JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

1 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

Nama / Jawatan

Tandatangan

Tarikh

(A) Pegawai Menyediakan :

WAN SITI NURAIN OMAR PENOLONG PENGARAH CAWANGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(B) Pegawai Memperakukan :

BURHANUDDIN BIN MD. ZAIN PENGARAH CAWANGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(C) Pegawai Meluluskan :

DATO AZMAN AMIN BIN HASSAN KETUA PENGARAH JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

2 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

1.

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penyelenggaraan ICT JPNIN dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta dapat direkod dan dipantau dengan teratur.

2.

SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua peringkat di Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional (JPNIN).

3.

RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti : Elemen 4.2 adalah berkaitan.

4.

DEFINISI 4.1 Penyelenggaraan Melaksanakan urusan membaik pulih supaya aset ICT sentiasa dalam keadaan baik dan selesa digunakan. 4.2 Penyelenggaraan Dalaman Pembaikan yang dapat dibaik pulih tanpa menggunakan khidmat syarikat luar. 4.3 Penyelenggaraan Luaran Pembaikan yang memerlukan baik pulih dengan menggunakan khidmat syarikat luar. 4.4 Aset ICT Milikan JPNIN Peralatan dan sistem ICT yang dimiliki oleh JPNIN yang meliputi PC, Server, Notebook, Pencetak, Scanner, perisian, rangkaian, Laman Web dan sistem aplikasi JPNIN. 4.5 Aset ICT Sewaan Peralatan ICT yang disewa melalui perjanjian JPNIN dengan syarikat luar.

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

3 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

4.6

Pegawai Aset Merujuk kepada pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset ICT di Ibu Pejabat JPNIN, Pejabat JPNIN Negeri, Pejabat Perpaduan Daerah/Bahagian dan Kelas Tabika Perpaduan.

5.

SINGKATAN 5.1 5.2 PPN PPD/PPB : : Pengarah Perpaduan Negeri Pegawai Perpaduan Daerah / Pegawai Perpaduan Bahagian 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 G(TBK) P(KP) P(TM) PP(TM) PT(W) JT(K) PPPK PPP : : : : : : : : Guru Tabika Perpaduan Pengarah (Khidmat Pengurusan) Pengarah (Teknologi Maklumat) Penolong Pegawai (Teknologi Maklumat) Pembantu Tadbir (Kewangan) Juruteknik Komputer Penolong Pegawai Perpaduan Kanan Penolong Pegawai Perpaduan

6.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

A.

Penyelenggaraan Aset ICT Milikan JPNIN 1. Menerima aduan kerosakan dari pegawai/kakitangan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 dan salinkan kepada P(TM) atau PP(TM) di Cawangan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat JPNIN. PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K) PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

2. Membuat pemeriksaan dan kenalpasti jenis kerosakan. a) Jika kerosakan boleh dibaiki secara dalaman, laksanakan penyelenggaraan dalaman. b) Jika kerosakan gagal dibaiki secara dalaman,

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

4 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

TINDAKAN hubungi syarikat penyelenggaraan untuk melakukan pemeriksaan awal. Dapatkan surat penyerahan aset bagi pemeriksaan daripada syarikat tersebut. 3. Dapatkan sebutharga dari syarikat yang menjalankan tugas penyelenggaraan aset ICT.

TANGGUNGJAWAB

PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K) PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

4. Mohon kelulusan untuk penyelenggaraan daripada P(KP) untuk Ibu Pejabat / kelulusan PPN untuk Negeri/Daerah/Bahagian dan Tabika.

5. Terima keputusan permohonan kelulusan Pesanan Kerajaan (LO) dan hantar Pesanan Kerajaan (LO) pada syarikat yang diluluskan dan kerja penyelenggaraan dibuat.

PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

6. Pemeriksaan dan pengesahan kerja penyelenggaraan.

PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

7. Terima hasil penyelenggaraan daripada syarikat yang diarahkan

PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K) Pembekal/ Penyelenggara

a) Jika hasil penyelenggaraan sempurna, terima hasil yang berkenaan dan uruskan pembayaran. b) Jika hasil penyelenggaraan tidak sempurna, arahkan syarikat untuk membuat penyelenggaraan semula. 8. Uruskan bayaran (Bayaran). mengikut prosedur JPNIN/SK/15

PT(W)

9. Rekod penyelenggaraan dalam Kew.P.A-14 aset berkenaan (sekiranya ada) dan salinkan kepada P(TM) atau PP(TM) di Cawangan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat JPNIN.

Pegawai Aset Ibu Pejabat / Negeri / Daerah / Tabika

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

5 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

B.

Penyelenggaraan Aset ICT Sewaan 10. Menerima aduan kerosakan dari pegawai/kakitangan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 salinkan kepada P(TM) atau PP(TM) di Cawangan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat JPNIN. PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

11. 11.Kenalpasti dan hubungi syarikat penyewaan ICT yang betul melalui maklumat dari label/ sticker di aset ICT berkaitan bagi menjalankan kerja penyelenggaraan. Hanya pegawai bertanggungjawab di peringkat Ibu Pejabat JPNIN, Tabika, PPN dan PPD yang perlu melaporkan kerosakan terus kepada syarikat dan mesti dimaklumkan kepada P(TM) atau PP(TM) di Cawangan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat JPNIN.

PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP/G(TBK) PP(TM)/JT(K)

12. Laksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.

Syarikat Pembekal/ Penyelenggara PPD/PPB/PPPK/PPP/ G(TBK)/ PP(TM)/JT(K) PPD/PPB/PPPK/PPP/ G(TBK)/PP(TM)/JT(K) Pembekal/ Penyelenggara PPD/PPB/G(TBK)/ PP(TM)/JT(K) PPN/PPD/PPB/PPPK/ PPP

13. Pemeriksaan dan pengesahan kerja-kerja pembaikan.

14. Terima hasil diarahkan

penyelenggaraan

dari

syarikat

yang

a) Jika hasil penyelenggaraan sempurna, terima hasil yang berkenaan. b) Jika hasil penyelenggaraan tidak sempurna, arahkan syarikat untuk membuat penyelenggaraan semula. 15. Terima dan simpan borang laporan penyelenggaraan untuk rekod daripada syarikat yang berkenaan dan salinkan kepada P(TM) atau PP(TM) di Cawangan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat JPNIN.

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

6 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

7.
BIL.

REKOD
JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD LOKASI

1.

Rekod Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

5 tahun

Ibu Pejabat/JPNIN Negeri/Daerah/Bahagian

8.

LAMPIRAN 8.1 8.2 Borang KEW.PA-9 Borang KEW.PA-14 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

7 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

9. A.

CARTA ALIRAN KERJA Penyelenggaraan Perkakasan ICT JPNIN PPD/PPB/PPT/G(TBK)/PPTM/JT(K) PEMBEKAL/PENYELENGGARA

Pemeriksaan awal (Syarikat penyelenggara) Pemeriksaan/kenal pasti kerosakan. Gagal Lulus Penyelenggaraan dalaman Dapatkan sebutharga

Mohon kelulusan Proses penyelenggaraan Terima kelulusan LO/hantar LO

Semakan penyelenggaraan Gagal Urus pembayaran Lulus

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

8 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

B.

Penyelenggaraan Perkakasan ICT Sewaan PEMBEKAL / SYARIKAT

PPD/PPB/PPT/G(TBK)/PPTM/JT(K)

Terima aduan Kew PA-9

Terima aduan kerosakan (Kew. PA-9)

Kenalpasti pembekal / syarikat

Laksanakan kerja penyelenggaraan Pemeriksaan & Pengesahan

Terima hasil penyelenggaraan

Gagal

Lulus Terima dan rekod penyelenggaraan

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

9 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) Jenis Aset : ____________________________________ Keterangan Aset : ____________________________________ Nombor Siri Pendaftaran : ____________________________________ Kos Penyelenggaraan terdahulu : ____________________________________ (Jika ada) 5. Pengguna Terakhir : ____________________________________ 6. Tarikh Kerosakan : ____________________________________ 7. Perihal Kerosakan : ____________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. Syor Pegawai Aset _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Nama Jawatan Tarikh : ................................................................. : ................................................................. : ................................................................. 1. 2. 3. 4.

Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan *

........................................... Tandatangan Nama : ................................................................. Jawatan : ................................................................. Tarikh : .................................................................

Nota: * Potong mana yang berkenaan

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

M/Surat : Terbitan : Pindaan : Tarikh :

10 / 10 01 00 1.8.2009

MS ISO 9001:2008 JPNIN

PENYELENGGARAAN ICT (JPNIN/SK/19)

KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

(diisi oleh Pegawai Aset) Sub Kategori : Jenis : (a) Tarikh (b) Butir-butir kerja No. Siri Pendaftaran Lokasi (c) (d) No. Nama Kontrak/Pesanan Syarikat/Jabata Kerajaan dan n Yang Tarikh Menyelenggara : : (e) Kos (RM) (f) Nama dan Tandatangan

Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan. b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli. c) No. Kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/No. Kontrak beserta tarikh d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau jabatan yang menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali f) Nama dan Tandatangan Pegawai Aset/Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.