PEMBUATAN DOKUMEN NASIONAL

AKSES PEMBUATAN DOKUMEN

HOME SEBAGAI AKSES PEMBUATAN DOKUMEN 1. Pada bagian National Highlight, di HOME tab, klik link Create New National Document.

Figure 73:Halaman Home

2.

Selanjutnya akan tampil form pembuatan dokumen, dan langkah selanjutnya adalah mengisi detail form Dokumen Baru.

KNOWLEDGE/COMPETENCY CENTER SEBAGAI AKSES PEMBUATAN DOKUMEN 1. 2. Pilih Knowledge Center, dan klik New Document Form pembuatan dokumen akan muncul untuk diisi.

HIRARKI KATEGORI SEBAGAI AKSES PEMBUATAN DOKUMEN Akses ke form pembuatan dokumen yang melalui hirarki kategori pada Knowledge/Competency Center, akan secara otomatis mengisi pilihan kategori pada proses pembuatan dokumen.

1.

Pilih tab Knowledge/Competency Center, dan akan tampil list kategori yang ada pada Knowledge Center. Untuk melihat lanjutan tampilan list dari hirarki kategori pergunakan page navigator ; dan selanjutnya dapat dipilih salah satu kategori yang ada.

Figure 74:Halaman Competency Hierarcy

2.

Pada tampilan selanjutnya dapat dilihat tipe-tipe dokumen yang ada pada kategori yang dipilih dan juga link untuk membuat dokumen baru. Klik link Create New Documen untuk membuat dokumen baru. Akan tampil form pembuatan dokumen baru, dengan kategori yang telah terpilih berdasarkan hirarki yang dipilih.

3.

Figure 75:Halaman form pembuatan dokumen

Tampilan form dengan kategori yang telah diisi hanya didapatkan ketika user memasuki form pembuatan dokumen melalui hirarki kategori, sehingga user tidak perlu lagi melakukan pemilihan kategori pada pembuatan dokumen; akan tetapi akan tetap dapat melakukan pemilihan kategori lain.

MEMBUAT DOKUMEN NASIONAL BARU

FORM PEMBUATAN DOKUMEN NASIONAL Seluruh proses pembuatan dokumen Nasional dilakukan pada form Pembuatan Dokumen (Document Entry Form) tergantung dari pilihan tingkat apakah itu Dokumen Knowledge atau Kompetensi, yang akhirnya akan terpaut pada kategorikategori tingkat Nasional yang dipilih. Walaupun akses untuk pembuatan dokumen ada beberapa cara, akan tetapi form dari pembuatan dokumen adalah sama. Dalam pengisian form ini, beberapa perubahan akan terjadi pada tampilan form dari tampilan awal pembuatan dokumen ini. Field-filed pada form pembuatan dokumen yang ditandai dengan tanda asteriks merah pada form pembuatan dokumen , menandakan bahwa field terkait wajib diisi oleh user dalam proses pembuatan dokumen. PENGISIAN FORM PEMBUATAN DOKUMEN Langkah-langkah pengisian form pembuatan dokumen baru dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.

Setelah form pembuatan dokumen terbuka, seorang dapat mengisi title dokumen yang sedang dibuat, dan apabila kategori belum terisi, maka user dapat memilih kategori dengan membuka pilihan kategori dengan link Knowledge Category. Apabila Akses pembuatan dokumen dari hirarki kategori, maka field kategori akan telah terisi, sedangkan jika field kategori belum terisi atau kategori hendak diubah ,setelah diklik Knowledge kategori akan muncul kode kategori dan pilih link Expand All untuk mendapatkan jenis kategori yang akan dipilih. Setelah memilih jenis kategori, selanjutnya user harus memilih tipe dokumen dari daftar yang telah ditentukan untuk kategori yang dipilih ; dengan mengklik combo button pada bagian Document Type. Setelah tipe dokumen terpilih isi usage recommendation berdasarkan pilihan yang ada dengan meng-klik scroll arrow pada field ; dan apabila dipililih pilihan terakhir ketik input untuk mengisi usage recommendation. Ketik input untuk konten dokumen, dan juga lengkapi file yang hendak diattach beserta orang-orang yang hendak diberi notifikasi atas pembuatan dokumen apabila dokumen disahkan untuk publikasi ; isi masa expired dokumen yang diinginkan.

2.

3.

4.

5.

6.

Isi keyword untuk dokumen, yaitu kata yang akan menjadi acuan atas subjek dari dokumen, dan klik link Get Related Docs; sehingga akan didapatkan list title dokumen yang relevan dengan keyword yang diinput. Untuk memilih atau menghilangkan dokumen-dokumen yang ada pada list klik Open document library. Akan muncul windows untuk menambah/menghilangkan link. menandai dokumen yang ada pada Selection List klik tombol Add Link. Setelah

7. 8. 9.

List dokumen akan berubah dan selanjutnya dapat dipilih dan diisi detail dari originalitas karya dokumen pada bagian Measurement Composer. Apabila dokumen merupakan hasil karya kelompok pilih Hasil Group pada bagian measurement Composer ; dan isi detail ketua kelompok beserta anggota dari kelompok dengan menggunakan Address Book pada setiap field. Apabila dokumen merupakan saduran ataupun berasal dari karya orang lain, pilih Hasil Karya Pihalk lain pada bagian measurement Composer ; dan ketik input. Sedangkan jika dokumen adalah hasil karya sendiri maka sistem akan mengisi detail komposer dengan nama user pembuat dokumen. Setelah info komposer telah selesai diisi, user dapat menentukan apakah jika dokumen sah untuk publikasi akan ditampilakan di tampilan muka atau tidak. Hal lain user juga dapat mencamtumkan image untuk dokumen dengan membrowse file yang akan disisipkan dengan dokumen. Bagian terakhir dari pembuatan dokumen adalah approver, yang mana apabila approver kategori adalah baku maka user dapat langsung mensubmit dokumen, sedangkan apabila user diberi kebebasan untuk menunjuk aprover sendiri, maka user dapat memilih aprover untuk pengesahan publikasi dokumen. Klik tombol submit untuk mengirimkan dokumen dan menunggu pengesahan publikasi apabila diperlukan. Setelah dokumen di sahkan untuk publikasi oleh approver atau expert yang terdaftar pada saat pembuatan dokumen ; dan dalam pengisian form ini user memilih dokumennya untuk tampil di frontpage, maka dokumen akan dapat dilihat pada tampilan utama HOME tab. Apabila dokumen disimpan sebagai draft (Save as Draft), maka user akan dapat melihat draft dokumen di OTHERs tab.

10.

DOKUMEN UNIT/DIVISI