Anda di halaman 1dari 13

BAB III IDENTIFIKASI MASALAH

3.1

Metode Pengumpulan Data Penulis melakukan dua metode dalam mengumpulkan data yaitu metode

pengumpulan data lapangan dan metode kajian pustaka untuk menemukan masalah yang terjadi di PT Swadaya Harapan Nusantara. Metode pengumpulan data lapangan dengan cara observasi, wawancara langsung dengan para pekerja, dan melaksanakan suatu proses yang terlibat langsung dengan kegiatan tersebut.

3.1.1

Metode Pengumpulan Data Lapangan (Field Research) Metode pengumpulan data lapangan adalah metode pengumpulan data

secara langsung ke obyek yang diteliti (Suraja, Yohannes 2006:27). Untuk memperoleh data lapangan, penulis melakukan berbagai macam metode, antara lain: a. Observasi Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya dan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan (Reinke A, William 1994:45). Selama prakerin penulis mendapatkan informasi dengan

24

Surat Perjanjian Penyewaan unit forklift. Penulis mengamati perilaku pekerja dan salesman yang disiplin. dan Master Data Unit Rental (jangka waktu kontrak pelanggan atas penyewaan unit forklift). administrasi. dan tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan. pembuatan Faktur. yaitu Bpk. yang meliputi pengarsipan dokumen. b. dan manajemen. Penulis mendapatkan informasi dengan melakukan wawancara terhadap seorang yang terlibat langsung dalam suatu proses kegiatan kerja di bidang Administrasi. Create Purchase Order (laporan mengenai unit yang akan disewa pelanggan). seperti kegiatan kesekretarisan. seperti: 24 .melakukan observasi atau pengamatan langsung terhadap suatu proses kegiatan kerja di PT Swadaya Harapan Nusantara (SHN). administrasi. Pertanyaan yang diajukan meliputi proses kegiatan dan sistem yang berhubungan dengan kesekretarisan. Wawancara Wawancara adalah tanya-jawab dengan seseorang untuk mendapatkan keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal atau masalah. penanganan surat masuk dan surat keluar. Penulis juga mengamati proses kegiatan yang berlangsung pada Rental Department. Berita Acara Serah Terima. dan manajemen. Ahmad Fadli. sehingga target yang diinginkan perusahaan dapat tercapai dengan baik. penuh semangat.

mengefax surat. Masalah apa yang sering menghambat aktivitas bekerja di perusahaan? 2. yaitu penanganan arsip yang terjadi sejak 2006 karena kurangnya keterampilan dan pengetahuan pekerja mengenai kearsipan. maupun penanganan arsip yang hanya dilakukan oleh satu orang saja dan banyaknya deadline dalam pekerjaan. Sejak kapan masalah tersebut terjadi? 3. Mengapa masalah tersebut dapat terjadi? 4. penulis dapat menemukan masalah yang terjadi di perusahaan untuk dibahas lebih lanjut. c. menginput data invoice. Melakukan suatu proses Melakukan suatu proses adalah pengumpulan data dengan mempelajari dan melakukan suatu proses secara langsung (Buku Panduan Prakerin 2010:14). Siapa saja yang bertanggung jawab terhadap penanganan masalah tersebut? Hasil jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas. seperti melakukan tugas-tugas kesekretarisan dan administrasi: Membuat surat penawaran atas penyewaan unit forklift. Bagaimana cara mengatasi masalah yang terjadi di perusahaan? 6.1. Dimana masalah tersebut terjadi? 5. menangani telepon masuk dan 25 . Penulis mendapatkan informasi dengan mempelajari dan melakukan berbagai proses kegiatan secara langsung.

Akibatnya.1. mengetik BAST (Berita Acara Serah Terima). diantaranya adalah: 3. BAST. mengarsip Purchase Order. belum sepenuhnya melaksanakan penataan kearsiapan dan pola kearsipan dengan baik. mendapatkan kesulitan dalam melakukan pengelolaan terhadap sistem kearsipan (manajemen sistem kearsipan). 3.2 Daftar Masalah Setelah mengumpulkan data dengan menggunakan cara observasi. 3.1 Pengelolaan Arsip Setiap bagian di Rental Department PT Swadaya Harapan Nusantara dalam pelaksanaan filling atau menyimpan surat-surat masuk dan keluar. Create Purchase Order. dan melaksanakan suatu proses.2. dan dokumen lainnya kedalam filling cabinet. wawancara. 26 . Hal tersebut disebabkan karena staff dalam bidang Administrasi memiliki banyak deadline (batas waktu) dalam menyelesaikan pekerjaan dan kurang terampil dalam menangani masalah kearsipan.menelepon pelanggan untuk menanyakan pembayaran atas penyewaan unit forklift. penulis menemukan beberapa masalah.2 Metode Kajian Pustaka Penulis membandingkan seluruh proses kegiatan dalam Rental Department dengan beberapa buku yang berhubungan langsung dengan permasalahan yang akan dibahas.

3. sehingga bilamana Asisten Manajer sedang berada di tempatnya atau menyelesaikan pekerjaannya dan Staf Administrasi ingin menyimpan dokumen serta mencari dokumen yang dibutuhkan untuk disediakan dengan cepat.2 Tata Ruangan Peletakkan atau penempatan filling cabinet dirasakan kurang sesuai dengan tata ruangan yang ada di perusahaan. penyimpanan dokumen menjadi tertunda dan penemuan dokumen yang dibutuhkan tidak dapat disediakan dengan cepat. sehingga bilamana suatu dokumen dibutuhkan.2.3 Tenaga Kerja Banyaknya deadline (batas waktu) dalam menyelesaikan pekerjaan. Akibatnya. tepatnya di belakang tempat duduk Asisten Manajer Rental Department. misalnya ada seorang karyawan yang meletakkan dokumen ke dalam filling cabinet secara sembrono. Filling cabinet terletak dalam ruangan Manajer dan Asisten Manajer. tidak sesuai sistem yang telah ditata oleh staf Administrasi. maupun beban kerja yang ada di PT Swadaya Harapan Nusantara. seringkali dirasakan sulit dalam penyelesainnya oleh Staf dalam bidang Administrasi. Setiap 27 . 3. Staf Administrasi merasa takut menganggu Asisten Manajer tersebut.maupun penataan arsip yang telah disusun dengan baik oleh staf Administarasi berdasarkan sistem abjad. tidak diterapkan secara efektif dan efisien oleh beberapa pekerja.2. sulit untuk ditemukan dan disediakan dengan cepat.

pengecekan asuransi yang harus dibayar perusahaan atas jaminan dari semua unit forklift yang ada. membuat grafik progress dari hasil unit yang telah disewakan (pengecekan apakah unit yang disewakan sesuai target atau belum).3 Penetapan Prioritas Masalah Setelah mengidentifikasi beberapa masalah yang ditemukan. Selanjutnya setiap kriteria diberikan skor dengan skala penilaian 1-5. sehingga seringkali Staf Administrasi harus menambah jam kerja lemburnya hingga 4 kali dalam seminggu sampai jam 19. Total berbobot 100%. ketepatan. 3.3.00-16. 3.00 WIB. Kriteria tersebut terdiri dari kepentingan.00 WIB dan juga hari sabtu dari jam 08.harinya staf Administrasi harus menangani data perusahaan dan data pelanggan dari semua salesman rental. dan keperluan. penulis menentukan yang menjadi prioritas dengan menggunakan matriks penetapan prioritas masalah. Setiap kriteria diberikan bobot yang menunjukkan tingkat kepentingan relatif. 28 . kontrak perjanjian dengan pelanggan untuk persewaan unit forklift. seperti pengecekan pembayaran dari pelanggan atas unit forklift yang telah disewakan. pajak pelanggan dari unit forklift yang disewa.1 Identifikasi Masalah yang Paling Mungkin Penulis menentukan kriteria dari setiap masalah dengan menggunakan matriks penetapan prioritas masalah. membuat dan mendistribusikan rental invoice dan purchase order. Semua pekerjaan tersebut hanya dilakukan oleh seorang Staf Administrasi.

Tenaga Kerja 3.4 Sumber: Hasil Olahan Penulis Keterangan skor/penilaian kriteria penetapan prioritas masalah: kepentingan: 5 = sangat penting 4 = penting 3 = cukup penting 2 = kurang penting 1 = tidak penting ketepatan: 5 = sangat tepat 4 = tepat 3 = cukup tepat 2 = kurang tepat 1 = tidak tepat keperluan: 5 = sangat perlu 4 = perlu 3 = cukup perlu 2 = kurang perlu 1 = tidak perlu 29 . Tata Ruang KRITERIA KEPENTINGAN (40%) 5 x 0.25 = 0.6 4 x 0.4 = 2.4 4 x 0.3.35 = 1.35 = 1.6 KETEPATAN (35%) 4 x 0.0 4 x 0.4 4.25 = 1.4 = 1.75 JUMLAH 4.0 4 x 0.3.35 = 1.25 = 1.0 3 x 0.05 KEPERLUAN (25%) 4x 0.0 3.4 = 1. Pengelolaan Arsip 2.2 Menetapkan Masalah yang Paling Mungkin Masalah yang paling mungkin akan diangkat dalam laporan prakerin adalah berdasarkan jumlah nilai kriteria yang paling besar dan dapat dilihat pada matriks berikut: Matriks 4 Penetapan Prioritas Masalah DAFTAR MASALAH 1.4 3 x 0.

Dalam hal kepentingan. Pada kolom keperluan. Ketepatan adalah ketelitian. misalnya Purchase Order. 3.Pengertian: Kepentingan adalah keperluan. dan Surat Tagihan. alat ukur dapat dijamin (KBBI. artinya sangat penting karena pengelolaan arsip di setiap bagian mempunyai file-file berkelanjutan yang menyangkut data pelanggan untuk ditindaklanjuti. penulis memberikan bobot sebesar 40%. dan waktu untuk menyelesaikannya. Pada kolom kepentingan. 30 . kejituan. Pengelolaan Arsip Masalah pertama adalah pengelolaan arsip. pengelolaan arsip diberi skor lima. tepat. mengingat masalah tersebut hanya perlu dilanjuti proses pelaksanaannya. 2002:758). kebutuhan. karena masalah-masalah yang ada harus diselesaikan secara teliti. dan benar agar tidak banyak menghabiskan pikiran. 2002:851).3. mendahulukan interes (Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa. keperluan memiliki skor yang tidak terlalu besar. Faktur Pajak. kemestian (Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Edisi Kedua. penulis memberikan bobot sebesar 35%. karena berdasarkan masalah yang ditemukan. karena kepentingan lebih diprioritaskan dan diutamakan dalam menyelesaikan masalah untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keperluan adalah keharusan. Pada kolom ketepatan. penulis juga memberikan bobot sebesar 25%.3 Interpretasi Pembobotan a. tenaga. 2002:1178).

artinya perlu. Kriteria keperluan diberikan skor empat. artinya perlu tenaga yang profesional untuk mendukung semua aktivitas yang berlangsung di PT Swadaya Harapan Nusantara. para pekerja dapat memberikan hasil yang maksimal. artinya tepat karena untuk menindaklanjuti penambahan tenaga kerja agar tugas-tugas yang dirasakan kurang. Dalam hal keperluan diberikan skor empat. Dalam hal ketepatan diberi skor empat. karena manajemen sistem kearsipan di PT Swadaya Harapan Nusantara perlu untuk diadakan pelaksanaannya agar dapat diterapkan dalam setiap bagian.Dalam hal ketepatan. sehingga semua aktivitas dapat berjalan sesuai harapan. artinya pengelolaan arsip tepat untuk ditindaklanjuti dan dimulai pelaksanaannya oleh pekerja. b. pengelolaan arsip diberikan skor empat. artinya kurangnya tenaga kerja dirasakan penting dalam meningkatkan tujuan bagi perusahaan. Dalam hal kepentingan diberi skor empat. Tenaga Kerja Kurangnya tenaga kerja dirasakan perlu untuk mencapai tujuan yang baik bagi perusahaan. 31 .

Selain itu.4 Penjabaran Masalah 32 .c. artinya penting karena mendukung kelancaran aktivitas pekerjaan kantor. Semakin rapi dalam penataan ruangannya. Dalam hal keperluan diberikan skor tiga. Tata Ruang Tata ruang kerja yang dirasakan kurang sesuai dengan tempat penyimpanan file-file surat. para pekerja pun juga dapat meningkatkan produktivitasnya dalam bekerja. artinya cukup tepat karena tata ruang kantor dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan dengan tempat penyimpanan dan dapat langsung menemukan file yang dicari dalam waktu yang cepat. rasa kepuasaan pekerja dan tamu sangat ditentukan oleh penataan ruang kantor yang ada. 3. Dalam hal ketepatan diberikan skor tiga. maka akan memberikan rasa yang aman dan nyaman kepada pekerja. Dalam hal ini kepentingan diberikan skor empat. artinya tata letak ruang kantor cukup perlu untuk memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

33 . sehingga sulit untuk melakukan sistem pengarsipan. Masalah ini terjadi sejak tahun 2006 dan sampai sekarang. Hal tersebut disebabkan karena pekerja belum sepenuhnya menjalankan manajemen kearsipan. maupun karena banyaknya deadline pada pekerjaan dan kurangnya pengetahuan serta keterampilan para pekerja dalam menangani pengarsipan. Masalah ini terjadi di Rental Department PT Swadaya Harapan Nusantara yang banyak menerima dan mengelola surat-surat masuk dan keluar. maupun banyak deadline pekerjaan yang harus diselesaikan. sehingga bilamana suatu dokumen dibutuhkan. maka dapat dilihat bahwa masalah yang akan diangkat penulis adalah pengelolaan arsip. Pihak yang terlibat kinerjanya dengan masalah manajemen sistem kearsipan adalah pekerja administrasi yang secara langsung menangani pengarsipan. Staf Administrasi sulit untuk menemukan dan menyediakan dokumen tersebut dengan cepat dan tepat. Hal tersebut terjadi dikarenakan kurangnya pengetahuan dan keterampilan dalam menangani masalah kearsipan.Setelah membuat matriks penetapan prioritas masalah dan penjabarannya. yang berkaitan dengan data pelanggan. Penulis menemukan masalah yang terjadi di PT Swadaya Harapan Nusantara adalah kesulitan untuk mengendalikan pengelolaan sistem kearsipan (manajemen sistem kearsipan).

Masalah dalam manajemen sistem kearsipan di PT Swadaya Harapan Nusantara hingga sampai dengan saat ini belum pernah diatasi dan ditindaklanjuti oleh pimpinan dan pekerja. 34 .

35 .