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2011

TEORIA DE INVENTARIOS
"Cuando sabes lo que quieres y lo quieres con suficiente fuerza, siempre vas a encontrar la forma de obtenerlo.

INTEGRANTES. Capcha Guzmn, Edwin Castro Lira, Marilyn Loayza Morales, Karen

Profesor: Bendez Iriarte Juan Jefe de Prctica: Saldarriaga Palacios Wilmer

PC WORKGROUP 15/06/2011

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INDICE

Introduccin.. 3

CAPTULO I: Generalidades sobre inventarios 1.1. Concepto de Inventarios. 4 1.1.1. Importancia. Pro y contras 1.1.2. Objetivos 1.1.3. Funcin de los inventarios. Relacin con otras reas 1.1.4. El problema de inventario 1.1.5. Clasificacin de los inventarios

CAPTULO II: Administracin de inventarios 2.1. Concepto de Administracin de inventarios 16 2.1.1. Finalidad e importancia 2.2. Elementos de la administracin de inventarios. 18 2.2.1. Objetivos 2.2.2. Polticas 2.2.3. Planes y normas 2.2.4. Sistemas y procedimientos 2.2.5. Responsabilidad 2.2.6. Comunicacin 2.3. Caractersticas y anlisis de inventarios. 22 2.4. Costos de inventarios.. 22 2.5. Tcnicas de Administracin de Inventarios. 23

CAPTULO III: Planeamiento y control de inventarios 3.1. Planeamiento de inventarios. 26 3.2. Control de inventarios y sus Mtodos. 28 3.2.1. Control de inventarios por incremento, push 3.2.2. Control de inventarios por demanda, pull 3.2.3. Control avanzado por demanda, pull 3.2.4. Inventario en trnsito 3.2.5. Inventarios virtuales
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3.3. El anlisis del mtodo ABC de inventarios 31 3.4. Lote econmico y punto pedido.. 31 Conclusiones 33 Bibliografa 34

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INTRODUCCION

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relacin principal con los costos y las finanzas respondern que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusin correcta por rezones equivocadas y una forma extraa de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de produccin tiene una miopa similar. Por lo general creen que mientras ms mejor.

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CAPITULO I GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS


1.1. CONCEPTO DE INVENTARIOS
Segn, Finney- Miller, en su libro "Curso de Contabilidad Intermedia, se definen los inventarios de una empresa como la compra de artculos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercanca se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artculos que adquieren para venderlos. Segn, FRED HONSSMAN: Un inventario es un recurso ocioso de cualquier clase, con tal que este recurso tenga valor econmico. En definitiva, se concepta como: Inventario: al conjunto de productos terminados que produce una empresa y a los elementos fsicos, inanimados que total o parcialmente los componen. Otro concepto fue extrado del boletn No. 1, Principios y Normas Contables sobre la auditoria de los Inventarios del Prof. Maldonado; y dice as: El Vocablo inventario se usa para nombrar el conjunto de aquellas partidas de bienes muebles tangibles. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarse sern as clasificado. Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo determinado.
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1.1.1. IMPORTANCIA. PRO Y CONTRAS A.-IMPORTANCIA La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, facilitando su programacin. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y prdidas. Nuestra conclusin debe ser que la administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas maquinas operan a diferentes volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Con l la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales. Los inventarios constituyen una funcin logstica de suma importancia para cualquier empresa, de ellos dependen muchas veces la rentabilidad del negocio y de la empresa; pues, existe una ligazn de suma interaccin entre los consumidores, los compradores, los proveedores, de modo que siempre

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existan artculos disponibles para satisfacer necesidades. As una planta industrial, depende de sus almacenes para disponer de abastecimiento materias primas diversas. Los inventarios (existencias) son importantes en una empresa cuando permiten: a) Amortiguar las variaciones de la demanda en el mercado (productos terminados) y de las tasas de consumo en el proceso productivo. b) Permiten mantener la continuidad en la lnea de produccin, utilizando la mxima capacidad instalada y equipos de produccin. c) Contribuyen a mantener ocupada la fuerza de trabajo (mano de obra) diluyendo con ello los costos de operacin fijos e indirectos. La necesidad de inventarios, se justifica por el desajuste, que a menudo se presenta entre los siguientes pares de factores: El proveedor y el proceso de produccin. Las etapas sucesivas dentro de un proceso de produccin. El proceso de produccin y la demanda del artculo.

B.-PRO Y CONTRAS: Hay numerosas razones por las cuales los inventarios estn presentes en un canal de suministros; aun as, en aos recientes, el mantenimiento de inventarios ha sido totalmente criticado como innecesario y antieconmico. Consideremos por que una empresa pudiera querer inventarios en algunos niveles de sus operaciones; y por qu esa misma empresa querra mantenerlos al mnimo. B.1 ARGUMENTOS A FAVOR DE LOS INVENTARIOS Las razones para mantener los inventarios se relacionan con el servicio al cliente o para costear economas indirectamente derivadas de ellos. Consideremos brevemente algunas de estas razones. B.1.1 Mejorar el servicio al cliente Los sistemas de operacin quiz no estn diseados para responder, de manera instantnea, a los requerimientos que los clientes hacen de los productos o servicios. Los inventarios suministran un nivel de disponibilidad del producto o servicio que, cuando se localiza cerca del cliente, puede satisfacer altas expectativas del cliente por la disponibilidad del producto.

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Disponer de estos inventarios para los clientes no solo puede mantener las ventas, sino que tambin puede aumentarlas. B.1.2 Reducir costos Aunque mantener inventarios tiene un costo asociado, su uso puede reducir indirectamente los costos de operacin de otras actividades de la cadena de suministros, que podan ms que compensar el costo de manejo de inventarios. Mantener inventarios puede favorecer economas de produccin, lo que permite periodos de produccin ms grande, ms larga y de mayor nivel. El rendimiento de la produccin puede estar desacoplado de la variacin de los requerimientos de la demanda, por lo que los inventarios existen para actuar como amortiguadores para los dos. Mantener inventarios alienta economas en la compra y la transportacin. Un departamento de compras puede comprar en cantidades mayores las necesidades inmediatas de su empresa para obtener descuentos por precio y cantidad. El costo de mantener cantidades en exceso, hasta que se necesiten, se equilibra con la reduccin del precio que puede lograrse. De manera similar, los costos de transportacin pueden reducirse mediante el envo de cantidades ms grandes, que requieren menos manipulacin por unidad. Sin embargo, incrementar el tamao del envo provoca mayores niveles de inventario, que necesitan mantenerse en ambos extremos del canal de transportacin. La reduccin de los costos de transportacin justifica el manejo de inventario. En el sistema logstico, pueden acontecer impactos no planeados ni anticipados. Huelgas laborales, desastres naturales, oleadas en la demanda y retrasos en los suministros son ejemplos de contingencias contra las cuales los inventarios pueden ofrecer alguna proteccin. Tener algn inventario en puntos clave por todo el canal de suministros permite al sistema seguir operando durante un tiempo, mientras se puede disminuir el efecto del impacto. B.2 ARGUMENTOS EN CONTRA DE LOS INVENTARIOS Se ha comentado que el trabajo del manejo es mucho ms fcil si se tiene la seguridad de los inventarios. Tener existencias excesivas es mucho ms defendible de la crtica que estar cortos de suministros. La parte principal de los costos de manejos de inventarios es de naturaleza de costos de oportunidad, y por lo tanto no se identifica en los informes normales de contabilidad. La crtica puede merecerse cuando los niveles de inventario han sido demasiado altos para un apoyo razonable de las operaciones. Las crticas han permitido mantener inventarios a lo largo de varias lneas. Primero, los inventarios son considerados como perdidas. Absorben capital que poda estar disponible para mejor uso de otra manera, como mejorar la productividad o la competitividad. Adems no contribuyen con ningn valor directo a los productos de la empresa, aunque almacenan valor.

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Segundo, puede enmascarar problemas de calidad. Cuando ocurren problemas de calidad, reducir los inventarios existentes para proteger la inversin de capital es, a menudo, la consideracin principal. Corregir los problemas de calidad puede ser lento. Por ltimo, el uso de inventarios promueve una actitud aislada de la gestin del canal de suministros como un todo. Con los inventarios, a menudo es posible aislar una etapa del canal de otra. Las oportunidades que surgen a partir de tomar esa decisin integrada se consideran que no favorecen a todo el canal. Sin inventarios, es difcil evitar la planeacin y coordinacin al mismo tiempo en los diferentes niveles de canal. 1.1.2. OBJETIVOS

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocndolos a disposicin en el momento indicado para as evitar aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. El principal objetivo de los inventarios es actuar como reguladores entre los ritmos de sus entradas y las cadencias de sus salidas, lo que puede explicitarse como: Reduccin del riesgo. Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habr en el prximo perodo. Para evitar que un repentino aumento de la demanda produzca un desabastecimiento de productos terminados. Para evitar una detencin del proceso de produccin por agotamiento del almacn de primeras materias. Abaratar las adquisiciones y la produccin. En ocasiones, la forma ptima de produccin es hacerlo por lotes, es decir, fabricar un gran lote de unidades durante un periodo de tiempo corto y no volver a fabricar hasta que ese lote se encuentre casi agotado. En las adquisiciones de materia prima tambin puede ser econmico comprar por grandes lotes, para aprovechar los descuentos por tamao del pedido, repartir entre mayor nmero de unidades los costes de transporte, etc. Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Existen ocasiones en las que pueden preverse las variaciones de la oferta y de la demanda.

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Puede preverse que una amplia campaa de promocin de uno de los productos va a elevar la demanda del a mismo. Para anticiparse a ella, la empresa acumula productos terminados en sus almacenes. Otro tanto ocurre cuando la materia prima (por ejemplo, productos agrcolas) o los productos terminados (por ejemplo, helados y ventiladores) estn sometidos a variaciones estacionales Facilitar el transporte y la distribucin del producto. Aunque la demanda de los consumidores finales sea perfectamente previsible, generalmente los productos han de ser transportados desde los lugares de fabricacin hasta los de consumo, y el transporte no puede efectuarse de forma continua. Por ello, la produccin se almacena para ser transportada en lotes. Otro tanto sucede en el proceso de elaboracin de algunos productos que se van completando en sucesivas fases realizadas en puntos ms o menos distantes entre s.

1.1.3. FUNCIN DE LOS INVENTARIOS. RELACIN CON OTRAS REAS. 1.1.3.1. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS Los Inventarios, desde el punto de vista panormico de la industria, son muy parecidos a la suspensin de un vehculo. Las variaciones de la demanda son absorbidas por los inventarios en la misma forma en que la suspensin del vehculo absorbe las irregularidades de la carretera. Sin los inventarios, el proceso de produccin tendra que responder directamente a la demanda para evitar la prdida de los clientes. La definicin dada establece con claridad que los inventarios constituyen una necesidad para las empresas, en igual forma que el sistema de suspensin para los vehculos, y que resulta evidente la importancia de dichos inventarios en cantidades tales que puedan absorber sin problemas las fluctuaciones de la demanda que, como es conocido, tiene como caracterstica principal su variabilidad constante. Sea que se trate de materias primas, productos terminados o cualquier tipo de materiales, la administracin correcta de los inventarios les permitir cumplir su funcin amortiguadora y adems permitir la independizacin de los procesos de abastecimiento y produccin, eliminando las presiones y los costos excesivos, cuando los inventarios son controlados adecuadamente para lograr una renovacin oportuna. En igual forma independizar los procesos de produccin y ventas, contribuyendo a mejorar ambos aspectos mediante el planeamiento que, basado en el pronstico de ventas y los estudios de mercado, pueda hacerse de la produccin y de los inventarios que e requieren para que ambas labores contribuyan al xito de la empresa. La existencia del elemento logstico, en cuya organizacin debe involucrarse la administracin de inventarios, contribuir a generar la confianza que produccin y ventas requieren para desarrollarse independientemente, seguros de contar con los materiales necesarios en el momento de su utilizacin. Este elemento, en su actuacin, escoger las soluciones ms convenientes para la
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empresa en su conjunto, equilibrando o buscando el equilibrio, entre las inversiones destinadas a disponer de los inventarios y otras posibilidades de inversin, que deber analizar y comparar tomando en consideracin todos los costos involucrados en cada caso que estudie. La bsqueda de este equilibrio requiere tomar decisiones que relacionan la inversin en inventarios con aspectos tales como: Servicio al cliente: Costos relativos a niveles de produccin, costos de nuevos artculos o nuevos pedidos; y costos de transporte o distribucin fsica; buscando en todo momento el desarrollo y la implantacin de polticas de inventarios que reduzcan los costos totales de operacin de la empresa y que constituyan herramientas eficientes para el ejecutivo, permitindole tomar decisiones ms racionales y adecuadas, protegindose de los riesgos posibles y optimizando los resultados para lograr el xito, en base a las ayudas tcnicas con que contar y a su experiencia y criterio. Adems de lo indicado, la Administracin de Inventarios encuentra que los niveles de inversin en existencias o stocks, absorben el mayor porcentaje del activo circulante y que, si ste comprende artculos o materiales innecesarios, en exceso, obsoletos, etc., la empresa habr convertido dinero efectivo en materiales y, adems sufrir falta de liquidez y falta de materiales necesarios, con los problemas consiguientes de retrasos en los pagos, prdida de crdito ante los proveedores, demoras o paralizaciones de produccin, etc. Esta situacin es bastante comn en nuestras empresas, las que al debilitarse su disponibilidad de fondos para las operaciones normales, tendrn que recurrir a la obtencin de crditos, cuyos intereses generalmente altos, reducirn las utilidades y por lo tanto el xito la empresa y su supervivencia. Es muy importante para cualquier empresa, lograr una coordinacin estrecha entre los elementos que constituyen su organizacin, especialmente entre Produccin, Ventas, Finanzas y Logstica, de manera que los inventarios y su renovacin, sean el resultado de una accin administrativa eficiente, sin presiones constantes y exigentes que, muchas veces, son consecuencia de caprichos o preferencias y no de estudios, anlisis y comparaciones tcnicas y econmicas que buscan el reducir costos y eliminar inventarios innecesarios o la gran variedad de artculos que se amontonan en las bodegas, complicando su control y su administracin y, dando lugar, a prdidas que la empresa tiene que absorber en desmedro de la utilidades.

En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Tenemos las siguientes funciones: Eliminacin de irregularidades en la oferta. Compra o produccin en lotes o tandas. Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos. Almacenamiento de mano de obra.

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Todos los sistemas de inventarios incorporan un sistema de control que se responsabiliza de las siguientes funciones: Mantener un registro actualizado de las existencias. La periodicidad de la actualizacin vara de unas empresas a otras y depende, adems, del tipo de producto de que se trate (de su valor, de su importancia para el mantenimiento de la actividad de la empresa, etc.). Informar sobre el nivel de existencias para saber cundo se debe hacer un pedido y cuanto se debe pedir de cada uno de los productos. En muchos casos, se establecen reglas de decisin relativas a sistemas de pedido constante (Q) o de periodo constante (P) y el propio sistema informtico que registra las existencias extiende una orden de pedido en el momento adecuado y del tamao preciso. Notificar situaciones fuera de lo comn que pueden constituir sntomas de errores o de un mal funcionamiento del sistema, como el sistemtico exceso de inventarlos, la realizacin de un pedido extraordinariamente grande o pequeo dadas las existencias, o la excesiva frecuencia de las rupturas de stocks. Elaborar informes para la direccin y para los responsables de los inventarios.

1.1.3.2. RELACIN DE LOS INVENTARIOS CON LAS DISTINTAS REAS DE LA EMPRESA En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: * Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. * Produccin: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. * Compras: Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. (Al comprar por volumen se logran descuentos comerciales, y se disminuyen los gastos de administracin y de transporte). * Financiacin: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, instalaciones, etc.). * Bodega y Mano de obra: El manejo de un alto stock de inventarios, requerir de ms mano de obra, para su almacenamiento y por lo tanto mayores costos para la empresa. 1.1.4. EL PROBLEMA DE INVENTARIO Desde el momento que una empresa nace en la mente de sus organizadores y se efectan los estudios pertinentes para crearla y ponerla en marcha, surge el problema de contar con inventarios
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para su funcionamiento y de disponer del espacio suficiente para guardarlos en condiciones de ser utilizados a su entrega. Surge el problema, pero, son pocas las empresas que piensan en su solucin y, ms bien, dejan sta a la improvisacin cuando las circunstancias exigen que se tome una decisin al respecto. Es as que en muchas empresas de nuestro medio, las bodegas o almacenes son inadecuados para guardar las existencias, sea por su tamao, sea por su excentricidad en relacin al proceso productivo, sea porque slo pensaron en un espacio donde mezclarn todo tipo de inventarios. En cualquiera, de estos casos la falta de planeamiento origina desorganizacin y da lugar al denominado PROBLEMA ALMACENES INVENTARIOS, el cual aumenta y se hace ms complejo, desde que el funcionamiento de la empresa obliga a la adquisicin y renovacin de las existencias. Este problema continuar agravndose conforme crezca la organizacin, aumente la produccin o se diversifique, y se amplen las ventas y, por le tanto, los clientes, haciendo intervenir un factor importante: el servicio al usuario, que es exigente y ejerce mayor presin en la toma de decisiones. El problema inventarios, tiene adems otros aspectos que atraen la atencin de la gerencia, pero que sta muchas veces no le da la debida importancia, a pesar de la presin que para ella significa y ms bien los considera como problemas de produccin, financieros o de ventas. As tenemos por ejemplo que la demanda, estudiada exhaustivamente para poder hacerle frente, es considerado un problema de ventas y no de disponibilidad de inventarios; las posibilidades de los proveedores, dados por su lejana, medios de despacho financiacin de la adquisicin, pocas veces se considera un problema relacionado con los inventarios y su control; los mtodos o procedimientos de distribucin fsica y los costos que ellos generan es otro factor de importancia en la administracin de inventarios; las limitaciones presupuestaras, crediticias; el servicio al cliente y el inters de los usuarios en contar con determinadas marcas, tipos o clases de material que, de acuerdo a su costumbre o experiencia, es la nica que le agrada utilizar hace que aumente la variedad de los inventarios, complicando la labor de administrarlos y controlarlos y agravando el problema de stock e incidiendo sobre otras reas como produccin, compras, ventas, finanzas, etc. Hace algunos aos, como hemos indicado anteriormente, la intuicin y la experiencia jugaron un papel preponderante en la toma de decisiones sobre inventarios, pero en la actualidad se debe tener en cuenta que el adelanto tecnolgico de los equipos de procesamiento de datos, permite a los ejecutivos basar sus decisiones en el examen de los hechos reales, cuyos resultados le son proporcionados oportunamente y que van acompaados con anlisis tcnicos y matemticos que facilitan sus apreciaciones y la eleccin de la decisin a tomar, dejando de lado definitivamente la intuicin y haciendo ms tcnica la labor de administrar inventarios. Las computadoras facilitan el logro de los objetivos, al permitir aquilatar en forma clara y precisa, no slo el problema y sus posibles soluciones, sino tambin los riesgos, costos y utilidades que la decisin puede irrogar a la empresa. De esta manera, el problema de contar con inventarios y su riesgo inherente, se ha minimizado, reduciendo obsolescencias y roturas de stock; disminuyendo las fricciones y los enfrentamientos entre la logstica y las dependencias usuarias y proporcionando un mejor servicio. Sin embargo el problema no ha desaparecido, pues siempre que existan inventarios, existir el riesgo de la obsolescencia, el deterioro la prdida para la empresa, lgicamente que en menor escala que
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antiguamente y con tendencia a desaparecer conforme avancen los conocimientos y la tcnica de administrar los inventarios, as como la tecnologa de la computacin. 1.1.5. CLASIFICACIN DE LOS INVENTARIOS 1.1.5.1. SEGN SU DESTINO INSUMOS O MATERIAS PRIMAS Materia prima para el proceso productivo, generalmente de uso directo en el producto manufacturado. Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera Materia Prima, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado. MATERIAL DE USO ADMINISTRATIVO Materiales necesarios para el mantenimiento rutinario de los equipos y herramientas de la planta as como de las instalaciones y ambientes (Pinturas, grasas, solventes, clavos, lijas, protectores, aceites, combustibles, etc.) HERRAMIENTAS Estas pueden ser porttiles, mecnicas, manuales, su utilizacin es directa en el mantenimiento de los equipos y maquinarias involucradas en el proceso productivo. MATERIAL EN PROCESO Es aquel material que se encuentra en trnsito en la lnea de produccin, el mismo que puede estar almacenado temporalmente en espera de su utilizacin final. El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.

PRODUCTOS TERMINADOS
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Existencias resultantes de un proceso productivo, que encierra valor agregado por la transformacin de la materia prima. Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. 1.1.5.2. SEGN SU NIVEL DE CONSUMO INVENTARIO ACTIVO Es aquel que existe en cantidades tales que puede y debe ser utilizado diariamente en el proceso productivo. Su ubicacin es entre el stock mnimo y el stock mximo. INVENTARIO MXIMO Es la cantidad mxima permisible en el nivel de inventarios, puesto que por encima de este nivel se estara incurriendo sobre el stock, con las consecuencias perdidas por movilizacin. INVENTARIO MNIMO Es la cantidad mnima permisible del inventario de trabajo. Este nivel coincide con el nivel superior del inventario de seguridad o proteccin. Por debajo de este nivel se estara incurriendo en dficit de material para el proceso productivo y tendra que utilizarse forzosamente el stock de seguridad. INVENTARIO DE SEGURIDAD Tambin llamado stock de proteccin de eventualidades, sirve para amortiguar las variaciones de la demanda de materiales en el proceso productivo, sobre todo permite proteger el proceso de dichas paralizaciones por falta de inventario activo. Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega. 1.1.5.3. SEGN SU FUNCIN INVENTARIO DE FLUCTUACIN Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de
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manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. INVENTARIO DE ANTICIPACIN Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. INVENTARIO DE TAMAO DE LOTE Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos. INVENTARIO DE TRANSPORTACIN Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. INVENTARIO DE PROTECCIN O ESPECULATIVO Las compaas que utilizan grandes cantidades de minerales bsicos (como el carbono mineral, el petrleo o el cemento) o mercadera (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto llamadas inventarios de proteccin, cuando los precios estn bajos. La adquisicin de productos extras a un precio reducido, esto afecta directamente los costos de produccin, estas transacciones son buenas ya que al no subir el precio final del producto cuando los precios suben hacen que tengamos un mayor mercado y esto es algo parecido ha lo que pasa cuando los precios fluctan.

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CAPTULO II ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS


2.1. CONCEPTO
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. 2.1.1. Finalidad e importancia Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario: 1. Minimizacin de la inversin en inventarios El inventario mnimo es cero, a empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d produccin. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario ser de 100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. 2. Afrontando la demanda Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado
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de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. Importancia La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: 1. Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rpidamente la demanda. 6. Recurrir a la informtica.

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Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios insuficientes, por que los clientes podran dirigirse a los competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero. En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podran minimizar estos costos.

2.2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS


Lograr una eficaz administracin de inventarios, requiere, segn la moderna tecnologa, el establecimiento de bases principales e importantes que deben considerarse desde el inicio de las actividades, disendose para que contribuyan a una mejor toma de decisiones sobre poltica y a que el personal apoye con mayor determinacin dichas polticas. Dichas bases se refieren a Objetivos, Polticas, Planes y Normas, Sistemas y Procedimientos, Responsabilidades y Comunicaciones, las cuales se considerarn en proporcin a la importancia del planeamiento de la produccin y de la poltica de inventarios que se aplique en las operaciones de la empresa. 2.2.1. OBJETIVOS La definicin de objetivos en una empresa y su constante revisin para actualizarlos, en funcin de las variaciones que la realidad produce en ellos durante el desarrollo de sus actividades, constituye una base administrativa que debe observarse y aplicarse de acuerdo a la realidad de cada empresa, por cuanto no es posible establecer moldes de aplicacin general, ya que cada empresa tiene su propia organizacin, su capacidad econmica, sus facilidades de ventas y de produccin, etc. haciendo que empresas similares en cuanto a los productos que fabrican, sean totalmente diferentes en los aspectos mencionados, lo cual podr variar los objetivos. Sin embargo, y como ilustracin, se citar a continuacin algunos objetivos o metas que pueden encontrarse en muchas empresas. a) Minimizar la inversin en inventarios de acuerdo a las necesidades de produccin y a las posibilidades de la empresa. b) Evitar las demoras y paralizaciones de produccin, mediante el mantenimiento de niveles adecuados de materias primas y partes componentes de los productos que fabrica la empresa.

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c) Mantener el nivel de productos terminados en funcin de la demanda y del servicio de entrega oportuno. d) Evitar los artculos sin movimiento mediante la coordinacin con produccin y ventas, e implantando un sistema de control que permita detectar a tiempo la declinacin de la demanda. e) Revisar continuamente los inventarios para detectar deterioros u obsolecencias. f) Establecer control en los almacenes que eviten fugas, despilfarros, descuidos que inciden sobre los inventarios. g) Estar alerta ante los cambios en la demanda para reducir o aumentar las existencias de acuerdo a los cambios que se detecten y a la coordinacin con produccin y ventas. h) Controlar las ventas no efectuadas por falta de stocks, para detectar a tiempo el incremento en la demanda y evitar as las roturas de stock continuas. Entonces el objetivo de la administracin de inventario, que persigue el gerente financiero va a ser, determinar el nivel apropiado de inventario en trminos de la opcin entre los beneficios que se espera no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento de inventarios que se requiere. La inversin en el inventario va a depender del nivel de las ventas proyectadas, de la logstica y naturaleza tcnica del proceso de produccin de la durabilidad y la condicin perecedera de los productos finales, de la facilidad de recargar los inventarios y de las consecuencias de carecer de algn producto. As mismo debe tomarse en cuenta para el clculo del nivel del inventario, tomar como nivel de precaucin sumarle el inventario funcional (el que cubren las salidas propias del proceso) inventario de seguridad (que va a permitir hacer frente a cualquier eventualidad) as como un inventario de anticipacin, que es el que permite cubrir las expectativas de crecimiento futuras. 2.2.2. POLITICAS El planeamiento de las operaciones y la toma de decisiones con oportunidad son, generalmente, la causa del xito de una empresa. Dicho planeamiento permite prever su actuacin en el futuro y sirve de elemento de control para lograr los objetivos o metas que se hayan fijado. El establecimiento de polticas a las que deben sujetarse las dependencias constituye una de las bases de la previsin, y en la Administracin de Inventarios es importantsimo definir qu poltica se desea aplicar, pues la previsin es bsica para contar con los materia-les oportunamente. Sin embargo, como se ha indicado para los objetivos, depender de la empresa y de la direccin de ella la definicin de la poltica de inventarios que se desee considerar, aunque a continuacin se mencionan algunas que son comunes a varias empresas:

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a) Establecer lmites en la renovacin de los inventarios para los casos de riesgo de escasez de materiales o de futuras alzas de precios. b) Establecer los niveles de inventario que deben almacenarse, en funcin de la modalidad de venta que tiene la empresa, contra pedido o contra existencias en almacenes. c) Definir niveles de existencia en los productos estacionales o de moda. d) Determinar la forma de almacenaje y los niveles de inventario en los casos de cadenas nacionales de distribucin, estableciendo qu productos almacenarn los distribuidores y cuales la fbrica o centro de distribucin. e) Establecer lmites de adquisicin de acuerdo a las posibilidades econmicas de la empresa, coordinando con la dependencia financiera. f) Disear el sistema de almacenaje que evite demoras en el despacho de los productos y en la recepcin de materiales. g) Disear el sistema de control de inventarios de acuerdo con el tipo de artculo, las posibilidades econmicas de la empresa y las posibilidades de los proveedores para el abastecimiento. 2.2.3. PLANES Y NORMAS Definidos los objetivos y establecidas las polticas, la Administracin de Inventarios deber abocarse a la labor de desarrollar los planes de accin a llevar a cabo y definir las normas que deber tener presente el personal al ejecutar los planes. Es sabido que el planeamiento de las operaciones puede ser a corto, mediano o largo plazo y por lo tanto los planes sobre inventarios, su control y su renovacin deben tener la misma amplitud ya que se trata de abastecerse de materiales para satisfacer los planes operativos de la empresa. Sin embargo, se pueden adems desarrollar otros tipos de planes como: para perodos estacionales; de incrementos en ventas y produccin; para abastecer a nuevas lneas de produccin; para ocupar personal y utilizar los equipos y maquinarias en pocas de baja produccin; etc. Las normas que hay que establecer en relacin con los planes que se preparen, generalmente incidirn sobre: - Niveles de existencias. - Periodicidad de compras para cada producto (renovacin) - Posibilidades econmicas para la adquisicin de los materiales. - Costos logsticos: renovacin, posesin, roturas de stock, funcionamiento del sistema, etc. - Rotacin de inventarios (materias primas, productos terminados, artculos en proceso, accesorios, etc.). - Catalogacin de materiales.
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- Amplitud de las variedades en inventarios. Entre otros muchos aspectos que, dependiendo de la empresa, se tengan que establecer como resultado del anlisis de los inventarios, las necesidades, la demanda, etc. aspectos que no pueden olvidarse ni dejarse de lado en la administracin de los inventarios. 2.2.4. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Si una dependencia o una empresa carece de sistemas y procedimientos, seguramente su funcionamiento no es lo eficiente que debiera ser y la duplicidad de actividades ser cosa normal en ella; pero si la administracin de inventarios no tiene sistemas y procedimientos, se puede asegurar que todava estar basando la renovacin de los inventarios en el "ojo e intuicin" de los almaceneros y no en las tcnicas que pueden aplicarse con facilidad. Es por ello que toda dependencia de inventarios deber establecer los sistemas y procedimientos para: Controlar los inventarios y renovarlos adecuadamente, estableciendo el sistema a emplear para el control y el procedimiento a seguir para la renovacin. Seguimiento de materiales de importacin y nacionales. Ordenes especiales Ingreso y salidas de almacn. Registros estadsticos de inventarios. Lotes econmicos. Clculo de costos logsticos. Entre muchos otros que habr que detectar en cada caso concreto y de acuerdo a la realidad de la empresa. 2.2.5. RESPONSABILIDAD El que administra inventarios podr autorizar al personal a sus rdenes la ejecucin de funciones que competen a su dependencia V sobre las cuales es responsable directo, especialmente en lo referente a planeamiento y control de inventarios, como por ejemplo: Requisiciones Adquisicin de materiales Registro de existencias Estadstica y clculos de punto de pedido, mximo, mnimo, cantidad econmica, etc. Decisin sobre cuando renovar Control de los sistemas Control de almacenes y toma ele inventarios Planeamiento y control de produccin.

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2.2.6. COMUNICACIN La comunicacin entre los elementos relacionados con la administracin de inventarios es muy importante, como uno de los medios de lograr la coordinacin en la actuacin de todos los elementos o dependencias de la empresa. Por ello es necesario establecer un sistema flexible de comunicaciones que permita informar y estar informado sobre las necesidades de los usuarios y como se est actuando para satisfacerla. En dicho sistema se tendr en cuenta que la retroalimentacin de los resultados permite un anlisis y evaluacin de los datos o informes que llegan, que muchas veces da lugar a disponer medidas correctivas en las operaciones que se estn ejecutando, para lograr los objetivos y las metas que se fijaron.

2.3. CARACTERSTICAS Y ANLISIS DE INVENTARIOS

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la tendencia.

2.4. COSTOS DE INVENTARIOS


Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos:

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Costos asociados a los Flujos Costos asociados a los Stocks Costos asociados a los Procesos

Costos Asociados a los Flujos Son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin son aquellos financieros relacionados con depreciacin y amortizacin. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los costos de operacin como los asociados a la inversin. Costos Asociados a los Stock En este mbito debern incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias, todo estos ya sern explicados ms adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habr que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamao optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern afuera sea cual fuere la decisin tomada. Costos Asociados a los Procesos Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. Por qu no incorporan tambin los costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tctica o explicita en el precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se mantiene esta prctica, arenque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido.

2.5. TECNICAS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS


Los mtodos comnmente empleados en le manejo de inventarios son: El sistema ABC. El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP.

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El Sistema ABC Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos A se ha concentrado la mxima inversin. El grupo B est formado por los artculos que siguen a los A en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo C lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos A debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos B y C estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es el modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos A de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grafico, 3) un mtodo analtico. Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas claves. Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido. Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En le modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice. Mtodo Grafico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad econmica de pedido puede objetarse en forma grfica representando los montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se representa en el punto sealado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la lnea de costo de pedido y la lnea de costo de mantenimiento en inventario. La funcin de costo de pedido vara en forma inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se
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relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto ms grande sea el monto del pedido, tanto mayor ser el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor ser el costo de mantenimiento de inventario. La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de pedido. Mtodo Analtico: Se puede establecer una formula para determinar la CEP de un articulo determinado del inventario. Es posible formular la ecuacin del costo total de la empresa. El primer paso para obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una expresin para la funcin de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el nmero de pedidos. Como dichos nmeros es igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido puede expresarse de la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2). Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2 A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido disminuir en tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente. La ecuacin del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas (MxQ/2). Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la funcin de costo total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente frmula. CEP = 2PU/M. Punto de reformulacin. Una vez que empresa ha calculado su cantidad econmica de pedido debe determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de reformulacin de pedidos que se considere el lapso necesario para formular y recibir pedidos. Suponiendo una vez ms una tasa constante de uso de inventario, el punto de reformulacin de pedidos puede determinarse mediante la siguiente frmula. Punto de reformulacin = tiempo de anticipo en das x uso diario.

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CAPTULO III PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS


3.1. PLANEAMIENTO DE INVENTARIOS
La planeacin del inventario consiste en determinar cundo hacer cuanto incluyen un pedido. Cundo hacer el pedido se determina mediante el promedio de la variacin en la demanda y el reabasto. Cuanto incluir en el pedido se determina mediante la cantidad del pedido. El control del inventario es el proceso de vigilar el estado del inventario. Cuando hacer un pedido Como se analiz antes, el punto para un pedido nuevo definir cundo se debe iniciar un embarque de reabasto. Un punto para un pedido nuevo puede ser especificado en trminos del suministro de unidades por das. Este anlisis se concentra en determinar los puntos para el pedido nuevo bajo condiciones de certeza de la demanda y del ciclo del desempeo. La frmula bsica del punto para un pedido un nuevo es: R =D x T En donde: R=el punto para un pedido nuevo, en unidades; D= la demanda promedio diaria, en unidades; y T= la duracin promedio del ciclo del desempeo, en das Cuanto incluir en el pedido El tamao de los lotes que equilibra el costo de mantener el inventario con el costo del pedido. La clave para comprender la relacin que recordar que el inventario promedio que es igual a la mitad de la cantidad de pedido. Por lo tanto, tem ms grande es la cantidad de pedido, ms grande es el inventario promedio y, en consecuencia, ms grande es el costo anual de mantener el inventario. Sin embargo, entre ms grande es la cantidad del pedido, se requiere menos pedidos por periodo de planeacin y, por lo tanto, es ms bajo el costo total de los pedidos. Las frmulas de la cantidad de los lotes identificar las cantidades precisas en las que el costo total combinado manual de mantener el inventario y de los pedidos es ms bajo para un volumen de ventas especfico. Para manejar, administrar un sistema de inventarios, en el rea de logstica, se requiere del empleo de varios procedimientos y reglas de decisin que permitan la planificacin del sistema. Estas previsiones de planificacin debern efectuarse a la luz de dos tipos de inventarios: De artculos comprados De artculos fabricados
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Las decisiones que se adopten en la alta gerencia, sobre si un artculo debe ser comprado o fabricado, no es una responsabilidad de la gerencia de logstica (planificacin del inventario), son decisiones que se toman en las gerencias de produccin o de ingeniera tomando muy en cuenta las consideraciones tcnicas y financieras. Artculos comprados En el caso de artculos comparados, la decisin de planificacin de inventarios, ser determinar qu sistema se usar para controlar el inventario, as como para frmulas los pedidos. Estos sistemas debern disponer de un conjunto de reglas que faciliten la formulacin de pedidos econmicos en cuanto a tamaos y a intervalos de pedido, o mejor dicho cuanto pedir y en qu momento efectuado. Tambin debe tomarse una decisin sobre las existencias de seguridad, as como la anticipacin que deben formularse los pedidos y si de evitar consideracin prioritaria a los documentos por cantidad sobre el tamao econmico de los costos. El pedido de artculos por comprar debe ser coordinado con la gerencia de compras, produccin, contabilidad, etc. Artculos fabricados Dentro de los artculos ya fabricados, estn comprendidos los artculos terminados, en sub ensamblados y los componentes fabricados. La decisin bsica por adoptarse para cada uno de estos artculos, es como si debe o no almacenarse. Muchas veces la demanda es tan baja, que no vale la pena mantenerlos en inventario, su fabricacin puede hacerse a pedido del usuario. Un sistema de inventarios para artculos o tems fabricados debe estar perfectamente considerado en el plan de produccin de la empresa, ya que cuntos y cuando deben fabricar ciertos artculos es de responsabilidad de la gerencia de inventarios y no del plan de produccin, los clculos efectuados por inventarios son entregados o produccin en forma de rdenes de produccin. Tambin es conveniente tener presente, que en proceso de la produccin requiere de un tiempo para la entrega, lo que obliga disponer de existencias para cubrir la demanda en ese lapso.

Tipos de informacin para la planificacin La actividad de planificacin y control de inventarios, requiere informacin de dos fuentes bsicas: Informacin para mtica: que no vara, o lo hace ocasionalmente. Informacin invariable: que tiene variacin permanente.

Decisiones operativas Control de inventarios, maneje informacin la que una vez procesada, se convierte en una de las decisiones operativa siguientes: Si se debe formalizar o no un pedido
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De qu magnitud ser del pedido Sea una orden se debe agilizar Sea control de inventarios se debe adecuarse a los cambios de situacin en el mercado hoy la produccin

Para tomar estas decisiones se recurre a los sistemas de los de inventarios.

3.2. CONTROL DE INVENTARIOS Y SUS MTODOS


Esta finalidad obliga a preparar planes logsticos y establecer polticas, sistemas y procedimientos, cuya puesta en prctica sirva al dirigente para mejorar la administracin de los inventarios, implantando una sana poltica de renovacin de las existencias en base a la realidad de su empresa, las estadsticas, la aplicacin de frmulas y ejecucin de clculos, que faciliten la tarea de decidir Cundo y Cunto hay que renovar. 3.2.1. CONTROL DE INVENTARIOS POR INCREMENTO, PUSH Comencemos a desarrollar mtodos para controlar niveles de inventario mediante la filosofa de incrementos (push). Recordemos que este mtodo es apropiado cuando las cantidades de produccin o de compra inciden los requerimientos a corto plazo de los inventarios a los que tienen que limpiarse dichas cantidades. Si estas cantidades no pueden ser almacenadas en el lugar de la produccin por falta de espacio o por cualquier otra razn, entonces debe asignarse a los mundos de abastecimiento, esperando que de alguna manera tenga buen sentido econmico. Los incrementos (push) tambin son un mtodo razonable para el control de inventarios antes de produccin o la compra de esta fuerza dominante en el momento de determinar las cantidades de reaprovisionamiento. En cualquier caso, necesitamos hacernos las siguientes preguntas: cunto inventario debera mantenerse en cada punto de abastecimiento? Qu cantidad de un pedido de compra o de una produccin debera colocarse en cada punto de ms crecimiento? Cmo se distribuira de decisin de suministro sobre los requerimientos entre dos mundos de abastecimiento? Un mtodo para incrementar cantidades en los puntos de abastecimiento incluir los siguientes pasos: 1. Determinar, mediante pronsticos u otros medios, los requerimientos para el periodo comprendido entre el momento actual y el siguiente periodo de produccin o de compra de vendedor. Las cantidades disponibles cajones en cada punto de abastecimiento. Establecer el nivel de disponibilidad existencias en cada punto de almacenamiento. Calcular los requerimientos totales a partir del pronstico ms las cantidades adicionales necesarios para cubrir las incertidumbres en el pronstico de la demanda. Determinar los requerimientos cementos, la diferencia entre los requerimientos de dlares y las cantidades disponibles. Distribuir el descenso de los requerimientos netos totales a los puntos de abastecimiento en base a la tasa promedio de demanda, es decir, la demanda pronosticada.

2. 3. 4. 5. 6.

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7.

Sumar los requerimientos netos y prorratear las cantidades excedentes para hallar la cantidad que se va a asignar a cada control de abastecimiento.

3.2.2. CONTROL DE INVENTARIOS POR DEMANDA, PULL Recordemos que el control de inventarios por demanda (pull) busca otorgar bajos niveles de inventario de los puntos de abastecimiento, debido a su respuesta a las condiciones particulares de la demanda y de costo de cada punto de abastecimiento. Aunque se han desarrollado muchos mtodos especficos para manejar una diversidad de situaciones, aqu se intentar subrayar las ideas fundamentales. Especficamente, se har una comparacin entre: 1) la demanda de una sola vez, altamente estacionaria perpetua; 2) el pedido que se disparan desde un nivel particular de inventario o desde un proceso de revisin de los niveles de inventario, y 3) el grado de incertidumbre en la demanda y el tipo de entrega del reaprovisionamiento. Pedido nico Cuando los productos involucrados son perecederos o su demanda es de una sola vez, surgen muchos problemas prcticos de inventario. Productos como vegetales y frutas frescas, flores naturales cortadas, peridicos y algunos medicamentos tienen una vida anaquel cortar y definida, y no estn disponibles para perodos de venta subsiguientes. Otros, como juguete o ropa de moda para la estacin inmediata de ventas, bollos para hotdogs para un juego de bisbol, y los carteles para campaas polticas tienen un nivel de demanda de una sola vez, que por lo General no pueden estimarse con certidumbre. Slo puede establecerse un pedido para que estos productos satisfagan dichas demandas. Deseamos determinar el tamao que debe tener ese nico perdido, para llegar a este tamao ms econmico de pedido, tendremos que apelar al anlisis econmico marginal. Pedidos repetitivos En contraste con la demanda que ocurre peridicamente o quizs slo una vez, la demanda puede ser perpetua. Los pedidos de reaprovisionamiento de inventarios se repiten en el tiempo y pueden suministrar se completo de manera instantnea, o bien, los artculos de los pedidos puede suministrar se en el tiempo. 3.2.3. CONTROL AVANZADO POR DEMANDA, PULL El control avanzado de inventarios por demanda significa que reconocemos que la demanda y el tiempo de entrega no se pueden conocer con seguridad. Por lo tanto, tenemos que planear para una situacin en la que no haya suficientes existencias disponibles para surtir las solicitudes de los clientes. Adems de las existencias en regulares que se mantiene para satisfacer la demanda promedio y el tiempo de entrega promedio, se aade una cantidad de incremento al inventario. La cantidad de estas existencias de seguridad, un amortiguador, fija el nivel de disponibilidad de existencias suministradas a los clientes al control de la probabilidad de que ocurra falta de existencias.
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3.2.4. INVENTARIO DE TRNSITO Son los artculos que se estn desplazando de una instalacin a otra. Es inventario que se encuentra en el camino entre dos estaciones. De la misma manera, se considera inventario pipeline el inventario de producto en proceso. Estos inventarios consisten en existencias en trnsito que figuran en los equipos de transportacin que se mueven entre los puntos donde se mantienen los inventarios. Su manejo es slo cuestin de controlar el tiempo en trnsito, principalmente mediante la seleccin del servicio de transporte. Los inventarios en trnsito pueden ser sorprendentemente altos, y un buen manejo puede producir y impresionantes reducciones en los costos. 3.2.5. INVENTARIOS VIRTUALES Con las mejores de los sistemas corporativos de informacin, se ha vuelto una prctica creciente atender la demanda de los clientes desde ms de una ubicacin de abastecimiento. Aunque los clientes pueden clasificarse a un lugar principal de abastecimiento, es raro que se mantenga suficiente inventario para cumplir con todos los requerimientos de la demanda desde una ubicacin primaria todo el tiempo. Es razonable una poltica de inventario de este tipo, dado que el costo de inventario para asegurarse que nunca faltarn existencias es extraordinariamente alto. En forma alternativa, la demanda se entender de manera cruzada desde otros lugares que contengan los mismos artculos para un sistema de inventario de dos puntos de abastecimiento. Para combinacin de lugares de inventarios la llamaremos inventario virtual. El surtido cruzado de la demanda desde mltiples ubicaciones de abastecimiento en el inventario conduce a esperar a que las tazas de disponibilidad de la demanda se incrementen, los niveles de inventario de todo el sistema de hacienda, o ambos casos, segn se compare con la satisfaccin de la demanda a partir de slo la ubicacin primaria de abastecimiento por el cliente, incurre en ciertos faltas existencias y retrasos en el surtido de los pedidos.

El problema de logstica es decidir los artculos que hay que surtir de manera cruzada y los que deberan sentirse solo espero ubicacin primaria. La solucin requiere un equilibrio entre los costos asociados con las existencias regulares y las existencias de seguridad. Recordemos que las existencias regulares segn el inventario para cumplir a la demanda promedio y el tiempo de entrega promedio. Las existencias de seguridad, por otro lado, asume el inventario estn necesario para cumplir las incertidumbres de la demanda y del tiempo de entrega. Cuando se convierte en surtido cruzado, las fuerzas econmicas asociadas con estos dos tipos de inventarios se oponen. Es decir, en una base de todo el sistema, las existencias regulares se incrementan con es un tiro cruzado, en tanto que las existencias de seguridad disminuyen.

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3.3. EL ANLISIS DEL MTODO ABC DE INVENTARIOS


Muchas de las compaas no estn en posibilidad de plantear estrategias de inventario para su cientos o miles de artculos. Un anlisis ABC diseado por General Electric durante los aos 50 del siglo pasado, permitirn las organizaciones separar sus artculos de inventario en tres clases: A, B, C. La clasificacin ABC explica que un pequeo porcentaje del total de productos representan un gran porcentaje del Valor en dlares de inversin. Los productos A, muy importantes, concentrando mxima inversin. El grupo B, moderadamente importantes, est formado por los artculos que siguen a los A en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo C, y menos importantes, que lo componen una gran cantidad de productos que slo requieren de una pequea inversin. Esta clasificacin se puede apreciar en la siguiente figura.

La direccin de su inventario productos A, B y C permitiendo una empresa determinar el nivel tipos de procedimientos de control de inventarios. Control de los productos A merece la mayor atencin y cuidado en sub administracin dada la magnitud de la inversin, en tanto los productos B y C estarn sujetos a procedimientos de control menos estrictos. Esta clasificacin mide el Valor en dlares por unidad multiplicado por su corazn de utilizacin al ao. Para muchos artculos existen otros criterios que resultan importantes, tales como la certeza de entrega, grado de obsolescencias, el grado de intensidad del artculo, el tiempo de entrega o el impacto de faltantes del artculo. Algunos de estos criterios es posible que sea hasta ms importante que el Valor econmico del producto.

3.4. LOTE ECONMICO Y PUNTO PEDIDO


El modelo del lote econmico (EOQ) calcula la cantidad que debe pedirse o producirse minimizando los costos de colocacin del pedido para el inventario y los costos de manejo de inventarios. El modelo del lote econmico se basa en las siguientes hiptesis simplificadas:

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La tasa de demandas del artculo es constante ahora y en el futuro. La demanda de un producto no incluyen la demanda del otro. El artculo se produce o se compra por lotes. No existe limitaciones al tamao de los lotes y lote pedido se recibe en seguida. No existe incertidumbre en la demanda, no fuerte ni el tiempo de entrega. No se presenta agotamiento de las existencias. Existen slo dos costos importantes: el costo de mantener el inventario y el costo de colocacin del pedido (u organizacin del proceso), que no varan con la cantidad mantenida.

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CONCLUSIONES

El inventario representa el segundo componente ms grande del costo logstico, junto al transporte. Los riesgos asociados con mantener un inventario aumentan conforme los productos avanzan por la cadena de suministros hacia el cliente, porque aumenta la posibilidad de tener el producto en el lugar o la forma incorrectos, y la distribucin del producto ha generado un costo. Desde las perspectiva de la logstica de la cadena de suministro, los principales elementos controlables del inventario son las existencias del ciclo de reabasto, de seguridad y en trnsito.. La administracin del inventario emplea una combinacin de lgica reactiva y de planeacin. La lgica reactiva es ms adecuada para artculos con un volumen bajo, demanda alta e incertidumbre alta del ciclo de desempeo porque pospone el riesgo de que se especule con el inventario. La lgica de planeacin del inventario es adecuada para artculos con un alto volumen y una demanda relativamente estable. Los mtodos de planeacin del inventario ofrecen la posibilidad de una administracin eficaz del mismo porque aprovechan mejor la informacin y las economas de escala.

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