Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan

Unit Pembelajaran QU-4.
3
Modul 3, Semester 4 Menyusun Sistem Manajemen Mutu
LEAR UNIT 1
Penerapan SMM (ISO 9001:2000)
MEMBANGUN SMM
BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4
Pusat Pelatihan Internasional ILO Turin (Italia) Edisi pertama, 2008 Makalah ini disusun sebagai komponen ESDP Program Pengembangan Keahlian Kewirausahaan Indonesia yang dijalankan oleh ASPI Asosiasi Politeknik Indonesia yang didanai oleh Pemerintah Belanda. Semua ungkapan dan pendapat dalam makalah ini boleh dikutip tanpa harus meminta izin tertulis, selama sumbernya disertakan. Permohonan untuk penyesuaian atau penerjemahan bahan ini dalam bahasa lain selain Bahasa Indonesia, harus dialamatkan pada the International Training Centre of the ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin (Italy). PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU SEMESTER 4. MODUL 3 : MEMBANGUN SISTEM MANAJEMEN MUTU UNIT PEMBELAJARAN 3: Penerapan SMM (ISO 9001:2000) Penulis: Robert Woodward (ILO), Sara Colonna (DELTA Programme) Rancangan yang digunakan dalam makalah terbitan Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan persyaratan praktek Amerika Serikat, dan penyajian bahan-bahan yang ada didalamnya, tidak menyiratkan pendapat atau pandangan apapun dari Pusat Pelatihan diatas terkait dengan status hukum negara manapun, daerah atau teritori yang berada dalam kewenangan negara tersebut, atau terkait dengan batas-batas negaranya. Segala pendapat dan pandangan yang tersurat dalam artikel, penelitian dan kontribusi lain yang ditandatangani sepenuhnya menjadi tanggung jawab penulis, dan tidak berarti bahwa Pusat Pelatihan memberikan persetujuan atau dukungan atas segala pendapat dan pandangan yang ada dalam terbitan ini. Penyebutan nama perusahaan dan produk komersil serta proses tidak berarti perusahaan, produk, dan proses tersebut disetujui dan didukung oleh International Labour Office (Dewan Buruh Internasional), dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak disetujui dan didukung. DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Pendidikan dan Pembelajaran Teknologi Aplikasi Jarak Jauh) International Training Centre of the ILO Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin, Italy Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111 Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842 E-mail: delta@itcilo.org Diterjemahkan oleh Sinta A Majid Dindin Sulaeman
UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI
SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
UNIT PEMBELAJARAN QU-4.3 Menerapkan QMS Tujuan khusus pembelajaran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pendahuluan ISO dan QMS; implikasinya Pertumbuhan ISO Panduan Mutu Memilih badan registrasi Audit QMS Penyusunan tolok ukur mutu Daftar Tugas
Bibliography and webography
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Tujuan Khusus Pembelajaran

Pada akhir unit pembelajaran ini siswa diharapkan mampu: Mengindentifikasi implikasi timbal balik antara ISO dan QMS; Merangkum standar ISO 9001; Menentukan pertumbuhan ISO sebagai sarana pemasaran; Menyusun draf prosedur proses dan dokumentasi yang sesuai; Menyusun daftar langkah-langkah utama untuk mencapai registrasi ISO; Menjelaskan tujuan audit, cakupan dan kriteria audit QMS; Mempraktekkan penyusunan tolok ukur mutu.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Pendahuluan
Dalam unit pembelajaran ini kami menitikberatkan implikasi timbal balik antara ISO dan QMS. Pada tahapan program yang ini, saudara mungkin telah sangat mengenali konsep-konsep ini, maka, sekarang adalah saatnya untuk merangkum dan memperjelas agar semua pengetahuan yang telah saudara dapat selama pembelajaran saudara bisa diterapkan. Jika masih ada yang kurang jelas, sekarang adalah saat untuk mengungkapkan keragu-raguan saudara dan mendiskusikannya dengan guru dan siswa dengan cara yang membangun dan kritis. Saudara akan memiliki kesempatan untuk mulai membuat panduan mutu saudara sendiri, dan saudara akan belajar dengan melakukan dan melalui kesalahan. Perlu diingat bahwa dengan memasuki dimensi yang lebih konkret dan aplikasi Sistem Manajemen Mutu, kita mulai menerima begitu saja pergeseran pemikiran dari Persekolahan ke SME. Hal ini karena kami ingin saudara mengembangkan sikap terhadap perubahan. Saudara telah memulai perjalanan QMS saudara sebagai seorang siswa, kami berharap saudara akan terus menerapkan prinsip-prinsip kami dalam kehidupan professional saudara nanti, apapun pekerjaan saudara. Di bab terakhir kami memberikan bagian penting QMS pada saudara, yaitu penyusunan tolok ukur mutu. Tujuannya adalah untuk memaksa perusahaan saudara memandang keluar dan menentukan tujuan tertentu untuk perbaikan terus menerus.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
ISO 9001 dan QMS: implikasinya
Seperti yang telah saudara ketahui, standar ISO 9001 ditujukan pada sistem mutu. Sertifikasi ISO berarti bahwa sebuah perusahaan memiliki pendekatan yang rinci dan terdokumentasi untuk mencapai konsistensi output. Ini tidak berarti bahwa produk perusahaan tersebut bisa bertahan selamanya atau bebas cacat, ini hanya berarti bahwa produk tersebut bertahan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, dan tingkat kecacatannya masih terkontrol. Meski ISO 9001 mungkin merupakan bagian integral dari program QMS, kita perlu mengetahui perbedaan diantara kedua pemikiran ini. Standar ISO 9001 utamanya terkait dengan jaminan mutu. QMS berfokus pada manajemen mutu. Pendekatan ISO 9001 menentukan standar minimum untuk menjamin mutu. Tidak melebihi standar minimum ini untuk mendorong kesadaran konsumen, kegiatan tim, atau perbaikan terus menerut, yang semuanya sangat penting bagi QMS. Namun, ISO 9001 sangat terkait erat dengan QMS. Bagi banyak perusahaan, sertifikasi ISO 9001 berfungsi sebagai dasar untuk Proses Manajemen Mutu, tujuan ISO 9001 adalah sistem QMS yang lengkap. Fokus pada mutu yang diberikan oleh persiapan untuk registrasi dipandang oleh manajer sebagai kesempatan untuk mencanangkan program mutu yang luas. Registrasi ISO 9001 memberikan tujuan nyata yang bisa dijadikan sasaran untuk dicapai. Sejumlah perusahaan lebih suka tetap membedakan dua pendekatan ini. Perlu diingat bahwa QMS lebih sering membutuhkan sejumlah perubahan dalam struktur dan budaya perusahaan. Dengan ISO 9001, penekanannya bukan pada perubahan. Persiapan mungkin hanya membutuhkan dokumentasi seksama tentang sistem yang telah berjalan. Tidak diragukan lagi penerapan Sistem Manajemen Mutu terlebih dulu akan memfasilitasi registrasi ISO 9001. QMS mendorong jenis-jenis praktek, seperti berfokus pada konsumen internal, yang menjamin mutu. Setelah saudara berhasil menggunakan QMS, saudara pasti akan memiliki pendekatan sistematis pada mutu yang dibutuhkan oleh standar ISO 9001.
Konsep ISO Pemikiran dibalik konsep ISO 9000 cukup sederhana. Tiap konsumen ingin membeli barang dan produk/jasa bermutu tinggi yang terus memenuhi harapan atau spesifikasi yang dinyatakan dalam kontrak. Bagaimana konsumen
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
mengetahui bahwa para pemasok mampu memberikan mutu yang konsisten? Salah satu caranya adalah dengan mengaudit tiap sistem mutu dari pemasok. Banyak perusahaan sekarang sudah melaksanakan audit atas pemasok mereka. Di Eropa, pemikiran ini diajukan untuk menyusun standar seragam untuk sistem mutu. Ini akan memberikan model program mutu yang baik pada tiap perusahaan. Ini juga berarti bahwa perusahaan bisa disertifikasi oleh auditor pihak ketiga. Tiap konsumennya kemudian akan bisa merasa yakin atas mutu yang konsisten tanpa harus mengaudit pemasok secara independen.
Apa makna registrasi ISO 9001 bagi saudara Perusahaan yang mendaftar untuk standar ISO 9001 telah mengalami pertumbuhan minat yang cepat dalam prosesnya. Perusahaan-perusahaan meneliti registrasi ISO 9001 untuk beberapa alasan penting. Proses ISO 9001 seringkali bisa membayar untuk dirinya sendiri. Misalnya, Monsanto menghemat lebih dari biaya registrasi di sebuah pabrik dengan memotong biaya sisa sebesar 90% saat perusahaan tersebut meningkatkan sistem jaminan mutunya; Biasanya lebih mudah dan lebih murah untuk melaksanakan sebuah registrasi ISO 9001 dibanding dengan melaksanakan berbagai audit mutu oleh berbagai konsumen; Registrasi ISO 9001 menjadi penting dalam bidang-bidang yang lebih teregulasi, seperti penerbangan dan telekomunikasi; Registrasi bisa membuka pasar baru untuk perusahaan saudara, khususnya dalam penjualan ekspor; ISO adalah cara untuk mempublikasikan keberhasilan program mutu saudara, sertifikasi ISO menunjukkan komitmen saudara; Registrasi mendorong konsumen untuk mengembangkan hubungan kemitraan. Konsumen seringkali bisa mengurangi beban pengeluaran dalam inspeksi.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Standar ISO 9000
Seperti yang telah saudara ketahui, seri ISO sebenarnya terdiri dari berbagai kategori. Sebuah perusahaan yang mengejar registrasi akan memiliih salah satu dari tiga level yang diwakili oleh ISO 9001, 9002, atau 9003.
Definisi dan konsep ISO 9000 ISO 9001 Standar yang paling komprehensif. Standar ini memastikan
semua aspek mutu dari tahap perancangan sampai ke produksi dan pelayanan. Judul-judul paragraf dalam standar ini dicantumkan dibawah ini. ISO 9002 Standar ini muncul dari fase perancangan ISO 9001. Standar ini berfokus pada produksi dan pengiriman. Standar ini utamanya digunakan oleh perusahaan komoditas, seperti produsen bahan kimia atau cat. ISO 9003 Standar ini tidak sedetail kedua standar diatas. Standar ini tidak mencakup sistem mutu yang komprehensif, namun berfokus pada pengujian dan inspeksi. Standar ini berguna bagi perusahaan-perusahaan seperti distributor perlengkapan. ISO 9004 Ini bukanlah standar yang bisa diterapkan pada hubungan dengan konsumen luar, namun menyatakan metode internal untuk memenuhi pengukuran mutu dalam standar-standar lainnya. Standar ini menjabarkan metode yang digunakan untuk mendekati bidang-bidang seperti usaha untuk memperoleh bahan, tindakan perbaikan, dan penggunaan kontrol proses secara statistik.
Semua standar ISO bersifat generik. Standar-standar ini bisa digunakan untuk berbagai industri, dan untuk perusahaan produksi maupun layanan.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Proses sertifikasi ISO 9000 biasanya diaplikasikan pada satu bidang tertentu. Jika sebuah perusahaan ingin menyelesaikan sertifikasi, perusahaan tersebut melaju dari satu bidang ke bidang lain.
RANGKUMAN STANDAR ISO 9001
4.1 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 4.1 SISTEM MUTU 4.1 KAJIAN KONTRAK 4.1 KONTROL RANCANGAN 4.2 KONTROL DOKUMEN 4.3 PEMBELIAN 4.4 PEMBELI PRODUK PEMASOK 4.5 IDENTIFIKASI DAN KETERLACAKAN PRODUK 4.6 KONTROL PROSES 4.7 INSPEKSI DAN PENGUJIAN 4.8 PERLENGKAPAN INSPEKSI, PENGUKURAN DAN PENGUJIAN 4.9 STATUS INSPEKSI DAN PENGUJIAN 4.10 KONTROL PRODUK YANG TIDAK SESUAI 4.11 TINDAKAN PERBAIKAN 4.1 2 PENANGANAN PENYIMPANAN, PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN 4.1 3 CATATAN MUTU 4.1 4 AUDIT MUTU INTERNAL 4.1 5 PELATIHAN 4.1 6 PELAYANAN 4.1 7 TEKNIK STATISTIK
CATATAN selalu perlu diingat bahwa berbagai bagian dari standar-standar ini saling terkait. Misalnya, pelatihan tercakup di paragraf 4.18. Namun prosedur pelatihan akan berdampak pada hampir semua kategori lainnya. Hal ini juga berlaku untuk konsep-konsep seperti kontrol dokumen (4.5) atau catatan mutu (4.16).
EDISI : A
REVISI : 0
Pertumbuhan ISO 9001

Saudara bisa mengharapkan pertumbuhan signifikan dalam aplikasi ISO 9001 dalam tahun-tahun yang akan datang. Ada sejumlah faktor yang mendorong perkembangan ini. Standar ISO 9001 telah diterima secara luas. Standar-standar ini, misalnya, terjadwal untuk menggantikan standar yang sama dalam pasar militer Amerika Serikat. Komunitas Eropa mengharuskan registrasi ISO 9003 untuk produk-produk tertentu misalnya mainan, perlengkapan perlindungan pribadi, kompor gas, peralatan medis dan perlengkapan pengangkat. Karena lebih banyak perusahaan telah mendaftar ISO 9000, perusahaanperusahaan tersebut juga harus mendaftarkan para pemasoknya. Dampak dari hal ini telah menimbulkan ledakan minat atas standar tersebut. Banyak negara diluar Eropa, khususnya di Asia, sedang dalam proses penggunaan standar tersebut. ISO 9000 adalah standar global. Registrasi ISO 9000 telah menjadi sarana pemasaran fundamental, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang melaksanakan bisnis secara internasional. Registrasi ini memberikan jaminan mutu dan memberikan kelebihan kompetitif.
Biaya registrasi ISO 9001 Biaya proses registrasi tidak boleh menjadi faktor utama dalam pengambilan keputusan saudara. Jika ada alasan kuat untuk saudara mendaftar, biaya tersebut akan tergantikan oleh keuntungan yang didapat. Biaya tergantung pada kompleksitas usaha saudara, tidak hanya pada tingkat pengeluaran saja. Jika saudara memiliki beberapa anak perusahaan, beberapa jalur produksi dan sistem jaminan mutu yang sangat terlibat, biayanya akan tinggi. Biasanya biaya untuk sebuah unit usaha bisa berkisar antara $20.000 sampai lebih dari $200.000. Tindak lanjut audit akan memberikan biaya tambahan. Namun, jika perusahaan saudara memiliki alasan kompetitif yang kuat untuk menerapkan standar ISO, biaya tersebut tidak boleh menghalangi saudara.
MEMBANGUN SMM
Penting: pengeluaran yang jauh lebih signifikan adalah biaya untuk mempersiapkan registrasi. Sebuah perusahaan menghabiskan 5500 jam kerja untuk mendokumentasikan sistem jaminan mutunya.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU 4.3-ASI/5 MEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Panduan mutu
Langkah pertama dalam menuju sertifikasi ISO 9001 adalah dengan menyusun panduan mutu. Ini adalah dokumen yang menjadi rujukan tim pendaftar agar yakin bahwa semua aspek standar tersebut telah tercakup. Panduan ini memberikan gambaran umum sistem mutu saudara. menyusunnya, saudara harus mempertimbangkan tips-tips berikut: Jelas, meski tidak detail. Panjang rata-ratanya 30 halaman; Jangan masukkan detail atau spesifikasi teknis. Panduan ini harus menentukan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab untuk berbagai aspek mutu. Panduan ini harus menyebutkan apa yang saudara lakukan, bukan bagaimana melakukannya; Disusun berdasarkan judul-judul dalam standar ISO; Dikontrol dengan seksama. Tiap bagian harus menspesifikasi siapa yang akan menyusun paragraf tersebut, siapa yang akan memberi persetujuan dan tanggal penyusunan atau tanggal revisinya. Penanggung jawab penyelesaian, pengkajian dan revisi panduan tersebut harus disebutkan dengan seksama. Daftar distribusi dan kontrol kopian harus ditentukan; Untuk
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Lakukan rujukan silang dengan dokumen lain yang menjabarkan kebijakan mutu secara detail. Untuk memberikan pandangan tentang seperti apa panduan mutu tersebut, lihatlah contoh dari panduan mutu yang biasa.
Untuk tahu lebih banyak, baca handout CONTOH PANDUAN MUTU yang bisa saudara temukan di Bagian Handout untuk Semester 4.
Cakupan dokumentasi
Salah satu masalah yang dihadapi oleh tiap perusahaan saat melakukan pendekatan pada registrasi ISO 9000 adalah seberapa jauh perusahaan tersebut harus mendokumentasikan sistem mutunya. Jelas, tiap proses yang rumit bisa dijabarkan secara rinci dengan sangat panjang. Tidak ada cara untuk menentukan dengan pasti dimana harus berhenti jika menyangkut dokumentasi. Panduan terbaik adalah: Apa yang masuk akal? Saudara harus mencakupkan cukup banyak detail untuk memastikan konsumen yang waspada bahwa sistem mutu saudara menyeluruh, bahwa tiap aspek mutu telah tercakup, dan bahwa pekerjaan saudara dilakukan dengan benar. Pertanyaan lain yang harus ditanyakan adalah: apakah dokumen-dokumen tersebut cukup untuk menunjukkan kontrol yang cukup atas tiap proses? Dokumen-dokumen ini harus disusun sedemikian rupa hingga orang yang bertanggung jawab untuk proses tersebut bisa memahaminya dengan mudah. Di sebuah perusahaan, seorang manajer penjualan mulai dengan gambaran umum tugasnya sepanjang dua halaman. Saat dimintai detail, dia membuat deskripsi menyeluruh tentang tugasnya, sekitar 40 halaman. Aturan lainnya, bisakah seseorang merasa tidak dekat dengan proses yang masuk dan mengambil alih proses tersebut berdasarkan dengan dokumen yang tersediaIngatlah bahwa semua dokumen perusahaan saudara akan berfungsi untuk mendukung sistem jaminan mutu saudara. Misalnya, saudara perlu mendokumentasikan kemampuan operator yang bertanggung jawab untuk
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
proses mutu. Jika kemampuan tersebut didasarkan pada pengalaman, bukannya pelatihan, catatan personel perusahaan saudara akan merinci pengalaman tersebut.
Diatas contoh panduan mutu yang diberikan diatas, saudara mungkin perlu melihat contoh yang lebih detail tentang panduan mutu sebenarnya yang terkait dengan berbagai perusahaan, produk dan layanan. Bandingkan struktur dan isi dari: -PANDUAN MUTU TASMANIA, -PANDUAN MUTU PERGURUAN TINGGI BELANDA, -PANDUAN MUTU ETHIOPIA yang bisa saudara temukan di Bagian handout untuk Semester 4
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Delapan tips efektif untuk dokumentasi ISO 9001
spesifik
Hindari pernyataan seperti, cairan ini harus disimpan di level yang tepat, atau keluhan pelanggan ditangani sebagaimana mestinya. Lebih baik menspesifikasi: Cairan ini tidak boleh berada di bawah level 20 liter: keluhan konsumen diselesaikan dalam waktu dua hari.
variasi penting dokumen

Berbagai situasi membutuhkan prosedur yang berbeda-beda pula. Karena situasi yang saudara hadapi mungkin berjumlah ratusan, saudara tidak mungkin mendokumentasikan semuanya. Pilihlah satu bagian dari proses yang membentuk sebuah unit logis. Dokumentasikan unit-unit ini secara terpisah.
memilah proses yang rumit

Hindari deskripsi proses yang berlembar-lembar dan dengan demikian jadi sulit diikuti. Pilihlah bagian proses yang membentuk unit logis. Dokumentasikan unit-unit ini secara terpisah.
gunakan alat bantu visual

Diagram alir, diagram organisasi, daftar periksa, semuanya bisa memperjelas sekaligus mengurangi panjang dokumen. Gunakanlah jika mungkin.
lakukan yang saudara katakan dan katakan yang saudara lakukan

Ini adalah prinsip utama dokumentasi. Jangan membuat prosedur dan kebijakan ideal. Sebaliknya, dasarkan dokumentasi saudara pada apa yang memang dilakukan. Kemudian pastikan bahwa prosedur yang terdokumentasi tersebut diikuti. Salah satu alasan yang paling umum yang membuat perusahaan gagal dalam usaha awal mereka untuk mencapai sertifikasi adalah karena dokumentasi proses mereka tidak realistis.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
cari input dari bawah

Pastikan bahwa para pegawai yang terlibat berkontribusi pada dokumentasi. Mereka juga bisa menjabarkan proses secara lisan dengan tepat sehingga harus didokumentasikan. Input mereka membantu menjadikan dokumentasi relevan.
manfaatkan komputerisasi
Penggunaan Word, email dan bentuk-bentuk lain pemrosesan data secara elektronik bisa sangat mempercepat proses dokumentasi saudara. Misalnya, deskripsi prosedur bisa direvisi, didokumentasikan dan didistribusikan melalui sistem intranet (jaringan dalam perusahaan). Pastikan saudara menerapkan sistem password yang tertata baik, serta penyaring dan perlengkapan lain untuk memastikan bahwa sistem tersebut aman dan terkontrol.
buat dokumen tetap terkini

Sistem kontrol dokumen saudara tidak boleh hanya mencakup revisi dokumen secara sistematis, namun juga menspesifikasi seberapa kuno dokumen dibandingkan dengan penggunaan.
Langkah-langkah utama untuk mempersiapkan registrasi ISO 9001
sadar mutu
Sejumlah perusahaan melupakan langkah penting ini saat mempersiapkan registrasi. Para pegawai harus memahami apa mutu itu dan kenapa hal tersebut penting. Hanya dalam konteks pemahaman mutu secara umumlah proses ISO 9001 bisa dilihat dengan sudut pandang tertentu. Jika para pegawai tidak menghargai nilai mutu, mereka tidak akan mau menghabiskan waktu dan usaha yang diperlukan oleh proses registrasi. Program sadar mutu mencakup distribusi literatur dan informasi mutu, sampai ke seminar sehari tentang konsep mutu, sampai ke kunjungan konsumen atau taktik lain untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya mutusampai ke program QMS itu sendiri pada akhirnya.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
prosedur dan kebijakan saat ini

Dokumentasikan apa yang saudara lakukan sekarang. Ini akan melibatkan pengkajian dan pengelompokan dokumen-dokumen yang ada berdasarkan penyusunan sistem dalam panduan mutu saudara yang akan berhubungan dengan standar ISO. Ini juga mungkin melibatkan penulisan prosedur yang saat ini hanya dikomunikasikan secara lisan.
bandingkan sistem standar saudara saat ini

Apakah yang saudara lakukan saat ini cocok untuk memuaskan standar ISO 9001? Jika tidak, dimana ada kesenjangan tersebut?
meningkatkan prosedur
Jika saudara kekurangan prosedur untuk menjamin mutu, saudara harus menciptakan prosedur-prosedur tersebut. Dalam kasus seperti ini, pastikan prosedur-prosedur tersebut realistis dan pastikan bahwa prosedur-prosedur ini akan diikuti secara harian. Jangan ciptakan prosedur diatas kertas hanya untuk memuaskan auditor.
menyelesaikan dokumentasi
Secara sistematis, dokumentasikan prosedur dan kebijakan saat ini serta prosedur dan kebijakan tambahan. Pastikan bahwa seseorang diberikan tanggung jawab untuk tiap tugas.
menguji sistem
Sejumlah perusahaan besar mengirimkan pegawai untuk mengikuti pelatihan yang sama seperti auditor mutu pihak ketiga. Perusahaan-perusahaan yang lebih kecil bisa mungkin mengirimkan auditor internal yang ditunjuk untuk mengikuti seminar mutu. Orang tersebut dan sekelompok pegawai yang ditunjuk harus mengkaji semua dokumentasi secara menyeluruh untuk memastikan bahwa dokumentasi-dokumentasi tersebut mencakup persyaratan yang termuat dalam standar ISO.
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Yang bahkan lebih penting adalah mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung dan memastikan bahwa tugas-tugas dikerjakan sebagaimana yang dijabarkan dalam dokumen.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU 4.3-AS2/5 DAFTAR PERIKSA ISO 9001 yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Memilih badan registrasi

Jika saudara memiliki kecenderungan dan kesempatan untuk bergabung dalam registrasi ISO 9001, perusahaan yang saudara pilih untuk melaksanakan registrasi pihak ketiga saudara harus dipilih dengan cara yang sama seperti saat saudara memilih perusahaan jasa, dengan mempertimbangkan reputasi pengalaman, harga dan kesesuaian. Ada sejumlah kriteria khusus untuk diamati:
Dimana badan registrasi tersebut diketahui?

Karena sistem registrasi standar ISO 9001 sangat kompleks dan terus berubah, perlu diketahui apakah badan register yang saudara pilih dikenal oleh berbagai badan pemerintah dan oleh para konsumen saudara sendiri. Badan sertifikasi mutu di negara saudara atau di kota dimana saudara akan melakukan usaha bisa memberi informasi tentang hal ini.
Apa bidang spesialisasi badan register tersebut?

Mungkin berguna jika saudara mengontrak badan register yang spesialisasinya adalah bidang industri saudara dan mengetahui detail atau proses yang akan dilakukan, meski hal ini tidak selalu diperlukan.
Amati pengalaman badan register tersebut

Telah berapa lama badan tersebut bergerak di bidang usaha ini? Berapa banyak klien awal mereka yang telah berhasil mencapai registrasi?
Apakah badan registrasi tersebut menawarkan konseling sebelum audit? Layanan konseling? Kapan audit tersebut selesai?
Tuntutan untuk registrasi telah menciptakan jaminan simpanan dengan banyak perusahaan register.
Bagaimana mereka akan menangani audit?

Sejumlah badan registrasi mengeluarkan tingkat ketidaksesuaian yang berbedabeda. Sementara badan registrasi lainnya menggunakan sistem poin.
Proses registrasi
10
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Saudara akan bekerja sama dengan badan register yang saudara pilih saat saudara melaju dari satu proses ke proses lain. Sebagian besar pekerjaan, seperti sebagian besar biaya, akan ada di bidang persiapan. Proses registrasi sebenarnya, seperti yang ditunjukkan dibawah ini, sangat langsung.
Tahap 1: Kuesioner
Ini memungkinkan badan register untuk mengenal perusahaan saudara, untuk mengakrabkan diri dengan ukuran dan lokasi pabrik, dan untuk mengetahui secara umum siapa saja yang bertanggung jawab untuk berbagai aspek mutu. Tahap ini juga memperingatkan badan register tentang situasi-situasi tertentu yang mungkin dihadapi, atau tentang keahlian yang mungkin dibutuhkannya.
Langkah 2: Kajian dokumen

Para auditor memulai dengan panduan mutu saudara dan maju untuk mengkaji dokumen-dokumen lain. Dia akan mencoba mendapatkan pengetahuan menyeluruh tentang bagaimana sistem mutu saudara disusun, dan bagaimana sistem tersebut berfungsi pada prakteknya. Dia akan memperhatikan kebijakan, prosedur, pengujian, standar, persetujuan yang dibutuhkan, dan banyak bidang lain. Di tiap tahap dia akan menilai apakah dokumentasi sudah cukup untuk memahami apa yang dikerjakan dan bagaimana hal tersebut dikerjakan. Dia akan mencari kesenjangan dalam dokumentasi. Setelah kajian awal ini, auditor mungkin meminta dokumentasi lebih lanjut.
Langkah 3: Audit mutu

Auditor sekarang akan masuk ke perusahaan saudara untuk memeriksa prosedur terdokumentasi saat dikerjakan. Dia akan mengamati operasi, mewawancarai pegawai, dan menguji kontrol yang dibangun dalam sistem. Yang dicarinya adalah kasus-kasus dimana operasi tidak sesuai dengan prosedur yang dispesifikasi dalam dokumen. Misalnya, sebuah perusahaan menyatakan dalam panduan prosedurnya bahwa sampel acak diambil dari proses produksi untuk diinspeksi. Sebenarnya, para pegawai mengirimkan sejumlah unit pertama dalam proses produksi untuk diinspeksi karena unit-unit tersebut lebih pantas.
Langkah 4: Perbaikan
11
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Auditor akan menunjukkan contoh ketidaksesuaian mayor dan minor kepada para manajer. Contoh-contoh ini berkaitan dengan faktor-faktor seperti ketidaksesuaian dengan prosedur terdokumentasi, kurangnya kontrol, dan masalah keamanan. Untuk ketidaksesuaian yang terkait dengan kriteria tertentu ISO 9001, auditor mengeluarkan permohonan tindakan perbaikan. Formulir permohonan ini menunjukkan contoh-contoh ketidaksesuaian. Permohonan ini tidak akan memberitahu saudara cara memperbaikinya. Saudara bertanggung jawab untuk memperbaiki semua ketidaksesuaian.
Tahap 5: Registrasi
Setelah semua ketidaksesuaian diperbaiki, badan register mengeluarkan sertifikasi kesesuaian dengan ISO 9001. Badan register akan memberitahu saudara persyaratan dimana saudara bisa menggunakan rancangan dan logo badan registrasi tersebut. Klaim sertifikasi ISO 9001 tidak pernah bisa diterapkan pada satu produk, tapi biasanya bisa digunakan dalam bentuk pemasaran lainnya.
Langkah 6: Tindak lanjut

Tujuan saudara disini bukan hanya untuk terdaftar, tapi juga untuk terus terdaftar. Saudara akan perlu terus berhubungan dengan badan register dan memberitahunya perubahan utama apapun dalam prosedur dan kebijakan mutu saudara. Tiap enam bulan, auditor akan kembali untuk melakukan inspeksi pengawasan untuk memastikan bahwa saudara masih tetap mengikuti sistem mutu saudara yang terdokumentasi. Kunjungan ini biasanya dijadwalkan lebih dulu, namun bisa dilakukan kapan saja.
12
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Diadaptasi dari Total quality management, a How-to Program For The High-Performance Business, Alexander Hamilton Institute
13
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Audit QMS
Apa audit itu? Audit adalah sebuah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan seberapa jauh kriteria yang telah disetujui terpenuhi. Audit bukan hanya sekedar pemeriksaan yang bisa dilakukan seenaknya oleh siapapun dan yang hasilnya bisa dijabarkan secara lisan. Berdasarkan definisi audit yang diberikan dalam ISO 9000 dan ISO 19011 serta deskripsi kegiatan audit yang diberikan dalam ISO 19011, audit haruslah: Sistematis Yaitu dipersiapkan dengan seksama sebelumnya dan dilaksanakan sesuai rencana; Independen Yaitu dilakukan oleh auditor yang imparsial yang tidak terkena pengaruh dari pihak manapun terkait dengan ikatan, keuangan atau bidang lain dalam organisasi; Terdokumentasi Yaitu didasarkan pada bukti terdokumentasi dan hasilnya dimasukkan dalam laporan dokumentasi resmi.
Untuk menentukan kesesuaian QMS dengan persyaratan Untuk mengidentifikasi bidang yang bisa diperbaiki Untuk memungkinkan sertifikasi/registrasi perusahaan
Untuk menentukan efektifitas QMS
Untuk memenuhi persyaratan hokum (misalnya untuk pabrik perlengkapan medis)
14
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Tujuan Audit QMS Jenis-jenis Audit QMS Dalam terminologi komersial dan sertifikasi, organisasi yang menyediakan barang atau jasa biasanya disebut pihak pertama, sementara konsumen yang membeli produk atau jasa disebut pihak kedua. Dalam konteks yang sama, pemberi sertifikat yang independen baik bagi pemasok dan pembeli disebut pihak ketiga.
1. Audit internal (audit pihak pertama): Audit dilaksanakan oleh, atau atas nama, Perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal. Audit internal bisa menjadi dasar untuk deklarasi kesesuaian diri organisasi.
2. Audit eksternal (audit pihak kedua dan ketiga): Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan pada Organisasi (misalnya konsumen). Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh badan register atau badan sertifikasi eksternal yang independen
15
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Prinsip-prinsip Audit (ISO 19011)
Pelaksanaan etis Karakter auditor:
Penyajian yang Adil Kewajiban untuk melaporkan dengan jujur dan akurat
Dasar profesionalisme
Pelaksanaan profesional Pelaksanaan beralasan audit Proses audit Independen dasar untuk kesimpulan yang imparsial dan objektif
Bukti dasar rasional utuk menarik kesimpulan
Pihak-pihak yang terlibat dalam audit QMS
Sejumlah pihak mungkin terlibat dalam proses audit, masing-masing memiliki kepentingan dan kewajiban tertentu.
16
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Dalam sebagian besar kasus, klien organisasi auditor adalah pihak yang diaudit itu sendiri, yaitu organisasi yang telah menyusun QMS dan ingin sistem tersebut diaudit untuk alasan internal atau untuk mendapatkan sertifikat atau kesesuaian dengan ISO 9001. Namun, ada kasus-kasus dimana permohonan untuk audit mungkin berasal dari pihak eksternal perusahaan yang akan diaudit. Misalnya, pembeli skala besar yang ingin memerika QMS dari calon pemasok sebelum membeli barang dari pemasok tersebut; atau sebuah bank atau perusahaan asuransi yang ingin memeriksa kemampuan organisasi dalam hal persaingan dan resiko kerugian sebelum meminjamkan uang pada organisasi tersebut atau memberikan polis asuransi pada perusahaan tersebut untuk menutupi kerugian. Klien adalah pihak yang menentukan tujuan dan kriteria audit. Kriteria audit mungkin disesuaikan dengan ISO 9001 atau serangkaian persyaratan lain. Klien berhak menerima laporan audit dan dia membayar biaya pelaksanaan audit tersebut (meski dia bisa membebankan biaya tersebut pada pihak yang diaudit sebagai bagian dari kesepakatan mereka). Pihak yang diaudit berkewajiban untuk memberikan data dan informasi pada organisasi auditor dan untuk bekerjasama penuh dengan mereka. Biasanya, pihak yang diaudit akan menerima salinan laporan audit, kecuali jika ada kesepakatan yang menyatakan sebaliknya antara klien audit dan pihak yang diaudit. Dalam semua kasus ini, pihak yang diaudit memiliki hak atas kerahasiaan, yang berarti tim audit maupun penerima laporan audit tidak bisa mengungkap isi audit tersebut ke pihak luar tanpa persetujuan dari pihak yang diaudit. Auditor bertanggung jawab untuk menentukan cakupan audit (dalam hal lokasi, unit dan kegiatan), melaksanakan audit dan melaporkan hasilnya pada pihak yang ditunjuk oleh klien audit.
17
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Proses audit
Sebagaimana halnya proses sistematis apapun, audit terdiri dari beberapa tahap:
Menyusun kemungkinan dilakukannya audit

Sebelum memulai audit, organisasi auditor harus memastikan bahwa audit bisa dilakukan. Perusahaan auditor tersebut harus memperhatikan faktor-faktor seperti: ketersediaan informasi yang cukup untuk merencanakan audit; kerjasama yang cukup dari pihak yang diaudit; ketersediaan waktu dan sumberdaya yang cukup. Jika audit tidak bisa dilakukan karena kurangnya salah satu dari tiga hal diatas, organisasi auditor harus memberikan alternatif bagi klien audit.
Melaksanakan audit
Dengan menentukan tujuan, cakupan dan kriteria audit, langkah selanjutnya adalah menyusun tim audit dan menunjuk pemimpinnya. Setelah hal ini dilakukan, pihak yang akan diaudit dihubungi. Tujuan bisa berupa: pemeriksaan kesesuaian dengan ISO 9001; pemeriksaan kemampuan untuk memastikan kesesuaian dengan hokum, perundangan dan/atau persyaratan kontrak; menentukan bidang yang bisa diperbaiki. Cakupan ditentukan dalam hal lokasi, unit, kegiatan dan proses organisasi.
Mengkaji dokumen
18
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Pengkajian dokumen yang terkait dengan QMS yang akan diaudit mencakup catatan dan laporan audit sebelumnya.
Mempersiapkan kegiatan audit di tempat

Dengan mempersiapkan rencana audit termasuk tanggal dan tempat audit serta unit yang akan diaudit, langkah selanjutnya adalah menentukan pekerjaan para anggota tim audit. Persiapan kegiatan audit di tempat juga mencakup persiapan dokumen kerja yang akan digunakan oleh tim audit termasuk prosedur audit, daftar periksa, rencana pengambilan sampel dan formulir untuk mencatat informasi, bukti, penemuan dan rapat.
Melaksanakan kegiatan audit di tempat

Merupakan inti dari proses audit. Mencakup rapat awal antara tim audit dengan perwakilan pihak yang akan diaudit, pengumpulan informasi melalui kajian dokumen dan catatan, wawancara dan kunjungan lapangan dan, yang terakhir, rapat akhir untuk memberitahu hasil audit pada perwakilan pihak yang diaudit.
Menyusun laporan audit

Mencakup kesimpulan audit dan informasi lain yang relevan dengan audit, seperti kesepakatan tindakan-tindakan untuk tindak lanjut. Dengan pendistribusian laporan audit kepada penerima yang ditentukan oleh klien audit, audit telah selesai. Tindak lanjut audit mungkin berlanjut setelah penyelesaian audit, misalnya untuk memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan untuk memastikan kesesuaian dengan ISO 9001. Mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 Proses Sertifikasi Akreditasi pemberi sertifikat QMS jelas meningkatkan nilai sertifikasi di tingkat nasional. Namun, akreditasi ini tidak banyak membantu untuk mencapai keberteriman lintas negara atas sertifikat QMS. Saat globalisasi berkembang, keberterimaan lintas negara atas sertifikat ISO 9000 menjadi masalah penting untuk menghindari sertifikasi ganda yang bisa menjadi penghambat perdagangan internasional. Tujuannya disini adalah untuk menyusun infrastruktur internasional yang akan menjamin keberterimaan sertifikat ISO 9000 secara luas berdasarkan pada satu penilaian.
19
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Jika Perusahaan telah beranggapan bahwa QMS sudah bagus dan berfungsi, inilah saat untuk memilih badan sertifikasi yang cocok. Organisasi harus mendasarkan pemilihan tersebut berdasarkan hal-hal berikut: kompetensi dan profesionalisme badan sertifikasi yang akan menjamin kelancaran proses sertifikasi; pengalaman dengan organisasi serupa dalam hal ukuran, kompleksitas dan sektor industri untuk memastikan bahwa auditor akan bekerja dengan efisien dan mencapai tujuannya tanpa hambatan; Badan sertifikasi yang terakreditasi pasti selalu dipilih untuk memastikan kompetensi dan keadilan. Badan sertifikasi yang sertifikatnya berterima di pasar target Organisasi harus dipilih. Keberterimaan ini bisa dipastikan melalui asosiasi badan sertifikasi dalam sistem pengenalan oleh pemberi sertifikat lainnya atau lewat akreditasi (misalnya anggota IAF/MLA). Pembahasan lebih jauh tentang keberterimaan sertifikasi bisa ditemukan dalam Kuliah 7 Audit dan Sertifikasi QMS. Pengalaman menunjukkan bahwa organisasi yang melaksanakan pra-audit sebelum melaksanakan audit sertifikasi resmi memiliki peluang lebih besar untuk meluluskan audit sertifikasi dengan tingkat ketidaksesuaian yang minimum.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU 4.3-AS3/5 AUDIT INTERNAL yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
20
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Penyusunan tolok ukur mutu

Xerox Corporation, pemimpin dalam praktek penyusunan tolok ukur mutu, mendefinisikannya sebagai proses pengukuran terus menerus produk, jasa dan praktek perusahaan kami dibandingkan dengan pesaing atau perusahaan yang paling berhasil yang menjadi pemimpin bidang industri.
Proses ini melibatkan pemilihan fungsi, atau produk, atau kelengkapan produk dan membandingkannya dengan berdasarkan pada ukuran tertentu (misalnya tingkat atau produktifitas) fungsi, produk, atau kelengkapan produk perusahaan lain. Jika perusahaan lain berkinerja lebih baik, analisis bisa memilah alasan penyebabnya. Perusahaan saudara kemudian harus melaksanakan proses perbaikan yang tepat untuk mencapai hasil yang sama atau lebih baik. Berikut ini adalah tiga strategi untuk penentuan standar mutu: Internal. Bagian pembelian saudara harus menyusun sistem yang efisien untuk mempermudah pencatatan. Sektor-sektor lain di perusahaan saudara bisa mempelajari sistem menggunakan hasilnya sebagai standar mutu. tersebut dan
Yang terbaik dalam bidang usaha ini. Saudara meneliti bidang industri saudara dan menentukan pesaing mana yang paling efisien pada bidang tertentu. Tujuannya adalah untuk membawa mutu saudara dibidang tersebut melebihi mutu pesaing saudara. Kelas dunia. Saudara menentukan perusahaan mana yang operasinya paling besar, terlepas dari bidang industrinya. Misalnya, perusahaan pengangkutan barang meneliti supermarket untuk penyusunan tolok ukur untuk penggunaan teknologi bar code dengan efisien.
Jenis hal apa saja yang bisa disusun tolok ukurnya? Proses ini bisa diaplikasikan pada produk atau jasa. Motorola menggunakan penyusunan tolok ukur dalam membuat pager dan handphone baru. Perusahaan Ford J Motor menyusun tolok ukur model mobil terdepan saat membuat model Taurusnya yang sukses. Perusahaan yang memberikan layanan telemarketing (pemasaran jarak jauh) menyusun tolok ukur sistem pemesanan pesawat untuk meningkatkan operasinya.
21
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Penyusunan tolok ukur juga merujuk pada fungsi dan proses. bisa luas: sistem manajemen, proses Mutu Total itu sendiri.
Targetnya
Atau bisa juga sempit: penanganan barang-barang yang diterima atau penyewaan. Xerox 41 meneliti operasi pengecer L.L Bean untuk menyusun tolok ukur manajemen inventaris. Sejumlah kesalahan konsep yang biasa terjadi tentang penyusunan tolok ukur Penyusunan tolok ukur tidak kasual. Proses ini adalah operasi sistematis terencana yang dirancang untuk mencapai tujuan khusus tertentu. Penyusunan tolok ukur bukan penentuan dengan cepat (proses sekali jadi). Ini adalah proses terus menerus untuk menentukan tujuan kinerja yang lebih tinggi. Penyusunan tolok ukur bukan meniru perusahaan lain. Proses ini melibatkan praktek-praktek pengenalan yang cocok untuk pekerjaan saudara dan menggunakannya. Penyusunan tolok ukur tidak berdiri sendiri. Ini merupakan bagian dari program QMS yang luas. Proses ini harus diintegrasikan dengan pendekatan lain dalam QMS.
Sembilan manfaat yang didapat dari penyusunan tolok ukur 1. Penyusunan tolok ukur memaksa saudara memperhatikan operasi saudara sendiri. Penelitian pendahuluan yang diperlukan berkontribusi pada kesadaran akan mutu dan memunculkan ide-ide perbaikan. 2. Penyusunan tolok ukur memasukkan kenyataan dalam tujuan mutu. Banyak perusahaan menentukan tujuan yang hanya memiliki fokus internal. Misalnya, manajer mungkin memutuskan untuk memotong biaya pengerjaan ulang sebesar 15% dari jumlah tahun lalu. Sementara itu, mereka mengabaikan fakta bahwa perusahaan lain menggunakan proses yang menghasilkan kurang dari setengah tingkat pengerjaan ulang mereka. Dengan penyusunan tolok ukur, perbaikan dramatis bisa menggantikan kemajuan yang tidak berarti. 3. Penyusunan tolok ukur menspesifikasi tujuan. Data yang saudara terima dari mitra penyusunan tolok ukur harus bersifat spesifik dan kuantitatif. Saudara pasti tahu pasti apakah operasi perusahaan terukur di bidang itu atau tidak. 4. Penyusunan tolok ukur memunculkan persaingan nyata. Dengan menentukan tujuan khusus yang relatif terhadap pesaing, penyusunan tolok ukur mendorong
22
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
para pegawai di semua bagian perusahaan mengejar mutu yang lebih tinggi. Penyusunan tolok ukur memberikan gambaran nyata yang berfungsi sebagai target perbaikan mutu. 5. Penyusunan tolok ukur mendorong perbaikan terus-menerus. Pembuat Mobil di Amerika Serikat menggunakan penyusunan tolok ukur untuk menentukan tujuan mutu dalam persaingan mereka dengan pabrik mobil Jepang. Namun saat mereka mencapai tujuan ini, mereka menyadari bahwa perusahaan Jepang juga telah berkembang, penyusunan tolok ukur akan mendorong evaluasi ulang berkala dan standar yang lebih tinggi. 6. Penyusunan tolok ukur bisa mengerucutkan persyaratan konsumen yang
belum terungkap. Selama penyusunan tolok ukur, saudara akan didorong untuk bertanya kenapa pesaing mengikuti praktek tertentu. Ini bisa memperjelas persyaratan konsumen yang terlewatkan. Sebuah perusahaan, dalam menyusun tolok ukur untuk sistem inventaris perusahaan lain, menemukan bahwa sistem pengiriman darat bisa membuka segmen pasar yang selama ini diabaikannya. 7. Penyusunan tolok ukur mendorong solusi proaktif. Dengan meneliti pihak yang terbaik di bidang usaha ini atau yang berkelas dunia, saudara bisa terus memperbaharui cara-cara baru untuk melakukan segala sesuatu dan teknologi baru. Saudara bisa menentukan ide yang akan bisa memberikan manfaat kompetitif bagi saudara dan menggunakannya sebelum menjadi praktek standar. Tanpa penyusunan tolok ukur, saudara hanya bisa bereaksi pada tren yang ada. 8. Penyusunan tolok ukur membantu pemecahan masalah. Proses ini memberitahu saudara apa yang bisa dilakukan. Proses ini juga memberitahu saudara bagaimana cara melakukannya. Tim mutu saudara harus memiliki insentif untuk memecahkan masalahtekanan kompetitif; dan sarananyaideide dari perusahaan-perusahaan kelas dunia. 9. Menonjolkan kelemahan. Sebuah perusahaan mempertimbangkan
pengurangan biaya seperti pemotongan biaya kerja. Penyusunan tolok ukur memungkinkan perusahaan membandingkan berbagai fungsi dengan fungsi di perusahaan lain dalam industri tersebut. Perusahaan tersebut kemudian menemukan bahwa di sejumlah bidang stafnya sangat produktif, sementara di bidang lain sebaliknya. Dengan mengkonsentrasikan pemotongan biaya kerja di bidang fungsi yang produktifitasnya rendah dan menggunakan praktek-praktek baru, program pemotongan biaya jadi jauh lebih efektif. Sebelum saudara menyusun tolok ukur Mulailah dengan memperhatikan status program Manajemen Mutu Total saudara. Penyusunan tolok ukur tidak boleh menjadi langkah pertama dalam pelaksanaan QMS. Terlebih dulu saudara perlu:
23
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
melatih para pegawai mengembangkan proses;
saudara
dalam
menganalisis
dan
menjadi pandai dalam menggunakan tim perbaikan mutu; Menentukan fokus pada konsumen yang solid.
Seperti halnya semua aspek QMS, diperlukan pemilihan bidang yang penting bagi strategi usaha perusahaan saudara sebagai bidang yang akan pertama kali disusun tolok ukurnya. Saudara harus sadar bahwa dengan mengembangkan bidang ini, saudara akan mendapatkan sejumlah manfaat tertentu.
Enam langkah penyusunan tolok ukur yang lebih baik
Mulailah di dalam perusahaan

Biasanya mudah sekali memilih fungsi atau bagian di perusahaan saudara yang paling produktif atau inovatif. Gunakan bidang-bidang ini untuk menentukan penyusunan tolok ukur saudara yang pertama. Pengumpulan dan analisis data akan mudah. Penyusunan tolok ukur dalam perusahaan akan memberikan saudara latihan penggunaan proses tersebut dengan efektif. Ini juga bisa memberi pandangan bernilai bagi saudara tentang seberapa efisien berbagai bidang dalam perusahaan saudara beroperasi, dan kenapa. Para pegawai juga perlu memahami apa sebenarnya penyusunan tolok ukur itu. Saudara bisa mengkopi dan mendistribusikan handout di Gambar 40 untuk memberikan gambaran umum yang singkat tentang proses ini pada semua orang di perusahaan saudara.
Memilih ukuran
Setelah saudara siap mencari sumber di luar, saudara terlebih dulu perlu memilih ukuran yang penting bagi keberhasilan strategis saudara. Misalnya, jika saudara menyusun tolok ukur bagi bidang perakitan, apa ukuran keberhasilannya?
24
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Pendapatan total per pekerja? Pendapatan produk baru per pekerja? Paten yang dikeluarkan per anggaran pekerja? Jumlah pekerja per jalur produksi? Klaim garansi per pembuatan produk?
Untuk tahu lebih banyak, baca handout HANDOUT KESADARAN AKAN TOLOK UKUR yang bisa saudara temukan di Bagian handout untuk Semester 4 Saudara sedang mencoba menentukan apakah pendekatan mitra penyusunan tolok ukur saudara terhadap perakitan lebih baik dari pendekatan saudara. Saudara harus menentukan apa makna lebih baik tersebut. Mulailah dengan menganalisis secara seksama fungsi perakitan saudara. Bidang apa yang menimbulkan beban berlebih? Dimana ada proses yang tersumbat? Apa yang dikeluhkan oleh para pekerja saudara? Aspek perakitan yang mana yang menyebabkan konsumen mengeluh?
Memilih mitra penyusunan tolok ukur

Saudara akan harus melakukan sejumlah penelitian pendahuluan untuk memilih perusahaan pesaing atau perusahaan kelas dunia yang mengalahkan kinerja saudara dalam 41 bidang yang saudara rencanakan akan disusun tolok ukurnya. Reputasi biasanya adalah petunjuk yang bagus. Organisasi industri atau organisasi professional bisa menjadi sumber informasi tentang siapa yang usahanya lebih baik. Jaringan kerja dengan orang-orang yang bekerja di lapangan selalu berguna. Jangan batasi pencarian saudara. Sebuah perusahaan di dekat saudara dan sudah saudara kenal mungkin beroperasi sedikit lebih baik daripada kinerja saudara dalam fungsi tertentu. Namun jika saudara akan melakukan usaha penyusunan tolok ukur, tidak akan rugi mencari perusahaan lain, mungkin di
25
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
daerah lain atau bidang industri lain, yang jelas merupakan yang terbaik. Perusahaan tersebut akan menjadi model yang lebih baik dan akan memberikan banyak pemikiran yang lebih berguna bagi saudara.
TIP QMS: Jangan selalu fokus pada perusahaan besar sebagai mitra. Perusahaan-perusahaan kecil seringkali menjadi pelopor dalam hal inovasi. Dan jangan beranggapan bahwa perusahaan yang unggul di satu bidang pasti unggul di semua bidang. Bersikaplah selektif. Dan pertimbangkan kebalikannya: perusahaan yang bangkrut mungkin merupakan perusahaan kelas dunia dalam bidang tertentu, meski mungkin bukan bidang finansial.
Mengumpulkan data dari mitra saudara

Saudara pasti ingin mendapatkan informasi akuran tentang apa yang dilakukan perusahaan tersebutbagaimana ukuran perusahaan tersebut dibandingkan dengan kriteria yang telah saudara pilih. Saudara juga harus melihat bagaimana perusahaan tersebut beroperasi. Saudara harus menerapkan analisis proses kerja yang sama yang berfungsi sebagai dasar proyek perbaikan mutu di perusahaan saudara sendiri. Berikut ini sejumlah tips untuk pengumpulan data yang efisien. Pastikan datanya relevan. Mencoba mengumpulkan lebih banyak data dari
yang diperlukan mungkin mengesalkan mitra penyusunan tolok ukur saudara dan akan membuat analisis jadi lebih sulit. Dekati orang yang tepat. Mengetahui kemana harus mencari data sangat penting. Sejumlah perusahaan yang besar telah menyusun tolok ukur untuk unit-unit koordinasi, yang akan mengarahkan saudara ke sumber yang tepat. Sebaliknya, biasanya paling baik menghubungi sumber senior di bagian yang ingin saudara susun tolok ukurnya. Pastikan bahwa pegawai senior yang tepat di perusahaan saudara menghubungi terlebih dulu. Selalu pastikan apa yang saudara inginkan. Jangan pernah gunakan dalih atau informasi yang salah untuk memperoleh akses ke data tentang operasi perusahaan lain. Proses penyusunan tolok ukur adalah proses yang terbuka dan jujur. Berikan sesuatu sebagai imbalan. Ini bisa berupa laporan dan analisis fungsi (bagian) yang saudara susun tolok ukurnyaperusahaan target bisa menggunakannya untuk lebih mengetahui tentang operasi perusahaannya
26
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
sendiri. Ini bisa menjadi peluang untuk menyusun tolok ukur untuk sebuah bidang di perusahaan saudara dimana saudara unggul.
Analisis kesenjangan
Terlebih dulu, tentukan dimana perusahaan target mengungguli saudara. Mungkin perusahaan tersebut mengoperasikan bagian perakitan yang efektif dengan jumlah pekerja hanya setengah dari perusahaan saudara dengan pendapatan yang sama. Ini bisa memberikan saudara sasaran penyusunan tolok ukur: target spesifik pendapatan per pekerja. Namun pertanyaan yang sama pentingnya adalah kenapa perusahaan tersebut lebih efisien. Analisis ini adalah inti penyusunan tolok ukur. Analisis ini akan memperhatikan berbagai kemungkinan alasan kesenjangan kinerja. Proses. Operasi tertentu dikerjakan dengan lebih efisien. Pekerja perusahaan lain tersebut membuat prototipe di berbagai titik dalam proses pembuatan, dan memotong beban kerja dan biaya. Struktur. Mereka memiliki sistem resmi konsultasi 41 pengguna akhir yang
membantu usaha pekerja. Atau bagian perakitan disusun menjadi beberapa tim yang mengerjakan aspek spesifik dari sebuah proyek. Teknologi. Target penyusunan tolok ukur menggunakan rancangan yang dibantu oleh komputer, meningkatkan produktifitas perakitan. Manajemen. Para pekerja di bidang perakitan diberikan otonomi lebih banyak. Mereka menghabiskan waktu lebih sedikit untuk mendapatkan persetujuan penyelia. Penting: Ingatlah bahwa sistem dan proses, bukan perbedaan manusia, yang sebenarnya menjadi alasan keberhasilan perusahaan yang terbaik. Selalu dorong analisis melebihi kesimpulan bahwa pegawai mereka lebih baik dari kita.
Merencanakan perubahan
Tujuan penyusunan tolok ukur adalah tidakan. Perencanaan melibatkan proses dua tahap. Pertama untuk menentukan tolok ukur sebenarnya, yaitu, tujuan yang sesuai dengan atau melebihi tingkat kinerja yang telah saudara amati di perusahaan kelas dunia. Ingatlah bahwa tujuan-tujuan ini tidak bisa dicapai dalam semalam. Susunlah jadwal kemajuan yang realistis.
27
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Tahap kedua adalah mengimplementasikan perbaikan proses tertentu yang memungkinkan saudara mencapai tolok ukur. Perbaikan ini biasanya akan didasarkan pada prosedur dan teknik yang saudara amati di perusahaan mitra penyusunan tolok ukur. Di hampir semua kasus, praktek-praktek yang saudara amati akan perlu diadaptasi agar sesuai dengan perusahaan saudara. Praktek-praktek ini bahkan mungkin memberikan cara yang berbeda namun sama efektifnya untuk mencapai tujuan yang lebih sesuai dengan perusahaan saudara. Dua pertanyaan: Cocokkah? Bisa berfungsikah?
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU 4.3-AS4/5 PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Apa cara terbaik untuk mengumpulkan data untuk penyusunan tolok ukur? Metode pengumpulan data standar mengikuti prosedur tiga langkah.
1) Menghubungi perusahaan, berbicara dengan orang yang terlibat, mendapatkan izin untuk menyusun tolok ukur untuk bidang tertentu, menanyakan pertanyaan-pertanyaan pendahuluan. 2) Mengirim kuesioner tertulis pada perusahaan tersebut yang menentukan nilai parameter yang telah saudara pilih dan mulai mengidentifikasi masalah-masalah yang relevan. 3) Mengumpulkan lebih banyak data saat kunjungan lapangan.
28
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Pendekatan ini menyeluruh dan bekerja dengan baik di hampir semua kasus. Namun, keterbatasan waktu, keterbatasan dana, dan hambatan lain seringkali mengharuskan saudara beralih ke metode pengumpulan data lainnya. kemungkinan sumber informasi bisa dilihat dibawah ini. Daftar
Sumber informasi penyusunan tolok ukur Surat pemberitahuan perusahaan Laporan tahunan Formulir IOK Bahan iklan (prospektus) Laporan analis Informasi penjualan pesaing Kesepakatan dewan buruh Publikasi perdagangan Publikasi usaha secara umum Jurnal profesional Data pemerintah Asosiasi Industri perdagangan Survei telepon Survei surat Kunjungan perusahaan Analisis produk Umpan balik konsumen Distributor Perwakilan pabrik Pemasok Pidato dan presentasi pesaing Seminar dan workshop Konsultan
Berikut ini adalah beberapa usulan tambahan. Perakitan terbalik. Langkah pertama yang dilakukan oleh Xerox Corporation dalam menyusun tolok ukur untuk mesin fotokopinya adalah dengan membongkar mesin-mesin yang dibuat oleh pesaing. Analisis seksama menunjukkan bahwa perbaikan bisa dilakukan dengan segera pada mesin Xerox.
29
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
TIP QMS: Saudara bisa menerapkan pendekatan yang sama pada usaha jasa. Pesanlah produk pesaing dan periksalah mutu pengiriman, biaya, pemasangan, dan sebagainya. Perusahaan asuransi menunjuk seorang pegawai untuk membeli polis dari pesaingnya dan memperhatikan dengan seksama mutu kontak konsumen, dokumentasi dan tindak lanjut.
Jaringan
kerja.
Kontak
informal
adalah
cara
yang
sempurna
untuk
mengungkap peluang penyusunan tolok ukur yang bernilai. Seorang manajer di Helix Technology Corp. menggunakan metode ini untuk menyusun dua tolok ukur proyek. Konsultan. Meski konsultan tidak bisa mengungkapkan informasi rahasia
tentang perusahaan lain, mereka bisa menjadi sumber informasi yang berguna tentang perusahaan terbaik dalam bidang industri tertentu. mereka juga bisa membantu saudara menemukan partner penyusunan tolok ukur yang tepat. Pegawai pesaing. Tanpa meminta mereka mengungkapkan rahasia penjualan, saudara bisa bertanya pada mantan pegawai perusahaan pesaing saat anda menerimanya bekerja. Tanyakan tentang prosedur, proses dan moral. Konsumen dan pemasok. Mereka bisa menjadi mitra penyusunan tolok ukur yang baik. Mereka memahami usaha saudara dan seringkali sangat bersedia membantu saudara meningkatkan mutu. Sumber tertulis. Laporan tahunan, jurnal perdagangan, surat pemberitahuan semua ini adalah cara yang baik untuk mempelajari tentang praktek dan metode baru dalam menjalankan usaha sehingga saudara mungkin ingin menggunakannya untuk perusahaan saudara. Sumber-sumber tertulis ini juga bisa membantu saudara memilih mitra untuk penyusunan tolok ukur secara mendalam. Kontak telepon. Ini pastilah sumber utama informasi penyusunan tolok ukur. Wawancara lewat telepon kadang bisa mendapatkan informasi sama banyaknya dengan kunjungan lapangan yang mahal. Tetap menjaga hubungan dengan berbagai sumber dalam bidang tertentu akan membantu memfasilitasi penyusunan tolok ukur.
30
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU 4.3-AS5/5 PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Survei. Jika survei dibuat tetap sederhana, survei bisa memunculkan ide perbaikan yang penting. Pilihlah beberapa perusahaan terbaik dan kirimkan survei satu halaman yang pada intinya menanyakan bagaimana saudara melakukannya? Apa yang berguna bagi saudara? Penyusunan tolok ukur informal ini bisa berguna jika usaha yang lebih ekstensif tidak bisa dilakukan.
Menganalisis data penyusunan tolok ukur Dua pertanyaan ini bisa membantu saudara menemukan alasan kenapa mitra penyusunan tolok ukur mengungguli saudara. 1) Apa yang tidak mereka lakukan? Hindari hanya berfokus pada apa yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang tidak mereka lakukan kadang sama pentingnya. Sebuah perusahaan mengetahui bahwa dengan menghilangkan proses persetujuan standar untuk pekerjaan prioritas tinggi, pesaingnya bisa menghemat satu minggu jeda waktu normal antara pemesanan dan pengiriman. Carilah bidang-bidang dimana mitra penyusunan tolok ukur menghilangkan persuratan dan birokrasi. Langkah apa yang tinggal untuk menghemat waktu siklus produksi? 2) Bagaimana cara perusahan tersebut melakukan hal-hal yang lebih melayani konsumen? Salah satu usaha penyusunan tolok ukur perusahaan menemukan bahwa mitranya menggunakan pendekatan yang sama sekali berbeda terhadap penilian kinerja. Sistem tersebut bekerja karena pegawaikonsumen internal sebuah prosesmendapatkan lebih banyak keuntungan dari sana. Dalam analisis penyusunan tolok ukur, jangan mengevaluasi sistem yang vakum. Ingatlah bahwa tiap proses memiliki konsumen; dan konsumen menentukan mutu.
Menangani proses penyusunan tolok ukur Sebuah tim yang terdiri dari 5-7 atau bahkan lebih sedikit orang biasanya adalah jumlah yang tepat. Hindari godaan untuk membuat kelompok yang lebih besar.
31
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Tim ini harus mencakup seorang manajer senior. Orang ini akan memfasilitasi tindakan yang dibutuhkan setelah tolok ukur ditentukan. Dia juga memberikan kredibilitas pada proyek tersebut saat menghubungi orang di perusahaan target. Tim ini harus mencakup anggota dengan berbagai latar belakang untuk bisa menentukan dan menganalisis faktor-faktor yang berkontribusi pada kinerja perusahaan target. Tim ini juga harus terdiri dari orang-orang yang memiliki saham langsung dalam perbaikan mutu yang coba diungkap oleh proses tersebut. Penyusunan tolok ukur bukanlah prosedur jangka pendek. Enam bulan adalah kerangka waktu rata-rata untuk proyek resmi, mungkin tiga bulan untuk proyek tidak resmi. Jika saudara melakukan pendekatan terhadap usaha penyusunan tolok ukur skala penuh, pastikan saudara memiliki cukup banyak waktu untuk melakukan penelitian menyeluruh atas proses yang akan saudara susun tolok ukurnya. Sejumlah perusahaan melewatkan penelitian ini dan akhirnya hanya meniru proses yang menurut mereka mungkin berkontribusi pada kinerja. Namun ingatlah bahwa tidak semua penyusunan tolok ukur membutuhkan proyek resmi. Saudara bisa menggunakan pendekatan lain untuk menerapkan penyusunan tolok ukur pada bidang-bidang terbatas. Manajer bisa melakukan hubungan telepon, menentukan tujuan khusus, dan maju dengan proyek perbaikan mutu minor.
Delapan kesalahan penyusunan tolok ukur yang paling umum
Kurangnya pengetahuan diri.

Jika saudara belum menganalisis operasi saudara secara menyeluruh, usaha penyusunan tolok ukur saudara tidak akan berhasil. Saudara harus mengetahui bagaimana segala hal bekerja dalam perusahaan saudara, seberapa efektif proses saudara saat ini, dan faktor apa saja yang penting. Inilah kenapa penyusunan tolok ukur internal menjadi langkah pertama yang penting
Menyusun tolok ukur untuk segala hal.

Bersikaplah selektif. Penyusunan tolok ukur layanan makanan pegawai perusahaan lain tidak akan sepadan dengan waktu, energi dan biaya yang dikeluarkan. Usaha QMS saudara secara keseluruhan akan menunjukkan bidang-bidang dimana penyusunan tolok ukur paling mungkin terbayar.
32
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Proyek penyusunan tolok ukur sangat luas, bukan terfokus.

Semakin spesifik proyek tersebut, semakin mudah pula dilakukannya dan dengan demikian akan makin mungkin memunculkan ide yang berguna. Susunlah tolok ukur untuk prosedur penyewaan tenaga kerja sebuah perusahaan yang sukses, bukan keseluruhan operasi sumber daya manusia mereka. Fokuslah pada penanganan akun pendapatan, bukan keseluruhan bagian akunting. Penyusunan tolok ukur menghasilkan laporan, bukan tindakan. Penelitian telah menunjukkan bahwa 50% proyek penyusunan tolok ukur tidak menghasilkan perubahan spesifik. Proses ini bukan latihan akademis. Proses ini harus didasarkan pada pembuatan dan penerapan perubahan nyata.
Penyusunan tolok ukur tidak berkelanjutan.

Penyusunan tolok ukur adalah sebuah proses. Bahkan sebelum saudara mencapai tolok ukur yang saudara buat, saudara harus memperhatikan lagi kinerja mitra saudara, atau perusahaan lain. Tujuan baru harus disusun dan teknik baru harus dipakai. pernah berakhir. Proses ini tidak
Memperhatikan jumlah, bukan masalah.

Meski pengukuran memang penting, pengukuran bukanlah inti proses ini. Di sejumlah perusahaan, penyusunan tolok ukur digunakan untuk menentukan tujuan, tapi tidak untuk menciptakan perubahan penting yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Partisipan tidak termotivasi.

Pastikan para anggota tim penyusunan tolok ukur memiliki waktu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Bahkan jika proyek tersebut hanya ditambahkan ke pekerjaan mereka yang biasa, pastikan tiap orang memiliki andil dalam keberhasilan proyek. Jangan anggap penyusunan tolok ukur sebagai pekerjaan sibuk yang harus diberikan pada sekelompok pegawai rendahan.
33
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Terlalu banyak data.

Tindakan adalah yang paling penting, bukan informasi demi informasi itu sendiri. Jangan mengukur keberhasilan penyusunan tolok ukur dari kuantitas informasi. Selalulah berfokus pada masalah utama.
Penyusunan tolok ukur dan QMS Penyusunan tolok ukur adalah perangkat yang sangat berguna dalam program QMS. Proses ini sangat terkait dengan orientasi konsumen: Perusahaan yang saudara pilih sebagai mitra penyusunan tolok ukur adalah perusahaanperusahaan yang unggul dalam memuaskan konsumen di bidang tertentu. Penyusunan tolok ukur adalah sumber ide yang sempurna untuk proyek perbaikan kualitas. Proses ini memberikan ide tentang cara penyelesaian tugas, dan tujuan khusus dalam hal tingkat kinerja. Berikut ini adalah sejumlah bidang dimana berbagai perusahaan telah berhasil menyusun tolok ukur: Proyek penyusunan tolok ukur Xerox Corp. dengan Cummins Engine menghasilkan 75% perbaikan dalam efisiensi pengaturan jadwal. Caterpillar Tractor menggunakan penyusunan tolok ukur untuk memperbaiki sistem manajemen inventarisnya. Harvard Community Health Plan, jaringan kesehatan yang terdiri dari 14 pusat kesehatan, menggunakan penyusunan tolok ukur internal untuk mengidentifikasi enam praktek terbaik yang menggunakan 41 dalam satu pusat kesehatan. Keenam praktek ini digunakan juga oleh pusat kesehatan lainnya. Seitz Corp., produsen mesin kecil, menggunakan penyusunan tolok ukur untuk mengurangi waktu produksi barang baru dengan signifikan.
34
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
DAFTAR TUGAS
Judul Tugas
Perkiraan Waktu Pembelajaran
QU 4.3-AS1/5
LATIHAN PEMBELAJARAN BAGAIMANA MEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI LATIHAN PEMBELAJARAN DAFTAR PERIKSA ISO 9001 LATIHAN PEMBELAJARAN AUDIT INTERNAL LATIHAN PEMBELAJARAN PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA
40
QU 4.3-AS2/5
30
QU 4.3-AS3/5
120
QU 4.3-AS4/5
40
QU 4.3-AS5/5
LATIHAN PEMBELAJARAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON
60
35
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
QU 4-3. AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN BAGAIMANA MEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 40 Tujuan pembelajaran: menumbuhkan kesadaran tentang registrasi ISO Jika saudara tidak diharuskan untuk mendapatkan sertifikat standar ISO 9001, maka keputusan saudara untuk mendaftar atau tidak harus didasarkan pada lima faktor utama. Bagi kelas menjadi beberapa kelompok dan lakukan curah gagasan tentang pentingnya, peran dan prioritasnya untuk usaha saudara. Apa yang diinginkan oleh konsumen dari saudara saat ini? Apa yang akan Apakah ISO
mereka butuhkan dalam waktu dua atau tiga tahun kedepan? 9001 merupakan kriteria yang bernilai bagi mereka?
Apa yang dilakukan oleh para pesaing saudara? Apakah saudara tidak akan rugi jika saudara tidak mendaftar? Apakah proses registrasi membantu operasi internal perusahaan saudara? Dengan memberikan dokumentasi yang lebih baik; dengan menghilangkan pemborosan waktu siklus; dengan mensistemasi jaminan mutu? Dimana posisi saudara dalam hal sistem mutu? Bisakah saudara bersiap untuk registrasi saat saudara mengimplementasikan QMS? Apakah saudara perlu mensistemasi jaminan mutu sebelum melanjutkan registrasi?
Apa rencana jangka panjang saudara apakah saudara berencana untuk mengembangkan usaha ke pasar yang membutuhkan registrasi apa tren di bidang industri usaha saudara?
Bahas hasil diskusi saudara dengan guru dan teman-teman sekelas.
36
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
QU 4-3. AS 2/5 LATIHAN PERIKSA ISO 9001
PEMBELAJARAN
DAFTAR
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 Tujuan pembelajaran: menyesuaikan kebijakan dan prosedur saudara saat ini dengan standar ISO 9001. Buatlah sebanyak mungkin salinan daftar periksa yang saudara butuhkan. Saudara akan menggunakan satu daftar periksa untuk tiap judul dalam Standar ISO 9001.
DAFTAR PERIKSA ISO 9001 Nomor paragraf. Judul Daftar periksa diisi olehTanggal. Saat ini adakah kebijakan mutu yang mencakup bidang ini_......Ya .Tidak Dimana kebijakan ini ditemukan (misalnya dalam panduan mutu, prosedur departemen). .. Siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan ini? Nama.Jabatan Apakah kebijakan atau prosedur ini dilaksanakan pada
prakteknya?.....Ya ..Tidak . Jika tidak, kenapa tidak? Dokumen apa saja yang relevan dengan kebijakan ini (misalnya catatan personel, catatan inspeksi, gambaran bidang penyusunan). Apakah dibutuhkan dokumentasi lebih lanjut?........Ya .Tidak Siapa yang akan mengerjakan dokumentasi ini?................................. Jadwal tanggal penyelesaian:.
37
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
FORMAT PENGUMPULAN ISO 9001 Berikut ini adalah contoh format pengumpulan ISO 9001 yang diisi untuk paragraf Pembelian, misalnya, 4.6. Nomor paragraf Judul 4.6 Pembelian
Daftar periksa dikerjakan olehR. SmithTanggal 4-9-XX. Saat ini adakah kebijakan mutu yang mencakup bidang ini? .X Ya Tidak Dimana kebijakan ini ditemukan (misalnya dalam panduan mutu, prosedur departemen). Panduan prosedur Bagian Pembelian Siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan ini? Nama B. Jones Jabatan Dir. Bagian Pengadaan
Apakah kebijakan atau prosedur ini dilaksanakan pada prakteknya? Ya Tidak X. Jika tidak, kenapa tidak? 1 perlengkapan elektronik tidak tersedia 2 Prosedur pengujian sudah kuno Dokumen apa saja yang relevan dengan kebijakan ini (misalnya catatan personel, catatan inspeksi, gambaran bidang penyusunan). Catatan inspeksi, kontrak pemasok Apakah dibutuhkan dokumentasi lebih lanjut? X Ya Tidak
Siapa yang akan mengerjakan dokumentasi ini? B. Jones. Jadwal tanggal penyelesaian: 6-12-XX
38
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
QU 4-3. AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN AUDIT INTERNAL PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 120
Tujuan pembelajaran: menyusuns draf audit mutu saudara Dalam politeknik, saudara diharapkan bisa menyusun standar untuk audit mutu internal; merujuk pada bagian 8.2.2 dari ISO 9001:2000; Audit Internal. Setelah membaca Isi Handout yang relevan, persiapkan tugas saudara dengan mengubah standar ISO untuk mengimplementasikan bagian Sistem Manajemen Mutu tersebut dalam politeknik (institusi pendidikan). PETUNJUK: Tugas tanggapan saudara harus mencantumkan hal-hal berikut: Audit mutu internal Siklus dan frekuensi audit Jadwal audit Pelaporan audit Pelatihan auditor Ketidaksesuaian Tindakan perbaikan Mengeluarkan kembali prosedur-prosedur standar Kontrol dokumen
Jawaban saudara akan menjadi bagian dari draf panduan mutu yang bisa dibuat berdasarkan Tugas Siswa yang saudara kerjakan. Audit mutu internal adalah sarana yang sangat penting yang bisa saudara gunakan untuk menentukan efektifitas sistem manajemen mutu saudara. Audit internal adalah pemeriksaan untuk memastikan apakah sistem yang dijabarkan memang diikuti. Perlu disadari bahwa audit internal merupakan pemeriksaan sistem manajemen mutu, bukan staf politeknik. (Audit prosesnya bukan orangnya). Audit harus direncanakan dengan berkala sehingga tiap komponen diaudit paling tidak sekali dalam siklus audit. Tergantung pada penting dan signifikansi masing-masing komponen, sejumlah komponen mungkin diaudit beberapa kali dalam satu siklus audit tersebut. Siklus audit biasanya
39
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
dilakukan tahunan, meski periode tersebut harus dipilih sesuai dengan politeknik saudara dan mempertimbangkan kalender akademis. Jadwal audit harus disusun untuk menggambarkan proses yang akan diaudit, waktu, frekuensi, dan siapa pemilik proses tersebut. Laporan atau rangkuman tiap audit harus tercatat. Penyusunan daftar penemuan dan tindakan apa, jika ada, harus dilakukan. Jika audit sebelumnya merekomendasikan atau mengharuskan pelaksanaan tindakan tertentu, audit berikutnya harus memeriksa efektifitas tindakan tersebut. Staf yang terlatih dalam hal kemampuan audit harus melaksanakan audit mutu internal. Auditor internal harus tidak terkait dengan bidang yang mereka audit. Jika audit mutu internal menemukan ketidak sesuaian dan ketidakcocokan, prosedur-prosedur standar yang disusun untuk tindakan perbaikan (merujuk pada bagian 8.5.2 dari ISO 9001:2000, Tindakan Perbaikan) harus diikuti untuk menentukan penyebab dan memastikan bahwa metode perbaikan yang tepat dilaksanakan. Ini bisa sesederhana merancang ulang formulir atau merekomendasikan perbaiakn staf yang tepat. Tindakan perbaikan juga bisa melibatkan revisi atau penulisan ulang prosedur standar. Jika prosedur baru dikeluarkan, prosedur tersebut harus melewati Kontrol Dokumen Proses/Prosedur; yang disetujui dengan nomor versi terakhir dan tanggal peluncuran. Jika tindakan perbaikan dilakukan sebagai hasil dari penemuan audit mutu internal, audit berikutnya harus menindak lanjuti tindakan tersebut untuk memastikan bahwa tindakan itu efektif. Tindakan perbaikan harus disimpan dalam Register Tindakan Perbaikan. Perlu dilaksanakan perawatan untuk memastikan bahwa audit mutu internal tidak tercampur dengan kajian manajemen.
40
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
QU 4-3. AS 4/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 40 Tujuan pembelajaran: perencanaan dan implementasi penyusunan tolok ukur PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA
-Pembentukan tim penyusun standar Tanggal:__________________ Anggota:__________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ -Bagian/fungsi/produk/layanan yang akan disusun standarnya __________________________________________________________ -Pelaksanaan analisis fungsi/produk/layanan internal. Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ -Penyusunan ukuran strategis yang relevan Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ -Pemilihan mitra penyusunan tolok ukur yang terbaik dibidangnya atau berkelas dunia Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ Mitra yang diusulkan:_____________________________ -Pengumpulan data tentang mitra penyusunan tolok ukur
41
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ Kontak mitra:____________________________________ - Menentukan kesenjangan strategis Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ Kesenjangan pengukuran strategis:_______________________________ -Analisis kesenjangan strategis Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ Alasan kesenjangan:___________________________________________ -Menspesifikasi proyek perbaikan mutu yang relevan Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ Proyek yang diusulkan:_________________________________________ -Merencanakan implementasi proyek perbaikan Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ -Implementasi pengawasan Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________ -Proses penilaian ulang, evaluasi, penentuan standar baru Ditugaskan pada:______________________________ Tanggal selesai: __________________________
42
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
QU 4-3. AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 60
Tujuan pembelajaran: penyusunan tolok ukur lewat telepon
PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON
Orang-orang
yang
memiliki
pengalaman
luas
dengan
berbagai
metode
penyusunan tolok ukur akan mengatakan bahwa penyusunan lewat telepon adalah yang paling cepat, paling murah, dan seringkali paling berguna untuk mendapatkan informasi yang saudara butuhkan. saudara melakukan pendekatan yang sistematis. Teknik ini paling berhasil jika
Memilih target. Saudara tidak perlu sejelas saat mengerjakan proyek penyusunan tolok ukur lengkap. Targetnya bisa berupa perusahaan yang saudara tahu melakukan sesuatu yang menarik di bidang yang ingin saudara buat standarnya.
Tentukan
informasi
yang
saudara
inginkan.
Buatlah
sespesifik
mungkin. Telepon tidak memungkinkan pengumpulan informasi secara luas. Tuliskan pertanyaan saudara. terbuka dan tidak berbelit-belit. Ujilah pertanyaan-pertanyaan ini dengan menerapkannya pada Pastikan pertanyaan-pertanyaan ini
pekerjaan saudara sendiri. Tentukan informasi apa tentang perusahaan saudara yang akan saudara bagi. Ketahui siapa yang bertanggung jawab untuk bidang ini di perusahaan target. Jika mungkin, cari orang lain yang saudara kenal untuk mengenalkan saudara dengan orang yang bertanggung jawab tersebut.
43
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
Lakukan percapakan pendahuluan lewat telepon untuk menentukan apakah saudara memang telah memilih orang yang tepat atau bukan. Jelaskan apa yang ingin saudara capai. Atur waktu untuk wawancara selama setengah jam. Kirimkan daftar pertanyaan terlebih dulu kepada orang tersebut. Teleponlah tepat waktu. Selama wawancara, cobalah mencari tahu alasan kenapa perusahaan tersebut mencapai hasil yang diinginkannya. Pertanyaan saudara harus berbentuk: Apa yang saudara lakukan? Bagaimana saudara melakukannya? Kenapa hal itu berhasil? Lakukan tindak lanjut dengan mengirim surat ucapan terimakasih dan menjelaskan bagaimana informasi yang telah saudara dapat akan digunakan.
44
EDISI : A
REVISI : 0
MEMBANGUN SMM
BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision. Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM management, 3, Delft. Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-management 4. Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer. Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk). Kluwer, Deventer. Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann. KAM management 5, ISO 9001 for SME , 2003, Delft. McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books. Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier. Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland. ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten. Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.
45
EDISI : A
REVISI : 0

Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Unit Pembelajaran QU-4.

Penerapan SMM (ISO 9001:2000)

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

Bibliography and webography

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

Tujuan Khusus Pembelajaran

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

ISO 9001 dan QMS: implikasinya

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

Standar ISO 9000

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

RANGKUMAN STANDAR ISO 9001

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

Pertumbuhan ISO 9001

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

Delapan tips efektif untuk dokumentasi ISO 9001

variasi penting dokumen

memilah proses yang rumit

gunakan alat bantu visual

lakukan yang saudara katakan dan katakan yang saudara lakukan

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

cari input dari bawah

buat dokumen tetap terkini

Langkah-langkah utama untuk mempersiapkan registrasi ISO 9001

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

prosedur dan kebijakan saat ini

bandingkan sistem standar saudara saat ini

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI

SMM (ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SARA COLONNA TGL 5/23/2008

BAHAN UNTUK MAHASISWA SEMESTER 4

UNIT QU-4.3 IMPLEMENTASI