Bab I Tinjauan Konteks Bisnis A. Profil Perusahaan 1.

Latar Belakang Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi menjadi hal penting yang mempengaruhi kehidupan manusia terutama dalam kegiatan bisnis pada sebuah organisasi. Agar informasi dapat bermanfaat, maka informasi tersebut perlu dikelola dengan baik menjadi satu kesatuan sistem yang disebut sistem informasi. Sistem informasi berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi tersebut. Agar sistem informasi tersebut dapat berfungsi secara efisien maka dibutuhkan dukungan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi. Sistem informasi berbasis teknologi informasi dapat menjadi sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan, memperluas pasar, dan memasarkan produk. Untuk menghadapi persaingan dewasa ini, rencana strategis organisasi harus didukung pula oleh perencanaan strategi SI/TI (Sistem Informasi/Teknologi Informasi) yang baik yang bertujuan untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi organisasi. Strategi SI/TI perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin, dan juga untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. Dengan demikian diperlukan suatu perencanaan strategis SI/TI yang benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi akan informasi. UNIPA (Universitas Nusa Nipa) merupakan salah satu universitas swasta yang ada di pulau Flores, provinsi Nusa Tenggara Timur, yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang sangat cepat. Dalam perkembangannya, UNIPA telah menggunakan sistem informasi dalam melakukan pengolahan data, namun belum didukung oleh pengggunaan teknologi informasi yang memadai sehingga proses

pengolahan data kurang efektif dan efisien. Dalam upaya mencapai tujuan, visi dan misi UNIPA, diperlukan rencana strategis bisnis maupun rencana strategis SI/TI. tujuan Pengembangan serta SI/TI

dimaksudkan

untuk

mendukung tercapainya

meningkatkan

keunggulan yang kompetitif. Selanjutnya perencanaan SI/TI dimaksudkan agar SI/TI yang dikembangkan sesuai dengan rencana strategis dan kebutuhan akan informasi di UNIPA. 2. Visi Visi UNIPA berdasarkan renstra (rencana strategis) UNIPA sebagai berikut: Menjadi universitas yang mandiri, inovatif dan mampu berperan aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan humaniora melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

3. Misi Misi UNIPA berdasarkan renstra UNIPA sebagai berikut: a. Meningkatkan penguasaan ilmu pengetahuan dan keterampilan berbasis kompetensi melalui penyelenggaraan pendidikan dengan teknologi

pembelajaran moderen; b. Menyelenggarakan penelitian dasar yang inovatif untuk menunjang

pengembangan pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat; c. Mendharmabaktikan keahlian dalam bidang ilmu, teknologi, dan humaniora kepada masyarakat; d. Mengupayakan kemandirian dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan

Tinggi melalui pengembangan manejemen modern yang berorientasi pada mutu dan kemampuan berdaya saing;
e. Membangun kerja sama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan kapasitas

universitas.

4. Tujuan / Sasaran Tujuan UNIPA berdasarkan renstra UNIPA sebagai berikut: a. Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mampu membelajarkan diri, memiliki wawasan yang luas, memiliki disiplin dan etos kerja, sehingga menjadi tenaga akademis dan profesional yang tangguh dan mampu bersaing di tingkat nasional. b. Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni guna mendorong pengembangan budaya. c. Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat melalui

pengembangan konsep pemecahan masalah dengan menggunakan metode ilmiah. Berdasarkan tujuan diatas maka dapat dirumuskan sasaran UNIPA sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang tepat waktu (4 tahun untuk strata 1 dan 3 tahun untuk diploma 3) dengan target Indeks Prestasi Kumulatif minimal 2,75 pada tahun 2008 dan meningkat menjadi 2,8 pada tahun 2011. b. Meningkatkan sumber daya manusia melalui peningkatan jumlah dosen dengan tingkat pendidikan S2 sejumlah 70% dan memiliki jabatan akademik yang terus meningkat secara berkesinambungan untuk setiap program studi pada tahun 2013, serta pemanfaatan teknologi secara efektif dalam proses belajar mengajar (penggunaan LCD viewer pada setiap ruang kelas dan laboratorium serta sistem e-learning pada 2012) dan mendukung operasional dan manajerial (penggunaan sistem informasi akademik, kepegawaian dan keuangan pada 2013).
c. Mendukung program pemberdayaan masyarakat melalui kegiatan penelitian

dan penyuluhan oleh dosen minimal dua kali dalam setahun yang dimulai pada tahun 2011 dan program kuliah kerja nyata minimal sekali dalam setahun yang dimulai pada tahun 2009.

5. Struktur Organisasi Berikut bagan struktur organisasi UNIPA :

Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi UNIPA B. Analisis Lingkungan Eksternal 6. Analisis PEST a. Faktor Politik Faktor-faktor politik yang mempengaruhi UNIPA antara lain: 1) Aturan pemerintah mengenai UMR (Upah Minimum Regional) Adanya peraturan pemerintah tentang UMR, yang berpengaruh pada penentuan upah karyawan. 2) Aturan pemerintah mengenai kesehatan dan keselamatan kerja Adanya peraturan tentang perlindungan tenaga kerja, yang dalam

implementasinya UNIPA menerapkan Jamsostek bagi tenaga pengajar (dosen) dan staff pegawai. 3) Status kepemilikan Status kepemilikan UNIPA yang masih menjadi pertentangan berbagai pihak, mempengaruhi kenyaman proses belajar mengajar. Hal ini disikapi oleh UNIPA, dengan mengadakan sosialisasi kepada civitas akademika dan

masyarakat untuk memberikan pemahaman tentang status kepemilikan UNIPA. 4) Peraturan kompetisi Munculnya Undang-undang No.14 tahun 2005 yang menentukan kualifikasi pendidikan akademik minimum untuk dosen adalah S2 untuk program diploma dan sarjana, dan S3 untuk program magister. Ketentuan ini menuntut UNIPA untuk menyediakan anggaran peningkatan kualitas dosen dengan

menyekolahkan dosen pada program master. Setidaknya UNIPA juga harus berusaha mencari sistem pendanaan lain, misalnya membantu proses pencarian beasiswa dalam negeri dan luar negeri bagi penigkatan kualitas dosen tersebut. b. Faktor Ekonomi Keadaan perekonomian pada waktu sekarang dan di masa yang akan datang dapat mempengaruhi kemajuan dan strategi perusahaan termasuk lembaga , pendidikan. Faktor-faktor ekonomi yang mempengaruhi UNIPA antara lain: 1) Adanya peningkatan biaya operasional yang dipengaruhi oleh faktor eksternal (kenaikan tarif listrik dan pengadaan inventaris kantor) sehingga berdampak pada kenaikan biaya kuliah di UNIPA. 2) Perekonomian masyarakat setempat yang berpengaruh terhadap penentuan biaya kuliah. 3) Pertumbuhan tingkat kemiskinan mempengaruhi penurunan daya beli masyarakat di bidang pendidikan. Hal ini harus ditanggapi oleh UNIPA dengan cara memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang tidak mampu atau menjalin kerja sama dengan lembaga donatur dalam pemberian beasiswa tersebut. c. Faktor Sosial Faktor-faktor sosial terpusat pada penilaian dari sikap konsumen dan karyawan yang mempengaruhi strategi. Para perencana strategi harus mengikuti perubahan pada tingkatan pendidikan dan penilaian sosial dengan maksud menilai dampaknya terhadap strategi mereka. Tetapi reaksi khas dari perusahaan terhadap faktor-faktor sosial berbeda-beda, dari perubahan dalam tingkah laku sampai ke

usaha

mengubah penilaian sosial dan sikap

melalui usaha

hubungan

kemasyarakatan. Faktor-faktor sosial yang mempengaruhi UNIPA yaitu : UNIPA tidak mengharapkan adanya lulusan yang akan merugikan masyarakat melalui tindakan-tindakannya, walaupun tindakan tersebut bersifat individu dan tidak membawa nama UNIPA. Oleh karena itu, UNIPA prelu mempersiapkan mahasiswa dengan konsep-konsep integritas, tanggung jawab, kepekaan sosial dan moral tinggi sebelum mahasiswa diterjunkan ke dalam masyarakat dan industri. d. Faktor Teknologi Faktor-faktor sosial yang mempengaruhi UNIPA yaitu : 1) World Wide Web (WWW) dapat memberikan kesempatan, tetapi juga hambatan bagi program pendidikan yang dilakukan UNIPA. Kesempatan yang dapat diraih adalah kumpulan informasi yang terdapat di WWW begitu luas. Bila UNIPA dapat memanfaatkan kotribusi informasi menjadi paket-paket informasi yang terencana bagi mahasiswa, maka informasi tersebut menjadi berguna. Bila tidak maka UNIPA kehilangan kesempatan memanfaatkan informasi tersebut bagi proses pengembangan kompetensi mahasiswa. Hambatan yang muncul adalah bagaimana mencegah informasi informasi yang tidak pantas atau tidak diperlukan masuk kedalam lingkungan UNIPA yang mengurangi efisiensi dan efektivitas pemanfaatan WWW. 2) Perkembangan teknologi informasi yang cepat memaksa UNIPA untuk menyesuaikan diri agar tidak ketinggalan. Hal ini dilakukan melalui : a) Berusaha proaktif menyesuaikan kurikulum dan kemampuan dosen sesuai perkembangan teknologi, dan kebutuhan industri sebagai pengguna lulusan. UNIPA harus selalu melakukan evaluasi terhadap kurikulum, kemampuan dosen dan survey/observasi kebutuhan dunia industri secara periodik. b) Melakukan pembaruan infrastruktur sesuai perkembangan teknolgi yang terbaru. Perkembagan teknologi biasanya terdapat pada perangkat keras dan perangkat lunak. UNIPA perlu memperhatikan kemampuan finansial untuk

pembaruan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut yang disesuaikan dengan kurikulum yang dibuat. 7. Analisis Kompetitif Porter Untuk menganalisis situasi lingkungan eksternal yang mungkin dihadapi digunakan teknik analisis eksternal dengan model Porter Five Forces. Analisis ini menggunakan 5 (lima) kekuatan yang mempengaruhi posisi UNIPA dalam dunia pendidikan untuk meningkatkan kemampuan perguruan tinggi dalam menangkap peluang positif serta meningkatkan competitif advantage. Analisis Kompetitif Porter pada UNIPA dapat digambarkan sebagai berikut :

Ancaman pesaing-pesaing baru (2)

Kekuatan Penawar para pemasok (5)

pesaing-pesaing yang sudah ada (1)

Kekuatan Penawar para pelanggan (4)

Ancaman produkproduk atau jasa jasa subtitusi (3)

Gambar 1.2 Komponen Competitive Porters Dalam analisis ini, faktor yang perlu diperhatikan antara lain ancaman pendatang baru, kompetitor dari perguruan tinggi lain, daya tawar-menawar para pemasok, daya tawar-manawar para pelanggan dan ancaman adanya subtitusi atas layanan pendidikan. a. Faktor pesaing-pesaing yang sudah ada 1) Adanya kemudahan untuk masuk ke perguruan tinggi yang bersangkutan (tanpa melalui tes masuk).

b. Faktor pendatang baru 1) Menawarkan sistem kuliah cepat selesai dengan sistem kuliah jarak jauh. 2) Menawarkan jaminan kerja bagi mahasiswa yang lulus. c. Faktor subtitusi atas layanan pendidikan 1) Sebagian masyarakat berpendapat bahwa mengikuti program pendidikan setingkat kursus sudah mencukupi dibandingkan sekolah tinggi. Ditambah lagi bahwa kursus membutuhkan biaya dan waktu jauh lebih kecil dari pada pendidikan setingkat sekolah tinggi. Oleh karena itu, UNIPA perlu memberikan edukasi bagi masyarakat bahwa kebutuhan industri tidak bisa dipenuhi hanya dari kemampuan yang diberikan oleh pendidikan setingkat kursus tersebut. 2) Adanya lembaga pelatihan yang menawarkan kurus atau pelatihan yang umunya digunakan pada saat bekerja. d. Faktor penawaran dari pelanggan 1) Sebagain besar mahasiswa yang telah bekerja meminta keringanan pada dosen yang mengasuh mata kuliah agar dapat masuk terlambat dari jam masuk normal, bahkan ijin untuk tidak masuk. 2) Semakin banyak pilihan tempat kuliah. 3) Calon mahasiswa membandingkan biaya kuliah di UNIPA dengan biaya kuliah di perguruan tinggi lain. 4) Calon mahasiswa membandingkan fasilitas yang tersedia di UNIPA dengan fasilitas yang tersedia di perguruan tinggi lain. e. Faktor penawaran para pemasok 1) Melakukan kerjasama dengan penerbit buku atau penyedia perangkat keras untuk pembelian dalam partai besar sehingga di dapatkan harga yang lebih murah.

C. Analisis Lingkungan Internal 8. Diagram Konteks Berikut diagram konteks aliran informasi proses bisnis yang ada di UNIPA :

Gambar 1.3 Diagram Konteks Aliran Informasi Proses Bisnis UNIPA

9. Analisis Value Chain Internal Berikut aktifitas rantai nilai internal yang ada di UNIPA :

Gambar 1.4 Aktifitas Value Chain Internal UNIPA

Setiap aktifitas baik aktifitas utama maupun aktifitas pendukung dapat diuraikan sebagai berikut : a. Aktifitas Utama : 1) Promosi Penerimaan Mahasiswa Baru Operasional Akademik Pelepasan Mahasiswa a) Promosi Promosi terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y

Pembuatan brosur Promosi langsung ke sekolah-sekolah Promosi melalui media cetak (koran lokal) dan elektronik (radio)

b) Penerimaan Mahasiswa Baru Penerimaan mahasiswa baru terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y y

Pendaftaran mahasiswa baru dan pindahan Pelaksanaan ujian masuk Pemeriksaan hasil ujian masuk Pengumuman peserta ujian yang diterima

c) Operasional Akademik Operasional akademik terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y y y y y y

Pembuatan peraturan akademik Penetapan kurikulum Penetapan kalender akademik Penyusunan jadwal kuliah Perwalian Pelaksanaan perkuliahan dan ujian Pelaksanaan Kerja praktek mahasiswa dan seminar Pelaksanaan Tugas akhir mahasiswa dan seminar

d) Pelepasan Mahasiswa Pelepasan akademik terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y

Yudisium dan wisuda Administrasi mahasiswa drop out

10

y y

Administrasi mahasiswa yang mengundurkan diri Administrasi mahasiswa yang ingin pindah

2) Penelitian Penelitian terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :

y y y

Pelaksanaan penelitian Administrasi penelitian dan karya ilmiah hibah

3) Pengabdian kepada Masyarakat Pengabdian kepada masyarakat terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y

Pelaksanaan dan evaluasi Kuliah Kerja Nyata Pelaksanaan seminar dan pelatihan oleh dosen

b. Aktifitas Pendukung : 1) Manajemen Administrasi Kemahasiswaan Manajemen administrasi kemahasiswaan terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y y y

Registrasi mahasiswa Perpindahan program studi Cuti akademik Skors Pembuatan ijazah dan transkrip nilai

2) Manajemen Keuangan Manajemen keuangan terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y y y

Administrasi pembayaran uang kuliah Administrasi penundaan pembayaran uang kuliah Administrasi biaya operasional Administrasi biaya pengadaan sarana dan prasarana Administrasi penggajian karyawan

11

3) Manajemen Asset dan Sarana-Prasarana Manajemen sumber daya manusia terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y y

Administrasi pengadaan sarana dan prasarana Pemeliharaan sarana dan prasarana Administrasi penggunaan sarana dan prasarana

4) Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia terdiri dari serangkaian aktifitas sebagai berikut :
y y

Perekrutan dan penempatan karyawan Pembinaan dan pengembangan karyawan (pengurusan jabatan fungsional dosen, beasiswa untuk studi lanjut, pelatihan dosen dan karyawan dan lainlain)

Pemberhentian karyawan

D. Analisis SWOT 1. Faktor Internal a. Strength (Kekuatan) 1) Ada ijin operasional yang telah diperpanjang, 2) Jumlah mahasiswa/I baru yang memadai, 3) Ada program studi unggulan, 4) Memiliki struktur organisasi yang jelas 5) Kurikulum disusun berdasarkan kompetensi b. Weakness (Kelemahan) 1) Sarana dan prasarana yang masih terbatas, 2) Kualifikasi dosen yang belum memadai, 3) Kerjasama dengan pihak yang masih rendah 4) Terbatasnya sumber daya financial, 5) Kebanggaan terhadap kelembangaan rendah, 6) Pemanfaatan ICT rendah.

12

2. Faktor External a. Opportunity (Peluang) 1) Adanya kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang kondusif, 2) UNIPA adalah milik PEMDA Sikka, 3) Minat masyarakat untuk menyekolahkan anaknya ke jenjang pendidikan tinggi meningkat, 4) Lokasi UNIPA yang strategis, 5) Terbukanya mendapatkan dana hibah kompetitif. b. Threat (Tantangan) 1) Peluang kerja semakin sempit, 2) Softskill dan lifeskill mahasiswa masih rendah, 3) Tuntutan PTS menjadi PT-BHP, 4) Tuntutan implementasi undang-undang guru dan dosen, 5) Cepatnya perkembangan teknologi informasi, 6) Daya tarik universitas di dalam dan luar daerah.

13