Anna Dewi Lestari Astrid Widayani Rudianto Nugroho Welli Kristianto K

Operations Management

Project versus Program

PROJECT PROGRAM

A unique set of activities (specific goal, time, budget, resources)

Operations Management

A set of projects
2

What is Project Management?

The overall planning, control and coordination of a project from inception to completion aimed at meeting the clients requirements and ensuring completion on time, within cost and to required quality standards.

Operations Management

The Age of Project Management

Project Management

Corporate downsizing Global competition

Compression of product lifecycle Increased customer focus

Knowledge explosion Small projects represent big problems

Rapid development of third world and closed economies

Operations Management

Elements of Project Management

Project

Planning

y The objective of the project or project scope y Breaking the project down into distinct

activities (Work Breakdown Structure), y Assigning known or estimated completion times to each activity, y Identifying any logical relationships that exist between activities, y Draw up a schedule to minimise completion time

Operations Management

Work Breakdown Structure

Level 1

Personal computer prototype More items

Vendor, software, applications ~ Mouse, keyboard, voice ~ Floppy ~ Optical ~ Hard Internal memory unit BIOS (basic input/output system) Disk storage units Microprocessor unit

ROM ~
Lowest manageable subdeliverables

RAM ~

I/O ~

File ~

Utilities ~

Motor

Circuit board WP-1 CB WP-2 CB WP-3 CB WP-4 CB WP-5 CB WP-6 CB WP-7 CB

Chassis frame WP-1 CF WP-2 CF WP-3 CF

Read/write head WP-1 RWH WP-2 RWH WP-3 RWH WP-4 RWH WP-5 RWH

WP-1M

Work packages

Operations Management

Elements of Project Management

Project Team

y assigning the necessary

resources (people, budget, etc.) and a start time to each activity. y Called Organization Breakdown Structure (OBS) y Matrix organisation y Gantt Chart
Operations Management 7

Integration of WBS and OBS

Level 1 1.2 2 1.3

Personal computer prototype

1.0 1.1 1.4

More items

Vendor, software, applications ~

Mouse, keyboard, voice ~ 1.1.1 Floppy ~

Disk storage units

1.1.2 1.1.3 1.4.1

Microprocessor unit
1.4.2

Optical ~

Hard

Internal memory unit

1.4.1.1 1.4.1.2

BIOS (basic input/output system)

1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3

ROM ~

RAM ~
1.1.3.4

I/O ~

File ~

Utilities ~

Lowest manageable subdeliverables

1.1.3.1

1.1.3.2

1.1.3.3

Motor

Circuit board
Cost account Cost account Cost account

Chassis frame

Read/write head
1.1.3.4.1

Design Manufacturing Production Organization Test Purchasing Software

Cost account

Cost account number

Work packages WP1.1.3.4.2.1 WP1.1.3.4.2.2 WP1.1.3.4.2.3
Budget by period Time

Cost account Cost account

Cost account

Operations Management

Elements of Project Management

Project

Controlling

y Monitoring project progress against the plan y Taking corrective action where

necessary

y Method: WBS

Operations Management

Project Management Trade-Offs

Performance

Quality

Cost
Operations Management

Time
10

Operations Management

11

Network Model

A Network Diagram of activities in a project shows the interdependencies and precedence relationships among the activities.

Operations Management

12

A Network Must Have:

event

activity

relationship

Operations Management

13

Activity
An operation consuming time only or time and resources. May be physical (eg. building a wall) or abstract (eg. when a designer accomplishes a particular stage in a design calculation). Represented by an arc with an arrow head at one end.

Operations Management

14

Event (milestone)
A state of a project when all preceding activities have been completed and before any succeeding activity has been started except for two special events usually designated as the START and FINISH events for the project. An event is represented by a circle.

Operations Management

15

Network Diagram

Activity on Node (AON)

y Use circles to represent project activities y Use arrows to show the required sequence y Avoid dummy activity

Activity on Arrow (AOA)

y Use arrows to represent activities y Use node (circles) to represent events y PERT/CPM

Operations Management

16

Relationship
Finish

to Start relationship Start to Start relationship Finish to Finish relationship Start to Finish relationship Combination of Lag relationship
Operations Management 17

What is Lag?
The

minimum amount of time a dependent activity must be delayed to begin or to end The use of lag has been developed to offer greater flexibility in network configuration

Operations Management

18

Interdependences

Predecessor
y Which activities must be completed

immediately before this activity?

Successor
y Which activities must immediately follow this

activity?

Concurrent or parallel relationship

y Which activities can occur while this activity

is taking place?

Operations Management

19

Examples of Network Diagram

1) A A B B C 2)

3) A B D B C A D

4)

C E

Operations Management

20

Rules in Building Project Network

Network flow typically from left to right An activity cannot begin until all preceding connected activities have been completed Arrows on network indicate precedence and flow. Arrows can cross over each other Each activity should have a unique identification number

Operations Management 21

Rules in Building Project Network

An activity identification must be larger than that of any activities that precede it Looping is not allowed (recycling through a set of activities cannot take place) Conditional statement are not allowed (that is, If successful, do something; it not, do nothing) Must have a clear start and ending point

Operations Management 22

Network Diagram Analysis

Network path
A unique sequence of activities from the start to the end of project

Critical path
The path that takes the longest time sequence to complete, its the minimum time required to complete the project

Operations Management

23

Network Computation Process

Forward

Pass Earliest Times

y How soon can the activity start?

(early start ES) y How soon can the activity finish? (early finish EF) = ES + t y How soon can the project be finished? (expected time TE, t)

Operations Management

24

Network Computation (2)

Backward Pass Latest Times y How late can the activity start? (late start

LS)= LF - t y How late can the activity finish? (late finish LF) y Which activities represent the critical path (CP)? y How long can the activity be delayed? (slack or float SL)
Operations Management

25

Slack

Total slack for an activity is the difference between LS and ES (or between LF and EF) Free slack
y The amount of time an activity can be

delayed without delaying the earliest-start time of an succeeding activity

Operations Management

26

Determining Project Time

Using Using

deterministic time probabilistic time

y Critical Path Method y PERT (program evaluation and

review technique)

Operations Management

27

PERT

An activitys mean completion time is: t = (a + 4m + b)/6 An activitys completion time variance is: W2 = ((b-a)/6)2 y a = the optimistic completion time estimate y b = the pessimistic completion time estimate y m = the most likely completion time estimate Follows Beta Distribution

Operations Management

28

Crashing a Project: Why?

Dependent

on the strategic/objective of the project the company

y On time? y On cost? y On performance? y On Quality?

Operations Management

29

Crashing: Time versus Cost

INCREASED COST

DECREASED TIME

Operations Management

30

How to Crash a Project?

Focused on activities on critical path Analyze the incremental of cost reduction (ICR) of each activities that lies on critical path Choose activity that has lowest ICR Analyze cost after crashing, and activities either critical or non critical activity

Operations Management

31

Project Success and Project Team Management: Evidence from Capital Projects in The Process Industries

Pendahuluan - Pelaksanaan Proyek yang Efisien adalah kunci dari tujuan bisnis. - Kondisi yang terjadi: banyak penelitian manajemen proyek saat ini tidak memberikan perhatian yang cukup pada tiga aspek penting yakni biaya, skedul, dan operabilitas

Pelaksanaan Penelitian Manajemen Proyek dalam Jurnal:

Meneliti 5 dimensi faktor-faktor yang mempengaruhi Hasil Proyek: - Konteks Organisasi - Desain Tim Proyek - Kepemimpinan Tim Proyek - Proses Tim Proyek Obyek Penelitian - Studi pada hasil 56 Proyek Kapital yang telah dilakukan dari 15 Perusahaan yang tercantum di Fortune 500 - Studi Literatur Proyek, dengan mengukur tiga faktor relevan (biaya, skedul, dan kinerja teknis) yang digunakan 70 perusahaan Fortune 500 dalam mengukur tingkat kesuksesan proyek, dengan metoda Metode RAND Corp dan Metode IPA (independent project analysis)

Model Konseptual Yang diajukan: Meneliti pengaruh 13 Faktor Kesuksesan (Variabel Independen) pada biaya, skedul, dan operabilitas proyek (dependent variabel).

1. Konteks Organisasi: a. Tujuan proyek yang jelas Pengukuran dari Pernyataan: - Tujuan proyek sejalan dengan tujuan perusahaan - Tujuan dasar proyek dijelaskan pada tim proyek - Hasil dari proyek akan memberikan benefit pada perusahaan induk - Tim selalu antusias pada peluang bagi proyek agar dapat berhasil - Tim dapat mengidentifikasi konsekwensi keuangan bagi organisasi untuk tercapainya kesuksesan proyek Hipotesis 1a: Adanya hubungan langsung dan positif antara tujuan proyek yang jelas dengan hasil proyek

b. Dukungan manajemen senior Diukur dari Pernyataan: - Manajemen senior respon terhadap permintaan resources tambahan - Manajemen senior berbagi tanggung jawab pada tim untuk kesuksesan proyek - Tim memahami tingkat otoritas dan tanggung jawab kepada proyek - Manajemen senior mendukung tim pada saat terjadi krisis - Manajemen senior menjamin otoritas yang diperlukan untuk proyek Hipotesis 1b: Adanya hubungan langsung dan positif antara dukungan manajemen senior dengan hasil proyek

2. Desain tim proyek: a. Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi, terdiri dari berbagai departemen/fungsi terkait, yang ditengarai mempercepat siklus kerja dan meningkatkan profitabilitas proyek Hipotesis 2a: Adanya hubungan langsung dan positif antara Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi dan hasil proyek b. Struktur Otonomi Tim Proyek, Terkait dengan tingkat otonomi yang independen dan berada di luar batas normal/rantai komando perusahaan, ditengarai membuat proyek selesai pada waktunya dan sesuai anggaran yang disediakan Hipotesis 2b: Adanya hubungan langsung dan positif antara struktur otonomi tim proyek dengan hasil proyek

c. Pengalaman Anggota Tim Proyek: Anggota tim yang sudah berpengalaman umumnya meningkatkan kecepatan penyelesaian proyek Hipotesis 2c: Adanya hubungan langsung dan positif antara Pengalaman Anggota Tim Proyek dengan hasil proyek d. Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek: Turnover anggota tim mempengaruhi pembelajaran dan memperlambat kecepatan inovasi tim Hipotesis 2d: Adanya hubungan langsung dan positif antara Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek dengan hasil proyek

e. Desain Kantor untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif: Desain kantor dapat didesain untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif akan memperbaiki hasil proyek Hipotesis 2e: Adanya hubungan langsung dan positif antara Desain Kantor yang memfasilitasi komunikasi yang efektif dengan hasil proyek f. Co-location: Adanya co-location yang meningkatkan jarak antar anggota tim akan memperlambat proses pengambilan keputusan Hipotesis 2f: Adanya hubungan langsung dan positif antara co-location tim dengan hasil proyek

3. Kepemimpinan Tim Proyek: a. Kontinuitas Manajer Proyek, Dianggap penting untuk mempercepat pengembangan kecepatan kinerja proyek Hipotesis 3a: Adanya hubungan langsung dan positif antara kontinuitas manajer proyek dengan hasil proyek b. Insentif Manajer Proyek, Adanya insentif akan meningkatkan motivasi manajer proyek Hipotesis 3b: Adanya hubungan langsung dan positif antara insentif manajer proyek dengan hasil proyek

4. Proses dalam Tim Proyek: a. Penyelesaian Masalah, Berupa pencarian ide/saran/gagasan dari internal maupun eksternal tim, berkaitan dengan upaya penyelesaian masalah Diukur dari Pernyataan: - Saat terjadi masalah, pimpinan proyek tidak ragu meminta saran dari luar - Adanya sesi brainstorming untuk menentukan kemungkinan masalah yang sering/cenderung terjadi - Bila terjadi kesulitan, tim mengetahui kemana harus meminta bantuan - Masalah yang muncul dapat diselesaikan sampai tuntas - Tindakan langsung dilakukan bila terjadi masalah Hipotesis 4a: Adanya hubungan langsung dan positif antara penyelesaian masalah tim yang efektif dengan hasil proyek

b. Potensi dan Keyakinan Yang Setara dalam Tim Potensi yang muncul dari suatu keyakinan bahwa dengan bekerja sama tim akan lebih efektif Diukur dari Pernyataan: - Tim memiliki kepercayaan diri - Tim percaya diri akan kemampuannya untuk menyelesaikan masalah - Tim percaya bahwa mereka dapat menghasilkan kinerja dengan kualitas yang baik - Tim mengharapkan akann dikenal sebagai tim dengan kinerja tinggi - Tim percaya bahwa mereka akan sangat produktif Hipotesis 4b: Adanya hubungan langsung dan positif antara potensi dan keyakinan tim dengan hasil proyek

5. Hasil (outcome) dari Proyek Mengukur variabel dependen: biaya proyek, siklus waktu pelaksanaan proyek, tingkat operabilitas pabrik. Alat ukur : membuat seperangkat alat Benchmark yang telah terbukti relevan, yang dikembangkan oleh RAND Corp dan IPA. Mekanisme pengukuran: mengukur hasil dari setiap proyek dibandingkan terhadap hasil rata-rata dari industri terkait secara umum. Sehingga mendapatkan hasil yang berarti dari perbandingan antara biaya, skedul, dan tingkat operabilitas

Metodologi Penelitian
Sampel - Sampel terdiri dari 56 proyek antara tahun 1999-2000 - Rentang proyek dari $270.000$203.250.000 - Proyek tersebut dilaksanakan oleh 15 perusahaan yang termasuk fortune 500

Pengukuran
Variabel independen: 13 variabel Variabel dependen: 3 variabel yaitu:biaya, jadwal dan operability Diuji untuk melihat korelasi antara variabel independen dengan dependen Rentang pengukuran regresi R2 adalah 26,9%-35,6%

Hasil riset

Biaya proyek
terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross fungsional yang terintegrasi,potensi tim) dengan variabel cost/biaya.

Jadwal
terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross fungsional yang terintegrasi, kontinuitas manajer proyek, insentif manajer proyek) dengan variabel dependen schedule/jadwal.

Operabilitas
terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tujuan proyek yang jelas, desain kantor untuk komunikasi yang efektif) dengan variabel dependen operabilitas

Pembatasan dan keuntungan dari riset manajemen proyek ini

Pembatasan:

Sampel hanya terdiri dari 56 proyek yang mewakili lebih dari 4000 proyek dalam industri.

Keuntungan:
Riset berguna untuk melihat kegunaan faktor independen berpengaruh kepada faktor dependen, misalnya: dampak pemberian insentif kepada manajer proyek. Riset juga tidak perlu seluas ini, variabel independen bisa dibatasi disesuaikan dengan dampak yang ingin ditimbulkan pada suatu proyek.

Rekomendasi
Menggunakan sampel yang lebih banyak. Proyek yang akan datang menggunakan seting proyek yang berbeda sehingga dapat dieksplorasi dengan lebih luas termasuk kepuasan dari tim proyek dan klien. Mencoba memasukkan norma budaya ke dalam variabel independen.

THANK YOU

Operations Management

53