Organizations (2)

Session 6 Communication Theory

Prepared by Hersinta, MSi. The London School of Public Relations LSPR Jakarta 2011

rendro2009

1. Organization Communication Approach

3. Organizational Culture

2. The Process of Organizing

Organization Communication Approach

Beberapa Pendekatan dalam Pelaksanaan Komunikasi pada Organisasi

1. Pendekatan Struktur & Fungsi (Organisasi sebagai sistem; konsep kekuasaan, wewenang, legitimasi ) 2. Pendekatan Hubungan Manusiawi (Faktor manusia dianggap penting sebagai bagian dari pengembangan organisasi )

3. Pendekatan Komunikasi Sebagai Proses Pengorganisasian (Komunikasi adalah proses pengorganisasian)

4. Pendekatan Organisasi Sebagai Budaya (Organisasi merupakan pandangan hidup/way of life bagi para anggotanya )

The Process of Organizing

(Karl Weick)

The Process of Organizing

-Komunikasi bukan hanya sesuatu yang dilakukan oleh anggota organisasi maupun sebagai alat untuk menyelesaikan persoalan.

-Komunikasi dianggap sebagai sebuah proses pengorganisasian

- Komunikasi menjadi dasar pemahaman bagaimana manusia mengorganisasikan sesuatu

Organizing than Organization

-Pendekatan ini dikemukakan oleh Karl Weick , dan teori pengorganisasian ini memandang organisasi bukan sebagai struktur yang terdiri dari posisi dan peran, melainkan sebagai suatu aktivitas/tindakan komunikasi - Karena itu, lebih sesuai disebut sebagai pengorganisasian (organizing) dibanding organisasi (organization)

Organisasi, adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terus-menerus diciptakan. Jadi, ketika sekelompok orang melakukan aktivitas, mereka menciptakan organisasi, maka pengorganisasian dilakukan secara berkesinambungan

Asumsi
- Esensi dari tiap organisasi adalah:

orang bertindak/bereaksi dalam suatu cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait - Ketika anggota organisasi melakukan interaksi keseharian mereka, kegiatan inilah yang menciptakan organisasi - Perilaku saling berkaitan, karena perilaku seseorang bergantung dengan perilaku anggota organisasi lainnya.

Act, Interact & Double Interact

Komunikasi memainkan peran di antara anggota organisasi. Jadi, aktivitas pengorganisasian terdiri dari interaksi ganda- suatu tindakan yang diikuti oleh respons, tindakan penyesuaian oleh orang pertama. Misalnya:

Pimpinan meminta sekretarisnya melakukan sesuatu (aksi/act). Karena belum paham, sekretaris meminta penjelasan kembali pada pimpinannya (interaksi/interact). Pimpinan tersebut menjelaskan kembali perintahnya (interaksi ganda/double interact)

Equivocality
Fungsi dari aktivitas organisasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian informasi (uncertainty of information) - Salah satu kata kunci dari teori Karl Weick adalah equivocality, ketidakpastian, kompleksitas, ambuigitas dan minimnya prediktabilitas. - Menurut Weick, semua informasi dalam lingkungan organisasi adalah equivocal, dan tindakan organisasi dilakukan untuk mengatasi atau mengurangi ketidakpastian tersebut. Anda menerima e-mail dari bos yang menyatakan ada masalah di bidang penjualan Saat membaca e-mail, anda paham bahwa bos menugaskan Anda untuk mengatasi permasalahan tersebut

Examples
Contoh gambaran bagaimana equivocality terjadi: Anda menerima e-mail dari bos yang menyatakan ada masalah di bidang penjualan Saat membaca e-mail, anda paham bahwa bos menugaskan Anda untuk mengatasi permasalahan tersebut. Anda menghadapi situasi yang tidak pasti (equivocation). Apa yang menyebabkan permasalahan terjadi? Bagaimana mengatasinya? Anda akan berusaha mengurangi kebingungan dengan berkomunikasi dengan bos, rekan-rekan di bidang penjualan, dsb. Melalui interaksi, anda akan bergeser dari high equivocality ke lower equivocality.

How to remove equivocality?

Proses untuk mengurangi ekuivokalitas melibatkan 3 tahap: Enactment; mendefinisikan situasi. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan stimulus yang terjadi, memfokuskan diri pada masalah. Selection; menerima informasi yang relevan dan menolak yang tidak relevan. Seleksi mempersempit topik, menguangi alternatif yang bukan prioritas. Retention; hal-hal tertentu akan disimpan untuk keperluan di masa depan, ketika mereka dihadapkan oleh situasi serupa.

Choice Point & Assembly Rules

Setelah proses 3 tahap tadi dilakukan, anggota organisasi akan menhadapi choice point, mereka harus memutuskan apakah akan melihat lingkungan organisasi dari sudut pandang yang baru/berbeda. Ketika orang berkomunikasi untuk mengurangi ketidakpastian, mereka akan melalui serangkaian siklus perilaku (behavior cycles) yang dapat memperjelas siatuasi yang terjadi bagi kelompok (misalnya diskusi, rapat)

Saat melakukan siklus perilaku ini, tindakan mereka diatur oleh serangkaian aturan (assembly rules), aturan/petunjuk yang membantu anggota melakukan pilihan dalam 3 proses tadi (enactment, selection, retention).

(based on research of Michael Pacanowsky

& Nick O Donnell-Trujillo)

Organizational Culture

Theory at a Glance
Jika ketiga pendekatan teori organisasi yang telah dijelaskan sebelumya lebih menekankan pada organisasi sebagai struktur tugas, maka pandangan yang terakhir mencoba melihat organisasi sebagai kultur/budaya. Organisasi sebagai budaya, artinya organisasi juga merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya. Pendekatan ini melihat bagaimana individu menggunakan cerita, ritual dan simbol untuk memproduksi dn mereproduksi serangkaian pemahaman. Organisasi menciptakan shared reality, pemahaman melalui budaya organisasi, yang membedakannya dengan organisasi lainnya.

Organizational Culture as Performance

Michael Pacanowsky & Nick O Donnell-Trujillo mengemukakan teori kultur organisasi sebagai suatu penampilan (performance). Ada lima bentuk penampilan/performa organisasi, yaitu: ritual, hasrat (passion), sosialitas, politik organisasi dan enkulturasi. Pacanowsky & ODonnell-Trujillo menekankan 4 karakteristik performa/tampilan komunikasi: (1) interaksional; lebih ke dialog, (2) kontekstual; tampilan komunikasi selalu dipandang sebagai tindakan yang terkait dengan konteks yang lebih besar, (3) episode; tampilan komunikasi merupakan episode yang memiliki awal dan akhir.

Ritual
Ritual merupakan suatu penampilan yang diulangulang secara teratur; suatu aktivitas yang dianggap oleh kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting, karena secara tetap akan memperbaharui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama. Ritual memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan akan kita lakukan.

Passion
Hasrat (passion) merupakan bentuk penampilan yang kedua. Hasrat membuat para karyawan dapat mengubah rutinitas menjadi menarik minat mereka. Beberapa cara yang umumnya digunakan adalah dengan penuturan pengalaman pribadi, rekan sekerja atau pengalaman di organisasi maupun perusahaan tempat mereka bekerja. Penuturan pengalaman ini biasanya sering disampaikan berulang-ulang, dan seringkali orang merasa senang dapat menceritakan pengalamannya berulang-ulang.

Sociality
Penampilan sosial (social performance) akan memperkuat pengertian bersama mengenai kebenaran, norma-norma, penggunaan aturan dalam organisasi (etika, sopan-santun, privasi). Privasi misalnya, dalam bentuk pemberian nasihat, pengakuan & penyampaian kritik. Bentuk-bentuk dari penampilan sosial misalnya: good morning greetings, customer thank yous, watercooler chat (bentuk privasi) Penampilan sosial/sociality adalah perilaku organisasi yang bertujuan untuk mendemonstrasikan kerjasama dan kesopanan sesama anggota organisasi.

Political Performance/Politik Organisasi

Penampilan keempat adalah politik organisasi. Politik organisasi merupakan perilaku organisasi yang menunjukkan kekuasaan (power) atau kontrol. Misalnya memperlihatkan kekuasaan atau kekuatan diri, kekuatan untuk proses tawar-menawar (bargaining power), memperlihatkan pengaruh (influence), penggunaan informan serta ritual intimidasi.

Enkulturasi
Kategori terakhir adalah enkulturasi, atau proses mengajarkan budaya pada para anggota organisasi. Contoh bentuk penampilan ini adalah learning the ropes, yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang lain mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengajarkan sesuatu. Enkulturasi merupakan perilaku organisasi yang tujuannya mendampingi pegawai untuk menemukan cara sebagai anggota organisasi. Misalnya: learning/teaching roles, orientasi, interview

Any Question?

ATTENTION: This presentation contains copyrighted material used under the educational fair use. Some of the materials are taken from the Internet and all rights belongs to its original copyrights holder. Therefore, if you use it or multiply it for rendro2009 business purposes, ask permission to the copyrights holder

If you have any further questions, comments, or suggestions just send to: Hera.utoyo@gmail.com Thank you

Thank You
ORGANIZATIONS (2) Prepared by Hersinta