3.2
45
manajemen pengguna, yaitu memberikan hak-hak sesuai dengan jenis pengguna. 2. PELAPORAN MANAJEMEN yaitu komponen yang menghasilkan laporan-laporan manajemen, misalnya jumlah pegawai, informasi pendidikan, payslip, dll. 3. DATA ENTRI komponen ini merupakan komponen yang sangat penting, karena komponen ini bertanggung jawab dalam memelihara data-data Kepegawaian, misalnya biodata pegawai, jabatan, pendidikan, dll. Di samping itu juga terdapat entri payslip karyawan. 4. OUTPUT komponen ini menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi Kepegawaian misalnya SK, DP3, daftar riwayat hidup, payslip, dll. 5. PERHITUNGAN GAJI Komponen ini berfungsi untuk menghitung gaji karyawan dengan menilai aspekaspek seperti bonus gaji. Potongan absen, Pph, dll. Penerapan Sistem Informasi Karyawan berguna bagi pihak personalia untuk me-manage SDM sesuai sasaran kegiatan dalam bidang pengelolaan dan pengembangan SDM, serta penyimpanan data pegawai dengan lebih aman.
3.3
Analisa Proses
3.3.1 Bagan Organisasi Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sebuah perusahaan haruslah mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa. Bentuk dari pembagian tugas itu dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi, sistem yang akan dikomputerisasi ialah karyawan bagian produksi. Analisis sistem Payroll :
Personalia
46
Kasir
Karyawan Finance
Karyawan Housekeeping
Karyawan Security
Karyawan Konstruksi
Karyawan Scrapt
Para pegawai tersebut merupakan tenaga kerja dimana pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai tersebut dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai. Sistem Fungsi pegawai, penggajian kepegawaian penetapan tarif bagian produksi jawab ini melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi pengawas. bertanggung upah, dalam atau pengangkatan pegawai, promosi mutasi
penghentian pegawai dari pekerjaannya dan penetapan berbagai tunjangan, iuran serta potongan gaji pegawai. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan perhitungan dan pembayaran gaji pegawai, fungsi pengawas bertanggung jawab atas pengawasan produksi yang meliputi distribusi tenaga kerja serta jumlah produksi yang dihasilkan oleh setiap pegawai , secara garis besar, sistem penggajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar :
47
STAFF PERSONALIA
PENGAWAS DEPARTEMEN
Absensi Print Finger 2. Pengawas mengumpulkan absensi karyawan 1. Karyawan menginput identity pada mesin pencatat absensi
Arsip data karyawan 4. Kasir menyerahkan gaji dan kwitansi pada karyawan KASIR KARYAWAN
Setiap karyawan diwajibkan untuk melakukan absen dengan print sidik jari sebelum dan sesudah bekerja, kemudian pengawas mengumpulkan recorder (absensi) tiap karyawan dan memeriksa serta men-total jumlah jam kerja dan jam lembur tiap karyawan untuk dimasukkan dalam time record. Time card tersebut diserahkan pada staff personalia yang memindahkan data yang ada ke jurnal harian karyawan. Selain itu pengawas juga menghitung jumlah produksi yang dihasilkan oleh masing-masing produksi. Pada akhir periode (1 periode = 4 minggu), staff personalia akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada jurnal harian karyawan, daftar bonus, serta data karyawan ( untuk menentukan standar gaji kepada keuangan, yang bertugas membagikan gaji pada para karyawan. Staff keuangan juga bertanggung jawab dalam pembuatan kwitansi sebagai bukti tanda terima gaji.
3.3.2
Analisis Arus Informasi dalam Sistem Penggajian a. Diagram Alir Data (Sebelum Terkomputerisasi) 48
b.
Diagram Alir Data (Sesudah Terkomputerisasi) 1. Proses Penggajian Karyawan (Sesudah ada Sistem Informasi)
49
3.4
Menggambarkan fungsionalitas dari sebuah sistem pada aplikasi system informasi karyawan Menekankan kinerja dari sistem, dan merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Berikut adalah use case sistem :
3.4.2
Sequence Diagram Menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem, digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah
51
yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Berikut adalah sequence diagram Program SIK & Payroll : 3.4.2.1 Login Admin Login admin dilakukan untuk mencegah sembaran user menggunakan aplikasi. Oleh karena itu hanya user tertentu (admin) yang dapat menggunakan setelah user (admin) melakukan verifikasi data. Admin akan masuk ke dalam menu utama dimana tidak semua komponen dapat digunakan jika user tak melakukan login.
52
Yang dimaksud dari login karyawan disini adalah: para karyawan bertindak yang sebagai client, masuk ke dalam sistem saat mereka hendak bekerja, sehingga data jam kerja karyawan (daily time record) dapat terhitung otomatis sebagai penilaian dari upah lembur pada saat pihak keuangan (kasir) memberikan gaji lembur tiap bulannya.
3.4.2.3 Input Data Karyawan Admin melakukan input data karyawan pada sistem, sebagai database perusahaan. Yang pertama dilakukan adalah admin melakukan login (gambar 3.8), kemudian admin memasukin halaman utama dan melakukan sejumlah input data pada Form Add Employee.
53
Pihak HRD tiap bulan melakukan penginputan payroll yang diperoleh dari pihak kasir. Setelah memasuki login (gambar 3.8), kemudian masuk ke Form Payroll. Klik save jika ingin menyimpan, dan tombol close apabila ingin menyudahi.
3.4.2.4 Melihat Data Karyawan Untuk melihat data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu view Employee Info, atau klik gambar yang sesuai pada toolbar.
3.4.2.5 Mengubah Data Karyawan Untuk mengubah data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu Add Employee, atau klik Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 54
gambar yang sesuai pada toolbar. Pilih salah satu nama karyawan pada datagrid, kemudian tekan edit maka data karyawan pun dapat diubah.
3.4.2.6 Menghapus Data Karyawan Untuk menghapus data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu Add Employee, atau klik gambar yang sesuai pada toolbar. Pilih salah satu nama karyawan, kemudian tekan hapus makan data karyawan tersebut telah dihapus. Biasanya data karyawan yang telah dihapus adalah karyawan yang telah meninggalkan perusahaan tersebut. Dan data ini akan masuk ke database output.
55
Untuk mengubah password, admin masuk ke dalam menu utama terlebih dahulu. Kemudian pilih menu security change password. 3.4.2.8 Mencetak Data Karyawan Untuk mencetak data karyawan, admin masuk ke dalam menu utama, kemudian view Employee Info atau pilih gambar pada toolbar yang sesuai. Setelah itu seleksi karyawan yang akan dicetak. Tekan tombol print untuk mencetak. Data karyawan ini berguna bagi pihak Manager saat melakukan pengambilan keputusan.
3.4.2.9 Mencetak Jam Kerja Karyawan Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 56
Untuk mencetak jam kerja, admin masuk ke dalam menu utama, kemudian view Employee DTR atau pilih gambar pada toolbar yang sesuai. Setelah itu pilih karyawan dan tekan tombol print untuk mencetak. Data ini digunakan sebagai penghitungan jam lembur pada penggajian karyawan.
3.4.2.10 Mencetak Payslip Payslip digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan yang kemudian karyawan serahkan kepada pihak keungan untuk dicairkan. Setelah melakukan penginputan gaji (gambar 3.11), admin kemudian dapat masuk ke form payslip untuk kemudian melakukan cetak payslip berdasarkan data yang telah masuk.
Admin dapat melakukan backup dengan masuk ke halaman utama kemudian pilih security backup data, atau dengan menekan tombol pada toolbar yang sesuai. Backup ini penting dilakukan mengingat data-data perusahaan perlu disimpan setiap tahunnya.
3.4.2.12 Melakukan Restore Data Admin dapat juga melakukan restore data dengan masuk ke halaman utama, kemudia pilih security restore data, atau dengan menekan tombol yang sesuai pada toolbar.
58
Untuk melakukan logout, admin hanya perlu memilih menu, kemudian pilih logout.
3.4.2.13 Logout Karyawan Ketika karyawan login pada komputernya masing-masing, maka karyawan dapat melakukan logout ketika jam kerja telah habis atau kapanpun mereka berhenti bekerja.
3.4.3
Activity Diagram
59
Menggambarkan representasi grafis dari sebuah alur kerja dengan tahapan kegiatan dan tindakan dengan dukungan choice, iteration, dan concurrency. 3.4.3.1 Login Admin Proses di awali dengan admin memasukkan username dan password kemudian data divalidasi.
3.4.3.2 Login Karyawan Proses di awali dengan employee memasukkan username dan password kemudian data divalidasi dan masuk ke database server.
60
3.4.3.3 Input Data Karyawan Setelah login, Admin dapat melakukan input data karyawan pada form Add Employee.
61
3.4.3.4 Input Payroll Admin memasukkan payroll data setiap bulannya. Proses ini diawali dengan masuk ke Form Add Payroll pada jendela utama. Lakukan input data, kemudian klik save untuk menyimpannya. Dan apabila ingin diteruskan untuk melakukan cetak, klik print, maka form akan menuju ke Form Payslip.
3.4.3.5 Mengubah Data Karyawan Proses mengubah data karyawan dapat dilakukan dengan menuju ke Form Add Employee pada jendela utama. Kemudian pilih salah satu karyawan (apabila data sudah ada) yang muncul di datagrid dan klik tombol edit. Setelah melakukan edit data, klik save.
62
63
3.5
Perancangan Database
68
Dalam perancangan database, menggunakan MySQL sebagai penyimpanan datanya. Di dalam sistem ini terdapat 1 database bernama db_dkm. Berikut adalah daftar table dalam database db_dkm :
Tabel 3.1 Tabel Admin Nama Field id username password Tipe Data varchar string varchar Panjang 11 20 20 Keterangan Id Admin Username Password
Tabel 3.2. Tabel Input Nama Filed nik nama tmpt_lhr tgl_lhr jenis alamat umur agama pendidikan No_ktp S_per S_kel tgl_masuk S_kar Gol Jab Lokasi Dep Npwp Tipe Data varchar String varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar Panjang 30 30 20 20 15 100 2 20 20 15 15 20 15 15 10 20 10 15 15 Keterangan Nomor induk karyawan Nama karyawan Tempat lahir karyawan Tanggal lahir karyawan Jenis kelamin karyawan Alamat karyawan Umur karyawan Agama karyawan Pendidikan terakhir karyawan Nomor KTP karyawan Status pernikahan karyawan Status keluarga karyawan Tanggal masuk kerja Status karyawan Golongan karyawan Jabatan terakhir karyawan Lokasi Departemen Nomor NPWP
69
15 15 15 15 15 10
NPP Jamsostek Nomor Jamsostek Revisi Jamsostek Tanggal masuk Jamsostek Nomor sertifikat AKHDK Nomor urut AKHDK Foto karyawan
Tabel 3.3. Tabel Output Nama Field nik nama tmpt_lhr tgl_lhr jenis alamat agama tgl_masuk jab Tipe Data varchar Text Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar varchar Panjang 11 30 30 30 20 50 30 10 30 Keterangan Nomor induk karyawan Nama Karyawan Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Agama Tanggal Masuk Jabatan
Panjang 11 50 50
Keterangan
70
Monthly_rate dDate xBonus xOT SSS PH Intax Others Absences Advances TAD TD NetPay
Currency Date Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency
30 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
Gaji per bulan Tanggal Bonus Overtime Pay/Lembur Kontribusi SSS Pph 21 Tax/Pajak Lain-lain Absen Hutang Total Additional Total Deduction Net Gaji
Nama Field Log_Id nama In_am Out_am Total_am In_pm Out_pm Total_pm Grand_Total Id
Tipe Data Int string Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Number
Panjang 11 50 50 30 20 100 30 10 30 10
Keterangan Id Login Nama Waktu login (AM) Waktu logout (AM) Total waktu (AM) Waktu login (PM) Waktu logout (PM) Total waktu (PM) Total time (All)
3.6
71
Program dirancang bagi pihak HR untuk melakukan penginputan data karyawan, payroll, dan mencetak slip gaji. Sedangkan untuk karyawan sendiri program dirancang sebagai login waktu kerja karyawan sehingga akumulasi jam kerja karyawan dapat lebih efisien. Berikut adalah desain output dari aplikasi Sistem Informasi Database dan Payroll Karyawan : 3.6.1 Halaman Home
3.6.2
72
3.6.3
3.6.4
73
3.6.5
74
3.6.6
3.6.7
3.6.8
Halaman Payslip
3.6.9
77
78
79