METODE PENELITIAN DAN PENULISAN ILMIAH

TUGAS TERM PAPER

PENGARUH TOP MANAGEMENT SUPPORT DALAM KEBERHASILAN PROYEK SISTEM INFORMASI / TEKNOLOGI INFORMASI

Oleh : Martinus Raditia Sigit Surendra 0906656543

Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia

Oktober 2010

Pengaruh Top Management Support dalam Keberhasilan Proyek Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Pendahuluan
Top Management Support (TMS) merupakan salah Critical Success Factor (CSF) dalam keberhasilan proyek Sistem Informasi / Teknologi Informasi (SI/TI). Dalam paper ini akan dibahas apa yang dimaksud dengan TMS, kategori TMS, seberapa besar pengaruh TMS, dan hal-hal praktis yang harus dilakukan oleh top management untuk mendukung keberhasilan proyek SI/TI. Diharapkan dengan adanya pemahaman dan konsep yang jelas mengenai TMS akan mendorong keberhasilan proyek SI/TI.

Latar Belakang
Keberhasilan implementasi proyek sistem informasi / teknologi informasi (SI/TI) menjadi hal yang sulit diraih. Bahkan investasi SI/TI yang cukup besar menjadi sia-sia ketika proyek harus dibatalkan karena sudah menelan biaya yang cukup besar, namun tidak menunjukan arah kemajuan yang positif. Berdasarkan survei yang dilakukan Standish Group, sebagian besar proyek SI/TI mengalami kegagalan. Kegagalan ini dipandang dari segi tidak tepat waktu, biaya, dan fitur dijanjikan yang tidak terpenuhi. Berdasarkan survei tahun 2009 hanya 32% proyek SI/TI yang berhasil.

Tabel 1 Hasil Survei Standish Group mengenai keberhasilan proyek SI/TI (sumber: Chaos Summary 2009, Standish Group)

Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan proyek SI/TI.

Berdasarkan survei yang

dilakukan Standish Group ada 10 faktor yang mempengaruhi keberhasilan proyek SI/TI. Dari tabel 2 dapat kita lihat bahwa kegagalan proyek SI/TI lebih disebabkan oleh masalah organisasi daripada masalah teknikal (Young et al. 2008).

Tabel 2 Hasil Survei Standish Group 1995 mengenai faktor penentu keberhasilan proyek SI/TI (sumber: Chaos Summary 2009, Standish Group)

Dapat dilihat dari tabel di atas bahwa TMS menduduki rangking yang kedua sebagai salah satu CSF keberhasilan proyek SI/TI. Jadi TMS merupakan hal yang krusial penentu keberhasilan proyek SI/TI. Sedikit berbeda dengan hasil survey Standish Group, Ifinedo (2008) menyatakan bahwa ada 3 hal yang mempengaruhi keberhasilan proyek Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu : a. Top management support (TMS) , merupakan dukungan manajemen atas. b. Business vision , merupakan visi bisnis organisasi.

c. External expertise , merupakan kemampuan dari vendor, pelatihan yang diadakan, dan dukungan lain.

Gambar 2 Faktor penentu keberhasilan proyek ERP (Ifinedo , 2008)

Ifinedo (2008) merumuskan 3 hipotesis yaitu : a. Semakin tinggi TMS, semakin tinggi keberhasilan ERP (H1) b. Adopsi ERP yang selaras dengan visi dari organisasi akan meningkatkan keberhasilan ERP (H2) c. Semakin tinggi kualitas dari external expertise, semakin tinggi keberhasilan ERP (H3) Hal yang dinyatakan Ifinedo (2008) tersebut juga didukung oleh Holland (1999) yang menyatakan bahwa di sisi manajemen ada dua Critical Success Factor (CSF) yang mempengaruhi keberhasilan proyek IT yaitu TMS dan visi bisnis yang jelas. Di sisi selain manajemen, ada beberapa CSF yaitu sistem lama, strategi ERP, perubahan proses bisnis, dan konfigurasi perangkat lunak (Software Configuration). Banyak penelitian yang dilakukan mengenai TMS namun sayangnya penelitian-penelitian mengenai inovasi, partisipasi, eskalasi sistem informasi dan perencanaan strategis sistem informasi masih kurang memberikan pemahaman yang bagus mengenai TMS (Dong et al., 2009). Pemahaman yang kurang mengenai TMS akan meningkatkan resiko kegagalan proyek SI/TI. Banyak manajer yang tidak menyadari atau mengabaikan bahwa bentuk dukungan (TMS) yang berbeda akan menghasilkan dampak yang berbeda terhadap keberhasilan proyek (Zwikael, 2008) TMS memang menjadi parameter kunci keberhasilan SI/TI, namun pengaruh dari TMS masih perlu dikaji lebih dalam sehingga menambah pengetahuan kita mengenai fenomena ini dan menghasilkan sesuatu yang berguna untuk penelitian maupun bidang praktis (Ragu et al., 2003). Dalam paper ini akan dibahas masalah TMS sebagai salah satu faktor penentu keberhasilan proyek dalam organisasi. Dalam paper ini akan dibahas mengenai pengertian TMS, seberapa besar TMS mempengaruhi keberhasilan projek SI/TI, dan apa saja tindakan praktis yang diperlukan oleh top management untuk mendukung keberhasilan proyek SI/TI. Diharapkan paper ini bisa memberikan kontribusi positif untuk mendukung keberhasilan proyek SI/TI.

Pembahasan
Pengertian TMS
TMS meliputi tindakan memberikan perhatian pada proyek sesuai dengan porsinya yaitu disesuaikan dengan biaya dan potensinya, meninjau ulang rencana, menindaklanjuti hasil dan mengatasi masalah manajemen (Young et al. 2008). TMS mengacu kepada seberapa besar manajer jajaran atas (top management) memahami pentingnya fungsi SI dan pada akhirnya terlibat dalam proses (Ragu-Nathan et al., 2003) . TMS mengacu kepada sejauh mana top management dalam organisasi memberikan arahan, kewenangan, dan sumber daya selama dan sesudah proses akuisisi sistem informasi termasuk ERP (Inedo , 2008).

Pentingnya TMS
Menurut Dong et al. (2009), TMS merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu proyek, termasuk proyek SI/TI. Hal ini didukung oleh hasil penelitian Young et al. (2008) yang menyatakan bahwa TMS merupakan faktor yang paling penting di antara faktor lain seperti staf proyek, rencana, metodologi proyek, keterlibatan dan rasa kepemilikan (ownership) dari pengguna. Penelitian Young et al (2008) dilakukan dengan metodologi studi kasus. Data didapatkan dengan cara wawancara, kuesioner. TMS menjadi salah satu faktor dari 13 faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi ERP (Jing et al., 2007). Berbeda dengan Dong et al. (2009) dan Young et al. (2008), menurut Ifinedo (2008) TMS memiliki pengaruh yang paling kecil di antara dua faktor lain yaitu external expertise dan business vision. Dengan kata lain TMS yang rendah tetap dapat menghasilkan proyek ERP yang berhasil asal ditunjang oleh external expertise yang tinggi. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metodologi survei. Survei dilakukan terhadap 62 perusahaan dari perusahaan skala kecil sampai besar. Hasil temuan berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Thong (1996) juga menguatkan temuan Ifinedo (2008) bahwa external expertise mempunyai pengaruh yang lebih tinggi dibandingkan dengan TMS. Penelitian dilakukan dengan melakukan studi empiris terhadap 114 perusahaan skala kecil. Hasil temuan mengenai pentingnya TMS didukung oleh penelitian Ragu-Nathan et al. (2003), Viskovi et al. ( 2008). Namun Viskovi et al. tidak menjelaskan metode penelitian yang dia gunakan. Viskovi et al. hanya menyebutkan bahwa tidak adanya TMS merupakan salah satu bad practices dalam ruang lingkup manajemen. Pengguna akhir (end user) baik di tingkat eksekutif maupun tingkat pengguna harus memberikan dukungan, termotivasi, dan terlatih agar ERP bisa berhasil (Gosh , 2002). 5

Dari hasil penelitian-penelitian yang dibahas di atas kita dapat mengambil kesimpulan bahwa TMS tidaklah mutlak menjadi hal yang paling penting dibanding aspek-aspek lain seperti kemampuan tenaga ahli, dan visi bisnis. Kita harus melihat hal lain seperti cakupan, tingkat kerumitan dari proyek dan dimana proyek itu diimplementasikan. Pada perusahaan skala kecil memang hal yang paling mempengaruhi keberhasilan proyek adalah external expertise, sedangkan pada proyek besar TMS menjadi CSF yang paling signifikan. TMS menjadi hal mutlak pada proyek pada tahap awal. Hal mendasar dari TMS adalah apabila tidak ada dukungan dari top management maka tidak akan ada keputusan investasi dan tidak ada sumber daya yang digunakan untuk proyek (Jing et al., 2007). Lebih jauh dari sekedar berhasilnya proses implentasi , bagaimana suatu SI/TI menjadi suatu competitive advantage (daya saing) bukan datang dari bagaimana canggihnya suatu SI/TI tersebut, melainkan dari bagaimana manajemen bisa mengelola aset SI/TI (Ragu-Nathan et al., 2003). Jadi TMS harus merupakan sesuatu yang berkesinambungan terus menerus selama organisasi itu berjalan, tidak hanya berhenti sampai implementasi proyek selesai. Jadi dalam proses jangka panjang TMS merupakan hal yang sangat penting untuk menjadikan SI/TI sebagai aspek yang strategis untuk mendukung strategi bisnis perusahaan. TMS harus dimulai sejak perencanaan proyek sampai dengan berhasilnya proyek dan dilanjutkan secara berkelanjutan selama berjalannya sistem sehingga dapat membawa keuntungan yang maksimal.

Pengaruh TMS
Banyak penelitian yang dilakukan untuk mengetahui pengaruh TMS bagi keberhasilan proyek SI/TI (Dong et al. , 2009). Salah satu penelitian yang menarik adalah penelitian yang dilakukan oleh Dong et al. (2009). Penelitian yang dilakukannya menggunakan metode studi kasus. Studi kasus dilakukan pada 2 universitas besar yang melakukan proyek sistem informasi berupa implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). Obyek studi kasus pada objek yang sama ini membawa keuntungan yaitu bisa membandingkan dengan lebih baik karena ada sedikit kesamaan lingkungan dan proses bisnis. Hasil temuan dari penelitian tersebut adalah bahwa TMS dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu : 1. TMS Resource Provision (TMSR) Kategori ini berkaitan dengan dukungan dalam bidang dana, teknologi, staf, dan pelatihan untuk pengguna. Dukungan dalam bidang ini akan mempengaruhi penyelesaian proyek. 2. TMS Change Management (TMSC)

Kategori ini berkaitan dengan tindakan pembinaan agar organisasi bisa menerima sistem yang baru dan mempunyai komitmen untuk mendukung keberhasilan proyek. Dukungan dalam bidang ini akan mempengaruhi sikap (attitude) , kemampuan pengguna, dan kepuasan pengguna.

3.

TMS - Vision Sharing (TMSV)

Kategori ini berkaitan dengan tindakan dalam bidang komunikasi agar para manajer mempunyai kesamaan pandangan mengenai tujuan inti dan cita-cita dari sistem yang baru. Dukungan dalam bidang ini akan mempengaruhi komitmen dari para manajer menengah. Agar tiap proyek dapat berhasil diperlukan ketiga jenis TMS. Ketiga kategori TMS yang diperkenalkan Dong et al. (2009) mempengaruhi keberhasilan proyek dalam tingkat yang berbeda-beda. Metode penelitian dengan studi kasus juga dilakukan oleh Young et al. (2008) Mereka melakukan penelitian atas 5 implementasi ERP di perusahaan besar di Australia. Seperti Dong et al. (2009), mereka sependapat bahwa model studi kasus dapat memberikan pengetahuan yang mendalam mengenai suatu permasalahan dan dapat menghasilkan penemuan yang dapat memberikan kontribusi pada bidang praktis. Menurut Dong et al. (2009) TMSR sangat penting untuk penyelesaian proyek namun ternyata belum tentu mempengaruhi kepuasan pengguna dan keterampilan pengguna secara positif. Ketidakpuasan karena bertambahnya tugas dan tanggung jawab, ketakutan akan kehilangan pekerjaan karena adanya sistem yang baru merupakan hal-hal yang tidak bisa diatasi dengan sekedar menambah sumber daya. Karena itulah diperlukan TMSC karena penerapan SI / TI baru di suatu organisasi pasti membawa perubahan di dalam organisasi itu. Apabila perubahan ini tidak dikendalikan maka dapat menyebabkan pengaruh buruk dalam proses implementasi. Faktor kepemimpinan (leadership) juga menjadi faktor yang penting dalam menentukan keberhasilan proyek. Dalam hal inilah TMSV mengambil perannya. Kesamaan pandangan dari semua lini perusahaan akan menumbuhkan komitmen bersama demi berhasilnya proyek SI/TI yang akan diimplementasikan Dong et al. (2009). Teknologi sistem informasi yang digunakan tidak mempengaruhi keberhasilan proyek secara signifikan dibanding dengan TMS (Dong et al., 2009). Namun yang harus diperhatikan adalah sebisa mungkin dipilih teknologi yang sudah terbukti berhasil diimplementasikan. Faktor lain yang jauh lebih 7

penting adalah kualitas dari orang-orang yang terlibat (project manager, vendor). Kemampuan dari vendor sangat diperlukan untuk bisa menerjemahkan proses bisnis ke dalam sistem yang akan diimplentasikan. Tindakan dukungan dari top manager tidak boleh bersifat statis, tetapi harus dapat menyesuaikan dengan kondisi selama proyek berlangsung (Dong et al., 2009). Lebih jauh dari Dong et al. (2009), Young et al. (2008) berpendapat bahwa keberhasilan proyek tidak hanya ditinjau dari segi tepat biaya, tepat waktu dan fitur yang lengkap namun juga dilihat apakah proyek itu menghasilkan suatu keuntungan (benefit). Keuntungan hanya bisa dilihat setelah beberapa lama sistem berjalan. Di sini lah TMS yang berkelanjutan diperlukan, tidak hanya sampai proyek selesai namun sampai penggunaan sistem. Pendapat Young et al. (2008) ini didukung oleh pendapat Ragu-Nathan et al. (2003) yaitu bahwa TMS menjadi faktor yang signifikan dalam mempengaruhi efektifitas fungsi SI/TI dan performa SI/TI dalam organisasi. Menurut Ifinedo (2008), selama ada dukungan dan komitmen dari manajemen jajaran atas maka kesuksesan suatu sistem ERP akan terus berlanjut tidak hanya sampai pada proses implementasi. Berdasarkan dari penelitian-penelitian sebelumnya kita dapat mengambil poin-poin praktis TMS yang dapat kita terapkan dalam suatu proyek SI/TI, yaitu : a) Kategori TMSR : 1) Penyediaan dana untuk perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, technical support merupakan hal prioritas pertama yang harus dilakukan oleh top management. (Dong et al. , 2009). 2) 3) Memilih vendor / konsultan yang berkualitas dan benar-benar ahli terutama Penyedian sumber daya manusia tambahan apabila memang diperlukan. untuk sistem yang kompleks seperti ERP (Ifinedo , 2008) Ketika calon pengguna mengikuti pelatihan maka dia tidak akan sempat untuk melakukan tugas hariannya, sehingga diperlukan tenaga tambahan (Dong et al. , 2009). 4) Menjamin bahwa project manager mempunyai kemampuan untuk berhubungan dengan orang, dapat menjaga hubungan, dan kemampuan untuk mengatur (ZWikael, 2008). b) Kategori TMSC : 1) Penyediaan pelatihan yang berkualitas yang dapat meningkatkan kepercayaan pengguna untuk menggunakan sistem yang baru (Dong et al., 2009). 8

2)

Selain pelatihan perlu disediakan laboratorium pelatihan khusus, dimana

calon pengguna dapat secara bebas beradaptasi dengan sistem baru tanpa takut melakukan kesalahan yang fatal (Dong et al., 2009). 3) Keterbukaan untuk melakukan komunikasi informal. Dapat dilakukan dengan melakukan kunjungan informal ke departemen-departemen yang terlibat dan mau menerima masukan-masukan untuk kemudian ditindaklanjuti secara serius (Dong et al., 2009). 4) Memberikan perhatian khusus (reward) apabila staf harus bekerja keras untuk menjamin keberhasilan sistem (Dong et al., 2009). c) Kategori TMSV : 1) Menyatukan visi dan pandangan mengenai sistem yang baru. Salah satunya dengan menunjukkan keuntungan-keuntungan sistem yang baru dan kelemahankelemahan sistem yang lama (Dong et al., 2009). 2) 2008). 3) 4) Harus benar-benar memahami apa yang diinginkan dan memberikan Melibatkan middle manager sejak awal proyek dan berpartisipasi dalam perhatian pada proses bisnis (Young et al. , 2008) proses pemilihan sistem. Hal ini sangat penting mengingat middle manager adalah salah satu kunci keberhasilan implementasi (Dong et al. 2009). Top Management harus menyadari bahwa mereka memiliki pengaruh yang sangat besar dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek (Young et al.,

Kesimpulan
TMS merupakan faktor yang signifikan untuk menentukan keberhasilan proyek SI/TI. Namun TMS tidak mutlak menjadi hal yang paling penting dibanding faktor-faktor lain. Proyek yang besar di organisasi yang besar memerlukan TMS lebih besar di banding di organisasi tingkat menengah (Ifinedo, 2008). TMS dapat dibagi menjadi 3 kategori yaitu TMSR (resource provision), TMSC (change management), dan TMSV (vision sharing) (Dong et al. 2009)

TMS yang dilakukan tidak boleh berhenti sampai dengan tahap implementasi namun harus terus dilakukan agar didapatkan keuntungan yang maksimal dari SI/TI yang baru. (Dong et al.,2009 , Young et al.,2008, Ifinedo, 2008)

Penelitian lebih jauh

Berdasarkan dari penelitian sebelumnya kita mengetahui bahwa ada 3 kategori TMS. Bagaimana ketiga TMS ini saling mempengaruhi, seberapa besar korelasinya dengan keberhasilan Penelitian-penelitian sebelumnya mengambil studi kasus proyek SI/TI yang berskala besar. Bagaimana pengaruh TMS untuk proyek-proyek berskala kecil misal untuk suatu unit bisnis tertentu. Perlu dikaji apakah TMS menjadi faktor yang signifikan seperti halnya dalam proyek skala besar. Hal lain yang bisa dikaji adalah bagaimana korelasi antar kultur organisasi dengan TMS. Kultur organisasi seperti apa yang dapat dengan mudah menerapkan semua kategori TMS. proyek SI/TI memerlukan penelitian lebih jauh lagi.

Daftar Pustaka
Dong, L., Neufeld, D. and Higgins, C. (2009). Top Management Support of Enterprise Systems Implementations, Journal of Information Technology, 24, 55-80. doi: 10.1057/jit.2008.21 Gosh, S., (2002). Challenges on Global Implementation of ERP Software, IEEE, 2002. Holland, C. and Light, B. (1999). Critical Success Factor Model for ERP Implementation, IEEE Software (1999) Ifinedo., P. (2008). Impacts of Business Vision, Top Management Support, and External Expertise on ERP Success, Business Process Management Journal, 14(4), 551-568. [abstract] doi: 10.1108/14637150810888073. Retreived from Information System Research database. Jing, R. and Qiu, X. (2007). A Study on Critical Success Factors in ERP Systems Implementation, IEEE, 2007. Ragu-Nathan, B. S., Apigian, C. H., Ragu-Nathan, T. S., and Tu, Q. (2004). A Path Analytic Study of The Effect of Top Management Support for Information Systems Performance,Omega International Journal of Management Science, 32, 459-471. doi:10.1016/j.omega.2004.03.001 Standish Group International Incorporated (US). Chaos Summary 2009. Boston ; 2009. Retrieved from http://www.statelibrary.state.pa.us/portal/server.pt/document/690719/chaos_summary_2009_pdf on November 9 2010.

10

Thong, J.Y.L.,Yap C. and Raman K.S. (1996). Top Management Support, External Expertise and Information Systems Implementation in Small Business, Informastion Systems Research, 7(2), 248-267. doi: 10.1287/isre.7.2.248. Viskovi, D., Varga, M. and urko, K. (2008). Bad Practices in Complex IT Projects. Proceedings of the ITI 2008 30th Int. Conf. on Information Technology Interfaces, June 23-26, 2008, Cavtat : Croatia. ZWikael, Ofer (2008). Top Management Involvement in Project Management A Cross Country Study of The Software Industry, International Journal of Managing Project in Business, 1(4) , 498-511. doi: 10.1108/17538370810906228.

11