Anda di halaman 1dari 123

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT

Disusun Oleh:

Tim Penyusunan Modul Pusdiklat Bea dan Cukai KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT

Disusun Oleh:

Tim Penyusunan Modul Pusdiklat Bea dan Cukai KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review

DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ..........................................................................................i DAFTAR ISI .........................................................................................................ii DAFTAR GAMBAR ..............................................................................................v PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL .......vi PETA KONSEP MODUL ..... vii MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW A. Pendahuluan .. 1 1. Deskripsi Singkat ...................................................... 2 2. Prasyarat Kompetensi .......................................................2 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) ........................ 2 4. Relevansi Modul .................. 3 B. KEGIATAN BELAJAR ............................................................................ 5 1. Kegiatan Belajar (KB) 1 .......................................................5 Telaah Atas Pengendalian Internal Indikator .. 5 1.1. Uraian dan contoh ...........................................................................5 A. Pengendalian Internal ............................................................... 5 1) Pentingnya Pengendalian Internal 8 2) Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal . 8 B. Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman Pengendalian Intern 21 1) Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah.. 22 2) Keterbatasan Pengendalian Intern.23 3) Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern24 1.2. Latihan 1 ......... 26 1.3. Rangkuman ......32 1.4. Tes Formatif 1 .... 33 1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ......................... 36

DTSS Post Clearance Audit

ii

Internal Control Review


2. Kegiatan Belajar (KB) 2 .......................................................37 Sistem Akuntansi Penjualan Indikator .. 37 2.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 37 A. Sistem Penjualan Tunai ............................................................ 37 1) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai .37 2) Elemen (system) Pengendalian Intern dalam system Penjualan tunai. 39 3) Lambang-lambang dalam system. 39 4) Bagan Alir Penjualan Tunai . 40 5) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Tunai 43 B. Sistem Penjualan Kredit............................................................. 45 1) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan penjualan kredit 45 2) Elemen Pengendalian Intern dalam system penjualan Kredit..47 3) Alir Sistem Penjualan Kredit... 48 4) Uraian Kegiatan (Operation List) system Penjualan Kredit 52 C. Sistem Retur Penjualan . 55 1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Penjualan Kredit. 55 2) Bagan alir system Retur Penjualan Kredit. 57 3) Uraian Kegiatan (Operation List) system retur penjualan 60 62 4) Media (formulir) dalam Sistem.. 2.2. Latihan 2 ......... 66 2.3. Rangkuman .... 66 2.4. Tes Formatif 2 .... 67 2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 69 3. Kegiatan Belajar (KB) 3 ...................................................... 70 Sistem Akuntansi Pembelian

DTSS Post Clearance Audit

iii

Internal Control Review


Indikator .. 70 3.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 70 A. Sistem Pembelian ......................................................................70 1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian 72 2) Bagan Alir Sistem Pembelian.. 73 3) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian. 76 B. Sistem Retur Pembelian..............................................................78 1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Pembelian 78 2) Bagan Alir Sistem Retur Pembelian .79 3) Uraian Kegiatan (Operational List) system retur Pembelian. 82 4) Media (formulir) yang digunakan.. 84 3.2. Latihan 3 .......... 90 3.3. Rangkuman ..... 91 3.4. Tes Formatif 3 ..... 92 3.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ......................... 94 4. Kegiatan Belajar (KB) 4 ...................................................... 95 Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan Indikator ...... 95 4.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 95 A. Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian / 96 Upah............................................................................................. B. Bagan Alir Sistem / Pengupahan................................................97 C. Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah. 100 4.2. Latihan 4 .......... 102 4.3. Rangkuman ..... 102 4.4. Tes Formatif 4 ..... 103 4.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 104 PENUTUP ......105 TES SUMATIF ................................................................ 106 KUNCI JAWABAN ....................................................................... 112 DAFTAR PUSTAKA ..... 114

DTSS Post Clearance Audit

iv

Internal Control Review

DAFTAR GAMBAR

Nomor 3.1 3.2 3.3 3.4. 3.5 3.6 3.7 3.8

Judul Gambar Kertas Kerja Audit (KKA) ................................

Halaman 58 60 62 63 65 66 68 70

Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................ Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) .................................

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL


Untuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1 sampai dengan Kegiatan Belajar 4. Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap berikut ini: 1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut; 2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar tersebut); 3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus perhatian pada kegiatan belajar ini; 4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari; 5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak pada bagian akhir modul ini. 6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar selanjutnya dapat diperoleh angka minimal 67. 7. Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan belajar telah dilakukan. 8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini 9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari

kegiatan belajar

DTSS Post Clearance Audit

vi

Internal Control Review

PETA KONSEP
Dalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara berkesinambungan selama mempelajari modul. Kegiatan Belajar 1 Telaah Atas Pengendalian Internal Materi : Pengendalian Internal; Pentingnya Pengendalian Internal; Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal; Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman Pengendalian Intern; Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah; Keterbatasan Pengendalian Intern; Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern

Kegiatan Belajar 2 Sistem Akuntansi Penjualan Materi : Sistem Penjualan Tunai; Sistem Penjualan Kredit; Sistem Retur Penjualan,

Kegiatan Belajar 3 Sistem Akuntansi Pembelian Materi : Sistem Pembelian; Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian, Bagan Alir Sistem Pembelian, Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian; Sistem Retur Pembelian: Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Pembelian, Bagan Alir Sistem Retur Pembelian, Uraian Kegiatan (Operational List) system retur Pembelian, Media (formulir) yang digunakan

Kegiatan Belajar 4 Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan Materi : Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian / Upah; Bagan Alir Sistem / Pengupahan; Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah

DTSS Post Clearance Audit

vii

Internal Control Review

A
PENDAHULUAN

MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW

Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan keuangan masih berorientasi pada pembuktian-pembuktian transaksi, yang menekankan pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran keberadaan item-item dineraca. Perkembangan sistem informasi akuntansi yang berorientasi pada penggunaan siklus akuntansi, telah mengubah pendekatan

tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain adalah siklus pendapatan dan penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan siklus penggajian dan upah. Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap transaksi serta keberadaan saldo pos-pos di neraca, tetapi sudah menekankan pada keberadaan struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi tersebut. Dalam standar audit tentang pekerjaan lapangan, secara tegas disebutkan perlunya pemahaman yang memadai yang harus diperoleh seorang auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut, sebelum ia menentukan sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit. Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


pembuktian atas catatan-catatan akuntansi yang diselenggarakan

perusahaan. Keberadaan suatu bentuk pengendalian intern yang mendasari penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu memberikan keyakinan yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur pengendalian internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian maupun pembuktian auditnya secara profesional.

1. Diskripsi singkat
Materi dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas struktur pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur pengendalian internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta bagaimana cara memahami pengendalian internal suatu perusahaan. Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik tunai maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta sistem akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing-masing sistem diuraikan tentang unsur pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen sistem seperti fungsi-fungsi yang terkait, dipergunakan. prosedur, serta media yang

2. Prasarat Kompetensi
Peserta yang akan ditunjuk untuk mengikuti Diklat Teknis Substantif Spesialisasi Post Clearance Audit adalah pegawai dengan kompetensi Pelaksana Pemeriksa.

3. Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar


Standar Kompetensi Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa memahami serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan audit yang dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


pengendalian intern di lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat, saat serta luas pengujian auditnya. Diharapkan pula saudara akan memahami sistem akuntansi penjualan, pembelian dan penggajian/pengupahan, yang diterapkan dalam perusahaanperusahaan manufaktur. Keberhasilan saudara dalam mempelajari modul ini akan sangat berarti bagi saudara dalam mempelajari modul-modul selanjutnya. Kemampuan saudara dalam memahami dan menganalisa sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan, akan sangat membantu saudara dalam menjalankan tugas sebagai auditor.

Kompetensi Dasar Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu melakukan review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada setiap sistem akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem

penggajian dan upah. Dengan pemahaman atas struktur pengendalian internal pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan pengujian dan pembuktian terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat; juga diharapkan setelah

mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu : 2. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan tunai 3. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan kredit 4. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur penjualan 5. Mengevaluasi dan menganalisa sistem Pembelian 6. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur pembelian 7. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penggajian / pengupahan

4. Relevansi Modul
Tugas auditor di Kantor Wilayah Auditor adalah melaksanakan audit Kepabeanan dan Cukai. Proses audit tersebut dapat dilakukan dengan baik manakala para pegawai yang bertugas mempunyai bekal pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang baik dalam melaksanakan audit kepabeanan dan Cukai.

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


Untuk dapat melaksanakan audit secara baik pegawai yang bertugas sebagai auditor perlu dibekali dengan pemahaman tentang pengertian

pentingnya pemahaman pengendalian internal, sistem akuntansi penjualan, sistem akuntansi pembelian dan sistem akuntansi penggajian/upah dalam suatu perusahaan. Berdasarkan uraian singkat tersebut terlihat keterkaitan yang erat antara modul Internal Control Review dengan ruang lingkup kerja auditor. Manfaat modul ini bagi peserta adalah memberikan gambaran yang lengkap tentang pentingnya pemahaman pengendalian internal dalam perusahaan sehingga dapat mendukung terciptanya seorang auditor Kepabeanan dan Cukai yang profesional.

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review

B
KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Belajar (KB) 1

TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL


Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa: 1. mampu menjelaskan pengendalian internal 2. mampu menjelaskan penerapan komponen, keterbatasan, dan pemahaman pengendalian intern

1.1. Uraian dan Contoh

A.

Pengendalian Internal

Istilah pengendalian internal

dulu dikenal dengan internal check, yaitu

pengendalian yang terbangun dalam suatu sistem akuntansi. Pengendalian itu muncul karena beberapa faktor yang ada dalam suatu sistem, yakni fungsi yang terpisah (antara kewenangan memberi persetujuan / otorisasi, pencatatan dan pengelola), prosedur yang memadai, serta dokumen yang layak.

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia (LPSDM) Paramitha, merupakan menyediakan lembaga yang kegiatannya menyelenggarakan outbond serta fasilitas perkemahan. Beberapa hari yang lalu Kantor Akuntan

Publik Budiman & Partner menerima permintaan dari LPSDM Paramitha, untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan adanya kasus penggelapan dana sebesar enam ratus juta rupiah oleh Kepala Bagian Akuntansi & Keuangan (BAK) selama tiga tahun terakhir. Paramitha ingin mengetahui mengapa hal ini bisa terjadi tanpa diketahui. Untuk mendapatkan pemahaman atas pengendalian intern di LPSDM, auditor mewawancarai karyawan tentang kegiatan lembaga tersebut. Fasilitas perkemahan lembaga yang berkantor di Jakarta ini ada di Yogya, Bogor dan Bandung. Penerimaan dikumpulkan dari para pemakai dan dikirimkan dalam bentuk cek kepada Kepala BAK Kantor Pusat. Kepala BAK mencatat pendapatan tersebut berdasarkan informasi pada cek tersebut. Tidak ada catatan sumber atau jumlah penerimaan kas yang diselenggarakan di ketiga lokasi perkemahan tersebut, sehingga Kepala BAK bisa sekali-sekali menggunakan sebagian cek tersebut untuk kepentingan pribadinya dan tidak mencatat pendapatan tersebut. Jelas bahwa tidak seorang pun di kantor pusat, kecuali orang yang menggelapkan dana, yang menyadari masalah tersebut. Dari contoh diatas terlihat bahwa prosedur pengiriman uang tersebut terlalu lemah pengendalian internalnya. Tidak adanya pencatatan di lokasi perkemahan menyebabkan kehilangan jejak untuk mengkonfirmasikan jumlah yang

seharusnya ada. Seharusnya uang dikirimkan kepada Pemegang kas kantor Pusat, sementara Kepala BAK mendapat pemberitahuan tentang pengiriman uang tersebut melalui surat tersendiri, sehingga terdapat cross check dari tiga sisi, yakni pengirim, penerima dan pencatat yang ketiganya merupakan fungsi yang terpisah. Dalam kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern yang baik akan dapat mencegah lebih banyak penyimpangan, daripada yang ditemukan auditor Istilah pengendalian intern dikembangkan dalam suatu sistem dimana pengendalian intern yang layak harus mempunyai elemen-elemen seperti

struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta pegawai yang cakap. Struktur organisasi, merupakan wadah

pembagian wewenang dan tanggung jawab, dimana pekerjaan atau tugas sudah

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


ditetapkan dan tidak tumpang tindih. Dalam pembagian tugas ini, antara satu tugas dengan tugas lain yang berkelanjutan terbangun internal check ( saling menjaga ). Salah satu kewenangan adalah adanya otorisasi, yaitu fungsi yang memberikan persetujuan atas suatu tindakan. Pelaksanaan atas kegiatan dilakukan oleh individu yang berbeda dan dimonitor oleh pencatatan yang dilakukan oleh orang yang berbeda ( independen ) dari kedua fungsi tersebut. Praktek yang sehat mencerminkan bersihnya dari tindakan yang dapat merusak kondisi pengendalian intern terserbut, seperti kolusi. Pegawai yang cakap mencerminkan para petugas/pegawai yang melaksanakan tanggung jawanya benar-benar orang yang memiliki skill yang sepadan dengan tugasnya. Akhirakhir ini konsep pengendalian intern yang semula merupakan sistem,

dikembangkan dalam suatu bentuk struktur pengendalian intern, dengan komponen komponen yang lebih luas dan sistem pengendalian intern ada didalam komponen tersebut Dalam audit terhadap laporan keuangan ( general audit ), auditor

melaksanakan pemeriksaan berdasarkan panduan umum, yang dikenal sebagai Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Standar ini terdiri dari tiga kelompok, yakni: Standar Umum, Standar Pekerjaan Lapangan, dan Standar Pelaporan. Dalam standar pekerjaan lapangan point dua disebutkan Pemahaman yang memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh, untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No.: P-28/BC/2007 tanggal 27 September 2007 pasal 4, tentang Standar Audit di Bidang Kepabeanan Standar pelaksanaan lapangan kedua menyatakan bahwa : Struktur pengendalian intern auditee harus dipahami untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan. Jelas kedua standar audit tersebut secara umum (SPAP) dan khusus (untuk DJBC) meletakkan pemahaman atas pengendalian intern sebagai bagian penting dalam audit.

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


1) Pentingnya Pengendalian Internal
Dengan semakin berkembangnya perusahaan serta tingkat kompleksitas kegiatan yang dihadapi, maka manajemen perusahaan tidak mungkin lagi untuk melakukan segala kegiatan pemantauan maupun pengawasan terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Padahal untuk dapat mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen dituntut untuk dapat mengendalikan kegiatan usahanya, disamping menjaga keamanan harta perusahaan serta mencegah atau menemukan kesalahan dan ketidak beresan. Kondisi diatas akhirnya menuntut pihak manajemen untuk menciptakan suatu pengendalian intern, untuk memastikan bahwa keigatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Ditinjau dari segi audit, pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan akan sangat bermamfaat dalam merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian. Hal ini berlaku juga dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai yang merupakan jenis audit kepatuhan (compliance audit). Audit dibidang kepabeanan dan cukai bertujuan untuk menentukan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kepabeanan dan cukai serta peraturan lainnya dan untuk mengamankan penerimaan negara. Walaupun tujuan audit kepabeanan dan cukai berbeda dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit), penilaian terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai sangat diperlukan untuk menentukan sejauh mana pengendalian intern dapat diandalkan kemampuannya guna menjamin ketelitian data dan informasi yang dihasilkan serta untuk menentukan jenis, saat dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.

2)

Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern


Pengendalian intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan

komisaris, manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi (entitas), yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan utama yakni : Keandalan pelaporan keuangan ( dalam financial audit) Efektifitas dan efisiensi operasi ( dalam operational audit)

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


Kepatuhan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku ( dalam compliance audit) Tujuan pertama terkait dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit), tujuan kedua terkait dengan tujuan audit operasional (operating audit) dan tujuan ketiga terkait dengan tujuan audit kepatuhan atas kebijakan atau peraturan (compliance audit). termasuk dalam compliance audit. Konsep dasar pengendalian intern yang terkandung dalam pengertian diatas adalah sebagai berikut : Proses : pengendalian intern adalah suatu proses, yang berarti merupakan cara untuk mencapai tujuan. Dipengaruhi oleh manusia : pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman, kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orangorang dalam berbagai jenjang dalam suatu organisasi yaitu dewan komisaris, manajemen dan personil lainnya. Keyakinan memadai : pengendalian intern hanya diharapkan Audit di bidang kepabeanan dan cukai

memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan yang pasti (absolut), karena kelemahan-kelemahan yang melekat pada seluruh pengendalian intern. Alat untuk mencapai tujuan : pengendalian intern adalah alat untuk mencapai tujuan dalam berbagai hal yaitu penyajian laporan keuangan yang wajar, efisiens dan efektivitas kegiatan (operasi) dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Komponen Pengendalian Intern Pengendalian intern meliputi lima unsur pengendalian yang dirancang dan diterapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Lima unsur pengendalian ini disebut komponen

pengendalian, yaitu : (i) Lingkungan pengendalian (ii) Penilaian resiko (iii) Aktivitas pengendalian (iv) Informasi dan komunikasi (v) Pemantauan

DTSS Post Clearance Audit

Internal Control Review


Lingkungan pengendalian merupakan wadah (payung) bagi empat

komponen lainnya, yang berarti tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak mungkin menghasilkan pengendalian yang efektif.

(i) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen dan pemilik dari suatu perusahaan, mengenai arti pentingnya pengendalian intern bagi perusahaan tersebut. Lingkungan pengendalian merupakan landasan bagi komponenkomponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian terdiri dari : a. Integritas dan nilai etika Dalam suatu perusahaan biasanya terdapat peraturan yang berkaitan dengan motto, visi, misi dan tujuan perusahaan (organisasi). Perilaku karyawan akan dipengaruhi oleh aturan yang ditetapkan tersebut, sehingga terbentuklah sikap integritas, disertai nilai nilai etika dalam kinerjanya. Munculnya perilaku tersebut didukung oleh:: tindakan manajemen memberikan contoh yang menghindarkan para karyawan melakukan tindakan tidak jujur, melanggar hukum atau

melanggar etika;

DTSS Post Clearance Audit

10

Internal Control Review


manajemen mengkomunikasikan nilai-nilai etika dan standar perilaku organisasi kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan,

peraturan dan contoh yang nyata. Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik pegawai, visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun integritas serta nilai-nilai etika tersebut.

b. Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas kompetensi seseorang yang akan diberi tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan tertentu. Hal tersebut diterapkan kedalam bentuk persyaratan keterampilan dan pengetahuan. Sebagai contoh, Direktorat Audit pada DJBC, menempatkan tenaga auditor dalam penugasaannya, dengan tenaga-tenaga yang telah mengikuti pelatihan Post Clearance Audit, selain pengetahuan tentang kepabeanan dan cukai yang telah diperoleh sebelumnya. Kompetensi auditor dalam hal audit diperoleh dalam pelatihan tersebut.

c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit Dewan komisaris dan komite audit merupakan wakil pemilik (pemegang saham) yang berada diluar fungsi manajemen. Mereka bertugas melakukan pengawasan terhadap kinerja manajemen. Bagaimana mereka melakukan tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan komisaris dan komite audit dalam lingkungan pengendalian adalah : - Sikap tidak dipengaruhi (independensi) dewan komisaris dan komite audit terhadap manajemen. - Pengalaman serta tingginya kedudukan mereka - Luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan - ketepatan tindakan yang diambil - seberapa relevan pertanyaan yang diajukan kepada manajemen - sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern dan ekstern

DTSS Post Clearance Audit

11

Internal Control Review


Di Ditjen Bea dan Cukai, terciptanya pengendalian kinerja lembaga ini didukung peran pejabat-pejabat eselon II dalam memantau kegiatan jajarannya.

d. Falsafah manajemen dan gaya operasi Falsafah manajemen dan gaya operasi ditunjukkan melalui

pendekatan manaje-men dalam mengambil dan memantau resiko usaha. Hal tersebut ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya. Pada saat terjadi krisis energi (listrik) Ditjen Bea dan Cukai melakukan efisiensi anggaran, dengan penghematan pemakaian listrik, melalui

himbauan pada setiap lantai, serta penggunaan fasilitas (menggunakan listrik) yang dibatasi.

e. Struktur organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Struktur organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus diperhatikan adanya fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen lain yang berkaitan dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data dalam hal ini memberi kontribusi pengendalian melalui pelaporan. Sebagai contoh, di Ditjen Bea dan Cukai dikembangkan sistem informasi untuk internal maupun pelayanan kepada publik, sehingga pengendalian terhadap kepentingan internal (misal kepegawaian) maupun eksternal (monitoring fasilitas pabean) dapat dilakukan dengan baik.

f. Perumusan kewenangan dan tanggung jawab Metode perumusan ini mempengaruhi pemahaman terhadap

hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi pertimbangan atas :

DTSS Post Clearance Audit

12

Internal Control Review


- Kebijakan entitas (organisasi) mengenai masalah seperti praktik usaha yang dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku; - Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk menangani masalah seperti maksud dan tujuan organisasi, fungsi operasi dan persyaratan instansi yang berwenang; - Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik. Pembentukan Kantor Pelayanan Utama (KPU) di Ditjen Bea dan Cukai adalah bentuk kebijakan organisasi serta penugasan secara spesifik dalam usaha meningkatkan pelayanan kepada publik.

g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia Praktek dan kebijakan karyawan berkaitan dengan penugasan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian

kompensasi dan tindakan perbaikan. Sebagai contoh, standar penugasan individu yang paling memenuhi syarat, ditekankan pada latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti tentang integritas dan perilaku etis- menunjukkan komitmen entitas terhadap orang yang kompeten dan dapat dipercaya. Kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab masa depan serta mencakup praktek-praktek seperti sekolah, latihan dan seminar menunjukkan tingkat kinerja dan perilaku yang diharapkan. Promosi yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala menunjukkan komitmen organisasi terhadap penempatan personel yang cakap ke tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi. Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan oleh Kantor Pusat DJBC, merupakan bentuk penyiapan sumberdaya manusia dalam rangka

penugasan bidang-bidang tertentu bagi pegawai di lingkungan lembaga ini.

(ii) Penilaian Resiko

Penilaian

risiko

entitas

merupakan

indentifikasi,

analisis

dan

manajemen terhadap risiko

yang relevan dengan penyusunan laporan

keuangan yang wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum,

DTSS Post Clearance Audit

13

Internal Control Review


efisien dan efektivitas operasi dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku. Mengidentifikasi dan menganalisa risiko merupakan proses yang berkelanjutan dan komponen kritis dari pengendalian intern yang efektif. Langkah penting pertama, manajemen mengidentifikasi faktor yang bisa meningkatkan risiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini : - Perubahan dalam lingkungan operasi - Personel baru - Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki - Teknologi baru - Lini produk, produk atau aktivitas baru - Restrukturisasi organisasi - Operasi luar negeri - Standar akuntansi baru - Undang-undang dan peraturan baru Saat resiko telah dikenali, manajemen memperkirakan arti resiko itu, memperkirakan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, dan

mengembangkan tindakan spesifik yang perlu diambil untuk mengurangi risiko hingga suatu tingkatan yang bisa diterima. Sebagai contoh, adanya perubahan peraturan di bidang kepabeanan tentang penetapan nilai pabean untuk penghitungan bea masuk yang mendasarkan pada profil importir akan meningkatkan risiko tagihan bea masuk, pajak impor dengan profil high risk. Tindakan spesifik untuk mengurangi risiko tersebut dilakukan dengan cara perbaikan profil perusahaan sehingga akan mengurangi risiko adanya tagihan bea masuk, pajak impor dan denda yang harus ditanggung oleh perusahaan, ketika pemberitahuan nilai pabean dianggap tidak wajar oleh bea dan cukai. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang proses penaksiran risiko entitas, risiko untuk yang memahami relevan bagaimana manajemen tujuan

mempertimbangkan

dengan

pencapaian

perusahaan, menunjukkan perhatian manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern.

DTSS Post Clearance Audit

14

Internal Control Review


(iii) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi dan fungsi. Umumnya, aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini a. Pengolahan informasi Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan, kelengkapan dan otorisasi transaksi. Dua pengelompokan luas aktivitas pengendalian sistem informasi adalah : Pengendalian umum (general control) Pengendalian umum biasanya mencakup pengendalian atas operasi pusat data, perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak sistem , keamanan akses dan pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. Pengendalian aplikasi (application control) Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual. Pengendalian ini membantu menetapkan bahwa transaksi adalah sah, diotorisasi semestinya dan diolah secara lengkap dan akurat. Pengendalian ini terdiri dari : 1. Pengotorisasian yang tepat Tujuan utama pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa transaksi-transaksi telah diotorisasi (disetujui) oleh personil manajemen yang berwenang. Otorisasi bisa berupa otorisasi umum atau otorisasi khusus. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi umum yang menaungi, berhubungan dengan pemberian otorisasi untuk kasus-kasus tertentu.

DTSS Post Clearance Audit

15

Internal Control Review


2. Dokumen dan catatan Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Contoh dokumen dan catatan adalah faktur penjualan, pesanan pembelian, jurnal penjualan dan kartu catatan waktu karyawan. Dokumen dan catatan melaksanakan fungsi pengiriman informasi dalam suatu organisasi maupun antar organisasi yang berbeda. Dokumen dan catatan harus memadai untuk memberikan jaminan yang wajar, bahwa semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat dengan tepat. Sebagai contoh jika bagian penerimaan mengisi laporan penerimaan barang pada saat barang diterima, bagian akuntansi dapat memverifikasi jumlah dan uraian pada faktur pemasok dengan membandingkan dengan informasi pada laporan penerimaan barang. Prinsip dalam perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan adalah : Bernomor urut tercetak ( prenumbered ) untuk memudahkan pengendalian atas dokumen yang hilang dan pencarian dokumen ketika diperlukan. Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung atau segera sesudah itu. Bila ada interval waktu yang lebih panjang, catatan menjadi kurang bisa diandalkan dan kemungkinan salah saji bisa terjadi. Cukup sederhana untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas. Jika memungkinkan dokumen dan catatan dirancang untuk berbagai penggunaan untuk mengurangi jumlah formulir yang berbeda-beda. Dibuat dengan cara yang mendorong persiapan yang benar. Ini bisa dilakukan dengan menyediakan verifikasi melalui

pemeriksaan internal dalam formulir atau catatan. Suatu pengendalian yang berhubungan erat dengan dokumen dan catatan adalah bagan akun, yang menggolongkan transaksi kedalam rekening tertentu. Bagan (daftar) akun adalah sebuah

DTSS Post Clearance Audit

16

Internal Control Review


kendali penting karena memberikan kerangka kerja untuk

menentukan informasi yang disajikan kepada manajemen dan pemakai laporan keuangan lainnya. 3. Pemeriksaan independen Pemeriksaan independen menyangkut verifikasi (pemeriksaan ) atas : pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau bagian lain kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat

Kebutuhan pemeriksaan independen timbul karena personil sangat mungkin melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur, kecuali jika seseorang mengevaluasi dan mengamati mereka. Cara yang murah untuk melakukan pemeriksaan independen adalah dengan melakukan pemisahan tugas. Sebagai contoh suatu transaksi dipersiapkan, disetujui, diverifikasi dan dicatat oleh orang orang yang berlainan.

b. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugastugas dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila terdapat kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau

penyimpangan dan kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai kemungkinan untuk menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan tugas tersebut adalah tugas operasional (misalnya; otorisasi ), tugas pencatatan dan tugas penyimpanan Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut : Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi tersebut harus diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang berbeda. Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian barang dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang dibeli tersebut.

DTSS Post Clearance Audit

17

Internal Control Review


Berbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu transaksi harus dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda. Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang berbeda. Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi tertentu harus dipisahkan. Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan

pengeluaran kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank. Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bagian pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan bagian lain. Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis,

pemrograman, pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus dipisahkan. Selain itu, PDE tidak boleh mengubah data yang dikirimkan oleh unit pemakai informasi, dan secara organisasi harus independen terhadap unit pemakai. Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis akan dicek silang dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, maka akan terjadi pemeriksaan independen sebagaimana diatas.

c. Pengendalian fisik Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau pengolahan dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran yang memberikan persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan pengamanan atas aktiva, dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program komputer atau file.

DTSS Post Clearance Audit

18

Internal Control Review


Aktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam catatan pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.

d. Review Kinerja Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja

sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya; menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda operasi atau keuangan satu sama lain, bersama dengan analis atas hubungan dan tindakan penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional suatu aktivitas.

(iv) Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metoda dan catatan-catatan yang digunakan untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, menggolongkan, perusahaan (temasuk pula mencatat dan kejadian-kejadian melaporkan dan transaksi dan

kondisi)

menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban yang bersangkutan. Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab masing-masing individu berkenaan dengan struktur pengendalian intern atas pelaporan keuangan. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat mencegah salah saji dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, suatu sistem akuntansi yang efektif harus : Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaksi perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan.

DTSS Post Clearance Audit

19

Internal Control Review


Menjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari transaksi-transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu, kewajiban perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu . Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan pencatatan nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan . Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi sehingga memungkin-kan untuk menyajikan secara tepat dalam laporan keuangan, termasuk penggolongan dan pengungkapan yang harus dilakukan.

Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur atau jejak audit (audit trail) atau alur transaksi ( transaction trail ) yang lengkap untuk setiap transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh dengan pengkodean, referensi silang dan pendokumentasian yang menghubungkan saldo rekening (atau hasil ringkasan lainnya) dengan data asli transaksi. Alur transaksi penting bagi auditor untuk melakukan penelusuran dan pencocokan ke dokumen pendukung transaksi. Komunikasi, berarti meyakinkan bahwa personil yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang

dilakukannya berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, baik orang dari dalam dan dari luar organisasi.

(v) Pemantauan

Pemantauan

adalah

suatu

proses

penilaian

kualitas

kinerja

pengendalian intern sepanjang masa. Hal ini menyangkut penilaian tentang rancangan dan pelaksanaan operasi pengendalian oleh orang yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu, untuk menentukan bahwa pengendalian intern telah berjalan sesuai dengan yang dikehendaki dan bahwa modifikasi yang diperlukan karena adanya perubahan-perubahan kondisi telah dilakukan. Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung, misalnya masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa menjadi perhatian manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima

DTSS Post Clearance Audit

20

Internal Control Review


dari konsumen karena kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah pembayaran. Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada setiap akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian-bagian tertentu dari pengendalian intern pada berbagai interval waktu tertentu dan melaporkan kelemahan yang ditemukan, kepada manajemen atau komite audit beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan.

B.

Penerapan Komponen, Keterbatasan Dan Pemahaman Pengendalian Intern


Penerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan

usaha (entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh terhadap kompleks tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada

entitas dengan kegiatan operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket), tentu lebih sederhana dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal: manufaktur ) Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka angka penjualan mini market yang dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba Indomart yang baru berjalan dua minggu, ia menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya. Pengetahuannya tentang bisnis diperoleh dari pengalamannya mengelola toko milik keluarganya, tetapi menghadapi cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya yang baru ini ia harus segera merencanakan pembelian barang dagangannya. Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang yang tersisa dan

menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya ia tidak pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik

keluarganya mengabaikan hal tersebut. Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas yang ada dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan yang terjual dicatat melalui kode kode barang yang terekam melalui cash register. Sebenarnya tanpa disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu pengendalian intern dalam suatu aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan kuantitas barang, secara otomatis akan memberikan informasi sisa barang yang

DTSS Post Clearance Audit

21

Internal Control Review


bersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa mengetahui sisa barang yang seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock opname atas barang dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang. Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market menerapkan dagangannya. pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang

1)

Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah


Kelima komponen pengendalian intern dapat diterapkan pada semua

perusahaan besar maupun kecil. Namun tingkat keformalan dan spesifikasi bagaimana komponen-komponen tersebut diterapkan bisa sangat berbeda-beda karena alasan kepraktisan dan alasan lain yang masuk akal. Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana penerapan masing-

masing komponen pengendalian intern dalam suatu perusahaan : besarnya satuan usaha karakteristik organisasi dan kepemilikan sifat kegiatan usaha keanekaragaman dan kompleksitas operasi metode pengolahan data persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi

Berikut adalah beberapa perbedaan penerapan komponen pengendalian intern pada perusahaan kecil dan perusahaan besar yang umum dijumpai : Perusahaan kecil umumnya tidak mempunyai aturan tertulis, tidak memiliki dewan komisaris dari luar, tidak mempunyai pedoman kebijakan akuntansi yang formal, tidak cukup karyawan yang memungkinkan diadakan pembagian tugas yang optimal, dan tidak memiliki auditor intern. Namun demikian, perusahaan kecil seringkali akan dapat mengatasi kondisi semacam itu, dengan menekankan pada integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi. Selain itu, manajer-pemilik dapat menangani tanggung jawab , seperti penandatanganan cek, mereview rekonsiliasi bank, dan memonitor saldo piutang. Disamping itu, penguasaan

DTSS Post Clearance Audit

22

Internal Control Review


manajer perusahaan kecil atas segala masalah yang dihadapinyai, serta sederhana atau pendeknya rentang komunikasi, menyebabkan tidak

diperlukannya berbagai hal untuk ditetapkan secara formal.

2)

Keterbatasan Pengendalian Intern


Salah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern

adalah pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk) yang melekat pada seluruh pengendalian intern, yaitu : Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement ) Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya. Kemacetan ( Breakdown ) Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara atau tetap atau perubahan sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan. Kolusi ( Collusion ) Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi dan bagian penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif. Pelanggaran oleh manajemen Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedurprosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh manajemen meliputi pula pemberian informasi yang tidak benar secara sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya dengan membuat dokumen

DTSS Post Clearance Audit

23

Internal Control Review


palsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian dengan harga yang lebih rendah (under invoicing). Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit ) Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena itu walaupun pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun kadang-kadang tidak diterapkan oleh perusahaan karena biaya

penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak sepadan dengan manfaat yang diperoleh.

3)

Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern


Pemahaman terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang

kepabeanan dan cukai bertujuan untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan. Disisi lain, sebagai dasar dalam memberikan saran-saran yang membangun kepada perusahaan yang diaudit (auditee) untuk perbaikan pengendalian intern Tahapan dalam mandapatkan pemahaman terhadap pengendalian intern secara garis besar adalah sebagai berikut : Pemahaman terhadap seluruh komponen diterapkan oleh auditee Tingkat kepastian yang wajar bahwa komponen tersebut dilaksanakan dan berjalan sesuai dengan yang direncanakan ( pengujian ketaatan ). Dalam rangka memperoleh pemahaman terhadap pengendalian intern perusahaan, perlu diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut : Mereview hasil audit sebelumnya Mengajukan pertanyaan kepada manajemen dan staf yang kompeten Menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait Mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan seperti prosedur pengendalian intern yang

penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, prosedur penjualan dan pembelian, prosedur pemakaian bahan baku dan prosedur lain sesuai kebutuhan audit.

DTSS Post Clearance Audit

24

Internal Control Review


Pendokumentasian pemahaman tentang komponen-komponen

pengendalian intern harus dilakukan pada setiap audit yang dilakukan. Pendokumentasian kertas kerja bisa dilakukan dalam bentuk : daftar pertanyaan (questioner) bagan alir/arus (flow chart) uraian tertulis (narrative) kerja yang merupakan ringkasan hasil pemahaman terhadap

Kertas

pengendalian intern harus ditandatangai / paraf serta direview oleh atasan auditor secara berjenjang. Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan besar, ketiga bentuk pendokumentasian dilakukan untuk berbagai bagian pemahaman. Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan kecil dengan pendekatan tingkat risiko pengendalian maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk

pendokumentasian semua komponen pengendalian intern. Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai adalah apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa pengendalian intern perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian ketaatan tidak perlu dilakukan dan langsung dilakukan pengujian substantif (transactional approach) ke dokumen secara menyeluruh (100%). Pengujian ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai rencana sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait, observasi dan interview. Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian intern dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan dan bukan sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak kebenarannya.

DTSS Post Clearance Audit

25

Internal Control Review


1.2. Latihan 1
Soal 1 Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan oleh PT. Bianglala : a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang) dalam organisasi b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap transaksi diotorisasi dengan semestinya dalam departemen

pengolahan data elektronik. c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari pelanggan karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan. d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat timbul sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya undang undang atau peraturan baru. e Tugas tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga seseorang tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau manipulasi dan kemudian menutupinya. f Sistem akuntansi mencakup ketentuan ketentuan agar nilai transaksi dapat ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa, sehingga disajikan dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas komponen - komponen struktur pengendalian intern. h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, dan daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan. Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen

pengendalian intern manakah masing masing kebijakan atau prosedur di atas? Soal 2 Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga orang karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut a. Menyelenggarakan buku besar

DTSS Post Clearance Audit

26

Internal Control Review


b c d e f g h Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang Menyiapkan cek untuk ditandatangani Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan Merekonsiliasi rekening bank Menangani dan menyetorkan penerimaan kas asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan

Dengan

kemampuan ketiga karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara untuk memberikan saran tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan tersebut, sedemikian rupa sehingga tercipta pengendalian internal yang layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan menangani fungsi akuntansi lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas. Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi fungsi di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan: pelaksanaan fungsi fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif sama, kecuali tugas pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan. Soal 3 Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan oleh PT. Cahaya Timur: a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari gudang. b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang berbeda. c d Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered ) Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian pembe- lian sebelum pembelian terjadi e f Persediaan disimpan dalam gudang terkunci Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang diterima digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang disimpan di gudang

DTSS Post Clearance Audit

27

Internal Control Review


g Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik persediaan. h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi keadaan bahaya. i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan pada masing masing pengendalian. Soal 4 PT Busana Perkasa Garment mempekerjakan 700 buruh di bagian produksi, dengan prosedur penggajian sebagai berikut: Mandor pabrik mewawancarai pelamar, dan berdasarkan wawancara tersebut ia menerima atau menolak pelamar yang bersangkutan. Saat pelamar direkrut, yang ber-sangkutan mengisi formulir untuk data pribadinya dan

memberikannya kepada mandor. Mandor menuliskan tarip upah per jam untuk pegawai baru tersebut di sudut kanan atas formulir, dan memberikannya ke petugas penggajian sebagai pemberitahuan bahwa pegawai yang bersangkutan telah dipekerjakan. Mandor secara lisan menyarankan agar bagian penggajian untuk menyesuaikan tarif. Kartu absensi kosong disediakan dalam kotak didekat pintu masuk pabrik. Setiap pekerja mengambil kartu absen pada Senin pagi, mengisi namanya dan mencatat dengan pensil waktu kedatangannya serta kepulangannya setiap hari. Pada akhir minggu, yang bersangkutan memasukkan kartu absen tersebut ke dalam kotak di dekat pintu pabrik. Pada Senin pagi, kartu absen yang telah selesai diisi, diambil oleh petugas penggajian. Petugas penggajian kemudian mencatat transaksi dengan menggunakan sistem mikro komputer, yang mencatat seluruh informasi untuk jurnal penggajian yang dihitung oleh pembuat daftar gaji/upah. Sistem secara otomatis akan memutakhirkan catatan penghasilan karyawan dan buku besar. Karyawan secara otomatis akan dihapuskan dari daftar penggajian, kalau mereka lalai

mengembalikan kartu absen.

DTSS Post Clearance Audit

28

Internal Control Review


Cek gaji secara manual ditandatangani oleh Chief Accountant dan diberikan kepada mandor. Mandor membagikan cek kepada para karyawan yang telah mengisi dan mengembalikan absen. Rekening bank-gaji direkonsiliasi oleh Chief Accountant, yang juga menyiapkan berbagai laporan pajak penghasilan bulanan dan tahunan. Dalam melakukan audit terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, pengujian yang pertama adalah mmperoleh pemahaman atas pengendalian intern, untuk mengembangkan pengujian berikutnya Saudara diminta: a. Menyebutkan kelemahan serius dalam pengendalian intern dan

menyatakan resiko pengendalian yang mungkin timbul akibat kelemahan tersebut. b. Memberikan saran untuk perbaikan pengendalian intern, bagi perekrutan pegawai dan prosedur penggajian. Soal 5 Musium Budaya Nusantara dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika praktek

musim liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa siswi yang sedang study tour. Dua orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang masuk sebesar Rp 500,- untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah satu petugas menyerahkan pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut menghitung uang tunai dihadapan petugas pintu masuk, dan memasukkan uang ke dalam brankas. Setiap Jumat siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk menyetorkan uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima slip setoran, yang dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi. Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan pengen-dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen telah memperhitung kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket

penjualan tiket, dan manajemen telah menyetujui bahwa penjualan tiket harus menjadi suatu bagian integral dari usaha peningkatannya. Saudara telah diminta oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang pengendalian internal atas operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan setiap kelemahan pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!

DTSS Post Clearance Audit

29

Internal Control Review


Soal 6 Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro Surabaya. Berikut ini adalah uraian tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan dilakukan melalui tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ). Masing masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip penjualan yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang mengopersikan cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk mengendalikan pencurian pakaian. Cash register dioperasikan oleh penyelia yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik Keris. Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan kedua diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon penjualannya. Saat penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang menandai ketiga salinan tersebut lunas dan memberikan uangnya kepada kasir beserta salinan faktur. Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah membanding kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label barang. Dia juga meneliti lagi kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui oleh pelayan toko ybs, yang segera merubah buku/bon penjualannya saat itu juga. Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan setelah pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan penjualan ke cash register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua dari faktur yang telah disahkan oleh mesin tersebut diserahkan kepada pelanggan. Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan

membandingkan totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang tunai tersebut di bank. Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat ( klerk ) piutang dagang bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara bank mengirim slip penyetoran langsung ke pencatat piutang dagang Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang digunakan untuk menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang tidak menangani uang tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian dari klerk. Setiap hari Ahmad memasukkan informasi faktur penjualan ke komputer perusahaan, yang menyediakan hasil output dari semua masukan dan

DTSS Post Clearance Audit

30

Internal Control Review


ringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan oleh pelayan toko ( kredit ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output ini dengan ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua

perbedaannya. Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip induk buku besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan dengan nomor pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan kedalam print out penjualan. Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam siklus pendapatan tersebut. Soal 7 Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek

perumahan tempat anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang diinginkan dietalase yang disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan etalase, seorang karyawan bertanya kepada anda berapa banyak orang dalam rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan pembelian makanan keluarga anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam kelompok. Ia memberikan anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika selesai makan. Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong pastel dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan anda dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur yang sama lagi, tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda terima sebelumnya, dan mengembalikannya kepada anda. Saat anda

meninggalkan kafetaria dan menyerahkan tanda terima tsb.

petugas kasir

menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang anda dan menaruh tanda terima tsb. pada suatu tumpukan. Saudara diminta menguraikan: a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk

operasionalnya? b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari

pengendalian itu?

DTSS Post Clearance Audit

31

Internal Control Review


1.3. Rangkuman
1. Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu mekanisme kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam suatu perusahaan biasanya dibangun dengan landasan

pengendalian internal di dalamnya. Laporan keuangan yang dihasilkan dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan memberikan keyakinan yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan. 2. Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung dengan pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang informasi keuangan yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya

memperlihatkan apakah prosedur dengan pengendalian yang memadai benar benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya terhadap kondisi pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam. 3. Penerapan suatu bentuk pengendalian intern dalam kegiatan operasional, tidaklah sama antara entitas satu dengan yang lain, tergantung rumit tidaknya kegiatan, lingkup kegiatan, serta berbagai faktor yang lain. 4. Beberapa kelemahan yang melekat pada pengendalian intern, seperti kesalahan pertimbangan oleh manajemen, kurangnya pemahaman oleh bawahan, pelanggaran oleh manajemen, kolusi diantara para pelaksana

menyebabkan pengendalian tidak dapat memberikan keyakinan yang absolut atas pencapaian tujuannya. Selain itu pertimbangan antara besarnya biaya dan manfaat yang diperoleh, menyebabkan diabaikannya penerapan sistem akuntansi. 5. Langkah auditor dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dapat dilakukan melalui beberapa prosedur dan didokumentasikan dengan kuesioner, flowchart, serta uraian.

DTSS Post Clearance Audit

32

Internal Control Review


1.4. Test Formatif 1
Setelah mempelajari materi bahan ajr serta rangkuman, agar Saudara mudah memahami bahan ajar ini, di bawah ini test formatif yang harus Saudara kerjakan untuk mengetahui sejauh mana pemahaman Saudara atas bahan ajar ini.

Pilihlah satu jawaban yang benar!

1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu pemahaman atas pengendalian intern.... a. untuk mematuhi prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum b c d untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya

.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah .... a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji b c d pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji

3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

5. Yang dimaksud dengan pengendalian adalah suatu proses adalah .... a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.

DTSS Post Clearance Audit

33

Internal Control Review


b c d pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi, pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran, pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi keuangan. 6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali.... a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan keuangan. b c d menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi, mencegah manipulasi. menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta berlaku, 7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta peraturan yang

pencariannya, maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui .... a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo. b c d dokumen dibuat sesederhana mungkin, dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung, pencetakan dokumen dengan nomor urut.

8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas, maka dokumen dirancang .... a. untuk mendorong persiapan yang benar. b c d pencetakan dokumen dengan nomor urut, dokumen dibuat sesederhana mungkin. dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan, adanya pemisahan tugas,

9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah yakni ....

a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan. b c bagian penjualan dengan produksi, bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan

pengeluaran kas. d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,

10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka .... a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan oleh orang yang berbeda.

DTSS Post Clearance Audit

34

Internal Control Review


b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang, c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian melakukan rekonsiliasi, d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,

11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali .... a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan keterbatasan waktu, b c d pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,

12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah berikut, kecuali .... a. mereview hasil audit sebelumnya,. b c d menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait, mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan, mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.

13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti Indomart dengan sistem waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh .... a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok. b c d perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh, pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.

DTSS Post Clearance Audit

35

Internal Control Review


1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta keberatan dan banding perpajakan.

TP =

Jumlah Jawaban Yang Benar X 100% Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai 91 % 81 % 71 % 61 % s.d s.d. s.d. s.d. 100 % 90,00 % 80,99 % 70,99 % : : : : Amat Baik Baik Cukup Kurang

Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulangi materi.

DTSS Post Clearance Audit

36

Internal Control Review


2. Kegiatan Belajar (KB) 2

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan : 1. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Tunai 2. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Kredit 3. Mampu menjelaskan Sistem retur Penjualan

2.1. Uraian dan Contoh

A.

Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran lebih dulu, sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

1)

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan Penjualan Tunai

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai adalah : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama periode tertentu. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu d. Nama dan Alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual

DTSS Post Clearance Audit

37

Internal Control Review


f. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang : Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen. Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut Unit Organisasi yang menangani transaksi penjualan tunai Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai dan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen Elemen sistem pengendalian intern.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai : (1) Faktur Penjualan Tunai (2) Bukti setor bank (3) Pita Register kas (Cash register tape) (4) Rekap harga pokok penjualan

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai : (1) Jurnal penjualan (2) Jurnal Penerimaan kas (3) Jurnal Umum (4) Kartu Persediaan (5) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan tunai (1) Bagian (order) Penjualan (2) Bagian Kassa (3) Bagian Gudang (4) Bagian Pengiriman barang (5) Bagian Administrasi persediaan & kartu biaya Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan )

DTSS Post Clearance Audit

38

Internal Control Review


2) Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan tunai

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai disajikan sebagai berikut : ORGANISASI (6) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi (7) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (8) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai (9) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. (10) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan (11) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. PRAKTEK YANG SEHAT (12) Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. (13) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke Bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

3)

Lambang lambang dalam Sistem

Berikut ini lambang lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)

DTSS Post Clearance Audit

39

Internal Control Review


Dokumen (pendukung) transaksi

Faktur Penjualan LPB

Dokumen non transaksi

Melaksanakan pekerjaan

Pencatatan

Arsip menurut nomor urut /alamat/ tanggal

Arus dokumen

4)

Bagan Alir Penjualan Tunai

Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. = Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan, sebagai bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera membuat Faktur Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke pelanggan, lembar kedua ke gudang dan lembar ketiga sebagai arsip = Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ), melakukan pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir memberikan pelanggan.. = Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran barang dan mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik barang maupun fakturnya = Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook ) strook pembayaran serta mengembalikan FPT kepada

DTSS Post Clearance Audit

40

Internal Control Review


maupun FPT asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk diserahkan ke Bagian Akuntansi. = Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti setor lembar kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar lainnya diarsipkan. = Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli yang diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan tunai. Bukti setor lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli diserahkan ke Bagian Akuntansi Persediaan. = Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan

mengakumulasikan seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk pembebanan harga pokok penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembukuan harga pokok penjualan. Bagian Akuntansi Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai asli tersebut.

DTSS Post Clearance Audit

41

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

42

Internal Control Review


5) Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai

a. Bagian Penjualan 1) Menerima order dari pembeli 2) Mengisi faktur penjualan tunai 3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : - Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke kasir - Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang - Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut b. Bagian Kasir 1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via pembeli 2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai 3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas 4) Membubuhkan cap lunas diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register pada faktur tersebut 5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang 6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja 7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai 8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut : - Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor - Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi - Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor c. Bagian Gudang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order penjualan 2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai

DTSS Post Clearance Audit

43

Internal Control Review


3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang 4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur penjualan tunai lembar ke-2 d. Bagian Pengiriman Barang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari gudang 2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian Kassa via pembeli 3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke dua dan memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga barang telah dibaya oleh pembeli 4) Menyerahkan barang kepada pembeli - Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan pita register kas - Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahaan barang e. Bagian Akuntansi 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas ( strook ) dari Bagian Pengiriman Barang 2) Mencatat faktur penjualan tunai 3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya) 4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa 5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan kas, 6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor 7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian administrasi persediaan 8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum, 9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.

DTSS Post Clearance Audit

44

Internal Control Review


f. Bagian Administrasi Persediaan 1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian akuntansi 2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur penjualan tunai 3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai 4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual, dalam kartu persediaan 5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian akuntansi

B.

Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli, selalu didahului dengan analisa terhadap dapat tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

1)

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari Kegiatan penjualan kredit

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah : (1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama periode tertentu

DTSS Post Clearance Audit

45

Internal Control Review


(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit (3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu (4) nama dan alamat pembeli (5) Kuantitas produk yang dijual (6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan (7) Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang : dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan kredit dan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit 1. Surat Perintah (order) pengiriman dan tembusannya 2. Faktur dan tembusannya

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit : (1) Jurnal Penjualan (2) Kartu piutang (3) Kartu Persediaan

Unit Organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan kredit (1) bagian (order) penjualan (2) Bagian kredit (3) Bagian Gudang (4) Bagian Pengiriman Barang (5) Bagian Piutang (6) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya (7) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

DTSS Post Clearance Audit

46

Internal Control Review


Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Prosedur (order) penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur Pengiriman barang Prosedur Penagihan Prosedur pencatatan piutang Prosedur pencatatan pendapatan Prosedur pencatatan harga pokok

2)

Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit disajikan sebagai berikut : ORGANISASI (8) (9) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi kredit (10) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas (11) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksakan secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi. SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (12) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman (13) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada salah satu tembusan surat perintah pengiriman barang (14) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat perintah pengiriman barang

DTSS Post Clearance Audit

47

Internal Control Review


(15) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan penjualan, berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat keputusan mengenai hal itu (16) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (piutang) dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan (17) Pencatatan ke dalam kartu piutang (buku pembantu piutang) dilakukan oleh fungsi piutang, sedangkan pencatatan ke dalam junal diotorisasi oleh fungsi akuntansi, dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan) (18) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat perintah pengiriman dan surat muat. PRAKTEK YANG SEHAT (19) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan (20) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan (piutang) (21) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. (22) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar, sebagai rekening kontrol piutang

3)

Alir Sistem Penjualan Kredit

Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. = Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, petugas menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada pelanggan sebagai tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan segera membuat Surat Perintah Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap 4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian Kredit untuk minta persetujuan pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar persetujuan tersebut Bagian

DTSS Post Clearance Audit

48

Internal Control Review


Penjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang, lembar 2 dan 3 ke petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat. = Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran tersebut, kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO asli. = Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang ke pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel pelanggan pada lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli diserahkan ke Bagian Piutang. = Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan Rangkap 5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan, lembar 2 beserta SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi

Persediaan, lembar 4 ke Bagian Akuntansi, sedangkan lembar ke lima diarsipkan untuk monitoring pelanggan. = Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai dasar pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir bulan, untuk kemudian diarsipkan. = Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi Persediaan, mencatat penjualan serta pembebanan harga pokok penjualan, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut

DTSS Post Clearance Audit

49

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

50

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

51

Internal Control Review


4) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit

a. Bagian (Order) Penjualan 1) Menerima Order dari pembeli 2) Membuat Surat Perintah Pengiriman atau Shipping Order (SO) dengan tembusan 8 lembar serta mendistribusikan sebagai berikut : - Lembar ke 1 : diserahkan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan - Lembar ke 2 & 3 : merupakan surat muat (bill of loading) yang dipakai sebagai bukti penyerahan barang kepada perusahaan jasa angkutan. Lembar ke 2

merupakan surat muat yang dimintakan tanda tangan / cap dari perusahaan jasa angkutan, untuk kemudian dilampirkan pada surat perintah

pengiriman, lembar yang dipakai sebagai dasar pembuatan faktur penjualan. Lembar ke 3

merupakan surat muat yang diberikan kepada perusahaan jasa angkutan, sebagai surat

penyerahan barang. - Lembar ke 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian Pengiriman Barang - Lembar ke 5 - Lembar ke 6 : merupakan slip pembungkus (packing slip) : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan

kepada pembeli, yang berisi pernyataan telah diterimanya pesanan dari pelanggan ybs. - Lembar ke 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan ke bagian kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit - Lembar ke 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut pelanggan - Lembar ke 9 : merupakan tembusan pengawasan pengiriman, yang diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang abjad, untuk melayani pertanyaan

direncanakan

DTSS Post Clearance Audit

52

Internal Control Review


3) Menerima otorisasi kredit (SO lembar ke 7 yang dikembalikan ) dari Bagian kredit 4) Menyimpan surat order dari pelanggan dan SO lembar ke 7 ke dalam arsip pengawasan pengiriman, bersama SO lembar ke 8 5) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (surat muat) dari Bagian pengiriman, setelah bagian tersebut mengirimkan barang ke pelanggan 6) Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam SO lembar ke 9 (arsip pengawasan pengiriman) dan menyimpan lembar ini ke arsip pesanan yang telah dipenuhi (filled order file) 7) Mengirimkan SO lembar ke 1 dan 2 ke Bagian Piutang (penagihan)

b. Bagian Kredit 1) Menerima SO lembar ke 7 dari bagian (order) penjualan 2) Memeriksa status kredit pelanggan 3) memberi otorisasi penjualan kredit pada tembusan ke 7 4) Menyerahkan kembali SO lembar ke 7 ke bagian (order) penjualan c. Bagian Gudang 1) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian (order) penjualan 2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam SO lembar ke 1 3) Mencatat SO ke dalam kartu gudang 4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman Barang bersama SO lembar ke 1 d. Bagian Pengiriman Barang 1) Menerima SO lembar ke 2 dan 3 (bill of loading), lembar ke 4 (untuk arsip) dan lembar ke 5 (slip pembungkus) 2) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian Gudang bersamaan dengan barang 3) Membungkus barang dan menempelkan SO lembar ke 5 sebagai slip pembungkus 4) menyerahkan barang kepada perusahaan jasa angkutan, disertai dengan surat muat (SO lembar ke 3) 5) Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (SO lembar ke 2) dari perusahaan jasa angkutan

DTSS Post Clearance Audit

53

Internal Control Review


6) Mendistribusikan Shipping Order sebagai berikut : - Lembar ke 1 dan 2 : diserahkan kepada bagian penjualan, dalam perjalanannya ke bagian piutang (penagihan), untuk memberitahukan pelaksanaan pengiriman barang kepada bagian penjualan. Lembar ke 2 SO merupakan surat muat yang telah ditandatangani perusahaan jasa angkutan - Lembar ke 3 : merupakan surat muat yang diserahkan ke

perusahaan jasa angkutan - Lembar ke 4 : - Lembar ke 5 : merupakan arsip Bagian pengiriman barang merupakan slip yang ditempelkan pada

pembungkus barang e. Bagian Piutang 1) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (bill of loading) dari bagian pengiriman barang 2) Membuat faktur penjualan sebanyak 5 lembar dan

mendistribusikannya sebagai berikut : - Lembar ke 1 : merupakan customers copy yang dikirimkan ke pelanggan - Lembar ke 2 : merupakan tembusan piutang (dilampiri SO lembar ke 1 dan surat muat) untuk kepentingan pencatatan dalam kartu piutang (buku pembantu piutang), setelah dicatat, diarsipkan menurut nomor faktur. - Lembar ke 3 : merupakan tembusan analisis yang dikirim ke bagian administrasi persediaan, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual ke dalam kartu persediaan - Lembar ke 4 : dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan jurnal penjualan - Lembar ke 5 : tembusan kepada salesman (pramuniaga) untuk keperluan perhitungan komisi

DTSS Post Clearance Audit

54

Internal Control Review


f. Bagian Administrasi Persediaan 1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian piutang (penagihan) 2) Mencatat faktur penjualan lembar ke 3 ke dalam kartu persediaan 3) mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur 4) secara periodik (misal setiap akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan 5) membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan 6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian akuntansi

g. Bagian Akuntansi 1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian piutang 2) Mencatat faktur penjualan dalam jurnal penjualan 3) Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya 4) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok dari bagian administrasi persediaan 5) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum 6) mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial

C.

Sistem Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika pembeli mengembalikan barang yang dibelinya, kepada perusahaan penjual barang tersebut. Pengembalian barang oleh pembeli harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan penjual barang tersebut.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen : (1) (2) Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode tertentu Jumlah berkurang piutang karena retur penjualan

DTSS Post Clearance Audit

55

Internal Control Review


(3) (4) (5) (6) (7) Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli Nama dan alamat pembeli Kuantitas produk yang dikembalikan Nama pramuniaga yang melakukan penjualan Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut perlu dirancang : (1) Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen (2) Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut (3) (4) Unit organisasi yang menangani transaksi retur penjualan Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan retur penjualan dan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen (5) Elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan (1) (2) Memo Kredit Laporan Penerimaan Barang

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai (1) (2) (3) (4) Jurnal Umum Kartu Piutang Kartu Persediaan Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem penjualan tunai (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bagian (order) Penjualan Bagian Gudang Bagian Pengiriman barang Bagian Piutang Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

DTSS Post Clearance Audit

56

Internal Control Review


Jaringan Prosedur dalam sistem retur penjualan (1) (2) (3) 1) Prosedur pembuatan memo kredit Proesedur penerimaan barang Prosedur pencatatan retur penjualan Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan Kredit Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai disajikan sebagai berikut : ORGANISASI (1) (2) (3) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan barang Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dengan fungsi penjualan Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi. SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (4) Retur Penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo kredit (5) Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang PRAKTEK YANG SEHAT (6) Memo kredit bernomor urut dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan (7) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account Receivable statement) kepada setiap debitur Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar, sebagai rekening kontrol piutang 2) Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit

Dalam gambar di halaman berikut penulis sajikan rancangan bagan alir sistem retur penjualan dalam suatu perusahaan dagang dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.

DTSS Post Clearance Audit

57

Internal Control Review


Barang yang diterima pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau rusak dalam pengiriman. Pelanggan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa Memo Debit. = Bagian Penjualan, setelah menerima Pemberitahuan Retur dari pelanggan, membuat Memo Kredit rangkap 2 yang dikirimkan ke petugas penerimaan barang. = Petugas Penerimaan Barang menerima pengembalian barang dari

pelanggan dan membandingkan dengan catatan di Memo Kredit, kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. . Barang beserta LPB lembar 2 dikirimkan ke Gudang, sementara dua lembar Memo Kredit dan LPB lembar 1 dikirimkan ke Bagian Piutang. = Bagian Gudang menerima berdasarkan LPB lembar 2. = Bagian Piutang melakukan pencatatan pengurangan piutang berdasarkan Memo kredit dan LPB, kemudian mengirimkan LPB lembar 1 beserta Memo Kredit lembar 2 ke Akuntansi Persediaan dan Memo Kredit lembar 1 dikirim ke pelanggan. = Bagian Akuntansi Persediaan, berdasarkan LPB 1 dan Memo Kredit lembar 2 mencatat di kartu persediaan, dan mengirimkan kedua dokumen tersebut ke Bagian Akuntansi = Bagian ini mencatat jurnal perubahan piutang dan mengarsipkan kedua dokumen yang bersangkutan. barang dan mencatat masuknya barang

DTSS Post Clearance Audit

58

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

59

Internal Control Review


3) Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan

a. Bagian Penjualan 1) menerima pemberitahuan retur dari pembeli 2) Membuat memo kredit 2 lembar dan mengirimkan ke bagian penerimaan barang

b. Bagian Penerimaan Barang 1) Menerima memo kredit 2 lembar dari bagian Penjualan 2) Menerima barang dari pembeli dan melakukan pemeriksaan barang yang diterima 3) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar 4) Mendistribusikan Laporan Penerimaan barang sebagai berikut : - Lembar ke 1 : dikirim ke bagian Piutang bersama memo kredit lembar ke 1 dan 2 - Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barang yang bersangkutan

c. Bagian Gudang 1) Menerima laporan penerimaan barang lembar ke 2 dari bagian penerimaan 2) Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang

d. Bagian Piutang 1) Menerima memo kredit lembar ke 1 dan 2 dilampiri LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang 2) Mencatat memo kredit ke dalam kartu piutang yang bersangkutan 3) Mengirim memo kredit lembar ke 1 kepada pembeli 4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB ke Bagian administrasi Persediaan

e. Bagian Administrasi Persediaan 1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1 2) Mengisi harga pokok satuan dan harga pokok total pada LPB

DTSS Post Clearance Audit

60

Internal Control Review


3) Mencatat LPB ke dalam kartu persediaan 4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1, ke bagian akuntansi

f. Bagian Akuntansi 1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dan LPB lembar ke 1 dari Bagian Administrasi persediaan 2) Mencatat retur penjualan dalam jurnal umum, berdasarkan memo kredit dengan jurnal : Retur Penjualan .......................................xx Piutang ......................................................xx 3) Mencatat harga pokok barang yang diterima kembali dalam jurnal umum, berdasarkan LPB, dengan jurnal : Persediaan ................................................xx Harga Pokok Penjualan ..............................xx

DTSS Post Clearance Audit

61

Internal Control Review


4) Media (formulir ) dalam Sistem

PT. BINTANG Surat Perintah pengiriman (Shipping Order) No. 17/Pj/V/07 Tanggal 25-05-2007 No. OP Pelngg 45/PO/2007 Tanggal 20-052007 Salesman Budiman

Terimakasih Dijual Kepada PT. Gunung Jati Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya atas order Saudara. Harap memberi-tahu Dikirim Kepada PT. Gunung Jati Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya kami jika terjadi kekurangan pada barang

Syarat FOB Destination

Rute pengiriman yang diminta Pelabuhan Tanjung Perak

Tanggal Pengiriman 27 Mei 2007

. No. Urut Uraian Satuan Kuantitas Harga satuan Total Harga

Jumlah

Bag Pengiriman

Bag. Kredit

Bag. Penjualan

I/1 DTSS Post Clearance Audit 62

Internal Control Review

PT. BINTANG FAKTUR PENJUALAN (Invoice) No. 17/Fk/V/07 Tanggal 28-05-2007 No. OP Pelngg 45/PO/2007 Tanggal 20-05-2007 Salesman Budiman

Dijual Kepada

PT. Gunung Jati Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Dikirim Kepada

PT. Gunung Jati Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Syarat FOB Destination . No. Urut Uraian

Rute pengiriman yang diminta Pelabuhan Tanjung Perak

Tanggal Pengiriman 27 Mei 2007

Satuan

Kuantitas

Harga satuan

Total Harga

Jumlah

Bag. Piutang

I/2

DTSS Post Clearance Audit

63

Internal Control Review

REKAP HARGA POKOK PENJUALAN

Bulan

Nomor:

Tgl. Pembuatan

Kode Rek

Nama Persediaan

Jumlah

Bagian Akuntansi Biaya

Bag. Administrasi Persediaan

BUKTI MEMORIAL

Nomor: Tanggal:

Keterangan

Debit

Kredit

Disetujui

Dictatat

Diverifikasi

Dibuat

I/3

DTSS Post Clearance Audit

64

Internal Control Review

PT. BINTANG MEMO KREDIT

Kepada Yth. PT Gunung Jati Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Kode Pelanggan

No. 337

No. Surat pengiriman

Tgl. 1/6/2007

Untuk Faktur No.

Tgl. Faktur

Salesman

Tgl. Penerimaan Barang

Memo Debit Sdr.

No. Urut Uraian Satuan Kuantitas

Harga satuan Total Harga

Bagian Penjualan

I/4

DTSS Post Clearance Audit

65

Internal Control Review


2.2. Latihan 2
(1) Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam sistem penjualan tunai dalam suatu perusahaan manufaktur! (2) Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dalam suatu perusahaan manufaktur! (3) Sebutkan nama-nama dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur penjualan dan jelaskan fungsinya! (4) Jelaskan maksud dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi penerimaan kas, pada sistem penjualan tunai (5) Dalam praktek yang sehat pada sistem penjualan tunai, salah satunya adalah penghitungan saldo yang ada di tangan fungsi penerima kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Jelaskan pernyataan tersebut. (6) Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem retur penjualan, salah satu prosedurnya adalah pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen. Jelaskan pengertian pernyataan tersebut.

2.3. Rangkuman
1. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. 2. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi

perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah

DTSS Post Clearance Audit

66

Internal Control Review


dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem retur penjualan.

2.4. Test Formatif 2


Lingkarilah huruf B jika benar atau hirif S jika salah untuk pernyataanpernyataan berikut: 1. 2. 3. BS BS BS Transaksi penjualan tunai hanya dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. Saldo kas yang ada di tangan fungsi penerima kas, perlu dihitung secara periodik dan mendadak oleh fungsi pemeriksa ekternal. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan kredit tidak perlu diketahui oleh manajemen. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran. Surat perintah pengiriman bernomor urut cetak dan pemakaiannya pada penjualan kredit dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman barang. Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo kredit. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

4.

BS

5. 6. 7. 8.

BS BS BS BS

9. 10.

BS BS

Pilihlah satu jawaban yang anda anggap paling benar dari pilihan jawaban yang disediakan (A/B/C/D). 1. Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai antara lain adalah... a. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu b. Jenis perusahaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali c. Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu d. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

DTSS Post Clearance Audit

67

Internal Control Review


2. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai antara lain adalah... a. Register bukti kas keluar b. Kartu persediaan c. Rekap harga pokok penjualan d. Kartu hutang

3. Berikut ini adalah salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan tunai... a. Bagian pembelian b. Bagian hutang c. Bagian penerimaan barang d. Bagian kassa

4. Salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik dalam sistem penjualan tunai... a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulis faktur penjualan tunai b. Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB, dan faktur dari pemasok c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

5. Salah satu praktek yang sehat dalam sistem penjualan tunai adalah... a. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang b. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perhitungan dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar c. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa internal d. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran

DTSS Post Clearance Audit

68

Internal Control Review


6. Berikut ini yang bukan termasuk informasi diperlukan oleh manajemen dalam sistem retur penjualan adalah... a. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode tertentu b. Jumlah berkurang hutang karena retur penjualan c. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh penjual d. Kualitas produk yang dikembalikan

2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut


Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta keberatan dan banding perpajakan.

TP =

Jumlah Jawaban Yang Benar X 100% Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai 91 % 81 % 71 % 61 % s.d s.d. s.d. s.d. 100 % 90,00 % 80,99 % 70,99 % : : : : Amat Baik Baik Cukup Kurang

Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulangi materi.

DTSS Post Clearance Audit

69

Internal Control Review


3. Kegiatan Belajar (KB) 3

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa: 1. Mampu menjelaskan Sistem Pembelian 2. Mampu menjelaskan Sistem Retur Pembelian

3.1. Uraian dan Contoh

A.

Sistem Pembelian

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2, yakni pembelian lokal dan impor.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian Jenis Perusahaan yang yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point) Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang : Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen

DTSS Post Clearance Audit

70

Internal Control Review


Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut Unit organisasi yang menangani transaksi pembelian Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan pembelian dan

untukmenghasilkan informasi yang diperlukan manajemen

Elemen pengendalian intern Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian : (1) (2) (3) (4) (5) (6) Surat permintaan pembelian (SPP) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) Surat order Pembelian (PO) Laporan penerimaan barang (LPB) Surat perubahan order Bukti kas keluar

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem pembelian (1) (2) (3) (4) Register bukti kas keluar Jurnal Pembelian Kartu Hutang Kartu persediaan

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem pembelian (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bagian Gudang Bagian Pembelian Bagian Hutang Bagian Penerimaan Barang Bagian Administrasi Persediaan dan Kartu Biaya Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem pembelian (1) (2) (3) (4) Prosedur Permintaan Barang Prosedur Permintaan Penawaran Barang Prosedur Order Pembelian Prosedur Penerimaan barang

DTSS Post Clearance Audit

71

Internal Control Review


(5) (6) Prosedur Pencatatan hutang Prosedur distribusi pembelian

1)

Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem pembelian,

dirancang untuk menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi), sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat : ORGANISASI (1) (2) (3) (4) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi Penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (5) (6) (7) (8) (9) Surat permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang Surat Order Pembelian diotorisasi fungsi pembelian Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang Bukti kas keluar diotorisasi oleh pejabat bagian keuangan Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB dan Faktur dari pemasok (10) Pencatatan ke dalam kartu (buku pembantu) Hutang, diotorisasi oleh fungsi pencatat hutang PRAKTEK YANG SEHAT (11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang (12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian

DTSS Post Clearance Audit

72

Internal Control Review


(13) laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang (14) pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai pemasok (15) barang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan barang, jika fungsi ini telah menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian (16) fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima (17) terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perhitungan dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar (18) buku pembantu hutang, secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control dalam buku besar (19) pembayaran faktur pembayaran (20) bukti kas keluar beserta dokmen pendukungnya di cap lunas oleh fungsi pengeluaran kas, setelah cek dikirim kepada pemasok dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

2)

Bagan Alir Sistem Pembelian

Dalam gambar di halaman 40 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem pembelian, untuk menggambarkan kegiatan pembelian, dalam suatu

perusahaan, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. = Bagian Gudang sebagai unit yang biasa membutuhkan barang, membuat Surat Permintaan Pembelian atau SPP ke Bagian Pembelian = Bagian Pembelian mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH ) kepada para pemasok.. Para pemasok akan mengirikan Surat Penawaran Harga Berdasarkan SPH dari para pemasok, Bagian Pembelian menentukan salah satu pemasok dan membuat Order Pembelian (PO) beberapa rangkap . Lembar 1 dan 2 dikirimkan ke pemasok, dimana lembar 2 akan dikembalikan oleh pemasok sebagai tanda telah diterimanya PO tersebut. Lembar 2 PO, SPP, PPH dan SPH diarsipkan sementara lembar 3 diserahkan ke Petugas Penerimaan Barang, lembar 4 ke Bagian Hutang, lembar 5 ke Gudang.

DTSS Post Clearance Audit

73

Internal Control Review


= Petugas Penerimaan Barang menerima barang dari pemasok dan

mencocokkan dengan PO lembar 3 yang biasanya tidak menyebutkan harga barang. Setelah menanda-tangani penerimaan barang tersebut petugas membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3. PO diarsipkan,

LPB lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian dan lembar 2 beserta barang diserahkan ke Gudang. Lembar 3 ke Akuntansi Persediaan sebagai dasar pencatatan untuk kemudian diarsipkan. = Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk bedasarkan PO lembar 5 dan LPB lembar 2, kemudian mengarsipkan dokumen tersebut. = Pemasok, setelah pengriman diterima, memyampaikan faktur tagihan beserta LPB lembar 1 yang diterima oleh Bagian Pembelian. = = Bagian Pembelian menyerahkan Faktur pemasok ke Bagian Hutang. Berdasarkan PO lembar 4, LPB lembar 1 dan faktur dari pemasok, Bagian Hutang mencatat hutang dan mengarsipkan dokumen tersebut.

DTSS Post Clearance Audit

74

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

75

Internal Control Review


3) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian

a. Bagian Gudang 1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali, yang tercantum dikartu gudang 2) Mengirim lembar ke 1 SPP ke bagian pembelian 3) Mengarsipkan lembar ke 2 SPP berdasarkan nomor urutnya 4) Menerima PO dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan

mengenai pesanan yang dilakukan 5) Mengarsipkan PO menurut nomor urutnya 6) Menerima LPB dari bagian penerimaan barang 7) Mencatat data LPB ke dalam kartu gudang b. Bagian Pembelian 1) Menerima SPP dari bagian gudang 2) Membuat SPPH yang dikirim ke para pemasok 3) Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok 4) Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima dari pemasok 5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga 6) membuat surat order pembelian (PO) untuk pemasok yang dipilih 7 lembar 7) Mendistribusikan PO - Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar kedua setelah ditanda tangani pemasok, diminta untuk dikembalikan ke perusahaan sebagai pengakuan telah menerima order pembelian - Lembar ke 3 : dikirim ke bagian penerimaan barang, sebagai otorisasi fungsi ini untuk menerima barang dari pemasok - Lembar ke 4 : - Lembar ke 5 : - Lembar ke 6 : dikirim ke bagian hutang dikirim ke bagian gudang diarsipkan menurut tanggal penerimaan yang

diharapkan, bersama SPP dan SPH

DTSS Post Clearance Audit

76

Internal Control Review


- Lembar ke 7 : diarsipkan menurut nama pemasok

8) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang 9) Mengirim LPB lembar ke 1 ke bagian hutang 10) Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok dan diteruskan ke bagian hutang

c. Bagian Penerimaan Barang 1) Menerima PO lembar ke 3 dari bagian pembelian 2) Menerima barang disertai pengantar dari pemasok 3) Memeriksa barang yang diterimanya 4) Membuat Laporan Penerimaan barang (LPB) 3 lembar dan

didistribusikan sbb: - Lembar ke 1 - Lembar ke 2 - Lembar ke 3 : dikirim ke bagian hutang via Bagian pembelian : dikirim ke bagian gudang bersama barangnya : diarsipkan berdasarkan nomor urut bersama PO lembar ke 3 serta surat pengantar dari pemasok

d. Bagian Hutang 1) menerima PO lembar ke 4 dari bagian pembelian 2) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang via bagian pembelian 3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian 4) Membandingkan faktur, LPB dan PO untuk meyakinkan apakah tagihan dari pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan 5) Membuat bukti kas keluar (voucher) 3 lembar 6) Mencatat voucher ke dalam voucher register 7) Mengirim bukti kas keluar lembar ke 2 ke bagian Administrasi Persediaan 8) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya

DTSS Post Clearance Audit

77

Internal Control Review


e. Bagian Administrasi Persediaan 1) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian hutang 2) Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan 3) Mengarsipkan bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

B.

Sistem Retur Pembelian


Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengembalian

barang yang sudah dibeli. Dokumen yang dipergunakan : (21) Memo Debit (22) Laporan Pengiriman barang

Catatan Akuntansi yang dipergunakan dalam sistem retur pembelian (1) (2) (3) Jurnal retur pembelian (jurnal umum) Kartu persediaan Kartu Hutang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem retur pembelian (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bagian gudang Bagian Pembelian Bagian Hutang Bagian Pengiriman barang Bagian Administrasi persediaan dan kartu biaya Bagian akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem retur pembelian (1) (2) (3) Prosedur pembelian Prosedur pengiriman barang ke pemasok Prosedur pencatatan hutang

1)

Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian Elemen pokok pengendalian intern pada sistem retur pembelian terdiri dari

fungsi (organisasi) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat :

DTSS Post Clearance Audit

78

Internal Control Review


ORGANISASI (1) (2) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (3) (4) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang (5) Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo debit dan laporan pengiriman barang (6) Pencatatan ke jurnal dilakukan oleh fungsi akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT (7) Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian (8) Laporan pengiriman barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang (9) Buku pembantu hutang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control dalam buku besar

2)

Bagan alir sistem retur pembelian

Dalam gambar di halaman berikutnya penulis sajikan rancangan bagan alir sistem retur pembelian, untuk menggambarkan kegiatan retur pembelian, dalam suatu perusahan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. Barang yang diterima dari pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau rusak dalam pengiriman. Perusahaan pemberitahuan retur, berupa Memo Debit. = Bagian Pembelian menerbitkan Memo Debit rangkap lima, yang diistribusikan lembar 1 dan 2 ke Bagian Hutang, lembar 3 ke Gudang dan lembar 4 dan 5 ke Petugas Pengiriman Barang. akan mengirimkan

DTSS Post Clearance Audit

79

Internal Control Review


= Bagian Gudang, berdasarkan Memo Debit lembar 3 mempersiapkan barang yang dicatat dan diserahkan ke Petugas Perngirman Barang. = Petugas Perngirman Barang segera mengirimkan barang yang diretur ke pemasok dengan disertai Memo Debit lembar 5, kemudian membuat Laporan Pengiriman Barang ( LPB )2 lembar, lembar ke 1 diserahkan ke Bagian Hutang, sementara lembar 2 dan Memo Debit lembar 4 diarsipkan. = Bagian Hutang, melakukan pencatan pengurangan hutang berdasarkan Memo Debit lembar 1 dan LPB lembar 1. Memo Debit lembar 1 dikirimkan ke pemasok, sedangkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2 dikirim ke Akuntansi Persediaan = Bagian Akuntansi Persediaan melakukan pencatatan pengurangan

persediaan berda-sarkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2, dan mengembalikan kedua diarsipkan. dokumen tersebut ke Bagian Hutang, untuk

DTSS Post Clearance Audit

80

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

81

Internal Control Review


3) Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian

a. Bagian Pembelian 1) Membuat Memo Debit 6 lembar 2) Mendistribusikan Memo debit : - Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke bagian Hutang - Lembar ke 3 : dikirim ke bagian gudang, sebagai perintah untuk menyerahkan barang yang akan dikembalikan, ke bagian pengiriman barang - Lembar ke 4 dan 5 : dikirim ke bagian pengiriman barang - Lembar ke 6 : diarsipkan menurut nomor urutnya b. Bagian gudang 1) Menerima memo debit lembar ke 3 dari bagian pembelian 2) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam memo debit 3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang 4) Mencatat memo debit dalam kartu gudang 5) Mengarsipkan memo debit berdasarkan nomor urut c. Bagian pengiriman barang 1) Menerima memo debit lembar ke 4 dan 5 dari bagian pembelian 2) Menerima barang dari gudang 3) Membuat laporan pengiriman barang (LPB) 2 lembar 4) Menempelkan memo debit lembar ke 5 sebagai slip pembungkus 5) Mengirimkan barang kepada pemasok 6) Mendistribusikan Laporan pengiriman barang sebagai berikut : - Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang - Lembar ke 2 : mengarsipkan bersama memo berdasar nomor urut d. Bagian hutang 1) Menerima memo debit lembar ke 1 dan 2 dari bagian pembelian 2) Menerima laporan pengiriman barang lembar ke 1 dari bagian pengiriman barang 3) Memeriksa memo debit 4) Mengirimkan memo debit lembar ke 1 ke pemasok 5) Mengirimkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang kepada bagian administrasi persediaan

DTSS Post Clearance Audit

82

Internal Control Review


6) Menerima kembali memo debit lembar ke 2 dari bagian akuntansi 7) Mengarsipkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang ke dalam arsip bukti kas yang belum dibayar sebagai pengurang kewajiban kepada pemasok e. Bagian administrasi persediaan 1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari bagian hutang 2) Mengisi harga pokok per satuan ke dalam kartu persediaan 3) Mencatat berkurangnya persediaan ke dalam kartu persediaan yang bersangkutan 4) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi f. Bagian akuntansi 1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari bagian administrasi persediaan 2) Mencatat ke jurnal umum 3) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang ke bagian hutang

DTSS Post Clearance Audit

83

Internal Control Review


4) Media (formulir) yang digunakan

No. SPP: Tgl.

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN


Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta Dari Bagian : ..................................... Digunakan untuk: ................................. Sifat Permintaan Kuantitas Biasa Segera Ukuran Mendesak Penjelasan Lengkap

Nomor Part atau No. katalog

Diisi oleh Kirim ke . Bebankan ke Dept .. No. Rek . Tgl Diperlukan Diperlukan oleh .. Disetujui oleh ................ Pemasok Bag. Pembelian Harga Per unit Total Harga No. SOP

Harga yang lalu .. Pemasok yang lalu Untuk dibeli : Ya / tidak

II/1

DTSS Post Clearance Audit

84

Internal Control Review


PT. BINTANG
Jl. Bojana Tirta 1 Jakarta

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA


Catatan: Kepada Yth :

Permintaan Penawaran Kepada Yth : Harga ini bukan merupakan order pembelian

Kepada Yth :

Tgl. SPPH

Silahkanmenawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan barang subtitusi Harga Keterangan Per unit Potongan Harga Bersih

Kuantitas

No. Part

Kami menawarkn barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB ............ dengan syarat pembayaran ............, dengan jangka waktu pengiriman ............ hari setelah oder pembelian kami terima

Nama Perusahaan

Tandatangan

Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat diatas

II/2

DTSS Post Clearance Audit

85

Internal Control Review

N0. 101010203

PT. BINTANG

Surat Order Pembelian


(Purchase Order)

Nomor ini harus dicantumkan Kepada Yth.: PT. Cucakrawa Jl. Limau Madiun dalam faktur, slip pembungkus dan korespodensi Tanggal Kirim ke : PT. Bintang Jl. Bojana Tirta 1 - Jakarta Syarat Tgl Diperlukan : : :

No. Urut

Nama Barang

Spesifikasi barang

Satuan

Kuantitas

Harga satuan

Total Harga

Jumlah

Budiman Santoso Manajer Pembelian

II/3

DTSS Post Clearance Audit

86

Internal Control Review

PT. BINTANG

LAPORAN PENERIMAAN BARANG


Barang diterima melalui: Bila melalui truk sendiri, tulis nama pengemudi Nama Perusahaan Pengirim Alamat: No. Mobil Nomor/Kondisi Segel No. Surat Order Pembelian No. Surat Order Pengiriman Tanggal

Jumlah

Jenis Ukuran

Penjelasan Lengkap Spesifikasi Barang

Tanda pada Pembungkus Kuantitas

Kondisi pada Saat Diterima

Bungkus/unit Pembungkus

Diperiksa oleh

Diterima oleh

II/4

DTSS Post Clearance Audit

87

Internal Control Review

PT. BINTANG

MEMO DEBIT
Nomor : Kepada Yth: Tanggal: Rekening hutang kami kepada Saudara telah kami debit dengan adanya pengembalian barang kepada Saudara, karena adanya ketidak sesuaian antara barang yang kami terima dengan barang yang dipesan menurut order pembelian kami Referensi Saudara : Surat Perintah Pengiriman: Referensi kami Surat Order Pembelian:

Nomor:

Tanggal:

Nomor:

Tanggal:

No. Urut Nama barang Satuan Kuantitas

Harga Satuan Jumlah

Jumlah

Bagian Pembelian

II/5

DTSS Post Clearance Audit

88

Internal Control Review

PT. BINTANG

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG


No. LPB: Tanggal No. Surat Order Pembelian Tgl.

Kepada Yth:

Dikirim ke :

No. Urut

Nama Barang

Spesifikasi barang Satuan

Kuantitas

Surat Perintah Pengiriman Saudara Nomor: Tanggal: Bag. Pengiriman

II/6

DTSS Post Clearance Audit

89

Internal Control Review


3.2. Latihan 3
PT. Healt Equipment adalah sebuah perusahaan distribusi peralatan kesehatan yang melakukan pembelian (impor) dari Internasional Healt

Equipment, Ltd di USA berupa barang-barang peralatan rumah sakit. Pesanan Pembelian (Purhase Order) yang ditandatangani manajer pembelian dikirimkan pada akhir Agustus 2007. Penjual mensyaratkan penyerahan berdasarkan Free on Board Shipping Point dan pembayaran dengan niai CIF melalui City Bank. Tanggal 15 September 2007 PT. Healt Equipment menerima pemberitahuan dari City Bank di Jakarta bahwa dokumen impor sudah bisa diselesaikan. Manajer keuangan mengotorisasi cek Bank Mandiri untuk melakukan pembayaran nilai impornya sebesar USD 250.000,00 ke City Bank Jakarta. Setelah penyelesaian pembayaran tersebut, petugas Bagian Impor mengambil dokumen untuk pengurusan berikutnya. Manajer Keuangan mengotorisasi pengeluaran untuk membayar pungutan negara ke Bank Mandiri untuk penyelesaian dokumen PIB. Berdasarkan dokumen impor petugas Bagian Impor mengurus BL dan SPPB. Petugas Penerimaan Barang melakukan pengambilan barang ke TPS dengan menggunakan SPPB, untuk kemudian membuat laporan serta menyerahkan ke gudang. Invoice serta dokumen pendukung lainnya oleh bagian impor diserahkan ke bagian akuntansi, sementara lembar bukti pembayaran pembelian (impor) diterima dari bagian keuangan. Dari petugas penerima barang, diterima Laporan Penerimaan Barang. Bagian akuntansi juga menerima bukti pembayaran atas pungutan negara. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut bagian akuntansi melakukan pencatatan. Saudara diminta menyusun bagan sistem pembelian untuk PT. Healt Equipment, berkaitan dengan kegiatan impor di atas.

DTSS Post Clearance Audit

90

Internal Control Review


3.3. Rangkuman
1. Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk menangani pembelian kredit. Kegiatan pembelian dimulai dengan mengajukan

permintaan pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan hutang yang timbul dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian. 2. Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut terjadi kemungian karena : 1) barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam order pembelian, 2) barang mengalami kerusakan dalam pengiriman 3) barang diterima melewati tanggal yang dijanjikan pemasok. Sistem retur pembelian dipergunakan dalam perusahaan untuk mengembalikan barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

DTSS Post Clearance Audit

91

Internal Control Review


3.4. Test formatif 3

Lingkarilah huruf B jika benar atau huruf S jika salah, untuk pernyatan-pernyataan berikut: 1. 2. 3. BS BS BS Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu diperlukan oleh pihak manajemen dalam kegiatan pembelian. Salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian adalah bagian piutang. Transaksi pembelian hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. Bukti kas keluar diotorisasi oleh Direktur Pemasaran. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai pemasok. Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang. Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo kredit dan laporan penerimaan barang. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Memo kredit adalah salah satu dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur pembelian.

4. 5. 6. 7. 8.

BS BS BS BS BS

9. B S 10. B S

Pilihlah satu jawaban yang anda anggap paling benar dari alternatif pilihan jawaban yang disediakan (A/B/C/D)

1. Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian antara lain adalah... a. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu b. Jenis perusahaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali c. Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit d. nama dan alamat pembeli

DTSS Post Clearance Audit

92

Internal Control Review


2. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian antara lain adalah... a. Surat perubahan order b. Bukti setor bank c. Rekap harga pokok penjualan d. Pita Register kas (Cash register tape) 3. Berikut ini adalah salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian... a. Bagian pengiriman barang b. Bagian hutang c. Bagian kassa d. Bagian administrasi persediaan & kartu biaya 4. Salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik dalam sistem pembelian... a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai b. Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB, dan faktur dari pemasok c. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. d. Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 5. Salah satu praktek yang sehat dalam sistem pembelian adalah... a. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang b. Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan (piutang) c. Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar, sebagai rekening kontrol piutang d. Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

DTSS Post Clearance Audit

93

Internal Control Review


6. Berikut ini salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem retur pembelian... a. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian b. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman c. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang d. Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account Receivable statement) kepada setiap debitur

3.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut :


Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta keberatan dan banding perpajakan.

TP =

Jumlah Jawaban Yang Benar X 100% Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai 91 % 81 % 71 % 61 % s.d s.d. s.d. s.d. 100 % 90,00 % 80,99 % 70,99 % : : : : Amat Baik Baik Cukup Kurang

Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulangi materi. ***

DTSS Post Clearance Audit

94

Internal Control Review


4. Kegiatan Belajar (KB) 4

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN


Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa mampu : 1. mampu menjelaskan elemen pengendalian intern dalam sistem penggajian/upah 2. mampu menjelaskan bagan alir sistem penggajian/upah 3. mampu menguraikan kegiatan sistem penggajian/upah

4.1. Uraian dan Contoh

Sistem

penggajian

upah

digunakan

dalam

perusahaan

untuk

penghitungan dan pembuatan daftar gaji / upah yang harus dibayar oleh perusahaan serta pembebanan biaya upah ke dalam harga pokok produksi.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah (10) Kartu kehadiran pegawai (11) Tiket waktu berjalan (Job time ticket) (12) Daftar gaji / upah (13) Journal Voucher (pembebanan ke biaya produksi maupun pengeluaran kas) (14) Cek dan bukti setor

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah (1) (2) Register bukti kas keluar Jurnal pengeluaran kas

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penggajian / upah (1) (2) (3) Bagian produksi bagian pengawasan waktu bagian akuntansi biaya

DTSS Post Clearance Audit

95

Internal Control Review


(4) (5) (6) (7) bagian gaji / upah bagian personalia bagian akuntansi bagian keuangan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian / upah (1) (2) (3) prosedur penetapan waktu kerja prosedur pembuatan daftar gaji / upah prosedur pembayaran gaji / upah

A.

Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah


Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penggajian /

upah dirancang untukmenjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi ) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat. ORGANISASI (1) terdapat pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji / upah dan pembayaran gaji/upah SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (2) (3) (4) (5) (6) Penetapan tarip upah diotorisasi oleh bagian personalia daftar jam kehadiran pegawai diotorisasi oleh petugas pengawasan waktu daftar gaji/ upah diotorisasi bagian gaji / upah pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian keuangan pencatatan beban gaji/upah serta pengeluaran kas dilakukan oleh bagian akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT (7) kartu kehadiran pegawai diselenggarakan oleh fungsi pengawasan waktu kerja dan diisi oleh karyawan (dengan mesin punch clock) didepan petugas khusus

DTSS Post Clearance Audit

96

Internal Control Review


(8) job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi produksi

B.

Bagan Alir Sistem / Pengupahan

Dalam gambar di halaman 60 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penggajian/pengupahan. = Bagian Produksi melakukan pengendalian jam kerja karyawan pabrik melalui Tiket Waktu Berjalan (Job Time Ticket), yaitu jam kerja efektif karyawan pabrik secara periodik (misal mingguan). Kartu ini dibukukan, untuk kemudian dikirimkan ke Petugas Pengawasan Kehadiran. = Petugas Pengawas Kehadiran mengawasi kehadiran karyawan di pintu utama (depan), tempat dimana setiap karyawan yang masuk, melakukan absensi melalui pencocokan punch clock. Secara periodik, petugas ini melakukan Kehadiran dengan Tiket Waktu Berjalan, untuk

Kartu

mengetahui apakan setiap karyawan yang hadir, benar-benar bekerja di unitnya. Petugas membuat Daftar Kehadiran Pegawai, dan mengirimkan ke Bagian Gaji / Upah, sementara Tiket Waktu Berjalan dikirimkan ke Bagian Akuntansi Biaya. = Akuntansi Biaya menggunakan Tiket Waktu Berjalan untuk menghitung Beban Upah yang akan dialokasikan ke harga pokok produksi, melalui Journal Voucher. Journal Voucher ini kemudian dikirimkan ke Bagian Akuntansi. = Bagian Gaji / Upah, berdasarkan Daftar Kehadiran Pegawai, membuat Daftar Gaji. Bila ada perubahan jumlah pegawai ataupun besarnya tarip upah, Bagian Personalia akan memberikan informasi hal tersebut. Disamping daftar gaji, bagian ini juga menyiapkan slip pembayaran gaji / upah yang akan didistribusikan ke karyawan. Daftar Gaji dan Slip pembayaran dikirimkan ke Bagian Keuangan. = Bagian Keuangan (Kasir) berdasarkan Daftar gaji / upah segera

mempersiapkan cek dan bukti setor ke bank untuk dana pembayaran gaji dan upah. Slip didistribusikan ke karyawan untuk mengambil gaji / upah ke bank, dengan menandatangani daftar gaji / upah. Bagian keuangan

DTSS Post Clearance Audit

97

Internal Control Review


mempersiapkan Journal Voucher, yang dilampiri bukti setor, daftar gaji lembar 1 yang telah ditandatangani dan dikirim ke Bagian Akuntansi. Sementara lembar 3 daftar Gaji / Upah dikembalikan ke Bagian Gaji / Upah dan lembar 2 diarsipkan beserta bukti kas keluar. = Bagian Akuntansi membandingkan journal voucher dari Akuntansi Biaya dan Bagian Keuangan dan mencatat serta mengarsipkan dokumen dokumen yang diterimanya.

DTSS Post Clearance Audit

98

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

99

Internal Control Review


C. Uraian Kegiatan (Operation List) sistem penggajian / upah
a. Bagian Produksi 1) Menyelenggarakan job time ticket pelaksanaan produksi 2) Mengirim job time ticket ke petugas pengawasan waktu kerja ( kartu jam kerja ) dalam

b. Bagian pengawasan waktu kerja 1) Mempersiapkan kartu kehadiran pegawai 2) Mengawasi kehadiran pegawai melalui mesin punch clock 3) Menerima job time ticket dari bagian produksi 4) Membandingkan antara kehadiran pegawai berdasarkan kartu

kehadiran dengan job time ticket yang diterima dari bagian produksi 5) Membuat daftar kehadiran pegawai dan dikirim ke bagian gaji / upah 6) Mengirimkan job time ticket ke bagian akuntansi biaya 7) Mengarsipkan kartu kehadiran pegawai dan copy daftar kehadiran pegawai

c. Bagian akuntansi biaya 1) Menerima job time ticket dari fungsi pengawasan waktu kerja 2) Melakukan perhitungan beban upah ke dalam biaya produksi 3) Membuat jurnal voucher atas pembebanan biaya upah ke barang dalam proses 4) Mengirimkan journal voucher ke bagian akuntansi

d. Bagian gaji/upah 1) Memonitor perubahan data pegawai dari fungsi personalia 2) Menerima daftar kehadiran pegawai dari fungsi pengawasan waktu kerja 3) Membuat daftar gaji/upah serta mempersiapkan slip pembayaran gaji/upah 4) Mengirimkan daftar gaji/upah beserta slip pembayaran ke bagian keuangan

DTSS Post Clearance Audit

100

Internal Control Review


5) Mengarsipkan copy daftar gaji/upah yang diperoleh dari bagian keuangan

e. Bagian keuangan 1) Menerima daftar gaji/upah beserta slip pembayaran dari bagian gaji/upah 2) Mempersiapkan journal voucher, cek dan bukti setor ke bank untuk dana pembayaran gaji 3) Melakukan distribusi slip pembayaran gaji/upah ke pegawai dengan cara pegawai menandatangani daftar gaji/upah 4) Mendistribusi : - Lembar ke 1 daftar gaji/upah, bukti setor bank serta journal voucher ke bagian akuntansi - Lembar ke 3 - Lembar ke 2 daftar gaji /upah ke bagian gaji /upah untuk arsip

5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 3 beserta dokumen pendukungnya

f. Bagian akuntansi 1) Menerima journal voucher dari bagian akuntansi biaya dan

mencatatatnya 2) Menerima bukti pengeluaran kas beserta pendukungnya dari Bagian Keuangan 3) Membandingkan dua data tersebut serta mencatat pengeluaran kas 4) Mengarsipkan journal voucher serta bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

DTSS Post Clearance Audit

101

Internal Control Review


4.2. Latihan 4
1. Uraikan prosedur prosedur yang membentuk sistem penggajian dan upah 2. Sebutkan unsur pengendalian yang ada dalam sistem akuntansi penggajian / upah 3. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dan jelaskan peran masing masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah 4. Sebutkan dokumen yang digunakan dan jelaskan peran masing masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah

4.3. Rangkuman
Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan staff tetap dan manajer. Sistem akuntansi upah digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap. Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung ( dalam produksi ), yaitu waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan berada di perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk mengerjakan produk / pesanan tertentu. Untuk mencatat waktu hadir digunakan kartu hadir, sedang untuk waktu kerja tenaga kerja langsung digunakan kartu jam kerja. Dokumen yang kedua inilah yang dijadikan dasar pendistribusian biaya upah langsung terhadap produk / pesanan yang bersangkutan. Jumlah gaji dan upah dihitung dalam Daftar gaji dan Upah, dan atas dasar daftar tersebut, fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji dan upah karyawan. Untuk distribusi gaji dan upah, dibuatlah rekapitulasi gaji dan upah, dan berdasarkan dokumen ini, biaya upah dialokasikan ke rekening biaya menurut informasi yang dikehendaki manajemen.

DTSS Post Clearance Audit

102

Internal Control Review


4.4. Test Formatif 4 : Lingkarilah huruf B jika benar atau huruf S jika salah, untuk pernyataan-pernyataan berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

BS BS BS BS BS BS

7. 8. 9.

BS BS BS

10. B S

Tiket waktu berjalan (job time ticket) adalah salah satu dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian Salah satu catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian adalah cek dann bukti setor. Harus ada pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji dan pembayaran gaji. Job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengawasan waktu. Pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian personalia. Sistem akuntasi upah digunakan untuk menangani transaksi oembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap. Waktu kerja adalah jumlah waktu karwayan berada di perusahaan. Dasar pendistribusian biaya upah langsung terhadap produk/pesanan yang bersangkutan adalah kartu jam kerja. Fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji dan upah karyawan berdasarkan daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah di otorisasi oleh bagian gaji/upah.

DTSS Post Clearance Audit

103

Internal Control Review


4.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut :
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta keberatan dan banding perpajakan.

TP =

Jumlah Jawaban Yang Benar X 100% Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai 91 % 81 % 71 % 61 % s.d s.d. s.d. s.d. 100 % 90,00 % 80,99 % 70,99 % : : : : Amat Baik Baik Cukup Kurang

Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulangi materi.

DTSS Post Clearance Audit

104

Internal Control Review

PENUTUP
Auditor yang profesional sangat dibutuhkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dalam rangka tugas audit Kepabeanan dan Cukai. Dengan membaca modul Internal Control Review ini diharapkan pembaca mendapatkan

pengetahuan dan ketrampilan yang utuh tentang bagaimana melakukan pemeriksaan terhadap persediaan perusahaan. Pengetahuan dan ketrampilan yang utuh tentang Internal Control Review sangat membantu dalam pelaksanaan tugas audit pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

DTSS Post Clearance Audit

105

Internal Control Review

TES SUMATIF
Pilihan Ganda : Lingkarilah jawaban yang Saudara anggap paling benar dari beberapa alternative jawaban yang tersedia di bawah ini.

1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu pemahaman atas pengendalian intern.... a. untuk mematuhi prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum b c d untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya

.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah .... a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji b c d pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji

3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

DTSS Post Clearance Audit

106

Internal Control Review


5. Yang dimaksud dengan pengendalian adalah suatu proses adalah .... a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan. b c d pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi, pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran, pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi keuangan. 6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali.... a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan keuangan. b c d menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi, mencegah manipulasi. menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta berlaku, 7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta peraturan yang

pencariannya, maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui .... a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo. b c d dokumen dibuat sesederhana mungkin, dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung, pencetakan dokumen dengan nomor urut.

8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas, maka dokumen dirancang .... a. untuk mendorong persiapan yang benar. b c d pencetakan dokumen dengan nomor urut, dokumen dibuat sesederhana mungkin. dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan, adanya pemisahan tugas,

9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah yakni ....

a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan. b c bagian penjualan dengan produksi, bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan

pengeluaran kas. d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,

DTSS Post Clearance Audit

107

Internal Control Review


10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka .... a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan oleh orang yang berbeda. b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang, c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian melakukan rekonsiliasi, d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,

11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali .... a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan keterbatasan waktu, b c d pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,

12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah berikut, kecuali .... a. mereview hasil audit sebelumnya,. b c d menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait, mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan, mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.

13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti Indomart dengan sistem waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh .... a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok. b c d 14. perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh, pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi. yang membentuk sistem

Berikut ini adalah jaringan prosedur penjualan tunai, kecuali .... a b c d prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit. prosedur penerimaan kas,

prosedur pengiriman / penyerahan barang,

DTSS Post Clearance Audit

108

Internal Control Review


15. Berikut ini adalah jaringan prosedur penjualan kredit, kecuali .... a b c d 16. prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman / penyerahan barang, prosedur penerimaan kas. yang membentuk sistem

Dalam sistem penjualan tunai, Bagian Penjualan berfungsi .... a b menerima pembayaran dari pembeli, menerima order dari pembeli, membuat faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tsb. ke kasir via pembeli. c d menyerahkan barang kepada pembeli, menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pembeli,

17.

Dalam sistem penjualan kredit, bagian pengiriman berfungsi .... a b c memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan, menerima order dari pembeli untuk pengisian faktur penjualan, menyerahkan barang kepada pembeli atas dasar order

pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. d 18. membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan

Dalam sisten penjualan kredit, otorisasi pemberian kredit dibuktikan dengan dokumen yang disebut .... a b c d surat perintah pengiriman. tembusan ( copy ) kredit, faktur penjualan, surat pengakuan,

19.

Dalam sistem penjualan kredit, tembusan shipping order yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pelanggan, bahwa

pesanannya telah diterima dan dalam proses pengiriman disebut .... a b c d surat muat ( bill of loading ), tembusan kredit ( credit Copy ), slip pembungkus ( packing slip ), surat pengakuan ( acknowledgement copy ).

DTSS Post Clearance Audit

109

Internal Control Review


20. Dokumen yang digunakan oleh berbagai fungsi dalam organisasi, untuk meminta fungsi pembelian agar melaksanakan pengadaan barang yang mereka perlukan, adalah .... a b c d 21. surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat permintaan pembelian. surat permintaan barang,

Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan barang, didis- tribusikan ke fungsi fungsi lain, kecuali .... a b c d fungsi pembelian, fungsi pencatatan hutang, fungsi gudang, fungsi keuangan.

22.

Manakah diantara dokumen berikut ini, yang menunjukkan bahwa barang yang dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan .... a b c d surat permintaan pembelian. laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, surat order pembelian,

23.

Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang dikirimkan oleh pemasok adalah .... a b c d fungsi pembelian, fungsi pencatat piutang, fungsi penerimaan barang. fungsi gudang,

24.

Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang diberi-kan kepada fungsi penerimaan barang adalah .... a b c d tanggal penerimaan barang yang direncanakan, jenis barang yang dipesan dari pemasok. kuantitas barang, nama pemasok,

DTSS Post Clearance Audit

110

Internal Control Review


25. Berikut ini adalah tembusan surat Order pembelian, kecuali .... a b c d 26. tembusan untuk fungsi penerimaan barang, tembusan untuk fungsi peminta barang. tembusan untuk Bukti kas keluar, tembusan pengakuan ( telah menerima ) oleh pemasok,

Manakah diantara prosedur berikut ini yang bukan merupakan unsur jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian/upah .... a b c d prosedur pencatatan waktu kehadiran, prosedur pencatatan waktu kerja, prosedur pembuatan Daftar Gaji, prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas dan distribusi gaji/upah.

27.

Dokumen yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya gaji dan upah, dalam jurnal umum adalah .... a b c d daftar gaji atau daftar upah, kartu penghasilan karyawan, rekap daftar gaji atau rekap daftar upah. surat pemberitahuan gaji / upah,

28.

Untuk mendistribusikan upah langsung yang dibebankan kepada pesanan tertentu ( pada produksi berdasar pesanan ), jam kerja karyawan dikumpulkan berdasarkan dokumen .... a b c d kartu jam hadir, kartu penghasilan karyawan, kartu jam kerja. kartu harga pokok produk,

DTSS Post Clearance Audit

111

Internal Control Review

KUNCI JAWABAN
TEST FORMATIF
Test Formatif 1 Test Formatif 2 Test Formatif 3 Test Formatif 4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

d b b b a c d c c a c d d

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

S B B S S B B S B S A C D C A

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

B S S S S B B S B S B A B B A A

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

B S B S S B S B B S

DTSS Post Clearance Audit

112

Internal Control Review


TEST SUMATIF

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. d b b b a c d c c a

No. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. c d d b d b c a d c

No. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. d a c b b d c c

DTSS Post Clearance Audit

113

Internal Control Review

DAFTAR PUSTAKA
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 2000. Catatan Penjelasan untuk Harmonized System. Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 1979. Mengenal Barang. Van Hoeve Ichtiar Baru. 1982. Ensiklopedi Indonesia. Jakarta. Word Customs Organization. 2007. Harmonized System. Departemen Keuangan RI. 2007. Buku Tarif Bea Masuk Indonesia). Jakarta. World Customs Organization. 2007. Explanatory Notes. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 1995. Ilmu Mengenal Barang. Jakarta. Mc. Millan. 1994. Textile. London. Dunia Pengetahuan Barang, Gramedia Pustaka Mc. Graw Hill. 1967. Machine. London. Electronic appliance. 1967. Durban, Nem York. Pusdiklat Bea dan Cukai. 1992. Pengantar Pengetahuan Barang. ---

DTSS Post Clearance Audit

114