MEMBUAT MAIL MERGE

Mail Merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang sangat berguna buat Anda yang sering membuat surat-surat masal seperti undangan, surat pemberitahuan, edaran, label, sertifikat dan sebagainya. Suatu saat Anda mau membuat surat undangan rapat yang akan diberikan kepada 100 orang. Dengan cara manual berarti Anda harus menulis surat tersebut, mengosongkan nama dan alamatnya yang akan dikirim, dikopi sebanyak seratus kali,baru Anda tulis satu persatu nama dan alamat tersebut. Cara itu sungguh melelahkan bukan? Untuk mengatasi persoalan yang menjenuhkan tersebut, maka program Microsoft Word diperlengkapi dengan fasilitas Mail Merge.Mail Merge didalam Microsoft Word, terdiri dari dua dokumen.Dokumen utama yang berisi surat, atau sejenisnya (label, sertifikat) yang merupakan informasi yang akan diperbanyak

Ini data rekanan yang akan dipakai untuk membuat mailmerge, asumsi kita akan mengirim surat ke mereka dan Recipiens atau sumber data (data source) yang berisi nama dan alamat yang akan digabungkan lihat contoh diatas Data Rekanan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat secara masal dari membuat dokumen utama, membuat sumberdata dan menggabungkannya. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah datadarifile Excel. Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen utama. Walaupun data yang akan dimasukkan bisa dibuat belakangan, namun sebaiknya data ini dibuat terlebih dahulu. Contoh data seperti berikut dibuat menggunakan MS Excel 2003. Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Utama berupa surat. Berikut contoh surat tsb :