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UNIDAD VI: EXPEDICIN DE MERCANCIAS

Cuando ya se ha llegado a un acuerdo entre comprador y vendedor y se ha firmado el contrato o realizado el pedido, el proveedor debe enviar la mercanca utilizando el medio de transporte ms adecuado o el que se haya pactado. Junto con la mercanca se enva un documento denominado nota de entrega. No es obligatorio pero se usa en la mayora de los envos.
LA EXPEDICION DE MERCANCIAS La expedicin de mercancas permite:
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Crear documentos de entrega. Crear ordenes de transporte (PICKING) Embalaje (si es necesario) Salida de mercancas. Iniciar las actividades de expedicin del pedido del cliente. Gestionar todas las actividades del proceso de entrega.
FACTURACION

La Facturacin permite:
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Crear facturas para entregas y servicios Crear abonos y cargos basados en las solicitudes Cancelar operaciones comerciales. Transferir datos de facturacin a la gestin financiera. Comprende la copia de la informacin del pedido de cliente y entrega. Preparar y emitir facturas Sirve de fuente para la gestin financiera ayudando a la supervisin de los pagos del cliente.
PAGOS

Los pagos:
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Comprende la contabilizacin de pagos contra facturas y las diferencias si es el caso. Al contabilizar el pago a un cliente, el libro mayor se actualiza automticamente. La gestin eficaz de pedidos vincula la actividad de las exigencias del cliente en un conjunto de procesos plenamente integrados. El proceso comercial empieza por la preventa y termina por el pago del cliente por los productos recibidos o servicios prestados. El modulo comercial representa representa cada unos de estos procesos plenamente integrados enlazando con los documentos anteriores y siguientes.

TRANSPORTE DE MERCANCAS

El medio de transporte influye, adems de en la rapidez de la puesta a disposicin de los productos a los consumidores, en el precio de que stos van alcanzar en el mercado. Las opciones para el transporte de mercancas son:
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Utilizar los vehculos del vendedor o del comprador. Contratar a un transportista o agencia de transporte. Utilizar agencias de mensajera y paquetera, cuando los envos son urgentes y poco voluminosos.

En una operacin de transporte intervienen las tr es personas siguientes:


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Remitente o expedidor : la persona que contrata y entrega la mercanca. Si el envo es a portes pagados, tambin efecta el pago del transporte. Transportista . La persona que realiza el envo, conservando la mercanca, en el plazo convenido. Si se sobrepasa el plazo, el consignatario podr reclamar daos y perjuicios o dejar la mercanca para el transportista y reclamar su valor. Destinatario o consignatario : la persona que ha de recibir la mercanca. Si el envo es a portes debidos, deber pagar el precio del transporte en las veinticuatro horas siguientes a la entrega. Los documentos usados son distintos segn el tipo de transporte: Documento utilizado (para mercancas)

Clase de transporte

Carretera Ferrocarril Martimo areo

Carta de porte por carretera. Carta de porte por ferrocarril. Conocimiento de embarque o conocimiento martimo Carta de porte areo o conocimiento areo

NOTA DE ENTREGA

Se trata del documento por el que se acreditan los siguientes hechos:


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Salida de las mercancas del almacn comprador. Transporte y llegada de las mercancas al comprador.

Los datos de la nota de entrega:


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Identificacin del comprador y del vendedor: nombre o razn social, domicilio completo.

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Nmero, referencia o identificacin del pedido. Lugar y fecha de emisin. Lugar de entrega de la mercanca. Medio de transporte usado y su pago. Descripcin de la mercanca. Unidades de mercanca que se envan.

Las notas de entrega pueden ser:


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Valoradas. En l figuran los precios unitarios y el total de la operacin. Si tienen los requisitos de las facturas, equivalen a stas. Se puede agrupar un conjunto de albaranes valorados en una factura de repaso. Sin valorar. Este tipo de albarn slo refleja la descripcin y la cantidad de la mercanca, pero no los precios.

De cada nota de entrega se suelen hacer tres copias: 1. Para el vendedor. Sirve para justificar la salida de las mercancas del almacn. 2. Copia para ser firmada por el comprador. El comprador comprueba: a. Que los datos de la nota coinciden con los del pedido realizado. b. Que la mercanca est en las condiciones indicadas y coincide con la del albarn y pedido. c. Que la mercanca ha llegado en l a fecha de recepcin prevista. Si los datos son correctos, firma y sella la nota, para que el vendedor pueda realizar la factura. 3. Copia para el comprador. Con esta se justifica que ha recibido la mercanca y servir para contrastar los datos cuando llegue la factura. Si existieran problemas en la recepcin de la mercanca (calidades, cantidades, fecha) el comprador podr rechazar la mercanca. Si, an as, se acepta la mercanca, se dejar constancia en la nota o se notificar al departamento de compras para que realicen las oportunas reclamaciones
CONTROL DE INCIDENCIAS Y RECLAMACIONES

Es conveniente mantener algn tipo de registros para revisar que los pedidos realizados han sido recibidos en calidad, cantidad y tiempo indicados. Adems, se pueden dar determinadas situaciones que den lugar a reclamaciones, quejas o devoluciones:
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Retraso. Envo de mercancas de diferente calidad a las solicitadas. Mercancas diferentes a las solicitadas. Mercancas en mal estado. Errores en los albaranes o facturas.

Discrepancias en las condiciones pactadas.

Estas incidencias pueden producir los tipos de cartas comerciales que se indican a continuacin. Cartas de reclamacin. El comprador reclama por algn incumplimiento de lo establecido en el contrato o pedido. El cliente deber aportar las pruebas necesarias y solicitar se cumpla lo convenido. Cartas de devolucin. Cuando el comprador comprueba que las mercancas recibidas no sirven para ser puestas a la venta por haber llegado en mal estado, ser de diferente calidad, haber llegado fuera de plazo, etc. En estas cartas se debe detallar claramente los motivos y poner la mercanca a disposicin del vendedor.
CONTROL DE RECEPCIN DE PEDIDOS EMITIDOS NMERO PROVEEDOR MERCANCA FECHA DE FECHA DE OBSERVACIONES ENTREGA RECEPCIN PREVISTA 16/09 18/09 01/10 22/09 19/09 07/10 Reclamar retraso por Retraso por carecer de existencias

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ALFA BETA GAMMA

ARTCULO A ARTCULO B ARTCULO C

ORGANIZAR LA RECEPCIN Y EXPEDICIN DE MERCANCAS

1. Supervisar el producto recepcionado, comprobando que se ajusta a las condiciones contratadas del pedido. Se detectan posibles defectos en la cantidad, fecha de caducidad, daos y prdidas. Se gestiona con el departamento tcnico, si procede, la compr obacin de las caracter sticas tcnicas del producto. Se gestionan las discrepancias que pudiera haber entre el albarn que acompaa las entradas de productos con la factura correspondiente en relacin a los precios, unidades, descuentos, impuestos y las operaciones aritmticas.

2. Gestionar la expedicin de la mercanca, utilizando el embalaje y medio de transporte establecido. Se comprueba que la mercanca existente en el almacn cubre las necesidades del pedido, en cuanto a calidad y cantidad d el mismo. Se verifica que el acondicionamiento de la mercanca se adecua a las condiciones establecidas. En la preparacin del pedido se dan las instrucciones necesarias para que: El acondicionamiento se realice con el embalaje establecido. El pedido est disponible para su expedicin en la fecha pactada. El lugar de colocacin de las etiquetas en el embalaje sea el adecuado y la informacin que debe registrarse en las mismas identifique fcilmente la mercanca (remitente, destinatario, caractersticas esenciales como peligrosidad, fragilidad y otras). Se verifica que la mercanca expedida va acompaada de la documentacin necesaria y que los datos son los correctos. Se dan instrucciones para la operacin de carga en el medio de transporte determinando: Mercanca que hay que trasladar y nmero de unidades Ubicacin en el almacn. Sistemas de manipulacin, de acuerdo con las caractersticas del producto, asegurando la proteccin fsica. Colocacin en el medio de transporte de acuerdo con el producto, espacios y orden de entrega en destino. 3. Controlar que el funcionamiento de los procesos de recepcin y expedicin cumplen con los procedimientos establecidos y la normativa de prevencin de riesgos laborales. Se supervisa la actuacin del equipo humano del almacn en cada operacin de recepcin, almacenaje y expedicin de productos, verificando la optimizacin de tiempos y la aplicacin de los procedimientos establecidos segn las caractersticas de las mercancas y la normativa de prevencin de riesgos laborales. Se transmite cualquier anomala detectada, proponiendo, si es necesario, medidas correctoras. 4. Aplicar los criterios de prevencin que marca la evaluacin de riesgos del puesto de trabajo, teniendo en cuenta las directrices de gestin de la prevencin de la empresa as como las directrices en materia de proteccin del medioambiente.

La disposicin de los elementos del puesto de trabajo (iluminacin, mobiliario...) cumple las recomendaciones y la normativa de prevencin de riesgos laborales. Se aplican buenas prcticas de autoproteccin y adecuacin a medidas ergonmicas. 4. Control de incidencias: Se comunican las incidencias que se detecten a la persona responsable. Se aplican criterios de prevencin de riesg os y se cumplen las normas de proteccin del medio ambiente en la utilizacin de los recursos y en la gestin de los residuos.