal dengan memperkenalkan perpustakaan pada mahasiswa baru dengan kegiatan rally perpus.

3. Action Accountability a. Administrative Action Accountability - administrative pada perpustakaan UBAYA dapat dilihat dari peraturan perpustakaannya yang memberlakukan sistem sanksi jika mahasiswa telat mengembalikan buku dan memberlakukan denda jika mahasiswa menghilangkan buku yang dipinjam. b. Social Action Accountability - social pada perpustakaan UBAYA dapat dilihat dari adanya himbauan Harap Tenang di berbagai sudut ruang baca perpustakaan UBAYA. 4. Redundancy Penerapan Redundancy pada perpustakaan UBAYA dapat dilihat dari petugas yang menjaga penukaran kartu identitas dengan kunci loker biasanya dijaga lebih dari satu orang. Hal ini dikarenakan jika salah satu petugas berhalangan ataupun tidak dapat berada ditempat untuk bertugas maka dapat langsung digantikan oleh petugas yang lain.

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

17

_A c t i o n o l_

Contr

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Action control akan memberikan banyak keuntungan bagi

perpustakaan Ubaya. Ubaya sudah menerapkan action control dan memperoleh hasil yang cukup baik. Dengan adanya punishment membuat mahasiswa menjadi lebih tertib dalam proses peminjaman dan pengembalian buku dengan tepat waktu. Selain itu sistem pengendalian dalam perpustakan sendiri juga sudah cukup baik, dengan adanya alat detektor, dan barcode. Selain itu sistem yang dirancang perpustakaan cukup memudahkan mahasiswa dalam proses pencarian buku, pemnjaman dan pengembalian dengan adanya komputer.
Namun

juga

terdapat

beberapa

kelemahan,

yaitu

tidak

adanya

penginformasian tentang keterlambatan pengembalian buku pada mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini jelas sangat merugikan bagi kedua belah pihak. Jika dilihat dari ketiga masalah pengendalian ubaya termasuk dalam Masalah motivasi / dorongan dari dalam diri ( Motivational Problems). Hal ini terlihat dengan tidak adanya tindakan lebih lanjut apabila mahasiswa tidak mengembalikan buku selama proses perkuliahan berjalan. Rekomendasi :

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

18

_A c t i o n o l_
Sebaiknya Ubaya membuat peraturan baru mengenai

Contr
penginformasian

keterlambatan pengembalian buku kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan cara memberikan informasi kepada tiap fakultas yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA Merchant, K.A., and W.A. Van der Stede 2003. Management Control systems: Performance Measurement, Evaluation and Incentives. PrenticeHall: London, UK
http://apmcs.blogspot.com/2010/10/tugas-1-akt-2010-contoh-action-

control.html

WEEK ASSIGNMENT MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

19