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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO * Protocolo recepo de documentos * Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos * Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relaes Humanas no Trabalho. 6. Normas especficas para redao de correspondncia oficial * Organizao de arquivo. 8. Princpios para atendimento ao pblico * Noes de Administrao Financeira, Organizao, Sistemas e Mtodos, Logstica, Materiais e Recursos Humanos * Noes de Oramento e Finanas Pblicas * Leis oramentrias * Classificao oramentria e estgios das receitas e despesas
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Protocolo recepo de documentos - Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios - Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais - Organizao de arquivo
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria.
O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.
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Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se definilos como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Estgios de sua evoluo Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio. Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada. Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos. Gnero (caracterstica) Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM). Natureza do Assunto (caracterstica) Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997 Correspondncia toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem
dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Diferenciao entre biblioteca e arquivo As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiuse muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos. Centros de documentao ou informao Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento;
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Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

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d) implantao e acompanhamento. Levantamento de Dados O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida
delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos. Descentralizao A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma
constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais adiante. Elementos de Classificao H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos documentos. Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos. Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero. Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento 2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica etc. Princpios de classificao S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4.
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No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
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Escolha das Instalaes e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.
Constituio de arquivos intermedirios Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica. Implantao e acompanhamento O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc. Gesto de documentos A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros. Protocolo Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondncia Separar a correspondncia oficial da particular Distribuir a correspondncia particular Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa Abrir a correspondncia ostensiva Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia
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Pass o 10 11 12 13
Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica 5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente Expedio Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
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Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento devese levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Alfabtico Geogrfico Simples Cronolgico Numricos Digitoterminal Bsicos Enciclopdico Alfabticos Dicionrio Duplex Ideogrficos Decimal Numricos Unitermo ou Indexao coordenada Variadex Automtico Padronizados Soudex Mneumnico Rneo Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. Regras de Alfabetao 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila. Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia. 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
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Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) 14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira 15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a
procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedro Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima So Paulo Campinas Pedro Luiz Nome da cidade, estado e correspondente Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria Augusta Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva Arquivam-se: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes. Mtodo numrico simples O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a
ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados. Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento. Mtodos por assunto (ideogrficos) Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado
Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de economia Mtodo ideogrfico numrico duplex Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Mtodo ideogrfico numrico decimal Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.
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Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir: N 0012 Assemblia Extraordinria Palavras-Chave / descritores Resumo: Assemblia extraordinria Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalrgicos promovida pelos metalrgicos de todo pas. Assemblia extraordinria Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, Hotel Marina na praia do Leblon, em 13 de maro de 1936 1936. A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais. Mtodos padronizados Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
Mtodos padronizados automtico Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto. Mtodos padronizados soundex Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma. Mtodos padronizados rneo e mnemnico No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. Mtodos padronizados variadex Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico. Mtodo alfanumrico Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente. Etapas de arquivamento So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. Inspeo Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.
Classificao Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo. Codificao Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado. Ordenao o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda dos documentos o arquivamento propriamente dito. Emprstimo e consulta Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua followup para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ. Anlise, avaliao, seleo e eliminao O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao de
corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais. Valor dos documentos Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia
vital para a organizao. Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. Distino entre valores primrios e secundrios Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados. Distino entre valores probatrios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente. Valores probatrios Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas
determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861. Forma Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos. Importncia O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.
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Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive. Documentos relativos a fenmenos O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmerosndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta. Concluses A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.
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Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao. As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha; Filme (rolo) a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. Jaqueta A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. Tecnologia da Informao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.
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Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. Tipos de transferncia At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos.
Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.
Princpios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento. Evoluo dos princpios de arranjo O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives
dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos
transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel. Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O
arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas. Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartio. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia. Atividades de descrio e publicao O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio. Guia Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
Inventrio sumrio Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados. Inventrio analtico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo. Catlogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos. Repertrio o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra. ndice instrumento de pesquisa auxiliar uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto. Tabela de equivalncia ou concordncia um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que
tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida. As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria. Descrio multinvel Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio multinvel. Regras para descrio multinvel DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. RELAO ENTRE DESCRIES Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. NO REPETIO DE INFORMAO Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior. Elementos de descrio Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica responsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservao A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao. As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos. A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, devese empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem. So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo. Desinfestao O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.
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Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. Restaurao Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. Atividades de referncia Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. Questes de Concursos
1 - ( CESGRANRIO - 2010 - BNDES - Arquivista)
No contexto contemporneo, um conceito totalmente assimilado pela arquivologia, considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrnico arquivstico, o de
* a) Destinao. * b) Documentabilidade. * c) Metadados. * d) Preveno. * e) Dados.
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2 - ( CESPE - 2010 - MPU - Analista - Arquivologia )
Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir. No plano institucional, o princpio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os acumulou.
* ( ) Certo
( ) Errado
3 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista)
A informao constitui uma mercadoria to vital para a empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros, sem os quais ela no conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informao deve ser gerida eficazmente, o que necessita, como corolrio, de um reconhecimento oficial da empresa. Para desempenharem as suas respectivas funes, todos os membros do organismo tm necessidade de informao que pode ser orgnica, isto , elaborada, enviada ou recebida no mbito da sua misso, ou no orgnica, isto , produzida fora do mbito desta.
J. Rousseau e C. Couture. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998, p. 63-4 (com adaptaes).
A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia, noes de gesto de informaes e documentos e a legislao arquivstica brasileira, julgue:
importante pesquisar novas bases tericas e metodolgicas para a arquivologia porque, no futuro, os suportes documentais sero todos eletrnicos e a organizao, realizada por meio de sistemas virtuais, e, portanto, a teoria das trs idades j no ter mais validade.
* ( ) Certo
( ) Errado
4 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )
Com relao s atividades de seleo, avaliao e eliminao segundo as especificidades da esfera pblica, julgue os itens a seguir.
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Plano de destinao se refere a um esquema no qual est indicada a destinao dos documentos; a expresso tambm utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinao, podendo englobar a tabela de temporalidade, a lista de eliminao e o termo de eliminao, entre outros.
* ( ) Certo
( ) Errado
5 -( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )
Julgue os itens a seguir que abordam conceitos, teorias e princpios fundamentais da arquivologia, alm de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais.
O princpio da provenincia, fundamento bsico da arquivologia, garante, no caso de documentos ou arquivos pblicos, que estes permaneam sob custdia de instituies com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, vinculando-os a sua origem imediata, quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
* ( ) Certo
( ) Errado
Em arquivologia, qualquer espcie documental pode ser identificada com base na configurao apresentada pelo documento escrito, definida pela natureza jurdica de seu contedo e pela obedincia a normas precisas de redao a que tal documento obedece.
* ( ) Certo
( ) Errado
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O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros.
* ( ) Certo
( ) Errado
8 - ( CESPE - 2010 - DPU - Arquivista )
Os acervos arquivsticos precisam ter sua integridade fsica garantida para que possam ser transmitidos s geraes futuras, pois so importantes testemunhos histricos e culturais. Com relao a esse assunto, assinale a opo correta.
* a) Os depsitos de documentos devem ser alocados, preferencialmente, em andares trreos e subsolos, devido s condies estruturais de resistncia a cargas e s condies ambientais favorveis preservao de documentos, como, por exemplo, a baixa incidncia de luz. * b) A sobrevivncia de documentos por longo prazo de guarda responsabilidade exclusiva do arquivista, o qual deve, portanto, assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critrios de preservao. * c) Denomina-se preservao o conjunto de medidas cujos objetivos so estabilizar o processo de degradao de documentos e reverter danos fsicos ou qumicos sofridos, de modo a garantir, por meio de aes de recuperao e reforo, a integridade dos documentos arquivados. * d) A preservao de documentos de arquivo depende, tambm, dos procedimentos adotados durante a produo e a tramitao, os quais, por isso, devem ser considerados no planejamento das aes de conservao de documentos adotadas pelas instituies produtoras/acumuladoras de documentos. * e) O CONARQ orienta as instituies arquivsticas a buscarem auxlio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservao documental, uma vez que o prprio CONARQ no produziu documento que disponha acerca dessa matria.
9 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo)
Com relao a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referncia a legislao arquivstica brasileira vigente, julgue os itens a seguir. De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.
* ( ) Certo
( ) Errado
10 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo )
Julgue os itens seguintes, relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. A informao no orgnica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicaes, de bancos de dados ou de dossis temticos.
* ( ) Certo
( ) Errado
GABARITO:
1-C
2-C
3-E
4-C
5-E
6-E
7-C
8-D
9-C
10 - E
Relaes Humanas no Trabalho
Falar em relaes humanas considerar todo tipo de ralao social ou interao entre os indivduos. Esta uma questo abordada por diversas cincias, dentre elas, a sociologia, a antropologia, a biologia, a poltica, economia, as cincias naturais, enfim, aquilo que envolve o homem ai esto as relaes humanas. Dentro do campo das relaes humanas h variaes para cada rea especificamente, como por exemplo, as relaes humanas no trabalho, que ser abordada neste trabalho, assim como esta, h tambm as relao humanas na sade, na educao, relao humana social, etc. Relaes humanas no trabalho, por exemplo, so necessrias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo, o homem j no pode trabalhar sozinho. A diviso do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo, e dos indivduos que o compe. No trabalho, estas relaes so necessrias pois toda empresa, seja ela de grande, mdio ou pequeno porte, tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto, a coletividade, pois a maioria das tarefas so realizadas por grandes grupos de pessoas, onde cada um tem sua funo. Este processo de diviso do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revoluo industrial e o a insero
do sistema capitalista de produo, que visa o lucro a produtividade, ou seja, cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produo. Vale lembrar que as relaes humanas no esto estritamente ligadas apenas as relaes entre as pessoas, mas ao tambm ambiente de trabalho, ou de atuao, ou seja, na escola entre os alunos, em casa, coma famlia, e tambma relao do empregado com a empresa, visto que desta relao que ser ditado a produtividade daquela empresa. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes est relacionado a insatisfao do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes tambm com as pessoas que ali esto, esta foi uma experincia feita por Elton Mayo que segundo ele, para se chegar a soluo dos problemas de relaes humanas foi preciso fazer experincias, que ligou a produtividade satisfao dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. Isso fez com que ele chegasse concluso de que os indivduos no podem ser tratados isoladamente, mas sim como um grupo. O objetivo de cada indivduo o bem-estar, j o da empresa a eficincia, e isso acaba gerando conflitos, portanto, a funo dela estabelecer um equilbrio entre a produtividade e a satisfao dos trabalhadores. Outras experincias tambm foram realizadas como, por exemplo, a de Hawthorne, que visavam detectar de que modo fatores ambientais - como a iluminao do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. Entretanto a tentativa foi frustrada, os pesquisadores no conseguiram provar a existncia de qualquer relao simples entre a intensidade de iluminao e o ritmo de produo mas foi possvel constatar que os resultados da experincia eram influenciados por fatores de natureza psicolgica.A experincia em Hawthorne permitiu o delineamento dos princpios bsicos da Teoria das Relaes Humanas que veio a se formar logo em seguida, e um novo vocabulrio incorporado ao dicionrio administrativo: fala-se, desde ento, em motivao, liderana, comunicao, organizao informal, dinmica de grupo etc. necessrio conhecer o individuo para conhecer suas qualificaes, suas necessidades e limitaes para que ele seja utilizado para ser til dentro da empresa e que tambm possa est realizado fazendo determinado trabalho, para a satisfao da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOC FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIO" As trs palavras mais importantes: "FAA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NS". Relaes humanas est interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas, conceitos que escutamos desde que somos educados pela famlia, dentre eles esto: educao, tica, moral, cultura, poltica, economia, modo de vida, condies de trabalho, respeito mtuo, conscientizao, solidariedade, trabalho em grupo, coletividade e tambm a individualidade de cada ser humano, entre outros conceitos que sempre ouvimos falar, mas que nem sempre so colocados em prtica.
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Em suma pode-se dizer que relaes humanas est diretamente ligada ao fator respeito, respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho, assim tambm do trabalhador para com a empresa, e os demais colegas de trabalho, respeito mtuo pelo indivduo e pelo seu trabalho.
Normas especficas para redao de correspondncia oficial
Caractersticas I - Impessoalidade - Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seo, sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal; c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico, natural que no cabe qualquer tom particular ou pessoal. II - Conciso - A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. no se deve de forma alguma entend-la como economia de pensamento, isto , no se devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito. III - Clareza - A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos; d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam.
pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redao da Presidncia O Padro Ofcio Aviso e Ofcio e Memorando Exposio de Motivos Mensagem . Telegrama . Fax Correio Eletrnico Pronomes de tratamento 316 (Gramtica Metdica Napoleo Mendes) Vossa emprega-se quando nos dirigimos pessoa Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Ou Vossa Senhoria nomear o seu substituto? Caso a pessoa qual nos dirigimos seja do sexo masculino, o adjetivo deve guardar concordncia: Vossa Senhoria est ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria est atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua emprega-se quando nos referimos pessoa - Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma.
1- Vossa Excelncia:
Executivo; a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado6; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais;
6 Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.
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Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. Judicirio: c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar. 1.1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. 1.2 As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
empregado para as demais autoridades e para particulares. 2.1 O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
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Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...)
Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais.

Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...)
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
Fechos para Comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformizlos, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica (espao para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justia
Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. O Padro Ofcio H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. Partes do documento no Padro Ofcio O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede expede: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita: Exemplo: Braslia, 15 de maro de 1991. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores. d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo. e) texto nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte: introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a
remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal.
ou
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes); g) assinatura do autor da comunicao; e h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio). Aviso e Ofcio Definio e Finalidade
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena

entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula. Exemplos: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico.
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Memorando Definio e Finalidade O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Exposio de Motivos Definio e Finalidade Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente para: a) inform-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo. Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a exposio de motivos dever ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razo, chamada de interministerial. Forma e Estrutura Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio (v. 3. O Padro Ofcio). O anexo que acompanha a exposio de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos
A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Repblica, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padro ofcio. Mensagem Definio e Finalidade o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao. Forma e Estrutura As mensagens contm: a) a indicao do tipo de expediente e de seu nmero, horizontalmente, no incio da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatrio, horizontalmente, no incio da margem esquerda; Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal, c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Repblica, no traz identificao de seu signatrio. Telegrama Definio e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve pautar-se pela conciso (v. 1.4. Conciso e Clareza).
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Forma e Estrutura No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet. Fax Definio e Finalidade O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. ., de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir: Correio Eletrnico Definio e finalidade O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais). O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente. Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.. Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento. Valor documental Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor
documental, i. , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital
que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Princpios para atendimento ao pblico
No exerccio das mais diversas funes pblicas, os servidores, alm das normatizaes vigentes nos rgo e entidades pblicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes pblicos, devem respeitar os valores ticos e morais que a sociedade impe para o convvio em grupo. A no observao desses valores acarreta uma srie de erros e problemas no atendimento ao pblico e aos usurios do servio, o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do rgo e do servio. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido o de que o padro tico dos servidores pblicos no exerccio de sua funo pblica advm de sua natureza, ou seja, do carter pblico e de sua relao com o pblico. O servidor deve estar atento a esse padro no apenas no exerccio de suas funes, mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. O carter pblico do seu servio deve se incorporar sua vida privada, a fim de que os valores morais e a boa-f, amparados constitucionalmente como princpios bsicos e essenciais a uma vida equilibrada, se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usurios do servio. Durante as ltimas dcadas, o setor pblico foi alvo, por parte da mdia e de um senso comum vigente, de um processo deliberado de formao de uma caricatura, que transformou sua imagem no esteretipo de um setor que no funciona, muito burocrtico e custa muito caro populao. O cidado, mesmo bem atendido por um servidor pblico, no consegue sustentar uma boa imagem do servio e do servidor, pois o que faz a imagem de uma empresa ou rgo parecer boa diante da populao o atendimento de seus funcionrios, e por mais que os servidores srios e responsveis se esforcem, existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforos levados a cabo pelos bons funcionrios. Aliados a isso, tm-se, em nosso cenrio poltico atual, constantes denncias de corrupo, lavagem de dinheiro, uso inadequado da mquina pblica e muitos outros que vm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do servio pblicos. Esse conjunto catico de fatores faz com que a opinio pblica, por diversas vezes, se posicione contra o setor e os servidores pblicos, levando em conta apenas aquilo que, infelizmente, divulgado nos jornais, revista e redes de televiso. Nesse ponto, a tica se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento, inserindo no mbito do poder pblico os princpios e regras necessrios ao bom andamento do servio e ao respeito aos usurios. Os novos cdigos de tica, alm de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usurios e ao servio pblico e de trazer punies para os que descumprem as suas normas, tambm tm a funo de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos, contribuindo, assim, para uma melhoria na imagem do servidor e do rgo perante a populao. Para executar qualquer tarefa com sucesso, preciso que nos organizemos antes. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa.
Quando no se atingem as metas, os objetivos profissionais e pessoais - unnime o foco na organizao do tempo. Este procedimento tem lgica e inteiramente procedente, porque necessria e importante a organizao do tempo na vida de uma pessoa. A organizao do tempo supe a prtica de alguns princpios: princpio da direo(objetivos); princpio da viso estratgica(antecipao s tendncias) princpio dos quadrantes(eficincia/eficcia), princpio da convergncia (concentrao); princpio da delegao(descentralizao); princpio do controle(feedback) e o princpio do uso do tempo livre(viso sistmica). A organizao do tempo uma ferramenta imprescindvel para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado qualidade de vida. Santo Agostinho afirmou, em suas Confisses, que discutir o tempo algo muito complicado, pois o tempo parece ser, quando no tentamos discorrer sobre ele, algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porm, tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confuso . Ao me propor discutir a administrao do tempo estou, de certa forma, correndo riscos semelhantes. De um lado, o risco de ficar discutindo o bvio, que do conhecimento geral. De outro, o de, ao tentar fugir do bvio, cair na maior confuso. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administrao do tempo. O primeiro que quem administra o tempo torna-se escravo do relgio. A verdade bem o contrrio. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem no o administra por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das presses do momento, no na ordem e no momento em que desejaria. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no incio) que possvel programar 100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, acaba sendo, por causa disso, como vestir uma camisa de fora e no mais tir-la. A verdade que a dministrar o tempo no programar a vida nos mnimos detalhes: adquirir controle sobre ela. necessrio planejar, sem dvida. Mas preciso ser flexvel, saber fazer correes de curso. Se voc est fazendo algum trabalho e est inspirado, produzindo bem, no h razo para parar, simplesmente porque o tempo alocado quela tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores problemas, no interrompa o que voc vem fazendo bem. Administrar o tempo fazer o que voc considera importante e prioritrio, ser senhor do prprio tempo, no program-lo nos mnimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. A ateno, o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usurios; as prioridades a serem consideradas no atendimento; o tempo de espera para o atendimento; os prazos para o cumprimento dos servios; os meca nismos de comunicao com os usurios; os procedimentos para atender a reclamaes; as formas de identificao dos servidores; o sistema de sinalizao visual; e as condies de limpeza e conforto de suas dependncias formam o elenco a ser observado pelos rgos e entidades pblicas federais no estabelecimento dos padres de qualidade no atendimento. Observando termos como ateno, respeito e cortesia, teramos apenas que lamentar o fato de vivermos num pas onde necessrio uma lei dizendo da sua necessidade. Entretanto, como no podemos forjar outra realidade num passe de mgica, precisamos valorizar este instrumento e entend-lo como um veculo que poder ser capaz de conduzir o servio pblico a dias melhores. Diz ainda o decreto que os rgos e as entidades pblicas federais devero implementar os padres de
qualidade do atendimento, de acordo com as diretrizes nele estabelecidas, bem como divulgar amplamente esses padres de qualidade junto aos cidados-usurios. Aqui comea o ajuste indispensvel entre a norma e o exerccio da cidadania. Servios e servidores pblicos desatenciosos, desrespeitosos e descorteses no podero ser tolerados. Em nome desta ateno, tero de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presena do usurio, deixam de observar com profissionalismo as suas solicitaes ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. S deve ter assento nos birs e guichs de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restries para a clientela do seu rgo, trabalhem com interesse na soluo dos problemas e realizem as tarefas necessrias ao andamento do servio. O respeito ao cliente do servio pblico comea pelo tratamento que se dispensa, recebendo-o no como inimigo ou adversrio, mas simplesmente como cidado. Num segundo momento, devem ser respeitados seus pleitos em todas as instncias, por mais absurdos e extravagantes que possam parecer. Ao final, o servio e o servidor pblico tero igual retribuio, ao merecer o respeito de toda a sociedade. A cortesia outra exigncia da lei, que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. Se o servidor aborda com cortesia a todos colegas, superiores e clientela -, melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a prpria carga de discusso e de contraditrio no atendimento. Isto vale at para certo deputado que esqueceu a condio de servidor pblico e a um interlocutor que lhe indagara: tudo bem?, respondeu demonstrando revolta: pros mesmos..
Qualidade no atendimento ao pblico: comunicabilidade; apresentao; ateno; cortesia; interesse; presteza; eficincia; tolerncia; discrio; conduta; objetividade
Comunicabilidade o servidor deve se comunicar facilmente, ser expansivo e claro em suas colocaes. Apresentao Boa aparncia externa e em suas colocaes. Ateno Respeito aos administrados atravs de sua concentrao. Cortesia urbanidade, civilidade e educao. Interesse o servidor deve sempre estar atento e com propsito de ajudar. Presteza agilidade, celeridade. Eficincia realizao das tarefas com rapidez, qualidade e proficincia. Tolerncia tendncia em admitir opinies, formas de pensar e agir. Discrio qualidade de ser discreto. Conduta a conduta do servidor deve ser impecvel. Buscando sempre a educao. Objetividade Praticidade. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia.
O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao pblico atender com rigor, a determinadas especificaes e s necessidades implcitas e explcitas do cidado. Sendo aquelas as vontades
que se inserem na expectativa e no desejo do cidado, j estas esto previstas e so ofertadas pelo servio pblico. Quanto aos rgos pblicos no se diferencia o cenrio e dever do funcionrio pblico reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as excees. dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos ticos apresentados no s nesta apostila para que voc passe no concurso, mas sim em sua carreira pblica no atendimento ao cliente.
Trabalho em equipe
As relaes humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeioar as mesmas, tanto o crculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (rgo ou empresa). Numa instituio onde seus funcionrios trabalham divididos por funes, o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Cada funcionrio tem sua funo, porm, se no se interligarem podem trazer prejuzos ao sistema como um todo. Imaginem se nosso corao batesse, mas no enviasse sangue para nosso crebro. Seria intil. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espao. Todo servio resultado de uma comunho de esforos, e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade, a glria do sucesso, assim como o peso do fracasso. Para um eficiente trabalho em equipe indispensvel integrao dos profissionais, de sorte a um entender o trabalho do outro, e todos compreenderem o todo e sua parte. COMUNICAO INTERPESSOAL essencialmente um processo interativo e didtico (de pessoa a pessoa) em que o emissor constri significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. A eficcia da comunicao depende do processo bsico da comunicao. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. VERBAL A comunicao verbal o modo de comunicao mais familiar e mais freqentemente usado. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforos de comunicao tais como dar instrues a um colega, entrevistar um candidato a um emprego, informar alguma coisa a algum, e assim por diante.). B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos, relatrios por escrito, normas e procedimentos. 2. SIMBLICA As pessoas cercam-se de vrios smbolos, os quais podem comunicar muito a outras pessoas. O lugar que moramos, as roupas que usamos, o carro que dirigimos, a decorao do escritrio e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade.
3. NO-VERBAL A comunicao no-verbal, que se refere transmisso de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita, uma das facetas mais interessantes da comunicao. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo, os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. Disso resulta que h maior ou menor exatido daquilo que se quer transmitir. A exatido na comunicao, por outro lado, se refere ao ponto at onde o sinal bsico transmitido pelo emissor recebido, sem distores pelo receptor. Durante as ltimas dcadas, o Servidor Pblico foi alvo, por parte da mdia, de um processo deliberado de formao de uma caricatura, que transformou sua imagem no esteretipo do cidado que trabalha pouco, ganha muito, no pode ser demitido e invariavelmente malandro e corrupto. Com rarssimas excees, presentes alis em qualquer profisso ou ramo social, sabemos que tal imagem falsa e ardilosamente mentirosa. O cidado, mesmo bem atendido por um servidor pblico, o que sabemos que a regra, embora s sejam divulgadas as excees, no consegue sustentar uma boa imagem do servio e do servidor pblicos, pois a mdia e o esteretipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impresso, convencendo o cidado, em seu ntimo, de que aquele bom atendimento recebido fora, quem sabe, sorte. O convencimento da opinio pblica atravs da mdia uma prtica poltica e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais, a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicaes. Infelizmente tal ao praticada, principalmente as de maior poder de penetrao social, para defesa de interesses puramente econmicos. Raras so as campanhas de mdia e tentativas de convencimento e formao de opinio pblica que defendem o interesse coletivo, estas geralmente patrocinadas por organizaes no governamentais de defesa da infncia, do meio-ambiente, sindicatos, entre outras. Fatores positivos do relacionamento; comportamento receptivo e defensivo; empatia e a compreenso mtua. Muitas vezes, diante de uma situao real ou imaginria de perigo, as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situao. A pessoa passa ento, a adotar um comportamento defensivo. Isto , olhar as pessoas com desconfiana, procurar ver no comportamento dos outros fatos, palavras ou situaes que possam reforar suas defesas. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela est de fato recebendo e faz com que ela distora o significado real da comunicao. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva, menos capaz ela ser de perceber os objetivos, valores e emoes que o emissor est tentando transmitir. Por outro lado, quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa, menos o receptor distorcer o contedo da comunicao. Isso possvel, porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no contedo e no significado real da mensagem. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa
situao perturbadora. Podem faz-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses so dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. Todos ns usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem, o que bastante comum em nossa vida diria. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva, de aprovar nosso comportamento, e justific-lo quando necessrio. s vezes, a nica maneira de conseguir isto atravs de processos inconscientes, iludindo-nos e alterando os fatos reais, de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . caracterstica de pessoa de mente aberta e sem preconceitos novas idias. A curiosidade inerente a este tipo de comportamento.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situaes. Se a expresso, modo de falar, tom de voz ou contedo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte, ele se coloca em guarda. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovao a sua conduta. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiana, sem qualquer esforo para muda-la. Tentar colaborar na soluo de um problema permitindo ao receptor designar seus prprios objetivos, tomar suas prprias decises cria no ouvinte um clima receptivo. Tentar ocultar seus objetivos ou no deixa-los claro, pode deixar no receptor um clima defensivo. Se o emissor visto tendo intenes claras, franco, honesto e se comportando espontaneamente em funo da situao, est propenso a gerar uma defesa mnima. Aqueles que se consideram sabedores de tudo, que no necessitam de informaes adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. Escute atenta e ativamente o outro. Demonstre respeito e considerao. Compreenda com empatia o seu interlocutor. Formule perguntas sem exagerar no interrogatrio. Faa comentrios descritivos e no avaliativos.
Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informao e mais harmonia interativa. Voc j observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcana os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre voc, os resultados so imbatveis. A resposta emptica de aflio contribui para o comportamento de ajuda. Ela diminui de intensidade depois dessa ao ou continua ativada caso o comportamento de ajuda no tenha sido oferecido. A existncia de empatia anterior ao comportamento de ajuda evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky, em 1973. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vtima, aumenta tambm o nvel de ativao emptica e a velocidade com que o observador presta ajuda.
Em seu trabalho, Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitrios entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e, em determinado momento, esta pedia por ajuda. De maneira geral, quanto maior a resposta corao|cardaca dos sujeitos, mais rapidamente eles prestavam assistncia pessoa necessitada. Darley e Latan (1968) demonstraram que a aflio emptica diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epiltico. Os indivduos que no ajudavam a vtima do ataque continuavam a apresentar aflio, tremores e suores nas mos, ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbao. Considerando que a aflio emptica fisiologicamente ativada, pode-se inferir que crianas sejam estimuladas por ela, mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem algum em perigo da forma mais correta. Hoffman observou que crianas menores de 1 ano, que no tm conscincia de individualidade, confundem a dor do outro com a sua prpria, agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. J as crianas entre 1 e 2 anos, que no tm noo de que as pessoas tm pensamentos e sentimentos, tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas um exemplo da criana que traz sua me para consolar um amigo que chora, mesmo estando a me do garoto angustiado to disponvel quanto a me do garoto que oferece ajuda. Crianas de 3 e 4 anos manifestavam preocupao e apresentam comportamento de ajuda. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altrusmo. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas, o reconhecimento de parentesco e a avaliao custo/benefcio anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. Para diferenciar parentes e no-parentes nesse novo ambiente, os indivduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situaes que demonstram entre outras sensaes, alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situaes. Klein aplicou um teste semelhante, mas separou as garotas negras e brancas. As meninas que participaram da experincia verbalizaram empaticamente com garotas de sua prpria etnia. A empatia gera no servidor pblico a ateno individual que ele deve ter com o pblico, colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. No servio pblico podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreenso mtua,que importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto, de uma forma colaborativa e de apoio. Isto envolve alm da empatia entre funcionrio/funcionrio e funcionrio/cliente, a criao da compreenso mtua (acerca das diferentes formas de trabalhar, prioridades, terminologia etc.) e desenvolver instrumentos e processos prticos para alcanar consensos e tomar decises difceis (acerca de objetivos partilhados, alocao de recursos, solicitaes de clientes,etc).
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Noes de Administrao Financeira, Organizao, Sistemas e Mtodos, Logstica, Materiais e Recursos Humanos
Primeiramente, deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanas que, corresponde ao conjunto de recursos disponveis circulantes em espcie que sero usados em transaes e negcios com transferncia e circulao de dinheiro. Sendo que h necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situao econmica dos fundos da empresa, com relao aos seus bens e direitos garantidos. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanas fazem parte do cotidiano, no controle dos recursos para compras e aquisies, tal como no gerenciamento e prpria existncia da empresa, nas suas respectivas reas, seja no marketing, produo, contabilidade e, principalmente na administrao geral de nvel estratgico, gerencial e operacional em que se toma dados e informaes financeiras para a tomada de deciso na conduo da empresa. A administrao financeira uma ferramenta ou tcnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possvel, no que diz respeito concesso de credito para clientes, planejamento, analise de investimentos e, de meios viveis para a obteno de recursos para financiar operaes e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessrios, desperdcios, observando os melhores caminhos para a conduo financeira da empresa. Tal rea administrativa, pode ser considerada como o sangue ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta, sistmica e sinrgica, passando o oxignio ou vida para os outros setores, sendo preciso circular constantemente, possibilitando a realizao das atividades necessrias, objetivando o lucro, maximizao dos investimentos, mas acima de tudo, o controle eficaz da entrada e sada de recursos financeiros, podendo ser em forma de investimentos, emprstimos entre outros, mas sempre visionando a viabilidade dos negcios, que proporcionem no somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilizao. por falta de informaes financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falncia at o quinto ano de existncia. So indiscutivelmente necessrias as informaes do balano patrimonial, no qual se contabilizam os dados da gesto financeira, que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de deciso. Pelo benefcio que a contabilidade proporciona gesto financeira e pelo ntimo relacionamento de interdependncia que ambas tm que confundem-se, muitas vezes, estas duas reas, j que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepem. preciso esclarecer que a principal funo do contador desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa, avaliando sua posio financeira perante os impostos, contabilizando todo seu patrimnio, elaborando suas demonstraes reconhecendo as receitas no momento em que so incorridos os gastos (este o chamado regime de competncia), mas o que diferencia as atividades financeiras das contbeis que a administrao financeira enfatiza o fluxo de caixa, que nada mais do que a entrada e sada de dinheiro, que demonstrar realmente a situao e capacidade financeira para satisfazer suas
obrigaes e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. Os contadores admitem a extrema importncia do fluxo de caixa, assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competncia, mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situao da empresa, sem menosprezar a importncia de cada atividade j que uma depende da outra no que diz respeito circulao de dados e informaes necessrias para o exerccio de cada uma.
Objetivos da administrao financeira Maximizao de Lucro: O objetivo mais geral da administrao financeira maximizar o valor de mercado do capital dos proprietrios existentes, no importando se a empresa uma firma individual, uma sociedade de pessoas (quotas) ou por aes. Em qualquer delas, as boas decises financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietrios. Pode-se dizer que a administrao financeira tem trs objetivos bsicos: a - Manter a empresa em permanente situao de liquidez, como condio bsica ao desenvolvimento de suas atividades. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos so administrados convenientemente. O importante manter os fluxos das entradas e sadas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as pocas em que ir faltar numerrio. b - Obter novos recursos para planos de expanso, com base em estudos de viabilidade econmicofinanceira e aos menores custos. a empresa deve ser perpetuada e, para tanto, tem de realizar investimentos em tecnologia, novos produtos, etc., que podero sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefcios no futuro. A grande concorrncia existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posio, porque a qualquer momento algum concorrente poder surgir com um produto melhor e mais barato. Deste modo, as empresas so impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decises sobre a sua implantao. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevao no risco do empreendimento. O retorno deve ser compatvel com o risco assumido. Maior risco implica a expectativa de maior retorno. c - Assegurar o necessrio equilbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira, quantificando os planos de expanso de acordo com as possibilidades de obteno de recursos, prprios ou de terceiros. O sistema de administrao financeira do governo federal - Siafi At o exerccio de 1986, o Governo Federal convivia com uma srie de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gesto dos recursos pblicos e a preparao do oramento unificado, que passaria a vigorar em 1987 : Emprego de mtodos rudimentares e inadequados de trabalho, onde, na maioria dos casos, os controles de
disponibilidades oramentrias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; Falta de informaes gerenciais em todos os nveis da Administrao Pblica e utilizao da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; Defasagem na escriturao contbil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do ms e o levantamento das demonstraes Oramentrias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informaes para fins gerenciais; Inconsistncia dos dados utilizados em razo da diversidade de fontes de informaes e das vrias interpretaes sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decises; Despreparo tcnico de parte do funcionalismo pblico, que desconhecia tcnicas mais modernas de administrao financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gesto dos recursos pblicos; Inexistncia de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos pblicos e permitissem a atribuio de responsabilidades aos maus gestores; Estoque ocioso de moeda dificultando a administrao de caixa, decorrente da existncia de inmeras contas bancrias, no mbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancria para cada despesa. Exemplo: Conta Bancria para Material Permanente, Conta bancria para Pessoal, conta bancria para Material de Consumo, etc. A soluo desses problemas representava um verdadeiro desafio poca para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criao da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de maro de 1986., para auxiliar o Ministrio da Fazenda na execuo de um oramento unificado a partir do exerccio seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informaes que permitissem aos gestores agilizar o processo decisrio, tendo sido essas informaes qualificadas, poca, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantao de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programao financeira, de execuo oramentria e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informaes gerenciais, confiveis e precisas para todos os nveis da Administrao. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos pblicos. Com o SIAFI, os problemas de administrao dos recursos pblicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta nica para gerir, de onde todas as sadas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicao e do servidor pblico que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficincia e eficcia a correta utilizao dos recursos da Unio.
CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administrao Financeira do Governo Federal - SIAFI o sistema informatizado que registra,
controla e contabiliza toda a execuo Oramentria, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usurios das diversas Unidades Gestoras UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente ser autorizado aps o prvio cadastramento e habilitao dos usurios. Para viabilizar este cadastramento, cada rgo da Administrao Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsveis pelo processo de cadastramento dos usurios do Sistema no mbito do respectivo rgo denominados Cadastradores de rgo. So considerados como rgos da Administrao Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministrios, o Ministrio Pblico, a Advocacia Geral da Unio, os Tribunais do Poder Judicirio, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidncia da Repblica. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de rgos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsveis pela Contabilidade analtica dos rgos, por estarem mais familiarizados com a utilizao do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle dirio da gesto oramentria, financeira e patrimonial, os rgos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e rgos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programao financeira, com vistas a otimizar a utilizao dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pblica seja fonte segura e tempestiva de informaes gerenciais destinada a todos os nveis da administrao pblica federal; 4. Integrar e compatibilizar as informaes disponveis nos diversos rgos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessria transparncia dos gastos pblicos; 6. Permitir a programao e o acompanhamento fsico-financeiro do oramento, em nvel analtico; 7. Permitir o registro contbil dos balancetes dos Estados, Municpios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dvida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferncias negociadas.
LEGISLAO CORRELATA AO SIAFI

Instruo Normativa n 03 de 23 de maio de 2001 (Unificao dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) Norma de Execuo n 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuies dos cadastradores e operadores e manuteno da segurana do SIAFI) Portaria STN n 200, de 19 de abril de 2000 (Criao do Grupo de Usurios SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORAMENTRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbncia de cuidar do processamento de cunho oramentrio, atravs de computao eletrnica, cabendo sua superviso Secretaria de Oramento Federal (SOF). A CONTA NICA DO TESOURO A Conta nica do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da Unio, inclusive fundos, de suas autarquias e fundaes. Constitui importante instrumento de controle das finanas pblicas,uma vez que permite a racionalizao da administrao dos recursos financeiros, reduzindo a presso sobre a caixa do Tesouro, alm de agilizar os processos de transferncia e descentralizao financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organizao da Administrao Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministrio da Fazenda que implementasse a unificao dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, atravs de sua Caixa junto ao agente financeiro da Unio, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalizao dos procedimentos relativos a execuo da programao financeira de desembolso. Tal determinao legal s foi integralmente cumprida com a promulgao da Constituio de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta nica centralizada, exercendo o Banco do Brasil a funo de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificao dos recursos do Tesouro Nacional em Conta nica foram estabelecidas pelo Decreto n. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.
Recursos Humanos A Administrao de Recursos Humanos uma base para a criao das polticas sociais de uma empresa ou organizao. Est voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organizao: as pessoas. Toda instituio deve preocupar-se com a motivao de seus funcionrios, uma vez que eles colaboram para a manuteno e funcionamento dirio da empresa.
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A expresso "Gesto de Pessoas" visa substituir "Administrao de Recursos Humanos", que, ainda mais comum entre todas as expresses utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizaes. Os argumentos em prol desta mudana na nomenclatura ressaltam que o termo "Administrao de Recursos Humanos" muito restritivo, pois implica a percepo das pessoas que trabalham numa organizao apenas como recursos, ao lado dos recursos materiais e financeiros. A Gesto de Pessoas se divide em: Proviso de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEO; Aplicao de Recursos Humanos: INTEGRAO, DESENHO E ANLISE DE CARGOS; Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL; Manuteno de Recursos Humanos: BENEFCIOS SOCIAIS E RELAES TRABALHISTAS; Monitorao de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAES DE RH (Software);
Processo de Proviso consiste em abastecer a empresa com mo de obra qualificada. Refere-se ao recrutamento e seleo de pessoal. Planejamento de Recursos Humanos o processo de deciso a respeito dos recursos humanos necessrios para atingir os objetivos organizacionais, dentro de determinado perodo de tempo. Trata-se de antecipar qual a fora de trabalho e talentos humanos necessrios para a realizao a ao organizacional futura. O planejamento estratgico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratgico da organizao e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organizao, incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. Recrutamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organizao. O recrutamento feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organizao. Seleo de Pessoal a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. O objetivo bsico da seleo de pessoal escolher e classificar os candidatos adequados s necessidades da organizao. Processo de Aplicao consiste na anlise e descrio de cargos e avaliao de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivao, o desempenho e a satisfao no trabalho. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequncias se seguem em decorrncia de diferentes aes. As pessoas esperam certas recompensas, satisfaes e frustraes na base de suas percepes do clima organizacional. O clima organizacional o conjunto de fatores que interferem na satisfao ou descontentamento no trabalho. o conjunto de variveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados, em busca da satisfao e bem-estar dos colaboradores. Educao Corporativa a prtica coordenada de gesto de pessoas e de gesto do conhecimento tendo como orientao a estratgia de longo prazo de uma organizao. Tecnologia em RH: otimiza a gesto e os custos de servio por empregado, diminui a relao de dependncia entre o empregado e o Recursos Humanos, d mais autonomia aos empregados, que se tornam responsveis pelo uso e benefcio que obtm dos sistemas, reduo de custos das tarefas administrativas,.
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[Modelos de Gesto de Pessoas de Sucesso Levando em considerao as mudanas que ocorrem no mercado de trabalho e nas relaes empresa/funcionrio, as organizaes precisam ter estratgias claras, sustentadas por uma gesto participativa. Deve-se criar um lao estreito entre todos os niveis de relacionamento, tanto interno como externo, do quadro funcional at os clientes e fornecedores. O principal modelo de gesto de pessoas atualmente a GESTO POR COMPETNCIAS COMPETNCIAS. Gesto por Competncias Competncia, vem do latim competncia e significa a qualidade de quem capaz de apreciar e resolver certo assunto, fazer determinada coisa, capacidade, habilidade, aptido e idoneidade. A Gesto por Competncias visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gesto e Desenvolvimento de Pessoas, com foco, critrio e clareza. As ferramentas da Gesto por Competncias so totalmente alinhadas s atribuies dos cargos e funes de cada organizao. Atravs do Mapeamento e Mensurao por Competncias so identificadas as competncias comportamentais e tcnicas (CHA) necessrias para a execuo das atividades de um cargo/funo e mensurado o grau ideal para cada grupo de competncias para que uma pessoa que assuma o cargo/funo atinja os objetivos da empresa. O Mapeamento e Mensurao por Competncias a base da Gesto por Competncias, portanto, deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado, baseadas no acho e no acho, gosto e no gosto, pode e no pode, o ideal seria, etc. Essas metodologias promovem grandes equvocos na obteno do perfil ideal do cargo. Uma das metodologia mais consistentes na realizao do Mapeamento e Mensurao das competncias de um cargo a criada por Maria Odete Rabaglio, j que totalmente alinhada as atividades do cargo/funo. Atravs da Seleo por Competncias ser realizada a entrevista comportamental, visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. Atravs da Avaliao por Competncias, ser identificado se o perfil comportamental e tcnico dos colaboradores de uma corporao esto alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funes. Atravs do Plano de Desenvolvimento por Competncias ser aperfeioado e potencializado o perfil individual de cada colaborador atravs de aes de desenvolvimento. Desenvolvimento de Liderana O objetivo primrio da delegao conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. No apenas tarefas simples como ler instrues e girar uma alavanca, mas tambm tomada de deciso e mudanas que dependem de novas informaes. Com delegao, seu pessoal tem a autoridade para reagir a situaes sem ter que consult-lo a todo instante. A arte de saber delegar cada vez mais uma necessidade dentro de uma organizao, principalmente no que se refere sua gesto. Delegao , fundamentalmente, confiar sua autoridade a outros. Isto significa que eles podem agir e tomar
iniciativas independentes; e que eles assumem responsabilidade com voc na realizao das tarefas. Se algo d errado, voc tambm responsvel uma vez que voc o gerente; o truque delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas no dem errado. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho, voc deve assegurar que: ela sabe o que voc quer. ela tem a autoridade para fazer isso. ela sabe como fazer isso. Esses trs fatores dependem de: se comunicar claramente a natureza da tarefa; a extenso de sua descrio; as fontes de informaes e conhecimento relevantes. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderana e do modelo atual, mais prximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Lder do Passado Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento
Lder do Futuro (Atual) Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderana Conciliar viso e estratgia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa
Papel estratgico do novo lder Mercado estvel As empresas Abordagem de linha de montagem a respeito da estratgia Maximizam controle interno e ordem Protegem-se contra a variao auditoria e disciplina Tem lutas de poder entre nveis e unidades Papel do lder
Definir tticas e definir o oramento Controlar o desempenho de indivduos e atitudes Tomar ao corretiva quando a conduta est fora do esperado Tomar decises consistentes com a estratgia geral da empresa
Mercado em constante mudana As empresas Abordagem de contingncia a respeito da estratgia Maximizam velocidade, flexibilidade e inovao Protegem-se contra a obsolescncia e ignorncia Tem altos nveis de comunicao, colaborao e inovao entre nveis Papel do Lder Interpretar a realidade emergente Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente Desenvolver e promover novas capacidades em resposta s mudanas Facilitar criao, captao e disseminao de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importncia na valorizao do capital humano, possibilitando no somente o desenvolvimento de suas potencialidades, mas tambm da superao dos seus limites. A administrao de material A cincia da administrao apoia-se no seguinte trip: . Finanas = mola propulsora . Pessoal = aciona o processo produtivo . Material = condio para o processo produtivo
Para que exista uma administrao perfeita, necessria uma harmonia entre estas 3 reas. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra, porque elas se entrelaam e se confundem dentro do fluxo administrativo. Nada se pode fazer sem capital, bem como sem material. Somente com estes dois, no temos condies de administrar pois h a falta do elemento humano que ir acionar todo o processo produtivo. No dever existir diferena no nvel hierrquico entre estas reas pois tm a mesma importncia para o bom funcionamento da empresa. J vimos sobre os dois primeiros tipos de administrao, agora passemos ao ltimo, a administrao de material. A gerncia de materiais um conceito vital que pode resultar na reduo de custos e no aperfeioamento do desempenho de uma organizao de produo, quando adequadamente entendida e executada. um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organizao.
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Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados, mostrando que so responsveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa mdia empresa e, em alguns casos, podem chegar a 85%. O investimento em estoque de materiais tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. Administrar materiais fazer um exerccio de provedor, analista, pesquisador e programador. , acima de tudo, colocar a empresa como um organismo vivel a todos que dela participam.
A administrao de materiais visa abastecer, de modo contnuo, a empresa com material que seja necessrio para as suas atividades. So 5 requisitos bsicos para o abastecimento: a) qualidade do material; b) quantidade necessria; c) prazo de entrega d) preo; e) condies de pagamento.
a) Qualidade do Material O material dever apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitao dentro e fora da empresa (mercado).
b) Quantidade Dever ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produo e estoque, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque.
c) Prazo de Entrega Dever ser o menor possvel, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.
d) Menor Preo O preo do produto dever ser tal que possa situ-lo em posio de concorrncia no mercado, proporcionando empresa um lucro maior.
e) Condies de pagamento Devero ser as melhores possveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformao ou venda do produto.
A funo de comprar implica na aquisio de materiais na qualidade certa, na poca certa, ao preo certo, na quantidade certa e da fonte certa.
Um cadastro de fornecedores dever ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informaes a tempo e hora. Dever conter todos os dados e a histria do fornecedor junto empresa.
Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizaes prestadoras de servio, que podero vir nos atender no futuro.
As compras podero ser de dois tipos bsicos:
a) adquiridas no mercado interno; b) adquiridas no mercado externo (importao)
O setor de compras dever manter estreita e intensa relao com os outros setores administrativos da empresa, principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas.
O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar, mediante as notas de conhecimento, o percurso dos bens, desde a sada do fornecedor at a recepo na empresa. Devemos levar em considerao as condies de segurana e, principalmente, o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria.
(Follow Up - To Follow= seguir, acompanhar; Up= na mosca, no mesmo instante)
Para quem compra, so necessrias algumas informaes sobre o material a ser adquirido: (as principais)
a) qualidade b) quantidade c) poca (quando a empresa necessitar do produto)
a) Qualidade: o detalhamento preciso das especificaes e caractersticas do material a ser adquirido. Dever atender plenamente s necessidades do requisitante. Itens bsicos para uma boa especificao:
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. a matria prima a ser utilizada; . dimenses (peso, volume, formato e etc); . tolerncias para os nmeros; . cor, gramatura, porosidade; . outros como: ponto de fuso, dureza, resistncia ruptura, . elasticidade, etc. ATENO: ATENO Grandeza Unidade
tenso intensidade de corrente peso presso frequncia potncia
volts ampres Kg, Lb, Oz Lb/pol2, Kg/cm2 Hertz, ciclos/segundos Watts, HP, CV
b) Quantidade: de suma importncia a observao da quantidade a ser comprada em funo da variao de preo/quantidade e do capital investido no material. A Curva Sazonal de Vendas de um produto uma oportunidade de preo que ns temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. No entanto, no havendo nenhum fator excepcional, a quantidade ser sempre ditada pelo Lote Econmico para os nveis de produo vigentes.
c) A poca de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programao a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisio. O tempo um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. Assume um papel importantssimo no terreno das aquisies, portanto redunda em economia, e economia nesta rea lucro. Todavia, nem sempre o menor tempo disponvel a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. (...Negociao...) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difcil aquisio Itens importados, fabricao sob encomenda, de outras praas C2) Material de fcil aquisio Itens nacionais, fabricao em srie, de mesma praa.
No campo integral das aquisies, que compreende vrias facetas, o tempo comea a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitao utilizando um dos tipos, segundo Decreto-Lei n 8.666
I.- O Uso da Capitalizao/Descapitalizao nas compras II. - Exerccio sobre Capitalizao/Descapitalizao Questes
1 - ( FCC - 2006 - TRF - 1 REGIO - Analista Judicirio - rea Administrativa ) Nas duas ltimas dcadas, vrias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparncia das contas pblicas. Dentre essas medidas INCORRETO afirmar que houve a a) criao da Secretaria do Tesouro Nacional, em 1986, com a finalidade de unificar, gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal. b) criao da Conta nica do Tesouro Nacional, em 1988, extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil. c) excluso das despesas das autarquias, das fundaes e dos fundos do Oramento Geral da Unio ? OGU, a partir de 1988. d) eliminao do oramento monetrio, incorporando suas despesas ao Oramento Geral da Unio ? OGU. e) implantao, em 1987, do Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal SIAFI.
2 - ( CESPE - 2008 - TJ-DF - Analista Judicirio - rea Administrativa ) Com referncia a noes de administrao financeira, julgue os itens que se seguem. Na aplicao dos recursos da organizao, com o objetivo de obter os melhores retornos de capital, o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofeream ou o menor risco ou o maior retorno. ( ) Certo ( ) Errado
3 - ( CESPE - 2008 - TJ-DF - Analista Judicirio - rea Administrativa ) Considere que, em uma operao comercial, sejam apresentadas duas opes de pagamento da dvida:
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10 parcelas com juros compostos de 1,5% ao ms; ou 24 parcelas com juros compostos de 4,7% ao trimestre. Nessa situao, o uso do clculo da equivalncia de taxas permite identificar a melhor alternativa. ( ) Certo ( ) Errado
4 - ( CESPE - 2008 - TJ-DF - Analista Judicirio - rea Administrativa ) Considere que uma dvida de R$ 50.000,00 dever ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao ms sob o regime de capitalizao composta. Nessa situao, o seu valor presente inferior a R$ 48.000,00. ( ) Certo ( ) Errado
5 - ( CESPE - 2008 - TJ-DF - Analista Judicirio - rea Administrativa ) O tempo necessrio para se recuperar um investimento efetuado chamado de payback. ( ) Certo ( ) Errado
GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C
Noes de Oramento e Finanas Pblicas O tema oramento palpitante, vez que intimamente relacionado a aspectos polticos, sociais e econmicos do Estado. no oramento que se identificam os projetos, os planos e as aes que o Governo pretende produzir, bem como as metas, diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister, para alcanar o resultado pretendido. , sem dvidas, um instrumento a conferir maior transparncia aos gastos pblicos, e, crucial para que a atividade estatal no seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo, de modo a se tornar algo incuo. Por ele, evita-se que as aes estatais se dem por simples impulso, sem reflexo ou ponderaes. Em outras palavras, evita-se que tais aes sejam voltadas a um nico fim em detrimento dos demais de igual relevncia, privilegiando-se, por exemplo, atividades com enfoque na educao, em que haja o comprometimento de todos os recursos disponveis, olvidando-se da sade ou da segurana, igualmente essenciais. Convm destacar, ainda, o carter instrumental do oramento, como bem ressaltou Rinaldo Segundo, citando Ricardo Lobo Torres, in verbis: O carter instrumental ou processual significa que o oramento no um fim em si mesmo, ou seja, os
objetivos do oramento se encontram fora de si, eis que visa a permitir a implementao de polticas pblicas e a atualizao dos programas e do planejamento governamental. Dessa forma, a assertiva de que o oramento tem carter de instrumento significa dizer que ele no esgota em si a certeza de que tudo o que nele contm ser plenamente realizado de modo concreto, visto que o alcance efetivo das aes sempre depender do desempenho econmico e das decises polticas que venham ou no a viabiliz-lo. Oportuno ainda, fazer referncia ao chamado oramento-participativo, que confere uma participao direta e efetiva das comunidades interessadas na construo da proposta oramentria do Governo. Neste caso, a prpria sociedade civil, atravs de conselhos, associaes, etc., que opina na feitura do oramento. O Chefe do Executivo, dessa forma, passa a ter maior contato com a realidade local, podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. Tal oramento configura verdadeiro avano na democratizao da gesto pblica, por possibilitar a elaborao de programas de governo que propiciam uma maior harmonizao das necessidades pblicas, as quais naturalmente sofrem diferenciaes em cada uma das comunidades ouvidas. A Constituio Federal de 1988 prev, em seu art. 165, trs leis oramentrias: o Plano Plurianual - PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo), a Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Oramentria Anual - LOA, esta, por sua vez, nos termos do art. 165, 5 compreende: o oramento fiscal, o oramento de investimentos e o oramento da seguridade social
Finanas Pblicas Segundo R. Musgrave, um dos tericos mais conhecidos da matria, Finanas Pblicas a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da poltica econmica que envolvem o uso de medidas de tributao e de dispndios pblicos. Esta expresso no muito adequada, j que os problemas bsicos no so financeiros, mas tratam do uso dos recursos econmicos, da distribuio da renda e do nvel de emprego. Ainda que a poltica oramentria seja uma parcela importante deste tema to amplo, dificilmente ela poderia reivindicar uma participao exclusiva. A Constituio brasileira prev a fiscalizao da execuo oramentria nos arts. 70 a 74, em que h uma ampliao dessa funo estatal, obedecendo ao princpio maior de Direito Pblico o da legalidade que afirma que toda a Administrao deve se subordinar lei, uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. Tambm se prende ao princpio do dever de boa administrao, expresso no princpio da economicidade (art. 70). Apesar de estar ligada ao Oramento, a Seo referente fiscalizao encontra-se no captulo Do Poder Legislativo, Legislativo independentemente do fato de que elaborao, aprovao, execuo e fiscalizao constituem um todo, do ponto-de-vista material. O art. 70, que inaugura a Seo IX, estabelecendo seus princpios gerais, tais como tipo, formas de controle e os sistemas, preceitua que: "Art. 70. A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial da Unio e
das entidades da Administrao direta e indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao de subvenes e renncia de receitas, ser exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Pargrafo nico. Prestar contas qualquer pessoa fsica ou entidade pblica que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais a Unio responda, ou que, em nome desta, assuma obrigao de natureza pecuniria." Para melhor entender este dispositivo, de grande importncia distinguir formas, tipos e sistemas de controle, utilizando-se da classificao proposta por Jos Afonso da Silva , luz do direito positivo estatal brasileiro.
Leis oramentrias O oramento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA, segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. A proposta da LOA Lei Oramentria Anual compreende os trs tipos distintos de oramentos da Unio, a saber: a) Oramento Fiscal: compreende os poderes da Unio, os Fundos, rgos, Autarquias, inclusive as especiais e Fundaes institudas e mantidas pela Unio; abrange, tambm, as empresas pblicas e sociedades de economia mista em que a Unio, direta ou indiretamente, detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que no sejam provenientes de participao acionria, pagamentos de servios prestados, transferncias para aplicao em programas de financiamento atendendo ao disposto na alnea "c" do inciso I do art. 159 da CF e refinanciamento da dvida externa; b) Oramento de Seguridade Social: compreende todos os rgos e entidades a quem compete executar aes nas reas de sade, previdncia e assistncia social, quer sejam da Administrao Direta ou Indireta, bem como os fundos e fundaes institudas e mantidas pelo Poder Pblico; compreende, ainda, os demais subprojetos ou subatividades, no integrantes do Programa de Trabalho dos rgos e Entidades mencionados, mas que se relacionem com as referidas aes, tendo em vista o disposto no art. 194 da CF; e c) Oramento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II, pargrafo 5 do art. 165 da CF, abrange as empresas pblicas e sociedades de economia mista em que a Unio, direta ou indiretamente, detenha a maioria do capital social com direito a voto.
Classificao oramentria e estgios das receitas e despesas Classificao oramentria a organizao do oramento segundo critrios que possibilitam a compreenso
geral das funes deste instrumento, propiciando informaes para a administrao, a gerncia e a tomada de decises. No modelo oramentrio brasileiro so observadas as seguintes classificaes: Da Despesa: classificao institucional, classificao funcional programtica e de natureza da despesa; Da Receita: classificao por categorias econmicas e por grupo de fontes. Os estgios da receita so: lanamento, arrecadao e recolhimento. Lanamento: a relao individualizada dos contribuintes, discriminando a espcie, o valor e o vencimento do imposto de cada um; Arrecadao: o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigaes para com o estado; Recolhimento: o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro pblico o produto da arrecadao. Os estgios da despesa so: empenho, liquidao e pagamento. Empenho: o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigao de pagamento, pendente ou no de implemento de condio; Liquidao: a verificao do implemento de condio, ou seja, verificao objetiva do cumprimento contratual; Pagamento: a emisso do cheque ou ordem bancria em favor do credor.
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1 - ( CESGRANRIO - 2010 - BNDES - Arquivista)

* a) Destinao. * b) Documentabilidade. * c) Metadados. * d) Preveno. * e) Dados.

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2 - ( CESPE - 2010 - MPU - Analista - Arquivologia )

3 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista)

4 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )

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5 -( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )

6 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )

7 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )

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8 - ( CESPE - 2010 - DPU - Arquivista )

9 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo)

10 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo )

Relaes Humanas no Trabalho

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Normas especficas para redao de correspondncia oficial

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Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais.

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As compras podero ser de dois tipos bsicos:

a) adquiridas no mercado interno; b) adquiridas no mercado externo (importao)

(Follow Up - To Follow= seguir, acompanhar; Up= na mosca, no mesmo instante)

a) qualidade b) quantidade c) poca (quando a empresa necessitar do produto)

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tenso intensidade de corrente peso presso frequncia potncia

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