MATERI MEETING LIST PERMASALAHAN BILLING DAN PENOMORAN FAKTUR PAJAK 07 JANUARI 2011 No. 1.

Permasalahan yang terjadi Beberapa hasil request billing tidak merepresentasi-kan billing date yang telah disetting di Mysap yang sudah berdasarkan realisasi pengaliran. Akibatnya billing date tidak sama dengan realisasi alir. Ex: Pada billingan Muliaglass, PTPN. Admin men-setting tanggal alir (mis. Tgl 04 Januari 2011), namun tim SPC membilling tanggal 05 Januari 2011 Harga (transfer price) terlambat update; menyebabkan billing tidak dilakukan secara actual/terlambat. Nilai billing (harga di dalam SO) yang telah fix menjadi berubah ketika dibilling dan menyebabkan kesalahan nilai (harga) dalam invoice. Hal ini terjadi karena ada perubahan/revisi harga oleh tim pricing. Ex: Kasus Minyak TWU di plant Tg. Gerem, Tasikmalaya. Admin tidak dapat men-GI karena transfer price blm dimaintain. Data terlampir. Tanggal penerimaan barang tidak sesuai dengan realisasi pengaliran. Hal ini menyebabkan tidak sesuai dengan laporan pengaliran admin depot, dan berdampak pada kesalahan tanggal billing yang direquest. Ex: Terjadi pada PT. Bridgestone. (admin mengalirkan minyak tgl 13 Januari 2011, namun customer menerima minyak pada keesokan harinya 14 Januari 2011. Ketika membilling Admin mengacu pada tanggal pengaliran). Yang telah dilakukan saat ini Merequest billing dengan mencantumkan tanggal billing (dilevery date) dan tanggal pricing. Yang seharusnya dilakukan Program automatic billing agar dievaluasi , karena sering error tidak berjalan sempurna. Sehingga harus dilakukan secara manual. Keterangan

2.

Meminta agar harga cepat dimaintain ke MDM oleh Team Pricing.

Pricing harus selalu terupdate di MDM tepat pada waktunya disetiap awal periode.

3.

Request billing dilakukan setelah mendapat informasi/dokumen yang telah jelas/yang telah ditandatangani oleh customer bersangkutan.

Kasus terhadap BBM yang ditolak customer atau pabrik, sudah tutup, dan/atau kesalahan stock opname di pabrik.

VAO2 ? 6. Hal ini perlu disampaikan ke team SPC PTM utk pelaksanaannya Kasus ini terjadi pada agen/customer uang melakukan pembayaran antar-Bank/RTGS. Proses automatic billing belum sempurna 100 % . Stock belum di GR sehingga SO tidak dapat di GI. . Karena. sebab nomor faktur mengikuti nomor urut ketika proses clearing BIC. 5. Admin merequest bu Novi agar nomor faktur pajak direvisi menjadi 010. Bangka. Request billing baru dapat dilakukan sehari atau dua hari kemudian setelah pengaliran (setelah mendapat laporan dari admin depot). Apakah tenaga di admin depot kurang? Atau ada kendala jaringan internet? Atau karena volume besar shg tdk tertangani? SDM & User ID di PN terbatas.4. Kesalahan sistem Mysap yang mengakibatkan nomor faktur pajak menjadi 011 (faktur pajak pengganti). Perlu tambahan SDM untuk clearing. Admin depot seharusnya melakukan GI pada hari yang sama dengan pengaliran dan melaporkan ke Adm marketing support. sehingga melakukan lembur pada hari libur. padahal admin blm pernah merevisi SO tersebut. Edit manual. Gerem. Proses clearing masih membutuhkan waktu. jika clearing dilakukan pada keesokan harinya maka tetap saja nomor faktur akan menjadi cacat. Tim SPC Pertamina tidak dapat melakukan proses billing pada hari libur. 10. SO dirubah menjadi SO kredit. 9. 8. Request billing tetap dilakukan pada hari sabtu/minggu dengan harapan hari senin dapat langsung diproses oleh tim SPC Pertamina. sehingga masih sering ada SO yang terlewatkan dan harus di request ke SPC. Harga SO tidak sesuai sehingga billing tertunda. Membilling setelah mendapatkan laporan valid dari admin depot. maka proses clearing BIC juga harus dilakukan pada tanggal actual pembayaran. Hal ini menyebabkan tanggal faktur tidak sama dengan tanggal alir. namun SO dibuat cash. Transaksi yang seharusnya kredit. Harga belum dimaintain sehingga belum dapat di GI. 7. Ketika proses billing dituntut realtime. Ex: Kasus minyak SWAP di plant Tg. Tidak semua SO terbilling . sehingga dilakukan secara manual.