Anda di halaman 1dari 67

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN INDUSTRI

DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PT. SEMEN PADANG

Diajukan untuk memenuhi Persyaratan Dalam Menyelesaikan Mata Kuliah Praktek Lapangan Industri FT-UNP

Oleh FAUZIA RIFANY 72252 / 2007


PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK ELEKTRONIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG 2011

HALAMAN PENGESAHAN FAKULTAS Laporan ini Disampaikan Untuk Memenuhi Sebagian dari Persyaratan Penyelesaian Praktek Lapangan Industri FT-UNP Padang Semester Juli - Desember 2010

Oleh : FAUZIA RIFANY NIM / BP : 72252 / 2007 Program Studi Pendidikan Teknik Informatika Jurusan Teknik Elektronika

Diperiksa dan Disahkan Oleh : DOSEN PEMBIMBING

Drs. LEGIMAN SLAMET, M.T NIP. 19621231 198811 1 001 A.n. DEKAN FT-UNP KEPALA UNIT HUBUNGAN INDUSTRI

Drs. NELVI ERIZON, M.Pd. NIP. 19620208 1989031 1 002

HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN BIRO PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PT. SEMEN PADANG Laporan ini Disampaikan Untuk Memenuhi Sebagian dari Persyaratan Penyelesaian Praktek Lapangan Industri FT-UNP Padang Semester Juli Desember 2010

Oleh : FAUZIA RIFANY NIM / BP : 72252 / 2007 Program Studi Pendidikan Teknik Informatika Jurusan Teknik Elektronika Diperiksa dan Disahkan Oleh : Pembimbing Lapangan, Pengembangan Kepala Biro Sistem Informasi,

Robbi Rulliananda Putra NIP : 8509019

Desramon ST, M.ENGSC NIP : 7097002

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek Lapangan Industri (PLI) di PT. Semen Padang, sekaligus dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Praktek Lapangan Industri (PLI) ini dengan judul: Database Kepegawaian Biro Pengembangan Sistem Informasi PT. Semen Padang. Dalam penulisan laporan ini merupakan tindak lanjut dari pelaksanaan PLI yang telah penulis lakukan selama kurang lebih satu bulan di PT. Semen Padang, dan merupakan salah satu persyaratan dari pengambilan mata kuliah PLI di Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang. Selama pelaksanaan PLI tak lepas dari bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak baik secara moril maupun spiritual, sehingga penulisan laporan ini dapat selesai. Untuk itu melalui kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT, yang telah memberikan semua rahmat dan karunia Nya yang tak terhingga. 2. Kedua Orang Tua tercinta yang telah mendoakan dan memberi semangat dan dukungan. 3. Bapak Drs. Nelvi Erizon, M.Pd selaku Kepala Unit Hubungan Industri FT UNP. 4. Bapak Drs. Efrizon, M.T selaku Ketua Jurusan Teknik Elektronika FTUNP. 5. Bapak Drs. Legiman Slamet selaku Dosen pembimbing PLI. 6. Bapak Drs. Amril selaku koordinator PLI Jurusan Teknik Elektronika.
7. Bapak Ir. Endang Irzal, AK, MBA selaku direktur Utama PT.Semen Padang. 8. Bapak Ir. Harmen A. Nashar selaku Kepala Departement Sistem Informasi PT. Semen Padang.

9. Bapak Danil Darwin, ST selaku kepala Biro Pengembangan Sistem Informasi PT.Semen Padang.
10. Ibu dan Bapak Staf Pegawai PT. Semen Padang, khususnya Biro

Pengembangan Sistem Informasi PT. Semen Padang. 11. Teman-teman Prodi. Pend. Teknik Informatika, semoga kita semua sukses dijalan masing-masing. Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih banyak kekurangan, dan penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan laporan ini. Untuk itu penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya. Padang, Juni 2011

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR......................................................................................... v DAFTAR TABEL ........................................................................................... vii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Praktek Lapangan Industri (PLI) .......................................1 B. Maksud dan Tujuan PLI ..............................................................................2 1. Maksud PLI .............................................................................................2 2. Tujuan PLI ...............................................................................................3 C. Batasan Masalah ..........................................................................................3 D. Sistem Pelaksanaan PLI ..............................................................................3 BAB II PROFIL PT. SEMEN PADANG A. Sejarah PT. Semen Padang ..........................................................................4 B. Sekilas tentang PT. Semen Padang .............................................................5 C. Tempat dan Kedudukan PT. Semen Padang ...............................................6 D. Bentuk dan Badan Hukum PT. Semen Padang ...........................................6 E. Struktur Organisasi PT. Semen Padang .......................................................7 1. Departemen Sistem Informasi .................................................................10 2. Lingkup Pekerjaan ...................................................................................12

BAB III DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PENGEMBANGAN SISFO PT. SEMEN PADANG A. Pembuatan Database Kepegawaian ............................................................. 13 1. Alat dan Bahan ........................................................................................13 2. Tahap Persiapan ......................................................................................14 a. Pengumpulan Data ..............................................................................14 b. Perancangan ........................................................................................15 c. Pembuatan Database Kepegawaian ....................................................21 B. Penggunaan Database Kepegawaian ...........................................................52

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ..................................................................................................57 B. Saran ............................................................................................................57 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR Gambar : Halaman Gambar 1 Membuat Database Baru...................................................................21 Gambar 2 Tabel Jenis Kelamin melalui Design View......................................21 Gambar 3 Tabel Golongan melalui Design View.............................................22 Gambar 4 Tabel Tingkat Pendidikan melalui Design View..............................23 Gambar 5 Tabel Data Pegawai Sekretariatan melalui Design View.................24 Gambar 6 Setting field Golongan di Field Properties.......................................25 Gambar 7 Setting field Golongan di Field Properties ke-2...............................25 Gambar 8 Setting field Jenis Kelamin di Field Properties................................27 Gambar 9 Setting field Jenis Kelamin di Field Properties ke-2........................27 Gambar 10 Setting field Tingkat Pendidikan di Field Properties......................29 Gambar 11 Jendela Edit Relationship...............................................................30 Gambar 12 Pilihan Jendela Join Properies........................................................30 Gambar 13 Hasil Relationship...........................................................................32 Gambar 14 Hasil Pembuatan Query Sekretariatan melalui Design View.........33 Gambar 15 Hasil Pembuatan Query PIP melalui Design View........................34 Gambar 16 Hasil Pembuatan Query Humas melalui Design View...................35 Gambar 17 Hasil Pembuatan Query Telematika melalui Design View............36 Gambar 18 Hasil Pembuatan Query Postel melalui Design View....................37 Gambar 19 Hasil Pembuatan Form Sekretariatan melalui Design View..........38 Gambar 20 Hasil Akhir Form Sekretariatan melalui Design View...................39 Gambar 21 Jendela Report Wizard Sekretariatan..............................................40 Gambar 22 Jendela Report Wizard PIP.............................................................41 Gambar 23 Jendela Report Wizard Humas.......................................................42 Gambar 24 Switchboard Manager.....................................................................43 Gambar 25 Edit Switchboard Page....................................................................43 Gambar 26 Kotak Dialog Create New...............................................................44 Gambar 27 Tampilan Hasil Pembuatan Switchboard........................................44 Gambar 28 Kotak Dialog Edit Switchboard Page.............................................45 Gambar 29 Kotak Dialog Edit Switchboard Item.............................................45

Gambar 30 Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi...................................46 Gambar 31 Kotak Dialog Edit Switchboard Item.............................................46 Gambar 32 Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi...................................47 Gambar 33 Kotak Dialog Edit Switchboard Item.............................................48 Gambar 34 Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi...................................48 Gambar 35 Kotak Dialog Edit Switchboard Item.............................................49 Gambar 36 Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi...................................50 Gambar 37 Kotak Dialog Edit Switchboard Item.............................................50 Gambar 38 Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi...................................51 Gambar 39 Password Invalid.............................................................................52 Gambar 40 Tampilan Menu Utama Switchboard..............................................52 Gambar 41 Tampilan Menu Sekretariat............................................................53 Gambar 42 Tampilan Menu Bidang Informasi Publik......................................54 Gambar 43 Tampilan Menu Humas..................................................................54 Gambar 44 Tampilan Menu Telematika............................................................55 Gambar 45 Tampilan Menu Postel....................................................................56

DAFTAR TABEL Tabel Halaman

Tabel 1 Jenis Kelamin........................................................................................15 Tabel 2 Golongan...............................................................................................15 Tabel 3 Tingkat Kependidikan...........................................................................15 Tabel 4 Data Pegawai Sekretariat.......................................................................15 Tabel 5 Data Pegawai PIP..................................................................................17 Tabel 6 Data Pegawai Humas.............................................................................18 Tabel 7 Data Pegawai Telematika......................................................................19 Tabel 8 Data Pegawai Postel..............................................................................20 Tabel 9 Relasi Antartabel...................................................................................31 Tabel 10 Keseluruhan Form...............................................................................40 Tabel 11 Menu Switchboard..............................................................................45 Tabel 12 Menu PIP.............................................................................................47 Tabel 13 Menu Humas.......................................................................................48 Tabel 14 Menu Telematika.................................................................................50 Tabel 15 Menu Postel.........................................................................................51

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan,

pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti. Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data Elektronika. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. Salah satu unsur pendukung pelaksanaan kegiatan dalam sebuah organisasi adalah keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai atau karyawan dalam kegiatan organisasi tersebut. Database Kepegawaian di pemerintahan atau perusahaan adalah untuk kelancaran kegiatan organisasi.

DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). Database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya: queri untuk mengorganisasi data, forms untuk berinteraksi dengan data pada layar, reports untuk mencetak hasil, macros & program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas aplikasi database.

B.

Maksud dan Tujuan PLI 1. Maksud Maksud dari Pengalaman Lapangan Industri (PLI) adalah : a. Untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap di bidang teknologi/ kejuruan melalui keterlibatan langsung dalam berbagai kegiatan di dunia usaha/ industri. b. Memperoleh pengalaman industri yang mencangkup perencanaan, pengelolaan dan pelaksanaan unit produksi c. Menyiapkan tenaga kerja yang mampu mengisi kebutuhan dunia usaha dan industri pada saat ini maupun masa yang akan datang.
d.

Tujuan akhir dari pelaksanaan PLI adalah ilmu yang didapat dibangku perkuliahan dapat diterapkan di dunia industri oleh mahasiswa.

2.

Tujuan Maksud dari penulisan laporan Praktek Lapangan Industri (PLI)

adalah memberikan gambaran yang terdapat pada PT. Semen Padang khususnya di tempat pelaksanaan Praktek Lapangan Industri dan penyelesaian proses pembuatan database kepegawaian Biro Pengembangan Sistem Informasi PT. Semen Padang menggunakan Microsoft Office Access 2007.

C.

Batasan Masalah Pada Laporan Pengalaman Lapangan Industri ini, pembahasan lebih

dititikberatkan kepada pembuatan database kepegawaian Biro Pengembangan Sistem Informasi PT. Semen Padang menggunakan Microsoft Office Access 2007

D.

Sistem Pelaksanaan PLI Berdasarkan Surat Panggilan PLI nomor : 1347/KRN/PDP.10/07.10 dari

PT. Semen Padang Tanggal 10 Juli 2010 sebagai balasan dari surat yang diajukan oleh pihak Universitas Negeri Padang (UNP). Kuliah PLI ini dilaksanakan pada PT. Semen Padang yang beralamat di Indarung Padang selama satu bulan sejak tanggal 5 Agustus 20110 sampai dengan 5 Agustus 2010.

BAB II PROFIL PT. SEMEN PADANG

A.

Sejarah PT. Semen Padang PT Semen Padang merupakan pabrik semen tertua di Indonesia yang didirikan pada tanggal 18 Maret 1910 dengan nama NV Nederlandsch Indische Portland Cement Maatschappi (NV NIPCM). Pabrik mulai berproduksi pada tahun 1913 dengan kapasitas 22.900 ton per tahun, dan pernah mencapai produksi sebesar 170.000 ton pada tahun 1939 yang merupakan produksi tertinggi pada waktu itu. Ketika Jepang menguasai Indonesia tahun 1942-1945, pabrik diambil alih dengan menajemen Asano Cement, Jepang. Pada waktu kemerdekaan tahun 1945 pabrik diambil alih oleh karyawan dan selanjutnya diserahkan kepada pemerintah Republik Indonesia dengan nama Kilang Semen Indarung. Pada agresi militer 1 tahun 1947, pabrik dikuasai kembali oleh Belanda dan namanya diganti menjadi NV Padang Portland Cement Maatschappij (NV PPCM). Berdasarkan PP No. 50 tanggal 5 Juli 1958, tentang penentuan perusahaan perindustrian dan pertambangan milik Belanda dikenakan nasionalisasi, maka NV Padang Portland Cement Maatschappij dinasionalisasikan dan selanjutnya ditangani oleh Badan Pengelola Perusahaan Industri dan Tambang (BAPPIT) Pusat. Setelah tiga tahun dikelola oleh BAPPI T Pusat, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 135 tahun 1961 status perusahaan diubah menjadi PN (Perusahaan Negara). Akhirnya pada tahun 1971 melalui Peraturan Pemerintah Nomor 7 menetapkan status Semen Padang menjadi PT Persero dengan Akta

Notaris No. 5 tanggal 4 Juli 1972. Berdasarkan Surat Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 5-326/MK.016/1995, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik semen milik Pemerintah yaitu PT Semen Tonasa (PTST), PT.Semen Padang (PTSP) dan PT Semen Gresik (PTSG), yang terealisir pada tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT Semen Padang berada dibawah PT Semen Gresik Tbk (Semen Gresik Group).

B.

Sekilas Tentang PT. Semen Padang PT. Semen Padang terdiri dari 5 Pabrik (Pabrik indarung I sampai

Indarung V) dan pertambangan. Semenjak 1999. Pabrik indarung I tidak beroperasi lagi (non aktif). PT Semen Padang berencana membangun Museum Semen Indonesia di areal Pabrik Indarung I, dimana di Indonesia dan di Asia Tenggara Pabrik ini merupakan pabrik yang tertua. Launching terhadap Pembangunan museum ini telah dilakukan dan saat ini manajemen PT. Semen Padang sedang melaksanakan persiapan menjadikan Pabrik Indarung I sebagai Museum Semen pertama di Indonesia, begitu juga di Asia Tenggara, karena pabrik Indarung I merupakan pabrik tertua bukan hanya di Indonesia tetapi juga di Asia Tenggara. Dalam perkembangan tersebut PT. Semen Padang menggunakan sistem informasi yang mendukung kemajuan PT. Semen Padang. PT.Semen Padang sebelumnya menyimpan data di server PT. Semen Padang, mulai tahun 2010 data server diletakkan di Serpong yaitu German Center. PT.Semen Padang yang dahulunya memakai sistem database oracle, mulai 1 Januari 2010 PT. Semen

Padang beralih ke SAP. PT. Semen Padang memiliki jaringan Virtual Private Network (VPN) dengan PT. Semen Tonasa dan PT. Semen Gresik.

VISI Menjadi Industri semen yang andal, unggul dan berwawasan lingkungan. MISI 1. Meningkatkan nilai perusahaan bagi stakeholder, bertumbuh dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. 2. Mengembangkan industri berwawasan lingkungan. 3. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten dan profesional.

C.

Tempat dan Kedudukan PT. Semen Padang Tempat dan kedudukan PT. Semen Padang adalah di Indarung Padang

D.

Bentuk dan Badan Hukum PT. Semen Padang Pada tahun 1971 melalui Peraturan Pemerintah Nomor 7 menetapkan

status Semen Padang menjadi PT Persero dengan Akta Notaris No. 5 tanggal 4 Juli 1972. Berdasarkan Surat Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 5326/MK.016/1995, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik semen milik Pemerintah yaitu PT Semen Tonasa (PTST), PT.Semen Padang (PTSP) dan PT Semen Gresik (PTSG), yang terealisir pada tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT Semen Padang berada dibawah PT Semen Gresik Tbk (Semen Gresik Group).

E.

Struktur Organisasi PT. Semen Padang Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam perusahaan karena

menggambarkan adanya pembagian kerja sebagai penjabaran tugas sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk melakukan tugas tertentu sesuai dengan tugas masing-masing. Melalui struktur organisasi dapat diketahui garis pertanggung jawaban di dalam sebuah perusahaan. Setiap unit akan mempertanggung jawabkan semua kegiatan dan usaha yang telah dijalankan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan. Makin tinggi tingkatan suatu unit tertentu, maka makin luas bidang tanggung jawabnya. Struktur organisasi PT Semen Padang sering mengalami perubahan sesuai dengan tuntutan perkembangan dan kemajuan perusahaan. Struktur organisasi yang terlihat pada gambar berikut adalah struktur organisasi yang ditetapkan oleh Surat Keputusan Direksi No.003/SKD/DESDM/01.2006. Struktur organisasi PT Semen Padang bila dikelompokkan berdasarkan tugas dan wewenang adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris Dewan Komisaris dipilih dalam rapat umum pemegang saham (RUPS). Tugas dewan ini secara umum adalah sebagai dewan pengarah (steering committee) dan tempat berkonsultasi bagi direktur dalam mengambil suatu keputusan. 2. Dewan Direksi Dewan Direksi terdiri dari Direktur Utama yang dibantu oleh 4 (empat) orang Direktur yaitu Direktur Pemasaran, Direktur Produksi, Direktur Litbang dan Operasi serta Direktur Keuangan yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan

Menteri Keuangan No. 296/KMK.016/1995 tanggal 6 Juli 1995. Direktur Utama merupakan orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh aktifitas dan jalannya perusahaan. Dalam menjalankan aktivitasnya Direktur Utama dibantu oleh direktur-direktur dan staf ahli bagian pengawasan intern serta program pengendalian mutu terpadu dan lembaga- lembaga penunjang lainnya. Departemen yang langsung berada dibawah Direktur Utama adalah: 1. Direktur Pemasaran yang membawahi a. b. c. Departemen Penjualan Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran Departemen Distr ibusi dan Transportasi

2. Direktur Produksi yang membawahi a. Departemen Tambang b. Departemen Produksi II/I II c. Departemen Produksi IV d. Departemen Produksi V e. Departemen Utilitas 3. Direktur Litbang dan Operasi yang membawahi : a. Departemen Penelitian dan Pengembangan b. Departemen Rancang Bangun dan Rekayasa c. Departemen Jaminan Kualitas dan Perwakilan Manajemen d. Departemen Perbekalan 4. Direktur Keuangan yang membawahi : a. Departemen Perbendaharaan

b. Departemen Akuntansi dan Pengendalian Keuangan c. Departemen Sumber Daya Manusia d. Departemen Sistem Informasi

Keempat direktur ini bertindak sebagai pengelola langsung (Dewan Direksi). Selain departemen yang tersebut di atas Dewan Direksi dibantu oleh badan setingkat departemen yang memiliki tanggung jawab langsung terhadap Dewan Direksi, yaitu : Satuan Pengawas Intern dan Sekretaris perusahaan. Untuk operasionalnya masing-masing direksi dibantu oleh karyawan yang dibagi atas (Divisi Pabrik, 1982) : 1. Karyawan tetap a. Staf sebagai kepala departemen, sub departemen, biro, dan kepala bidang. b. Non Staf, sebagai kepala regu (asisten supervisor sebagai penanggung jawab distribusi dan kelancaran kerja di lingkungan seksinya) beserta bawahannya. 2. Karyawan harian Karyawan yang tidak memiliki nomor induk pegawai perusahaan dan masa kerja seharian. 3. Karyawan honor Sama dengan karyawan harian tapi kedudukannya lebih dan waktu kerja yang sama.

1.

Departemen Sistem Informasi Pada Praktek magang ini penempatan dilakukan di Departemen Sistem

Informasi teletak di bawah Direktur Keuangan. Pada Departemen Sistem Informasi membawahi Biro Pengembangan Sistem Informasi, Biro

Pengembangan Sistem Informasi dan Staf Proyek ERP. Departemen Sistem Informasi yang disingkat dengan Sisfo fungsi dan tugasnya adalah mendukung perusahaan dalam melakukan aktifitas sehari-hari dalam hal mengolah dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengontrol jalannya perusahaan dan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi yang ada. Departemen Sisfo melakukan pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi berbasis Information Technology (IT) dan berusaha mengembangkan sistem informasi yang secara totalitas mampu memberikan kontribusi optimal dalam rangka pencapaian visi perusahaan melalui peningkatan kinerja operasional perusahaan (Operational Improvement) dan peningkatan keunggulan bersaing (Competitive Advantage). Dalam menjalankan fungsinya tersebut, Departemen Sisfo dibagi atas : a. Staf Governansi Dan Pengamanan Sistem Informasi Bidang ini bertanggung jawab terhadap keamanan sistem yang ada, bertugas menjamin agar Confidence (kerahasiaan), Intregity

(Kesinambungan data), dan avaibility (ketersediaan) terjaga. Bidang ini juga menjamin keamanan sistem supaya terhindar dari hacker.

b.

Biro Pengembangan Sistem Informasi Bertanggung jawab terhadap proses pengembangan, Customisasi dan

pemeliharaan aplikasi yang berhubungan dengan transaksi produk dan jasa sesuai kebutuhan user maupun arahan bisnis perusahaan. Mempelajari teknologi-teknologi baru dan melakukan kajian untuk mendapatkan alternativ solusi sistem aplikasi yang mempunyai nilai tambah lebih bagi kepentingan bisnis perusahaan dengan mempertimbangkan faktor hasil guna dan daya guna aspek teknologi, biaya, sumber daya manusia dan implementasinya. c. Biro Pengelolaan Sistem Informasi Bertanggung jawab terhadap proses pengelolaan sistem informasi yang telah ada. Biro pengelolaan Sistem Informasi ini juga bertanggung jawab terhadap keamanan dan ketersediaan database seperti mengatur hak akses pada user (Bidang Database), bertanggung jawab mengenai operasional perusahaan, memberikan panduan kepada user mengenai cara menggunakan modul aplikasi oracle dan membantu user yang mengalami trouble (Bidang Operasional), serta bertanggung jawab terhadap kebutuhan user secara langsung dalam hal ketersediaan sistem, jaringan data dan voice dalam melakukan aktivitas sehari-hari dan problem solving (Bidang Komunikasi dan Jaringan).

2.

Lingkup Pekerjaan Biro pengembangan Sistem Informasi adalah di bawah Departemen Sistem

Informasi. Biro pengembangan Sistem Informasi Bertanggung jawab terhadap proses pengembangan, Customisasi dan pemeliharaan aplikasi yang berhubungan dengan transaksi produk dan jasa sesuai kebutuhan user maupun arahan bisnis perusahaan. Dalam melaksanakan magang ini penulis ditempatkan pada Biro Pengembangan Sistem Informasi PT Semen Padang.

BAB III DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PT. SEMEN PADANG

A.

Pembuatan Database Kepegawaian Menggunakan Microsoft Access 2007 Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang

berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna. Microsoft Access 2010 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2010 merupakan salah satu program aplikasi basis data (database) paling lengkap dan canggih untuk saat ini, yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara lebih mudah. Software Access 2010 pada umumnya tergabung dalam paket software Microsoft Office 2010

1.

Alat dan Bahan Alat dan bahan yang digunakan yaitu : a. b. c. Laptop/ PC Aplikasi Microsoft Office Access 2007 Nero Burning Room, untuk memburning database ke dalam sebuah CD (compact disk)

2.

Tahap Persiapan a. Pengumpulan Data Sebelum membuat database ini, hal pertama yang dilakukan adalah

pengumpulan data semua pegawai Biro Pengembangan Sistem Informasi PT. Semen Padang. Pengumpulan data dilakukan secara manual. Data yang dikumpulkan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. NIP Pegawai Nama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan

10. Jabatan 11. T.M.T Jabatan 12. Masa Kerja 13. Latihan Jabatan 14. Pendidikan Terakhir 15. Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) 16. Nama Suami/ Istri 17. Nama Anak

b. Perancangan Pada langkah ini, direncanakan seperti apa database ini akan dibuat. Data yang telah dikumpulkan dimasukkan ke dalam sebuah tabel, kemudian tabel ini di-normalisasi sehingga terbentuk tabel yang normal. Pada tahap perancangan telah ditetapkan bahwa tabel yang akan dibuat di Microsoft Office Access sebanyak 8 buah tabel. Tabel 1 : Jenis Kelamin Nama Field Jenis Kelamin JK Tabel 2 : Golongan Nama Field Golongan Gol Tipe Data Text Text Tipe Data Text Text

Tabel 3 : Tingkat Kependidikan Nama Field Tingkat Pendidikan TP Tipe Data Text Text

Tabel 4 : Data Pegawai Sekretariat Nama Field NIP Pegawai Tipe Data Text Size 15

Nama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan Jabatan T.M.T Jabatan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Terakhir Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) Nama Suami/ Istri Nama Anak ke-1 Nama Anak ke-2 Nama Anak ke-3

Text Text Date/Time Text Text Text Text Date/Time Text Date/Time Text Text Text Text

30 20 Long Date 10 50 20 10 Long Date 20 Long Date 20 50 50 10

Text Text Text Text

30 30 30 30 30 Size 15 30

Nama Anak ke-4 Text Tabel 5 : Data Pegawai PIP Nama Field NIP Pegawai Nama Pegawai Tipe Data Text Text

Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan Jabatan T.M.T Jabatan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Terakhir Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) Nama Suami/ Istri Nama Anak ke-1 Nama Anak ke-2 Nama Anak ke-3

Text Date/Time Text Text Text Text Date/Time Text Date/Time Text Text Text Text

20 Long Date 10 50 20 10 Long Date 20 Long Date 20 50 50 10

Text Text Text Text

30 30 30 30 30 Size 15 30 20

Nama Anak ke-4 Text Tabel 6 : Data Pegawai Humas Nama Field NIP Pegawai Nama Pegawai Tempat Lahir Tipe Data Text Text Text

Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan Jabatan T.M.T Jabatan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Terakhir Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) Nama Suami/ Istri Nama Anak ke-1 Nama Anak ke-2 Nama Anak ke-3

Date/Time Text Text Text Text Date/Time Text Date/Time Text Text Text Text

Long Date 10 50 20 10 Long Date 20 Long Date 20 50 50 10

Text Text Text Text

30 30 30 30 30 Size 15 30 20 Long Date

Nama Anak ke-4 Text Tabel 7 : Data Pegawai Telematika Nama Field NIP Pegawai Nama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Lahir Tipe Data Text Text Text Date/Time

Jenis Kelamin Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan Jabatan T.M.T Jabatan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Terakhir Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) Nama Suami/ Istri Nama Anak ke-1 Nama Anak ke-2 Nama Anak ke-3

Text Text Text Text Date/Time Text Date/Time Text Text Text Text

10 50 20 10 Long Date 20 Long Date 20 50 50 10

Text Text Text Text

30 30 30 30 30 Size 15 30 20 Long Date 10

Nama Anak ke-4 Text Tabel 8 : Data Pegawai Postel Nama Field NIP Pegawai Nama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Tipe Data Text Text Text Date/Time Text

Alamat Telepon Golongan/Pangkat T.M.T Golongan Jabatan T.M.T Jabatan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Terakhir Tahun Lulus (Pendidikan Terakhir) Nama Suami/ Istri Nama Anak ke-1 Nama Anak ke-2 Nama Anak ke-3 c.

Text Text Text Date/Time Text Date/Time Text Text Text Text

50 20 10 Long Date 20 Long Date 20 50 50 10

Text Text Text Text

30 30 30 30 30

Nama Anak ke-4 Text Pembuatan Database Kepegawaian Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut : 1.

Buka aplikasi Microsoft Office Access 2007, sehingga muncul halaman Gettinhg Started with Microsoft Access.

2. Klik icon Blank Database dan buatkan nama filenya Create

Gambar 1 : Membuat Database Baru 3. Selanjutnya, membuat tabel. Langkah Pertama adalah membuat Tabel Jenis Kelamin
a. Buka tab Create panel Tables Table

b. Buka Design View, beri nama Jenis Kelamin c. Buatlah field-field sesuai dengan Tabel 3.1. Masukkan nama field di kolom Field Name, tipe data di kolom Data Type.

Gambar 2 : Tabel Jenis Kelamin melalui Design View d. Save Tabel tersebut dengan nama Jenis Kelamin Langkah berikutnya adalah membuat Tabel Golongan
a. Buka tab Create panel Tables Table

b. Buka Design View, beri nama Golongan

c. Buatlah field-field sesuai dengan Tabel 3.2. Masukkan nama field di kolom Field Name, tipe data di kolom Data Type.

Gambar 3 : Tabel Golongan melalui Design View d. Save Tabel tersebut dengan nama Golongan Langkah berikutnya adalah membuat Tabel Tingkat Pendidikan
a. Buka tab Create panel Tables Table

b. Buka Design View, beri nama Tingkat Pendidikan c. Buatlah field-field sesuai dengan Tabel 3.3. Masukkan nama field di kolom Field Name, tipe data di kolom Data Type.

Gambar 4 : Tabel Tingkat Pendidikan melalui Design View d. Save Tabel tersebut dengan nama Tingkat Pendidikan.

Selanjutnya, buatkan sebuah tabel keempat, yaitu tabel Data Pegawai Sekretariat. Langkahnya :
a. Tabel yang sudah muncul sebelumnya disimpan dengan nama Data

Pegawai Sekretariat. Tekan tombol Save, ketika muncul jendela Save As dan beri nama table tersebut, kemudian kili OK.

Gambar 5 : Tabel Data Pegawai Sekretariat melalui Design View

b. Ubahlah tampilan ke Design View c. Buatlah field-field sesuai dengan Tabel 3.4 masukkan nama field di kolom Field Name, tipe data di kolom Data Type dan Size di Field Properties tab General. d. Setting field Golongan. Dalam panel Field Properties pilih tab Lookup. Ubah nilai properti di bawah ini secara berurutan :
(i) (ii) (iii) (iv) (v)

Display Control Combo Box Row Source Type Table/Query Bound Column 1 Column Count 2 Column Widths 0;1

e. Letakkan kursor di properti Row Source kemudian tekan tombol titiktitik ( )

f. Muncul jendela Show Table bersamaan dengan munculnya panel Data Pegawai Sekretariat : Query Builder. Buka tab Tables dalam jendela Show Table kemudia klik ganda tabel Golongan dan tutup jendela Show Table.

Gambar 6 : Setting field Golongan di Field Properties g. Klik ganda tanda asterisk (*) dalam tabel Golongan. Tekan Save. Apabila muncul pertanyaan Do you want to save the change made tothe SQL statement and update property maka tekan Yes untuk menyimpannya. h. Save tabel tersebut.

Gambar 7 : Setting field Golongan di Field Properties ke-2 i. Setting field Jenis Kelamin. Dalam panel Field Properties pilih tab Lookup. Ubah nilai properti di bawah ini secara berurutan :
(i) (ii) (iii) (iv) (v)

Display Control Combo Box Row Source Type Table/Query Bound Column 1 Column Count 2 Column Widths 0;1

j.

Letakkan kursor di properti Row Source kemudian tekan tombol titiktitik ( )

k.

Muncul jendela Show Table bersamaan dengan munculnya panel Data Pegawai Sekretariat : Query Builder. Buka tab Tables dalam jendela Show Table kemudia klik ganda tabel Jenis Kelamin dan tutup jendela Show Table.

l.

Klik ganda tanda asterisk (*) dalam tabel Jenis Kelamin. Tekan Save. Apabila muncul pertanyaan Do you want to save the change made tothe SQL statement and update property maka tekan Yes untuk menyimpannya.

Gambar 8 : Setting field Jenis Kelamin di Field Properties m. Save tabel tersebut.

Gambar 9 : Setting field Jenis Kelamin di Field Properties ke-2 n. Setting field Tingkat Pendidikan. Dalam panel Field Properties pilih tab Lookup. Ubah nilai properti di bawah ini secara berurutan :
(i) Display Control Combo Box (ii) Row Source Type Table/Query (iii) Bound Column 1 (iv) Column Count 2 (v) Column Widths 0;1

o.

Letakkan kursor di properti Row Source kemudian tekan tombol titiktitik ( )

p.

Muncul jendela Show Table bersamaan dengan munculnya panel Data Pegawai Sekretariat : Query Builder. Buka tab Tables dalam jendela

Show Table kemudia klik ganda tabel Tingkat Pendidikan dan tutup jendela Show Table. q. Klik ganda tanda asterisk (*) dalam tabel Tingkat Pendidikan. Tekan Save. Apabila muncul pertanyaan Do you want to save the change made tothe SQL statement and update property maka tekan Yes untuk menyimpannya.

Gambar 10 : Setting field Tingkat Pendidikan di Field Properties r. Save tabel Data Pegawai Sekretariat secara keseluruhan.

Selanjutnya, buat 4 tabel baru yaitu tabel Data Pegawai PIP, Data Pegawai Humas, Data Pegawai Telematika dan Data Pegawai Postel. Langkah pembuatan 4 tabel di atas sama dengan langkah pembuatan tabel Data Pegawai Sekretariat, hanya saja pada penyimpanan tabel, save dengan nama tabel yang dibuat.

Pada langkah ke (iii), buatlah field-field sesuai dengan tabel-tabelnya, sebagai berikut : Tabel Data Pegawai PIP Tabel 3.5 Tabel Data Pegawai Humas Tabel 3.6 Tabel Data Pegawai Telematika Tabel 3.7 Tabel Data Pegawai Postel Tabel 3.8

4.

Pembuatan Relasi a. Buka tab Database Tools, dalam panel Show. Hide pilih Relationship ( ). b. Muncul jendela Show Table. Seleksi semua tabel yang ada, kemudian klik Add. Tutup jendela Show. c. Drag field Jenis Kelamin di Tabel Jenis Kelamin ke Field Jenis Kelamin di Tabel Data Pegawai Sekretariat. d. Muncul Jendela Edit Relationships, centang Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields dan Cascade Delete Related Records.

Gambar 11 : Jendela Edit Relationship e. Klik Join Type kemudian muncul jendela Join Properties.

Gambar 12 : Pilihan Jendela Join Properties f. g. h. Pilih no 1, kemudian klik OK. Klik Create jendela Edit Relationship. Ulangi langkah (iii) (vii) sesuai dengan tabel di bawah ini : Tabel 9 : Relasi Antartabel Tabel Utama Jenis Kelamin.Jenis Kelamin Jenis Kelamin.Jenis Kelamin Jenis Kelamin.Jenis Kelamin Tabel Terkait Data Pegawai PIP.Jenis Kelamin Data Pegawai Humas.Jenis Kelamin Data Pegawai Telematika.Jenis Kelamin 1 1 1 Join Type 1

Jenis Kelamin.Jenis Data Pegawai Postel.Jenis Kelamin Golongan.Golongan Kelamin Data Pegawai Sekretariat.Golongan Golongan.Golongan Data Pegawai PIP.Golongan

Golongan.Golongan

Data Pegawai Humas.Golongan

Golongan.Golongan

Data Pegawai Telematika.Golongan

Golongan.Golongan

Data Pegawai Postel.Golongan

Tingkat Pendidikan.Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan.Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan.Tingkat Pendidikan Tingkat

Data Pegawai Sekretariat.Tingkat Pendidikan Data Pegawai PIP.Tingkat Pendidikan

Data Pegawai Humas.Tingkat Pendidikan Data Pegawai

Pendidikan.Tingkat Postel.Tingkat Pendidikan Pendidikan Tingkat Pendidikan.Tingkat Pendidikan i. Simpan relasi tersebut. Data Pegawai Telematika.Tingkat Pendidikan 1

Gambar 13 : Hasil Relationship 5. Pembuatan Query Tabel Query Data Pegawai Sekretariat
a.

Klik tab Create, dalam panel Other pilih Query Design (

).

b.

Muncul jendela Show Table kemudian seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat, klik Add dan tutup jendela Show Table.

c.

Klik ganda field Data Pegawai Sekretariat. Field-field tersebut akan muncul pada panel bawah Query seperti gambar 14

Gambar 14 : Hasil Pembuatan query Sekretariat melalui design view d. Simpan query tersebut dengan nama Query Sekretariat.

Query Data Pegawai PIP


a.

Klik tab Create, dalam panel Other pilih Query Design (

).

b.

Muncul jendela Show Table kemudian seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat, klik Add dan tutup jendela Show Table.

c.

Klik ganda field Data Pegawai PIP. Field-field tersebut akan muncul pada panel bawah Query seperti gambar 15

Gambar 15 Hasil Pembuatan query PIP melalui design view d. Simpan query tersebut dengan nama Query PIP.

Query Data Pegawai Humas


a.

Klik tab Create, dalam panel Other pilih Query Design (

).

b.

Muncul jendela Show Table kemudian seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat, klik Add dan tutup jendela Show Table.

c.

Klik ganda field Data Pegawai Humas. Field-field tersebut akan muncul pada panel bawah Query seperti gambar 16

Gambar 16 : Hasil Pembuatan query Humas melalui design view d. Simpan query tersebut dengan nama Query Humas.

Query Data Pegawai Telematika


a.

Klik tab Create, dalam panel Other pilih Query Design (

).

b.

Muncul jendela Show Table kemudian seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat, klik Add dan tutup jendela Show Table.

c.

Klik ganda field Data Pegawai Telematika. Field-field tersebut akan muncul pada panel bawah Query seperti gambar 17

Gambar 17 : Hasil Pembuatan query Telematika melalui design view d. Simpan query tersebut dengan nama Query Telematika.

Query Data Pegawai Postel


a.

Klik tab Create, dalam panel Other pilih Query Design (

).

b.

Muncul jendela Show Table kemudian seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat, klik Add dan tutup jendela Show Table.

c.

Klik ganda field Data Pegawai Postel. Field-field tersebut akan muncul pada panel bawah Query seperti gambar 18

Gambar 18 : Hasil Pembuatan query Postel melalui design view d. Simpan query tersebut dengan nama Query Postel.

6.

Pembuatan Form Membuat Form Data Pegawai Sekretariat a.


b.

Seleksi tabel Data Pegawai Sekretariat di panel navigasi Klik Create, dalam panel Forms klik Form ( ).

c. d.

Simpanlah form tersebut dengan nama Sekretariat. Ubah tampilannya menjadi Design View. Buat tampilan Form seperti berikut :

Gambar 19 : Hasil Pembuatan form Sekretariat melalui design view e. Selanjutnya, membuat control pada form Sekretariat. Buka tab Design di Ribbon dalam panel Controls klik Button. f. Letakkan kursor di panel Details tepatnya di sebelah bawah textbox Nama Anak ke-4. Drag mouse sampai membentuk persegi layaknya sebuah button. g. Muncul jendela Command Button Wizard. Pilih button yang diinginkan dalan list kategori. h. Tambahkan beberapa button yang dirasa perlu. Tampilan akhir dari form ini sebagai berikut :

Gambar 20 : Hasil akhir pembuatan form Sekretariat melalui design view i. Simpan form Sekretariat.

Selanjutnya adalah membuat 4 buah form, yaitu form PIP, form Humas, form Telematika dan form Postel. Langkah yang dilakukan sama dengan langkah pembuatan form Sekretariat, hanya saja pada langkah (i) sesuaikan dengan tabel di bawah ini : Tabel 10 : Keseluruhan Form Form PIP Humas Telematika Postel Tabel Data Pegawai PIP Data Pegawai Humas Data Pegawai Telematika Data Pegawai Postel

7.

Pembuatan Report

Membuat Report Sekretariat a. b. Klik tab Create, dalam panel Report klik Report Wizard. Muncul jendela Report Wizard, dalam combo box Tables/Queries pilih Query Sekretariat dan pilih semua field.

Gambar 21 : Jendela Report Wizard Sekretariat c. d. Klik Next. Muncul pertanyaan Do you want to add any grouping level? Abaikan pertanyaan ini dan klik Next. e. f. g. Untuk style pilih Office. Klik Next. Beri nama Sekretariat. Klik Finish.

Membuat Report PIP a. b. Klik tab Create, dalam panel Report klik Report Wizard. Muncul jendela Report Wizard, dalam combo box Tables/Queries pilih Query PIP dan pilih semua field.

Gambar 22 : Jendela Report Wizard PIP c. d. Klik Next. Muncul pertanyaan Do you want to add any grouping level? Abaikan pertanyaan ini dan klik Next. e. f. g. Untuk style pilih Office. Klik Next. Beri nama PIP. Klik Finish.

Membuat Report Humas a. b. Klik tab Create, dalam panel Report klik Report Wizard. Muncul jendela Report Wizard, dalam combo box Tables/Queries pilih Query PIP dan pilih semua field.

Gambar 23 : Jendela Report Wizard Humas c. d. Klik Next. Muncul pertanyaan Do you want to add any grouping level? Abaikan pertanyaan ini dan klik Next. e. f. g. Untuk style pilih Office. Klik Next. Beri nama Humas. Klik Finish. Untuk pembuatan Report Telematika dan Postel mengikuti langkah yang sama. Hanya saja pada ke (ii) Query yang dipilih sesuai dengan report yang ingin dibuat, yaitu Query Telematika untuk Report Telematika dan Query Postel untuk Report Postel.

8.

Pembuatan Switchboard a. Buka Database Tools, di panel Database Tools kemudian klik Switchboard Manager.

b.

Muncul pertanyaan apakah Anda ingin membuat switchboard baru. Tekan Yes.

c.

Akan muncul jendela Switchboard manager. Klik Edit.

Gambar 24 : Switchboard Manager d. Muncul jendela Edit Switchboard Page. Ubah nama switchboard yang ada di textbox Switchboard Name menjadi Menu Utama.

Gambar 25 : Edit Switchboard Page e. Buat halaman switchboard baru, dengan mengklik tombol perintah New. Kotak dialog Create New akan ditampilkan.

f.

Pada kotak isian Switchboard Page Name, ketikkan Sekretariat kemudian klik OK

Gambar 26 : Kotak dialog Create New g. Dengan menggunakan langkah yang sama buat halaman switchboard baru lainnya, yaitu Bidang Informasi Publik,Bidang Humas, Bidang Telematika, Bidang Postel dan Perizinan.

Gambar 27 : Tampilan Hasil Pembuatan Switchboard h. Langkah berikutnya mulai mendefinisikan isi setiap halaman switchboard. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard yang akan didefinisikan isinya. Pertama mulai dengan memilih Menu Utama, kemudian klik tombol perintah Edit. Kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama akan tampil.

Gambar 28 : Kotak Dialog Edit Switchboard Page i. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan tampil.

Gambar 29 : Kotak Dialog Edit Switchboard Item


j.

Lalu pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti tabel berikut : Tabel 11 : Menu Switchboard
Text Command Go to Switchboard Go to Switchboard Go to Switchboard Go to Switchboard Exit Application Switchboard Bidang Informasi Publik Bidang Kehumasan Bidang Telematika Bidang Postel dan Perizinan

Bidang Informasi Publik Bidang Kehumasan Bidang Telematika Bidang Postel dan Perizinan Keluar Database

Gambar 30 : Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi k. Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama, klik tombol perintah Close. l. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Bidang Informasi Publik. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Page, pilih dan klik halaman switchboard Bidang Informasi Publik, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Informasi Publik lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Gambar 31 : Kotak Dialog Edit Switchboard Item

m. Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New dan lanjutkan dengan pengisian seperti tabel berikut Tabel 12 : Menu PIP Text Laporan Data Command Open Form in Form Report PIP Menu Utama

Pegawai Edit Mode Kembali ke Menu Go to Utama Switchboard

Gambar 32 : Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi n. Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Informasi Publik, klik tombol perintah Close. o. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Bidang Humas. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Page, pilih dan klik halaman switchboard Bidang Humas, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Humas lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik

tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Gambar 33 : Kotak Dialog Edit Switchboard Item


p.

Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New dan lanjutkan dengan pengisian seperti tabel berikut Tabel 13 : Menu Humas Text Laporan Data Command Open Form in Form Report Humas Menu Utama

Pegawai Edit Mode Kembali ke Menu Go to Utama Switchboard

Gambar 34 : Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi q. Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Humas, klik tombol perintah Close.

r.

Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Bidang Telematika. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Page, pilih dan klik halaman switchboard Bidang Telematika, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Telematika lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Gambar 35 : Kotak Dialog Edit Switchboard Item


s.

Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New dan lanjutkan dengan pengisian seperti tabel berikut Tabel 14 : Menu Telematika Text Laporan Data Command Open Form in Form Report Telematika Menu Utama

Pegawai Edit Mode Kembali ke Menu Go to Utama Switchboard

Gambar 36 : Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi t. Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Telematika, klik tombol perintah Close. u. Langkah terakhir lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Bidang Postel dan Perizinan. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Page, pilih dan klik halaman switchboard Bidang Postel dan Perizinan, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Postel dan Perizinan lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin

ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Gambar 37 : Kotak Dialog Edit Switchboard Item


v.

Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New dan lanjutkan dengan pengisian seperti tabel berikut

Tabel 15 : Menu Postel Text Laporan Data Command Open Form in Form Report Postel Menu Utama

Pegawai Edit Mode Kembali ke Menu Go to Utama Switchboard

Gambar 38 : Tampilan Setelah Menu Utama Dilengkapi w. Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Bidang Postel dan Perizinan, klik tombol perintah Close. x. Setelah seluruh halaman switchboard dilengkapi, tutup jendela Switchboard Manager dengan memilih dan mengklik tombol perintah Close. y. Dengan langkah di atas, pada jendela objek form dantabel akan terbentuk file Switchboard.

B.

Penggunaan Database Kepegawaian

Untuk menggunakan Database Kepegawaian yang telah dibuat sebelumnya maka jalankan file Database Kepegawaian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Double klik file Database Kepegawaian. Sebelum file terbuka, Microsoft Office Access akan meminta password. b. Masukkan password, jika salah maka akan keluar peringatan seperti berikut :

Gambar 39 : Password Invalid Jika benar, maka file database akan terbuka c. Microsoft Office Access akan langsung menampilkan Switchboard.

Gambar 40 : Tampilan Menu Utama Switchboard d. Pengguna dapat mengklik menu yang diinginkan. Penjelasan fungsi dari masing-masing menu.

1.

Menu Sekretariat Di dalam menu Sekretariat, terdapat beberapa menu lagi, yaitu menu Input Data Pegawai, Laporan Data Pegawai dan Kembali ke Menu Utama.

Gambar 41 : Tampilan Menu Sekretariat Input Data Pegawai : berisi form untuk memasukkan data-data Pegawai Sekretariat. Laporan Data Pegawai : berisi report data Pegawai Sekretariat. Kembali ke Menu Utama : menu untuk kembali ke Menu Utama.

2.

Menu Bidang Informasi Publik Di dalam menu Bidang Informasi, terdapat beberapa menu lagi, yaitu menu Input Data Pegawai, Laporan Data Pegawai dan Kembali ke Menu Utama.

Gambar 42 : Tampilan Menu Bidang Informasi Pulik Input Data Pegawai : berisi form untuk memasukkan data Pegawai PIP. Laporan Data Pegawai : berisi report data Pegawai PIP. Kembali ke Menu Utama : menu untuk kembali ke Menu Utama.

3.

Menu Bidang Humas Di dalam menu Bidang Informasi , terdapat beberapa menu lagi, yaitu menu Input Data Pegawai, Laporan Data Pegawai dan Kembali ke Menu Utama.

Gambar 43 : Tampilan Menu Humas

Input Data Pegawai : berisi form untuk memasukkan data-data Pegawai Humas. Laporan Data Pegawai : berisi report data Pegawai Humas. Kembali ke Menu Utama : menu untuk kembali ke Menu Utama.

4.

Menu Bidang Telematika Di dalam menu Bidang Informasi, terdapat beberapa menu lagi, yaitu menu Input Data Pegawai, Laporan Data Pegawai dan Kembali ke Menu Utama.

Gambar 44 : Tampilan Menu Telematika Input Data Pegawai : berisi form untuk memasukkan data-data Pegawai Telematika. Laporan Data Pegawai : berisi report data Pegawai Telematika. Kembali ke Menu Utama : menu untuk kembali ke Menu Utama.

5.

Menu Bidang Postel Di dalam menu Bidang Informasi, terdapat beberapa menu lagi, yaitu menu Input Data Pegawai, Laporan Data Pegawai dan Kembali ke Menu Utama.

Gambar 45 : Tampilan Menu Postel Input Data Pegawai : berisi form untuk memasukkan data-data Pegawai Postel. Laporan Data Pegawai : berisi report data Pegawai Postel. Kembali ke Menu Utama : menu untuk kembali ke Menu Utama.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A.

Kesimpulan Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efesiensi dalam

berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hali ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardward), program aplikasi (software), dan perangkat komunikasi sebagai sarana pengelolaan informasi. Database Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup yang kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar akan membawa perbaikan kinerja perusahaan/ pemerintahan secara keseluruhan

B.

Saran Menginat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka

peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu yang harus diprioritaskan, contohnya dalam pengembangan e-government

DAFTAR PUSTAKA

Unit

Hubungan Industri. 2007. Buku panduan pengalamanlapangan industri.Padang : Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang.

Ukar, Kurweni. 2007. Microsoft Office Access 2007. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo Wahana Komputer. 2005. Pengembangan Aplikasi Database dengan Microsoft Access 2007.Yogyakarta: Andi Offset http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_datadiaksestanggal 15 Februari 2011 www.ilmukomputer.com/category/databasediaksestanggal 15Februari 2011 www.sukabumikota.go.id/artikel/DBSecurity_Simpeg.pdfdiaksestanggal20 Februari 2011