Anda di halaman 1dari 21

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum Penjualan secara konsinyasi merupakan alternatif dari penjualan reguler yang mempunyai beberapa keuntungan bagi pihak-pihak yang terlibat. Secara tidak langsung penjualan secara konsinyasi menjadikan ikatan jaringan bisnis menjadi semakin luas dan kuat. Karena adanya barang yang dititipkan untuk dijual, antara pihak konsinyor dan pihak komisioner terjadi hubungan komunikasi secara berkesinambungan. Berbeda dengan penjualan reguler, terdapat pelepasan tanggung jawab kepemilikan barang secara langsung.

3.2. Tinjauan Perusahaan Scissors Apparel yang beralamat di Jl.Pelabuan II Km 4.2 No.59, Sindangsari, Sukabumi, 43167 merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan penjualan produk fesyen dan asesorisnya. Target pasar Scissors Apparel adalah tujuh puluh persen laki-laki dan tiga puluh persen perempuan. Kisaran umur segmentasi pasarnya adalah dari umur sepuluh tahun sampai dua puluh lima tahun. Sistem Penjualan yang berlaku di Scissors Apparel adalah sistem penjualan langsung direct selling) dan sistem penjualan konsinyasi yaitu, produk dititip edar ke outlet atau distro (distribution store) tertentu yang nantinya setiap periode akuntansi, perusahan mendapatkan laporan penjualan dari distro yang 36

37 bersangkutan. Scissors Apparel sendiri memiliki distro bernama Blackhouse yang beralamat di Jl. Baldes No.13, Sukabumi, 43111. Selain di Blackhouse, Scissors Apparel melakukan konsinyasi dibeberapa distro di pulau Jawa. Seperti di distro Mignon (Cibadak, Sukabumi), Harmony (Cianjur), Premium Nation (Jakarta) dan Vocuz Absolute (Bandung). Sebagai strategi promosi, Scissors Apparel menggunakan artis, dalam hal ini musisi atau band sebagai media promosi, yang dikenal dengan nama Artist Endorsement. Artis yang bersangkutan melakukan perjanjian dengan Scissors Apparel untuk menggunakan produknya dalam suatu acara (event) publik dan dalam sesi foto yang berkaitan dengan media massa.

3.2.1. Sejarah Perusahaan Scissors Apparel berdiri sekitar tahun 2002. Pendirinya yaitu Agus Juan Irawanda, S.Sn yang menjadi pemilik perusahaan hingga sekarang ini. Perusahaan ini berawal dari sebuah idealisme memperkuat eksistensi sebuah komunitas, yang diturunkan dalam bentuk gaya berpakaian serta meningkatnya kebutuhan manusia akan kebutuhan sandang dan berkembangnya zaman yang selalu ingin tampil trendi menjadikan banyak orang sekarang ingin selalu tampil sesuai tren saat ini, terutama pada kalangan remaja. Dengan berbekal modal seadanya, ditambah dengan hubungan pertemanan dan sedikit kemampuan untuk membuat dan memasarkan produk sendiri, Scissors Apparel menawarkan desain-desain yang menarik dan umumnya tidak memproduksi dalam jumlah massal.

38 Pada awalnya dengan kemampuan distribusi yang masih sedikit, produkproduk yang dihasilkan dan didistibusikanpun masih terbatas dan itupun masih dijual secara perorangan (hand to hand). Lalu seiring dengan berjalannya waktu dan ketekunan sang pemilik akhirnya Scissors Apparel pun mengalami kemajuan dan hingga saat ini Scissors Apparel sudah mempunyai showroom produknya sendiri dan sudah mempunyai beberapa orang karyawan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Seperti halnya organisasi yang lain, Scissors Apparel juga mempunyai

struktur organisasi beserta fungsinya, karena pengorganisasian itu sendiri mempunyai arti adanya suatu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitasaktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagianbagiannya, pendelegasian wewenang untuk menjalankannya, pengkoordinasian hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal serta bila ingin peran organisasi itu berarti bagi orang lain, maka harus ada tujuan yang bisa dibuktikan, konsep yang jelas dari batas kewajiban atau aktivitas yang terlibat, batasbatas untuk menentukan kebijaksanaan yang dimengerti atau wewenang, dan harus disediakan informasi serta alat lain sebagai sumber-sumber yang penting bagi hasil kerja dalam suatu peran.

39 Struktur organisasi pada Scissors Apparel adalah:

OWNER

FINANCE

SUPERVISOR

MATERIAL INVENTORY

PRODUCT DESIGNER

QUALITY CONTROL

PRODUCTION

MERCHANDISE INVENTORY

HELPER
Sumber: Supervisor Scissors Apparel

Gambar III.1. Struktur Organisasi Scissors Apparel Sesuai dengan struktur organisasi Scissors Apparel yang disusun, maka setiap bagan mempunyai tugas dan tanggung jawab tersendiri demi lancarnya kinerja di perusahaan tersebut. Tugas-tersebut diantaranya: a. Owner Orang yang memiliki perusahaan Scissors Apparel, secara teknis owner sebagai direktur utama perusahaan tersebut. b. Finance Orang yang bertanggung jawab mengenai hal-hal administrasi keuangan yang terjadi di Scissors Apparel, khususnya dalam mengatur keuangan pada kegiatan produksi dan dalam sistem penggajian karyawan.

40 c. Supervisor Orang yang bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan sehari-hari dan membawahi beberapa posisi yang berkaitan dengan kegiatan produksi, desain produk dan administrasi kantor. d. Product Designer Orang yang bertanggung jawab mengenai desain-desain produk yang dibuat di Scissors Apparel, termasuk inovasi-inovasi terbaru mengenai produk tersebut. e. Production Orang yang bertanggung jawab mengenai kegiatan produksi yang dihasilkan oleh Scissors Apparel, termasuk mengatur sumber daya yang ada. f. Quality Control Orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas produk yang dihasilkan Scissors Apparel. Termasuk bertugas dalam proses packaging produk. g. Merchandise Inventory Orang yang bertanggung jawab terhadap traffic (lalu lintas) produk (barang jadi) Scissors Apparel. Berkaitan dengan pencatataan produk masuk dari tempat produksi ke gudang, produk keluar dari gudang ke pihak pembeli atau pihak komisioner dan produk yang digunakan untuk kepentingan promosi perrusahaan. h. Material Inventory Orang yang bertanggung jawab terhadap traffic (lalu lintas) bahan baku dan bahan pembantu yang berkaitan dengan proses produksi pada Scissors Apparel. Berkaitan dengan pencatatan bahan masuk dari supplier ke gudang, dan bahan keluar dari gudang ke tempat produksi.

41 i. Helper Orang yang membantu semua kegiatan perusahaan sesuai dengan intruksi yang diberikan dari atasan, atau bisa juga disebut pembantu umum.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan Berikut ini penulis jelaskan mengenai prosedur sistem berjalan pada sistem penjualan secara konsinyasi di Scissors Apparel. Sistem berjalan tersebut terdiri atas: 1. Prosedur Persiapan Barang Pada proses ini produk yang akan dikirimkan ke pihak komisioner disiapkan. Produk dikeluarkan dari gudang dan dibuatkan surat keluar barang (SKB) oleh Merchandise Inventory kepada Helper untuk dicek ulang sebelum dikirim kepada pihak komisioner. 2. Prosedur Pengiriman Barang Di proses ini Merchandise Inventory membuat Faktur Pengiriman Barang (FPB) yang akan diberikan beserta produk. Untuk distro di luar kota Sukabumi, produk dikirim menggunakan jasa perusahaan pengiriman barang, jadi konfirmasi penerimaan barang ke pihak komisioner dilakukan melalui hubungan komunikasi telepon. Sedangkan untuk distro dalam kota Sukabumi, produk titipan dikirim langsung dan pihak Scissors Apparel akan menerima tanda terima dari pihak komisioner. 3. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap awal periode Merchandise Inventory menerima laporan penjualan dari setiap distro dan setiap tiga bulan barang-barang konsinyasi di pihak komisioner

42 dikembalikan (retur) kepada pihak Scissors Apparel.Lalu Merchandise Inventory membuat laporan penjualan, laporan pengiriman barang konsinyasi, dan laporan retur untuk diberikan kepada Supervisor.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan


- SKB - FPB - LPB - LPK - LR - FPK - FRK

MERCHANDISE INVENTORY

SISTEM PENJUALAN KONSINYASI

- LPB - LPK - LR

SUPERVISOR

SKB

- FPB - FPK - FRK

GUDANG
Data Barang FPB

KOMISIONER

Keterangan : SKB = Surat Keluar Barang FPB = Faktur Pengiriman Barang FP = Faktur Penjualan Komisioner FR = Faktur Retur Komisioner LPB = Laporan Pengiriman Barang LPK = Laporan Penjualan Konsinyasi LR = Laporan Retur

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

43

MERCHANDISE INVENTORY

SKB

1.0 PERSIAPAN BARANG

SKB Data Barang

GUDANG

SKB FPB SKB 2.0 PENGIRIMAN BARANG FPB

ARSIP SKB

FPB

KOMISIONER

ARSIP FPB - FPK - FRK FPK 3.0 LAPORAN FPK FRK ARSIP FRK FRK LPB - LPK - LPB - LR LPK LR

FPB - FPK - FRK - LPK - LPB - LR

ARSIP FP

ARSIP LPB

SUPERVISOR

ARSIP LPK

ARSIP LR

Keterangan : SKB = Surat Keluar Barang FPB = Faktur Pengiriman Barang FP = Faktur Penjualan Komisioner FR = Faktur Retur Komisioner LPB = Laporan Pengiriman Barang LPK = Laporan Penjualan Konsinyasi LR = Laporan Retur

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

44

FPK KOMISIONER

*3.1 LAPORAN PENJUALAN KONSINYASI

FPK MERCHANDISE INVENTORY

LPK

FPK ARSIP FPK FP FRK LPK ARSIP LPK

FRK
*3.2 LAPORAN RETUR

LR SUPERVISOR

LR FRK FRK MERCHANDISE INVENTORY LR ARSIP FRK LPB ARSIP LR

LPB

*3.3 LAPORAN PENGIRIMAN KONSINYASI

FPB

ARSIP FPB

LPB

ARSIP LPB

Keterangan : FPB = Faktur Pengiriman Barang FPK = Faktur Penjualan Komisioner FRK = Faktur Retur Komisioner LPB = Laporan Pengiriman Barang LPK = Laporan Penjualan Konsinyasi LR = Laporan Retur
Gambar III.4. Diagram Detail 3.0 Sistem Berjalan

45 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan Fungsi kamus data sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan secara konsinyasi Scissors Apparel adalah sebagai berikut: A. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Surat Keluar Barang (SKB) Nama Arus Data : Surat Keluar Barang Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Merchandise Inventory Proses 1.0 Gudang Proses 1.0 - Arsip SKB Proses 2.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Sebagai bukti barang keluar dari gudang : Pada saat barang keluar dari gudang : Rata-rata 30 kali setiap bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat _Perusahaan + No_SKB + Tanggal + Tujuan Keterangan: Judul *Surat Keluar Barang* No_SKB *nomor SKB terdiri dari 10 digit* Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Subtotal}end

46 Footer = Total

2. Faktur Penjualan Komisioner (FPK) Nama Arus Data : Faktur Penjualan Komisioner Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Komisioner Proses 3.0 Merchandise Inventory Proses 3.0 Arsip FPK Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Sebagai laporan penjualan dari komisioner : Pada saat awal periode akuntansi : Rata-rata enam kali setiap bulan : Header + Isi + Footer = Judul +Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + Komisioner + No_Faktur + Periode Keterangan: Judul *Faktur Penjualan* No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 10 digit* Periode = Bulan + Tahun Isi = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Out + Stock + Sold + Kons + Subtotal}end Keterangan: Kons *persentase komisi komisioner* Footer = Total

47 3. Faktur Retur Komisioner (FRK) Nama Arus Data : Faktur Retur Komisioner Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Komisioner Proses 3.0 Merchandise Inventory Proses 3.0 Arsip FRK Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Sebagai laporan retur dari komisioner : Pada saat barang konsinyasi dikembalikan ke konsinyor : Rata-rata enam kali setiap tiga bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + Komisioner + No_Faktur + Periode Keterangan: Judul *Faktur Retur* No_Faktur *nomor faktur terdiri dari sembilan digit* Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Subtotal}end Footer = Total

48 B. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Faktur Pengiriman Barang (FPB) Nama Arus Data : Faktur Pengiriman Barang Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Arsip SKB Merchandise Inventory Proses 2.0 Proses 2.0 Komisioner Proses 2.0 - Arsip FPB Penjelasan Periode : Bukti pengiriman barang : Terjadi pada saat barang dikirim ke pihak komisioner Volume Struktur Data Header : Rata-rata 10 kali per bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + No_Faktur + Komisioner + Pengiriman Keterangan: Judul *Faktur Pengiriman Barang* No_Faktur *nomor FPB terdiri dari 10 digit* Pengiriman = Tanggal + Bulan + Tahun Isi Footer = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Subtotal}end = Total

49 2. Laporan Pengiriman Barang (LPB) Nama Arus Data : Laporan Pengiriman Barang Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Arsip FPB Proses 3.0 Proses 3.0 Supervisor Proses 3.0 Arsip LPB Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Laporan pengiriman barang konsinyasi : Setiap awal periode akuntansi : satu kali per bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + Periode Keterangan: Judul *Laporan Pengiriman Barang* Periode = Bulan + Tahun Isi = 1{Tgl + No_Faktur + Komisioner + Sum_Kons }end Keterangan: No_Faktur *nomor FPB terdiri dari 10 digit* Tgl = Tanggal + Bulan + Tahun Sum_Kons *jumlah nominal pengiriman barang setiap komisioner* Footer = Total

50 3. Laporan Penjualan Konsinyasi (LPK) Nama Arus Data : Laporan Penjualan Konsinyasi Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Arsip FPK Merchandise Inventory Merchandise Inventory Proses 3.0 - Supervisor Proses 3.0 Arsip LR Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Laporan penjualan barang konsinyasi : Setiap awal periode akuntansi : satu kali per bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + Komisioner + Periode Keterangan: Judul *Laporan Penjualan Konsinyasi* Periode = Bulan + Tahun Isi = 1{No + No_Faktur + Komisioner + Net_Sale }end Keterangan: No_Faktur *nomor laporan penjualan dari komisioner terdiri dari 10 digit* Net_Sale *jumlah nominal penjualan bersih barang di setiap komisioner* Footer = Total

51 4. Laporan Retur Nama Arus Data : Laporan Retur Alias Bentuk Data Arus Data :: Dokumen Manual : Arsip FRK Merchandise Inventory Merchandise Inventory Proses 3.0 - Supervisor Proses 3.0 Arsip LR Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Laporan retur barang konsinyasi : Setiap awal periode akuntansi : Satu kali per bulan : Header + Isi + Footer = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan + Periode Keterangan: Judul *Laporan Retur Periode = Bulan + Tahun Isi = 1{No + Tgl +Komisioner + Subtotal}end Keterangan: Tgl = Tanggal + Bulan + Tahun Footer = Total

52 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel yang akan dijelaskan terdapat spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah: 1. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Format 2. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi : Surat Keluar Barang : Sebagai bukti barang keluar dari gudang : Merchandise Inventory : Merchandise Inventory dan Gudang : Terjadi pada saat barang keluar dari gudang : Kertas : Satu lembar : Lampiran A-1 : Faktur Penjualan Komisioner : Sebagai laporan penjualan dari setiap komisioner : Komisioner : Merchandise Inventory : Terjadi pada saat awal periode akuntansi

53 Media Jumlah Format 3. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi : Kertas : Satu lembar : Lampiran A-2 : Faktur Retur Komisioner : Sebagai bukti retur barang dari setiap komisioner : Komisioner : Merchandise Inventory : Terjadi pada saat barang dikembalikan dari komisioner ke pihak konsinyor Media Jumlah Format : Kertas : Satu lembar : Lampiran A-3

3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang keluar. Bentuk dokumen keluaran dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah: 1. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Faktur Pengiriman Barang : Sebagai bukti pengiriman barang : Merchandise Inventory : Komisioner : Terjadi pada saat pengiriman barang : Kertas

54 Jumlah Format 2. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Format 3. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Format 4. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi : Satu lembar : Lampiran B-1 : Laporan Pengiriman Barang : Sebagai laporan pengiriman barang : Merchandise Inventory : Supervisor : Terjadi pada awal periode akuntansi : Kertas : Satu lembar : Lampiran B-2 : Laporan Penjualan Konsinyasi : Sebagai laporan penjualan barang konsinyasi : Merchandise Inventory : Supervisor : Terjadi pada awal periode akuntansi : Kertas : Satu lembar : Lampiran B-3 : Laporan Retur : Sebagai laporan retur barang konsinyasi : Merchandise Inventory : Supervisor : Terjadi pada awal periode akuntansi

55 Media Jumlah Format : Kertas : Satu lembar : Lampiran B-4

3.7. Permasalahan Pokok Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada Scissors Apparel, penulis mencoba memberikan analisa terhadap prosedur penjualan barang secara konsinyasi. Dalam hal ini penulis mencoba menguraikan permasalahan yang ada pada Scissors Apparel tentang sistem yang berjalan, yaitu: 1. Dalam sistem penjualan konsinyasi pada Scissors Apparel tidak terdapat prosedur penagihan. Yaitu, prosedur pembayaran dari pihak komisioner kepada konsinyor sebagai hasil penjualan barang konsinyasi. 2. Pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Office Excell sehingga sering menimbulkan kerumitan dalam proses data entry dan pembuatan laporan karena dokumen input berkaitan dengan semua dokumen output yang berkaitan dengan sistem penjualan secara konsinyasi. Akibatnya, sering terjadi kesalahan dalam proses data entry seperti human logic error (kesalahan logika)

56 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah dari sistem berjalan penjualan konsinyasi pada Scissors Apparel yaitu: 1. Dengan melakukan prosedur pencatatan akuntansi dalam sistem penjualan konsinyasi, termasuk adanya prosedur penagihan piutang dari pihak konsinyor. Cara ini dapat memberikan kemudahan dalam membuat laporan keuangan dan memberikan keamanan, karena segala kegiatan akuntansi yang berjalan terdapat bukti pendukung tertulis. 2. Dengan melakukan komputerisasi, khususnya dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel sehingga akan mempercepat dalam proses pengolahan data. Ada beberapa kelebihan dalam penggunaan sistem komputerisasi antara lain: a. Dapat mempercepat dalam pengolahan data sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan efektifitas kerja. b. Dapat menghindari kesalahan-kesalahan kecil pada proses pengolahan data sehingga keakuratan informasi dapat terjaga. c. Dalam pencarian data melalui sistem komputerisasi akan lebih cepat tanpa harus menunggu lama sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. d. Pekerjaan akan menghasilkan laporan yang cepat dan akurat. 3. Selain dengan proses pencatatan akuntansi dan komputerisasi sistem, yang perlu diperhatikan adalah sumber daya manusia yang terlibat. Dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia, maka kinerja dan produktifitas perusahaan akan ikut meningkat.