Anda di halaman 1dari 121

LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG

TAHUN 2010

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG TAHUN 2010

Laporan ini di ajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan Ijazah Ahli Madya Perumahsakitan

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan magang ini telah disetujui oleh Pembimbing Materi dan Pembimbing Lapangan Program Strata S1 Perumahsakitan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

Jakarta, Juni 2010 Pembingbing Materi

Dr. Resna Soerawidjaja.M.Sc

Pembimbing Lapangan

Dra. Lies R Permanasari

DAFATAR RIWAYAT HIDUP

Nama Alamat

: Ayu Sucia Rahmi : Komplek Pemda Cipocok Jaya Blok D No. 9 Serang Banten

No. Telp No. Handphone Tempat Tanggal Lahir

: 0254 213901 : 085694857531 : Serang, 21 Mei 1986

Riwayat Pendidikan : Program Diploma III Perumahsakitan FKUI SMU PRISMA Sanjaya SLTP Negri I Serang SD Negri 03 Serang Tahun 2004 2007 Tahun 2001 2004 Tahun 1998 2001 Tahun 1992 1998

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah, dengan pujian yang tak terhitung oleh bilangan dan tidak bisa dicapai siapa pun. Sholawat dan salam semoga tercurah selalu kepada nabi sekaligus rasulNya. Muhammad SAW, manusia terbaik yang senantiasa rukuk dan sujud kepada Allah SWT: juga kepada keluarga, para sahabat dan para pengikut beliau. Alhmadulillah, syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah berupa Laporan Magang yang berjudul Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik ini secara baik dan tepat pada waktunya. Dalam penulisan laporan magang ini, penulis telah banyak mendapat bantuan yang datang dari berbagai pihak, baik yang diduga maupun yang tak terduga. Sehingga penulis sangat ingin mengucapkan terimah kasih sebanyak dan sebesar besarnya kepada: 1. Dr. Resna A. Soerawidjaja, MPH, selaku Pembimbing Materi, atas kesediaan meluangkan membimbing, waktu serta memberi dengan saran dan segala pengertian kepada dan kesabaran untuk

arahan

penulis

menyelesaikan laporan magang ini. 2. Dr. H. Jusuf Saleh Bazed, Sp.U, selaku Direktur Rumah Sakit Aqma Karawang. 3. Ibu Dra.Lies R Permanasari selaku pembimbing lapangan atas segala bimbingan, informasi sekaligus ilmu yang sangat bermanfaat tidak hanya untuk laporan magang, tapi juga ilmu sebagai persiapan diri penulis untuk dapat mampu bekerja secara profesional. 4. Seluruh Kepala Bidang, Kepala Bagian dan Kepala Instalasi Rumah Sakit Aqma Karawang. 5. Staf MedRec PPartijo, PMaryatno (makasih pa atas pinjeman bukunya) Pgimin besar n kecil (oops ), PSyamsudin, PRully, PMasruhin, PHaryanto (yang kumisnya mirip kuntis papi uci. Hehe..), PAhmad (Kaefa Haaluk..), PAlfian yang kerjanya makan mulu, PKentung (maf pa, uci ga tau kalo nama bapa Taufikurrahman.he2), Mba Wit, Mb Uut n ibu haji yang udah bae sama Uci, Ms Sabri (Thx ya bantuannya..salam thx jg buat mas

Toto), Ms Firman (dangdut euy..), ms Suwandi, ms Wandi. ms Amir n ms Gejrot (tetep kompak y..), ms Arif (semangat!) 6. Seluruh petugas FO (Pak Didi, Pak Uci, Pak Zainal, Mas Sofyan) makasih atas infonya... 7. Mba Nita, Mba Ike, Mba Silvi, Pak Sidiq serta seluruh staf Sekretariat DIII FKUI Cikini. 8. 9. Temen-temen seperjuangan (fiiuuh....) Anak anak pembimbing dr. Resna, thanks.... (Akhirnya....)

10. All my friends in Hospital Management, esp.PM Keep ur spirit high!!! Dan ucapan terima kasih yang sedalam dalamnya untuk: 1. Mami dan Papi atas doa yang ga pernah putus untuk Uci, dorongan moril maupun materil, jerih payah, kesabaran dan kasih sayang selama membesarkan Uci. Untuk saat karya tulis inilah yang bisa uci persembahkan buat Mami dan Papi. Ga akan berhenti sampai disini, promise... Also dedicated to my grandma and grandpa., grateful to u... 2. Papa Asman n Mama yang udah jadi ortu uci di Jakarta, makasih banyak atas perhatiannya selama ini. Mohon maaf kalo uci dah banyak ngerepotin mama dan papa 3. My beloved brothers; Gilang n Iqbal Karena kalian uci kuat, karena kalian uci semangat menjalani tiap semester kuliah and selalu ketagihan pulkam! 4. Sahabat sahabatku (Mere, Paul, Ipeh Lopez, Mirdut, Itah,) n sahabatsahabat yang dah nyebar tau ada di mana (kapan qt bisa kumpul2 lagi ya?!) 5. My beloved frens, Jeng Ve.tq so much 4 ur help..Hesti, Ima, Indah, n smw yg ada dikosan. 6. So many thanks to Dias.. Thx 4 everything hun.. Atas dukungan dan perhatiannya, berarti banget buat Uci..n try 2 Remember our fav places to discuss n sharing.. A new day is dawning.. we'll never know what will happen to us tomorrow., Never give up to get all of ur dreams.. ILU. 7. Buat mast Scanner yang dah ngasih diskon gede2an n yanda 4 burning gretongannya..he9 8. Serta seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satupersatu, semuanya sangat berharga..

Semoga Allah memberikan balasan kepada semua pihak yang telah disebutkan diatas dengan sebaik baik balasan dan membekalinya dengan taufik. Kesadaran akan ketidaksempurnaan yang sejatinya adalah milik manusia, dengan segala Lerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik sebagai masukan bagi penulis guna perbaikan di kemudian hari. Penulis harap karya tulis ini dapat memberi manfaat kepada siapa aja yang membacanya.

Jakarta, Juni 2010

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ................................ ................................ .................... i HALAMAN PENGESAHAN ................................ ................................ ....... ii DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................ ................................ ...... iii KATA PENGANTAR ................................ ................................ .................. iv DAFTAR ISI ................................ ................................ ................................ vi DAFTAR TABEL ................................ ................................ ........................ ix DAFTAR GAMBAR ................................ ................................ .................... xii DAFTAR DIAGRAM ................................ ................................ .................. xiii DAFTAR LAMPIRAN................................ ................................ ................. xiv BAB I PENDAHULUAN ................................ ................................ ........ 1 A. Latar Belakang ................................ ................................ ....... 1 B. Gambaran Urnum Rumah Sakit Islam Jakarta ........................ 2 1. 2. Sejarah Rumah Sakit Islam Jakarta................................ .. 2 Falsafah, Visi, Misi, Motto dan Tujuan Rumah Sakit Aqma Karawang ................................ ............................. 4 3. 4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ............................. 6 Personalia dan Kepegawaian Rumah Sakit Aqma Karawang ................................ ................................ ........ 7 5. 6. 7. BAB II Fasilitas Rumah Sakit ................................ ...................... 8 Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang ........ 12 Kinerja Rumah Sakit ................................ ....................... 13

GAMBARAN UMUM UNIT / BAGIAN RUMAH SAKIT ...... 17 A. Pendahuluan ................................ ................................ .......... 17 B. Visi, Misi. Faisafah dan Tujuan Rekam Medis ....................... 21 C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Bagian Rekam Medis.. 22 D. Ketennaan Bagian Rekam Medis................................ ............ 22 E. Aktivitas Bagian Rekam Medis ................................ .............. 23 F. Target Bagian Rekam Medis ................................ .................. 23 G. Hubungan Kerja dengan Unit Lain ................................ ......... 24

BAB III IDENTIFIKASI MASALAH................................ ...................... 25 A. Kerangka Teori ................................ ................................ ...... 26 B. Cara Penenivan Masalah ................................ ........................ 31 C. Daftar Masalah ................................ ................................ ...... 34 D. Penetapan Prioritas Masalah................................ ................... 35 E. Penjabaran Masalah ................................ ............................... 41 F. Analisis Penyebab Masalab ................................ .................... 43 BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH ............................. 48 A. Kerangka Teori ................................ ................................ ...... 48 B. Alternatif Pemecahan Masalah ................................ ............... 50 C. Prioritas Pemecahan Masalah ................................ ................. 53 D. Kelebihan dan Kekurangan ................................ .................... 60 BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH..... 67 A. Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah ............................... 67 1. Latar Belakang ................................ ................................ .. 67 2. Prioritas Pemecahan Masalah ................................ ............ 67 B. Langkah Pelaksanaan ................................ ............................. 68 1. Mengadakan Pelatihan Service Excellen Kepada Petugas kepada Petugas Rekam Medis................................ ............ 80 2. Membuat Metode Komputeriasi Keberadaan Berkas ......... 80 3. Penyortiran Berkas Secara Berkala dan Berkesinambungan 86 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN................................ .................... 94 A. Kesimpulan ................................ ................................ ............ 94 B. Manfaat Magang ................................ ................................ .... 94 C. Saran................................ ................................ ...................... 96 D. Penutup ................................ ................................ .................. 98

DAFTAR PUSTAKA................................ ................................ .................. 99 LAMPIRAN ................................ ................................ ................................ 100

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Tahapan Dalam Proses Pengarnbilan Keputusan .................... 27 WV Model dari Shoji Shiba ................................ ................ 28 Hubungan Unsur dalam Sistem ................................ .............. 30 Diagram Ishikawa Analisis Penyebab Masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik .............. Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 5.1 45

Model Pemecahan Masalah Enam Langkah ........................... 49 Diagram Relasi (Relation Diagram) ................................ ....... 60 Siklus Plan Do Check Action (PDCA) ................................ ... 69

DAFTAR DIAGRAM Halaman Diagram 3.1 Daftar Masalah Menurut Responden Pertama......................... 27 Diagram 3.2 Prioritas Masalah Menurut Responden Pertama ..................... 28 Diagram 3.3 Daftar Masalah Menurut Responden Kedua ........................... 30 Diagram 3.4 Prioritas Masalah Menurut Responden Kedua ........................ 45

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Lampiran 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang ................ 27 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang................................ ................................ ............... 28 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Alur Proses Pendaftaran Rawat Jalan ................................ ..... 30 Data Sosial Pasien ................................ ................................ .. 45

Slip Pendaftaran dan Bukti Pengobatan ................................ .. 45

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Peningkatan kesejahteraan dan tuntutan masyarakat yang merupakan salah satu tekanan kependudukan mengakibatkan kebutuhan jauh meningkat. Pada dasarnya kesehatan mengangkat semua segi kehidupan baik di masa lalu, sekarang, maupun di masa yang akan datang. Ruang lingkup dan jangkauannya sangat luas. Dalam sejarahnya telah terjadi perubahan orientasi nilai dan pemikiran mengenai upaya memecahkan masalah kesehatan. Proses perubahan sejalan dengan perkembangan dan sosial budaya.

Di dalam Sistem Kesehatan Nasional dikemukakan bahwa upaya kesehatan termasuk upaya kesehatan di rumah sakit harus bersifat menyeluruh terpadu, merata, dapat diterima serta terjaugkau oleh seluruh masyarkat, disertai peran aktif masyarakat.

Sejarah perkembangan rumah sakit di Indonesia sendiri dimulai pada tahun 1815, ketika berdiri sebuah pendidikan kedokteran di kawasan Senen yang diberi nama Kursus Dokter Jawa di Rumah Sakit Militer Besar (Gros Millitair Hospital) yng dikhususkan bagi masyarakat berkebangsaan Belanda. Barulah pada tahun 1896 berdiri sebuah sekolah kedokteran yang dapat diikuti oleh masyarakat pribumi, yakni STOVIA (School Tot Oplekling van Inlandse Arsten) yang menjadi dasar pemikiran didirikannya rumah sakit untuk pendidikan pertama yakni Centrale Burgelijke Ziekeninrichting (CBZ) yang sekarang kita kenal dengan nama RSUP Dr. Cipto Mangunkusumo.

Sestiai dengan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 159b/Menkes/Per/II pasal 8 tentang rumah sakit. rumah sakit mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan dengan mengutamakan kegiatan penyembuhan penderita dan pemulihan keadaan cacat badan jiwa dan dilakasanakan secara terpadu.

Untuk melaksanakn tugas tersebut pada Bab II Pasal 9 dijelaskan bahwa fungsi rumah sakit meliputi : 1. Menvediakan dan menyelenggarakan layanan medik, layanan penunjang medic 2. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan tenaga medik dan para medik 3. Sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu teknologi di bidang kesehatan.

Dalam pelayanan kesehatan pada pasien rumah sakit harus mempunyai catatan perkembangan pemyakit pasien yang disebut sebagai Rekam Medis (Medical Record). Rumah sakit harus menyelenggarakan manajemen infonnasi kesehatan (MIK) yang bersumber pada rekam medis yang handal dan professional. Rekam medis adalah sumber MIK handal yang memuat informasi yang cukup. tepat waktu, akurat dan dapat dipercayai bagi semua rekaman pasien baik rawat inap, rawat jalan, atau gawat darurat dan pelayanan lainaya.

Sesuai

dengan

pasal

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

749a/MenKes/Per/XII/1989, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokurnen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

B. Gambaran Urnum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit Berdirinya Rumah Sakit Aqma Karawang bermula saat Menteri Agama RI Bapak KH. Wahid Hasyim pada tahun 1951, mendapat musibah dan dirawat di rumah sakit nonmuslim. Beliau merasakan kebutuhan pelayanan yang bernafaskan Islam. Selain itu, Dr. Kusnadi, ketua Yayasan Rumah Sakit Islam (YARSI), merasa perlu akan kebutuhan tersebut, dengan mendirikan rumah sakit bernuansa Islami. Gagasan tersebut mendapat dukungan dari berbagai pihak.

1.2.1. Tahap Persiapan (1961-1967) Pada akhir tahun 1960, pimpinan Muhammadiyah memutuskan untuk mendirikan sehuah rumah sakit di Jakarta. Pada 18 April 1967, berdasarkan akte no. 36 tahun 1967 dengan notaris R. Suryo Widjaja, berdirilah YARSI yang diketuai oleh Dr. H. Kusnadi. Selanjutnya dicarilah terobosan untuk mendapatkan dana pembangunan rumah sak it yang antara lain didapat dari: a. NOVIB (Nederlandsche Organisatie Voor Internationale Behulpzaam Held) b. Partsipasi masyarakat Islam setempat c. Para pengusaha muslim d. Bantuan pemerintah e. Dukungan Ir. H. M. Sanoesi

Masalah lain yang timbul adalah kebutuhan dana untuk pembangunan gedung. pengadaan peralatan. dan perlengkapannya. Maka YARSI mengajukan permohocian bantuan ke suatu lembaga dari Departemen Luar Negeri pemerintah Belanda.. SCCFA (State Committee for Coordinating Foreign Aid). Pada tanggal 7 Maret 1968. diadakan perjanjian antara pihak SCCFA dengan pihak YARSI. Dalam perjanjian tersebut nihak SCCFA memberikan bantuan sebesar 75% dari biaya yang dibutuhkan untuk membangun Rumah Sakit Aqma Karawang

1.2.2 Tahapan Rintisan (1971-1978) Rumah Sakit Aqma Karawang diresmikan oleh Presiden Soeharto pada tanggal 23 Juni 1971, pada saat itu memiliki 56 ternpat tidur (TT) perawatan, ruang kantor, poliklinik, laboratorium, apotek, dapur dan asrama putri serta rumah dinas dokter. Ruang perawatan disebut Zaal A & Zaal B. Zaal A untuk melayani pasien urnum dan persalinan, sedangkan Zaal B untuk pasien umum pria. Tahun 1972 dibangun kamar operasi. Tahun i973 dibangun gedung perawatan untuk kelas I dengan 16 TT yang disebut sebagai Zaal C. Tanggal 24 December 1973, Rumah

Sakit Aqma Karawang menandatangani kerjasama dengan Sekolah Tinggi Kedokteran Yayasan Rumah Sakit Islam (STK YARSI) dalam pengelolaan dua ruang perawatan kelas III, berlokasi di kompleks STK YARSI kemudian diganti dengan Paviliun Yarsi I dan II. Tahun 1975 dibangun lagi gedung perawatan dengan 26 TT kelas utama dan diberi nama Zaal D.

1.2.3 Tahap Pertumbuhan dan Perkembangan (1978 -1986) Tahap pertumbuhan dan perkembangan RSIJ terjadi pada tahun 1978 1986. Pada tahun ini masyarakat mulai melihat keberadaan Rumah Sakit Aqma Karawang di tengahtengah mereka. Untuk menanggapi

kebutuhan atau keinginan masyarakat yang seniakin meningkat, ,maka Rumah Sakit Aqma Karawang mengambil langkahlangkah strategis berupa: 1. 2. 3. Penampilan direksi yang puma waktu dan profesional Perbaikan manajemen keuangan Penyusunan peraturan peraturan kepegawaian dan penggajian yang berlaku 4. 5. Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) untuk masing masing unit Penyebarluasan informasi tentang keberadaan dan fungsi RSIJ

Seiring dengan perkembanean waktu Rumah Sakit Aqma Karawang pun terus berkembang dan hingga saat telah memiliki beberapa satelitnya, antara lain Balai Kesehatan Masyarakat. RSU Timur di Klender. RSUJ Utara di JI. Tipar Cakung dan juga membantu pertumbuhan rumah sakitrumah sakit islam diluar Jakarta seperti Rumah Sakit Zam-zam di Jatibarang Rumah Sakit di Bandung, dll.

2.

Falsafah, Visi, Misi, Motto dan. Tujuan a. Falsafah Rumah Sakit Aqma Karawang adalah perwujudan dari iman sebagai amal shaleh kepada Allah SWT dan menjadikannya sebagai sarana

ibadah.

b. Visi Visi merupakan tujuan jangka panjane suatu organisasi yang juga menjadi landasan pegawai dalam menjalankan tugasnya untuk mewujudkan keinginan organisasi, khususnya Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki visi yang sesuai dengan kebutuhan akan keberadaan sebuah rumah sakit yang memberikan pelayanan bernafaskan Islam kepada masyarakat, yaitu : Berlandaskan semangat fastabiqul khoirot, Rumah Sakit Aqma Karawang menjadi pusat rujukan yang memiliki keunggulan bertaraf internasional untuk mengamalkan perintah Allah Ta'awanu'alal birri wattaqwa dalam bidang kesehatan.

c.

Misi Pelayanan kesehatan yang islami, profesional dan bermutu dengan tetap peduli pada kaum dhuafa serta mampu memimpin

pengembangan rumah sakit Islam lahmya.

Sebagai bukti penerapan misinya, Rumah Sakit Aqma Karawang mengutamakan kaum dhu'afa dengan menyediakan fasilitas tempat tidur (tt) terbanyak pada kelas II dan kelas III. Yang juga menandakan bahwa pelanggan RSIJ datang dari berbagai kalangan, baik menengah ke bawah maupun menengah ke atas, pelayanan, Asuransi Kesehatan (Askes). dan tanpa membeda bedakan agama dan golongan atau status sosial di masyarakat.

d. Motto Dalam kegiatannya sehari-hari. pegawai Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki mono yan2g dijadikan sebagai salah satu bentuk motivasi mereka, yaitu: Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan

Organisasi rumah sakit saat ini sudah menjadi lahan bisnis yang berorientasi laba. Namun tentunya tidak mungkin mengabaikan fungsi sosialnya. Motto Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu meyakinkan pelanggan bahwa pelayanan yang. diberikan oleh seluruh pegawai dijadikan sebagai suatu amalan yang penuh dengan keikhlasan. Hal ini dapat menjadi modal untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang.

e.

Tujuan dan Sasaran Strategi Rumah Sakit Aqma Karawang 2000-2010


y Tujuan

Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif),

penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dengan perundang-undangan, serta ajaran Islam dengan tidak memandang agama, golongan dan kedudukan di masyarakat.

y Sasaran strategik

Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki strategi guna usaha pencapaian visi dengan mengupayakan sumber daya yang ada. Penyusunan strategi dilakukan di setiap aspek. baik SDM (internal), Proses, Kepuasan Pelanggan (tujuan) dan Keuangan.
 SDM (internal), seperti meningkatkan ruhiyah Islamiyah,

meningkatnya kompetensi, meningkatnya komitmen dan meningkatnya kesejahteraan.


 Proses, seperti meningkatnya proses pelayanan, meningkatnya

fasilitas pelayanan dan meningkatnya mutu pelayanan.


 Kepuasan Pelanggan, seperti meningkatnya kepercayaan

pelanggan,

meningkatnya

loyalitas

pelanggan

dan

meningkatnya

citra

rumah

sakit.

Keuangan,

seperti

meningkatnya pendapatan, meningkatnya penghematan dan meningkatnya SHU (Sisa Hasil Usaha)

3.

Struktur Organisasi & Gambaran Tugas a. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah gambaran wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu badan organisasi. Berfungsi memperlihatkan koordinasi kerja secara jelas,, uraian tugas setiap jabatan. wewenang dan tanggung jawab tiap bagian dalam organisasi. Sehingga terbentuk alur komunikasi yang jelas dan kinerja menjadi efektif dan efisien. Hal yang terkait dengan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dikutip dari Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang, terhitung mulai tanggal 3 Jumadil Akhir 1424 H/1 Agustus 2003 M mencabut Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang Nomor : 010/SK-YRSIRIV.F/8.b/2001 tanggal 24 Maret 2001 tentang Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dan Tata Kerja Rumah Sakit Aqma Karawang dan memberlakukan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang, Jenjang Jabatan (eselonisasi) dan Tunjangan Jabatan. secara lengkap (lampiran 1).

Rumah Sakit Aqma Karawang berada dibawah Yayasan Rumah Sakit Islam Jakarta. Gambar struktur organisasi RS Islam dapat dilihat pada lampiran I. RSIJ dipimpin oleh Direktur utama dan dibantu oleh 4 Wakil Direktur, yaitu:Wakil Direktur Pelayanan Klinik, Wakli Direktur Penunjang Klinik. Wakli Direktur Keuangan dan Wakil Direktur SDM dan Binroh. Berikut penjelasan mengenai gambaran tugas Rumah Sakit Aqma Karawang

b. Gambaran Tugas Direktur utama Rumah Sakit Aqma Karawang bertugas menjabarkan visi dan misi rumah sakit ke dalam kebijakan operasional yang meliputi organizing (pengorganisasian), coordination

(pengkoordinasian), controlling (pengawasan), evaluating (evaluasi) dan pembinaan pelaksanaan tugas rumah sakii serta berkoordinasi langsung dengan Komite Etik dan Syara dan Komite Klinik. Rumah Sakit Aqma Karawang mempunyai satuan organisasi yang langsung dibawahi Direktur, yaitu SPI (Satuan Pengendalian Internal), Pengembangan Organisasi, Komunikasi Korporat dan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit). Masing-masing Direktur membawahi beberapa bagian, yaitu: Direktur Pelayanan Klinik yang bertugas menyelenggarakan fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan klinik, perawatan dan profesi kesehatan lain.

Wakil Direktur Pelayanan Klinik membawahi 6 (enam) bagian dibantu oleh Asisten Direktur Bidang Keperawatan dan Asisten Direktur Bidang Medis dan Profesi Kesehatan Lain, diantaranya Rawat Jalan, Rawat Inap. Diagnostik dan Uji Klinik, Laboratorium, Radiolozi dan Farmasi.

Wakil Direktur Keuangan bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen di bidang akuntansi dan keuangan serta penyusunan anggaran pendapatan belanja RS. Oleh karena itu, Direktur Keuangan membawahi bagian keuangan dan bagian akuntansi.

Wakil Direktur Penunjang Klinik bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan

penunjang klinik, berkoordinasi dengan bagian K3 (Kesehatan dan Keselamatan Keija) dan Kesling (Kesehatan Lingkungan)

membawahi 5 (lima) bagian, diantaranya: Bagian Gizi, Rekam Medik, Pemeliharaan dan Logistik, Pelayanan Umum dan

Perkantoran dan Pemasaran.

Wakil Direktur SDM dan Pembinaan Rohani (Binroh) bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam bidang

administrasi umum, SDM dan Binroh, membawahi bagian SDM dan Binroh itu sendiri. Seluruh staf rumah sakit termasuk Direktur beserta wakilnya bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang.

4.

Personalia / Ketenagaan Rumah Sakit a. Komposisi dan Jumlah Pegawai Berdasarkan data yang diperoleh dari Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang, berupa komposisi pegawai berdasarkan jenis kelamin dan jenis ketenagaannya. Ketenagaan di Rumah Sakit Aqma Karawang terbagi dalam 5 (lima) jenis tenaga, yaitu:
y Dokter tetap, yang terdiri dari: Dokter Spesialis, Dokter Umum dan

Dokter Gigi.
y Medis tidak tetap, terdiri dari: Paruh waktu. Dokter Tamu dan

Dokter Jaga
y Perawatan, terdiri dari: Pegawai perawatan, Nonmedis dan Pekarya

perawatan
y Penunjang medis,: Pegawai penunjang medis, Nonmedis dan

Pekarya
y Tenaga Nonmedis, terdiri dari: Pegawai Nonmedis dan Pegawai

tidak tetap

Tabel 1.1 Ketenagaan per tahun 2005

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JENIS TENAGA Perawat Bidan Penunjang Medis Non Medis Dokter Umum Dokter Gigi Dokter Spesialis Pekarya Perawatan Pekarya Penunjang Medis Pekarya Non Medis

JML 492 23 _..... 88 387 16 4' 9 112 50 27 1210

KET

Total Tenaga 5. Fasilitas Pelayanan

Dalam kegiatannya, Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha memberi pelayanan kesehatan bemafaskan Islam, sesuai visinya dengan

memberikan beberapa jenis pelayanan yang terus berkembang, antara lain: a. Pelayanan Rawat Jalan Fasilitas yang tersedia di rumah sakit menjadi faktor penunjang dari seluruh pelayanan yang ada dan diberikan kepada pelanggan. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa fasilitas pelayanan, terdiri dari:
y Unit Gawat Darurat y Haemodialisa y Poliklinik, dengan beberapa klinik yang ada, yaitu:  Klinik Penyakit Dalam, terdiri dari: Nefrologi, Rheumatologi,

Infeksi, Diabetes, Hematologi, Gastroenterologi, Hepatologi dan Endokrinologi.

 Klinik Anak. terdiri dari: Hepatologi. Neurologi, Onkologi.  Klinik Bedah, terdiri dari:, Bedah Umurn, Bedah Urologi,

Bedah Thoraks, Bedah Tulang, Bedah Onkologi, Bedah Plastik, Bedah Vaskuler, Bedah Anak dan Bedah Jantung.
 Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan (senam hamil)

Klinik Haemodialisa, Klinik Jantung, Klinik Jiwa / Psikiatri, Klinik Kulit dan Kelamin, Klinik Mata, Klinik Paru. Klinik Syaraf, Klinik THT, Klinik Gigi Mutut, Klinik Rehabilitasi Medik, Klinik Fisioterapi, Klinik Gizi, dll.

b. Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang menyediakan fasilitas ruang rawat Inap dengan kapasitas 403 tempat tidur yang memiliki beberapa kelas, yaitu VIP. Kelas Utama, Kelas I, Kelas II dan Kelas III yang terbagi dalam beberapa paviliun. Setiap paviliun atau kelas memiliki fasilitasfasilitas yang dibutuhkan pasien maupun keluarga pasien selama perawatan dengan berbagai karakteristik harga yang terjangkau sesuai dengan standar kelengkapan dan kelayakan ruang, perawatan atau ruang rawat inap rumah sakit.

Kelas VIP merupakan kelas teratas yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang yang memiliki fasilitas terlengkap dan harga tertinggi. Namun tarif yang dikenakan sudah cukup sesuai dengan fasilitas yang diberikan. Bahkan cukup terjangkau oleh pelanggan kelas menengah yang ingin mendapatkan pelayanan khusus. Saat ini Paviliun Muzdalifah Atas dan Muzdalifah Bawah berada di gedung / klinik Raudhah yang berlokasi sama dengan gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama. Sedangkan Paviliun Arafah Bawah saat ini berada di gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama, sama halnya dengan Stroke Unit yang memiliki fasilitas cukup lengkap pada ruang perawatannya bila dibandingkan dengan fasilias Stroke Unit yang dimiliki rumah sakit lain yang bersegmentasi pasar sama.

c. Kapasitas Tempat Tidur Ruang Rawat Inap Kapasitas ruang rawat Inap adalah daya tampung jumlah pasien untuk semua tempat tidur pada setiap ruang rawat Map. Kapasitas tempat tidur yang dimiliki ruang rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang selalu mengalami peningkatan seiring dengan perkembangan fasilitas sarana dan prasarana semenjak awal berdirinya. Hingga saat ini, kapasitas tempat tidur ruang rawat Inap yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang dapat dilihat pada Tabel 1.2.

Tabel 1.2 Kapasitas Tempat Tidur Berdasarkan Kelas, Komposisi dan Persentase Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2006 Kelas VIP Utama Kelas I Kelas II Kelas III Jumlah Tempat Tidur 35 TT 16 TT 48 TT 164 TT 140 TT Persentase 8.69% 3.97% 11.91% 40.69% 34.74%

Total 403 TT Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Seperti yang telah disebutkan sebelurnnya, bahwa Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki jumlah tempat tidur terbanyak di kelas II dan kelas III, yaitu 304 tt atau 75,43% dari seluruh jumlah tempat tidur yang diperuntukkan bagi kaum dhuafa.

d. Pelayanan Kamar Bedah / Operasi Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki fasilitas kamar bedah yang terdiri dari berbagai macam operasi, diantaranya:
y Bedah Umum y Operasi Bedah Vaskuler y Operasi Bedah Thorax y Operasi Bedah Gigi dan Mulut y Operasi Bedah Plastik

y Operasi Bedah Mata y Electro Short Wave Lithotripsi (ESWL)

e. Pelayanan Penunjang Medis Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki 7 (tujuh) macam pelayanan penunjang medis yang tersedia selama 24 jam, diantaranya:
y Farmasi y Laboratorium termasuk Bank Darah y Dapur/Gizi y Radiologi y Rekam Medik y Diagnostik Uji Medik y UGD (Unit Gawat Darurat)

f. Pelayanan Umum Disamping beberapa jenis pelayanan diatas, Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pelayanan lain yang diklasifikasikan ke dalam pelayanan umum. yaitu:
y Pelayanan kesehatan masyarakat y Pelayanan ambulance y Home care y Home service y Konsultasi sosial medis y Klub olahraga kesehatan, seperti jantung sehat, diabetes, stroke,

mencegah osteoporosis (tulang sehat) dan asma. g. Pembinaan Rohani Kegiatan Binroh ditujukan bagi pasien (pelanggan) dan pegawai rumah sakit. Dilaksanakan oleh para mubaligh untuk konsultasi agama Islam, melalui:
y Siaran radio dan televisi Rumah Sakit Islam Jakarta y Peringatan hari besar Islam y Pengajian rutin

h. Diagnostik Diagnostik merupakan tes kesehatan yang dilakukan melalui pemeriksaanpemeriksaan medik guna mengetahui kondisi kesehatan seseorang. Berikut adalah beberapa macam pemeriksaan di Rumah Sakit Aqma Karawang, diantaranya Audio Tes, Biopsi Hati, Echo Cardiografi, Treadmill, CT-Scan, Sphingterotomi, Endoskopi, USG, EEG, ERCP. Dilatasi, Pemeriksaan Plural, Bronkhoskopi,

Fluoroskopi, Brain Mapping, dll.

i. Pelayanan Prima Layanan prima adalah layanan yang dapat memenuhi harapan pelanggan, bukan sekedar pemenuhan kebutuhan. Dalam rangka pemenuhan harapan pelanggan, maka Rumah Sakit Aqma Karawang membentuk suatu wadah pelayanan prima, yaitu:
y Stroke Center y Cardiovaskuler y Onkologi y Hematologi

6.

Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini telah meraih penghargaan dari Departemen Kesehatan maupun PMII. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 1.3 berikut di bawah yang dikelompokkan mulai dari tahun 1993-2003. Dengan segudang prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan kinerja serta eksistensinya dalam usaha pelayanan jasa Indonesia.

Ta bel 1.3 Uraian Prestasi yang Diraih Berdasarkan Tahun Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2005 Tahun 1993 1994 1995 1997 1998 1999 Prestasi Juara III RS Sayang Bayi, Dep. Kes. Juara Harapan II RS Sayang Bayi, Dep. Kes. Juara I Kebersihan dan Keindahan Taman RS Juara I Penampilan Kerja RSU Swasta Lulus Akreditasi 5 pelayanan, Dep. Kes. Juara Harapan II RS Sayang Bayi, Dep. Kes. Juara RS Sayang Ibu, Dep. Kes. Medali Perak Utama Konvensi Nasional GKM, Dep. Kes. Juara II Penampilan Kinerja RS Juara III RS Sayang Bayi dan Ibu 2000 Medali Perak Konvensi Nasional GKM, PMMI Lulus Akreditasi 12 pelayanan, Dep. Kes. 2001 Medali Emas Konvensi Nasional GKM, PMMI Medali Emas Konvensi Nasional GKM, PMMI 2002 Medali Perak Konvensi Nasional GKM, PMMI Peringkat ke-2 Konvensi Nasional TMM, PMMI 2003 Medali Emas Konvensi Nasional GKM, PMMI

Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Islam Jakarta

Dengan prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma

Karawang

menunjukkan kinerja dan eksistensinya dalam persaingan usaha pelayanan jasa rumah sakit di Indonesia, khususnya di Karawang

7.

Kinerja Rumah Sakit Untuk dapat menguraikan kinerja yang selama ini telah dicapai, maka midis membuat tabel yang menggambarkan kinerja Rumah Sakit Aqma Karawang selama 3 (tiga) tahun terakhir. yaitu tahun 2004 sampai

dengan 2006, dengan beberapa indikator yang biasa dimiliki oieh rumah sakit lain, yaitu: jumlah tempat tidur, tingkat BOR (Bed Occupation Rate), ALOS (Average Length of Stay), TOI (Turn Over Investment), BTO (Bed Turn Over), NDR (Net Death Rate) dan GDR (Gross Death Rate), sekaligus penjelasan tentang data-data pada tabel yang penulis dapatkan dari analisis. Data-data tersebut seperti yang terlihat pada label 1.4 berikut ini. Tabel 1.4 Indikator Kinerja Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2003 sld 2005 No. INDIKATOR TAHUN STANDAR DEPKES 2006 403 66,83 5,40 2,40 50,54 20,57 41,14 60-85% 6-9 hari 1-3 hari 40-50 X Maks 2511000 Maks 45/1000

2003 1 2 3 4 5 6 7 Rimlah TT BOR ALOS TOI BTO NDR GDR 454 59,02 5,70 3,54 42,27 19,70 46,06

2004 436 62,74 5,85 2,99 39,91 17,73 41,17

2005 403 67,53 5,69 2,69 46,85 21,70 43,10

Sumber : Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang

Dari tabel di atas dapat diketahui jumlah tempat tidur pada tahun 2003 hingga 2006 mengalami penurunan. Penjelasan BOR (Bed Occupation Rate) adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan waktu tertentu yaitu indikator yang memberi gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur. Dari tabel diketahui bahwa tingkat BOR berada dibawah standar Departemen Kesehatan pada tahun 2003.

Hal ini disebabkan adanya pengembangan pav iliun / renovasi pada tahun 2003. sehingga sejumlah tempat tidur ditutup dengan ditutupnya pula paviliun Matahari I (satu) kelas 3 untuk wanita. Pada tahun 2004, terjadi

penutupan paviliun Mina karena Rumah Sakit Aqma Karawang berencana mendirikan klinik Raudhah. Posisi paviliun Mina yang berada tepat berhadapan dengan klinik Raudhah dianggap tidak baik dalam segi pencahayaan maupun ketenangan pasien saat gedung akan dibangun. Penutupan paviliun Mina masih berlangsung hingga sekarang, Karena manajemen Rumah Sakit Aqma Karawang paviliun Mina perlu perbaikan. Namun hal ini mempengaruhi tingkat BOR yang menjadi semakin baik, karena pemanfaatan tempat tidur semakin optimal.

Sedangkan ALOS (Average Length of Stay) adalah ratarata lamanya perawatan seorang pasien. Tingkat ALOS juga menunjukkan angka dibawah standar Dep. Kes. Hal ini dikarenakan rata-rata pasien yang dirawat di Rumah Sakit Aqma Karawang jarang yang menderita penyakit berat atau kritis dan susah disembuhkan. Biasanya pasien yang kritis dibawa pulang oleh keluarga pasien, sehingga banyak kejadian pasien tersebut meninggal di rumah mereka.

Tingkat TOI (Turn Over Investment) menunjukan kondisi yang semakin memenuhi standar Dep. Kes. daii tahun ke tahun, pada tahun 2006 semakin terjadi peningkatan TOI. Hal ini disebabkan oleh banyaknya Kejadian Luar Biasa (KLB) Seperti Demam Berdarah Dengue (DBD) sehingga semakin banyak pula pasien yang berada di ruang rawat Map.

Tingkat BTO (Bed Turn Over) merupakan frekuensi pemakaian tempat tidur. Indikator ini dapat menunjukkan barapa kali dalam satuan waktu tertentu (biasanya satu tahun) tempat tidur rumah sakit terpakai. Indikator ini dapat memberikan gambaran mengenai tingkat efisiensi dari pemakaian tempat tidur di rumah sakit. Sama halnya dengan indikator sebelumnya, BTO Rumah Sakit Aqma Karawang juga sempat tidak memenuhi standar pada tahun 2004, karena pada tahun itu sedang trend penyakit DHF (Dengue Hemoragic Fever). memenuhi standar pada tahun 2005 dan 2006. Kemudian kembali

Sedangkan tingkat NDR (Net Death Rate) merupakan angka kematian Netto / bersih di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. Angka kematian yang ditetapkan Depertemen Kesehatan RI adalah 25/1000 atau < 0,025. Tingkat NDR Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan angka yang masih dalam batas wajar atau memenuhi standar.

Indikator GDR (Gross Death Rate) pada tahun sebelumnya (2005) sudah memenuhi standar Dep. Kes. Indikator GDR merupakan angka kematian kasar di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. GDR Rumah Sakit Aqma Karawang pada tahun 2003 melebihi standar yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu sebesar 46,06 sedangkan standarnya adalah sebesar 45 per 1000

Pada umumnya pasien yang datang ke Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki diagnosa febris (panas / demam) dan untuk jumlah pasien dengan penyakit berat tidak terlalu banyak. Oleh karena nilai indikator BOR berguna untuk mengetahui tingkat pemanfaatan tempat tidur di rumah sakit, maka apahila nilai BOR kurang dari 60%, hal ini menunjukkan bahwa kurangnya tingkat pemenfaatan fasilitas perawatan rumah sakit oleh masyarakat, begitu pula sebaliknya, bila tingkat pemanfaatan tempat tidur tinggi, hal ini berarti rumah sakit tersebut perlu melakukan pengembangan. Untuk mengetahui tingkat efisiensi

penggunaan tempat tidur rumah sakit, digunakan indikator ALOS, TOI dan BTO. Sedangkan indikator NDR dan GDR digunakan untuk mengetahui mutu pelayanan atau perawatan rumah sakit. Selain menggunakan indikator-indikator diatas, kinerja sebuah rumah sakit juga dapat diukur dengan melihat data kunjungan pasien tiap tahunnya. Data jumlah kunjungan tersebut dapat dilihat pada Tabel 1.13.

Selain itu rumah sakit juga dapat menghitung jumlah pendapatan rumah sakit tiap tahunnya, memperkirakan atau pun menghitung jumlah rugi atau laba rumah sakif, serta trend penyakit terbanyak pada tahun tersebut

bila dilihat pada kunjungan pasien ke klinik terbanyak. Informasi ini menjadi bahan evaluasi bagi unit pemasaran rumah sakit akan pencapaian target yang diinginkan dan untuk mengetahui tingkat keberhasilannya dalam memasarkan produk kepada masyarakat sehingga dapat diketahui (awareness) dan mendapat pelanggan (customer) yang secara berulang ulang menggunakan produk rumah sakit.

Tabel 1.5 Jumlah Kunjungan Rumah Sakit Aqma Karawang Periode 2000 s/d 2005 Tahun Kegiatan 2000 Kunj ungan Ranap Kunj ungan Rajal Radio logi CT-Scan Laboratorium Klinik Patologi Anatorni 2001 2002 2003 2004 2005

18.317

21.973

19.187

29.510

19.848

137.312 145.302 144.177 174.257 140.405 138.156 16.223 2.576 16.477 2.710 17.919 2.831 18.807 2.829 19.644 2.625 18.862 2.744

170.129 165.434 164.522 204.967 195.048 193A 74

3.870

4.273 4.585 4.673 28.627 64

4.375 4.871 4.829 31.010 17

5.548

5.486 4.802

5.187 4.615 7.627 39.617

Pasien Operasi 4.559 Haemodialisa Fisioterapi ESWL 4.121 30.618 70

5.283 29.510 5

7.113 38.586

Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa kunjungan pasien pada umumnya mengalami fluktuasi yang cukup tajam, khusunya kunjungan di Rawat Jalan yang akhirnya juga mempengaruhi jumlah pemeriksaan penunjang

lainnya seperti Laboratorium Klinik, Diagnostik dan Uji Medik, Fisioterapi dan ESWL. Sedangkan kunjungan di Hemodialisa mengalami peningkatan tiap tahunnya. Kunjungan Rawat Inap tertinggi terjadi pada tahun 2003 dan mengalami penurunan drastis pada tahun berikutnya. Hal ini disebabkan oleh pembangunan klinik Raudhah sehingga terjadi penutupan beberapa paviliun seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk kunjungan Diagnostik dan Uji Medik terendah pada tahun lalu (2005). Dan ESWL mengalami penurunan jumlah kunjungan paling rendah pada tahun 2003.

BAB II GAMBARAN UMUM BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG

II.1. PENDAHULUAN Pelayanan kesehatan yang bermutu merupakan salah satu kebutuhan dasar yang diperlukam setiap orang, hingga memasuki abad ke-21 menunjukkan kemajuan yang sangat pesat. maka diperlukan pendekatan mutu yang paripurna yang berorientasi pada kepuasan pelanggan atau pasien menjadi strategi utama bagi organisasi pelayanan kesehatan agar tetap eksis di tengah persaingan global yang semakin ketat. Dalam Peraturan Pemerintah RI No. 32 tahun 1996 pasal I ayat 2, dijelaskan bahwa sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Pada Peraturan Pemerintah tersebut juga menyatakan bahwa upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah dan atau masyarakat. Pelayanan yang diberikan di suatu rumah sakit menuiut SK Menkes No. 159/1998 adalah pelayanan rawat Map, rawat jalan, gawat darurat, medis dan penunjang medis. Untuk dapat menjalankan kegiatannya dengan teratur, maka suatu rumah sakit yang merupakan badan organisasi kesehatan memiliki divisi divisi yang menunjang kegiatan pelayanan medis rumah sakit. Diperlukan suatu aturan / manajemen untuk dapat menjadi organisasi yang dapat mencapai sasaran dan tujuannya. Bagian terkecil dari divisi itu adalah bagian rekam medis.

Rekam medis memiliki pengertian luas yang berhubungan dengan kehidupan pasien, riwayat kesehatan dan pengobatan yang ditulis oleh tenaga kesehatan yang berkepentingan dalam perawatan pasien. Dalam penyelenggaraannya merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi

penyelenggaraan penyimpanan serta pangeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/ peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Rekam medis dapat dipakai sebagai : 1. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien 2. Bahan pembuktian dalam perkara hokum 3. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan 4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan 5. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan

II.2 REKAM MEDIS RS ISLAM JAKARTA II.2.1. Sejarah Rumah Sakit Aqma Karawang berdasarkan SK Mentri Kesehatan tertanggaI 11 Oktober 1971, dengan nomor : 690/P/Kes/10/71. Tenaga medis, paramedik dan tenaga lainnya yang terlibat dalam memberikan pelayanan kepada pasien harus melaksanakan rekam medis sesuai Permenkes Nomor 749a/MENKES/ PER/XII/ 1989 dan berpedoman pada Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pelayanan Medis. Rumah Sakit Aqma Karawang telah menyelenggarakan rekam medis sejak bergirinya tahun 1971 bernama Medical Record yang berada di bawah Direktur Medis. Sistem yang diterapkan adalah desentralisasi, yaitu penomoran yang diberikan hanya kepada pasien rawat inap (opname) yang di drop ke penerima pasien. Tugas pokok yang ada, adalah penomoran berkas rekam medis, pengolahan, penyimpanan, pengeluaran formulir perawatan dan suratmemairat. Tahun 1980-1986 Bagian Rekam Medis berubah nama menjadi Seksi Pencatatn Medis wana bertanggung jawablangsung kepada Kepala Bidang Keperawatan. Masih dengan sistem desntralisasi. Tugas pokok berubah, dengan melayani pasien asuransi (Askes dan dan Astek Tahun 1986-1987 Seksi Pencatatan Medis bertanggung jawab langsung kepada Wadi Direjtur Medis. Tahun 1988-1989 Seksi Pencatatan Medis berubah menjadi Instansi Rekam Medis/ Kesehatan (RMK), yang bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Medis, yang membawahi dua urusan, yaitu :

1. Urusan RMK I dengan tugas : a. Melakukan penerimaan, pendaftaran pasien rawat jalan maupun rawat inap b. Mendistribusikan, menerima dan manndata serta menganalisa berkas Rekam Medis Keshatan (RMK) rawat jalan c. Menerima dan mmendata daftar pasien masuk dan pulang serta menganalisa dan mengolah berkas pasien rawat inap d. Melakukan korespondensi 2. Urusan RMK 11 dengan tugas : a. Menganalisa data medis, menetapkan kode penyakit, operasi, kematian serta membantu riset dokter b. Menyelesaikan Quality Assurance dan Medical Audit c. Mengkualifikasikan Iaporan harian ruangan pasien rawat inap, membuat laporan kegiatan pelayanan poliklinik dan membuat bagan/ diagram statistik bagian rekam medik.

Sistem yang diterapkan adalah sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik dalam catatan-catatan seorang pasien, baik berobat jalan, rawat Map maupun UGD dan hasil-hasil penunjang lainnya. sehingga hanya memilki satu nomor vekam medis. Tugas yang dilakukan yaitu mencatat, mengumpulkan data, mengolah penyimpanan semua informasi mengenai pasien dan menemukan kembali bila diperlukan baik ,pada rawat jalan, rawat inap maupun UGD dan hasil-hasil penunjang kesehatan 17,innya. Tahun 1993-1996 tepatnya pada tanggal 1 Mei 1993 nama Instalansi Rekam Medis/ Kesehatan berubah menjadi Unit Pelayanan Medis Rekam Medis/ Kesehatan (UPM RM/Kes), yang bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis. UPM RMK/ Kes membawahi 3 seksi, yaitu : 1. Seksi pendaftaran pasien 2. Seksi Analisa dan Pengolahan Data 3. Seksi Pelaporan, Statistik dan Informasi Tahun 1996-1998 nama UPM RMK/Kes) berubah menjadi Bidang Rekam Medis berdasarkan SK Direksi tertanggal 12 April 1996 yang bertanggung jawab langsam kepada Wakil Direktur Medis. Bidang Rekam Medis mempunyai tugas

mengatur terlaksananya kegiatan yang, meliputi pendaftaran pasien, pencatatn dan pengolahan data pelaporan data medis serta penanganan berkas rekam medis. Bidang Rekam Medis terdiri dari : 1. Seksi Pendaftran 2. Seksi Pengolahan dan Analisa 3. Seksi Pelaporan

Tanggal 24 Mei 1996 Bidang Rekam Medis bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis. Tahun 1998-2001 Bidang Rekam Medis berubah nama menjadi Satuan Pelaksana Teknis (SPT) Rekam Medis dan bertanggung jawab Iangsung kepada Wakil Bidang Pelayanan Medis, yaitu : 1. Seksi Penerimaan pasien 2. Seksi Pengolahan data dan Pelaporan 3. Bagian Pelaporan 4. Administrasi Rekam Medis

SPT Rekam Medis berfungsi mangatur terlaksananya kegiatan pendaftaran, pencatatn, pengolahanpelaporan data medis dan penanganan berkas medis serta membimbing mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL) Tahun 2001-2003 SPT Rekam Medis berubah menjadi Instalamsi Rekam Medis dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil irektur Medis dan Perawatan. Kepala urusan Rekam Medis mempunyai 5 kelompok kerja yaitu : 1. Kelompk Kerja Pendaftaran Rawat Jalan 2. Kelompk Kerja Rawat Inap 3. Kelompk Keda Penyimpanan Berkas 4. Kelompk Kerja Pengoalahan Data 5. Kelompk Kerja Pelaporan\ Pada tanggal 13 Juni 2005 Gedung Raudhah mulai operadional untuk beberapa poliklinik praktek sore, sebagian pindah dari klinik depan ke gedung Raudhah. Sedangkan untuk praktek pagi di klinik Raudhah mulai pada tanggal 1 Januari 2006. Pada tahun 2007 Manajer Rekam Medis dikepalai oleh Dra. Lies R. Permanasari

II.3. FALSAFAH, MISI, MOTTO DAN TUJUAN REKAM MEDIS RSAK II.3.1 Falsa fah Rekam medis adalah dokumen yang merupakan bukti tentang proses pelaporan medis yang diberikan kepada pasien sebagai amal shaleh dan menjadikannya sebagai ibadah

II.3.2 Misi a. b. Pelayanan rekam medis yang profesional dan bermutu Pusat info statistik kegiatan pelayanan kesehatan di RS Aqma Karawang

II.3.3 Motto Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan

II.3.4 Tujuan Jangka Umum Menunjang tercapainya tertib administrasi guna meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif

II.3.5 Tujuan Jangka Khusus a. b. Tersedianya rekam medis bagi setiap pasien Tersedianya info statistik dan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas (kesakitan dan kematian)

II.3.6 Struktur Organisasi Rekam Medis Berdasarkan SK RSAK nomor 023/SK-YARSUIV/2003 berikut merupakan bagan struktur organisasi Bagian Rekam Medis RSAK yang terdapat pada lampiran susunan organisasi dan tatanan kerja. Sedangkan struktur lebih lengkap pada lampiran magang ini

II.3.7 Jumlah Personil Rekam Medis Dalam hal ini bidang, rekam medis mempunyai susunan organisasi dengan susunan Manajer rekam medis membawahi dua kepala seksi, yaitu kepala seksi pendaftaran dan penyimpanan berkas dan Ka. Seksi Pengoiahan Data dan

Pelaporan. Adapun struktur rekam medis RS Aqma Karawang terdapat pada lampiran 3 Jumlah tenaga pada bidang rekam medis seluruhnya berjumlah 33 orang. Untuk lebih jelasnya mengenai bidang ketenagaan rekam medis dapat dilihat pada tabel 2.1 Tabel Rumah Sakit Aqma Karawang Ketenagaan Bidang, Rekam Medis Tingkat Pendidikan Per Januari 2006 Pendidikan S2 S1 AKPER SPK A. RM SLTA JUMLAH Jenis Kelamin L 1 1 2 23 27 1 1 3 6 P -

Sumber : Bidang Rekam Medis RS Aqma Karawang

II.4 TARGET DAN HUBUNGAN KERJA DI BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG

Indikator dan Target Program Kerja Bagian Rekam Medis Rencana program bidang rekam medis RSIJ, memilki target yang ingin dicapai sesuia dengan jenis program yang telah dibuat. Dalam setiap program bidang rekam medis yang telah dibuat tentunya target yang ingin dicapai dalam setiap program itu sesuai dengan yang diharapkan. Adapun rincian target bidang rekam medis adalah : 1. Aspek keuangan : a. pemakaian embosser oleh pasien 100% b. pelayanan sistem komputer terpadu 100% 2. Aspek kepuasan konsumen

a. peningkatan kecepatan layanan, untuk pasien baru 4 menit, untuk pasien lama 2 menit b. peningkatan kepuasan pasien, jumlah complain < 5% c. peningkatan kecepatan distribusi rekam medis < 8 menit d. peningkatan mutu pelyanan data, informasi dan pelaporan sesuai waktu pelayanan 3. Aspek proses bisnis internal a. melaksanakan akreditasi b. melaksanakan persiapan ISO c. perbaikan mutu rekam medis d. pelaksanaan pendaftaran dengan perjanjian telepon dan sms 100% e. pemusnahan berkas non aktif 80% f. pengadaan ruang penyimpanan dengan roll a pack g. penambahan tenaga 4. Aspek pembelajaran dan pertumbuhan a. aplikasi perilaku islami 90@ b. pemetaan komptensi tenaga 90% c. meningkatkan disiplin 90% d. pelaksanaan pendidikan dan pelatihan

II.5 HUBUNGAN KERJA DENGAN UNIT LAIN Setiap unit tentu tidak dapat bekerja sendiri tanpa adanya hubungan kerja dengan unit lain yang terkait untuk menunjang keberhasilandari program kerja dan tidak dapat terlepas dari adanya koordinasi. Oleh karena itu RS Aqma Karawang melakukan hubungan kerja sama dengan unit lain. Hubungan kerja yang dilakukan termasuk hubungan internal maupun eksteernal. Secara internal yaitu bekerja dengan unit yang ada di dalam RS Aqma Karawang Hubungan Kerja Internal Bagian Rekam Medis : 1. Staff Medis 2. Manajer bidang perawatan 3. Manajer pemeliharaan logistik 4. Manajer bidang keuangan dan akuntansi

5. Manajer SDM 6. Manajer perkantoran dan pelayanan umum 7. Kepala pengembangan organisasi 8. Kepala komunikasi korporat 9. Manajer penunjang medis

Hubungan Eksternal (melalui Direksi) Bagian Rekam Medis : 1. Departemen Kesehatan RI 2. SUD1NKES Tingkat II 3. Yayasan Kanker Indonesia )YKI 4. Lembaga pendidikan rekam medis 5. Organisasi profesi (PORMIKI)

BAB III IDENTIFIKASI MASALAH

A. Kerangka Teori Karena jumlah pelanggan Rumah Sakit Aqma Karawang terus meningkat, menandakan kemampuan mempertahankan pelanggan ataupun penarikan pelanggan baru sudah cukup baik. Hal ini tentunya mengakibatkan bertambahnya pula jumlah berkas rekam medic, dengan kondisi ruang penyimpanan berkas saat ini yang sudah melebihi kapasitas yang seharusnya, terjadi berbagai hambatan dalam pencarian maupun pendistribusian berkas rekam medik ke poli akibat banyaknya berkas dan penyusunan yang sudah tidak beraturan. Dengan adanya perkembangan dan kemajuan ilmu dan tekhnologi, seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya, rumah sakit mengalami perubahan fungsi. Rumah Sakit merupakan organisasi kesehatan yang memiliki karakteristik yang unik karena bersifat padat modal, padat karya dan padat telcnologi Selain itu, rumah sakit juga memiliki sifat sosial sebagai sifat rumah sakit itu sendiri dimana keberadaan rumah sakit memang untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat dan tanpa memandang kelas.

1.

Pengertian Masalah Definisi masalah secara manajemen dan menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan, 1994 adalah setiap kesenjangan atau penyimpangan antara penampilan (what is) dengan standar yang telah ditetapkan (what should be). Pengertian dari standar adalah spesifikasi dari fungsi atau tujuan yang harus dipenuhi oleh suatu pelayanan agar pemakai jasa pelayan dapat memperoleh keuntungan yang maksimal dart pelayanan yang disediakan. Masalah dapat didefinisikan sebagai kesenjagan antara kondisi yang diharapkan atau dengan kenyataan yang ditemukan. Pemahaman sistem sebagai suatu metode berperan besar dalam membantu menyelesaikan

masalah yang dihadapi oleh suatu sistem, yang biasa disebut dengan pendekatan sistem (system approach). Adapun kesenjangan yang terjadi dapat dikatakan masalah, jika: a. Kesenjangan tersebut dapat dikembangkan menjadi pertanyaan 5W+1H b. Dapat dijawab dan memiliki lebih dari satu alternatif pemecahan c. Sering terjadi dan masih berlangsung pada saat dirumuskan d. Diakui oleh subjek permasalahan e. Mehghambat antara situasi sekarang dengan keadaan yang diinginkan

Dari penjelasan diatas, jelas bahwa masalah haruslah dipecahkan secara Sistematis. Masalah potensial perlu diidentifikasikan kemudian diprioritaskan Idetifikasi masalah hendaknya sesuai dengan apa yang ditemui di lingkungan pekerjaan. Dengan pengidentifikasian masalah yang baik, maka akan membantu dalam investigasi masalah yang ada. Dari banyak masalah yang muncul, perlu dikembangkan dan dikaji lebih lanjut. kemudian diambil dua atau tiga masalah untuk diperdalam lebih serius dan yang pada akhirnya hanya akan dipilih satu masalah yang dianggap paling layak untuk diteliti. Pertimbangan akan layak tidaknya suatu masalah dapat ditinjau dari a. Obyektif (pertimbangan arah permasalahannya), yaitu apakah penelitian dapat memberikan sumbangan kepada pengembangan teori dalam bidang yang bersangkutan atau sumbangan kepada hal-hal praktis. b. Subyektif (pertimbangan calon peneliti yang bersangkutan), yakni ditinjau dari segi biaya yang tersedia, waktu yang dapat dipergunakan, bekal kemampuan teoritis peneliti, alat-alat dan perlengkapan yang ada dan penguasaan metode yang diperlukan.

Dalam pemilihan topik / pokok masalah, terdapat 4 (empat) kriteria yang dijabarkan oleh Sutrisno Hadi. Keempat kriteria tersebut adalah sebagai berikut: a. Manageable (topik dapat dijangkau) Terjangkau atau dikuasai dari segi latar belakang pengetahuan,

kecakapan dan kemampuan, biaya yang tersedia, batas waktu yang diberikan dan kemungkinan memperoleh pembimbing. b. Obtainable (ketersediaan bahan-bahan / data yang diperlukan untuk membahas topik) Lengkap tidaknya kepustakaan bagi pengembangan hipotesis,

kemungkinan terkumpulnya data dan faktor-faktor yang merintangi pengumpulan data (letak daerah, bahasa, larangan-larangan sosial, kerahasiaan).

c.

Significance (kepentingan topik untuk diselidiki) Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi ilmu pengetahuan atau pemecahan masalah baru dan bukan merupakan duplikasi yang tidak diperlukan. Demikian pula topik mempunyai kegunaan praktis yang mendesak.

d.

Interest (cukup menarik atau tidaknya suatu topik untuk diselidiki) Menarik minat berarti mengaktifkan minat yang tadinya pasif untuk mencari kebenaran ilmiah, bukan karena sikap berprasangka untuk membuktikan kebenaran pendapat pribadi sehingga data yang

dikumpulkan hanyalah data yang mendukung pendapat pribadinya sedangkan data yang melemahkan atau bertentangan digelapkannya.

Setelah didapat satu masalah yang akan diteliti dan dibahas lebih lanjut, maka langkah selanjutnya perlu diambil suatu keputusan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Terdapat beberapa tahapan atau langkah dalam proses pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dilihat pada gambar model berikut ini.

Gambar 3.1 Tahapan Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pengenalan Masalah

Alternatif 1 Pencarian Alternatif 2 Informasi Altematif 1 Alternatif 3 Evaluasi

Pengambilan Keputusan

Tindaka

Dimulai dari pengenalan masalah yang akan diteliti setelah melakukan pengujian layak tidaknya masalah tersebut untuk diteliti sesuai 4 (empat) kriteria yang telah dijelaskan sebelumnya, kemudian mencari segala informasi yang mendukung hingga akhirnya mendapatkan berbagai alternative keputusan. Evaluasi dilakukan untuk dapat menemukan keputusan yang paling layak untuk digunakan. Segera setelah keputusan maka dilakukan tindak lanjut. Di dalam penemuan masalah sampai ke pemecahan masalah, terdapat suatu sistem yang diperlukan untuk menghubungkan masukan, proses, keluaran dan umpan balik serta lingkungan yang mempengaruhinya

Sedangkan pengertian masalah ditinjau dari sudut Pandang manajemen mutu adobe suatu penyimpangan dari keadaan yang seharusnya dicapai / terjadi atau suatu yam:, telah ditetapkan sebelumnya. Dalam pendekatan sistem, penyimpangan dap& terjadi baik pada input, proses maupun output.

Shoji Shiba, seorang pakar manajemen mutu dari jepang dalam bukunya a new american tqm memperkenalkan teori wv model, yang menjelaskan

tahapantahapan penyelesaian masalah serta tingkat atau pola berpikir yang menyertainya. Didalamnya tergambar hahwa ada dua jenis atau tipe masalah yang biasa kita hadapi dalam kaitannya dengan mutu suatu produk atau jasa baik itu pada tahapan proses ataupun luaran (output). Kedua tipe masalah dimaksud adalah masalah aktual (actual problem), yakni masalah yang sungguh sungguh telah terjadi serta masalah yang potensial (potential problem), yakni masalah yang belum teijadi namun diperkirakan atau sangat mungkin akan terjadi.

Gambar 3.2

2. Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya Agar mempermudah dalam mengidentifikasikan masalah utama maka penulis mencoba melihat Bagian Rekam Medis khususnya pada seksi pendaftaran rawat jalan sebagai sistem. Dalam sistem tersebut menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Pengantar Administrasi Kesehatan, 1996. Sistem adalah gabungan dari elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan (Ryans) Selain itu dapat dikatakan aturanaturan yang digunakan manajemen terutama dalam bentuk elektronis, untuk mengumpulkan dan mengorganisasi informasi untuk mendukung dan menghubungkan proses usaha dan meyakinkan bahwa komponen yang berbeda dari suatu organisasi berinteraksi secara efisien. Unsur atau elemen dari sistem tersebut adalah sebagai berikut:

a. Masukan (input) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut. Elemen tersebut adalah 5M, yaitu manusia (man), uang (money), sarana dan prasarana (material), metodologi (methode) dan alat (machine).

b. Proses (process) Kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan. Bagian atau elemen tersebut adalah POAC, yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pergerakan (actuating) dan pengawasan (controlling). Atau serangkaian operasi, metode, tindakan, tugas atau fungsi yang mengarahkan pada penciptaan produk akhir atau jasa.

c. Keluaran (Output) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari

berlangsungnya proses dalam sistem tersebut. Elemen yang dihasilkan menunjukkan pada penampilan atau hasil dari pelayanan atau kegiatan yang dilakukan.

d. Umpan Batik (Feed Back) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus masukan bagi sistem tersebut.

e. Dampak (Impact) Adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.

f. Lingkungan (Environment) Adalah dunia di luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi memiliki pengaruh besar terhadap sistem.

Untuk lebih jelasnya, mengenai hubungan antar elemen-elemen (unsur) tersebut diatas dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini.

Bagan 3.3 Hubungan Unsur Dalam Sistem

Lingkungan

Masukan

Proses

Keluaran

Dampak

Lingkungan

Sumber : Azrul Azwar. Pengantar Administrasi Kesehatan, 1996

3. Identifikasi Masalah Selama kegiatan magang, penulis berusaha menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi dalam praktik kerja secara nyata di Rumah Sakit Aqma Karawang. Pada saat kegiatan magang, penulis diberikan waktu untuk mengenal lingkungan kerja rumah sakit khususnya di bagian

Perkantoran Medik secara rotasi di berbagai seksi atau sub bagian, seperti rawat jalan ang terdiri dari poli anak, poli bedah, Medical Check-Up. Rawat Map terdiri atas Paviliun Marwah, Pay.Metati. serta Medical Record, meliputi seksi pendaftaran, pengolahan dan penyimpanan berkas. Dengan menggunakan pola rotasi pada penempatan pemagang ini diharapkan pemagang dapat mengobservasi, melakukan, mengetahui serta menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi pada praktik kerja dibandingkan dengan teori dan aktivitas pemagang selama perkuliahan. Setelah penulis melakukan rotasi di beberapa unit di RSIJ akhimya penulis mengangkat masalah di bagian rekam medis

B. Cara Penemuan Masalah Segala kegiatan yang dilakukan penulis saat magang adalah mempraktikkan semua ilmu yang didapat selama perkuliahan dan menerapkannya sesuai dengan ilmu tersebut. Selama kegiatan magang, penulis diberi kesempatan untuk melakukan berbagai tugas manajerial. Melalui pelaksanaan tugas tugas tersebut, diharapkan dapat menemui kesenjangan yang ada yang tidak sesuai dengan teori atau ilmu sebagaimana mestinya. Masalah yang didapat beragam dan dapat berasal dari berbagai bidang kegiatan. Dengan adanya analisis masalah, maka tindak lanjut adalah membuat daftar permasalahan yang didapat.

Untuk menemukan masalah atau kesenjangan yang ada, dapat dilakukan beberapa metode atau cara. Adapun metode yang penulis gunakan untuk mendapatkan masalah adalah dengan menyebarkan kuesioner. Kuesioner merupakan daftar pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh keterangan tertentu dari responden. Kuesioner bersifat tertutup, terbuka ataupun kombinasi dari keduanya. Kalimat pada kuesioner sebaiknya dapat menarik responden untuk dapat memberikan jawaban yang jelas dan terperinci serta tidak ambigu. Penulis menggunakan kuesioner tertutup kapada responden yang bertugas sebagai perawat dan petugas administrasi klinik RSIJ dengan jumlah responden sebanyak 40 orang. Kuesioner dilakukan selama satu minggu, tepatnya pada tanggal 16-21 April 2007 di Poliklinik Rumah Sakit Aqma Karawang

KUESIONER LAMA WAKTU TUNGGU BERKAS REKAM MEDIS Pilihan A B C D Jawaban < 15 menit 15 30 menit > 30 menit > 1 jam menit Jumlah responden 3 14 11 12 Presentase 7.5 35 27.5 30

1.

Masih ada pasien mengeluh akan keterlambatan pengiriman berkas rekam medis ke klinik. Lamanya berkas rekam medis sampai ke poliklinik merupakan permasalahan yang sering terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang. Hal ini sudah pasti ada penyebab yang mungkin belum sepenuhnya diketahui ataupun disadari oleh pihak rumah sakit. Namun, alasan-alasan yang terungkap tidak menyulutkan niat para pengunjung/pasien untuk terus datang berobat ke Rumah Sakit Aqma Karawang. Banyaknya tenaga kerja di bagian rekam medis RSIJ ternyata masih membuat pengiriman berkas rekam medis terlambat. Usaha yang dilakukan selama ini belumlah cukup untuk mengatasi masalah tersebut.

Dapat dilihat dari hasil kuesioner bahwa sebanyak 35% responden mengatakan lama waktu tunggu berkas rekam medis adalah 15-30 menit, 30% responden merasakan lamanya pengiriman >1 jam. 27,5% responden menjawab berkas datang ke poliklinik >30 menit, dan 7,5% responden menjawab <15 menit

KUESIONER WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN PASIEN LAMA RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG Pilihan A B C Jawaban 1 15 menit 16 30 menit > 30 menit Jumlah responden 15 17 8 Presentase 37.5 42.5 20

2.

Lamanya Pendaftran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Aqma Karawang Setiap petugas hendaknya memiliki kemampuan di bidangnya masingmasing. Adapun petugas rekam medis di Rumah Sakit Aqma Karawang sudah memiliki petugas yang baik dalam menjalankan tugasnya, tetapi perlu diperhatikan lagi karena masih ada beberapa petugas rekam medis yang belum mendapatkan pelatihan mengenai rekam medis, hal itu

menyebabkan terhambatnya proses pelayanan terhadap pengunjung Rumah Sakit Aqma Karawang karena tidak semua petugas mampu menyelesaikan permasalahan yang dapat terjadi di bagian rekam medis. Adapun pelatihan yang diberikan adalah mengenai team work atau mengenai bagaimana caranya dapat memuaskan pelanggan melalui pelayanan yang diberikan oleh pihak rekam medis. Lamanya proses pendaftaran disebabkan oleh sistem komputerisasi yang sering error. Dengan adanya pelatihan maka petugas rekam medis mampu mengatasi segala permasalahan yang terjadi di bagian rekam medis.

KUESIONER INFORMASI PERUBAHAN JADWAL DOKTER Pilihan A B C D Jawaban Tidak Pernah Pemah Kadang-kadang Selalu Jumfah responden 5 10 12 13 Presentase 12.5 25 30 32.5

3.

Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter Jadwal praktek dokter dapat mempengaruhi banyaknya kunjungan pasien setiap harinya. Karena jika perubahan jadwal dokter tersebut terjadi berulang kali maka pasienpun akan mencari dokter lain yang lebih sesuai. Banyak alasan mengapa dokter sering kali datang tidak sesuai dengan jadwalnya bahkan terkadang mendadak tidak bisa praktek karena berbagai macam sebab. Adapun alasan-alasan dokter tidak datang tepat pada waktunya diantacanya adalah karena dokter tersebut berpraktek lebih dari satu tempat sehingga ketika datang di tempat praktek berikutnya sering datang terlambat, karena tiba-tiba ada operasi di tempat praktek sebelumnya. Dari data yang diperoleh pemagang alasan -alasan lainnya adalah karena dokter RSIJ banyak yang mengikuti seminarseminar kesehatan, symposium, atau bahkan ada urusan mendadak. Dari berbagai alasan yang diberikan oleh dokter-dokter Rumah Sakit Aqma

Karawang ada sebagian pasien yang dapat memakluminya ada juga yang pindah ke dokter lain. Salah satu tugas di bagian rekam medis adalah mengin formasikan perubahan jadwal tersebut kepada pasien karena pasien, adapun penyebab terhambatnya informasi yang sampai ke pasien adalah karena pasien sudah ganti nomor. sehingga petugas tidak dapat

menghubunginya, lalu karena pasien sedang tidak ada ditempat. lalu yang terakhir karena petugas lupa menginformasikannya kepada pasien. Dalam hal ini tentunya pasien mengeluhkannya. (dapat dilihat dari hasil kuesioner dalam daftar masalah)

C. Daftar Masalah Tabel 3.1 Output Identifikasi Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2007

Komponen

Standar Proses pendaftaran pasien lama rawat jalan berlangsung dengan cepat dan tepat Petugas rekam medis menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal Dokter Terciptanya kepuasan pasien terhadap waktu tunggu pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik sampai secara cepat dan tepat.

Fakta di Rumah Sakit Masih ada pasien, yang mengeluh mengenai lamanya proses pendaftaran Masih ada pasien yang tidak mendapatkan informasi mengenai perubahan jadwal dokter Masih banyaknya pasien Rumah Sakit Aqma Jaya yang tidak puas akan terhambatnya pemeriksaan karena lamanya pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik.

Masalah

Output

C. Penetapan Prioritas Masalah Setelah melakukan pengidentifikasian masalah, maka langkah selanjutnya adalah penetapan prioritas masalah. Dari setiap masalah yang sudah ada di daftar masalah penting untuk dilakukan penetapan prioritas masalahnya. Karena tidak semua masalab pada daftar masalah dapat diselesaikan sekaligus dalam satu waktu. Dengan ditetapkannya prioritas masalah, maka dapat diketahui masalah mana yang harus segera diselesaikan agar tidak berlarut larut sehingga dapat mengganggu proses pelayanan. Penetapan prioritas masalah merupakan upaya awal sebelum menemukan pemecahan masalah yana ada. Sehingga lengkah pencarian masalah dapat lebih terfokus dan tidak membuang buang waktu. tenaga dan biaya. Penetapan prioritas masalah ini pun juga harus meialui diskusi yang akhirnya melahirkan kesepakatan dengan Pembimbing Lapangan dan Pembimbing Materi serta staf lain yang terkait.

Dari daftar masalah yang ada, pemagang melakukan penetapan prioritas masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Kriteria yang digunakan dalam metode ini adalah: 1. Importancy / Pentingnya Suatu Masalah (I) Tingkat kepentingan suatu masalah untuk segera diselesaikan, meliputi: a. Prevalence (P) Seberapa sering masalah tersebut terjadi atau ditemukan di lapangan, dengan skala penilaian sebagai berikut: 1 = Masalah tidak pernah ditemukan 2 = Masalah kurang sering ditemukan 3 = Masalah cukup sering ditemukan 4 = Masalah sering ditemukan 5 = Masalah sangat sering ditemukan

b. Severity (S) Tingkat keseriusan yang ditimbulkan jika masalah tersebut tidak diselesaikan: 1 = Akibat masalah tersebut tidak serius

2 = Akibat masalah tersebut kurang serius 3 = Akibat masalah tersebut cukup serius 4 = Akibat masalah tersebut serius 5 = Akibat masalah tersebut sangat serius

c. Rate of Increase (RI) Besamya peningkatan masalah dari waktu ke waktu dengan skala penilaian: 1 = Tidak terjadi peningkatan masalah 2 = Peningkatan masalah rendah 3 = Peningkatan masalah agak tinggi 4 = Peningkatan masalah tinggi 5 = Peningkatan masalah sangat tinggi

2.

Technical Feasibility (T) / Teknologi yang diperlukan: Makin tersedianya tekhnologi, maka makin diprioritaskan masalah tersebut: 1 = Tekhnologi tidak tersedia 2 = Tekhnologi kurang tersedia 3 = Tekhnologi cukup tersedia 4 = Tekhnologi tersedia 5 = Tekhnologi sangat tersedia

3.

Resources Availability (R) / Sumber daya tersedia Sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan masalah meliputi sumber dana (money), sarana dan prasarana (material), metode / cara (method) dan tenaga / SDM (man). Makin tersedianya sumber daya, makin diprioritaskan masalah tersebut. 1 = Sarana, Prasarana dan SDM sangat tidak mendukung 2 = Sarana, Prasarana dan SDM tidak mendukung 3 = Sarana, Prasarana dan SDM cukup mendukung 4 = Sarana, Prasarana dan SDM mendukung 5 = Sarana, Prasarana dan SDM sangat mendukung

Tabel berikut merupakan hasil penilaian prioritas masalah di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang oleh beberapa responden. Tabel 3.3 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Pertama I No. MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses pendaftaran pasien rawat jalan RS Aqma Karawang Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter 4 S 4 RI 4 3 3 T R Total (IxTxR)

108

48

32

Sumber : Manajer Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy (P S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability

Dari diagram 3.3 diatas, dapat dilihat bahwa menurut responden pertama, masalah 1 memiliki nilai tertinggi pada setiap kriteria. Sedangkan masalah 2 & 3 memiliki nilai Severity yang sama besar, yaitu 3. Untuk kategori Technical Feasibility pada masalah 2 memiliki nilai yang sama besar dengan masalah 1. Namun Rate of Increase terkecil juga berada pada masalah 2.

Diagram 3.4 merupakan perhitungan keseluruhan dari semua kategori. Dan dapat dilihat bahwa total dari masalah 1 sebesar 108 masalah 2 sebesar 48 dan masalah 3 sebesar 32. Sehingga yang menjadi prioritas adalah masalah 1, yaitu Lamanya Pendistirbusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik

Tabel 3.4 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Kedua I No. MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya 2 proses pendaftaran 2 3 2 2 2 28 S RI 3 4 4 T R Total (IxTxR) 160

pasien rawat jalan RS Aqma Karawang rekam Petugas medis tidak

menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter

48

Sumber :Kepala Penyimpanan Berkas Rekam Medis RS Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy = (P+S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability

Menurut responden kedua, pada diagram 3.5 terlihat bahwa masalah 1 juga memiliki nilai tertinggi pada tiap kategori prioritas masalah. Masalah 2 memiliki nilai kategori dengan tingkat terendah hampir pada tiap kategori, namun memiliki tingkat Severity yang sama besar dengan masalah 3. Dari seluruh perhitungan pada diagram 3.6, jelas terlihat bahwa responden kedua pun memilih masalah 1 sebagai masalah yang diprioritaskan. Dari kedua responden sudah jelas memiliki persamaan, yaitu sangat memprioritaskan masalah 1 (yang dapat dilihat dari kedua penilaian). Sehingga masalah yang dianggap paling penting untuk diatasi adalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik

Tabel 3.5 Hasil Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta No. MASALAH Lamanya 1 pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses 108 160 268 1 Responden Responden Pertama Kedua Total Prioritas

pendaftaran pasien 2 rawat Aqma kKarawang Petugas rekam medis tidak 3 menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan 32 48 80 2 jalan RS 48 28 76 3

jadwal dokter

Dari tabel diatas, dapat disimpulkan lebih lanjut tentang dasar prioritas masalah yang telah ada. Masalah 1 dianggap sangat perlu untuk segera diatasi karena menyangkut tidak hanya potensi kualitas rumah sakit dari segi pelayanan saja dalam waktu singkat, namun pihak rekam medis lebih menitikberatkan pada loyalitas yang akan tercipta dengan adanya kepuasan pelanggan. Dengan adanya kepuasan pelanggan, maka promosi mouth to mouth yang diharapkan akan terjadi. Tentunya hal ini dengan sendirinya akan mendonglcrak pendapatan rumah sakit menjadi lebih besar.

D.

Penjabaran Masalah Seteah melakukan identifikasi masalah maka dapat dilakukan identifikasi akar masalah ce of problem). Dalam pengidentifikasian masalah tersebut dapat dilakukan dengan majabarkan pertanyaan masalah, yang mengacu pada 5W (What, Who, When, Where. ) dan 1H (How).

Berikut ini adalah uraian tentang pertanyaan masalah tersebut: 1. What (Apa permasalahannya?) Masalah yang terjadi berkenaan dengan distribusi pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik yang dilihat melalui kunjungan perawat ke bagian rekam medis untuk mermambil berkas. Dimulai saat terjadinya pendaftaran pasien ke poliklinik, pasien bahkan perawat mengeluhkan jarak antara pendaftaran dengan penerimaan berkas ke polikiinik cukup lama.

2. Who (Siapa saja yang terlibat?) Sebenarnya masalah ini dapat secara menyeluruh mempengaruhi dan berhubungan denga semua unit di rumah sakit, karena menyangkut pelayanan Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. Namun dalam cakupan lebih sempit, selain melibatkan bagian rekam medis sendiri khususnya Seksi pengiriman dan penyimpanan berkas, masalah ini juga sangat melibatkan unit rawat jalan serta unit lain di Rumah Sakit Aqma Karawang yang langsung memberikan pelayanan baik medis maupun

nonmedis. Fakta atau kenyataan ini didapat dengan melakukan observasi dan wawancara dengan beberapa petugas bagian rekam medis.

3. When (Kapan permasalahan itu terjadi?) Masalah ini terjadi sudah sejak lama. Namun dalam hal ini permasalahan dapat terlihat ketika penulis memulai aktivitas pada bulan Pebruari 2007. Hingga akhirnya penulis mengangkat masalah ini, masalah masih berlangsung dan belum ada tindak lanjut yang cukup untuk

mengatasinya. Penulis pun melakukan wawancara dengan Kepala Bagian Rekam Medis yang juga merupakan Pembimbing Lapangan di Rumah Sakit Aqma Karawang berkenaan dengan penetapan masalah yang akan diselidiki yang telah disajikan ,sebelumnya.

4. Where (Dimana permasalahan itu terjadi?) Masalah ini secara umum terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu di beberapa unit pelayanan baik unit rawat jalan dan rawat inap serta unit pelayanan lainnya. Ditandai dengan adanya peningkatan jumlah pasien yang komplain dari hari ke hari, meskipun dalam moment ataupun palayanan tertentu, tidak memperlihatkan kenaikan yang signifikan.

5. Why (Mengapa permasalahan itu bisa terjadi?) Banyak faktor yang menyebabkan permasalahan ini terjadi. Namun, penyebab mama lamanya pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik adalah karena tempat penyimpanan berkas yang sudah tidak memadai. Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus. namun penyimpanannya sangat tidak sesuai dengan standarisasi. Untuk satu rak penyimpanan berkas seharusnya maksimal memuat 120 berkas, namun kenyataannya dalam satu rak penyimpanan terdapat 150-200 berkas sehingga proses pencarian menjadi lama dan proses pendistribusian berkaspun menjadi lama terhambat:

6. How (Bagaimana cara pemecahannya?) Selama ini masalah ini belum ditangani secara khusus dengan tindakan tindakan lebih lanjut untuk perbaikan yang cukup berarti. Antisipasi yang telah dilakukan adalah proses pencarian berkas yang dilakukan lebih dari lima orang setiap harinya dan juga dibantu oleh perawat yang bersedia untuk menjemput berkas ke bagian rekam medis untuk membantu proses pendistribusian.

F.

Analisi Penyebab Masalah Setelah beberapa pertanyaan masalah diatas terjawab dan masalah utama telah ditetapkan ?aim Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik, maka penulis selaku pemagang menggunakan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) untuk menganalisis renyebab masalah. Bentuk dari diagram tulang ikan ditentukan dari kompleksitas kategori idari setiap penyebab masalah yang dilihat dari Elemen 5M (Man, Money, Material, Method and Market) serta menganalisisnya dari 5W+1 H (What, Who, When, Where, Why, How). Maka dapat diketahui penyebab terjadinya suatu masalah dan lingkungan yang mempengaruhi terjadinya masalah tersebut. Adapun elemen yang ditetapkan oleh penulis dalam mencari penyebab masalah tersebut terkait pada hal hal berikut ini.

1. Man Dari segi SDM, Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pegawai yang memiliki tugas rangkap, namun masih sesuai dengan bidang dan kemampuannya. Namun hal ini juga berarti tingginya beban kerja yang diemban seorang petugas. Sehingga pada saat saat sibuk, pasien menjadi terhambat. Hal ini dapat memicu komplain dari pasien.

2. Method Masalah tekhnis yang muncul pada saat pelaksanaan program merupakan salah satu penyebab kurangnya persiapan rumah sakit dalam

menjalankan programnya. Hal ini pun dapat terkait dengan kurangnya

tenaga rumah sakit sehingga program yang sudah direncanakan tidak sepenuhnya berjalan dengan baik dan seringkali menemui kendala di lapangan.

3. Material Pelanggan tidak hanya merasakan keberadaan sarana medis saja di rumah sakit. Namun, sarana lainnya juga dapat mempengaruhi keseluruhan pelayanan yang diberikan. Dalam hal ini sarana rekam medis yang dampaknya tidak dirasakan oleh pasien adalah tempat penyimpanan berkas rekam medis yang sudah tidak memadai, sehingga dapat merusak berkas (robek, kotor. basah,dll) hal tersebut dapat membuat data rekam medis menjadi tidak valid. Ketiga faktor diatas saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lainnya. Gambaran mengenai penyebab terjadinya masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik dapat dilihat pada Diagram 3.4 berikut ini.

DIAGRAM 3.4 DIAGRAM ISHIKAWA ANALISIS PENYEBAB MASALAH BERKURANGNYA JUMLAH KUNJUNGAN PERUSAHAAN PELANGGAN KERUMAH SAKIT

MAN

Kurangnya untuk

SDM

MATERIAL

Rak

penyimpanan

pengiriman

sudah tidak memadai

berkas rekam medis

Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik

Belim adanya sistem komputerensi status

MAN

keberadaan berkas

Berdasarkan diagram Ishikawa diatas, dapat diketahui beberapa fa ktor yang menjadi penyebab masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik yaiyu: 1. Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik.. Petugas rumah sakit. khususnya yang langsung berhadapan dengan pelaggan merupakan salah satu media antara pelayanan yang diberikan dan pelanggan. Dan fungsi seorang petugas sangatlah penting terutarna bagi institusi penghasil jasa layanknya rumah sakit. Rekam medis Rumah Sakit Aqma Karawang hanya memiliki satu SDM yang bertugas melakukan pengiriman berkas. hal tersebut tentu saja dapat menghambat pengiriman berkas karena jumlah poliklinik yang juga sangat banyak (40 klinik). Petugas yang dibutuhkan yaitu petugas yang cepat tanggap, teliti dan cekatan. Segala yang diberikan dan dilakukan petugas kepada pasien menunjukkan tingkat kredibilitas dan mutu yang dimiliki oleh institusi tersebut. Karena itulah, pelayanan yang bagaimana dan sejauh mana yang diberikan, menjadi tolok ukur kinerja dan kepuasan yang akan tercapai oleh pelanggan. Sebagai penggerak pelayanan, petugas haruslah dapat memenuhi keinginan pelanggan, malah sebaiknya jauh dari apa yang mereka harapkan. Fatal akibatnya bila salah satu atau beberapa petugas tidak dapat memuaskan atau mengecewakan pelanggan. Karena akan sangat sulit menyembuhkan kembali kekecewaan pelaggan. Sebuah penelitian mengemukakan, diperlukan 12 kali pelayanan prima secara kontinyu untuk membayar 1 kali kekecewaan pelanggan.

2.

Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas Sebuah Rumah Sakit merupakan tempat padat karya, padat modal dart padat teknologi. Teknologi yang canggih harus dapat digunakan semaksimal mungkin. Contohnya Komputer, dengan menciptakan program baru yang lebih canggih (contohnya mengenai keberadaan status) tentu saja dapat memudahkan proses kegiatan di RS. Status keberadaan berkas rekam medis seharusnya dapat dengan mudah diketahui oleh petugas RM dan perawat. Misalnya saja status yang telah

dikeluarkan dari tempat penyimpanan sering tidak diketahui oleh perawat. Kenyataan yang teijadi di lapangan adalah petugas rekam medis dan perawat tidak dapat mengetahui dengan pasti mengenai keberadaan berkas tersebut, apakah telah dikeluarkan dari ruang penyimpanan atau belum, ataukah berkas tersebut berada di poli yang salah. 3. Rak penympanan sudah sangat tidak memadai Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus, namun tidak didukune oleh sarana yang memadai. Berkas yang seharusnya tersusun dengan rapi, kenyataan yang terjadi adalah berkas bertumpuk-tumpuk sangat padat bahkan tidak sedikit berkas yang disimpan di luar rak (di lantai dan di bagian atas rak). Berdasarkan data yang didapatkan oleh penulis berkaitan dengan bertumpuknya berkas adalah karena semakin hari semakin banyak pasien baru di RSIJ yang tidak sebanding dengan berkas yang telah di inaktifkan dan dimusnahkan. Rata-rata jumlah pasien baru setiap tahunnya adalah sekitar 40.000 pasien (di kali dengan usia Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini). Sedangkan berkas yang telah di in-aktifkan dari tahun 1988-1995 sebanyak 100.000. karena ketidakseimbangan itulah berkas di bagian peyimpanan semakin padat.

Setiap masalah yang dikemukakan harus dicermati secara seksama, dipelajari dan diselidiki dengan sangat teliti agar didapatkan penyebab yang paling mendasari timbulnya masalah, atau disebut juga dengan akar masalah. Bila akar masalah sudah didapatkan dan sesuai, maka tidak akan sulit untuk mencapai suatu penyelesaian masalah yang tepat. Karena menggunakan solusi yang tepat pula. Oleh karena itulah, proses pencarian masalah harus dilakukan secara teliti dan melibatkan berbagai sudut pandang serta informasi yang mendukung. Sehingga data yang didapat valid dan mudah dipercaya.

BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

A. Kerangka Teori Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah mengetahui penyebab masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik adalah mencari altematif pemecahan masalah tersebut. Tujuannya adalah untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang dapat menghambat kinerja atau pemberian pelayanan di rumah sakit. Dengan adanya berbagai alternatif masalah, memudahkan kita untuk mencari dan menimbang langkah manakah yang terbaik untuk dilakukan dan dapat menempuh jalan lain bila langkah pertama yang diambil mengalami kendala di tengah pelaksanaannya. Keputusan untuk memilih maupun mengajukan berbagai alternatif masalah perlu mempertimbangkan banyak hal yang berkenaan dengan kemampudayaan yang dimiliki untuk dapat melaksanakan langkah penyeleseaian masalah yang diinginkan. Diantaranya, ketersediaan sumber daya baik dana, sarana dan tenaga agar sebaik mungkin dapat digunakan secara efektif dan efisien Banyak keuntungan yang didapat saat membuat suatu alternatif masalah. Salah satunya adalah membe rikan pandangan dengan lebih terperinci mengenai dampak yang terjadi dan manfaat apa yang akan diperoleh di masa yang akan datang terhadap satu altematif pemecahan masalah.

Dengan kasus yang sama, bila masalah hanya memiliki satu altematif pemecahan masalah, tanpa ada cadangan alternatif lainnya, maka akan menghambat penyelesaian pada saat alternatif pemecahan masalah yang ada tidak mampu menyelesaikan masalah yang ada. Masalah pun semakin rumit dan kecil kemungkinan untuk dapat diselesaikan. Bahkan, dampak terburuk adalah masalah yang tertimbun tersebut malah melahirkan masalah baru yang lebih kornpleks dan dengan jumlah yang banyak. Pengalaman orang, apa yang mereka pikir bisa diterima oleh manajemen, apa yang berhasil sebelumnya, dan segala macam batasan lain menghambat kreativitas ketika

sampai pada intisari pemecahan suatu masalah. Dari sinilah altematif pemecahan masalah berfungsi sesuai kapasitasnya, yaitu sebagai alat untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang diwujudkan dengan rencana aksi penyelsesaian masalah sebagai langkah lebih lanjut.

Menurut

Richard

Y.

Chang

dalam

bukunya

Langkahlangkah

pemecanan unsalah untuk mengidentifikasi solusi pemecahan masalah terdiri dari dua langkah, yaitu: 1. Membuat daftar kemungkinan solusi Buatlah sebanyak mungkin solusi yang diduga dapat memecahkan masalah yaw sedang dihadapi yang ditampilkan dalam suatu tabel. 2. Tentukan soiusi terbaik Setelah daftar solusi terbentuk. maka tindakan selanjutnya adalah menentukan solusi yang terbaik untuk dilaksanakan dari sekian banyak solusi yang ditawarkan.

Dalam menetukan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah, tindakan yang tepat untuk dilaksanakan adalah melihat apakah solusi tersebut tepat untuk dilakukan dengan menilai berbagai faktor keuntungan dan penghambat. Dengan melihat factor-faktor tersebut, maka kita akan lebih mengutamakan solusi yang mempunyai keuntungan lebih banyak. Setelah solusi terbaik didapat,selanjutnya adalah menyusun uraian rencana prioritas solusi. Untuk memecahkan masalah yang telah dipilih sebehtmnya, pada umumnya terdapat 6 (enam) Iangkah, yaitu:

Gambar 4.1 Model Pemecahan Masalah Enam Langkah

Definisikan Masalah

Analisis Penyebab Potensial

Identifikasi Solusi yang Memungkinkan Potensial

Susun Rencana Tindakan

Susun Rencana Tindakan

Pilih Solusi Terbaik

Impelementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan

Sumber: Richard Y. Chang dan P. Keith Kelly. Step by Step Problem Solving

Proses yang terjadi pada model pemecahan masalah pada gambar dapat diuraikan secara lebih rinci sebagai berikut. 1. Definisikan masalah Untuk berhasil memecahkan masalah, langkah pertama adalah

mendefinisikan suatu masalah dengan berbagai cara sehingga masalah tersebut dapat dipecahkan. Tuliskan pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada, kemudian buat ringkasan apa yang diinginkan setelah masalah tersebut dipecahkan. 2. Analisis sebab- sebab potensial Untuk menganalisis sebab- sebab potensial dilakukan dengan melakukan tahap pemecahan masalah ke tempat pertanyaan serta mengumpulkan informasi lalu disaring. 3. ldentifikasi solusi yang memungkinkan Mengidentifikasi solusi suatu masalah terdiri dari dua bagian, yaitu: a. Membuat daftar kemungkinan solusi. Dalam proses ini dimulai dengan menetapkan daftar kemungkinan solusi yang luas,

memperbesar kesempatan untuk meneliti berbagai solusi yang lebih inovatif dan tidak biasa. b. Menentukan solusi terbaik dengan menyempitkan daftar tersebut sampai menjadi daftar ringkasan dengan beberapa kemungkinan mendapatkan solusi terbaik dengan metode sumbang saran. 4. Pilih solusi terbaik Pada langkah ini keputusan harus dibuat dengan menetapkan solusi yang dipilih yang merupakan solusi terbaik, dengan cara membuat formulir penilaian kriteria yang merupakan alat efektif untuk sampai pada konsensus, karena formulir ini membandingkan berbagai altematif secara objektif.

B. Alternatif Pemecahan Masalah Setelah membahas mengenai akar penyebab masalah yang ditampilkan melalui Diagram Ishikawa, maka tindakan selanjutnya adalah

mengidentifikasi altematif kemungkinan solusi pemecahan masalah yang akan digunakan untuk memecahkan masalah atau setidaknya meringankan masalah yang ada yaitu Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik. Berikut ini adalah uraian alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat diambil. 1. Man Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik, maka dibuatlah beberapa solusi pemecahan masalah pada tabel berikut.

Tabel 4.1 Alternatif Pemecahan Masalab Man Penyebab Masalah Kurangnya SDM yang terampil Alternatif Pemecahan Masalah Menambah Sumber Daya Manusia Memberikan reward dan Punishment kepada petugas rekam medis Memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis

Dari tabel diatas, yang menjadi alternatif yang memungkinkan untuk dapat dilakukan oleh RS adalah menambah petugas pengiriman berkas. karena jumlah petugas pengiriman hanya satu orang maka perlu penambahan tenaga kerja agar mempermudah pelaksanaan

pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik. Penambahan petugas harus memilih SDM yang terampil dan memiliki tingkat kecermatan dan ketelitian yang tinggi, karena petugas rekam medis di bagian pendaftaran terkadang melakukan kesalahan dalam pencetakan poliklinik tujuan pasien. Penambahan petugaspun dapat mengurangi beban kerja perawat yang tidak seharushya datang ke bagian rekam medis untuk menjemput berkas.

Alternatif selanjutnya dengan memberikan reward (penghargaan) kepada setiap petugas yang melakukan pekerjaannya dengan baik secara terusmenerus tanpa penurunan kualitas kerjanya, selain itu diberlakukan pula punishment (hukwnan) kepada petugas yang tidak melakukan tugasnya dengan baik. Namun perlu diidentifikasi alasan petugas yang tidak mampu atau tidak mau melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini, lebih menyangkut dengan masalah keuangan. Namun dapat diantisipasi dengan pemberian insentif untuk pelaksanaan tugas tugas tertentu.

Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas, terutama yang dianggap memiliki kinerja buruk atau pernah menuai komplain dari pasien berulang kali. Hal ini dilakukan untuk memastikan kompetensi petugas yang sebenarnya. Bisa saja seorang petugas akan lebih sesuai menjalankan tugas lain karena memiliki kompetensi yang lebih baik di bidang lain tersebut. Selain itu, tujuan diadakannya pelatihan adalah agar semua petugas rekam medis dapat memahami dan menguasai cara kerja di bagian rekam medis.

2.

Method Untuk solusi alternatif pemecahan masalah mengenai belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas, dapat dilihat beberapa solusi sebagai berikut. Tabel 4.2 Alternatif Pemecahan Masalah Method Penyebab Alternatif Pemecahan Masalah mengenai

Belum Masalah adanya 1. Membuat sistem barn sistem komputerisasi mengenai status

keberadaan berkas melalui petugas Intern rumah sakit 2. Membuat sistem baru di rekam medis melalui konsultan dari luar 3. Petugas di poliklinik langsung

keberadaan berkas

memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak esuai

Untuk penyebab masalah method, didapat 3 (tiga) alternatif pemecahan masalah pula. Diantaranya adalah mambuat sistem baru mengenai keberadaan berkas rekam medis denagn tujuan untuk mempermudah pencarian berkas di dalam rak penyimpanan sekaligus untuk mengetahui berkas yang salah kirim (nyasar) hanya dengan memasukkan nomor rekam medis lalu terlihat di poli mana bekas tersebut berada (tentunya petugas klinik juga harus memasukkan nomor-nomor rekam medis yang ada di kliniknya terlebih dahulu). Jika hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh petugas intern rumah sakit maka alternatif selanjutnya adalah dengan membuat sistem tersebut melalui konsultan dari luar. Kemudian alternatif terakhir adalah pegawai klinik (perawat atau petugas administrasi klinik) lebih teliti lagi dalam melihat berkas dan slip pengobatan karena terkadang petugas rekam medis melakukan kesalahan penulisani pencetakan. Kemudian petugas klinik langsung memisahkan mengembalikan ke bagian rekam medis berkas yang tidak sesuai tersebut.

3.

Material Permasalahan akan tempat penyimpanan yang sudah tidak n-iemadai lagi adalah sebagai berikut Tabel 4.3 Alternatif Pemecahan Masalah Material

Penyebab Masalah Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai

Altematif Pemecahan Masalah 1. Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack 2. Menambah ruangan penyimpanan berkas 3. Melakukan penyortiran berkas secara

berkala dan berkesinambungan

C. Prioritas Pemecahan Masalah Dengan berbagai alternatif pemecahan masalah yang ada, maka dipilih satu cara yang dianggap paling layak untuk dilakukan. Apabila satu cara penyelesaian telah ditetapkan, maka alternatif pemecahan masalah tersebutlah yang akan menjadi prioritas. Segala keterbatasan yang dimiliki RS juga tidak memungkinkan altematif pemecahan masalah yang ada dilakukan secara bersamaan atau seluruhnya dalam waktu yang berdekatan. Hal ini pula yang mendasari pentingnya penetapan satu altematif pemecahan saja, yaitu dengan memilih cara terbaik. Altematif yang terbaik ini pun akan membantu menemukan program yang lebih efektif dan efisien. Upaya memprioritaskan masalah Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik dilakukan dengan menggunakan metode Criteria Matrix sebagai acuan. Acuan yang digunakan penulis atara lain: 1. Efektivitas Program Efekivitas program menunjukkan kemampuan program mengatasi penyebab masalah yang ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka akan semakin efektif seuatu program pemecahan masalah. Efektivitas program tersebut dapat dilihat dengan cara mengukur seberapa efektif setiap programprogram yang telah direncanakan

dengan menggunakan beberapa pedoman atau alat ukur tertentu. Beberapa pedoman tersebut antara lain:

a.

Magnitude (M) Merupakan seberapa besar persentase penyebab masalah yang dapat diselesaikan dengan program tersebut, maka makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut.

b. Importancy (I) Makin penting cara penyelesaian masalah dalam mengatasi penyebab masalah tersebut. Pentingnya cara penyelesaian masalah ini dikaitkan dengan kemampuan cara penyelesaian masalah untuk kurun waktu panjang. Jika cara penyelesaian masalah dapat meniadakan masalah untuk kurun waktu cukup lama atau selama lamanya, maka cara penyelesaian masalah tersebut dinilai lebih penting.

c.

Venerability (V) Makin sensitif cara penyelesaian masalah mengatasi penyebab masalah yang ditemukan, makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut. Sensitifitas cara penyelesaian masalah ini terkait dengan kemampuan menyelesaikan masalah sesegera mungkin. Makin segera masalah dapat diselesaikan, makin sensitif cara penyelesaian tersebut.

2.

Efisiensi program (C) Menunjukkan pada pemakaian sumber daya. Berkenaan pula dengan biaya yang akan dikeluarkan, apabila suatu masalah dapat diselesaikan dengan biaya yang semakin kecil, maka tingkat efisiensi cara penyelesaian masalah tersebut juga semakin tinggi.

Setelah itu, dilakukan pembobotan dari seluruh kriteria tersebut dengan skala 1 sampai dengan 5. Kemudian, dari penilaian terhadap kriteria kriteria tersebut akan dihitung dengan menggunakan rumus: MxVxI C Berdasarkan uraian kriteria kriteria diatas, maka jelas bahwa hasil pembobotan tertinggi merupakan solusi yang paling efektif dan efisien untuk diambil. Perhitungan Criteria Matrix dalam memprioritaskan pemecahan masalah dapat dilihat pada uraian dan tabel dibawah ini. 

Man Dalam menetukan prioritas masalah penulis menggunakan pembobotan seperti yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut hasil pembobotan altematif pemecahan masalah yang dilakukan oleh penulis setelah melakukan diskusi dengan Pembimbing Lapangan tempat magang. Tabel 4.4 Prioritas Pemecahan Masalah Man No. Altematif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Menambah SDM untuk pengiriman berkas 2 Memberikan reward dan Punishment kepada petugas 3 rekam medis Melakukan pelatihan terhadap petugas rekam medis 3.5 4 4 4 14 3 4 3 4 9 2 1 3 V 3 Efisiensi MxVxI (C) 3 C 6

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa solusi untuk memecahkan masalah kurangnya SDM yang terampil di rekam medis adalah dengan mengadakan pelatihan kepadapetugas rekam medis. Dengan memberikan pelatihan, diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik, komunikatif dan lebih peduli kepada pasien. Pelatihan merupakan cara

yang efektif meningkatkan mum palayanan yang diberikan, karena dengan memiliki petugas yang dapat benar benar memuaskan pelanggan akan menimbulkan kepuasan yang lebih besar dibandingkan dengan pemberian diskon tarif pelayanan kepada pasien. Dalam pelatihan ini, perlu juga dikembangkan sistem pendukung, yaitu pembekalan petugas untuk memperhitungkan nilai dari sebuah relasi dengan pasien/ pelanggan, dengan demikian mereka dapat mengalokasikan tenaga dan pikirannya secara lebih optimal. Dengan diadakannya pelatihan ini, diharapkan adanya team work yang baik, walaupun ada perbedaan sistem kerja Suatu program pelatihan yang terarah tidak saja akan memperbaiki pelayanan yang diterima oleh pelanggan akan tetapi memberikan keuntungan pada organisasi, seperti: 1. 2. 3. Meningkatkan kerjasama antar unit rumah sakit. Memperbaiki keterampilan petugas dalam melayani pelanggan. Membantu para kepala bagian (manajer) untuk memahami

peranannya dalam membuat pelayanan yang baik. Adapun di bawah ini terdapat tipe tipe pelatihan yang sangat berfaedah menurut Leland and Bailey, 1995, sebagai berikut: 1. Membangun kewaspadaan, merupakan suatu pengenalan pada pelayanan pelanggan / customer service dan harus melibatkan semua orang dari lini teratas sampai dengan terbawah, prinsip prisip umum mengenai customer service dan dapat membentuk kerjasama antarunit rumah sakit. 2. Keterampilan customer service, dengan adanya keterampilan ini dapat membantu dalam mengenali dan membuat hubungan antarmanusia serta mengatasi masalah dalam memberikan pelayanan yang terkait. 3. Membangun team, dengan membuat pemahaman bahwa customer service merupakan suatu kerjasama yang sportif, sehingga hams terjalin kerjasama yang erat diantara bagian lain yang terkait melalui komunikasi dalam menyajikan pelayanan yang lebih baik. 4. Menyelesaikan masalah, dengan tujuan untuk mengenali beberapa

model dari penyelesaian masalah, mempelajari tekhnik tertentu untuk menganalisa suatu masalah dan cara mempergunakan alat bantu dalam menyelesaikan masalah yang ada.

Pelatihan tersebut dapat dilakukan di auditorium atau pelatihan melalui media, semuanya tergantung dari dana yang tersedia di rumah sakit tersebut. Dari penjelasan tersebut, maka jenis pelatihan yang akan dilakukan bagi petugas rekam medis adalah pelatihan tentang keterampilan customer service dan membangun team.  Method Dari segi metode, dapat dilihat pembobotan solusi terhadap berbagai alternatif yang ada seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut ini.

Tabel 4.5 Prioritas Pemecahan Masalah Method No. Alternatif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas oleh petugas Intern rumah sakit 2 Membuat sistem barn di rekam medis melalui konsultan dari luar 3 Petugas di poliklinik langsung memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak sesuai Masalah pada metode yang paling diprioritaskan solusinya adalah membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas yang dibuat oleh petugas Intern rumah sakit. Hal ini dianggap penting karena dengan adanya sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas akan sangat memberikan kemudahan dalam pencarian berkas baik dalam rak 2 3 3 3 6 3.5 4 4 4 14 4 I 4 V 4 Efisiensi (C) 3.7 MxVxI C 17.3

penyimpanan maupun di dalam poliklinik. Tentu saja hal tersebut akan juga membantu dalam mempercepat proses pendistribusian berkas ke poliklinik. Sehingga tidak ada lagi keluhan dari perawat akan keterlambatan berkas ke poliklinik.

Penggunaan tim internal untuk membuat sistem tersebut dilandasi dengan suatu upaya penghematan biaya dan guns mengoptimalkan kinet-ja pagawai Rumah Sakit Aqma Karawang. Maka semaksimal mungkin tim internal dapat membuat sistem tersebut, karena jika tidak bisa melakukannya maka rumah sakit akan mengeluarkan biaya yang Iebih besar dibandingkan dengan pembuatan sistem melalui tim internal Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. 

Material Pembobotan masalah dari segi material terhadap berbagai altematif pemecahan masalah yang ditampilkan adalah sebagai berikut. Tabel 4.6 Prioritas Pernecahan Masalah Material

No.

A ltematif Pernecahan Masalah

Efektivitas M I 4 V 3

Efisiensi MxVxI (C) 4 C 9

Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack

Menambah ruangan penyimpanan berkas

Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan sinambungan

3.5

14

Pada tabel 4.6 diatas dapat dilihat bahwa rekam medis lebih memprioritaskan upaya penyelesaian masalah dengan melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan karena dengan

adanya penyortiran tersebut jumlah berkas rekam medis yang seharusnya sudah di in-aktifkan dapat dikeluarkan sehingga tidak terjadi

penumpukan berkas yang sangat padat. Meningkatkan koordinasi terhadap kinerja petugas rekam medis. Hal ini dapat pula dilakukan dengan menambah frekuensi beban waktu kerja petugas per shift-nya untuk melakukan penyortiran. Hal ini dianggap paling efektif dan efisien daripada harus mengganti rak penyimpanan dengan roll a pack yang lebih mahal dan tenaga lebih banyak (karena rak dan berkas-berkas yang ada harus dipindahkan ke roll a pack tersebut). Dari setiap altematif pemecahan masalah dari berbagai faktor penyebab masalah yang ada, maka dapat dilihat faktor penyebab masalah beserta altematif pemecahan yang manakah yang akan didahulukan pelaksanaannya pada tabel berikut ini.

Tabel 4.7 Prioritas Faktor Penyebab Masalah dan Pemecahan Masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik Efektivitas No. 1 Alternatif Pemecahan Masalah Man: Masih ada SDM yang kurang terampil 2 Method: Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas 3 Material: Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai 3.5 4 4 4 14 4 3 3 4 9 M 2 I 3 V 3 Efisiensi (C) 3 MxVx1 C 6

Akhirnya dapat diputuskan bahwa altematif dan faktor penyebab masalah yang mana yang menjadi prioritas untuk dilaksanakan terlebih dahulu adalah dari faktor material, yaitu mengenai rak penyimpanan yang sudah tidak memadai, dengan hasil bobot nilai tertinggi yaitu 14., masalah selanjutnya yang dianggap menjadi prioritas utama kedua adalah menciptakan sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis yang dibuat oleh pihak intern rumah sakit. Sistem yang sempuma, pelaksanaan yang disusun sedemikian rupa, tidak akan mampu menunjang keberhasilan penyelesaian masalah utama, yaitu Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik, apabila sebagian bahkan seluruh penggeraknya tidak kompeten dan konsisten dalam bekerja dan penyelesaian masalah tersebut. Bisa jadi malah akan menambah permasalahan baru yang lebih rumit. Apabila semua persiapan sumber daya manusia dan metode telah disiapkan, alternatif mengenai penambahan SDM tidak terlalu diprioritaskan perencanaannya karena bebannya lebih ringan dibandingkan harus membuat suatu sistem komputerisasi khusus, namun hal ini tetap diperhatikan. Untuk dapat lebih jelas melihat hubungan dari ketiga faktor penyebab masalah, maka dibuat suatu hubungan antara setiap faktor masalah yang ada. Tujuan dibuatnya diagram relasi ini adalah agar dapat melihat faktor penyebab masalah secara lebih objektif. Sehingga bukan merupakan hal yang sulit untuk mendapatkan alternatif masalah yang paling sesuai dan tepat. Selain itu, dalam memilih solusi yang ada, dapat diketahui lebih jelas faktor mana yang memang, sangat penting untuk didahulukan yang memiliki dampak buruk terkecil dan dapat membantu dalam mencegah permasalahan yang mungkin timbul akibat kurang memperhitungkan sebab akibat dari setiap solusi masalah. Dengan adanya gambaran korelasi ini, diharapkan dapat menyelaraskan penyelesaian masalah secara lebih baik, teratur dan dinamis.

Gambar 4.2 Diagram Relasi (Relation Diagram) Rak penyimpanan berkas yang melebihi kapasitas Penyortiran berkas rekam medis tidak terlaksana secara berkesinambungan

Masih ada SDM yang tida k terampil

Lamanya Pengiriman Berkas Rekam Medis ke Poliklinik

Tidak ada sistem mengenai keberadanberkas

Pelatihan bagi petugas rekam medis

Dari diagram relasi di atas dapat kita lihat bahwa rak penyimpanan berkas yang sudah melebihi kapasitas merupakan masalah utama yang perlu diprioritaskan karena lambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik disebabkan pula oleh pencarian berkas yang sulit. Rak penyimpanan seharusnya maksimal memuat 120 berkas, namun pada kenyataannya di Rumah Sakit Aqma Karawang rak penyimpanan memuat 175-200 berkas. Hal tersebut karena kurangnya penyortiran yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. Alternatif se lanjutnya adalah menciptakan sistem keberadaan berkas, hal tersebut karena sulitnya mengetahui di mana berkas berada, sehingga menghambat

pendistribusian. Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis agar lebih terampil dalam bekerja

D. Kelebihan dan Kekurangan Dari setiap solusi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan, tetapi setiap kelebihan dan kekurangan yang dimiliki akan dapat membantu dalam pemecahan masalah tersebut Dengan melihat beberapa penilaian yang telah dilakukan sebelumnya, maka memprediksi atau memperkirakan berbagai kemungkinan yang dapat saja terjadi, yaitu dengan melihat berbagai kekurangan dan kelebihan dari setiap alternatif penyelesaian masalah tersebut. Dengan melihat kelebihan dan kekurangan dari setiap altematif pemecahan masalah, diharapkan akan dapat membantu pihak manajemen Rumah Sakit Aqma Jakarta dan pihakpihak terkait dalam mengambil keputusan dan dalam mengantisipasi segala kemungkinan yang dapat saja teijadi di kemudian hari pada saat cara penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan.

Selain itu, dengan adanya keterangan mengenai kelebihan dari cara

atau

altematif penyelesaian masalah tersebut, maka pihak manajemen rumah sakit akan dapat memperhitungkan seberapa besar tingkat kesuksesan ketika cara atau alternatif penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan. Dari segi kekurangannya, pihak manajemen rumah sakit hanya dapat mengetahui segi negatif dari pelaksanaan setiap alternatif yang dipilih, namun pihak manajemen juga dapat membuat langkah pencegahan agar kekurangan tersebut tidak akan menjadi masalah besar dan tidak akan membuat masalah masalah baru yang lebih sulit. Bila segi kekurangannya sudah dapat dilihat atau diramalkan, maka dalam menentukan program aksi (Plan of Action) akan dapat dibuat program penunjang untuk dapat membuat langkah pencegahan beserta perkiraan waktu pelaksanaannya, sehingga ketika kekurangan itu berdampak pada timbulnya masalah, akan dilakukan upaya perbaikan yang telah terencana sebelumnya

Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari setiap alternatif pemecahan masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik di RSAK

1.

Alternatif 1 Man: Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis a. Kelebihan Dengan mengadakan pelatihan mengenai service excellent kepada perawat khususnya di rawat inap, maka akan diperoleh berbagai keuntungan sebapai berikut:
y Pihak pihak yang dilibatkan sebagai pembicara atau pengajar

(trainer) pada pelaksanaan pelatihan ini dapat melibatkan pihak pihak internal saja Apabila pihak pihak internal rumah sakit, dalam hal ini staf bagian rekam medis telah memiliki data data secara lengkap dan memiliki kemampuan untuk inenerangkan tentang gambaran umum kinerja di bagian rekam medis, maka dalam hal ini pihak RS menggunakan pihak internal saja sebagai tenaga pengajarnya. Namun, apabila RS ingin melibatkart pembicara / tenaga pengajar dari eksternal pun tidak jadi masalah, guna menarik minat peserta pelatihan.

y Menjadi tenaga yang terlatih.

Ilmu berupa teori yang telah diberikan dapat diaplikasikan secara nyata sehingga akan menambah tingkat pemahaman peserta pelatihan. Karena pada saat pelatihan, akan banyak masalah di lapangan yang akan timbul sebagai contoh kasus nyata, sehingga peserta dapat secara aktif dan kooperatif menangani dan menyelesaikan masalah tersebut. Hal ini tentunya dapat menjadikan peserta terampil dan independen dalam melakukan tugasnya.

y Dana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program ini tidak terlalu

besar. Dalam pelaksanaan program pemecahan masalah dengan

menggunakan cara pemberian pelatihan kepada perawat ini, maka mulai dari perencanaan kegiatan sampai dengan evaluasi tidak menghabiskan dana yang terlalu besar, sehingga dana yang diperlukan dapat di cover oleh Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri.
y Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pelayanan

prima kepada pasien. Diadakannya pelatihan ini dapat meningkatkan kualitas kompetensi yang dimiliki setiap petugas agar dapat lebih memahami arti penting seorang pelanggan/ pasien terhadap kinerjanya di RS. Pelatihan ini, seperti telah dibahas sebelumnya, sangat menekankan pada sikap perilaku untuk melayani soerang pasian secara subjelctif dan menjunjung tinggi kebutuhan pasien.

b. Kekurangan Seperti halnya kegiatan kegiatan diktat lainnya, maka kegiatan diktat kepada petugas rekam medis memiliki beberapa kekurangan. Kekurangan kekurangan tersebut antara lain:
y Kegiatan /program diktat ini memiliki kemungkinan diundur

pelaksanaannya untuk jangka waktu yang tidak dapat dipastikan. Program diktat bukan merupakan satu satunya program yang dimiliki rumah sakit ataupun bagian pemasaran sendiri. Banyaknya jumlah program yang diundur pada kali ini tahun juga sebelumnya, sulit untuk

memungkinkan

program diktat

direalisasikan dalam waktu dekat. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan dana yang dimiliki pihak rumah sakit.

y Agar dapat memberikan ilmu secara menyeluruh, membutuhkan

waktu yang cukup lama. Saat berlangsungnya proses pemberian ilmu service excellent melalui kegiatan diktat memang tidak memakan waktu yang lama pada saat kegiatan diktat berlangsung. Namun, karena jumlah

petugas yang cukup banyak,agar pelatihan dapat berlangsung lebih tertib dan teratur, maka proses diktat ini harus dilakukan secara bertahap yang berarti membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

y Evaluasi pasca diktat yang diperuntukkan bagi peserta diktat tidak

dapat dijadikan patokan perkiraan keberhasilan yang akan dicapai dalam peningkatan kompetensi perawat.
y Ketika kegitan diktat selesai dilakukan, maka hendaknya dilakukan

evaluasi, yakni salah satunya koordinasi secara berkala dan terus menerus. Penyebaran kuesioner kepada pasien terhadap kualitas pelayanan petugas rekam medis setelah diberi pelatihan, serta mengamati dan menanggapi setiap komplain yang masuk dari pasien secara langsung maupun tidak langsung.

2.

Alternatif 2 Method: Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas a. Kelebihan Beberapa keuntungan menggunakan alternatif ini adalah sebagai berikut:
y Memudahkan

pencarian

berkas

rekam

medis

pada

rak

penyimpanan. Dengan adanya system komputerisasi tersebut tentunya dapat memudahkan dalam pencarian berkas, setidaknya dengan adanya system tersebut petugas rekam medsi dapat mengetahui apakah berkas tersebut telah keluar dari rak penyimpanan/ belum

y Mengetahui keberadaan berkas rekam medis di poliklinik

Sistem komputerisasi memang akan sangat membantu seluruh kegiatan di rumah sakit. Lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik salah satunya adalah karena masih banyak berkas yang salah penempatan. Untuk itulah dibuat sistem komputerisasinya

agar dapat dengan mudah mengetahui dimana berkas rekam medis berada (hanya degan memasukkan nomor rekam medisnya)

y Mengurangi beban kerja perawat/ petugas administrasi klinik

Dengan adanya sistem tersebut maka petugas poliklinik tidak perlu bersusah payah datang ke bagian rekam medis untuk menanyakan berkas rekam medis apakah sudah dicari atau belum, tidak perlu bertanya lagi kemana berkas rekam medis berada (apakah nyasar/ tidak). Karena cukup dengan memasukkan nomor rekam medis maka akan telihat keberadaan berkas tersebut.

b. Kekurangan Berkenaan dengan penyusunan strategi oleh tim internal rumah sakit, maka terdapat pula kekurangan yang mungkin terjadi.
y Biaya yang dibutuhkan cukup besar y Untuk membuat suatu sistem komputerisasi yang barn, banyak

tahapan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Seperti melakukan suatu survey. Seperti halnya suatu pelaksanaan survey lainnya, dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Karena melibatkan pihak ekstemal rumah sakit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

y Membutuhkan Sumber Daya Manusia yang lebih banyak dan

terampil Sistem mengenai keberadaan berkas rekam medis tentu saja memerlukan SDM yang dapat mengaplikasikan computer dengan baik dan juga harus memiliki petugas yang sangat teliti karena bisa saja petugas akan malkukan kesalahan memasulckan nomor rekam medis di computer sehingga dapat menghambat pula proses pencarian berkas.

3.

Alternatif 3 Material: Melakukan peyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan

a. Kelebihan Untuk mengupayakan peningkatan lingkungan rumah sakit, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Namun setiap cara / solusi memiliki konsekuensi masing masing. Berikut adalah kelebihan dari

penyortiran berkas secra berkala.


y Mengurangi kepadatan berkas yang bertumpuk di dalam rak

penyimpanan Dengan dilakukannya penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan maka kita dapat mengetahui berkas yang sudah tidak aktif sehingga dapat mengurangi bekas-berkas yang sangat padat tersebut. Penyortiran ini juga dapat menjaga kualitas berkas karena jumlah berkas yang sesuai dengan kapasitas dapat mengurangi kerusakan berkas.
y Memudahkan pencarian berkas rekam medis

Mengapa hal ini dapat terjadi? Karena dengan penyortiran, maka berkas-berkas rekam medispun akan berkurang sehingga otomatis semakin sedikit berkas di rak penyimpanan maka akan semakin rapi pula penyimpanan berkas tersebut sehingga petugas rekam medis akan sangat mudah untuk mencarinya.

b. Kekurangan Dari kelebihan yang telah diuraikan diatas, dapat terlihat kekurangan yang terdapat pada solusi ini, yaitu pelaksanaannya tidak dapat dipastikan selaras dengan harapan manajemen rumah sakit. Mengingat keterbatasan waktu dan tenaga yang ada. Karena penyortiran kerap menjadi hambatan karena tidak semua petugas mampu dan mau untuk melaksanakannya dengan baik. Dengan dilakukannya analisis mengenai kelebihan dan kekurangan dari prioritas pemecahan masalah Lamanya Pendistribusian Berkas ke Poliklinik yang terjadi di Bagian Rekam Medis Rumah Ssakit Aqma Karawang dengan menggunakan tiga jenis cara pemecahan masalah, maka akan dapat dilakukan upaya pengantisipasian terhadap kemungkinankemungkinan terjadi di masa yang akan datang. yang akan

BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH

A. Penjelasan Prioritas Masalah Pada bab sebelumnya telah dikemukakan beberapa prioritas pemecahan masalah untuk permasalahan Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik. Pada bab ini berisi rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang penulis usulkan. 1. Latar Belakang Rumah sakit merupakan wadah untuk memenuhi kebutuhan manusia akan perawatan maupun pengobatan untuk mendapatkan kesehatan. sangat banyak masyarakat yang tidak mampu mendapatkan perawatan maupun pengobatan yang layak atas penyakitnya. Rumah sakit rumah sakit pun bersaing memberikan pelayanan yang paling prima dengan berbagai strategi yang digunakan. Namun institusi rumah sakit yang benarbenar memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada pelanggan, tidaklah banyak dan mungkin belumlah optimal. Rumah sakit jenis pemerintah biasanya memberikan pelayanan yang sangat

mementingkan hak kalangan tidak mampu agar bisa mendapatkan pelayanan kesehatan dengan harga terjangkau ataupun tanpa memungut biaya. Dan memang begitulah fungsi dasar sebuah rumah sakit yang sebenarnya.

Sedangkan rumah sakit swasta lebih memfokuskan ushanya pada laba (profit focus) dikarenakan keuangan mereka bersifat mandiri, namun pelayanan yang diberikansejauh ini lebih unggul daripada rumah sakit pemerintah yang biayanya dan pelaksanaannya dominan diatur oleh pemerintah. Dari sini dapat diketahui bahwa fungsi rumah sakit yang semula bertujuan sosial kemanusiaan, kini beralih kepada tujuan sosial ekonomi. Sudah banyak kegiatan di rumah sakit yang kini dijadikan lahan bisnis yang subur oleh sebagian pengusaha atau pihak lainnya. Karena usaha kesehatan memang tidak akan pernah mati. Kesehatan

beserta perangkatnya merupakan kebutuhan bahkan modal utama dalam kehidupan manusia. Karena faktor kebutuhan itulah yang menjadikan rumah sakit sebagai lahan bisnis yang menjanjikan. Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha mengembangkan usahanya yang juga sebagai upaya mempertahankan eksistensinya di tengahtengah masyarakat dan

persaingan era globalisasi khususnya dalam bidang kesehatan. Rumah sakit merupakan tempat berkumpulnya segala masalah, baik kesehatan, keuangan, kinerja, target dan lain lain. Semua bisa ditemukan di rumah sakit. Karena kompleksitas yang dimilikinya, proses maupun elemen lainnya, didalamnya selalu dapat ditemukan masalah. Terhadap banyaknya permasalahan di rumah sakit yang ada, maka sistem akan terganggu. Terganggunya sistem, dapat menghambat kinerja dan jelas akan menggagalkan suatu pencapaian target rumah sakit.

Di tengah sibuknya suatu proses pelayanan kesehatan dan penunjang lainnya, bagian rekam medis harus mampu mendinamiskan keadaan di luar dengan keadaan di dalam rumah sakit. Sehingga tercipta situasi yang kondusif. Permasalahan yang ada atau ditemukan, harus segera dicari jalan keluarnya. Sama halnya dalan melakukan segala sesuatu, maka kegiatan penyelesaian masalah juga perlu direncanakan. Perencanaan dibuat agar tujuan dapat dicapai sesuai dengan yang diinginkan. Perencanaan yang diperlukan adalah perencanaan yang matang, sehingga kegiatan penyelesaian masalah dapat berlangsung dengan efektif, efisien dan tepat sasaran.

2.

Prioritas Pemacahan Masalah Di dalam penentuan prioritas pemecahan masalah yang telah diuraikan sebelumnya, penulis mencoba memberikan penjabaran tentang

penyelesaian masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi yakni dengan menggunakan 3 altematif pemecahan masalah, diantaranya adalah Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis, Membuat

sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis dan Melakukan penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan.

B. Langkah Pelaksanaan Setelah penulis membuat altematif pemecahan masalah, menentukan prioritas pemecahan masalah beserta keuntungan dan kerugian dari penggunaan cara pemecahan masalah tersebut, dengan menggunakan metode Criteria Matrix, maka langkah selanjutnya adalah melaksan akan penyelesaian masalah tersebut. Setiap cara pemecahan masalah yang telah dipilih sebelumnya tentunya akan menjadi siasia apabila tidal( dilaksanakan. Untuk itu diperlukan langkah langkah penyelesaian masalah yang penulis coba uraikan dan mudahmudahan akan menjadi bahan rujukan bagi pihakpihak terkait untuk mencoba mengkaji lebih dalam, apa, bagaimana, siapa yang berpengaruh pada proses pelaksanaan serta alasan (mengapa), kapan dan dimana langkah pelaksanaan ini akan dilakukan (What, Who, Why, When, Where and How I 5W + 1 H). penyelesaian masalah dapat dikembangkan dengan menggunakan metode Plan, Do, Check, Action (PDCA). Adapun siklus PDCA dapat dilihat pada Gambar 5.1 berikut

Gambar 5.1 Siklus Plan Do Check Action (PDCA)

PLAN Rencan

DO Laksanakan

ACTION Perbaikan

CHECK Periksa

Seperti yang telah digambarkan pada Gambar 5.1, maka untuk melaksanakan siklus PDCA tersebut terdapat 4 (empat) langkah pokok yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik, di Rumah Sakit Aqma Karawang.

Perencanaan atau Planning merupakan proses penyusunan rencana dalam upaya menyelesaikan masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur unsur rencana yang Iengkap serta sating terkait dan teipadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.

Perencanaan disusun berdasarkan sumber daya yang dimiliki sekaligus mengendalikan tujuan pemasaran atau sebaliknya.

Do atau pelaksanaan adalah proses dilaksanakannya setiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Pada saat pelaksanaan, tentunya pihak rekam medis dengan beberapa unit terkait dapat bekerja sendirisendiri. Namun diperlukan koordinasi dan kerjasama yang baik antara bagian bagian tersebut. Pihakpihak ini pun membutuhkan bantuan serta melibatkan pihak pihak eksternal. Dalam pelaksanaan kegiatan yang melibatkan pihak eksternal, misalnya pada saat keterlibatan nara sumber / pembicara dalam kegiatan diktat yang akan dilakukan. namun tergantung kebijakan dan kemampuan rumah sakit. Pelaksanaan program diktat juga mungkin saja tidak terlepas dari peran suatu sponsor yang akan menyokong (dana) kegiatan diktat tersebut, bila diperlukan.

Setelah melakukan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan, m aka langkah selanjufnya yang ditempuh dalam siklus PDCA adalah proses pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Controlling). Pengawasan merupakan proses pemantauan aktivitas dan keluaran yang dibandingkan dengan

harapan/standar dan adanya kegiatan penyesuaian (koreksi) supaya tetap seperti rencana. Pemeriksaan dan pengawasan ini juga perlu dilakukan untuk meninjau efisiensi dan efektifitas dari penggunaan sumber daya, baik itu sumber daya manusia maupun keterkaitannya dengan masalah anggaran yang

ada. Hal ini dilihat apakah penggunaan berbagai sumber daya ini tidak disalahgunakan atau telah digunakan dengan sebaik mungkin, efisien, efektif dan tepat sasaran atau tidak.

Pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara berkala dan terus menerus dalam pelaksanaan rencana kegiatan yang telah ditetapkan. Pemeriksaan dan pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua kegiatan yang telah direncanakan telah dilaksanakan dengan baik dan benar. Selain itu, alasan pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara terus menerus dan berkala adalah agar tidak terjadi penyimpanganpenyimpangan yang mungkin saja dapat terjadi pada setiap kegiatan dan agar penyimpangan yang mulai dirasakan muncul atau telah ada dapat diperbaiki secepatnya agar tidak berlarutlarut yang nantinya dapat merusak keseluruhan kegiatan dan akhirnya membawa kepada kegagalan.

Ada berbagai jenis pemeriksaan dan pengawasan yang dapat dilakukan oleh Rumah Sakit Islam Jakarta. Jenisjenis pemeriksaan dan pengawasan tersebut antara lain sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Pengawasan Rancana Tahunan (Annual Plan Control) Pengawasan Kemampulabaan Pengawasan Efisiensi Pengawsan Strategis (Strategic Control)

Apabila dalam pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Control), maka dikhawatirkan akan menghambat

penyelesaian masalah -Larnanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik" dan hal ini akan merugikan rumah sakit, karena segala yang telah dikeluarkan untuk mendukung terwujudnya kegiatan ini akan menjadi sia sia. Setelah melakukan perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan pengawasan, dalam usaha penyelesaian masalah ini, maka langkah terakhir pemecahan masalah adalah perbaikan (Action). Proses memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan 3 (tiga) altematif pemecahan masalah pun, tidak lepas dari kesalahankesalahan yang mungkin saja dapat terjadi. Selama

bias tersebut masih dalam taraf wajar dan dapat ditoleransi, serta memiliki penyelesaian yang tidak terlalu rumit, maka kesalahankesalahan tersebut dapat dimaklumi dan dapat dilakukan perbaikan terhadap bias tersebut. Proses perbaikan tidaklah semudah yang dipikirkan. Diperlukan data dan informasi yang dapat menjelaskan mengapa, dimana, kapan dan oleh siapa kesalahan kesalahan tersebut terjadi. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan kesalahan serupa di masa yang akan datang. Upaya perbaikan dapat dilakukan langsung oleh pelaksana lapangan, apabila kesalahan kesalahan atau bias yang terjadi tidak terlalu besar dan masih dapat ditangani oleh pelaksana lapangan. Akan tetapi, jika bias yang terjadi menyangkut masalahmasalah vital dalam proses pelaksanaannya, maka diperlukan koordinasi dengan penanggung jawab bahkan dengan pihak Top Management dari Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri, hal ini dilakukan agar tidak terjadi salah mengambil keputusan dan keputusan yang telah diambil merupakan keputusan bersama dan diketahui oleh pihak manajemen rumah sakit. Solusi atau pemecahan masalah yang digunakan untuk memecahkan masalah tersebut adalah dengan mengaplikasikan 3 (tiga) altematif solusi yang terbaik. Ketiga solusi terbaik tersebut adalah: 1. 2. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis. Membuat sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis. 3. Melakukan Penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan. yang menjadi iangkah awal dalam pelaksnaan ketiga

Tahapantahapan

altematif pemecahan masalah tersebut sebagai berikut: 1. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis Langkahlangkah Pelaksanaan a. PLAN
y Rapat Persiapan Tahap I

Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang. Rapat ini melibatkan 2 (tiga) pihak, yaitu:
 Bagian Rekam Medis  Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini, antara lain:
 Untuk menyusun kepanitiaan  Untuk membuat rencana kegiatan pendidikan dan pelatihan  Untuk menetapkan tujuan pelatihan  Untuk memperkirakan besarnya anggaran yang akan digunakan

dalam proses pelatihan


 Untuk menetukan tenaga tenaga yang akan dilibatkan dalam

proses pelatihan (Staf Pengajar)


y Mengumpulkan Berbagai Informasi dan Data

Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan berbagai informasi dan datadata mengenai pelatihan tersebut beserta datadata penunjang lainnya yang. dibutuhkan dalam pelatihan sebagai materi Diklat. Sasaran dari kegiatan ini adalah sebagai acuan pernberian materi yang akan diberikan pada saat kegiatan Diklat berlangsung.

y Membuat Proposal

Membuat surat pengantar proposal yang akan diajukan kepada bagian terkait dan ke direksi guna untuk meminta persetujuan atas diadakannya pelatihan ini. Dirnana di dalam proposal tersebut terdapat tujuan diadakannya pelatihan / diklat tersebut, estimasi biaya yang diperlukan untuk pelatihan, susunan kepanitiaan dan waktu pelaksanaan diktat tersebut. Permintaan persetujuan ini ditakukan setiap saat, dimana terdapat proses pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

y Membuat gant chart

Dibuatnya gant chart bertujuan untuk menjabarkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan rencana secara sistematis, sehingga teratur dan jelas.

b. DO
y

Rapat Persiapan Tahap II Pada tahap ini bagian rekam medis sebagai penyelenggara akan mengadakan rapat khusus bagian Diklat sebagai koordinator dengan petugas atau unitunit terkait dalam pelaksanaan pemberian pelatihan. Unit unit yang terkait antara lain:
 Bidang Penunjang Medis  Pelaksanaan Program Diklat

Setelah melalui proses perencanaan yang cukup matang, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan Program Pendidikan dan Pelatihan dengan sasaran utama pemberian pemahaman tentang kinerja di rekam medis dan Customer Relationship Management (CRM) kepada target audience.

Setelah proposal yang diajukan kepada direksi disetujui, maka tahap selanjutnya adalah:  Merealisasikan anggaran yang diajukan di dalam proposal.  Melakukan kegiatan sesuai dengan gant chart yang telah dibuat pada tahap persiapan.

c. CHECK
y Menyebarkan Kuesioner

Proses penyebaran kuesioner bertujuan untuk melihat efktivitas dari kegiatan pemberian pelatihan service excellent maupun CRM tersebut, yaitu sejauh mana penguasaan dan pemahaman peserta pelatihan terhadap materi dan latihan yang telah diberikan. Penyebaran kuesioner ini dilakukan pada setiap pelaksanaan diklat dan dilakukan secara langsung yakni diberikan sebelum program diklat dimulai dan dikumpulkan kembali pada saat program diklat selesai. Setelah kuesioner diisi dan dikumpulkan, maka panitia akan melakukan pengolahan hasil kuesioner tersebut dan membuat kesimpulan dan hasil pelatihan dan kuesioner.

y Melakukan Monitoring dan Evaluasi

Pada tahap ini akan dibahas mengenai halhal yang telah dicapai dan mengemukakan berbagai hambatanhambatan yang ditemui, sehingga dapat dengan segera menetapkan rencana/langkah selanjutnya untuk memperbaiki dan mengantisipasi terjadinya hal serupa di masa yang akan datang. Tahapan evaluasi ini dilakukan secara rutin dan berkesinambungan pada setiap pelaksanaan diklat. Pada tahap ini juga dilakukan penyebaran kuesioner kepada peserta diklat, naraun setelah hasil kuesioner diolah, dibuatkan laporan yang akan dilaporkan kepada direksi.
y Meminta Persetujuan Direktur

Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat, dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali, selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur.

d. ACTION
y Melakukan Perbaikan Atas Setiap Aksi yang Telah Dilakukan

Kegiatan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya error/ kesalahan yang sama di kemudian hari. Kegiatan ini dilakukan setiap saat, ketika kegiatan diklat ini telah berlangsung.

Sumber Daya Sumber daya merupakan salah satu faktor penting untuk menerapkan pelaksanaan pemecahan masalah. Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik. Sumber daya dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah. Tanpa adanya sumber daya yang tepat, maka setiap rencana yang akan dijalankan tidak akan terlaksana dengan baik, tujuan yang diharapkan pun tidak akan tercapai. Dalam pemecahan masalah ini, sumber daya yang dibutuhkan agar pelaksanaan program pelatihan dapat terlaksana dengan baik, diperlukan beberapa sumber daya, antara lain:

a. Sumber Daya Manusia b. Sumber Daya Material c. Sumber Daya Dana d. Sumber Daya Waktu Berikut ini adalah penjelasan / uraian lebih lengkap dari masing-masing sumber daya yang diperlukan. a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dan lebih dominan dalam pelaksanaan penyelesaian masalah. Sumber daya manusia memang peranan yang sangat besar. Hal ini terlihat dari kebutuhan akan sumber data manusia dan keterlibatan banyak pihak dalam upaya pencapaian tujuan. Pada tahap penyelesaian masalah dengan menggunakan alternatif cara pemecahan masalah ini, diperlukan sumber daya manusia, yaitu
y Peserta diklat: petugas rekam medis

Pemberian diklat ini akan dilakukan secara bertahap dengan periode waktu 4 bulan 1 kali pelatihan. Pada setiap pelatihannya, jumlah peserta pelatihan adalah sebanyak petugas yang ada di bagian rekam medis.
y Panitia diklat:  Manajer rekam medis  Staf Bagian SDM  Staf lain yang berkompeten

Untuk dapat mengadakan program diklat ini, tentunya tidak akan terlepas dari peran panitia yang sengaja dibentuk untuk menangani program diklat agar dapat terlaksana dengan baik. Selain Manajer rekam medis, panitia juga dapat berasal dari bagian lain, seperti SDM yang dapat menbantu dan melakukan tugas kepanitiaan. Jumlah panitia yang, dibutuhkan adalah sebanyak 10 orang.
y Pembicara / Trainer:  Kepala Bidang/ Manajer rekam medis  Nara sumber internal / khusus didatangkan dari luar

Pembicara untuk kegiatan diklat ini adalah Kepala Bidang/ Mamajer Rumah Sakit Aqma Karawang dan pihak internal yang menguasai pemberian diklat terutama materi yang telah ditetapkan, ataupun mendatangkan narasumber yang diundang untuk mengisi acara diklat. Hal ini bergantung kepada kebijakan manajemen rumah sakit sendiri.

b. Sumber Daya Material Pada pelaksanaan kegiatan ini, alatalat atau material yang digunakan tidaklah terlalu banyak. Beberapa jenis material yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah:
y Materi pelatihan (makalah) y Alat alat tulis y Peralatan diklat untuk mempresentasikan materi diklat, seperti

Notebook (Laptop), LCD, microphone, disket, CD danflashdisk.


y Perlengkapan seperti ruangan (auditorium), kursi, meja, spanduk

(bila diperlukan).

c. Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan akan dibebankan kepada Rumah Sakit Islam Jakarta karena biaya yang dibutuhkan masih dapat di handle sendiri oleh pihak rumah sakit. Namun, apabila terdapat sponsor yang bersedia mendanai kegiatan ini, maka hal tersebut tidak menjadi masalah dan akan banyak membantu pihak rumah sakit. Berikut adalah uraian biaya pelaksanaan diklat.

Tabel 5.1 Uraian Biaya Kegiatan Program Diktat Service Excellent

No.

Uraian

Jumlah Unit

Biaya/Unit (Rp)

Jumlah (Rp)

I. Rapat Persiapan Tahap I I 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.000 2.000 100.000 20.000

Rapat II. Pengumpulan Informasi Untuk Materi Diktat 1 Pengadaan Buku / 5 buku 75.000 385.000

kepustakaan III. Rapat Persiapan Tahap II 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.000 2.000 100.000 20.000

Rapat IV. Pelaksanaan Program Diktat 1 2 3 Konsumsi Penggandaan Materi Pelatihan Honorarium Pembicara 3 orang 200.000 600.000 50 orang 50 orang 10.000 2.000 500.000 100.000

(Trainer) V. Evaluasi Penggandaan 50 200 10.000 1.835.000 5.505.000

Kuesioner Biaya untuk lx Diktat rangkap Jumlah Total Biaya untuk 3x Diktat

Dari tabel 5.1 diatas, dapat dilihat bahwa biaya yang dibutuhkan untuk melakukan diktat adalah sebesar Rp. 1.835.000,-. Biaya tersebut mencakup seluruh anggaran dari perencanaan sampai pada

evaluasinya dalam 1 (satu) kali pelaksanaan diktat. Karena program diktat direncanakan bertahap sebanyak 3 kali dalam 1 (satu) tahun, maka jumlah dana keseluruhan yang dibutuhkan adalah Rp.

5.505.000,-. Biaya tersebut akan dibiayai sepenuhnya oleh Rumah Sakit Aqma Karawang atau menggunakan sponsor.

d.

Sumber Daya Waktu Lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan alternatif pemecahan masalah melalui program pendidikan dan pelatihan ini, adalah dalam periode waktu 1 tahun. Jangka waktu 1 tahun tersebut digunakan untuk melakukan semua kegiatan, mulai dari perencanaan sampai pada perbaikannya. Namun, pelaksanaan diktat dilakukan setiap 4 bulan sekali, sehingga dalam 1 tahun terdapat 3 kali kegiatan.

Jadwal Pelaksanaan Setelah menetapkan berbagai sumber daya yang diperlukan, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah melaksanakan pemecahan yang telah direncanakan sebelumnya. Rencana kekia dan waktu pelaksanaan masalah penulis uraikan dengan menggunakan tekhnik Gant Chart. Pada tekhnik Gant Chart ini, diuraikan mengenai Metode, Jenis Kegiatan, Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan dibutuhkan untuk melakukan setiap jenis kegiatan.

Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5.2 Plan of Action Jadwal Rencana Kegiatan 1 Pelaksanaan Diktat Service Excellent berikut ini.

TABEL 5.2

PLAN OF ACTION JADWAL KEGIATAN 1


PELAKSANAAN PROGRAM DIKLAT
Metode Kegiatan Sasaran kegiatan PLAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Langkah langkah Pelaksanaan a. PLAN
y Rapat Pelaksanaan Tahap I

Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang, khusunya Bagian Rekam medis. Rapat ini melibatkan 5 (lima) pihak, yakni:
 Manajer Rekam medis  Kepala Seksi Penyimpanan berkas  Kepala Seksi Pengelolaan dan Pendaftaran  Manajer Pemasaran  Kepala bagian Vendor

Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini, antara lain:
 Untuk menetapkan Sistem apa yang akan digunakan  Untuk mengumpulkan dan analisis data perusahaan yang telah

memiliki sistem tersebut


 Untuk membuat surat pengajuan penyusunan rencana pembuatan

sistem baru di rekam medis kepada Direktur


 Untuk menentukan tenaga tenaga yang akan dilibatkan dalam

kegiatan pembuatan sistem komputerisasi.


 Merencanakan jadwal presentasi y Meminta Persetujuan Direktur

Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat, dimana terdapat proses pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

b. DO

y Melakukan survey

Survey yang dilakukan bertujuan untuk melihat apakah perusahaan yang telah memiliki system tersebut dapat menciptakan kinerja yang lebih balk di rumah sakit atau tidak.
y Mengajukan permohonan dan proposal pelaksanaan pembuatan

sistem komputerisasi baru Data data perusahaan yang sudah dikumpulkan kemudian diajukan ke direktur beserta proposal untuk disahkan.
y Melakukan presentasi kepada Direktur

Proposal yang sudah disusun kemudian diinformasikan dan diperlihakan secara jelas dan terperinci kepada direktur melalui presentasi. Sebagai tindak lanjut adalah revisi bila diperlukan, disahkan disetujui dan kemudian di laksanakan

c. CHECK
y Pengecekan kembali semua hal yang telah disepakati sebelumnya

Pada tahap ini, dilakukan pengecekan kembali untuk rnemastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati, berupa pengecekan data perusahaan potensial.
y Evaluasi

Pihak pihak terkait yang hendaknya melakukan evaluasi pada setiap aktivitas secara rutin dan berkesinambungan pada setiap perusahaan yang potensial.
y Meminta persetujuan direktur

Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat, dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali, selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur.

d. ACTION
y Melakukan strategi yang telah dibuat

Kegiatan ini bertujuan untuk mengurangi atau menyelesaikan

permasalahan yang ada agar tidak kembali terjadi di masa yang akan datang.

Sumber Daya Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan kegiatan pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Oleh Tim Internal ini adalah sumber daya manusia, material, dana dan waktu. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai keenpat sumber daya tersebut. a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang dipeerlukan pada metode pemecahan masalah ini adalah dari bagian vendor, sebagai pelaksana pembuatan program barn di rekam medis.

b. Sumber Daya Material Sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan ini adalah sebagai berikut:
y Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan ini diperlukan untuk menjelaskan tujuan kegiatan pendekatan dengan perusahaan perusahaan potensial secara rinci, sehingga diperlukan strategi khusus guna implementasi dan menunjang upaya tersebut.
y Transportasi

Transportasi digunakan ketika pihak rekam medis dan vendor melakukan survey ke perusahaan-perusahaan yang telah memiliki system keberadaan berkas. Survey dilakukan terhadap 20 (lima) perusahaan yang telah memiliki system tersebut.

c. Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk membuat Sistem komputerisasi

keberadaan berkas terbilang cukup besar. Hal ini disebabkan karena

terdapat kegiatan survey marketing dan kunjungan ke 20 perusahaan yang dianggap potensial. Durasi waktu kunjungan per perusahaan tidak serta merta dapat sesuai dengan rencana. Banyak faktor di lapangan yang bisa saja menghambat target waktu tersebut.

Tabel 5.3 Uraian Biaya Kegiatan Membuat Sistem Komputerisasi Keberadaan Berkas No. Uraian Jumlah Unit I. Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 5orang 5orang 10.000 2.000 50.000 10.000 Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp)

II. Rapat Persiapan Tahap 2 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 5orang 5orang 10.000 30.000 50.000 150.000

Rapat (survey) III. Pelaksanaan Kegiatan 1 2 Konsumsi Biaya Transportasi 10 kalikali 10 perjalanan IV. Evaluasi 1 Konsumsi Rapat Evakuasi 5orang 20.000 100.000 2.110.000 75.000 100.000 750.000 1.000.000

TOTAL

Dari tabel 5 3 diatas dapat dilihat bahwa dana yang clibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut adalah sebesar Rp.2.110.000,-. Namun, besarnya anggaran diatas tergantung pada waktu kunjungan yang bisa saja berubah melebihi 10 kali kunjungan dengan perhitungan rata rata

perusahaan yang dikunjungi dalam 1 (satu) hari sebanyak 2 (dua) perusahaan. Kebijakan pemerintah mengenai harga Bahan Bakar Minyak (BBM) tentunya juga akan mempengaruhi anggaran ini secara langsung. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pendekatan kepada perusahaan potensial menjadi tanggungan secara menyeluruh oleh pihak Rumah Sakit Aqma Karawang.

d. Sumber Daya Waktu Waktu yang diperlukan untuk membuat program baru ini ini tidaklah sedikit. Banyak yang perlu dipersiapkan untuk dapat menyusun suatu strategi yang tepat. Maka gambaran waktu yang penulis berikan adalah selama 1 (tahun).

Jadwal Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5.4 berikut ini yang akan diuraikan secara jelas berdasarkan Metode, Jenis Kegiatan, Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan Chart 3. Penyortiran berkas dilakukan secara berkala dan berkesinambungan Ada hal yang perlu diingat dalam penyelesaian salah satu altematif pemecahan masalah ini, bahwa petugas penyortiran berada dalam pengawasan Manajer Rekam medis. Ketidakseimbangan antara Berkas baru yang terus masuk setiap harinya dengan berkas- berkas lama yang belum disortir mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas, sehingga dapat dilihat pada gudang penyimpanan di RSIJ terdapat berkasberkas yang tidak disimpan pada tempatnya seperti di lantai dan bagian atas rak penyimpanan. Banyaknya berkas tersebut mengakibatkan terhambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik. Sebuah rumah sakit baru akan mengetahui atau sensitif terhadap sesuatu hal setelah mendapatkan banyak yang tertuang dalamGhant

komplain dari pelanggannnya dan dari pihak rumah sakit itu sendiri (dalam hal ini perawat)

Langkah langkah palaksanaan a. PLAN Adapun rencana kerja untuk prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan cara Penyortiran berkas di rekam medsi pada rak penyimpanan adalah sebagai berikut:
y Rapat Persiapan Tahap I

Rapat ini dilakukan oleh Intern RSIJ yakni Bagian Rekam medis seperti Manajer rekam medis, kepala seksi penyimpanan, kepala bagian pengelolaan dan pendaftaran. Sasaran dari kegiatan Rapat Pelaksanaan Tahap I ini adalah:
 Membuat rencana bentuk koordinasi yang diinginkan  Menetapkan personel yang bertanggungjawab terhadap koordinasi

tersebut
 Memperkirakan besarnya biaya yang hams dikeluarkan dalam

proses pemecahan masalah


y Pengumpulan data data dan informasi berkenaan dengan masalah

Kegiatan pengumpulan data data ini dilakukan untuk menunjang kegiatan penyelesaian masalah. Adapun sasaran yang dituju dengan kegiatan ini, yaitu:
 Membuat rak penyimpanan menajdi lebih layak dan sesuai

dengan standar
 Mendata fasilitas, sarana maupun prasaran yang membutuhkan

perbaikan
y Meminta Persetujuan Direktur

Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat, dimana terdapat proses pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

b. DO

y Rapat Persiapan Tahap II

Pada kegiatan ini. dilakukan rapat dengan pihak - pihak yang terlibat pada Rapat Persiapan Tahap I
y Pelaksanaan Penyortiran

Pada tahapan ini, rencana yang telah ditetapkan selanjutnya dilaksanakan oleh masing - masing petugas yang telah ditunjuk.

c. CHECK
y Pengecekan hasil dari pelaksanaan koordinasi

Sasaran dari kegiatan ini adalah untuk melihat hasil kerja dan kineija yang telah dilakukan petugas kebersihan.
y Mengadakan pengawasan terhadap semua petugas penyortiran

Sasaran kegiatan ini adalah untuk meminimalisasi terjadinya penyimpangan tugas yang tidak sejalan dengan rencana dan tahap tindakan yang telah ditetapkan.
y Evaluasi

Pada

tahap

ini

dilakukan

evaluasi

secara

rutin

dan

berkesinambungan terhadap kondisi setiap ruangan dan petugas kebersihan.


y Meminta Persetujuan Direktur y Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat, dimana terdapat proses

pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

d. ACTION
y Melakukan perbaikan atas setiap aksi yang telah dilakukan

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghindari terjadinya masalah yang sama di kemudian hari.

Dari sistern Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang telah diuraikan diatas, maka diharapkan permasalahan mengenai lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik dapat terselesaikan dengan baik sesuai dengan apa yang telah

menjadi tujuannya sehinzga berjalan dengan optimal dan dapat meningkatkan mutu pelayanan.

Sumber Daya Seperti halnya pada pemecahan masalah lain, sumber daya pun dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah Dalam pemecahan masalah ini, sumber daya yang dibutuhkan agar peningkatan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan dapat terlaksana dengan baik. dibutuhkan Deberapa sumber daya sebagai berikut: a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia memegang peranan yang sangat pealing dalam alternatif pemecahan masalah ini, karena suatu kegiatan koordinasi tidak mungkin dapat digantikan oleh hal apa pun. Untuk itu, pastinya banyak melibatkan banyak petugas lain. Secara khusus, sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelesaian masalah ini adalah:
y Kepala Penyimpanan Berkas

Karena indikator penyortiran merupakan bagian dari penyimpanan berkas, maka dalam pelaksanaan program ini turut pula melibatkan kepala Sie. Penyimpanan Berkas.
y Staff rekam medis

Untuk membantu melaksanakan penyortiran pada rak penyimpanan tentunya menggunakan tenaga staff rekam medis yang lebih berwenang untuk melaksanakannya.
y Perawat/ Petugas administrasi klinik

Karena dalam menyelesaikan masalah ini dibutuhkan suatu kegiatan survey, maka peran perawat sangat diperlukan untuk dapat memberikan penilaiannya terhadap bagian rekam medis. Karena perawat yang secara langsung merasakan apakah pengiriman berkas masih sudah mengalami perunagahn atau belum. Tanpa adanya peran perawat, maka tolok ukur keberhasilan perbaikan tidak akan dapat diukur. Jumlah perawat yang akan diwawancarai adalah

sebanyak 20% dari total seluruh perawat.

b. Sumber Daya Material Selain sumber daya manusia, maka sumber daya material juga sangat diperlukan untuk mendukung dan memfasilitasi setiap kegiatan yang akan dilakukan. Sumber daya meteri tersebut berupa materi - materi yang diperlukan untuk melakukan koordinasi. Sumber daya materi yang dibutuhkan antara lain:
y Alat Survey (wawancara dengan tape recorder atau ditulis) y Materi pendukung (masker, rak/ kardus untuk memisahkan

penyortiran) c. Sumber Daya Dana Apabila semua tenaga dan bahan telah dipersiapkan, maka untuk dapat mengadakan segala kebutuhan tersebut. diperlukan dana yang cukup. Faktor dana sangatlah penting. Pada kegiatan ini, penulis akan mencoba menguraikan biaya yang dibutuhkan untuk dapat terlaksananya koordinasi yang diinginkan serta terselesainya masalah padatnya rak penyimpanan Tabel 5.5 Uraian Biaya Program Penyortiran berkas pada rak penyimpanan No. Uraian Jumlah Unit Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp)

I. Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 4 orang 4 orang 10.000 2.000 40.000 8.000

II.Pengumpulan Data & Informasi Sumber daya materi


 Kuesioner & Souvenir  Masker

50 perawat 5 petugas 4 orang 4 orang

1500 5.000 10.000 2.000

75.000 25.000 40.000 8.000

III.Rapat Persiapan Tahap II 1 Konsumsi 2 Pengadaan Materi Rapat

IV.Pelaksanaan Survey dan Koordinasi

Honorarium Penyortiran

Pelaksana

5orang

100.000

500.000

V.Evaluasi 1 Konsumst rapat evaluasi 4 kali

4 orang

40.000

160.000

TOTAL

856.000

Berdasarkan tabel diatas, dapat dilihat bahwa besarnya biaya yang dibutuhkan untuk melakukan survey dan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan adalah sebesar Rp.856.000,-. Namun biaya tersebut merupakan biaya yang dikeluarkan dalam jangka waktu 1 tahun dengan melakukan evaluasi sebanyak 4 (empat) kali atau setiap 1 kali 3 bulan.

d.

Sumber Daya Waktu Proses penyelesaian masalah tidak terlalu banyak mernakan waktu yang banyak. Adanya target untuk dapat menyelesaikan masalah ini sesegera mungkin, namun dengan proses yang tepat. Waktu yang diperkirakan untuk melakukan penyortiran adalah 7 hari kerja.. Untuk kegiatan evaluasi dilakukan selama I tahun sebanyak 4 kali evaluasi.

Jadwal Pelaksanaan Untuk lebih jelasnya, Rencana Kegiatan ini akan diuraikan leb jelas pada ih Tabel 5.6. Selain itu, untuk dapat melihat hubungan jadwal pelaksanaan antara ketiga kegiatan perbaikan tersebut, maka penulis membuat POA dari keseluruhan kegiatan, sehingga dapat dikoordinasikan dan dapat berjalan secara sistematis tanpa ada kegiatan yang berbenturan jadwal

pelaksanaannya yang nantinya akan memberatkan beban staf pelaksana. Gant Chart untuk keseluruhan kegiatan guna penyelesaian masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Keberadaan sebuah organisasi rumah sakit kian hari makin dirasakan pelu bagi setiap individu. Kesehatan menjadi alasan utama manusia untuk bisa terns beraktivitas sehari hari dengan optimal. Hal yang mungkin banyak diabaikan pada masa masa tertentu, namun dampak yang ditimbulkan di kemudian hari sangat mungkin terjadi, sebagai konsekuensi sebuah kebiasaan dan kelalaian di masa lalu. Belum lagi kemungkinan mendapatkan suatu musibah seperti kecelakaan dalam berbagai bentuk, terkadang kerap terjadi pada sebagian besar manusia, baik dalam kasus kecil maupun besar. Semuanya dapat ditampung pada wadah pelayanan kesehatan, rumah sakit. Sebuah rumah sakit pun harus mampu memberikan pelayanan kesehatan terbaik bagi pengguna jasanya, pasien. Mengingat fungsinya yang teramat dibutuhkan, maka setiap tindakan yang diberikan kepada pasien dianggap hal terbaik yang diberikan. Namun, seiring berjalannya waktu, kompleksitas masalah yang ada di rumah sakit semakin tinggi. Banyak hal terjadi dan berkembang. Pasien pun mulai lebih memahami figur rumah sakit, bahkan hal- hal yang terjadi di dalam suatu organisasi rumah sakit. Untuk itu, segala kegiatan moral hazard yang mungkin dahulunya dapat dilakukan lebih .leluasa, saat ini sudah tidak mungkin dilakukan. Pelayanan dengan mutu terbaik, perlakuan terbaik dan manusiawi serta pemeliharaan hubungan

hingga berkesan bagi pasien, saat ini menjadi faktor utama untuk dapat bertahan dalam persaingan perusahaan penghasil jasa kesehatan sejenis rumah sakit. Sesungguhanya yang menjadi target organisasi rumah sakit kebanyakan, terutama rumah sakit swasta, adalah laba (profit). Namun, pencapaian target tersebut adalah dengan menernpatkan customer sebagai targetnya pula (customer oriented). Sehingga hal ini dapat meningkatkan laba yang ditandai dengan meningkatnya jumlah kunjungan, pendapatan dan tingkat loyalitas pelanggan. Rumah Sakit Aqma Karawang adalah salah satu organisasi pemberi layanan kesehatan yang menyadari benar hal tesebut. Hal ini penulis teliti dari motto yang dimilikinya, Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan. Adanya kesadaran dan upaya untuk melakukan ibadah dengan memberikan pelayanan kesehatan kepada semua pelanggan, menjadikan

Rumah Sakit Aqma Karawang ihsan dalam pelayanannya. Namun, tidak ada hal yang berjalan dengan sempurna, setiap kejadian selalu diiringi permasalahan. Masalah yang terjadi di rumah sakit intinya adalah, segala sesuatu yang terjadi tidak sesuai target yang telah ditetapkan atau diinginkan. Untuk dapat menemukan masalah yang layak untuk dibahas dan diteliti lebih lanjut, hams menempuh metode yang dapat mendukung proses pencarian masalah sehingga masalah yang diangkat bukan merupakan asumsi atau dugaan pribadi semata.

Dari berbagai faktor penyebab masalah tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa altematif pemecahan masalah. Alternatif pemecahan masalah tersebut diperoleh dan ilmu pengetahuan yang penulis dapatkan di bangku perkuliahan yang menyangkut bidang Peerkantoran Medik rumah sakit. Adapun altematif pemecahan masalah yang penulis usulkan sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik. Altematif tersebut adalah sebagai berikut: 1. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan. 2. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas

3. Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam Setelah dilakukan analisa prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix, maka penulis menetapkan prioritas penyelesaian masalah yang akan didahulukan pelaksanaannya, dengan tetap membahas dan menjabarkan altematif pemecahan permasalahan lainnya. Hal ini dimaksud agar didapatkan suatu penyelesaian yang dapat menghilangkan segala fakor penyebab masalah yang ditemukan, sehingga akan berhasil optimal. Urutan prioritas penyelesaian masalah tersebut yaitu: 1. Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam 2. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas 3. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan.

B. Manfaat Magang Dalam kegiatan magang yang dilakukan oleh Penulis, begitu banyak manfaat yang didapat dan dirasakan oleh penulis. Beberapa manfaat yang dapat disebutkan oleh penulis antara lain adalah sebagai berikut: 1. Dapat bersosialisai dan belajar memahami lingkungan kerja yang sesungullnya sesuai dengan bidang jurusan yang didapat di Instansi Pendidikan. 2. Dapat merasakan keterlibatan langsung dalam proses kegiatan kerja, baik yang berhubungan secara langsung dengan bidang konsentrasi atau jurusan Perkantoran Medik yang didapat di Instansi Pendidikan Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. 3. Mendapat pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja yang akan dihadapi oleh pemagang nantiny a pada saat terjun langsung di lapangan untuk bekerja. 4. Dapat berperilaku lebih disiplin dan bersikap profesional terhadap pekerjaannya. 5. Mampu mengaplikasikan ilmu yang sudah didapat di bangku perkuliahan. 6. Dapat memberikan ide dan saran sebagai upaya mengembangkan Rumah Sakit Aqma Karawang

C. Saran Selain mengajukan beberapa solusi dalam menyelesaikan masalah yang ada, penulis juga berusaha memberikan saran positif yang tidak lain adalah untuk mendukung solusi yang telah dikemukakan. Saran saran tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Untuk Bagialiftekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Pusat a. Memprioritaskan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan pada awal tahun r-ode dan juga memprioritaan kegiatankegiatan yang harus dilaksanakan seceptnya dan tidak biga ditunda serta sangat penting bagi kelangsungan organisasi rumah sakit. b. Dapat mematuhi jadwal rencan kerja ( erilan of Action) yang telah direncanakan pada awal tahun atau awal, periode tertentu dengan tepat, sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya penundaan dan terulurulurnya suatu kegiatan yang pada akhirnya akan berakibat pada tidak terlaksananya kegiatan tersebut. c. Dapat menciptakan susasana kerja yang kondusif, tidak hanya pada bagian rekam medis itu saja, namun juga kepada seluruh pihak rumah sakit, mengingat keterkaitan bagian rekam medis yang tidak lepas d ari bagian bagian lain di Rumah Sakit Aqma Karawang d. Meningkatkan koordinasi (kerjasama) dengan pihak internal rumah sakit dan pihak ekstemal Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri.

2. Untuk Bagian Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang a. Terns berupaya meningkatkan pelayanan rumah sakit, salam, sapa, rmah. senyum, sopan santun, dll. Dan kepada selurug petugas untuk dapat mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja dan pelayanan terhadap custome. b. Menjaga hubungan baik dengan terutama dengan pasien. perawat. petugas administrasi klinik, kerjasama. c. Menciptakan suasana yang kondusif kepada seluruh pihak rumah sakit dengan terus meningkatkan mutu

tanpa terkecuali, yaitu mulai dari lini teratas maupun terbawah. d. Petugas penyimpanan berkas berkas agar lebih cermat lagi dalam mencari berkas rekam medis dalam rak penyimpanan. e. Petugas pendaftaran agar tidak meningkatkan tempat pendaftaran pada saat jam kerja.

3. Untuk Rumah Sakit Rumah Sakit Aqma Karawang a. Dapat tetap memberikan kesempatan untuk pelaksanaan magang mahasiswa. b. Antara Pembimbing Lapangan dan mahasiswa magang sebaiknya dibuat suatu jadwal konsultasi. Dengan ditetapkannya jadwal konsultasi pada hari dan jam tertentu, akan dapat mempermudah proses konsultasi bagi mahasiswa. Hal ini juga dilakukan guna memperkecil

kemungkinan mahasiswa mengganggu jam kerja pembimbing lapangan guna agar dapat memberikan waktu untuk bimbingan kepada mahasiswa magang dapat dihindari. c. Selalu melakukan upaya peningkatan mutu dan pelayanan bagi pelanggan sehingga tercipta pelanggan baru dan akan berdampak pada loyalitas pelanggan seperti yang diharapkan pihak rumah sakit. Bila pelanggan merasa puas dengan hasil yang diberikan, maka akan memungkinkan untuk terciptanya loyalitas pelanggan dan munculnya pelanggan baru melalui mouth to mouth promotion. d. Terus melakukan upaya untuk mengembangkan diri ke arah yang lebih baik serta peningkatan mutu palayanan kepada pasien. Penulis melihat bahwa Rumah Sakit Islam Jakarta mempunyai prospek yang baik untuk maju. Hal ini juga dikarenakan lokasi Rumah Sakit Islam Jalarta yang cukup strategis dan telah memiliki citra yang baik di masyarakat serta dalam upayanya untuk memberikan pelayanan yang terkemuka bagi masyarakat Jakarta dan sekitarnya. e. Bekerjasama dengan Program S1 Perumahsakitan FKUI untuk membuat uraian tugas yang jelas bagi pemagang f. Dapat menerima kembali mahasiswa magang dari Program S1,

Universitas Indonesia.

4. Saran Untuk Instansi Pendidikan Program DM-Pk, !TM di kit-8111 FKUI a. Melakukaa serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. b. Melakukan pemantauan terhadap mahasiswa magangnya lebih dari 1 (satu) kali kunjungan agar dapat segera diketahui potensi masalah / hal hal yang tidak diinginkan terjadi. c. Meningkatkan hubungan kerjasama dan selalu melakukan kerjasama dengan lebih baik khususnya kepada pihak instansi rumah sakit tempat magang dan mahasiswa magang sendiri. d. Melakukan serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. e. Lebih mengontrol dan mengawasi kehadiran dan kinerja pemagang untuk menghindari terjadinya penyimpangan kehadiran dan kinerja pemagang di tempat magang. D. Penutup Praktik kerja lapangan atau magang merupakan suatu hubungan yang melibatkan mahasiswa secara langsung dalam proses kerja suatu instalasi / bagian / unit. Kegiatan magang ini memiliki manfaat yang sangat besar bagi mahasiswa selaku pemagang. Setelah menjalani proses magang di Rumah Sakit Islam Jakarta selama 4 bulan (16 minggu) tepatnya dimulai pada

tanggal 15 Pebruari 2007 dengan waktu 32 jam / minggu, sudah banyak pengalaman yang penulis dapatkan di dalam dunia kerja nyata. Pada saat 2

minggu pertama, penulis melakukan orientasi ke sejumlah ruangan dan bagian yang ada di rumah sakit. Kemudian pada 3 bulan terakhir, penulis

berada pada bagian rekam medis sebagai bagian yang sesuai dengan konsentrasi atau jurusan peminatan penulis yakni Perkantoran Medik pada Program Diploma III Perumabsakitan Fakultas Kedokteran Universitas

Indonesia. Akhimya bagian rekam medis yang menjadi konsentrasi magang penulis dimana permasalahan mengenai Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik ini diangkat. Berbagai masalah yang diangkat bukanlah untuk melihat sisi minus atau untuk mengangkat kelemahan rumah sakit ke permukaan. Permasalahan ini diangkat lebih kepada upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Islam Jakarta agar dapat menjadi lebih maju dan dapat meningkatkan citra atau image nya di mata masyarakat. Selama menjalani kegiatan magang di Rumah Sakit Aqma Karawang, penulis memperoleh manfaat dan pengetahuan yang lebih sebagai perbandingan antara teori yang didapat saat perkuliahan dengan situasi yang sebenamya di dunia kerja nyata. Selain itu, dengan kegiatan magang ini, penulis juga dapat menambah pengalaman baru dan kesempatan untuk mengenal lingkungan baru sosialisasi kerja serta mengembangkan sikap profesional dalam bekerja.

DAFTAR PUSTAKA

1.

Satar, Yuli Prapancha. Kuliah Penyusunan dan Evaluasi Magang. Jakarta: Program DIII Perumahsakitan FKUI; 2006

2.

Ayunda,

Venti

Rahma. Ke

Berkurangnya Rumah Sakit.:

Anthill Jakarta

Kunjungan Program DII

PerusahaanPelanggan

Perumahsakitan FKUI: 2006 3. Fatmasari. Rima. Diktat Kuliah Manajemen Medical Check Up, Diagnostic Center dan Laboratorium. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI; 2004. 4. Sabrina. Diktat Kuliah Manajemen Kepribadian. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI; 2005 5. Agusniadi, Gandhi. Kuliah Pengantar Rekam Medik. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia; 2003 6. Satar, Yuli Prapancha. Diktat Kuliah Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia; 2005 7. Rumah Sakit Aqma Karawang. Profit Rumah Sakit Islam Jakarta. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang; 2006 8. Gage, Susan M. Strategi Pelayanan Pelanggan. Yogyakarta: Argo Publisher; 2006 9. Masduki. Jurnalistik Radio. Yogyakarta: LKiS; 2001

10.

Stokkink,

Theo.

The

Professional

Radio

Presenter

(terjemahan).

Yogyakarta: Kanisius; 1997 11. Sekretariat KARS. Laporan Survey Akreditasi Rumah Sakit 16 Pelayanan. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik DEPKES RI; 2003 12. SOP Bidang Rekam Medik. Pendaftaran Rekam Medik Rawat Jalan. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang; 2006 13. SOP Bidang Rekam Medik. Pendaftaran Rawat Jalan Pagi / Sore. Jakarta: Rumah Sakit Islam Jakarta; 2006 14. SOP Bidang Rekam Medis. Mengangkat Telepon. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang; 2006 15. Hafizurrachman. Diktat Manajemen Mutu Bidang Rumah Sakit dan Kesehatan. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Fakultas Kesehatan

Masyarakat; 2003 16. Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang No. 023/SKYRSIRIV.F/8.b/2003 17. 18. Laporan Tahunan RSIJ tahun 1997 sampai 2004 Bramson, Robert. Customer Loyality. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher; 2005 19. Kurniawan, Dadang. Diktat Kuliah Manajemen Front Office. Jakarta: Program Diploma DIII Perumahsakitan FKUI: 2005 20. Yoeti. Oka A. Customer Service Care Efektif Memuaskan Pelanggan. Jakarta : Pradnya Paramita; 2005

STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS


Manajer Rekam Medis

Ka Seksi Pendaftaran dan Penyimpanan

Ka Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan

Koord. Pendaftaran

Koord. Pendaftaran

Koord. Pendaftaran

Koord. Pendaftaran

Pelaksana Pendaftaran RaJal

Pelaksana Pendaftaran RaNap

Pelaksana Penyimpanan

Pelaksana Pengolahan Data

Pelaksana Pelaporan