UNIVERSITATEA DE VEST TIMIOARA CONTABILITATE I SISTEME INFORMATICE INTEGRATE N CORPORAII

REFERAT DREPT CONTABIL ART.20 DIN LEGEA CONTABILITII

PLEU CARMEN RALUCA

TIMIOARA 2011

ART. 20 DIN LEGEA CONTABILITII Articolul 20. Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrulinventar si Cartea mare. ntocmirea, editarea si pastrarea registrelor de contabilitate se efectueaza conform normelor elaborate de Ministerul Economiei si Finantelor. Registrele contabile sunt acele documente utilizate pentru a nregistra diferitele operaiuni economice i pentru a determina situaia i micarea unui patrimoniu. Principalele registre obligatorii utilizate n contabilitate sunt: Registrul Jurnal Registrul Cartea Mare Registrul Inventar Aceste registre trebuie utilizate astfel nct s fie n strict concordan cu destinaia stabilit, pentru a permite oricnd identificarea i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate. Clasificarea registrelor contabile n funcie de forma de prezentare: - registre legate, numerotate, semnate i parafate, cu menionarea destinaiei i a numrului de file. Potrivit reglementrilor n vigoare, pentru a putea fi autentificate, ele au nevoia de a fi tampilate i semnate de ctre persoanele n drept. - registre nelegate, sub forma fielor volante. Se pstreaz n bibliorafturi. n funcie de coninutul i natura nregistrrilor contabile: - Registre de contabilitate analitic, n care sunt trecute i urmrite pe elemente componenete ale patrimoniului, att n etalon bnesc, ct i fizic; - Registre de contabilitate sintetic, folosite cu scopul de a centraliza, nregistra i generaliza datele contabile la nivelul unitii patrimoniale; Dup modul de nregistrare n conturi a operaiunilor economice: - Registre pentru eviden cronologic, prin care se nregistreaz operaiile economice n ordinea efecturii lor. Consemnarea are loc sub forma articolelor contabile.

Registrul Jurnal Registul jurnal servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii. Se ntocmete de ctre societiile comerciale, societii/companii naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societiile cooperatiste i celelalte persoane juridice au obligaia s organizeze i s conduc contabilitate proprie, respectiv contabilitate financiar potrivit legii contabilitii i contabilitate de gestiune adaptat la specificul activitii, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Numerotarea filelelor

registrului se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. Se ntocmete zilnic sau lunar, dupa caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a documentelor n care se reflect micarea elementelor de activ i pasiv ale unitii. n cazul n care unitatea folosete registre auxiliare, totalul lunar al fiecreia se poate trece n registrul jurnal. n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, fiecare operaiune contabil se va nregistra prin articole contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n unitate. n acest situaie, Registrul Jurnal se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura editrii lor. Registrul Jurnal va fi nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii n luna urmtoare celei n care numrul de file editate este 100, sau anual dac numrul filelelor editate este sub 100, pentru un exerciiu financiar. n cazul n care o unitate are subunitii dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul jurnal se va conduce de subuniti cu condiia nregistrrii acestuia la nivel de subunitate.

Unitatea: ______________________

REGISTRUL-JURNAL
Nr. Crt Data nreg. 2. Documentul (felul, nr., data) 3. Explicaii Simbol conturi Debitoare Creditoar 5. 6. Nr. pagin _____ Sume Debitoare 7. Creditoare 8.

1.

4.

ntocmit: _______________________

Verificat: _____________________

n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrare ncepnd de a 1 ianuarie sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie sau ncetarea activitii. n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se face nregistrarea n registru. n coloana 3 se trece felul documentului (factur,not contabil, chitan etc.) precum i numrul i data acestuia. n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaii n legtur cu operaiunea respectiv i elementele de identificare a acestora. n coloanele 5 i 6 se trec simbolurile conturilor debitoare sau creditoare .

n coloana 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare sau creditoare din documentul respectiv (bon, factur, jurnal auxiliar). n Registrul Jurnal se trec toate operaiunile economice privind modificarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii, indiferent dac acestea au loc n numerar sau n conturile deschise la bnci, neinndu-se seama dac a avut loc plata sau ncasarea lor. Registrul Jurnal nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la departamentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lor. Registrul Jurnal auxiliar se deschide pentru operaii care se repet frecvent n activitatea ntrepriderii, precum jurnalul vnzrilor, jurnalul de ncasri i pli, jurnalul pentru operaii diverse. Registrul jurnal general centralizeaz operaiuniile consemnate n registrele analitice, constituind n acest sens baza nregistrrilor n evidena sistematic. Registrul Cartea Mare i Cartea Mare Sah Registrul Cartea Mare este un registru obligatoriu care servete la stabilirea rulajelor curente i a soldurilor pe conturi sintetice, la uniti care aplic forma de nregistrare pe jurnale, la verificarea nregistrrilor contabile efectuate i la ntocmirea balanei de verificare. Se ntocmete la sfritul (lunii) perioadei, astfel: Rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum, fr desfurarea pe conturi corespondente; Sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului (care se nscrie pe rndul destinat n acest scop); Registrul Cartea Mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Acesta nu circul fiind un document de nregistrare contabil i se arhiveaz la departamentul finaciarcontabil. Editarea Crii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.

.......................... (Unitatea) CONTUL ...................................... CONTURI CORESPONDENTE CREDITOARE Lunile Cont ..... Jurnal .... Ianuarie Februarie Martie Total tr. I Cont ..... Jurnal .... Cont ..... Jurnal .... Cont ..... Jurnal .... Cont ..... Jurnal .... Cont ..... Jurnal .... Cont ..... Jurnal .... Total rulaj Total rulaj SOLD debitor creditor La 1 ianuarie (anul) ..... debitor creditor

Aprilie Mai Iunie Total tr. I+II Iulie August Septembrie Total tr. I+II+III Octombrie Noiembrie Decembrie Total gen. (I-IV)

Registrul Cartea Mare Sah este un registru obligatoriu care servete la inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economice financiare n unitiile care utilizeaz forma contabil maestru-sah i la ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice. Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar contabil, lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic. Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare i notelor contbile. n cazul n care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi dect numrul coloanelor pe care le cuprinde fia, se deschide o fi anex cu acelai simbol de cont, pe care se va continua nscrierea conturilor corespondente. n fia anex nu se trece suma din coloana principal, aceasta figurnd n coloana "Suma" a fiecrei fie. La nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "Suma" se nregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele anului precedent. Soldul nscris n fi se bareaz i apoi se efectueaz nregistrarea operaiunilor lunii ianuarie. La sfritul lunii, se adiioneaz pe vertical sumele pe conturi corespondente i se bareaz. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontal, trebuie s fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe vertical. Cartea mare (ah) poate fi folosit pentru o perioad mai mare (trimestru, semestru, an), dac numrul operaiunilor economice i financiare este prea mare. n acest caz, este necesar s se stabileasc totalul sumelor separat pentru fiecare lun. Acest procedeu de utilizare a registrului Cartea mare (ah) se aplic n cazul folosirii balanei de verificare cu patru egaliti , care servete i la stabilirea rulajelor cumulate de la nceputul anului (inclusiv soldurile iniiale), n cazul balanei cu patru egaliti, n Cartea mare (ah), pe lng rulajele lunare, este necesar s se stabileasc i rulajele cumulate de la nceputul anului (inclusiv soldurile iniiale).

Registrul Cartea mare (ah) poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil i se arhiveaz la compartimentul financiarcontabil.

CARTEA MARE (AH) Denumirea contului ............................. Data oper. ........ (anul) Conturi corespondente Suma

Simbol cont

Debit

Pagina

Credit

Nr. din registruljurnal

...................... (Unitatea)

Registrul inventar Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i pasiv. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art.1 din Legea Contabilitii nr.82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ i de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ i de pasiv grupate dup natura lor conform posturilor din bilan. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-inventar se va conduce de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii.
Unitatea ........................

REGISTRUL-INVENTAR la data de .................

Nr. pagin ........

Diferene din evaluare Nr. crt. Recapitulaia elementelor inventariate Valoarea contabil Valoarea de inventar (de nregistrat) Valoarea 1 2 3 4 5 Cauze diferene 6

ntocmit,

Verificat,

n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ i de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni. n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate. n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv, stabilit de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i a proceselor-verbale de inventariere). n coloana 5 se trec diferenele din evaluare de nregistrat, calculate ca diferen ntre valoarea contabil i valoarea de inventar. n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezasortri etc.). Nu circul, fiind document de nregistrare contabil i se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Registrele de contabilitate reprezint principalul instrument de cunoatere, gestiune i control al patrimoniului comerciantului i rezultatelor obinute n activitatea comerciale. Aceste registre pot fi folosite ca mijloc de prob n litigiile dintre comerciani, n ceea ce privete raporturile comerciale. De asemenea, prin intermediul acestor registre se pote exercita un control asupra corectitudinii desfurrii activitii comercianiilor, iar organele fiscale stabilesc, pe baza nregistrrilor din aceste registre, obligaiile fiscale ale comercianilor. Completarea registrelor comerciale trebuie s permit, n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate i trebuie pstrate timp de 10 ani n arhiva personal. n registrele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau fie lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fie citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. n cazul completrii registrelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de de prelucrarea acestora, meninndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Orice persoan care constat pierederea, sustragerea sau distrugerea unor registre contabile are obligaia s aduc la cunotin n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorul unitii. n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie s ncheie un proces-verbal, care s cuprind: Datele de indentificare a registrului disprut; Numele i prenumele salariatului responsabil cu pstrarea registrelor; Data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa registrului respectiv; Persoanele prevzute la art. 1 din Legea Contabilitii nr. 82/1991, republicat, au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor contabile, a celorlalte documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza nregitrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor se face la domiciliu fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Registrele se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlul oneros, de ctre alte persoane juridice romne, care dispun de condiii corespunztoare.

i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii beneficiare. Organele de control ale Ministerului Finanelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justifi cative i contabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor. Din punct de vedere al nregistrrii cu ajutorul sistemelor informatice ntr-o baz de date trebuie s existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile. Registrele, jurnalele i alte documente financiarcontabile, care se arhiveaz pe suport WorM (Write once read Many), s fi e semnate de persoana care le ntocmete, n conformitate cu prevederile legii nr. 455/2001 privind semntura electronic.

Bibliografie Metodologie de ntocmire, pstrare i arhivare a registrelor i documentelor contabile, articol on format pdf. Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Legea Contabilitii 82/1991 republicat.