Anda di halaman 1dari 12

PERANCANGAN BISNIS PROSES DAN SOP UNTUK PENETAPAN AUDIT INTERNAL PROSES PERUSAHAAN

Zeplin Jiwa Husada Tarigan Pusat Studi Desain dan Inovasi Universitas Kristen Petra Dosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra E-mail : zeplin@peter.petra.ac.id Bernardo Nugroho Yahya Dosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra E-mail : byahya@peter.petra.ac.id

ABSTRAKSI Penentuan bisnis proses perusahaan akan memudahkan untuk memahami dan menuntun kearah efisiensi dalam proses-proses yang ada di perusahaan. Penetapan bisnis proses dan SOP akan memberikan gambaran secara berkesinambungan pada bisnis proses perusahaan mulai dari tahap awal sampai pada proses akhir. Pada perusahaan ini didapatkan bisnis prosesnya yakni booking in, loket in, booking out, gate out dan loket out. Secara Keseluruhan audit internal yang terdiri dari beberapa kriteria penilaian yang dilakukan terhadap sistem dan pelaksanaan di perusahaan tersebut didapatkan sistem dan prosedur sebesar 84.5 %, komunikasi pada bagian administrasi 91,5 % dan pada bagian operasional 87 %. Kata kunci : bisnis Proses, SOP, audit internal 1. Pendahuluan Audit internal dan pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) merupakan suatu cara untuk dapat mengevaluasi sistem. Audit internal dapat mengidentifikasi dan mengetahui kelemahan sistem yang berjalan secara rutin, sedangkan SOP (Standard Operating Procedure) dapat memberikan suatu keluaran (produk atau jasa) yang konsisten terhadap layanan waktu standard kepada pelanggan/pengguna dan senatiasa melakukan continual improvement. Audit internal dan penetapan SOP dapat memberikan suatu perbaikan berupa menentukan standard yang mudah dipahami oleh setiap orang dan setiap orang mempunyai peranan yang jelas serta target penyelesaian aktivitas Kebutuhan untuk menentukan hubungan kerja yang efketif dan efisien memerlukan suatu bisnis proses yang diketahui dan dipahami secara bersama oleh komponen-komponen yang ada di dalamnya. Dengan menentukan bisnis proses perusahaan akan memudahkan untuk memahami dan menuntun kearah efisiensi dalam proses-proses guna memperoleh keuntungan yang didapatkan. Ini diterjemahkan kedalam suatu sistem pelayanan dan produk yang tepat, pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang sekecil mungkin. Berdasarkan bisnis proses ini maka transaksi-transaksi dari beberapa proses yang berkaitan akan mengaktifkan (mentriger) aktifitas selanjutnya, walaupun berada dalam aplikasi yang berbeda. Penetapan bisnis proses dan SOP akan memberikan gambaran secara berkesinambungan pada bisnis proses perusahaan mulai dari tahap awal sampai pada proses akhir. 2. Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Bagaimana untuk membangun dan menetapkan bisnis proses sebagai dasar penentuan Audit Internal yang sesuai dengan kondisi perusahaan.

3. Bisnis Proses Bisnis proses adalah suatu proses yang memerlukan sumber daya yang berupa : energi, waktu, aktivitas, biaya dan lain-lain. Sesuatu yang akan dicapai dari bisnis proses melalui prosedur yang telah ditetapkan. Tujuan dari penerapan bisnis proses tersebut dapat berupa : Sistem Prosedur yang jelas dan mudah dipahami. kontrol antara satu bagian dengan yang lainnya. Target pengerjaan setiap aktivitas kerja. Untuk mendapatkan tujuan dari bisnis proses maka perlu dijabarkan lebih detail setiap bisnis proses ke dalam prosedur yang disebut dengan Standard Operating Procedure (SOP). Pembuatan SOP ini ditentukan dengan kondisi yang berlangsung dilapangan untuk memberikan gambaran aktivitas-aktivitas yang dikerjakan selama ini. Kemudian aktivitas tersebut dibuat dan disusun berdasarkan urutan aktivitas yang dilakukan dilapangan. Kemudian akan dilakukan analisa bila ada kejadian yang tidak sesuai, apakah SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ada masih sesuai dengan kondisi dilapangan. Bila SOP (Standard Operating Procedure) masih terwakili kondisi dilapangan maka metode kerja dilapangan perlu dilakukan analisa perbaikan, Akan tetapi bila SOP (Standard Operating Procedure) sudah tidak dapat mewakili keadaan dilapangan maka perlu dilakukan revisi SOP (Standard Operating Procedure). 4. Metodologi Penelitian Dalam penyusunan bisnis proses dan SOP yang telah disempurnakan maka akan dibuatkan kriteria-kriteria dan parameter audit. Adapun konsep dan metode akan diperjelas melalui sub-sub dibawah ini: MODULE I : BASELINE ANALYSIS Kegiatan ini dilaksanakan untuk dapat mengidentifikasi lebih dalam sejauh mana SOP (Standard Operating Procedure) diterapkan. Dengan adanya penerapan SOP yang berjalan dapat memberikan pelayanan waktu yang standard bagi pelanggan. Adapun pada pelaksanaannya, Tim CQPI yang dibantu 6 mahasiswa Kerja Praktek akan melakukan : Tinjauan langsung dan wawancara dengan karyawan yang terkait pada setiap proses, terhadap penerapan Sistem Administrasi dan pelaksanaan SOP beserta standard waktu pengerjaan setiap aktivitas/kegiatan. Mendapatkan informasi lebih jelas mengenai sistem dokumentasi yang digunakan pada saat ini. Melihat keseluruhan proses operasi sesuai ruang lingkup tujuan. Pengenalan tentang SOP (Standard Operating Procedure), untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai Sistem Administrasi dan menyusunnya serta menentukan standard waktu pengerjaan aktivitas . Pengukuran waktu standard setiap aktivitas yang mengacu pada pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) dan pengukuran-pengukuran lainnya yang dibutuhkan. MODULE II : DESIGN AND DEVELOPMENT.

Tahapan ini memberikan suatu petunjuk dan konsultasi untuk membuat untuk membuat SOP dalam menyusun sistem administrasi dilapangan yang dapat memberikan standar waktu layanan dan Instruksi Kerja (jika diperlukan) dan dokumen pendukung lainnya. Adapun tujuan dari tahapan ini adalah : Memperbaiki, membangun dan mengembangkan sistem dokumentasi yang sesuai dengan proses bisnis di perusahaan yakni SOP (Standard Operating Procedure). Pelatihan yang mengacu kepada bagaimana membuat SOP (Standard Operating Procedure). MODULE III : SOP (STANDARD IMPLEMENTATION & AUDIT INTERNAL OPERATING PROCEDURE)

Pada tahapan ini konsultan membantu membimbing dan memotivasi untuk menyadari bahwa sistem dokumentasi yang dibuat dan telah disepakati. Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah : Untuk memastikan SOP (Standard Operating Procedure) yang dibangun telah dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh semua karyawan dan personil yang terkait. Membuat Indikator untuk ditetapkan sebagai kriteria audit internal. Melakukan audit internal di perusahaan dan menilainya.
Observasi Awal - Pengumpulan Data - SOP Sebelumnya - Data Penunjang

Base Line Analysis

Perumusan Masalah - Memahami aktivitas - Merangkum kegiatan

Studi Lapangan - Mengevaluasi existing condition - Menganalisa awal existing condition

Design & Development

Pembuatan Business Proces - Menyusun kembali SOP - Menyusun Job Description

SOP Implementation

Evaluasi SOP - Merekomendasikan masukan efisiensi efektivitas - Membuat Indikator sebagai audit internal - Melakukan penilaian dan audit internal

dan

Gambar 1. Metodologi Penelitian 3

4. Bisnis Proses dan Perancangan SOP Perusahaan Pembuatan dan penetapan bisnis proses dapat dilakukan dengan dua cara pendekatan yakni : pendekatan yang dilakukan dengan penjabaran visi dan misi perusahaan tersebut didirikan, baru kemudian ditetapkan bisnis proses yang ada di dalam unit tersebut. Sedangkan pendekatan yang kedua yakni melalui pemahaman tugas/aktivitas apa yang dilakukan oleh unit saat ini, kemudian menetapkannya sebagai bisnis proses. Bisnis proses di perusahaan adalah sebagai berikut : 4.1. Booking In Berdasarkan pengamatan, wawancara dan dokumen yang didapatkan dari perusahaan maka proses Booking In adalah sebagai berikut
Sopir/EMKL/Pengurus Container datang dengan membawa dokumen Interchange yang ada stempel Administrasi BL (khusus untuk OOCL & EMI

Administrasi Masukkan nomor container ke sistem sesuai pada interchange, BL untuk proses Booking In Sopir Interchange yang ada stempel 25 /Pengurus detik/kontainer BL (khusus untuk OOCL & EMI

Gambar 2. Proses Booking In 4.2. Loket In Berdasarkan pengamatan, wawancara dan dokumen yang didapatkan dari perusahaan maka proses Loket In (termasuk gate in) adalah sebagai berikut
Tim Survey/Cleaner Langsung beraktivitas saat truck berisi container di depo Sopir/EMKL 32 detik Kecepatan pelayanan survey & cleaning

Tim Survey/Cleaner Survey Kontainer saat Gate in kondisi (AV/DM), informasi CL container, 185 detik type, tahun pembuatan dan ex cargo

Tim Survey/Cleaner

Administrasi loket in Input data-data container sesuai dengan hasil pengecekan petugas gate in dan Sopir/EMKL mencetak serta menyerhakan ke supir AV & Job slip jika 52 EIR in + job slip jika trailer /Pengurus detik/kontainer DM, stempel status CL Sopir/EMKL/Pengurus Membawa EIR + job slip (AV) dan job Slip jika DM ke CY untuk dilakukan pembongkaran dari truck oleh operator 79 detik (40 feet) Kondisi container sudah di cek dengan Operator benar 63 detik (20 feet)

Gambar 3. Proses Loket In 4.3. Booking Out Berdasarkan pengamatan, wawancara dan dokumen yang didapatkan dari perusahaan maka proses Booking Out adalah sebagai berikut
Administrasi Cek DO dan tiket parkir serta memasukkan data ke dalam sistem dan cetak Job slip out kemudian diserahkan EMKL Sopir/EMKL /Pengurus 53 Sistem FIFO & permintaan yang detik/container istimewa

Sopir/EMKL/Pengurus Membawa Job slip out dan diserahkan ke operator untuk dilakukan pemuatan container Sopir/EMKL /Pengurus 76 detik (40 feet) Kondisi container sudah di cek 60 detik (20 feet) dengan benar dan sesuai

Gambar 4. Proses Booking Out 4.4. Gate Out dan Loket Out Berdasarkan pengamatan, wawancara dan dokumen yang didapatkan dari perusahaan maka proses Booking In adalah sebagai berikut
Sopir/EMKL/Pengurus Cek kondisi kontainer bersama dengan krani dan penulisan data bersama dengan Tim Survey survey 69 detik Kondisi kontainer

Administrasi (Loket out) Masukkan data ke sistem terdiri atas nomor container, Driver, Nopol dan nama Trucking kemudian cetak EOR Out dan delivery kepada supir Trailer Sopir/EMKL 52 Interchange yang ada stempel /Pengurus detik/kontainer BL (khusus untuk OOCL & EMI

Gambar 5. Proses Booking Out 4.5. Analisa Kecukupan Alat Berdasarkan analisa di atas maka waktu yang terjadi pada proses Booking In selama 25 detik/ kontainer di tambah dengan proses loket in 32 detik (penanganan survey) + 185 detik (Survey + pembersihan) + 52 detik untuk pencatatan (tidak termasuk pembongkaran) dengan total waktu 294 detik/kontainer. Sedangkan waktu yang dibutuhkan untuk pembongkaran kontainer dibutuhkan waktu selama - Ukuran kontainer 40 feet sebesar : 79 detik - Ukuran kontainer 20 feet sebesar : 63 detik

Keadaan yang terjadi pada proses Booking In dan Proses Loket In menunjukkan bahwa terjadi proses paling lambat di bagian Survey dan pembersihan dengan total waktu 185 detik. Pemakaian alat juga dipakai pada saat terjadi Booking Out dengan lama proses - Ukuran kontainer 40 feet sebesar : 76 detik - Ukuran kontainer 20 feet sebesar : 60 detik Lama proses yang terjadi untuk Booking Out pada saat cek DO dan parkir (tidak termasuk memuat kontainer) selama 53 detik/container ditambah dengan proses Gate Out dengan survey 69 detik/container dan Loket Out untuk print job Slip 52 detik/container Keadaan yang terjadi pada proses Booking In dan Proses Loket In menunjukkan bahwa terjadi proses paling lambat di bagian pemuatan selama 76 detik untuk ukuran 40 feet. Secara keseluruhan dapat dibuat sebagai berikut : Booking In = 25 detik/container Penanganan langsung pada saat Trailer parkir = 32 detik/container Survey dan Pembersihan = 185 detik/container Pembongkaran 40 feet = 79 detik/container Pembongkaran 20 feet = 63 detik/container Pemuatan 40 feet = 76 detk/container Pembongkaran 20 feet = 60 detik/container Proses Booking Out = 53 detik/container Survey Gate Out = 69 detik/container Loket Out untuk print Job Slip = 52 detik/container. Dari analisa di atas terjadi keterlambatan pada proses survey dan pembersihan untuk Booking in sampai tahap pembongkaran, sedangkan pada proses Booking Out sampai Gate Out terjadi proses paling lambat pada pemuatan container ke Trailer. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap pemakaian alat terdapat waktu menetapkan posisi yang baik saat akan membongkar container dan menaikkan container dengan waktu 1 menit/container. Maka total pemakaian alat untuk : Pembongkaran 40 feet = 139 detik/container Pembongkaran 20 feet = 123 detik/container Pemuatan 40 feet = 136 detk/container Pembongkaran 20 feet = 120 detik/container Dari hasil wawancara terhadap pelanggan, mereka mengharapkan pelayanan dengan rata-rata 39 menit. Untuk saat ini perlu ditetapkan standard waktu penyelesaian bagi pelanggan sebagai komitmen meningkatkan kepuasan pelanggan. 4.5. Analisa Kecukupan Alat Berdasarkan Data Masa Lalu Berdasarkan data masa lalu maka didapatkan data-data dari perusahaan pada bulan Mei 2005 Agustus 2005. Dari data tersebut didapatkan distribusi data yang baik dan jumlah data yang banyak pada bulan Juni Juli 2005. . Dari data-data tersebut didapatkan ada beberapa tanggal yang terlihat banyak dan akan berpengaruh terhadap jam kerja pemakaian alat. Dari data-data yang ada dapat dilihat pada Tabel berikut :

Transaksi In- Out Kontainer Tanggal 1 Juni 05 2 Juni 05 3 Juni 05 4 Juni 05 5 Juni 05 6 Juni 05 7 Juni 05 8 Juni 05 9 Juni 05 10 Juni 05 11 Juni 05 12 Juni 05 13 Juni 05 14 Juni 05 15 Juni 05 16 Juni 05 17 Juni 05 18 Juni 05 19 Juni 05 20 Juni 05 21 Juni 05 22 Juni 05 23 Juni 05 24 Juni 05 25 Juni 05 26 Juni 05 27 Juni 05 28 Juni 05 29 Juni 05 30 Juni 05 Get In 383 470 311 265 321 342 532 573 518 259 389 281 383 386 274 214 225 238 423 345 291 213 348 368 525 Get Out 348 428 391 245 155 284 395 474 417 220 253 299 430 433 543 371 280 248 396 430 520 318 342 452 491 Total 731 898 702 510 476 626 927 1047 935 479 642 580 813 819 817 585 505 486 819 775 811 531 Tanggal 1 Juli 05 2 Juli 05 3 Juli 05 4 Juli 05 5 Juli 05 6 Juli 05 7 Juli 05 8 Juli 05 9 Juli 05 10 Juli 05 11 Juli 05 12 Juli 05 13 Juli 05 14 Juli 05 15 Juli 05 16 Juli 05 17 Juli 05 18 Juli 05 19 Juli 05 20 Juli 05 21 Juli 05 22 Juli 05 23 Juli 05 24 Juli 05 25 Juli 05 26 Juli 05 27 Juli 05 28 Juli 05 29 Juli 05 30 Juli 05 Get In 429 300 492 280 369 435 326 191 461 320 398 375 293 185 257 344 390 400 409 245 286 184 385 358 252 199 Get Out 477 280 168 287 351 469 431 174 155 185 346 431 489 237 264 213 313 521 520 251 242 257 417 459 516 256 Total 906 580 660 567 720 904 757 365 616 505 744 806 782 422 521 557 703 921 929 496 528 441 802 817 768 455

690 820 1016

Berdasarkan data diatas maka terjadi transaksi terbesar pada tanggal 9 Juni 2005 dengan jumlah transaksi sebesar 1047 (sebagai data yang dimasukkan dalam simulasi). 4.6. Analisa Antrian Pada Proses dan Waktu Antrian Berdasarkan data yang diambil sebagai model pada tanggal 9 Juni 2005, maka ditentukan bentuk data untuk mendapatkan model distribusi. Berdasarkan data tersebut dilakukan : Dari hasil pengolahan data di atas, dengan menggunakan program stat fit diperoleh distribusi yang dapat mewakili data adalah Lognormal dengan mean 204 detik dan standard deviasi sebesar 218 detik. Kemudian dari mean dan standard deviasi maka dibuatkan simulasi promodel untuk menentukan waktu antrian. Berdasarkan simulasi dengan software promodel yang dilakukan untuk 8 jam dengan pemakaian 3 buah alat bongkar/muat, 4 buah alat bongkar/muat dan 5 alat bongkar muata yang terdapat pada Tabel berikut :

Tabel 1. Hasil Simulasi Antrian Dengan 3 Alat Rata-Rata Jumlah Trailer Dalam Proses 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 1

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Location Name pintu masuk antri booking in booking in Antrian Delay delay Antrian Survey Proses survey Antrian Loket In Proses loket in Antrian Bongkar Proses bongkar/muat antri booking out booking out Antrian Muat Antrian Survey get Out survey get out Antrian Loket Out loket out

Scheduled Time (SEC) 62 menit 480 480 480 480 480 480 480 480 1440 480 480 480 1440 480 480 480 960 480

Capacity 1 1 1 1 1 3 1 1 2 -

Trailer Masuk 9 Juni 2005 385 243 243 243 242 242 0 0 242 92 81 69 242 239 160 79 239 239

Rata -rata waktu Antrian (menit) 0 1 0 0 1 1 0 0 1 3 3 3 3 0 1 1 1 1

Maximum Antrian Yang Terjadi 1 4 1 3 1 9 0 0 9 1 1 1 3 1 1 1 2 5

% Utilization 0 0 21 0 27 0 0 0 0 59 52 44 52 0 29 14 22 0

Tabel 2. Hasil Simulasi Antrian Dengan 4 Alat

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Location Name pintu masuk antri booking in booking in Antrian Delay delay Antrian Survey Proses survey Antrian Loket In Proses loket in Antrian Bongkar Proses bongkar/muat antri booking out booking out Antrian Muat Antrian Survey get Out survey get out Antrian Loket Out loket out

Scheduled Time (SEC) 62 menit 480 480 480 480 480 480 480 480 1440 480 480 480 1440 480 480 480 960 480

Capacity 1 1 1 1 1 3 1 1 2 -

Trailer Masuk 9 Juni 2005 385 243 243 243 242 242 0 0 242 92 81 69 242 239 160 79 239 239

Rata -rata waktu Antrian (menit) 0 1 0 0 1 1 0 0 1 3 3 3 3 0 1 1 1 1

Rata-Rata Jumlah Trailer Dalam Proses 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 1

Maximum Antrian Yang Terjadi 1 4 1 3 1 9 0 0 9 1 1 1 3 1 1 1 2 3

% Utilization 0 0 21 0 27 0 0 0 0 59 52 44 52 0 29 14 22 0

Tabel 2. Hasil Simulasi Antrian Dengan 5 Alat Scheduled Time (SEC) 62 menit 480 480 480 480 480 480 480 480 1440 480 480 480 1440 480 480 480 960 480 Trailer Masuk 9 Juni 2005 385 243 243 243 242 242 0 0 242 92 81 69 242 239 160 79 239 239 Rata -rata waktu Antrian (menit) 0 1 0 0 1 1 0 0 1 3 3 3 3 0 1 1 1 1 Rata-Rata Jumlah Trailer Dalam Proses 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 Maximum Antrian Yang Terjadi 1 4 1 3 1 9 0 0 9 1 1 1 3 1 1 1 2 2

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Location Name pintu masuk antri booking in booking in Antrian Delay delay Antrian Survey Proses survey Antrian Loket In Proses loket in Antrian Bongkar Proses bongkar/muat antri booking out booking out Antrian Muat Antrian Survey get Out survey get out Antrian Loket Out loket out

Capacity 1 1 1 1 1 3 1 1 2 -

% Utilization 0 0 21 0 27 0 0 0 0 59 52 44 52 0 29 14 22 0

10

11

5. Penutup Berdasarkan hasil penetapan bisnis proses yang kemudian dijabarkan ke pembuatan SOP dan dijelaskan dengan pembuatan instruksi kerja serta menentukan waktu standard proses perusahaan. Dari hasil ini ditetapkan kriteria-kriteria audit internal, dimana hasil audit tersebut didapatkan sebagai berikut : - Audit yang dilakukan oleh perusahaan dengan rata- rata I . Sistem dan Prosedur sebesar = 87,5 %. II. Komunikasi - Administrasi = 89 % - Operasional = 89 % - Audit yang dilakukan berdasarkan pengamatan langsung oleh peneliti I . Sistem dan Prosedur sebesar = 82 % II. Komunikasi - Administrasi = 92 % - Operasional = 85 % Secara Keseluruhan Penilaian yang dilakukan terhadap sistem dan pelaksanaan I . Sistem dan Prosedur sebesar = 84.5 % II. Komunikasi - Administrasi = 91,5 % - Operasional = 87 % 6. Daftar Pustaka
Caliser, F, Ferah Caliser, 2004, The relation of interface usability characteristics, perceived usefulness, and perceived ease of use to end-user satisfaction Journal international Computer in Human Behavior 20 (2004) pp.505-515 Evgeniou, T., 2002, Information Integration and Information Strategies for Adaptive Enterprises European Management Journal Vol.20 No.5 pp 486-494 Gazpersz, Vincent. Production Planning and Inventory Control, Jakarta 1998. Indrajit, R.E., Djokopranoto, R., 2002. Konsep Manajemen Supply Chain, PT. Grasindo, Jakarta. Rabbitt, J. T., Peter A. Bergh, 1994 The ISO 9000, A Global Competitors Guide To Compliance & Certification second edition, quality resources, The Kraus Organization Limitid New York. Valacich, George, Hoffer, 2004, Essentials of Systems Analysis & Design Second edition, Pearson, Prentice Hall.

12