Universidad Central de Venezuela Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales Escuela de Administracin y Contadura

Ctedra: Contabilidad II

Sistemas de Comprobantes

Profesor: Juan Paiva

Alumno: Juan martinez

Caracas, Agosto de 2011

Definiciones: Sistema de comprobantes. Sistema contable diseado para proporcionar un control interno de los desembolsos de efectivo. Requiere la verificacin, aprobacin y registro de todas las transacciones. Es una forma de registrar los pagos de efectivo que aumenta el control interno al formalizar el proceso de aprobacin y registro de facturas para pago.

Se considera comprobantes de pago a los documentos que acreditan la transferencia de bienes, prestacin de servicios, siempre que renan todos los requisitos y las caractersticas mnimas establecidas por el Reglamento y hayan sido impresos por imprentas que se encuentren inscritas en el registro de imprentas. Comprobantes de pago GRUPO AELE Pginas: 254 El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios. www.monografas.com

Comprobante de pago es la denominacin que se le asigna a los documentos que sustentan operaciones comerciales que realizan las empresas en el desarrollo de su actividad. http://www.mailxmail.com

Una clasificacin muy extendida distingue entre contabilidad financiera y contabilidad para la gestin. SIERRA y ESCOBAR explicaron1: () Por una parte, la Contabilidad Financiera encargada de elaborar las Cuentas Anuales, la informacin que se suministra a los distintos usuarios externos que adems tienen objetivos y, por tanto necesidades diferentes, por lo que se puede denominar multipropsito y multiusuario. Por otra parte, la Contabilidad para la Gestin se encarga de captar, registrar, elaborar y comunicar buena parte de la informacin que han de utilizar los usuarios internos, los gestores o directivos, para gestionar la empresa. Estos se caracterizan porque interactan activamente con el sistema de informacin de la organizacin, ya que pueden influir sobre los procesos y tienen la potestad de requerir al sistema aquella informacin que precisan para tomar decisiones. En concreto, la que se refiere tanto a las transacciones que la empresa realiza con el exterior como al movimiento interno de valores, as como otra informacin interna que no suponga la modificacin de valores, por ltimo, informacin sobre el entorno. En la segunda edicin en espaol, versin colombiana, del libro Contabilidad la base para las decisiones comerciales, escrito por W ALTER B. MEIGS, CHARLES E. JOHNSON Y ROBERT F. MEIGS y adaptado por Gonzalo Sinisterra y Jorge Burbano2, encontr un aparte tituladoSistema de comprobantes, que llam poderosamente mi atencin.

GUILLERMO J. SIERRA MOLINA, BERNAB ESCOBAR PREZ, Sistemas de informacin integrados (ERP), Aeca, Documento 6- Comisin de Nuevas Tecnologas y Contabilidad, Espaa, 2007, pgina 12. 2 Editado Mc Graw-Hill Latinoamerica S.A., Bogot, 1986, pginas 302 a 313. Este libro es una traduccin y adaptacin de la cuarta edicin del texto en ingls ACCOUNTING The Basis for Business Decisions, en el cual mencionado aparte se denomina The Voucher System.

La explicacin forma parte del captulo 8 del libro, que se denomina Control de las transacciones en efectivo. A veces, seducidos por el discurso de la contabilidad para el pblico, nos olvidamos de la funcin administrativa de la contabilidad. Ms an: algunos consideran que la contabilidad es una ciencia administrativa. As, por ejemplo MILLN sostuvo3: Para refutar la doctrina Anglo-sajona, planteamos la siguiente: La contabilidad no es una tcnica. Por el contrario, es una ciencia que estudia la vida econmica y financiera de la empresa con el fin de administrarla adecuadamente. Esta concepcin est expandida en muchos pases de Europa, y en especial la escuela Latina, con Italia a la cabeza, considera que la contabilidad es la ciencia que administra, dirige y controla el patrimonio de la empresa. Desde luego, como todas las ciencias debe tener una tecnologa. La funcin administrativa del sistema contable implica que ste sea un instrumento de control4. Si recordamos esto, podremos entender ciertos discursos en contabilidad que, al tiempo que rescatan esta dimensin de la disciplina, han creado un gran conflicto con otra de sus dimensiones, la que est encarnada en la contabilidad para el pblico. En ese contexto resultan claras las siguientes afirmaciones de MEIGS, JOHNSON MEIGS :
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RGULO MILLN PUENTES, La Contabilidad como Ciencia, Bogot, 2. Edicin, 1999, impreso por Editorial Kimpes Ltda., pgina 12. 4 La dimensin administrativa de la contabilidad es el corazn de la contabilidad administrativa o gerencial, as como de la auditora interna y explica por qu los contadores se forman para actuar como asesores financieros y tributarios. Recurdense las palabras del INTERNATIONAL ACCOUNTING EDUCATION STANDARDS BOARD (IAESB): Following deliberation ofthe survey results the IAESB has decided that its education pronouncements will continue toaddress a wide breadth of accounting roles, including: accountants preparing publicly-issuedand non-publicly issued financial reports, accountants who provide advisory services,auditors who provide assurance on financial reports, internal auditors, managementaccountants, and tax accountants. Vase enProposed Framework for International Education Standards for Professional Accountants, Exposure Draft January 2009: http://www.ifac.org/Guidance/EXD-Download.php?EDFID=00300 5 Obra citada, pginas 302 y 303.

Estrechamente relacionado con nuestra descripcin sobre el control de transacciones de contado tenemos el problema de cerciorarnos de que los desembolsos estn debidamente autorizados y que los pagos para cancelar obligaciones sean legtimos. En todo negocio, grande o pequeo, es necesario efectuar mensualmente un considerable nmero de desembolsos por concepto de mercancas o servicios. El manejo de estas transacciones requiere de pasos tales como los siguientes: y Deben expedirse rdenes de compra u otro tipo de autorizaciones para los desembolsos. y Deben inspeccionarse y aprobarse las mercancas y servicios recibidos. y Deben examinarse las facturas de los proveedores respecto de la correccin de los precios, las operaciones aritmticas, los costos de embarque y las condiciones de pago. El pago debe hacerse en cheque. En un negocio muy pequeo puede ser posible que el propietario o el gerente ejecute todos esos pasos con respecto a cada transaccin. Si ejecuta este trabajo personalmente puede estar seguro en todo momento de que el negocio est obteniendo lo que paga y que no se estn desembolsando fondos descuidada o fraudulentamente. A medida que crece el negocio y aumenta el volumen de transacciones diarias, es casi imposible que el propietario o el gerente pueda atender personalmente cada desembolso. Cuando se asigna a este tipo de trabajo a varios empleados, es necesaria la implantacin de un sistema de contabilidad bien diseado para resguardar la compaa contra el despilfarro y el fraude.

La cuestin puede explicarse abordndola de otra manera. As NARVEZ nos explic6: La contabilidad cumple dos funciones importantes: una funcin interna, consistente en suministrar al comerciante o empresario informaciones relacionadas con la marcha de sus negocios. Los diversos departamentos o secciones de la organizacin empresarial pueden utilizar esos datos e informaciones. Y una funcin externa, que consiste en brindar informacin a terceros en el desenvolvimiento de todos los aspectos de la actividad organizada. Los terceros son los bancos, los acreedores, los presuntos proveedores e inversionistas y los organismos de vigilancia estatal. De ah, que entre todas las profesiones liberales la que ms constantemente necesita el empresario es la Contadura. Por su parte GARRETA sostuvo7: Los libros sirven para informar de la marcha de la empresa y

evolucin de los negocios, y ello tanto internamente como externamente, a terceros ajenos a la estructura de la empresa. Junto a esta funcin informativa de los libros de contabilidad es interesante resaltar su carcter de instrumento consustancial al ejercicio organizado de las actividades que constituyen la empresa, sealado con acierto por MARINA GARCIATUN, A. al reparar en que constituyen prcticamente el nico de los elementos de carcter estructural que los legisladores han considerado necesario para el empresario, con independencia de su concreta configuracin organizativa e integrando a su vez una parte de su estatuto jurdico. Tras esta inicial observacin y siguiendo fundamentalmente el camino trazado por la doctrina
JOS IGNACIO NARVEZ GARCA, Introduccin al Derecho mercantil, Editorial ABC, Bogot 1986, pgina 260. 7 JOS MARA GARRETA SUCH, Introduccin al derecho contable, Marcial Pons, Madrid 1994, pgina 123 y 124.
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italiana (NIGRO), contina afirmando que

en un plano puramente jurdico, los

libros se elevan al rango del elemento de carcter organizativo puesto que justifican la toma de decisin en la empresa, en forma racional, previsible o no irresponsable, que slo puede adoptarse mediante este instrumento de informacin. Por ello, concluye MARINA GARCIA-TUN, A., el libro, en aquella consideracin de forma documental de representacin escrita, va indisolublemente unido al aspecto funcional de la empresa, es decir, est destinado a reflejar la actividad en qu consiste la empresa ... Por otra parte, y en el doble mbito econmico y jurdico de la empresa, el soporte informativo que suministra el libro contable supone un elemento estructural de su organizacin, ya que permite la adopcin de las decisiones eficientes e idneas en cada tiempo y circunstancia y, adems, alcanza un efecto organizante interno y externo.

Descripcin del sistema de comprobantes MEIGS, JOHNSON Y MEIGSexplicaron8: Una manera de establecer control sobre los desembolsos y sobre el pago de pasivos consiste en el sistema de comprobantes. Este sistema exige que todo pasivo se registre tan pronto como se contraiga y que los cheques se expidan nicamente en pago de obligaciones debidamente aprobadas. Para cada desembolso se prepara una autorizacin escrita denominada comprobante, independientemente de si el desembolso cubre servicios, compra de mercancas para la venta o activos para el uso en el negocio. El sistema de comprobantes es ampliamente utilizado y es particularmente comn en las grandes organizaciones que han hecho un estudio serio del problema del control interno. Quiz una de las mayores ventajas del sistema de comprobantes consiste en
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Obra citada, pginas 303, 305, 307, 308, 309, 310.

poder tener la seguridad de que todo desembolso hecho por el negocio es revisado de manera sistemtica y verificado antes de efectuar el pago. Caractersticas esenciales del comprobante Un comprobante se adjunta a cada factura recibida y se le asigna un nmero de identificacin. El comprobante tiene espacios para anotar los datos de la factura y las cuentas del mayor que han de debitarse y acreditarse al registrar la transaccin. Tambin contiene espacios para firmas de aprobacin relacionadas con cada paso en la verificacin y aprobacin de la obligacin. Un comprobante completo brinda una descripcin de la transaccin as como del trabajo ejecutado en la verificacin de la obligacin y en la aprobacin del desembolso. Independientemente de la forma especial que tenga un comprobante, generalmente rene las siguientes caractersticas: y Es necesario preparar un comprobante separado para cada factura que llega. y y Los comprobantes deben tener numeracin consecutiva. El nombre y direccin del acreedor deben aparecer en el comprobante. y Debe contener una descripcin de la obligacin, incluyendo el valor y las condiciones de pago. y Debe tener firmas de aprobacin para: 1. 2. 3. 4. Verificacin de la factura Registro de las cuentas Pago de la obligacin El comprobante debe indicar la fecha y el nmero del cheque.

El pago de gastos, tales como la cuenta mensual de telfono, se manej mediante un asiento debitando Gastos de telfono y acreditando Efectivo. No obstante, cuando se tiene un sistema de comprobantes el recibo y pago de la cuenta mensual de telfono se registrar mediante estos asientos: A recibir la cuenta: Dbito, Gastos de Telfono; crdito, Comprobantes por pagar. En el momento de efectuar el pago: Dbito, Comprobantes por pagar; crdito, Efectivo. Estos dos asientos separados se haran a pesar de que la cuenta se pagara inmediatamente despus de recibirla. Para el buen funcionamiento de un sistema de comprobantes es fundamental que no se efecte ningn pago, a menos que se trate de un comprobante debidamente aprobado y registrado. La rigurosa observacin de esta regla brinda la seguridad de que todos los gastos se estn registrando en el perodo adecuado y de que todos los desembolsos se hacen nicamente despus de una revisin adecuada por las personas responsables de efectuar los diferentes pasos en la verificacin de una transaccin. () Cada comprobante se anota en el registro de comprobantes en orden numrico tan pronto se ha preparado y ha sido aprobado. Cuando se efecta el pago se anotan el nmero y la fecha del cheque en las columnas previstas para tal fin. El valor total de los comprobantes por pagar puede determinarse desde el registro en cualquier momento, simplemente haciendo una lista de los comprobantes abiertos, es decir, comprobantes para los cuales no se ha hecho todava anotacin alguna en las columnas de Pagado. El total de los comprobantes pendientes de pago, segn

el registro de comprobantes, debe cuadrar con el total de comprobantes que haya en el archivo de comprobantes pendientes de pago en la misma fecha. MAYORIZACIN DESDE EL REGISTRO DE COMPROBANTES Todas las columnas del registro de comprobantes se totalizan al final del mes; la igualdad de los asientos dbito y crdito se prueba mediante la comparacin de los totales combinados de los dos columnas crdito con la suma de los totales de las diferentes columnas dbito. Una vez que se ha probado que el registro est cuadrado, se procede a efectuar el traslado a las cuentas del mayor. () El saldo de la cuenta mayor Comprobantes por pagar debe conciliarse al final del mes con el total de los comprobantes pendientes de pago que aparezcan en el registro de comprobantes y tambin con el total de los comprobantes pendientes de pago segn el archivo de comprobantes no pagados. () El sistema de comprobantes pone especial nfasis sobre el tiempo en que se requiere el pago de las obligaciones, ms bien que sobre la identidad de los acreedores. Por esta razn los comprobantes se archivan con base en la fecha en que se requiere el pago. Al calcular las futuras necesidades de dinero de un negocio, el valor de una obligacin y la fecha en que se requiere el pago son datos de gran significacin; la identidad del acreedor no tiene incidencia alguna sobre el problema de mantener una posicin de caja adecuada. () Cuando se utiliza un sistema de comprobantes, los cheques se expiden nicamente en pago de comprobantes aprobados y

registrados. En consecuencia, todo cheque expedido se registra como un dbito a Comprobantes por pagar y un crdito a Efectivo. () ARCHIVO DE COMPROBANTES PAGADOS Una vez que se ha registrado el pago en el registro de cheques y se ha hecho la anotacin en el registro de comprobantes, el comprobante pagado se archiva por orden numrico en el archivo de comprobantes pagados. Muchas compaas preparan una copia del cheque y de la nota remisoria del mismo, los cuales se archivan junto con el comprobante pagado. El archivo de comprobantes pagados contiene de esta manera un juego completo de los documentos que describen y respaldan cada desembolso de efectivo. Comentarios especiales sobre el registro de comprobantes UTILIZADO COMO MAYOR SUBSIDIARIO Cuando se utiliza un sistema de comprobantes para controlar los pasivos y los desembolsos de efectivo, no hay necesidad de llevar un mayor subsidiario de cuentas por pagar. Como la forma tradicional del mayor de cuentas por pagar exige una cuenta separada con cada acreedor, es necesaria una gran cantidad de trabajo de registro. La eliminacin de este costoso mayor subsidiario representa una de las mayores economas que se logran mediante la adopcin de un sistema de comprobantes.

Uso los soportes como comprobantes

Como se seal en la parte destinada a la explicacin de los soportes, la ley colombiana permite hacer asientos en los libros con base en stos, es decir, sin

necesidad de acudir a un comprobante. Esta hiptesis est prevista en el sistema de comprobantes que se acaba de explicar. MEIGS, JOHNSON Y MEIGSensearon9:

Una interesante variacin del sistema descrito en el presente captulo consiste en utilizar un registro de comprobantes, sin preparar los comprobantes. Se asigna un nmero consecutivo a las facturas a medida que se van recibiendo, y se anotan en el registro de comprobantes, al cual generalmente se le da el nombre de registro de facturas. A medida que cada factura es verificada con respecto a cantidades, precios multiplicaciones y dems aspectos de la transaccin, las aprobaciones se anotan en la factura misma. En el momento del pago, la factura se transfiere de un archivo de facturas pendientes de pago a un archivo de facturas pagadas. El registro de facturas se suma y trasladan los totales al mayor al final del mes, de la misma manera que se procede con el registro de comprobantes. El uso de un registro de cheques sigue el modelo previamente descrito, y la revisin de documentos por parte de los ejecutivos de la firma, antes de aprobar una factura o expedir un cheque, puede ser igual a los procedimientos de control descritos para el sistema de comprobantes.

Registro de Comprobantes. Libro de asiento original utilizado para registrar los comprobantes que han sido aprobados para su pago. Registro de cheques. Un diario especial usado para registrar todos los cheques emitidos en un sistema de comprobantes. Versin simplificada del diario de pagos en efectivo, que se utiliza para registrar los pagos en efectivo cuando se lleva un sistema de comprobantes.

Obra citada, pgina 313.