Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh
Keterkaitan 1. Bagian Tata Usaha 2. Arsiparis 3. Unit yang terlibat Peringatan Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik
Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan
Pelaksana No A. 1. Aktivitas Surat Masuk Meneriman surat masuk Kamad Kaur TU pelaksa na Persyaratan/ Perlengkapan
2.
10 Menit
3.
Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala Madrasah Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu kendali Menyimpan kartu kendali putih Mengantar surat kepada Kepala Madrasah Kartu kendali putih
10 Menit
4.
10 Menit
5.
1 Hari
Surat tersortir
6.
10 Menit
7.
10 Menit
8.
10 Menit
Pelaksana No 9. Aktivitas Membaca dan memahami maksud isi surat Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut Kamad Kaur TU pelaksa na Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Waktu 1 Hari Output Terbacanya surat Kamad memberi respon Disposisi kamad Ket
10.
1 Hari
11.
Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat
1 Hari
12.
1 Hari
Surat terdistribusi Terarsipnya surat dan kartu kendali Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali
13.
10 Menit
14.
Kondisional
B. 1.
10 Menit
Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan Konsep surat keluar
2.
Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk mengkonsep surat keluar Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk Kepala Madrasah Memberi paraf Memeriksa dan menandatangani surat Mencatat dan melakukan penomoran surat Buku agenda keluar atau kartu kendali
1 Hari
3.
1 Hari
Surat
4. 5.
10 Menit 1 Hari
Paraf Surat ditandatangani Pencatatan dan penomoran surat Surat siap dikirim Surat terkirim
6.
10 Menit
7.
Memasukan surat ke amplop Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos Menyimpan copy surat sebagai arsip
Amplop surat
5 Menit
8.
Perangko
Kondisional
9.
10 Menit
MULAI
SELESAI
A. SURAT KELUAR
MULAI
SELESAI