A

Pendahuluan......................................................... Error! Bookmark not defined.

Umum ....................................................................................................................1
B.1
Fungsi Tombol ...............................................................................................1
B.2
Alur dokumen dan user..................................................................................2
C Menu ......................................................................................................................2
C.1
Memulai dengan internet explorer .................................................................2
C.2
Login ..............................................................................................................2
C.3
Menu Utama...................................................................................................3
C.4
Inventory ........................................................................................................3
C.4.1
Locator ...................................................................................................3
C.4.2
Material Receipt.....................................................................................4
C.4.3
Material Adjustment ..............................................................................6
C.4.4
Stock Condition .....................................................................................8
C.5
Transaction...................................................................................................10
C.5.1
Necessity Form ....................................................................................10
C.5.2
Purchase Request .................................................................................11
C.5.3
Purchase Order.....................................................................................16
C.6
Finance and Accounting ..............................................................................18
C.6.1
Account Payable ..................................................................................18
C.6.2
Invoice Receipt ....................................................................................18
C.6.3
FA Reports ...........................................................................................18
C.7
Master Data..................................................................................................19
C.7.1
Branch ..................................................................................................19
C.7.2
Goods ...................................................................................................20
C.7.3
Code .....................................................................................................20
C.7.4
Administration .....................................................................................21
C.7.5
Groups..................................................................................................21
C.7.6
Users ....................................................................................................22
C.7.7
Approval Profiles .................................................................................23

Buku Panduan

Tampilan
Purchasing and Office Supply Managament
A Umum
Bagian ini menjelaskan secara umum fungsi fungsi yang akan sering dijumpai di
aplikasi ini dan ilustrasi alur dokumen dan user untuk aplikasi ini.
A.1 Fungsi Tombol
, untuk membuat data baru
, memunculkan print preview dalam format file pdf.
, melakukan pencarian berdasarkan kriteria yang dipilih
, melakukan penyimpanan data
, kembali ke halaman sebelumnya
, menampilkan jendela kalender
, menambah baris dari suatu dokumen
, menghapus dokumen dimana tombol delete ini aktif
, membuat dokumen berdasarkan data dari dokumen sebelumnya
, menyimpan file dapat berupa gambar pada dokumen Purchase
Request, biasanya dokumen yang diupload adalah dokumen spesifkasi barang
yang akan dibeli

INTALENTA

Buku Panduan

A.2 Alur dokumen dan user

B Menu
Pada bagian ini penjelasannya diurutkan berdasarkan menu yang ada pada aplikasi.
B.1 Memulai dengan internet explorer
Untuk memulai aplikasi ini ketikan alamat //IDC02/PRATLAS
B.2 Login
Untuk masuk aplikasi isi User ID dan Password kemudian klik login

INTALENTA

Buku Panduan

B.3 Menu Utama

Menu menu yang ada pada aplikasi ini adalah seperti pada gambar berikut, namun
tampilan menu akan bergantung pada hak akses login user.

B.4 Inventory
Menu inventory terdiri dari sub menu Locator, Material Receipt, Material Adjustment
dan Stock Condition.
B.4.1 Locator
Merupakan halaman untuk menambah lokasi penyimpanan barang

(locator list)

INTALENTA

Buku Panduan

B.4.2 Material Receipt

Halaman untuk proses penerimaan barang

(material receipt list)

Pada gambar diatas hyperlink Delete berfungsi untuk menghapus data.

(material receipt form)

Hyperlink Edit dapat digunakan untuk melakukan perubahan pada line.

INTALENTA

Buku Panduan

(material receipt print out)

INTALENTA

Buku Panduan

B.4.3 Material Adjustment

Halaman untuk proses pengaturan jumlah stock barang,

(material receipt list)

(material receipt form)

INTALENTA

Buku Panduan

(material adjustment print out)

INTALENTA

Buku Panduan

B.4.4 Stock Condition

Halaman untuk melihat kondisi jumlah stock barang.

(stock condition list)

INTALENTA

Buku Panduan

(stock condition list print out)

INTALENTA

Buku Panduan

10

B.5 Transaction
Menu transaction terdiri dari sub menu Necessity Form, Purchase Request dan
Purchase Order.
B.5.1 Necessity Form
Merupakan halaman untuk membuat surat permintaan barang.

(NF list)

INTALENTA

Buku Panduan

11

(NF form)

Dokumen ini hanya bisa di approved oleh Division Secretary

Hanya Purchase Expert yang bisa menambahkan line pada dokumen ini.

Purchase Expert IT hanya bisa mengakses NF dengan barang yang

termasuk klasifikasi IT, demikian juga dengan Purchase Expert Office.

B.5.2 Purchase Request

Untuk membuat dokuemen permintaan barang internal perusahaan.

INTALENTA

Buku Panduan

12

(PR list)

Khusus untuk hyperlink Approved, hanya dapat diakses oleh Logistic

Manager, Finance Manager dan General Manager

Tanda 1/3 berarti sudah diapproved oleh Logistic Manager dan masih
membutuhkan approved dari Finance Manager dan General Manager

INTALENTA

Buku Panduan

13

(PR form)

Hyperlink Upload/Download berfungsi untuk mengupload dokumen

lampiran misalnya spesifikasi barang yang akan dibeli

Hyperlink RFQ (Request For Quotation) berfungsi untuk mencetak

dokumen RFQ yang akan dikirimkan ke vendor.

INTALENTA

Buku Panduan

14

(PR upload)

(PR approved)

Jika dokumen ini disetujui maka tanda checkbox Approved harus aktif

Jika dokumen ini tidak disetujui maka tanda checkbox Rejected harus aktif

INTALENTA

Buku Panduan

15

(PR document)

INTALENTA

Buku Panduan

16

(RFQ document)

B.5.3 Purchase Order

Merupakan halaman untuk membuat surat pembelian/pemesanan barang kepada
vendor.

INTALENTA

Buku Panduan

17

(PO list)

(PO form)

INTALENTA

Buku Panduan

18

B.6 Finance and Accounting

B.6.1 Account Payable
Merupakan halaman untuk melihat apakah PO sudah dibayar atau belum
berdasarkan data yang ada pada database scala.

B.6.2 Invoice Receipt

Merupakan halaman untuk mengisi pembayaran PO. Kemudian data ini dapat
diposting ke database scala.

(Invoice Receipt)

B.6.3 FA Reports
Berisi laporan laporan, yaitu:

INTALENTA

Buku Panduan

19

(PO form)

1. Ageing Report Forecast

2. Ageing Report Actual
3. PR Tracking Report
4. PO Detail Report
5. PR Detail Report
6. MA Detail Report
7. MR Detail Report
8. PO Summary Report
B.7 Master Data
B.7.1 Branch
Lokasi cabang cabang atlascopco

(Branch list)

(Branch form)

INTALENTA

Buku Panduan

20

B.7.2 Goods
Untuk menyimpan data data barang, baik kode, nama, unit dan klasifikasinya

(good list)

(good form)

B.7.3 Code
Merupakan halaman yang memuat kode kode dasar untuk penyeragaman data.

INTALENTA

Buku Panduan

21

(code list)

B.7.4 Administration
B.7.5 Groups
Halaman pengaturan grup user, untuk membatasi akses user.

(code list)

INTALENTA

Buku Panduan

22

(code list)

B.7.6 Users
Halaman pengaturan user.

(code list)

INTALENTA

Buku Panduan

23

(code list)

B.7.7 Approval Profiles

Halaman pengaturan profile untuk user yang memiliki hak untuk menyetujui
dokumen (document approval).

INTALENTA