MOF O

VERIFIKASI STOK

1

VERIFIKASI STOK

Verifikasi Stok dilaksanakan ke atas g g yang p stok barang-barang y g disimpan dalam stor seperti alat ganti, , alat tulis,ubat-ubatan dll.

2

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK
PENGIRAAN STOK (TPS 202 – 206)
1. SKOP TUGAS • Mengesah stok simpanan secara tahun, Atau A berterusan sepanjang

PEMERIKSAAN STOK VERIFIKASI STOK (SPP 12/1995)
Mengesah stok simpanan secara berterusan dan memastikan

(TPS 187-201)
• Mengesah stok simpanan dan meninjau tahap

• Mengira semua item secara (100%) sekali dalam setahun (SPP 12/1995) Stor 2. TANGGUNJGAWAB PELAKSANAAN

keseluruhan i k l h item dalam simpanan setahun.

Pengurusan Stor.

•M Menverifikasi stok ifik i k mengikut Pengkelasan

disemak dalam tempoh Barang.

• Mengesah stok secara rambang atau100%? Pegawai Pengawal

Pegawai / Kakitangan

Ketua Jabatan

3. PEGAWAI TERLIBAT

MELAKSANA TUGAS

Pegawai dan

kakitangan stor.

Pegawai jabatan yang tidak terlibat secara langsung dalam Pengurusan Stor P S

Pegawai Kementerian / Jabatan yang dilantik dan tidak terlibat d id k lib oleh Pegawai Pengawal dalam Pengurusan Stor. 3 Barang dalam stor.

4. BARANG TERLIBAT

Barang dalam stor.

Barang dalam stor.

VERIFIKASI STOK
Aspek pemeriksaan yang boleh membantu Pegawai P P i Pengawal l

Mengetahui g kedudukan stok barang-barang

Tahap p g p pengurusan stor jabatan bawah kawalannya

PERATURAN – PP-TPS & SPP 12/1995
4

rosak. tid k atau l b t b tidak t lambat bergerak k Memperlihatkan kemungkinan berlaku penipuan. usang.OBJEKTIF VERIFIKASI STOK Mengesah k t M h ketepatan rekod-rekod – k t k d k d kuantiti stok titi t k fizikal sama dengan Kad Kawalan Stok/Kad Petak Mengenal pasti k k M l ti kekurangan/kelebihan /k l bih Mengenal pasti stok yang tidak boleh guna. kecurian atau kehilangan k i t k hil Menentukan sama ada aktiviti pengurusan stok p g mengikut peraturan yang ditetapkan. 5 .

PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOK Dilantik oleh Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik bukan bekerja dalam organisasi stor yang akan diverifikasi 6 .

PENGKELASAN BARANG BARANG BARANG-BARANG SANGAT MENARIK Tidak kurang dua kali t h k li setahun MENARIK Setahun sekali TIDAK MENARIK Dua tahun sekali k li 7 .

g p g g ( TPS Panduan . 6. 4 5. Rekod rekod Rekod-rekod stok dan dokumentasi berkaitan transaksi (catatan keluar-masuk barang) diselenggara secara kemaskini dan disimpan dengan teratur. Pemverifikasi Stok mempunyai pengetahuan mengenai barang-barang. Mengetahui bilangan jenis dan kuantiti barang dalam stor.198 ) (Tumpuan boleh dibuat terhadap barang sangat menarik dan menarik. 8 . 2.FAKTOR-FAKTOR MEMBANTU KELICINAN / KEBERKESANAN PERLAKSANAAN VERFIKASI STOK 1. ( Rujuk senarai barang dan buat tinjauan ke stor.) Stor mempunyai sistem lokasi yang baik dan susunan barang yang kemas. Keterangan d catatan pada rekod-rekod adalah dan d k d k d d l h lengkap dan jelas. 4. 3.) Pengkelasan telah dibuat terhadap barang-barang.

Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum. 9 .

Stor yang penuh dengan simpanan alat tulis yang mungkin mudah diperolehi dari pasaran tempatan? 10 .

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor. 11 .

12 .Stor yang penuh sesak dengan berbagai jenis barang yang mencerminkan tahap pembelian oleh Jabatan.

Ruang stor yang sempit menyebabkan sebahagian barangbarang masih berada di dalam peti dan menyulitkan kerja-kerja menyemak / menverifikasi stok. 13 .

) SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR Pallet Rak Keluli Kad Petak 14 .PROSES MENVERIFIKASI STOK ( samb.

KAD PETAK (J4) 15 .

KAD KAWALAN STOK (J1) 16 .

4.LAMPIRAN J . Putih 5 liter Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter No.4 KAD PETAK KEW.2004 17 .2004 21. Kumpulan: Menarik Baki Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor 1 2 3 4 5 6 7 8 21 JPT 56/12 PRK 13/9/2004 JVT 2/24 Baki dibawa ke hadapan 15 120 36 40 25 145 109 12. Garisan No. Undercoat.2004 25. BTB atau BPPB Terima Keluar Lokasi: A4. 300-J4 Nombor Kod……CP 4000120 Perihal Barang…Cat.6.2.

Kad : 18 . Vokeb : No.LAMPIRAN J -3 KAD KAWALAN STOK (3) Keluaran Tahunan RM K 19 Pembelian Tahunan RM K 19 20 Keluaran Suku Tahun Semasa Unit Terimaan /Keluaran 19 19 20 Harga Keluaran Seunit Paras Stok Maksima Memesan minima Pertama RM Kedua RM Unit Unit KEW. Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima Item Stor: Cat Undercoat. Putih. Lejar No.J3 Kuantiti Pesanan: (Ekonomi / Tetap ) No. Pesanan Kerajaan Terimaan Keluaran Harga Kuantiti Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No. 5 Liter Kumpulan : Menarik Gerakan : Cepat / Perlahan No. Kod : Tempat : Ketiga RM Keempat RM Tarikh No. Rujukan Tempat Hantaran No. 300 .

MOF O TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK 19 .

Pergi ke lokasi barang dan terus menyemak.SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK ‘ TIADA TERIMAAN ATAU KELUARAN BOLEH DI LAKUKAN TANPA IZIN PEMVERIFIKASI STOK’ 1 1. k 3. Pamirkan notis verifikasi -TPS 189 ) 2 2. Semak diskripsi barang pada Kad Petak dan di lokasi /rak /petak 3 20 .

Buat catitan penemuan di ruang ‘Stok Sebenar’ di g Lampiran S ( KEW 300-S) 6. 4 5 5b 5b. Kira baki kuantiti fizikal di lokasi dan bandingkan /padankan dengan kuantiti terakhir tercatit di Kad Petak 5. Jika terdapat perselisihan kuantiti . minta penjelasan p y gg daripada Penyelenggara stor / minta dokumentasi sokongan.SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK 4. Bandingkan baki ‘Stok Sebenar’ dengan baki ‘Stok Mengikut Rekod’’ seperti 21 di Kad Kawalan Stok. 5a 6 . Adakah baki kuantiti fizikal dan baki kuantiti di Kad Petak bersamaan? 5a.

Jika terdapat perselisihan kuantiti minta penjelasan daripada Penyelenggara Stor /minta dokumentasi / i d k i sokongan.SEMASA MELAKSANA VERIFIKASI STOK 7. Buat catitan penemuan di ruang ‘stok mengikut ‘ k ik rekod’ di Lampiran ‘S’. 7a 22 . l S k 7 7b 7b. Buat garis merah di bawah baki stok yang disemak dan turunkan tanda tangan ringkas di Kad Petak dan Kad K K d Kawalan Stok. Adakah baki ‘Stok Sebenar’ dan baki stok di Kad Kawalan Stok (Kew. J3 ) bersamaan? 7a.

rosak beserta syor p y pemverifikasi stok.TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK (1) Menyedia 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew. (c)Melapor barang berhad tempoh atau tarikh luput (d)Satu laporan lengkap beserta syor mengenai stor keseluruhan meliputi: 23 .300-S Kew 300-S dan disokong dengan: (a)Penyesuaian stok fizikal dengan baki lejar atau Kad K K d Kawalan Stok jika berkenaan l S k jik b k (b)Satu senarai berasingan stok tak boleh guna.

MOF O SENARAI SEMAK PENGURUSAN STOR 24 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
ORGANISASI STOR
Carta Organisasi Senarai Tugas Kakitangan Adakah stor dibahagikan kepada bahagian-bahagian berikut:Kawalan stok Lejer Penstoran Pembungkusan dan Penghantaran Bahagian Akaun
25

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENEMPATAN STOR Memudahkan pergerakan p g kenderaan dalam mengendalikan g g barang-barang. Bangunan berasingan bagi bahan mudah terbakar. m dah terbakar

26

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENEMPATAN STOR Berapakah: p (I) Bilangan bangunan stor (ii) Keluasan bangunan stor

27

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
KESELAMATAN
(A)KAWALAN KESELAMATAN Adakah stor terasing dari bahagian-bahagian lain j g g g jabatan berkenaan Adakah jenis kawalan keselamatan berikut diwujudkan: (a) (b) (c) ( ) (d) Penggunaan pas kebenaran Keluar/masuk diperiksa oleh Pengawal Keselamatan Mengawal 24 jam oleh Pengawal Keselamatan M l j l hP lK l t Aturcara penjagaan dan penyimpanan kunci selepas waktu pejabat.
28

Bomba Adakah alat mengawal kebakaran diperiksa Adakah tanda-tanda amaran dipamerkan Adakah pegawai menjalani latihan mengawal kebakaran 29 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR KESELAMATAN (B) KAWALAN KEBAKARAN Adakah stor dilengkapkan dengan alat mengawal kebakaran? Nyatakan jenis: Adakah alat sesuai dan memadai mengikut kehendak Jab.

Nyatakan cara pemeriksaan dari segi kualiti dan kuantiti yang dilakukan semasa penerimaan:Berpandu keterangan dan spesifikasi Berpandu kepada ujian yang dilakukan Berpandu kepada contoh Memeriksa kualiti secara 100% 30 . Adakah kakitangan y g sama bertugas g yang g menjaga stor dan melakukan pengeluaran juga melaksanakan penerimaan.SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENERIMAAN Adakah bahagian Ad k h b h i terasing ujud bagi i j db i menjalankan fungsi penerimaan.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENERIMAAN Adakah barang diterima dicatat dalam Daftar Penerimaan Adakah barang-barang yang dit i Ad k h b b diterima pada masa yang ditetapkan. mengapa? tidak 31 . Jika tidak.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (a)Susunatur Adakah stor mempunyai susunatur yang tertentu? Adakah susunatur sekarang sesuai atau perlu diubah? Apakah masalah yang dihadapi untuk merancang atau mewujudkan susunatur yang sesuai. 32 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (a)Sistem Letakan Stok Adakah sistem letakan stok diwujudkan Apakah jenis letakan stok yang diwujudkan:(i) Letakan St k T t L t k Stok Tetap (ii) Letakan Stok Rambang 33 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (b)Sistem Letakan Stok Adakah sistem letakan stok digunakan sepenuhnya. 34 . Adakah apa-apa masalah untuk melaksanakan sistem letakan stok.

(I) (ii) (iii) (iv) Kekurangan ruang simpanan Kekurangan alat-alat spt. rak.SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (c)Penyimpanan Barang-Barang Adakah barang-barang disimpan dengan baik dan teratur Apakah masalah yang dihadapi untuk menyimpan barang-barang dengan baik dan barang barang teratur. Ketiadaan MHE Sebab-sebab lain 35 . pelet dll.

Adakah barang-barang disimpan mengikut kesesuaiannya: (I) (ii) (iii) (iv) Bilik sejuk Bilik keselamatan bagi barang menarik Bilik hawa dingin Bilik kering 36 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN Adakah barang diselenggara dan dijaga dengan sempurna dan baik semasa g p dalam simpanan.

adakah Daftar BarangBarang Bertarikh Luput diselenggarakan. 37 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN Adakah stor menyimpan barangbarang b b bertarikh luput. ikh l Jika ya.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENGELUARAN Adakah barang-barang dikeluarkan secara: dik l k (a) MDKD(Masuk Dahulu Keluar Dahulu) ( ) (b) MKKD ( asu Kemudian (Masuk e ud a Keluar Dahulu) 38 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK Adakah stor mempunyai buku daftar barang-barang g g Adakah stor mempunyai (I) Kad Kawalan Stok (J1. J3) (J1 J2 atau Daftar Bekalan Pejabat Kew. 314 Kad Petak J4 Kad Lejar j Lain-lain 39 (ii) ( ) (iii) (iv) . J2.

mengapa? Adakah pegawai yang berasingan menjaga kad 40 kawalan stok dan kad petak .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR SISTEM REKOD Adakah stor mempunyai daftar kad kawalan stok k Adakah rekod-rekod diselenggara dengan sempurna Adakah rekod-rekod disimpan dengan selamat Adakah catatan pada rekod kemaskini Jika tidak.

Adakah stor membuat pembahagian kumpulan barang (A/B) Adakah stor mengamalkan paras stok 41 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR KAWALAN STOK Adakah stor mempunyai katalog.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PRESTASI STOR Adakah penyata kadar pusingan tahunan (Kew. 42 . 300-N) h (K 300 N) disediakan.

000 .000 ÷ 30.33 3 33 43 .000 (50.000 60.000+10.000 10.LAMPIRAN N KEW.000÷ 50. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2005 ) RM a Nilai stok pada akhir 2004 b Nilai terimaan bagi tahun 2005 c Nilai keluaran bagi tahun 2005 d Nilai stok pada penghujung tahun 2005(a+b – c) e Kadar Pusingan Stok C÷ a+d 2 50.000 3.000+60.000 2 100.000 ) 100. 100.000 –100.

PARAS STOK Minima AMS(bulan) Maksima (bulan) (b lan) (bulan) Tempatan (A) 2 3 4 Tempatan (B) 2 3 6 Stor Pusat(A) Stor Pusat(B) Import 1 1 2 2 3 4 12 44 Sumber .

Merupakan 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi. KUMPULAN B 70% bakinya Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh T j j dk k l b d l h j b b l h memberi tumpuan kepada barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan simpanan.KAWALAN STOK Kumpulan Barang-Barang: KUMPULAN A . 45 .

000 Maksima AMS Minima = = = 2.000 2.000 2.000 Pengeluaran bulanan = 24 000/12 2 000 24.000/12=2.000 x 3 = 6.PENGURUSAN STOR KAWALAN STOK PARAS STOK BARANG TEMPATAN KUMPULAN A p gg Kuantiti Stok Maksima 4 bulan penggunaan Angka Menokok Stok 3 bulan penggunaan Kuantiti Stok Minima 2 bulan penggunaan Contoh Pengiraan : Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 – 24.000 x 2 = 4.000 x 4 = 8.000 46 .

Apakah jenis barang yang dilupuskan dan nilai Jenis: Nilai : Apakah j i barang barang yang dihapuskira dan nilai A k h jenis b b dih ki d il i Jenis: Nilai: Nilai 47 .SENARAI SEMAKAN BAGI PEMERIKSAAN STOR PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Adakah hapuskira dan pelupusan dilakukan pada tiaptiap tah n tahun.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Berapa lamakah tindakan menghapuskira d pelupusan di bil h ki dan l diambil untuk sesuatu barang. Adakah laporan suku tahun pelupusan dan hapuskira dihantar ke Kementerian Kewangan 48 .

300-S bersama-sama sokongan kepada Pegawai Pengawal. 49 .TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK (2)Mengemukakan 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew 300 S bersama sama dokumen Kew.

Twist ½” Keluaran kepada k d Pelanggan belum dicatit pada Kad Petak. 48 46 2 RM 7.60 Keluaran bersilang dengan Drill Bit.SENARAI VERIFIKASI STOK Disediakan oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik pada 2 Janauri 2005 untuk f memeriksa Stor Pusat Jabatan Pengairan dan Saliran Ipoh Folio Lejer Perihal Barang Stok Sebenar 34 Stok Mengikut Rekod 34 Lebihan Nilai Lebihan Kekurangan Nilai Kekurangan Catitan LAMPIRAN S KEW.5” 3 5” High Density. Cat 4” Drill Bit.300 S FL 1 Berus. Twist 5/8 5/8” - - - FL 2 12 13 - - 1 5.00 Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : Tandatangan : Nama : Jawatan 50 . FL 3 Floppy Disk 3.

MOF O TANGGUNGJAWAB JABATAN 51 .

52 . o e gu a da usa g.TINDAKAN JABATAN (1) Menyedia borang Laporan Verifikasi Stok (Kew. ta tak boleh guna dan usang. 300-U1) bagi stok kurang. lebih.

Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3.LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK……………………….) 53 ...50 100. Kod Perihal Barang Tarikh di periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syorsyor Pegawai Pengawal Ulasan KSU Perbendaharaan /Pegawai g Kewangan Negeri Catitian LAMPIRAN U-1 KEW. tiga salinan Laporan ini hendaklah disertakan bersama perakuan.00 Tidak diambil oleh pengguna Keluaran bersilang Suhu tempat simpanan panas Masuk stok SETUJU B. White Board Biru Kertas Stencil SETUJU Lupus -samasama Batang 12 2.40 142850 -sama- Helai 200 0. 300-U1 Seunit A.2.60 5.0 26. Stok Kurang C. 1.00 Tidak lagi mengguna Lupus kan mesin. Stok Tak Boleh Guna D. 00 Keping 2 3. SETUJU Tandatangan…………………………… Tandatangan (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan ( Jika verifikasi menunjukkan perbezaan.50 Jumlah 7. Stok Usang TandT 212600 Drill Bit Twist 5/8” -sana- Bilah 1 5. No.60 Hapus kira SETUJU 788800 Marker.5” 2 .

54 . 300-K) (Kew 300 K) bagi stok kurang atau lebih lebih.TINDAKAN JABATAN (2)Menyedia borang Penyata Perselisihan Stok (Kew.

tak boleh guna dan usang (rujuk Kew. 300-U1). 300-K). Kew 300 U1) (5) Mengambil tindakan hapuskira ke atas stok kurang (rujuk Kew. (4) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok lebih.TINDAKAN JABATAN (3) Membuat pelarasan stok yang lebih/kurang de ga se ta e ta se epas dengan serta merta selepas dapat kelulusan e u usa pelarasan stok daripada Pegawai Pengawal (rujuk Kew. 300 U1). 300-U1). 55 .

Verifikasi Stok No. Tarikh…………….pada…………… Ruj.300 K Lebihan Nilai - - - - - - . : Pelarasan Diluluskan oleh: Pegawai Pengawal 56 .PENYATA PERSELISIHAN STOK (Panduan 93-206) Perselisihan ditemui di Stor………………………. Kod Perihal Barang Unit Harga Seunit Kurang Kuantiti Kurang Nilai Lebihan Kuantiti LAMPIRAN K KEW.

TINDAKAN JABATAN 6. Menyedia Sijil untuk dikemuka kepada Pegawai Pengawal (a) ( ) Sijil V ifik i Stok (Kew. (Kew 300-U2) 57 . 300-T) Verifikasi St k (K 300 T) (b) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew.

. * Potong yang mana tidak berkenaan. 2005 semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak kehendak Panduan 198 seperti berikut: kehendak-kehendak (i) (ii ) ( iii ) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada ……………. Barang-barang Menarik diverifikasi pada ……………….300 T Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada 30 Sept. 300 U1) dalam tiga salinan* Tarikh : :…………………. Pegawai Pengawal 58 . Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada ………… Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300-U1) disertakan (Kew. ……………………………….SIJIL VERIFIKASI STOK LAMPIRAN T KEW.

5” 2 .60 B.sebab Harga Asal Catatan LAMPIRAN U-2 Seunit A.40 142850 -sama- Helai 200 0.2.50 Jumlah 7.40 26.60 788800 Marker. Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3.00 5. 6.00 Tandatangan…………………………… a data ga …………………………… (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan 59 .00 Tidak lagi menggunakan mesin.0 26. Stok Kurang C.00 Tidak diperlukan Keluaran bersilang Masuk 7.KEW. Stok Usang TandT 212600 Drill Bit Twist 5/8” -sana- Bilah 1 5. 00 Keping 2 3. Kod Perihal Barang Tarikh Hapuskira Unit Kuantiti Nilai Sebab. White Board Biru Kertas Stencil rosak -samaBatang 12 2. Stok Tak Boleh Guna D. 300-U2 LAPORAN HAPUSKIRA OLEH PEGAWAI PENGAWAL No. 100.50 100.60 5.

MOF O TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 60 .

300-S dan dokumen sokongan yang dikemukakan termasuk pelupusan dan hapuskira terhadap barang yang rosak/susut oleh sebab-sebab berikut:sebab sebab berikut: 61 .TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (1) Memberi pertimbangan sewajarnya ke atas Kew.

bocor. kecut. (c)Pecah ( )P h atau rosak semasa dalam perjalanan. (b)Kerugian kerana kerosakan barang yang tidak sengaja atau tidak dapat dielakkan. k d l j l ( ) (d)Kekurangan y g didapati semasa mengira stok g yang p g disebabkan kesilapan biasa. 62 .SEBAB-SEBAB PELUPUSAN & HAPUSKIRA (a)Kesusutan sebab dipotong. dibancuh. sejat dan kemerosotan yang tidak dapat dielakkan dielakkan. ditimbang.

Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai Verifikasi Stok (Kew. 300-S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300 U2) (Ke 300-U2) (5) Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew.TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 2.300-U1) (3) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-W) 300 W) 63 . 300-T) (4) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew.

……………………… Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan Nota : Selaras dengan Panduan 238 .Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 64 atau Pegawai Kewangan Negeri. . 300-U1) dilampirkan dalam tiga (Kew salinan* Tarikh………………….KEW 300W LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir p pada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori di g g bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187..Pemeriksaan meliputi loji. 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew.

300-U2 Kew.300-W Jabatan Yang Diverifikasi g Pegawai Pengawal P iP l 65 . 300-U1 Kew. 300-K Kew.TANGGUNGJAWAB PENYEDIAAN LAPORAN Kew. Kew 300-S Laporan Pengurusan Stor Pegawai Pemverifikasi Kew.300-T K 300 T Kew.

MOF O PENYEDIAAN LAPORAN VERIFIKASI STOK 66 .

KANDUNGAN LAPORAN VERIFIKASI STOK • • • • • • • • • Profil Stor Pendahuluan Pengelasan Barang Barang Bergerak Perlahan dan Usang Organisasi Penempatan Stor Rekod Kawalan Stok Penerimaan ° ° ° ° ° ° ° ° ° Penyimpanan Pengeluaran Keselamatan Pelupusan Hapuskira Kadar Pusingan Stok Kursus Syor-syor Lampiran-lampiran L i l i 67 .

Alamat Stor 3. Bilangan jenis barang mengikut p g pengkelasan. PELAJARAN PUTRAJYA : 17 : 21 : 114 .PROFIL STOR UNTUK DIVERIFIKASI 1. b Menarik c. 3 Jumlah bilangan jenis barang 4. PENTADIRAN DAN KEM. KEWANGAN 152 JENIS a. Purata nilai stok ( Jumlah nilai stok di awal + di akhir tahun dan dibahagi 2 ) 6. Tarikh akhir stok di verifikasi RM 500. Sangat Menarik b. Tidak Menarik 5.000 Belum pernah diverifikasi 68 BAH. NAMA KEMENTERIAN/JABATAN 2.

Pendahuluan 1. 69 .LAPORAN VERIFIKASI STOK 1.1574/R/B/B-7(1) bertarikh 4 Jun 2005 verifikasi stok telah dilaksanakan di Stor Bahagian Pentadbiran dan Kewangan KPM pada 27-29 Julai 2005.1574/R/B/B 7(1) KP.1. Berikutan arahan KSU Kementerian Pelajaran melalui surat KP.

fax & fotostat – 25 jenis (b) Kertas dan alat binding (c) Buku.26 jenis . Daftar dan Diari (d) Fail-fail (e) Alat Tulis (f) Lain-lain JUMLAH .51 jenis .LAPORAN VERIFIKASI STOK 1.2. Verifikasi Stok telah dibuat secara 80% ke atas 152 jenis b j i barang yang terdiri d i kumpulan berikut: di i dari k l b ik (a) Alatan komputer.28 jenis .08 jenis .14 jenis .152 jenis 70 .

Pengelasan Barang-Barang (TPS 198 ) Sejumlah 152 jenis barang telah diberi pengkelasan selaras dengan TPS 198 dan kedudukannya seperti l d d k d d k i berikut: a.LAPORAN VERIFIKASI STOK 2. Menarik c. Barang Bergerak Perlahan dan Barang Usang Daripada 152 jenis barang yang diverifikasi sebanyak 10 jenis didapati tidak bergerak selama lima (5) tahun atau lebih sejak tarikh transaksi terakhir. a Barang Sangat Menarik b. 71 . Tidak Menarik 17 jenis 21 jenis 114 jenis 3.

M i b h t l t tulis h j Diuruskan oleh PT(P/O) Bah. Pentadbiran.LAPORAN VERIFIKASI STOK 4. PENEMPATAN STOR Ditempatkan bersama-sama bahagian lain. 6. 314 dan Kad Petak (Kew. ORGANISASI STOR Mempunyai sebuah stor alat t li sahaja. 5. REKOD-REKOD STOR Daftar Bekalan Pejabat Kew.300-J4). 72 .

Tidak menetapkan paras stok Stok simpanan untuk tempoh satu tahun. 73 . KAWALAN STOK Tidak mengamalkan pembahagian barang Kumpulan A dan B.LAPORAN VERIFIKASI STOK 7.

g p Barang disimpan di atas rak dan dalam kabinet dengan kemas dan teratur. 314. Ruang stor adalah sempit.LAPORAN VERIFIKASI STOK 8. PENERIMAAN Barang diterima oleh PT(P/O) dan didaftar dalam Kew. 74 . 9. PENYIMPANAN Stor ditempatkan di Bahagian Pentadbiran.

PENGELUARAN Pengeluaran dilakukan oleh PT(P/O) PT(P/O). 11.LAPORAN VERIFIKASI STOK 10. Kunci stor di bawa balik ke rumah selepas waktu pejabat.KESELAMATAN STOR Jeriji besi dipasang di pintu masuk stor. Kunci stor dipegang oleh PT(P/O) dan Pembantu Akauntan Gred 22. Barang dikeluarkan secara MDKD. 75 .

KESELAMATAN STOR Alat pemadam api fire extinguisher dipasang dalam pejabat. 76 . Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa oleh Jabatan Bomba.LAPORAN VERIFIKASI STOK 11.

13.HAPUSKIRA Tindakan hapuskira tidak pernah p p dilakukan kerana tiada kes kehilangan barang.PELUPUSAN Pelupusan tidak pernah dilakukan walaupun ada stok tidak digunakan lebih 3 tahun.LAPORAN VERIFIKASI STOK 12. 77 .

15. 14 PRESTASI STOR Penyata Kadar Pusingan Stok (Kew. KURSUS PT(P/O) yang menguruskan stor tidak pernah menghadiri kursus pengurusan stor.LAPORAN VERIFIKASI STOK 14. 78 . 300-N) 300 N) tidak disediakan disediakan.

LAPORAN VERIFIKASI STOK 16. (e)Kakitangan stor perlu dihantar berkursus. SYOR-SYOR (a)Mengambil tindakan pelupusan ke atas barang tidak bergerak. (b)Menyedia Penyata Kadar Pusingan Stok (c)Mengurangkan paras stok simpanan kerana barang disimpan boleh diperolehi di pasaran tempatan (d)Kunci stor disimpan dalam peti kunci di pejabat selepas waktu pejabat. 79 .

80 . ( ) (h)Rekod-rekod stor hendaklah dikemaskini.LAPORAN VERIFIKASI STOK SYOR-SYOR (f)Barang-barang perlu disusun dengan lebih kemas dan teratur. (g)Kad Petak (Kew. 300-J4) perlu ditempatkan 300 J4) bersama barang-barang.

PENUTUP Pelaksanaan verifikasi stok telah dapat dilakukan dengan P l k ifik i k l hd dil k k d jayanya seperti dirancang dengan kerjasama sepenuhnya dari pegawai dan kakitangan y g terlibat. tak boleh guna dan usang. kurang. p g g yang 81 . ( ) (a)Senarai Barang y g diverifikasi – Kew.LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.LAMPIRAN-LAMPIRAN Bersama-sama laporan ini dikepilkan Lampiran -Lampiran berikut untuk tindakan tuan selanjutnya selanjutnya.) 17. 18. 300-S g yang (b)Senarai barang-barang yang didapati lebih.

... Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan : tt …………………………….LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.) tt………………………………. g Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan : Tarikh : 82 .

MOF O TUGAS-TUGAS TUGAS TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK 83 .

84 .TUGAS-TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK Mengurus perlantikan pegawai-pegawai M l tik i i Pemverifikasi Stok Menyedia Senarai Semakan Pengurusan Stor M di S iS k P St Menyedia Format Laporan Verifikasi Stok Menyedia Senarai Verifikasi Stok (Kew.300-S) Kepada Pegawai Pemverifikasi K d P iP ifik i Mendapatkan Laporan Verifikasi Stok selepas verifikasi selesai dilaksanakan d k l i dil k k dan kemuka kepada Pegawai k k d P i Pengawal.

(4)Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal ( (Kew. 300-W) (6)Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew.300-U1) (3)Sijil Verifikasi Stok (Kew 300-T) (Kew. 300-U2) ) (5)Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew. 300-X) iji 85 .TUGAS-TUGAS URUSETIA Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai V ifik i Stok (Kew. 300-S) (1)S i Verifikasi St k (K 300 S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew.

my 03-88823686 86 .MOF O SEKIAN TERIMA KASIH hamidah@treasury.gov.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful