ADMINISTRACION DE ALMACENES

Unidad V Administracin de operaciones I

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5 ADMINISTRACION DE ALMACENES
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin.
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La funcin de almacn controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardos fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata de los artculos. El valor de un buen almacenaje es alto y es un falso ahorro el no tener el equipo y personal necesarios. Lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrada y salida, o sea una rpida rotacin. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.

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Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada.
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FUNCIONES DE ALMACEN

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera. Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales.

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Funciones comunes en todo tipo de almacenes: a) Recibir mercancas. Se responsabiliza de las mercancas que recibe de transportistas externos o provenientes de una fbrica cercana. b) Identificar mercancas. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada artculo. A veces es necesario marcar los artculos mediante una clave, el cdigo de barras etc. c) Clasificar mercancas. Como su nombre lo indica, se clasifican las mercancas en las reas apropiadas.
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d) e) f)

g)

h)

Enviar las mercancas al almacn. Tiene identificado el lugar donde se encuentra las mercancas. Conservar mercancas. Protege las mercancas hasta que se necesite. Retirar, seleccionar o escoger mercancas. Los artculos deben seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para el siguiente paso. Ordenar el embarque. Los artculos que integran el embarque se agrupan y revisan para comprobar que estn completos o determinar la causa de los faltantes. Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada, se lleva el vehculo de transporte correspondiente y se preparan los documentos necesarios

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Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres reas en el almacn, como base de su planeacin: Recepcin. Almacenamiento. Despacho (entrega)

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MENEJO FISICO DE LOS INVENTARIOS

Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras.

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El inventario fsico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios.

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3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: a) El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. b) El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.

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RECEPCION
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

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Deberes de un departamento de recepcin de materiales Todos los materiales que entran a una unidad productiva deben pasar a travs del departamento de recepcin para que su presencia en la planta quede registrada. Los deberes de este departamento son: 1. Registrar la recepcin de todos los materiales en un libro, conocido a menudo como libro de recepcin de materiales (RM). Esto es en realidad una simple lista de materiales registrados conforme llegan y no un registro de materiales recibidos por una orden autorizada.
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2. Desempacar todos los materiales y verificarlos contra la orden de compra tanto en cantidad como en calidad. Mientras que las verificaciones cualitativas slo las puede efectuar el departamento de inspeccin, el trabajo cuantitativo se podr realizar en el rea de recepcin. 3. Devolver todos los artculos defectuosos al proveedor. Esto se debe realizar por medio de una forma de rechazo explicando las razones del mismo. Esta forma la llena el departamento de inspeccin, y la enva al departamento de recepcin junto con los materiales o la transfiere a la seccin de compras para su transmisin posterior. En cualquier caso es imperativo que una copia de la forma de rechazo se enve al comprador.
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4. Informar a los departamentos de compras y de control de materiales sobre la recepcin de todos los materiales. Esto es conveniente efectuarlo por medio de una forma de materiales recibidos (FMR), una copia de la cual se puede emplear para transferir los artculos al siguiente paso, por ejemplo, a los almacenes. 5. Devolucin al proveedor de los envases reutilizables. 1) Recibo y registro de todas las entregas 2) Desempaque y verificacin de materiales contra las rdenes 3) Devolucin de materiales defectuosos 4) Circulacin de los informes de recepcin 5) Devolucin de envases reutilizables
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El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn.

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ALMACENAMIENTO
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Caractersticas de la Zona de Almacenamiento: El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores: Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artculos que en l se van a guardar.
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Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir. Principios Bsicos en el rea de Almacenamiento: Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son despachadas. Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.

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Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal autorizado. Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada. Llevar registros de existencias al da. Eliminar el papeleo superfluo.
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Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el opuesto. Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
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Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc. Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de varios niveles sobrepuestos. Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en bloques. Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn. Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio de control de inventarios.

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DESPACHO (Entrega) La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida.

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Add MANTENIMIENTO DE REGISTROS your company slogan

Registros de almacn: El conocimiento exacto de qu materiales estn disponibles es esencial para el funcionamiento del departamento de control de produccin, y en consecuencia un registro de existencias es parte o est muy relacionado con este departamento. De los registros que se tengan en la oficina mencionada debe ser posible en todo momento conocer con precisin las existencias de los almacenes. Registros similares se conservan en los propios almacenes en forma de tarjetas de anaquel o compartimiento.
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Estas tarjetas se colocan en lugares especficos que registran los movimientos de las existencias del almacn. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es esencial, dado que es la nica constancia de existencias en la compaa, sin embargo, si un departamento de control de existencias funciona correctamente, entonces la tarjeta de compartimiento es un instrumento innecesario y desconcertante que consume un considerable tiempo del almacenista. Se argumenta que la tarjeta de compartimiento es un medio simple con el que se pueden verificar las existencias, pero esto es una debilidad que no debe ser tolerada. Un mtodo mejor para el conteo de existencias es por medio de un inventario peridico y si ste se realiza, los almacenes no necesitan tener las tarjetas de compartimiento. De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora, teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas.
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