PROCESOS GERENCIALES
PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD REVISIN POR LA GERENCIA
RETROALIMENTACIN
C L I E N T E S
Necesidades de suministro de personal
PROCESOS DE REALIZACIN
GESTIN DEL RECURSO HUMANO GESTIN DE NOMINA
RECURSO HUMANO
PROCESOS DE SOPORTE
COMPRAS LICITACIN Y CONTRATACIN
C L I E N T E S
PROCESOS DE MEJORA
MEJORA CONTINUA
La caracterizacin de los procesos de PROTCNICO Ltda., es el resultado de la planificacin realizada por La Gerencia y los responsables de los procesos para asegurar su operacin, control, seguimiento y mejora continua.
Cada proceso de PROTCNICO Ltda., en su caracterizacin contiene el alcance y el objeto de dicho proceso, sus proveedores, elementos de entrada, las actividades que se desarrollan, sus elementos de salida y sus clientes internos y externos. Igualmente se incluyen los documentos externos e internos y los registros que se aplican.
Se definen las responsabilidades para cada proceso y las comunicaciones crticas internas y con los clientes, considerando la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad.
Para realizar el seguimiento y la medicin de los procesos se establecen metas e indicadores, que permiten demostrar la capacidad del proceso de alcanzar resultados planificados. Los procesos de realizacin contienen metas e indicadores que permiten medir los resultados del proceso y como estos satisfacen las expectativas de los clientes.
SALIDAS Polticas y objetivos de calidad actualizados. Misin y visin actualizadas. Metas organizacionales. Integridad del SGC actualizado. REGISTROS Acta de Planificacin del SGC. Matriz de Planificacin del SGC. REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Poltica de calidad 5.4 Planificacin CLIENTES INTERNOS Todos procesos. los
RESPONSABLES Gerente: Realiza la planificacin del SGC. Asistente de Gerencia: Participa en la Planificacin del SGC.
EMISOR Gerente
HUMANOS Gerente
ENTRADAS Resultados de auditorias. Retroalimentacin del cliente. Desempeo de los procesos y conformidad del producto. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Seguimiento de acciones por la direccin previas. Cambios que afecten el SGC. Recomendaciones para la mejora. DOCUMENTACIN Externa Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad.
SALIDAS ACTIVIDADES Establecer reuniones de revisin (Cada 6 meses). Revisar el SGC. Establecer oportunidades de mejora y necesidades de cambio del SGC. Identificar recursos necesarios. Comunicar a la organizacin los resultados de la revisin. Mejora del SGC y sus procesos. Mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos. REGISTROS Acta de Revisin por la Gerencia REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.6 Revisin por la direccin
RESPONSABLES
Gerente: Realiza las revisiones por la gerencia. Asistente de Gerencia: Participa en las revisiones por la gerencia.
EMISOR
Gerente
MEDIO
Oral y escrito
COMUNICACIONES RECEPTOR
Personal administrativo de PROTCNICO
MENSAJE
Resultado de la revisin
HUMANOS
Gerente
RECURSOS TCNICOS
Computador
FINANCIEROS
Disponibilidad financiera
INDICADOR # de revisiones por la gerencia realizadas x 100% / # de revisiones por la gerencia planificadas
ENTRADAS Contratos. Necesidades de trabajadores planta. Ordenes de contratacin trabajadores en misin. Hojas de vida. Novedades de personal. Solicitud de certificaciones. de y de en Externa Cdigo Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de contratacin y liquidacin de trabajadores de planta y en misin. Perfil de Competencias del Personal Administrativo. DOCUMENTACIN
SALIDAS de de Realizar la contratacin de trabajadores en misin (Generalmente previa seleccin por el cliente). Seleccionar y contratar trabajadores de planta para satisfacer necesidades de la empresa. Vincular todo personal contratado a Seguridad Social, y hacer seguimiento. Realizar la induccin al nuevo personal administrativo contratado. Coordinar programas de formacin para el personal administrativo. Evaluar los resultados de las acciones de formacin realizadas para el personal administrativo. Evaluar la competencia del personal administrativo. Reportar novedades de trabajadores de planta y en misin a EPSs y ARP. Expedir certificaciones. Actualizar hojas de vida con informacin del personal administrativo. Notificar a los trabajadores de planta y en misin en caso de no continuidad de contrato. Liquidar trabajadores de planta y en misin (En caso de no continuidad de contrato). Trabajadores en misin contratados para la prestacin del servicio. Trabajadores de planta de PROTECNICO Ltda. contratados. Seguridad Social. Personal administrativo capacitado. Novedades de personal. Certificaciones. Informacin de personal. REGISTROS Contratos. Hojas de vida. Matriz de Competencias. Programa de formacin. Evaluacin de las actividades de formacin. REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 6.2 Recurso humano 7.1 Planificacin de la realizacin del producto. 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio. 7.5.3 Identificacin y trazabilidad
CLIENTES Internos Trabajadores de planta. Trabajadores en misin. Proceso de Gestin de nomina. Externos Empresas clientes. Exempleados ARP EPS Fondo de Pensiones Fondo de Cesantas
PROVEEDORES Internos Proceso Licitacin contratacin. Trabajadores planta. Trabajadores misin. Empresa.
RESPONSABLES Gerente: Contrata y liquida trabajadores en misin; selecciona y contrata trabajadores de Planta, y coordina las inducciones del personal administrativo de PROTCNICO, programa capacitaciones y evala la eficacia de estas. Asistente de Gerencia: Vincula trabajadores a Seguridad Social, y realiza reporte de accidentes e incidentes de trabajo. Auxiliar Administrativo: Actualiza hojas de vida del personal administrativo y verifica documentacin exigida para la contratacin del trabajadores de planta y en misin.
OBJETIVO Aumentar la satisfaccin del cliente con la eficacia en la contratacin de trabajadores en misin. Aumentar la competencia del personal administrativo. Aumentar la eficacia de las acciones de formacin programadas
INDICADOR % de satisfaccin del cliente con la con la eficacia en la contratacin de trabajadores en misin. # de capacitaciones por persona / ao Grado de eficacia de las acciones de formacin realizadas
GESTIN DE NOMINA
ENTRADAS PROVEEDORES Internos Trabajadores Proceso de Licitacin y contratacin. Proceso de Gestin del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos de empleados y cooperativas. Contratos. Listado de salarios. Reportes de horas extras. Relacin de prstamos y aportes. Relacin de cuentas bancarias. DOCUMENTACIN
CLIENTES Internos Trabajadores en misin. Trabajadores de planta. Proceso de Pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Externos Empresas Clientes
Externa Cdigo Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de Gestin de Nomina
RESPONSABLES Gerente: Liquida horas extras, establece deducciones por nomina, firma cheques. Asistente de Gerencia: Elabora las nominas. Auxiliar Administrativo: Elabora cheques y paga a trabajadores.
EMISOR Empresas clientes Fondos de empleados y Cooperativas. Gerente Asistente de Gerencia Auxiliar Administrativo Empresa
COMUNICACIONES MEDIO RECEPTOR Escrito Empresa Escrito Empresa. Escrito Asistente de Gerencia Escrito Auxiliar Administrativo Escrito Gerente Cheques, consignacin bancaria Trabajadores RECURSOS TCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, tiles de oficina y papelera
MENSAJE Relacin de horas extras. Relacin de prstamos y aportes. Horas extras liquidadas. Nominas Cheques Pago de salarios.
OBJETIVO Aumentar la satisfaccin de los trabajadores en misin con la puntualidad en la cancelacin de los salarios. Eliminar las quejas de los trabajadores en misin por impuntualidad en el pago de los salarios. Aumentar la satisfaccin de los clientes con la puntualidad en la cancelacin de los salarios a los trabajadores en misin.
INDICADOR % de satisfaccin de los trabajadores en misin con la puntualidad en los pagos. # de quejas de trabajadores en misin causadas por impuntualidad en la cancelacin de los salarios/Semestre % de satisfaccin de los clientes con la puntualidad en la cancelacin de los salarios a los trabajadores en misin.
SALIDAS Prestaciones Sociales Canceladas Aportes Parafiscales cancelados. Seguridad Social para los trabajadores. Subsidio familiar Cesantas e intereses de cesantas cancelados anuales. REGISTROS Paz y salvo de las prestaciones sociales. Comprobantes de pago de Aportes Parafiscales. REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.1 Planificacin de la realizacin del producto. 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio. 7.5.3 Identificacin y trazabilidad
PROVEEDORES Internos Proceso de Gestin de Nomina. Proceso de Gestin del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos empleados cooperativas.
de
Externa Cdigo Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de prestaciones sociales parafiscales
Pago de Prestaciones Sociales Elaborar la relacin de trabajadores de planta y en misin afiliados a ARP, a cada EPS y Fondo de pensiones y Cesantas. Liquidar y verificar formularios por el valor a pagar. Elaborar cheques para pago de prestaciones sociales. Consignar cheques. Aportes Parafiscales Elaborar relacin de trabajadores de planta y en misin vinculados a nomina. Calcular valor a pagar de aportes parafiscales. Elaborar cheques. Consignar cheques a Comfamiliar. Enviar a Comfamiliar relacin de trabajadores y recibo de consignacin.
CLIENTES Internos Trabajadores en misin. Trabajadores de planta. Externos EPSs ARP Fondos de pensiones. Fondo de Cesantas. Comfamiliar (SENA e ICBF)
de y Pago de y aportes
RESPONSABLES Gerente: Firma cheques. Asistente de Gerencia: Liquida el valor de los pagos de prestaciones sociales, ARP y aportes parafiscales. Auxiliar Administrativo: Elabora cheques.
COMUNICACIONES EMISOR Asistente de Gerencia Auxiliar Administrativo Empresa MEDIO Escrito Escrito Escrito RECEPTOR Auxiliar Administrativo Gerente Comfamiliar MENSAJE Formularios liquidados para pago de Prestaciones Sociales. Relacin de trabajadores vinculados a nomina y valor a pagar de aportes parafiscales. Cheques Relacin de trabajadores y recibo de consignacin del valor a pagar. RECURSOS HUMANOS Gerente, Asistente de Gerencia y Auxiliar Administrativo. TCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, tiles de oficina y papelera FINANCIEROS Disponibilidad financiera
OBJETIVO Aumentar la satisfaccin de los trabajadores en misin con la puntualidad en el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Eliminar las quejas de los trabajadores en misin por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y los aportes parafiscales. Aumentar la satisfaccin del cliente con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.
INDICADOR % de satisfaccin de los trabajadores en misin con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. # de quejas de los trabajadores en misin causadas por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y las aportes parafiscales / semestre. % de satisfaccin de los clientes con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.
LICITACIN Y CONTRATACIN
ENTRADAS PROVEEDORES Externos Empresas pblicas. Empresas privadas. Oportunidades de contratacin. Solicitud de cotizacin. Prepliegos. Pliegos. Condiciones de contratacin. Contratos. DOCUMENTACIN ACTIVIDADES Identificar oportunidades de contratacin. Adquirir y estudiar prepliegos. Estudiar requisitos del cliente. Participar activamente en procesos de licitacin. Adquirir y estudiar pliegos. Estudiar necesidades de recursos para cumplimiento de contrato. Elaborar y presentar cotizaciones. Verificar documentacin requerida. Reunir documentos necesarios para propuesta. Elaborar propuesta. Firmar contratos. Reunir documentos y plizas necesarias para legalizar contratos.
SALIDAS Recomendaciones. Propuestas. Cotizaciones. Requisitos del cliente identificados. Contratos de prestacin de servicios legalizados. Necesidades de trabajadores en misin identificadas. Documentos y plizas REGISTROS Contratos Cotizaciones Plizas Propuestas
CLIENTES Internos Proceso de Gestin del recurso humano Externos Empresas pblicas. Empresas privadas.
Externa Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Cdigo Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad.
REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.2 Enfoque al cliente 7.2 Procesos relacionados con el cliente.
RESPONSABLES Gerente: Estudia prepliegos y pliegos, estudia necesidades de recursos para el contrato, elabora las propuestas y legaliza los contratos con los clientes. Asistente de Gerencia: Colabora al gerente en la documentacin de las propuestas y realiza recomendaciones para la presentacin de las propuestas.
COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente. Gerente Clientes potenciales Clientes potenciales Gerente Toda la empresa
MENSAJE Oportunidades de contratacin. Prepliegos Pliegos Necesidades de servicios Recomendaciones sobre los prepliegos (En caso de ser necesario) Propuestas Cotizaciones Carta de Adjudicacin Contrato a ejecutar
COMPRAS
ENTRADAS Necesidades de productos o servicios. Informacin de proveedores PROVEEDORES Internos Todos los procesos. Externos Proveedores de bienes y servicios DOCUMENTACIN Externa Cdigo Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad Procedimiento de Compras Instructivo de Seleccin y Evaluacin de Proveedores. ACTIVIDADES Analizar y/o especificar requisitos de compra Seleccionar proveedores. Recibir necesidades de bienes y servicios. Elaborar orden de servicios o de compras. Verificar la conformidad de los productos o servicios con los requisitos de compra. Evaluar el desempeo de los proveedores de bienes y servicios.
SALIDAS Necesidades satisfechas productos y servicios. REGISTROS Listado de proveedores. Registro y seleccin de proveedores. Evaluacin y reevaluacin de proveedores. Orden de servicio o de compra. REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.4 Compras CLIENTES Internos Todos los procesos. de
RESPONSABLES Gerente: Analiza y define requisitos de compra, evala y selecciona proveedores, establece condiciones de pago con el proveedor y firma rdenes de compra. Auxiliar Administrativo: Elabora orden de compra o de servicios. Personal administrativo de PROTCNICO Ltda.: Identifica necesidades de compra
EMISOR Personal administrativo de PROTCNICO Ltda. Gerente Auxiliar Administrativo Gerente Gerente
MENSAJE Necesidad de producto o servicio Productos o servicios a adquirir, requisitos de compra y proveedor seleccionado. Orden de Compra Orden de compra Informe de no conformidad del producto o servicio
MEJORA CONTINUA
ACTIVIDADES Analizar y evaluar los datos que evidencian los resultados de los procesos del SGC. Aplicar acciones correctivas y preventivas a no conformidades reales y potenciales respectivamente. Realizar programa de auditorias internas y establecer frecuencia de las mismas. Desarrollar auditorias internas. Implementar acciones para controlar el servicio no conforme. Implementar acciones de mejora. Hacer seguimiento a las acciones tomadas.
RESPONSABLES Gerente: Elabora programa de auditoras. Prepara junto con auditor el plan de auditora. Realiza la apertura y el cierre de las acciones correctivas o preventivas. Convocar y dirigir las reuniones de personal administrativo para el estudio de las no conformidades. Auditor: Realiza las actividades de planeacin, preparacin, ejecucin e informe de las auditoras. Asistente de Gerencia y Auxiliar Administrativo: Realizar el estudio de las no conformidades, elaboracin de los planes de accin y seguimiento y de registrar los resultados de las acciones tomadas.
MENSAJE Programa de auditoras. Plan de auditora. Informe de auditoria No conformidad. No conformidad potencial. Servicio no conforme. Resultados del plan de accin
OBJETIVO Aumentar la eficacia de las acciones de mejora implementadas. Aumentar la eficacia de las auditoras internas programadas
INDICADOR # de acciones de mejora eficaces * 100% / # de acciones de mejora implementas. # de auditoras eficaces * 100% / # de auditoras programadas.
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