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3.2.

2 Utilizar las condiciones del entorno empresarial

El cuadrado hueco

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EL CUADRADO HUECO
A: La historia
En este ejercicio, los participantes tendrn la oportunidad de experimentar una situacin en la cual algunos planifican la tarea que ser ejecutada por otros. La tarea es ensamblar un CUADRADO, un rompecabezas hecho de 16 piezas de cartn, lo ms rpido posible. Se trata de una competencia entre dos grupos de ocho participantes cada uno, y los participantes que sobran actan como observadores del proceso. Cada uno de los dos equipos de ocho personas se divide en dos sub equipos de cuatro miembros El Equipo de Planificacin (EP) y el Equipo Operativo (EO). Despus de la divisin de los grupos, el facilitador distribuye las hojas de instrucciones que corresponden al rol de cada participante. No se dar respuesta a ms preguntas pues toda la informacin necesaria se encuentra en las hojas de instrucciones. Cada miembro del EP recibe un sobre que contiene cuatro partes especficas del CUADRADO (ver anexo 6 Tamao de las piezas del Rompecabezas). Tendrn 25 minutos para planificar como instruir al EO y la hoja de instrucciones (anexo 1) contiene algunas reglas de lo que deben y no deben hacer. Toda la informacin para el EO debe entregarse durante este perodo porque en la siguiente etapa la etapa de ensamblaje no se impartir ms instrucciones. El EP tambin tiene en las manos la solucin del rompecabezas, pero no estn permitidos de mostrarla al EO en ningn momento. Cuando la etapa de planificacin termina, los miembros del EP deben guardar silencio y el EO comienza su tarea. Los dems participantes observan todo el proceso. En el procesamiento del ejercicio, el facilitador debe examinar las situaciones que ayudaron en el proceso de comunicacin entre quienes planificaron y delegaron la tarea y los que deben ejecutarla, cuales fueron las dificultades que enfrentaron para cumplir con la realizacin de la tarea y los problemas de motivacin y comportamiento que resultaron de esas dificultades. El Cuadrado Hueco es un buen ejercicio para investigar los obstculos que causan muchos de los problemas de relaciones en las empresas. Se utiliza para el desarrollo de competencias empresariales.

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B: Informacin bsica
Objetivos de aprendizaje Objetivos bsicos que deben alcanzar los participantes Los participantes Experimentan la dinmica de la planificacin de una tarea que la realizarn otros; Experimentan la dinmica de la realizacin de la tarea planificada por otra persona; Analizan tanto los comportamientos Y caractersticas de la comunicacin que son tiles como los que son obstculos cuando delegan y llevan a cabo una tarea.

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Objetivos adicionales de Los participantes mayor nivel dependiendo Desarrollan una estrategia para realizar la tarea; de la situacin y las Trabajan bajo la presin del tiempo. condiciones actuales del grupo meta Usos Para utilizar las condiciones del entorno empresarial, la comunicacin, liderazgo, trabajo bajo presin del tiempo, desarrollo de estrategias.

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C: Informacin adicional
Duracin Preparacin del lugar Requerimientos Facilitadores/asistentes Ayuda didctica a preparar Un facilitador y un asistente Ocho copias de Notas para Equipo de Planificacin (anexo 1) Ocho copias de Notas para EO (anexo 2) Copias de las Instrucciones para los observadores (anexo 3) suficiente para el resto de los participantes Ocho copias de la hoja del Modelo del Cuadrado Hueco (anexo 4) uno para cada miembro del EP Ocho copias de la hoja de soluciones para El Cuadrado Hueco (anexo 5) uno por cada miembro del EP Dos juegos de cuatro sobres (de la A a la D, uno para cada miembro de los Equipos de Planificacin), cada sobre contiene las piezas del rompecabezas de acuerdo con las especificaciones dadas en el anexo 6 Pautas para el debate (ver el paso del procesamiento) 1h 50 Formacin en U para las instrucciones, despus los participantes preparan su propio espacio para trabajar

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Materiales para los facilitadores (durante el ejercicio) Materiales para los participantes (durante el ejercicio)

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Para los Equipos de Planificacin: Una copia de las Notas para Equipo de Planificacin para cada miembro; Una copia de la hoja del Modelo del El Cuadrado Hueco para cada miembro; Cuatro sobres por equipo uno para cada miembro que contenga cuatro piezas especficas del rompecabezas cada uno; Una copia de la hoja de soluciones para cada miembro. Para los Equipos Operativos: Una copia de las Notas para EP para cada miembro Para los observadores: Una copia de las Instrucciones para los observadores para cada observador
Suficiente espacio para ejecutar la tarea

Condiciones del lugar

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D: Proceso del Aprendizaje Visin general


Pasos Dur. Contenido principal La divisin en grupos puede hacerse con la ayuda de un vitalizador. Nueva divisin de los equipos en sub equipos de cuatro miembros, el Equipo de Planificacin y el Equipo Operativo. Distribucin de la correspondiente hoja de instrucciones para cada participante, de acuerdo con los roles que van a representar en el ejercicio. El asistente pide a los miembros del Equipo Operativo pasar a otra aula para esperar. Los equipos ejecutan la tarea; los observadores observan y toman notas. Se resaltan las dificultades en el proceso y los comportamientos que ayudaron a realizar la tarea.

Dividir a los 15 participantes en: Equipo de Planificacin, Equipo Operativo y Observadores Instrucciones 10

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Ejecucin de la Tarea Procesamiento

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E: Organizacin del Proceso Integrado de Aprendizaje (OPIA)


Pasos Dur. Contenido principal Actividades Actividades Materiale Consejos del de los s Facilitador Participantes necesario s Explicar Escuchar Presente el ejercicio como una oportunidad para practicar las cualidades empresariales y enfatice que es una competencia entre equipos. Tambin es posible pedir voluntarios para cada equipo.

Introduccin 2'

Motivar a los participantes

Divisin en 13 observadore sy miembros de ambos equipos

Dividir el grupo en dos equipos Dividir en de ocho miembros cada uno. Los grupos participantes restantes sern observadores del proceso esto puede hacerse con ayuda de un vitalizador. Cada equipo debe subdividirse nuevamente en dos equipos de cuatro personas cada uno El Equipo de Planificacin (EP) y el Equipo Operativo (EO) Presente las reglas del ejercicio. Distribuir Leer hojas de instrucciones instruccione
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Instruccione 10 s

Notas Pdales que lean las instrucciones para cada cuidadosamente pues no dar rol mayor informacin.
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Contenido principal

Actividades Actividades Materiale Consejos del de los s Facilitador Participantes necesario s s y papeles (anexos para los 1,2 y 3) y Conceda tiempo para que lean Equipos de anexo 4 y las separatas cuidadosamente Planificacin 5 para los EPs Planificacin, debatir, observar Sobres que contienen el rompecab ezas (ver anexo 6), solucin del rompecab ezas (anexo 5) para los EP Controle el tiempo para que no se conceda ms tiempo al EP. Asegrese que los EPs no muestren la solucin del rompecabezas al EO en ningn momento. Asegrese que el EO sabe que pueden pedir instrucciones en esta etapa, en caso que el OP los llame. Los observadores se separan para cubrir ambos equipos en el curso ejercicio

Etapa de Planificaci n

25

Observar Ambos equipos trabajan al mismo tiempo Cada Equipo de Planificacin (EP) planificar e impartir instrucciones al Equipo Operativo (EO) correspondiente Los EOs debatirn algunos temas propuestos mientras esperan instrucciones del EP. Los observadores prestan atencin a todo el proceso. Los EOs comienzan a ensamblar Observar el Cuadrado de acuerdo con las instrucciones de los EPs
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Etapa de Ejecucin

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Debatir, ensamblar,

Partes del Los facilitadores toman el tiempo rompecab para determinar si uno de los equipos cumple con la tarea a
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Contenido principal

Cuando termina el turno, el facilitador verifica si se cumpli la tarea. Procesamie 45 nto Preguntas claves Cul es su sensacin ahora? Para los EPs: cmo se siente al (no) haber podido dar las instrucciones necesarias? Para los EOs: Cmo se siente despus de (no) haber ensamblado las piezas? Qu ayud a los EPs para instruir a los EPs? Qu dificultades tuvieron los EPs para impartir informacin requerida por los EOs? Qu hara diferente la prxima vez? Fueron adecuadas las
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Actividades Actividades Materiale Consejos del de los s Facilitador Participantes necesario s observar ezas tiempo.

Hacer preguntas claves; Colocar notas en panel

Responder y debatir

Rotafolios Los participantes tienen la oportunidad de expresar sus emociones y llegar a conclusiones personales. El facilitador debe examinar las dificultades al delegar responsabilidades causadas por una comunicacin deficiente. El facilitador debe involucrar a los observadores para que compartan sus comentarios con todos los participantes.

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Contenido principal

Actividades Actividades Materiale Consejos del de los s Facilitador Participantes necesario s

instrucciones para que los EOs cumplan la tarea? Qu falt? Planific alternativas? Para los EOs: Cmo se prepararon para la operacin? Qu pas durante el tiempo de espera? Hubo problemas de liderazgo entre los diferentes grupos? Si es s, Cmo influy en el trabajo? (positivamente? negativamente?) Generalizaci 10 n Qu se puede aprender de este ejercicio? Algo similar ha sucedido en su empresa? Cules son los principales problemas que tenemos? Resumir Remarque que el planificador debe buscar informacin sobre los operadores, sus habilidades, capacidades intelectuales y la red interna de comunicacin, mejor aun si el planificador ha cumplido la misma tarea; confianza y
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Pasos

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Contenido principal

Actividades Actividades Materiale Consejos del de los s Facilitador Participantes necesario s entendimento mutuo entre los sub Qu cosas buenas podemos grupos facilitara el proceso. apoyar para mantener el proceso de comunicacin en nuestra empresa? Cmo podemos mejorar el proceso de comunicacin al delegar responsabilidad en la empresa que participamos?

Sntesis

Ver lista de artculos que se refieren al tema

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F: Consejos, situaciones tpicas y riesgos


Es recomendable utilizar un vitalizador antes de esta actividad que ya divide a los participantes en dos grupos de ocho personas para facilitar el proceso. Si las facilidades del aula son insuficientes, pueden surgir problemas. Si es necesario utilice espacios abiertos fuera del aula de capacitacin. Debido a la complejidad, es posible que no todos los participantes comprendan fcilmente las reglas de este ejercicio esta dificultad debe ser examinada en el procesamiento como una oportunidad para practicar la bsqueda activa de informacin y la capacidad para formular su propio patrn de comportamiento. Asegrese que los observadores se dividen en dos grupos para que concentren sus esfuerzos en cada grupo, para que ambos grupos sean cubiertos en el curso del ejercicio. Instruya rigurosamente a los observadores para que no den pautas al equipo que estn observando. Algunos de los participantes puede no seguir exactamente sus instrucciones y tratar de influir en los dems miembros del equipo el facilitador debe examinar este tipo de comportamiento en el procesamiento del ejercicio, sin exponer abiertamente al participante que lo hizo. A veces los planificadores se imponen restricciones innecesarias. Con frecuencia se enfrentan a dificultades imaginndose la tarea desde la perspectiva de los operadores. Con frecuencia, el manejo de su tiempo es deficiente esto debe resaltarse durante el procesamiento. Entender diferente la tarea del planificador conducira a conflicto y prdida de tiempo Es muy comn durante la etapa de planificacin, que el Equipo de Planificacin ocupe todo el tiempo slo en planificacin y olvide que debe informar al Equipo Operativo. Si eso sucediera, el facilitador no debe advertir al EP de su tarea, sino dejar que el ejercicio transcurra y discutir el asunto despus. El Equipo de Planificacin puede desalentar las preguntas del Equipo Operativo, asumiendo una actitud autoritaria. Pero tambin es posible que asuman que los operadores entienden ms de la tarea de lo que realmente entienden. Es posible que los planificadores trasmitan sus propios sentimientos de ansiedad e inseguridad a los operadores. Los Equipos Operativos tienen a ser negligentes y solo esperan que el sub equipo de Planificacin los llame para las instrucciones en lugar de buscar activamente la informacin necesaria. Algunos autores sugieren que ninguna otra tarea como es el debate de las preguntas que se sugieren en el anexo 2 debe darse al Equipo Operativo para evitar desviar su atencin de la tarea. Anuncie la hora cada cinco minutos durante las etapas de planificacin y ejecucin para aumentar la presin.

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G: Variaciones
1) Usos y objetivos alternativos
Los miembros de los sub equipos Operativos pueden ser instruidos para que realicen su tarea sin hablar eso hara que la tarea sea ms difcil. Se puede permitir que un grupo de equipos de Planificacin y Operaciones se comuniquen entre ellos eso conducira a diferencias a examinar en el procesamiento.

2) Reduccin/Ampliacin
Los observadores se renen con el equipo observado antes del debate en grupo para darles retroalimentacin sobre sus comportamientos durante el ejercicio. Eso aumentar el tiempo de procesamiento. Es posible trabajar con slo un Equipo de Planificacin y uno Operativo. Esta variacin se recomienda en caso: El facilitador piense que sera muy difcil realizar el ejercicio con demasiados sub grupos; El facilitador piense que la capacidad de observar est menos desarrollada en un grupo que el poder de planificar en ese momento dado; Los procesos de grupo en los participantes sugieren tener una composicin especfica en los Equipos de Planificacin y Operaciones en este caso, el facilitador tambin debe seleccionar a miembros de ambos grupos al inicio de la actividad. Por ejemplo, participantes que se ha visto que tienen poca habilidad para la planificacin pueden ser seleccionados para el equipo de planificacin.

3) Sustituciones
Las piezas del rompecabezas pueden estar hechas de otros materiales como madera, jebe, plstico o cualquier material duro que harn que las piezas sean ms durables que las de cartn.

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H: Anexos
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Anexo 1 El cuadrado hueco Notas para el Equipo de Planificacin


Cada miembro del grupo recibe un sobre que contiene cuatro piezas hechas de cartn. Si esas piezas se combinan correctamente con las piezas de sus colegas, el grupo tendr un CUADRADO. En los prximos 25 minutos usted debe hacer lo siguiente: 1. Lea las instrucciones cuidadosamente antes de distribuir esas piezas; 2. Planifique cmo las diecisis piezas distribuidas entre los miembros del equipo pueden ser ensambladas para construir un Cuadrado; 3. Instruya al Equipo Operativo (EO) sobre el procedimiento de ensamble establecido en la etapa de planificacin. Nota: Podr comenzar a instruir al Equipo Operativo en cualquier momento en los prximos 25 minutos del proceso de planificacin, pero no est permitido hacerlo despus de ese plazo. Reglas Generales a) Durante el planificacin, no podrn tocar ni cambiar las piezas de los dems miembros. b) Debe mantener todas las piezas frente a usted en todo momento. c) No podr mostrar la solucin del rompecabezas en ningn momento. d) No est permitido marcar ninguna de las piezas. e) Los miembros del Equipo Operativo deben obedecer las reglas antes establecidas. f) No est permitido ensamblar el CUADRADO en ningn momento es una tarea del Equipo Operativo. g) Cuando se inicie la etapa del ensamble, ya no podr dar ninguna informacin; slo est permitido observar el desarrollo de la tarea.

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Anexo 2 El cuadrado hueco Notas para el Equipo Operativo


1. Ustedes tienen la responsabilidad de cumplir una tarea para cuatro personas, siguiendo las instrucciones impartidas por el Equipo de Planificacin. El Equipo de Planificacin puede llamarlos en cualquier momento para que reciban esas instrucciones. 2. Si no los llaman, ustedes deben pedir que los llamen. 3. La etapa de ejecucin est programada para comenzar en 25 minutos . 4. Cuando llegue la etapa de ejecucin, ya no recibirn ms instrucciones del Equipo de Planificacin. 5. Deben terminar la tarea lo antes posible. 6. Mientras esperan ser llamados por el Equipo de Planificacin, sugerimos que discutan sobre: a) Qu sienten mientras esperan por una tarea desconocida? b) Qu problemas piensan que van a tener que enfrentar juntos? c) De que maneras pueden organizar al equipo? d) Qu piensa de lo que le est ocurriendo al grupo ahora?

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Anexo 3 El cuadrado hueco Instrucciones para los observadores


Estarn observando una situacin en la cual el Equipo de Planificacin (EP) decidir como realizar una tarea y despus impartirn instrucciones al Equipo Operativo (EO) para que ejecute la tarea. El trabajo es ensamblar las diecisis piezas de cartn para formar un Cuadrado. El EP tiene la solucin de ese rompecabezas en la mano. No est permitido que ese equipo ensamble el Cuadrado, sino de instruir al EO para que lo armen lo ms rpido como les sea posible. Ustedes sern observadores silenciosos durante el proceso. 1. Deben observar, de manera genrica, el proceso de comunicacin que se establece en el grupo y prestar especial atencin a cada miembro del grupo. 2. Durante el plazo para la planificacin, deber observar los siguientes comportamientos: a) Hay participacin equitativa entre todos los miembros del Equipo de Planificacin b) Qu comportamientos perjudican o ayudan en el proceso? c) Cmo divide su tiempo el EP entre la planificacin y las instrucciones que debe impartir? d) Cunto tiempo le toma al EP llamar al EO y comenzar la etapa de las instrucciones? 3. Durante el momento de las instrucciones, debe observar: a) Qu miembros del EP imparte instrucciones? b) Cul es la estrategia que se aplica para orientar al EO? c) Fueron las instrucciones suficientemente claras? d) Se sintieron bien planteando preguntas los miembros del EO? 4. Durante el tiempo del ensamble, observe: a) Por qu es evidente que el EO entendi claramente las instrucciones? b) Cules fueron las reacciones no verbales del EP cuando se dieron cuenta que sus planes fueron ejecutados correctamente o fueron modificados?

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Anexo 4 El cuadrado hueco El modelo del cuadrado hueco

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Anexo 5 El cuadrado hueco La solucin del cuadrado hueco

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A D

B B

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C A D

A B C

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Documento de la Sesin

Anexo 6 El cuadrado hueco Tamao de las piezas del rompecabezas (en centmetros) (slo para los facilitadores)
10 15 B D 12.5 C A C 12.5 5

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A D

B B

D 12.5 C A D C 6 6.5 5 30 7.5 5 A B

7.5

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Nota: Las letras A, B, C y D representan a la persona que debe tener la pieza el participante A, de los Equipos de Planificacin, debe tener la pieza marcada con una A en esta figura. Cuando prepare el rompecabezas, esas letras no deben aparecer pues no debe haber ninguna marca en las piezas del rompecabezas
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