MOF O

VERIFIKASI STOK

1

VERIFIKASI STOK

Verifikasi Stok dilaksanakan ke atas g g yang p stok barang-barang y g disimpan dalam stor seperti alat ganti, , alat tulis,ubat-ubatan dll.

2

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK
PENGIRAAN STOK (TPS 202 – 206)
1. SKOP TUGAS • Mengesah stok simpanan secara tahun, Atau A berterusan sepanjang

PEMERIKSAAN STOK VERIFIKASI STOK (SPP 12/1995)
Mengesah stok simpanan secara berterusan dan memastikan

(TPS 187-201)
• Mengesah stok simpanan dan meninjau tahap

• Mengira semua item secara (100%) sekali dalam setahun (SPP 12/1995) Stor 2. TANGGUNJGAWAB PELAKSANAAN

keseluruhan i k l h item dalam simpanan setahun.

Pengurusan Stor.

•M Menverifikasi stok ifik i k mengikut Pengkelasan

disemak dalam tempoh Barang.

• Mengesah stok secara rambang atau100%? Pegawai Pengawal

Pegawai / Kakitangan

Ketua Jabatan

3. PEGAWAI TERLIBAT

MELAKSANA TUGAS

Pegawai dan

kakitangan stor.

Pegawai jabatan yang tidak terlibat secara langsung dalam Pengurusan Stor P S

Pegawai Kementerian / Jabatan yang dilantik dan tidak terlibat d id k lib oleh Pegawai Pengawal dalam Pengurusan Stor. 3 Barang dalam stor.

4. BARANG TERLIBAT

Barang dalam stor.

Barang dalam stor.

VERIFIKASI STOK
Aspek pemeriksaan yang boleh membantu Pegawai P P i Pengawal l

Mengetahui g kedudukan stok barang-barang

Tahap p g p pengurusan stor jabatan bawah kawalannya

PERATURAN – PP-TPS & SPP 12/1995
4

tid k atau l b t b tidak t lambat bergerak k Memperlihatkan kemungkinan berlaku penipuan. 5 .OBJEKTIF VERIFIKASI STOK Mengesah k t M h ketepatan rekod-rekod – k t k d k d kuantiti stok titi t k fizikal sama dengan Kad Kawalan Stok/Kad Petak Mengenal pasti k k M l ti kekurangan/kelebihan /k l bih Mengenal pasti stok yang tidak boleh guna. kecurian atau kehilangan k i t k hil Menentukan sama ada aktiviti pengurusan stok p g mengikut peraturan yang ditetapkan. usang. rosak.

PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOK Dilantik oleh Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik bukan bekerja dalam organisasi stor yang akan diverifikasi 6 .

PENGKELASAN BARANG BARANG BARANG-BARANG SANGAT MENARIK Tidak kurang dua kali t h k li setahun MENARIK Setahun sekali TIDAK MENARIK Dua tahun sekali k li 7 .

4 5. Rekod rekod Rekod-rekod stok dan dokumentasi berkaitan transaksi (catatan keluar-masuk barang) diselenggara secara kemaskini dan disimpan dengan teratur. 3. ( Rujuk senarai barang dan buat tinjauan ke stor. Mengetahui bilangan jenis dan kuantiti barang dalam stor. Pemverifikasi Stok mempunyai pengetahuan mengenai barang-barang. Keterangan d catatan pada rekod-rekod adalah dan d k d k d d l h lengkap dan jelas. 4.198 ) (Tumpuan boleh dibuat terhadap barang sangat menarik dan menarik.FAKTOR-FAKTOR MEMBANTU KELICINAN / KEBERKESANAN PERLAKSANAAN VERFIKASI STOK 1. 2. 8 .) Stor mempunyai sistem lokasi yang baik dan susunan barang yang kemas. 6.) Pengkelasan telah dibuat terhadap barang-barang. g p g g ( TPS Panduan .

9 .Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum.

Stor yang penuh dengan simpanan alat tulis yang mungkin mudah diperolehi dari pasaran tempatan? 10 .

11 .Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor.

Stor yang penuh sesak dengan berbagai jenis barang yang mencerminkan tahap pembelian oleh Jabatan. 12 .

Ruang stor yang sempit menyebabkan sebahagian barangbarang masih berada di dalam peti dan menyulitkan kerja-kerja menyemak / menverifikasi stok. 13 .

) SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR Pallet Rak Keluli Kad Petak 14 .PROSES MENVERIFIKASI STOK ( samb.

KAD PETAK (J4) 15 .

KAD KAWALAN STOK (J1) 16 .

Undercoat.4.2004 17 .2004 21. BTB atau BPPB Terima Keluar Lokasi: A4. Kumpulan: Menarik Baki Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor 1 2 3 4 5 6 7 8 21 JPT 56/12 PRK 13/9/2004 JVT 2/24 Baki dibawa ke hadapan 15 120 36 40 25 145 109 12.2004 25.2. Putih 5 liter Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter No. Garisan No. 300-J4 Nombor Kod……CP 4000120 Perihal Barang…Cat.4 KAD PETAK KEW.6.LAMPIRAN J .

Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima Item Stor: Cat Undercoat. Lejar No. 5 Liter Kumpulan : Menarik Gerakan : Cepat / Perlahan No. Kod : Tempat : Ketiga RM Keempat RM Tarikh No.LAMPIRAN J -3 KAD KAWALAN STOK (3) Keluaran Tahunan RM K 19 Pembelian Tahunan RM K 19 20 Keluaran Suku Tahun Semasa Unit Terimaan /Keluaran 19 19 20 Harga Keluaran Seunit Paras Stok Maksima Memesan minima Pertama RM Kedua RM Unit Unit KEW. 300 . Rujukan Tempat Hantaran No. Kad : 18 . Vokeb : No. Pesanan Kerajaan Terimaan Keluaran Harga Kuantiti Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No. Putih.J3 Kuantiti Pesanan: (Ekonomi / Tetap ) No.

MOF O TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK 19 .

Pergi ke lokasi barang dan terus menyemak.SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK ‘ TIADA TERIMAAN ATAU KELUARAN BOLEH DI LAKUKAN TANPA IZIN PEMVERIFIKASI STOK’ 1 1. Semak diskripsi barang pada Kad Petak dan di lokasi /rak /petak 3 20 . k 3. Pamirkan notis verifikasi -TPS 189 ) 2 2.

Jika terdapat perselisihan kuantiti . 4 5 5b 5b. 5a 6 . Kira baki kuantiti fizikal di lokasi dan bandingkan /padankan dengan kuantiti terakhir tercatit di Kad Petak 5. minta penjelasan p y gg daripada Penyelenggara stor / minta dokumentasi sokongan. Adakah baki kuantiti fizikal dan baki kuantiti di Kad Petak bersamaan? 5a. Bandingkan baki ‘Stok Sebenar’ dengan baki ‘Stok Mengikut Rekod’’ seperti 21 di Kad Kawalan Stok. Buat catitan penemuan di ruang ‘Stok Sebenar’ di g Lampiran S ( KEW 300-S) 6.SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK 4.

J3 ) bersamaan? 7a. Jika terdapat perselisihan kuantiti minta penjelasan daripada Penyelenggara Stor /minta dokumentasi / i d k i sokongan. Adakah baki ‘Stok Sebenar’ dan baki stok di Kad Kawalan Stok (Kew. Buat catitan penemuan di ruang ‘stok mengikut ‘ k ik rekod’ di Lampiran ‘S’. l S k 7 7b 7b.SEMASA MELAKSANA VERIFIKASI STOK 7. Buat garis merah di bawah baki stok yang disemak dan turunkan tanda tangan ringkas di Kad Petak dan Kad K K d Kawalan Stok. 7a 22 .

300-S Kew 300-S dan disokong dengan: (a)Penyesuaian stok fizikal dengan baki lejar atau Kad K K d Kawalan Stok jika berkenaan l S k jik b k (b)Satu senarai berasingan stok tak boleh guna. rosak beserta syor p y pemverifikasi stok. (c)Melapor barang berhad tempoh atau tarikh luput (d)Satu laporan lengkap beserta syor mengenai stor keseluruhan meliputi: 23 .TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK (1) Menyedia 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew.

MOF O SENARAI SEMAK PENGURUSAN STOR 24 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
ORGANISASI STOR
Carta Organisasi Senarai Tugas Kakitangan Adakah stor dibahagikan kepada bahagian-bahagian berikut:Kawalan stok Lejer Penstoran Pembungkusan dan Penghantaran Bahagian Akaun
25

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENEMPATAN STOR Memudahkan pergerakan p g kenderaan dalam mengendalikan g g barang-barang. Bangunan berasingan bagi bahan mudah terbakar. m dah terbakar

26

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENEMPATAN STOR Berapakah: p (I) Bilangan bangunan stor (ii) Keluasan bangunan stor

27

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
KESELAMATAN
(A)KAWALAN KESELAMATAN Adakah stor terasing dari bahagian-bahagian lain j g g g jabatan berkenaan Adakah jenis kawalan keselamatan berikut diwujudkan: (a) (b) (c) ( ) (d) Penggunaan pas kebenaran Keluar/masuk diperiksa oleh Pengawal Keselamatan Mengawal 24 jam oleh Pengawal Keselamatan M l j l hP lK l t Aturcara penjagaan dan penyimpanan kunci selepas waktu pejabat.
28

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR KESELAMATAN (B) KAWALAN KEBAKARAN Adakah stor dilengkapkan dengan alat mengawal kebakaran? Nyatakan jenis: Adakah alat sesuai dan memadai mengikut kehendak Jab. Bomba Adakah alat mengawal kebakaran diperiksa Adakah tanda-tanda amaran dipamerkan Adakah pegawai menjalani latihan mengawal kebakaran 29 .

Adakah kakitangan y g sama bertugas g yang g menjaga stor dan melakukan pengeluaran juga melaksanakan penerimaan.SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENERIMAAN Adakah bahagian Ad k h b h i terasing ujud bagi i j db i menjalankan fungsi penerimaan. Nyatakan cara pemeriksaan dari segi kualiti dan kuantiti yang dilakukan semasa penerimaan:Berpandu keterangan dan spesifikasi Berpandu kepada ujian yang dilakukan Berpandu kepada contoh Memeriksa kualiti secara 100% 30 .

mengapa? tidak 31 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENERIMAAN Adakah barang diterima dicatat dalam Daftar Penerimaan Adakah barang-barang yang dit i Ad k h b b diterima pada masa yang ditetapkan. Jika tidak.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (a)Susunatur Adakah stor mempunyai susunatur yang tertentu? Adakah susunatur sekarang sesuai atau perlu diubah? Apakah masalah yang dihadapi untuk merancang atau mewujudkan susunatur yang sesuai. 32 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (a)Sistem Letakan Stok Adakah sistem letakan stok diwujudkan Apakah jenis letakan stok yang diwujudkan:(i) Letakan St k T t L t k Stok Tetap (ii) Letakan Stok Rambang 33 .

34 . Adakah apa-apa masalah untuk melaksanakan sistem letakan stok.SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (b)Sistem Letakan Stok Adakah sistem letakan stok digunakan sepenuhnya.

Ketiadaan MHE Sebab-sebab lain 35 . rak. (I) (ii) (iii) (iv) Kekurangan ruang simpanan Kekurangan alat-alat spt.SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN (c)Penyimpanan Barang-Barang Adakah barang-barang disimpan dengan baik dan teratur Apakah masalah yang dihadapi untuk menyimpan barang-barang dengan baik dan barang barang teratur. pelet dll.

Adakah barang-barang disimpan mengikut kesesuaiannya: (I) (ii) (iii) (iv) Bilik sejuk Bilik keselamatan bagi barang menarik Bilik hawa dingin Bilik kering 36 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN Adakah barang diselenggara dan dijaga dengan sempurna dan baik semasa g p dalam simpanan.

ikh l Jika ya. adakah Daftar BarangBarang Bertarikh Luput diselenggarakan. 37 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENYIMPANAN Adakah stor menyimpan barangbarang b b bertarikh luput.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PENGELUARAN Adakah barang-barang dikeluarkan secara: dik l k (a) MDKD(Masuk Dahulu Keluar Dahulu) ( ) (b) MKKD ( asu Kemudian (Masuk e ud a Keluar Dahulu) 38 .

J3) (J1 J2 atau Daftar Bekalan Pejabat Kew. J2. 314 Kad Petak J4 Kad Lejar j Lain-lain 39 (ii) ( ) (iii) (iv) .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK Adakah stor mempunyai buku daftar barang-barang g g Adakah stor mempunyai (I) Kad Kawalan Stok (J1.

mengapa? Adakah pegawai yang berasingan menjaga kad 40 kawalan stok dan kad petak .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR SISTEM REKOD Adakah stor mempunyai daftar kad kawalan stok k Adakah rekod-rekod diselenggara dengan sempurna Adakah rekod-rekod disimpan dengan selamat Adakah catatan pada rekod kemaskini Jika tidak.

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR KAWALAN STOK Adakah stor mempunyai katalog. Adakah stor membuat pembahagian kumpulan barang (A/B) Adakah stor mengamalkan paras stok 41 .

42 .SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PRESTASI STOR Adakah penyata kadar pusingan tahunan (Kew. 300-N) h (K 300 N) disediakan.

000÷ 50.33 3 33 43 .000+10.000 (50.LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2005 ) RM a Nilai stok pada akhir 2004 b Nilai terimaan bagi tahun 2005 c Nilai keluaran bagi tahun 2005 d Nilai stok pada penghujung tahun 2005(a+b – c) e Kadar Pusingan Stok C÷ a+d 2 50.000 3.000 ÷ 30.000 10.000 ) 100.000 2 100. 100.000+60.000 –100.000 60.000 .

PARAS STOK Minima AMS(bulan) Maksima (bulan) (b lan) (bulan) Tempatan (A) 2 3 4 Tempatan (B) 2 3 6 Stor Pusat(A) Stor Pusat(B) Import 1 1 2 2 3 4 12 44 Sumber .

45 .KAWALAN STOK Kumpulan Barang-Barang: KUMPULAN A . KUMPULAN B 70% bakinya Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh T j j dk k l b d l h j b b l h memberi tumpuan kepada barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan simpanan.Merupakan 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi.

000 46 .000 Maksima AMS Minima = = = 2.PENGURUSAN STOR KAWALAN STOK PARAS STOK BARANG TEMPATAN KUMPULAN A p gg Kuantiti Stok Maksima 4 bulan penggunaan Angka Menokok Stok 3 bulan penggunaan Kuantiti Stok Minima 2 bulan penggunaan Contoh Pengiraan : Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 – 24.000 2.000/12=2.000 2.000 x 4 = 8.000 x 2 = 4.000 Pengeluaran bulanan = 24 000/12 2 000 24.000 x 3 = 6.

SENARAI SEMAKAN BAGI PEMERIKSAAN STOR PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Adakah hapuskira dan pelupusan dilakukan pada tiaptiap tah n tahun. Apakah jenis barang yang dilupuskan dan nilai Jenis: Nilai : Apakah j i barang barang yang dihapuskira dan nilai A k h jenis b b dih ki d il i Jenis: Nilai: Nilai 47 .

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Berapa lamakah tindakan menghapuskira d pelupusan di bil h ki dan l diambil untuk sesuatu barang. Adakah laporan suku tahun pelupusan dan hapuskira dihantar ke Kementerian Kewangan 48 .

TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK (2)Mengemukakan 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew 300 S bersama sama dokumen Kew. 49 . 300-S bersama-sama sokongan kepada Pegawai Pengawal.

60 Keluaran bersilang dengan Drill Bit.5” 3 5” High Density. Cat 4” Drill Bit. Twist ½” Keluaran kepada k d Pelanggan belum dicatit pada Kad Petak. FL 3 Floppy Disk 3.SENARAI VERIFIKASI STOK Disediakan oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik pada 2 Janauri 2005 untuk f memeriksa Stor Pusat Jabatan Pengairan dan Saliran Ipoh Folio Lejer Perihal Barang Stok Sebenar 34 Stok Mengikut Rekod 34 Lebihan Nilai Lebihan Kekurangan Nilai Kekurangan Catitan LAMPIRAN S KEW. Twist 5/8 5/8” - - - FL 2 12 13 - - 1 5.300 S FL 1 Berus.00 Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : Tandatangan : Nama : Jawatan 50 . 48 46 2 RM 7.

MOF O TANGGUNGJAWAB JABATAN 51 .

TINDAKAN JABATAN (1) Menyedia borang Laporan Verifikasi Stok (Kew. lebih. o e gu a da usa g. 300-U1) bagi stok kurang. 52 . ta tak boleh guna dan usang.

2. 300-U1 Seunit A.60 Hapus kira SETUJU 788800 Marker.. 1.5” 2 . No.00 Tidak diambil oleh pengguna Keluaran bersilang Suhu tempat simpanan panas Masuk stok SETUJU B. Kod Perihal Barang Tarikh di periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syorsyor Pegawai Pengawal Ulasan KSU Perbendaharaan /Pegawai g Kewangan Negeri Catitian LAMPIRAN U-1 KEW. Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3. tiga salinan Laporan ini hendaklah disertakan bersama perakuan. Stok Usang TandT 212600 Drill Bit Twist 5/8” -sana- Bilah 1 5.LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK………………………. Stok Kurang C.60 5.50 Jumlah 7. 00 Keping 2 3. Stok Tak Boleh Guna D.50 100.00 Tidak lagi mengguna Lupus kan mesin. White Board Biru Kertas Stencil SETUJU Lupus -samasama Batang 12 2.0 26..40 142850 -sama- Helai 200 0.) 53 . SETUJU Tandatangan…………………………… Tandatangan (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan ( Jika verifikasi menunjukkan perbezaan.

300-K) (Kew 300 K) bagi stok kurang atau lebih lebih.TINDAKAN JABATAN (2)Menyedia borang Penyata Perselisihan Stok (Kew. 54 .

tak boleh guna dan usang (rujuk Kew. Kew 300 U1) (5) Mengambil tindakan hapuskira ke atas stok kurang (rujuk Kew. 300-U1). 300 U1). 55 . 300-K). (4) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok lebih.TINDAKAN JABATAN (3) Membuat pelarasan stok yang lebih/kurang de ga se ta e ta se epas dengan serta merta selepas dapat kelulusan e u usa pelarasan stok daripada Pegawai Pengawal (rujuk Kew. 300-U1).

pada…………… Ruj.PENYATA PERSELISIHAN STOK (Panduan 93-206) Perselisihan ditemui di Stor………………………. Verifikasi Stok No. Kod Perihal Barang Unit Harga Seunit Kurang Kuantiti Kurang Nilai Lebihan Kuantiti LAMPIRAN K KEW. Tarikh…………….300 K Lebihan Nilai - - - - - - . : Pelarasan Diluluskan oleh: Pegawai Pengawal 56 .

Menyedia Sijil untuk dikemuka kepada Pegawai Pengawal (a) ( ) Sijil V ifik i Stok (Kew. (Kew 300-U2) 57 .TINDAKAN JABATAN 6. 300-T) Verifikasi St k (K 300 T) (b) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew.

. Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada ………… Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300-U1) disertakan (Kew. Barang-barang Menarik diverifikasi pada ………………. ………………………………. Pegawai Pengawal 58 .SIJIL VERIFIKASI STOK LAMPIRAN T KEW. 2005 semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak kehendak Panduan 198 seperti berikut: kehendak-kehendak (i) (ii ) ( iii ) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada ……………. 300 U1) dalam tiga salinan* Tarikh : :………………….300 T Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada 30 Sept. * Potong yang mana tidak berkenaan.

50 100.KEW. 00 Keping 2 3.0 26.00 Tandatangan…………………………… a data ga …………………………… (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan 59 . 300-U2 LAPORAN HAPUSKIRA OLEH PEGAWAI PENGAWAL No. 6. White Board Biru Kertas Stencil rosak -samaBatang 12 2. Stok Usang TandT 212600 Drill Bit Twist 5/8” -sana- Bilah 1 5. Stok Kurang C.2. 100.40 26.sebab Harga Asal Catatan LAMPIRAN U-2 Seunit A.60 B.40 142850 -sama- Helai 200 0.60 5. Stok Tak Boleh Guna D.00 5.00 Tidak lagi menggunakan mesin.50 Jumlah 7.00 Tidak diperlukan Keluaran bersilang Masuk 7.60 788800 Marker.5” 2 . Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3. Kod Perihal Barang Tarikh Hapuskira Unit Kuantiti Nilai Sebab.

MOF O TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 60 .

300-S dan dokumen sokongan yang dikemukakan termasuk pelupusan dan hapuskira terhadap barang yang rosak/susut oleh sebab-sebab berikut:sebab sebab berikut: 61 .TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (1) Memberi pertimbangan sewajarnya ke atas Kew.

(c)Pecah ( )P h atau rosak semasa dalam perjalanan.SEBAB-SEBAB PELUPUSAN & HAPUSKIRA (a)Kesusutan sebab dipotong. kecut. k d l j l ( ) (d)Kekurangan y g didapati semasa mengira stok g yang p g disebabkan kesilapan biasa. bocor. dibancuh. (b)Kerugian kerana kerosakan barang yang tidak sengaja atau tidak dapat dielakkan. 62 . ditimbang. sejat dan kemerosotan yang tidak dapat dielakkan dielakkan.

Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai Verifikasi Stok (Kew. 300-W) 300 W) 63 . 300 U2) (Ke 300-U2) (5) Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew.300-U1) (3) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew.TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 2. 300-T) (4) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew.

198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga (Kew salinan* Tarikh………………….Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 64 atau Pegawai Kewangan Negeri. ……………………… Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan Nota : Selaras dengan Panduan 238 .KEW 300W LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir p pada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori di g g bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187.. .

300-U2 Kew. Kew 300-S Laporan Pengurusan Stor Pegawai Pemverifikasi Kew.300-W Jabatan Yang Diverifikasi g Pegawai Pengawal P iP l 65 .TANGGUNGJAWAB PENYEDIAAN LAPORAN Kew. 300-U1 Kew. 300-K Kew.300-T K 300 T Kew.

MOF O PENYEDIAAN LAPORAN VERIFIKASI STOK 66 .

KANDUNGAN LAPORAN VERIFIKASI STOK • • • • • • • • • Profil Stor Pendahuluan Pengelasan Barang Barang Bergerak Perlahan dan Usang Organisasi Penempatan Stor Rekod Kawalan Stok Penerimaan ° ° ° ° ° ° ° ° ° Penyimpanan Pengeluaran Keselamatan Pelupusan Hapuskira Kadar Pusingan Stok Kursus Syor-syor Lampiran-lampiran L i l i 67 .

3 Jumlah bilangan jenis barang 4. Tarikh akhir stok di verifikasi RM 500. KEWANGAN 152 JENIS a. b Menarik c. Sangat Menarik b. NAMA KEMENTERIAN/JABATAN 2. PELAJARAN PUTRAJYA : 17 : 21 : 114 . Tidak Menarik 5. Alamat Stor 3. PENTADIRAN DAN KEM. Purata nilai stok ( Jumlah nilai stok di awal + di akhir tahun dan dibahagi 2 ) 6. Bilangan jenis barang mengikut p g pengkelasan.000 Belum pernah diverifikasi 68 BAH.PROFIL STOR UNTUK DIVERIFIKASI 1.

1. Pendahuluan 1.1574/R/B/B 7(1) KP.1574/R/B/B-7(1) bertarikh 4 Jun 2005 verifikasi stok telah dilaksanakan di Stor Bahagian Pentadbiran dan Kewangan KPM pada 27-29 Julai 2005. 69 . Berikutan arahan KSU Kementerian Pelajaran melalui surat KP.LAPORAN VERIFIKASI STOK 1.

152 jenis 70 .2.14 jenis .08 jenis . fax & fotostat – 25 jenis (b) Kertas dan alat binding (c) Buku. Verifikasi Stok telah dibuat secara 80% ke atas 152 jenis b j i barang yang terdiri d i kumpulan berikut: di i dari k l b ik (a) Alatan komputer. Daftar dan Diari (d) Fail-fail (e) Alat Tulis (f) Lain-lain JUMLAH .26 jenis .LAPORAN VERIFIKASI STOK 1.28 jenis .51 jenis .

a Barang Sangat Menarik b. Barang Bergerak Perlahan dan Barang Usang Daripada 152 jenis barang yang diverifikasi sebanyak 10 jenis didapati tidak bergerak selama lima (5) tahun atau lebih sejak tarikh transaksi terakhir. Pengelasan Barang-Barang (TPS 198 ) Sejumlah 152 jenis barang telah diberi pengkelasan selaras dengan TPS 198 dan kedudukannya seperti l d d k d d k i berikut: a.LAPORAN VERIFIKASI STOK 2. 71 . Menarik c. Tidak Menarik 17 jenis 21 jenis 114 jenis 3.

314 dan Kad Petak (Kew.300-J4). Pentadbiran. 6. 72 . M i b h t l t tulis h j Diuruskan oleh PT(P/O) Bah. 5. PENEMPATAN STOR Ditempatkan bersama-sama bahagian lain. REKOD-REKOD STOR Daftar Bekalan Pejabat Kew. ORGANISASI STOR Mempunyai sebuah stor alat t li sahaja.LAPORAN VERIFIKASI STOK 4.

73 . Tidak menetapkan paras stok Stok simpanan untuk tempoh satu tahun. KAWALAN STOK Tidak mengamalkan pembahagian barang Kumpulan A dan B.LAPORAN VERIFIKASI STOK 7.

LAPORAN VERIFIKASI STOK 8. 9. 74 . g p Barang disimpan di atas rak dan dalam kabinet dengan kemas dan teratur. PENYIMPANAN Stor ditempatkan di Bahagian Pentadbiran. PENERIMAAN Barang diterima oleh PT(P/O) dan didaftar dalam Kew. 314. Ruang stor adalah sempit.

75 . Barang dikeluarkan secara MDKD.LAPORAN VERIFIKASI STOK 10. Kunci stor dipegang oleh PT(P/O) dan Pembantu Akauntan Gred 22.KESELAMATAN STOR Jeriji besi dipasang di pintu masuk stor. Kunci stor di bawa balik ke rumah selepas waktu pejabat.PENGELUARAN Pengeluaran dilakukan oleh PT(P/O) PT(P/O). 11.

Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa oleh Jabatan Bomba.LAPORAN VERIFIKASI STOK 11. 76 .KESELAMATAN STOR Alat pemadam api fire extinguisher dipasang dalam pejabat.

HAPUSKIRA Tindakan hapuskira tidak pernah p p dilakukan kerana tiada kes kehilangan barang. 13. 77 .PELUPUSAN Pelupusan tidak pernah dilakukan walaupun ada stok tidak digunakan lebih 3 tahun.LAPORAN VERIFIKASI STOK 12.

14 PRESTASI STOR Penyata Kadar Pusingan Stok (Kew. 300-N) 300 N) tidak disediakan disediakan.LAPORAN VERIFIKASI STOK 14. 78 . 15. KURSUS PT(P/O) yang menguruskan stor tidak pernah menghadiri kursus pengurusan stor.

(b)Menyedia Penyata Kadar Pusingan Stok (c)Mengurangkan paras stok simpanan kerana barang disimpan boleh diperolehi di pasaran tempatan (d)Kunci stor disimpan dalam peti kunci di pejabat selepas waktu pejabat. 79 .LAPORAN VERIFIKASI STOK 16. (e)Kakitangan stor perlu dihantar berkursus. SYOR-SYOR (a)Mengambil tindakan pelupusan ke atas barang tidak bergerak.

LAPORAN VERIFIKASI STOK SYOR-SYOR (f)Barang-barang perlu disusun dengan lebih kemas dan teratur. ( ) (h)Rekod-rekod stor hendaklah dikemaskini. (g)Kad Petak (Kew. 300-J4) perlu ditempatkan 300 J4) bersama barang-barang. 80 .

PENUTUP Pelaksanaan verifikasi stok telah dapat dilakukan dengan P l k ifik i k l hd dil k k d jayanya seperti dirancang dengan kerjasama sepenuhnya dari pegawai dan kakitangan y g terlibat. kurang. p g g yang 81 .LAMPIRAN-LAMPIRAN Bersama-sama laporan ini dikepilkan Lampiran -Lampiran berikut untuk tindakan tuan selanjutnya selanjutnya. ( ) (a)Senarai Barang y g diverifikasi – Kew.) 17. 18.LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb. 300-S g yang (b)Senarai barang-barang yang didapati lebih. tak boleh guna dan usang.

) tt……………………………….. Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan : tt ……………………………... g Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan : Tarikh : 82 .LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.

MOF O TUGAS-TUGAS TUGAS TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK 83 .

TUGAS-TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK Mengurus perlantikan pegawai-pegawai M l tik i i Pemverifikasi Stok Menyedia Senarai Semakan Pengurusan Stor M di S iS k P St Menyedia Format Laporan Verifikasi Stok Menyedia Senarai Verifikasi Stok (Kew.300-S) Kepada Pegawai Pemverifikasi K d P iP ifik i Mendapatkan Laporan Verifikasi Stok selepas verifikasi selesai dilaksanakan d k l i dil k k dan kemuka kepada Pegawai k k d P i Pengawal. 84 .

TUGAS-TUGAS URUSETIA Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai V ifik i Stok (Kew. (4)Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal ( (Kew. 300-S) (1)S i Verifikasi St k (K 300 S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew.300-U1) (3)Sijil Verifikasi Stok (Kew 300-T) (Kew. 300-X) iji 85 . 300-W) (6)Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew. 300-U2) ) (5)Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew.

gov.MOF O SEKIAN TERIMA KASIH hamidah@treasury.my 03-88823686 86 .