CICLO DE ALMACENAMIENTO

Est constituido por los deberes que tiene el almacn, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece, y que estos deberes constituan las funciones de los elementos que formaban el almacn. Por ello se ver en esta sesin lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa. 1.- RECEPCIN.Este elemento del almacn es el encargado de recibir los artculos que compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descargar
Desembalaje Inspeccin, Verificacin o chequeo Ingreso o entrega a los depsitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepcin e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los artculos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilizacin. Descarga.Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos sepa anteladamente, cual es la mercadera que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo de tiempo posible y con los medios adecuados. Su principal preocupacin debe ser reducir al mnimo los gastos de recepcin y evitar prdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que sta puede dar lugar a deterioro de los materiales. Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepcin tendr que disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deber estar situado de manera tal que los vehculos o medios en que han sido transportados los materiales, puedan acercase a l lo ms posible, evitando as largos recorridos que demoran la tarea. Contar tambin con personal experto en la descarga, logrando as un buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal efecta la descarga, luego es preocupacin primordial del que recibe vigilar que sta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo ms rpidamente que se pueda. Desembalaje.- es la labor manual de retirar los artculos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artculos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores prdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artculos frgiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artculo y colocndolos en l o los lugares donde se efectuar la verificacin o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificacin se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artculos ya verificados se confundan con los por verificar. Aunque el desembalaje es una labor prcticamente sencilla, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificacin o chequeo. Inspeccin, Verificacin o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los artculos llegados.

Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por cuanto de ella depende el que los artculos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepcin se preocupar por realizar una inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en esta caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artculos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitndose as equivocaciones que posteriormente darn lu8gar a lamentaciones que no se podrn remediar. La inspeccin o verificacin se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecer un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones tcnicas que debe reunir el artculo. La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que slo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artculos y en muchos casos de verdaderos tcnicos en la materia. Por ello muchas veces el almacn solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones tcnicas de los artculos llegados, evitando as una mala recepcin. Si la empresa dispone de una dependencia de control de Calidad, es ste elemento el encargado del control cualitativo. Es conveniente tener en cuenta que la verificacin de los artculos a su llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirn posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores, errores de inventarios y de distribucin, por la inexacta identificacin y clasificacin de los artculos, errores de comprobacin por la falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producir generalmente prdidas par el almacn y diferencias entre la situacin contable y la fsica. Adems del personal que tiene que verificar los artculos, se debe disponer de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar con los catlogos apropiados, ginchas, metros, calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, cdigos, etc., de cada uno de los artculos qu8e est recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema y creer solamente en lo que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios para pesar, medir, calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y todo lo que llega debe hacerlo controlando a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que le cabe al dar ingreso a los artculos obliga a la entidad y por ello slo debe ponerlo ante la seguridad absoluta de que est recibiendo lo que se solicit. Para llevar a cabo una buena verificacin o control de los artculos que llegan al almacn, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a: Igualdad de terminologa y clasificacin entre Compras, Almacenes y los usuarios. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artculos, lotes o forma en que deben llegar, guas de remisin que deben enviar, etc. Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo: Criterios de comprobacin cuantitativa Criterio de estibaje antes del control Registros a efectuar Mtodos y medios a usar en el transporte interno Responsabilidad en cuanto a la recepcin en s, al control de la calidad, condiciones tcnicas exigibles, cantidad etc. Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderas que no renan las condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadera est asegurada.

En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la verificacin y definir la forma de solucionarlos rpidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepcin de los artculos y la prdida de tiempo.

Recomendaciones a los encargados de la recepcin.Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuacin alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente. La desconfianza sirva ms en la recepcin de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia. Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est seguro de que es exactamente lo solicitado. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artculos sin una buena revisin y control. Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande. Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehculo o medio en que llega el artculo. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar la recepcin y los controles correspondientes. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por seguridad del personal y del artculo que se est recibiendo. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lquidos, no sea que se hayan derramado Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artculos peligroso. Utilizar la Orden de compra para efectuar la verificacin y realizar sta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artculo, con ello solamente se est asegurando que lo que se recibe es conforme. Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a ltima hora. Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar el control. 2.- ENTREGA A LOS DEPSITOS, INGRESO DE LOS ARTCULOS, INFORMES O PARTES POR EMITIR.Realizada la verificacin o control, para dar por terminada la recepcin hay que entregar el o los materiales o artculos a los depsitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacn de la llegada de la mercadera, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepcin. Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de recepcin, en el cual se consideren todos los datos correspondiente s y necesarios para que compras, Produccin o Ventas, control y Contadura, adems de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilizacin de la mercadera llegada. Recepcin debe entregar un informe indicando detalladamente los artculos llegados y que entregan a los depsitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depsito de que ha recibido los artculos en buenas condiciones y donde o en qu lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepcin es completado en el almacn y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado lneas arriba. Es necesario insistir en la importancia de la recepcin y el ingreso de los artculos a los depsitos y para ellos e debe establecer como norma el no pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacn, que comprueba haber recibido el o los artculos de acuerdo a las especificaciones y cantidades en que fueron solicitada s y que se han recibido de acuerdo con la orden de compra y la gua de remisin del proveedor.

3.- PORCIONAMIENTO: Este es uno de los procesos ms importantes que se dan en el almacn bajo la supervisin del chef encargado, ya que de aqu se supervisar el tamao y peso adecuado para cada producto basndose en las especificaciones de la carta. Su importancia esta dado por el rendimiento de todas las mercaderas y la correcta valoracin de los productos para el costeo posterior. RENDIMIENTOS: se refiere al peso o volumen neto de un elemento despus de que ha sido procesado y est listo para su venta, es decir la parte til. MERMAS: es toda parte comestible y no comestible de un alimento, que no es posible de ser usada por diversas razones, puede ser por inutilizacin, higiene, descomposicin, depuracin, etc. Y que forma parte del costo de los alimentos. REGLAS: 1. El peso bruto es el peso recibido de la mercadera en el almacn tal y como nos lo traen.

2. Para obtener el peso neto, se le resta al peso bruto el peso de la merma.

3. Para hallar el valor de la porcin, se divide el VALOR pagado al proveedor por el insumo entre el nmero de porciones. 4. Para hallar el nmero de porciones se divide el peso neto entre el peso de la porcin. 4.- ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO.Consiste en guardar los artculos, ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artculos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma ms adecuada posible, permitiendo que todos los artculos puedan ser alcanzados fcilmente por el personal de despachadores para su control. Es funcin del personal de almacn ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten. La forma de almacenar depende del artculo en s y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que seguir y que se tratar posteriormente. Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son: Zonas bien planificadas Ubicacin de los artculos Distribucin de los locales Mtodos o procedimientos estrictos de almacenaje Orden en la clasificacin de la mercadera, facilitando la toma de inventarios Conservacin Rotacin de los productos Control de los artculos Clasificacin y simbolizacin de los artculos Reposicin

Es muy importante almacenar cada mercadera segn el tipo de conservacin que requiera, teniendo en cuenta la temperatura y la humedad. 5.- DESPACHO O ENTREGA: Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o vale de salida, tambin denominada Nota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en l hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artculos, por cuanto con la entrega se efecta la rotacin de ellos, y sta debe ser planificada para evitar la formacin de pequeos saldos que generalmente llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequea magnitud. Adems, hay que salir de los artculos antes de que hayan alcanzado el lmite de conservabilidad, y por ello es que en todos los artculos debe adoptarse el mtodo o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuacin: Sistema de lo que entra primero sale primero.Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depsito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicacin las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero. Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias ms antiguas, o mejor dicho, que un artculo de gran movimiento permanezca en el Almacn si efectuar su rotacin. La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas mercaderas pero en muchos casos en que los artculos son pesados resulta sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razn se han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo necesario de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida. Dichos sistemas son: a. Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupn desglosable formado de dos partes iguales, que tienen el mismo nmero y donde se indica la ubicacin del artculo. Al llegar la mercadera se coloca el cupn desglosando una parte y guardndola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artculo sea solicitado, se saca el cupn ms antiguo y se despacha el artculo que tiene el mismo nmero, asegurndose as la rotacin de todos los artculos. b. Sistema de doble rea: Este sistema asigna a un artculo doble rea de la que necesita par su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicacin y no se despacha hasta terminar con la que ya exista. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible tener. c. Sistema de separacin mvil: Es utilizado generalmente con artculos que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una direccin, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, se colocan los artculos recin llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha y se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o direccin en que se toman los artculos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de direccin no se despachen y se produzca lo que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en el almacn.

d. Sistema de alimentacin por gravedad: consiste en el ordenamiento de los artculos nuevos en la parte superior del estante o ubicacin que ocupan, e irlos despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los ms antiguos y queden los ms nuevos. Se utiliza generalmente con artculos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior y se despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado lo que entra primero sale primero, depende del artculo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovacin o rotacin de todas las mercaderas. Entrega de Artculos.Los artculos slo pueden ser entregados por el almacn a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente disear las rdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todo s los datos que requiere contadura y almacenes para efectuar su control y as se tendr que colocar el nombre y smbolo del artculo deseado, la cantidad que se solicita y la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qu, etc., est dems decir que dichas rdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artculo. Tambin resulta muy conveniente que en el almacn exista un catlogo de las firmas que pueden autorizar la salida de los artculos, para que el despachador pueda efectuar la confrontacin de las firmas que autoriza y que figura en la orden, evitando as que salga la mercadera con cualquier firma. Formas de Entrega: La entrega de los artculos puede hacerse en el mismo almacn o puede ser ste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparacin o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artculos. En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacn o se enva al consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad. Lo esencial en ambas formas es que exista la Orden de Produccin y la Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira el artculo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega efectuada y representan para el almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en el artculo que se est despachando. 6.- CONTROL.Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en ltimo lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el proceso, desde la recepcin hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas que debe requerir el artculo, es decir Control de Calidad. En muchas empresas por la magnitud de artculos y del movimiento de stos, existe una dependencia especial separada del almacn que se encarga del control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para as poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. Este control de existencias es muy importante para el estudio de los costos, as como conocer los movimientos diarios, semanales y mensuales de cada producto.

Para esto se deber definir primero cuales sern los stocks mnimos, mximos, ptimos y si los hubiera stock cero de cada producto.