MANUAL DE USUARIO

Profesional Startup

Versin

Capitulo 1.INFORMACIN GENERAL

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1. CARACTERSTICAS GENERALES SAINT PROFESSIONAL 2. FUNCIONALIDAD 2.1. Ventas 2.2.Compras 2.3. Inventario 2.4. Bancos 2.5. Normativa Fiscal 2.6. Reportes 3. DESCRIPCIN DE LAS OPCIONES 3.1. Datos Generales. 5 6 6 9 10 11 11 12 13 13 15 15 16 17 14 17 19 20 23 5

Capitulo 2.CONSULTA RAPIDA

1. CONSULTA RPIDA 1.1 Pantalla Principal. 1.2. Clave de Acceso. 2. CONFIGURACION 2.1. Parmetros Generales del Sistema 2.2.Parmetros de la Estacin 2.3.Usuarios de Sistema 2.4.Proveedores 2.5.Cuentas Contables

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2.6. Atributos por Grupos 2.7. Depsito 2.8. Inventarios 2.9. Clientes. 3.MOVIMIENTO 3.2.1 Facturacin Ventas 3.2.2.Devolucin De Facturas De Ventas 4.CUENTAS POR COBRAR 5..COMPRAS 6.DEVOLUCIONES DE COMPRAS 7.CUENTAS POR PAGAR 8. PROCESOS 8.1. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones). 9. CONSULTAS 9.1.Inventarios 9.2.Resumen diario de Ventas 9.3 Resumen mensual de Ventas 9.4 Resumen diario de Y Resumen mensual de Compras 9.5 Resumen de Operaciones 10. REPORTES 10.1.Productos en Inventarios los cuales contienen

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102. Los Movimientos de Clientes y Proveedores 10.3. Los Reportes de Ventas y Compras 10.4.Movimientos de Bancos 10.5.Formularios Seniat 10.6. Calculo de Impuesto 10.7.Transacciones de Inventario

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CAPITULO I INFORMACION GENERAL

INFORMACIN GENERAL
1. CARACTERSTICAS GENERALES SAINT PROFESIONAL STARTUP.

Sistema de gestin empresarial completamente Gratuito y sin ningn tipo de restriccin. Est dirigido a pequeas empresas. Incluye toda la funcionalidad del saint Startup sin limitaciones, adems de control de Seriales, Manejo Avanzado de Inventarios, Anlisis Financiero, y Manejo de Estadsticas de Ventas. Requiere una infraestructura de Hardware baja. Esta orientado aquellas empresas que estn iniciando y en proceso de crecimiento, con un nivel de manejo de informacin (transacciones) importante pero que su complejidad de manejo no requiere una infraestructura ni grande ni costosa. El SAINT Professional Startup, es compatible con Windows 98, Windows 2000, XP y Windows vista.

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Por ser desarrollado en Windows, posee numerosas ventanas de informacin que permiten de una manera rpida y directa efectuar consultas, y buscar Informacin. El sistema posee botones debidamente identificados que le indican que accin puede tomar, as como tambin puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse, [Insertar] si desea agregar un registro, [Enter] si desea modificar un registro y [Suprimir] si desea borrar un registro. Es importante destacar que en procesos como facturacin, compras, cuentas por cobrar y cuentas por pagar puede utilizar el botn que indica que desea totalizar (Finalizar y Procesar la Operacin) o en su defecto tambin puede utilizar la tecla de [Escape]. Pantalla y men principal del sistema Saint Professional Startup posee la siguiente estructura.

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BARRA DE ACESSO RAPIDO Y HERRAMIENTAS DE LA PANTALLA PRINCIPAL

En este se puede observar una barra de herramientas con los botones de acceso directo, cada una con una tecla de funcin, se puede acceder a cada opcin haciendo click en el botn o presionando la tecla de funcin que corresponda a cada opcin, tambin tiene las opciones normales tipo Windows en la parte superior.

2. FUNCIONALIDADES. 2.1. Ventas.

Este modulo se encarga de crear las distintas aplicaciones como: 1. Modulo de ventas Configurable. Al configurar usuarios se permite: a. Ver datos del producto en el informe. b. Emitir Notas de Entrega con o sin precio. c. Emitir facturas con o sin descuentos parciales. d. Permite modificar o no, existencias, costos y precios del inventario.
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2.

Facturacin (la ms rpida del mercado) Factura en Espera.

3. Reimpresin de documentos de ventas Libro de ventas Manejo de productos compuestos. 4. Manejo de Vendedores. 5. Manejo de Clientes Eventuales. 6. Manejo de Descuento Global en Factura. 7. Manejo de Ventas con Tarjeta de Crdito. 8. Manejo de Pedidos de Clientes. 9. Manejo de Servidores de Servicios. 10. Emisin de Presupuestos. 11. Conversin de Presupuestos a Facturas. 12. Emisin de Notas de Entrega. 13. Conversin de Pedidos/Notas de Entrega en Facturas. 14. Controla el IVA en Ventas. 15. Integrado con Cuentas por Cobrar. 16. Manejo de Cdigo de Barras. 17. Bsquedas por Cdigo y Descripcin. 18. Posibilidad de Definir si el Cliente puede Obtener Crdito o No. 19. Manejo de Histricos de Ventas. 20. Formatos de Ventas Configurables. 21. Estadsticas de Ventas (Graficables). 22. Modulo de Caja. 23. Posibilidad de Convertir Ingresos de Caja en Depsitos. 24. Devoluciones en Ventas y Compras con Opcin para Afectar o no a una Factura, generacin de NC o ND. 25. Giros desde Factura. 26. Configuracin de nombres e impresoras por documentos.
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27. Bsquedas al facturar por categoras y/o atributos. 28. Tips o Comentarios por Transacciones. 29. Cargar Presupuesto en Presupuesto. 30. Cargar Presupuestos en pedidos de clientes. 31. Cargar pedidos en Notas de Entrega. 32. Reimpresin de Giros. 33. Permitir Cambiar el Precio en cada Lnea de Producto Facturado. 34. Permite Cambiar el Depsito en cada lnea de Producto Facturado. 35. Devoluciones de Notas de Entrega de Clientes 36. -Manejo de das de Crdito Disponible por Cliente en el Archivo Maestro de Clientes. 37. Manejo de Direcciones Alternas en Modulo de Clientes en las Consultas de Presupuestos, Facturas en Espera, Entre otros; se incluye la Descripcin Ampliada de la misma. 38. Las Devoluciones Contra Factura Afectan las Comisiones de los Vendedores. 39. Mejor velocidad en la bsqueda de Documentos, adems de permitir bsquedas Indexadas. 40. Permite cargar una Factura Existente en una Nueva. 41. Uso de teclas programables para los productos de inventario (de F3 la F12, las cuales agilizan el proceso de venta, se debe configurar en los parmetros de la estacin, y luego estn disponibles en el mdulo de facturacin. 42. Permite la impresin de una nota de entrega (nota de despacho) al mismo tiempo que la factura, que sea configurable (el formato), y que pueda salir por otro puerto de impresin, para poder agilizar el proceso de despacho en este tipo de cliente. Esto es configurable por estacin, o Simplificacin en la totalizacin de una factura, para darle mayor rapidez al proceso de venta.

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43. Eliminacin de la pregunta, la pantalla resumida se llama desde facturacin con las teclas <shift> <Esc> o F12, si se presiona Esc, sale la venta normal (las preguntas completas). 44. Mejoras en el Anlisis de saldo de las Cuentas por Cobrar. 45. Reimpresin de Documentos en CXC. 46. Impresin y Reimpresin de Facturas en Espera. 47. El sistema posee ahora una ventana para indicar la fecha de proceso, esta ventana se invoca estando en el men principal con las teclas [Alt] [F], Incorporacin de dos formas de pagos adicionales, que se activan dependiendo del instrumento de pago seleccionado. 48. En el configurador de parmetros generales se agregaron campos que permiten activar hasta dos impuestos mas (para un total de 3 impuestos disponibles), su utilidad se muestra en compras, ventas, cxc, cxp, inventario y servicios. 49. Nueva opcin que permite configurar los nombres de las opciones del men Por cada estacin.

2.2. Compras.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Emisin de rdenes de Compra. Recepcin de Compras. Integrado con Cuentas por Pagar. Controla el IVA en Compras. Libro de Compras. Control de orden de Compra Emitida. Recepcin de orden de Compra. Conversin de rdenes de compra / Notas de Entrega en Compras. Bsquedas por Cdigo y Descripcin. 10. Manejo de Histricos de Compras.
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11. 12. 13. 14. 15.
16.

Formatos de Compras Configurables. Reimpresin de Documentos de Compras. Estadsticas de Compras (Graficables). Cargar Pedidos de Clientes en Ordenes de Compra. Clculo y llenado de planillas de retencin de impuesto sobre la renta ISLR).
(Forma 13).

17. Devoluciones de Notas de entrega de Proveedores. 18. Cruce de anticipos con los Pagos, al igual que en el mdulo de Compras. 19. Se permite el uso de productos genricos en las transacciones de Compra. 20. Se permite consultar el detalle de Factura desde CXC y CXP. 21. Se pueden emitir solicitudes de precios (Presupuestos de compra). 22. El sistema permite la impresin de la retencin de impuesto, en el momento de su cancelacin (compras/cxp).

2.3. Inventario.
1. Control de Inventario. 2. Ajuste de Inventario. 3. Ajuste de Precios. 4. Ajuste de IVA por Producto. 5. Manejo de tres Niveles de Precios. 6. Maneja tres lneas de Descripcin. 7. Costeo Promedio Ponderado. 8. Clculo del Margen de Utilidad. 9. Bsquedas por Cdigo y Descripcin. 10. Agrupa Productos por lnea (Departamentos). 11. Estadsticas (Graficable) de Productos. 12. Control Referencial de Productos en Moneda Extranjera 13. Manejo de Imagen de Productos
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14. Reimpresin de Documentos de Movimientos de Inventario (Cargos, Descargos y Ajustes). 15. Manejo de Hasta cinco Categoras por Productos. 16. Manejo de Atributos por Categora (Categora 1). 17. Impresin de Etiquetas y Cdigo de Barras. 18. Se incluye el Puesto (Ubicacin) en el Archivo de Inventario. 19. El campo cdigo de Categora fue Incrementado a 6 posiciones. 20. Se permite cambiar las categoras a los productos (desde categora 2). 21. El campo de seriales en el archivo de inventario se incremento de 15 a 20 posiciones. 22. Permite modificar la categora de los productos (inventario) en caso de R-clasificacin de inventario. 23. Permite bsqueda por referencia en compras. 24. La opcin de ajuste de precio fue mejorada, de manera que los servicios tengan la mayora de las opciones de ajuste de precios de inventario. Adems de esto hay una opcin para realizar el ajuste de precios en forma manual, es decir, que dependiendo del criterio de seleccin, el sistema permite mostrar una pantalla los productos seleccionados, y poder hacer el cambio de precio desde esta opcin.O En los reportes de movimiento de inventario, se reflejan todas las transacciones de inventario: compras, devoluciones de compra, nota de entrega de compras, devolucin de nota de entrega de compra. Venta (facturacin), devoluciones de ventas, nota de entrega de ventas, devoluciones de nota de entrega de ventas.

2.4. Bancos.
1. Manejo de Beneficiarios para Emisin de Cheques. 2. Control Bancario (Libro de Bancos) Conciliacin Bancaria. 3. Imprime Cheques. 4. Reporte de Saldo.
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5. Manejo de Cheques Nulos. 6. En el Vaucher cheque de pago se agreg el campo nombre del banco emisor. 7. Manejo de impuesto al Dbito Bancario. 8. Las transacciones de bancos (Comprobante de Egresos o cheques, depsitos, notas de debito y notas de crdito) llevan correlativo de documentos (Opcin configuracin de la Empresa). 9. En el modulo SAINT bancos, hay posibilidad de imprimir todas las transacciones (ND/NC/depsitos).

2.5. Normativa Fiscal

Nuevas opciones para el manejo de las providencias administrativas del SENIAT sobre la retencin del IVA.

2.6. Reportes.
1. Diseador de Reportes Configurables. 2. Clientes. 3. Proveedores. 4. Cuentas por Cobrar. 5. Cuentas por Pagar. 6. Ventas. 7. Compras. 8. Inventario 9. Reportes Modificables. 10. Libro de Ventas IVA
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11. Libro de Compras IVA 12. Generador de Reportes: Plan de Cuentas. Beneficiarios. Servidores. Movimiento Servidores. 13. Desarrollo de reporte que permite hacer una planificacin de pagos y Cobros a proveedores y clientes, de manera que el usuario pueda listar (como en la consolidacin de bancos) todas las cuentas por pagar pendientes, y lainformacin de sus proveedores, y el pueda "tildar" los pagos que esta presupuestando, en base a un monto que le coloque, y luego de "cuadrar" los pagos, un reporte del resultado de esta planificacin. Se crearon dos procedimiento uno para pagos y otro para cobros. 14. Nuevas opciones en las secciones de reportes, Maestras de Vendedores, de productos (por seriales) y maestras de servicios. 15. Posibilidad de poder utilizar Atributos Por Categora en los reportes asociados a inventario. 16. En los reportes de ventas, existe la posibilidad de poder relacionar los productos vendidos(o devueltos), inclusive, emitir una relacin de los seriales. 17. Manejo de Seriales en diversos reportes (compras, ventas, etc.) para poder llevar un control efectivo de los seriales. 18. Optimizacin en el tiempo de respuesta y rapidez del acceso en el modulo de facturacin (ventas). 19. Posibilidad de utilizar los atributos por departamento, en la seccin de reportes del programa, cuando los campos se definen como argumentos de bsqueda. 20. Reporte de movimiento de seriales.
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21. Posibilidad de imprimir los documentos de ventas (facturas, presupuestos) y compras (ODC, compras, etc.) en moneda extranjera, adicional a la moneda base, cumpliendo estrictamente con la normativa contable y fiscal. 22. Es totalmente auto instalable (el instalador solicita un nmero o cdigo para la estacin en la que se est instalando la aplicacin) y multiusuario (trabaja en redes LAN / WAN). 23. Permite el uso de impresora fiscal, visor y Gaveta de Dinero. 24. Enva e-mails a Clientes y Proveedores

3. DESCRIPCIN DE LAS OPCIONES. 3.1. DATOS GENERALES.

La opcin de Datos Generales del men principal contiene el mantenimiento de todos los archivos necesarios para utilizar el sistema, esta opcin presenta los mdulos ms importantes para el manejo y funcionalidad del sistema.

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CAPITULO II CONSULTA RAPIDA

1. CONSULTA RAPIDA. 1.1. Pantalla Principal.

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Para inicia el sistema debera tener encendido su equipo y hacer click en el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento mi PC disco local del computador, selecciones la carpeta startUp y haga click con el mouse en la opcion , luego esta accin ejecutara el inicio del programa. Como se

muestra en la siguiente pantalla,

1.2. Clave de Acceso.

En la siguiente pantalla encontrara la vista del menu principal del sistema en el cual usted podra realizar todos sus operaciones relacionadas con el mismo de manera eficiente y seguar. Para iniciar esta pantalla debe ingresar la clave de seguridad y pulse la tecla muestra .Si desea salir del sistema pulse la tecla en la siguiente pantalla. como se

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Precaucin. Olvido su clave?

posicione el puntero

del mouse en el boton olvido su clave, desplegandose asi la siguiente pantalla, donde debes responder la respuesta de tu pregunta secreta para asi poder mostrar tu clave demostrando asi la segura del sistema. Pulsa aceptar para accesar al sistema o cancelar para salir del sistema.

Pantalla Principal

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2. CONFIGURACIN.
Este mdulo tiene varias opciones, como se puede observar permite configurar una serie de elementos y requisitos necesarios para el inicio de actividades del sistema, siendo unas de las aplicaciones principales: para trabajar con estas opcion debes posicionar el puntero del mouse en el icono Datos

Generales y pulsar una sola vez el boton izquierdo del mouse desplegandose asi una ventana como se muestra en la pantalla

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2.1. Parmetros Generales del Sistema.

En esta opcin se crear la informacin general de la empresa a la cual pertenece la activacin, entre ellos: AIF, NET, Direccin, Telfono, % de IVA a cobrar, moneda a utilizar, adems de algunos datos para efectos fiscales como el tipo de contribuyente y el % de IVA a retener en caso de contribuyentes especiales. As tambin, se debern colocar los valores iniciales de los correlativos de los distintos documentos que emite el sistema, como son facturas, devoluciones, recibos, solicitudes de precios, notas de entrega de ventas, movimientos de inventarios, movimientos de compras y

Documentos bancarios entre otros, adems de debe establecer si maneja o no observaciones al momento de la facturacin, el tipo de redondeo de precios, los distintos nombres a las opciones de precio y la fecha del ultimo cierre mensual efectuado. Por ltimo se deben establecer las categoras de productos para el
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manejo de inventario y los datos legales del representante de la empresa. Debe tomarse en cuenta que el sistema al instalarse crea este registro con los valores por defecto. Es importante destacar que una vez procesados los documentos, como por ejemplo las facturas, NO se debe iniciar o modificar los correlativos de nuevo, ya que esto puede producir un error de Clave Duplicada. Si desea iniciar el sistema despus de efectuar pruebas, simplemente se eliminan todos los archivos del directorio Datos, y cuando se ejecute nuevamente el sistema, estos sern creados automticamente en blanco. Para poder operar esta seccion debes pocisicionar el puntero del mouse en el icono Configuracion y luego seleccionar la opcion de Parametros Generales

Una vez seleccionado lal opcion de Parametros Generales la pantalla mostraran las opciones de correlativos, financieros, impuestos, clasificadores de invenatrio, consulta otra moneda, campos adicionales de clientes y observaciones. Para trabajar con cada uno debes pocisionar el puntero con el boton izquierdo del mouse una sola vez. del mouse y hacer click

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2.2. Parmetros de la Estacin.

En esta opcin se permite configurar las condiciones o caractersticas particulares para cada estacin de trabajo, en caso de que el sistema est instalado en ambiente de red. Puede seleccionar si utiliza impresora fiscal, gaveta para dinero y visor. Puede configurar la misma con parmetros para trabajar como punto de ventas y se seleccionaran las opciones segn el caso, pudiendo seleccionar los formatos de ventas tales como: factura, nota de entrega, devoluciones, pedidos, presupuestos, etc. formatos de compras tales como compras, devoluciones, notas de entregas de proveedores, ordenes de compra, etc., adems los formatos para movimientos de inventarios, ajustes, traslados, cargos y descargos, por ultimo los formatos de movimientos bancarios como cheques, depsitos, notas de dbitos y crditos y por ultimo seleccionar los puertos de impresin que utilizara cada uno de los anteriormente mencionados documentos. Para trabajar con esta seccion debes pocisionar el el puntero del mouse en la barra de herramientas ubicada en la

parte superior de la pantalla princinpal y selecionar al opcion Parametros de la Estacion como se muestra en la pantalla.

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2.3. Usuarios de Sistema.

Permite crear a los diferentes usuarios que tendrn acceso al sistema, pudiendo establecer los niveles de accesos de los mismos, a travs de una permisiologa Clave. Es importante destacar que de no crearse una clave de acceso, el sistema no solicitar la misma al momento de ser ejecutado y todas las opciones de Saint Professional estarn libres para ser utilizadas. Una vez que se cree alguna clave de acceso, el sistema a de solicitar una validacin de la misma, para poder entrar al sistema y automticamente las opciones a las cual no tiene acceso se escondern (si es el caso). Esta opcin posee un localizador que permite ubicar rpidamente el nombre del usuario deseado, pudiendo en esta seccin agregar nuevos usuarios, modificar o borrar los existentes.

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Si nos vamos a Detalles Generales, Configuracin y Usuario se nos

Mostrara la pantalla de la siguiente forma:

Una vez entrado al usuario se mostrara una pantalla donde podemos incluir los datos del usuario, como se muestra en la siguiente pantalla:

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MANUAL DE USUARIO

Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como Agregar un nuevo usuario, Modificar un usuario existente oBorrar de esta

un usuario ya existente en a base de datos. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion o ningn cambio.

Incluyendo Datos Del Usuario

Al Agregar un usuario se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en aceptar para guardar los datos para no almacenar dicho usurio en la

suministrados o click en cancelar base de datos.

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MANUAL DE USUARIO Modificando Datos del Usuario.

Modificando un usuario debes selecionar primero al usuario que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton Aceptar para guardar dichos cambios o Cancelar ningun cambio realizado. para no guardar

Borrar Datos del Usuario

Borrar un usuario del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato, solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar. Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton Salir

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Precaucion. Cuando selecciones la opcion Borrar un usuario se generar la siguiente pregunta seguro que desea eliminar el registro? Selecciona la opcion que se adpta a tu seleccion.

2.4. Proveedores
Este mdulo permite agregar, modificar y borrar datos relacionados con los proveedores de bienes y/o servicios de la empresa, estos ser utilizado en el mdulo de compras y cuentas por pagar. Para registrar los proveedores se recomienda tener una relacin de los mismos ya que el sistema validar la informacin requerida para su funcionamiento. Dicho modulo se podr acceder por tres vas distintas, ya sea. 1) por la opcin de Datos Generales Proveedores 2) por el icono de Proveedores en la barra de acceso rpido 3) directamente por la funcin o tecla F3. Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como Agregar un nuevo usuario, Modificar un usuario existente oBorrar

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MANUAL DE USUARIO

un usuario ya existente en a base de datos. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion.

de esta

2.5. Cuentas Contables.

Este mdulo permite Agregar, Modificar y Borrar datos en el archivo de cuentas de operaciones de ingresos y egresos, que sern utilizados por el mdulo de libro de bancos al momento de registrar movimientos bancarias. Para tales fines puede utilizar las teclas de [Insertar], [Enter], [Suprimir]. El sistema validar la informacin obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. Para llevar un adecuado control de los asientos realizados en el mdulo de banco, es recomendable elaborar un plan de cuentas del banco, similar a la estructura del sistema contable.

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MANUAL DE USUARIO
Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como Agregar un nueva cuenta contable, Modificar existente y Borrar buscar una cuenta contable

una cuenta contable ya existente en la base de datos o de e s t a aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion .

(F2) una cuenta contable.selecciona la opcion salir

Incluyendo Cuenta Contable.

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Al Agregar una cuenta contable se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en Aceptar suministrados o click en Salir para guardar los datos

para no almacenar dicho usurio en la base de datos.

Modificando O Asignando Cuenta Contable.

Al Modificar una Cuenta Contable debes selecionar primero la cuenat que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton Aceptar para guardar dichos cambios o Salir para no

guardar ningun cambio realizado

Borrar Datos del Usuario

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Borrar una Cuenta Contable del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato, solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar. Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton Salir

2.6. Atributos por Grupo.

Este modulo permite la creacin, registro y clasificacin de los inventarios por departamento, ya sea por grupo, lnea, marca, color, etc. Dependiendo la estructura que se haya configurado previamente en el modulo de Configuracin, es decir la categorizacin de inventarios permite registrar y agrupar el inventario de productos por sus caractersticas comunes una vez clasificadas dichas caractersticas.

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2.7. Depsito.
En este mdulo se crean los depsitos del inventario; el sistema por defecto trae cinco (5) depsitos de mercanca predefinidos, estos nombres al ser cambiados, se mostraran automticamente en el resto del sistema Si el usuario desea modificar uno o todos los depsitos ya preestablecidos, debe seleccionar en el men principal Detalles Generales, la opcin Depsitos, luego se activa una
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ventana donde se indican los depsitos ya predefinidos por defecto en el sistema, posteriormente slo tiene que seleccionar el depsito a Modificar luego cambiar el nombre a su preferencia. y

2.8. Inventarios.
Este mdulo permite agregar, modificar y/o borrar datos en la tabla de productos, que sern utilizados por el mdulo de compras y facturacin. Para tales fines se puede utilizar los iconos Agregar, Modificar o Borrar que aparecen en la parte inferior del formato o a travs de las teclas de [Insertar], [Enter], [Suprimir]. Si se selecciona numeracin automtica en la configuracin de los parmetros, el sistema asignar en forma automtica un nmero correlativo en combinacin con el departamento al que pertenece el producto. Por ejemplo: si el producto pertenece al departamento 01 entonces la numeracin del cdigo del producto ser: 010001, 010002, 010003, etc. En la ventana puede observarse que se muestran varios campos que permiten visualizar informacin referente al producto como el depsito, cdigo, descripcin, etc. Dicho modulo se podr acceder por tres vas distintas, ya sea: 1) Por la opcin Detalles Generales Inventarios 3) Directamente por la funcin o tecla F4.
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Como Agregar Productos A La Tabla De Inventarios:

Para el ingreso de nuevos productos a la tabla o base de datos del inventario se puede proceder de dos (2) maneras, primero si es un producto nuevo que no tenga en la base de datos otro similar, se procede a registrarlo por el icono de agregar, mientras que si existe en la tabla de inventarios alguno que tenga las mismas caractersticas se procede a copiar ese producto existente a travs del icono copiar y se le asigna nuevo cdigo, procediendo luego a travs del icono de Modificar a realizar los cambios que se requieran ya sea de nombre del

producto, valor de costo, precio o margen de utilidad y otras caractersticas diferentes al anterior. En caso de registrar un nuevo producto con error en el cdigo se deber proceder a Borrar y crearlo nuevamente.,

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Datos.El Cdigo del Producto es el nico campo que No se puede

Modificar en vista de que dicho cdigo en nico.

Esta tabla nos permite agregar nuevo producto a la tabla, modificar datos de la tabla nuevo producto, borrar un producto de tabla. Para el registro de nuevos productos se procede de la siguiente manera,primeramente se acceda al modulo de inventarios por cualquier va, se oprime selecciona la opcin AGREGAR, luego aparecer la pantalla con el formato (INV) donde se incluirn todos los datos del producto en cualquiera que sea el caso , de no conocer se pueden visualizar mediante el botn de ayuda o bsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de opciones disponibles para efectuar la seleccin, seguidamente se deber incluir el Cdigo del producto el cual ser nico y se podr leer con el escner o lector ptico en caso de que el producto presente cdigo de
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barras, en caso contrario se incluir manualmente, se debern introducir otros datos importantes como el tipo de unidad en que se presenta el producto para la venta ya sea Unidad, Metro, Kilogramo, etc. as mismo indicar si el producto se maneja con seriales, si es compuestos, la procedencia del producto si es nacional o importado y luego registrar una de las partes mas importantes del producto como lo es el Costo, el Precio y por diferencia el sistema registra el Margen de Utilidad, por ultimo se debe identificar si el producto genera impuesto IVA al momento de su facturacin o si por el contrario es un producto exento, una vez verificados todos los datos registrados procedemos a aceptar y la pantalla volver a la tabla general de inventarios donde podremos buscar y visualizar el producto incluido el cual si presenta algn error en cualquiera de los datos incluidos podemos acceder nuevamente mediante el icono de MODIFICAR y realizar los cambios de dichos datos teniendo presente que en caso de error en el registro del cdigo del producto debemos borrarlo y crearlo nuevamente.

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Datos.El campo del cdigo es el nico que no podemos modificar una vez
registrado y validado. Como indicamos anteriormente podemos copiar las caractersticas de un producto existente en el inventario a travs del icono de copiar. Este proceso lo podemos realizar de la siguiente manera: primero ubicamos el producto existente en la tabla de inventarios.

Este mdulo de Inventario de Productos posee un buscador, que permite Ordenar la busquedad por, categorias, codigo, descripcion, departamento, referencia de cdigo de proveedores.

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Seleccionando la forma de orden por cdigo del producto, descripcin o nombre, departamento o referencia, se puede cambiar el orden segn se seleccione, oprimiendo el botn de buscar, el sistema cambiar el orden automticamente, si se desea buscar una informacin en particular se escribe en la zona dispuesta para ello y se pueden utilizar las siguientes formas de bsqueda: 1) Si se presiona el Botn de Buscar, el sistema presenta unalista de todos los productos del inventario, para que el usuario seleccione. 2) Si se desea buscar un producto en la tabla y este posee cdigo de barras se selecciona la forma de cdigo y en el espacio dispuesto para escribir se lee dicho cdigo con el escner o lector ptico y el sistema mostrara en la tabla solo el producto buscado para seleccionar; si el producto a buscar no posee cdigo de barras o queremos buscar productos que inicien, bajo algn cdigo, se colocan en el espacio dispuesto para escribir los primeros caracteres de este, seguido de un asterisco; como por ejemplo: 004* [Botn de Buscar] y el sistema presentara una lista de todos los productos del inventario que inicien con las letras o cdigo 004 para as hacer la seleccin. 3) Si se desea buscar un producto en la tabla por su descripcin o nombre se selecciona la forma Descripcin y en el espacio dispuesto se escribe el nombre del producto, realizando el sistema el proceso antes mencionado. 4) Si se quiere buscar productos que contengan algunos caracteres enEspecial, se debe colocar la palabra o varios caracteres de esta palabra encerrado entre dos asteriscos y pulsar buscar, ejemplo Gerencia, o Geren esta manera el sistema muestra todos los productos que posean la palabra Gerencia, Gerente, General, etc. para hacer la seleccin. Debe tomarse en cuenta que el sistema ejecutar esta bsqueda segn el orden seleccionado, es decir si se ha seleccionado ordenar por descripcin o referencia, el sistema ejecutara una bsqueda y tratar de encontrar la informacin dentro del nombre o la referencia, ya sea la palabra completa o en su contenido.
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2.9. Clientes.
Este mdulo permite Agregar, Modificar y Borrardatos en el archivo de clientes, que sern utilizados por el mdulo de facturacin y cuentas por cobrar. Para tales fines puede utilizar los iconos Agregar, Modificar o Borrar que aparecen en la parte inferior del formato o a travs de las teclas de [Insertar], [Enter], [Suprimir]. El sistema validar la informacin obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. Si se desea agregar cliente(s) eventual(es) se procede de igual forma que un cliente normal, pero el primer carcter del campo, nombre del cliente debe ser un signo de interrogacin Esto se realiza con el fin de que al momento de elaborar

facturas; cuando el sistema detecta el signo de interrogacin abrir dos campos adicionales, para que el usuario coloque el nombre y el Rif del cliente eventual. En este caso se recomienda, utilizar esta modalidad solamente para facturas de contado.

Dicho modulo se podr acceder por tres vas distintas, ya sea: 1) Por la opcin de Detalles Generales Clientes 2) Por el icono de Clientes en la Barra de Acceso Rpido 3) Directamente por la funcin o tecla F2

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Para crear Clientes se selecciona el icono o botn de Agregar, luego se procede a registrar en la pantalla anterior que aparecer, los datos del cliente siendo los ms importantes: Cdigo el cual puede ser alfanumrico (letras y nmeros), alfabtico (letras) o numrico (nmeros) con un mximo de 15 dgitos, seguidamente la descripcin o nombre y una serie de datos adicionales como direccin, Nro. Telfono y fax, direccin de e-mail, se debe sealar si este cliente disfrutara de crdito debiendo indicar el limite de crdito y los das de plazo, si se otorga % de descuentos parciales o globales, adems se debe sealar como campo obligatorio el Vendedor y la Zona, los cuales en presentan un botn de ayuda que lista los nombres de vendedores y las zonas registradas para seleccionar, tambin se debe indicar el tipo de cliente fiscal es decir si es contribuyente o no y por ultimo el tipo de precio que aplicara a ese cliente,considerando que si se espera cambiar el precio de venta a dicho cliente al momento de alguna venta se debe

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Seleccionar el precio libre en vista de que es este el que permite cambiar el precio ya que al fijarle precio 1, precio 2 o precio 3 no se podr cambiar el precio en la facturacin. Una vez aceptado y validado el cliente se pueden realizar Modificaciones O Agregar datos mediante el icono.

Datos .
E l nico Dato que no s e puede modific ar es el Cdig o del Cliente.

3. MOVIMIENTOS.
La opcin de Movimientos del men principal podemos sealar que es de granimportancia en vista de que contiene el mantenimiento de todos los movimientos de ventas, compras, bancos e inventario, tal como lo presenta la siguiente Pantalla:

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3.1. Facturacin Ventas.

Permite la emisin de facturas por Ventas a crdito o contado de productos registrados en la tabla de inventarios, actualizando las existencias de la base de datos del Inventario y los saldos de cliente (si la factura es a crdito).

Cmo Facturar
Para acceder al modulo de Ventas se puede realizar por tres vas distintas, ya Sea: 1) Por la opcin de Movimientos Ventas Facturacin 2) Por el icono de Facturacin en la Barra de Acceso Rpido 3) Directamente por la funcin o tecla F5

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Una vez dentro de la sub opcin de Facturacin, primeramente se indica el cdigo del cliente a facturar en caso de no conocerlo puede verificar el listado de clientes disponibles a travs del botn de ayuda o bsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de clientes disponibles para efectuarla seleccin, una vez seleccionado el cliente, el sistema por defecto presentara el vendedor y el precio de venta que le fue asignado a ese cliente al momento de su registro, si el cliente al que se le va a facturar no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a travs del icono o botn crear clientes que aparece al lado del campo, sin necesidad de abandonar esta pantalla. Si se desea cambiar el cliente o vendedor, el usurario se ubica en la casilla respectiva y se

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oprime F2, luego se abre la ventana de registros disponibles con los cdigos existentes y la descripcin deseada y procede a seleccionar.

Otra forma de proceder en caso de no conocer el cdigo del cliente, es que se puede dejar el campo en blanco y presionar la tecla [Enter], en cuyo caso el sistema mostrara la ventana de ayuda con el listado de clientes disponibles, para efectuar la seleccin. Si el cliente indicado o seleccionado, fue creado con un signo de interrogacin al principio del nombre, entonces el sistema asumir que es un cliente eventual y abrir los campos de nombre, identificador fiscal y direccin para que sean introducidos por el operador. Luego de seleccionar el cliente, el sistema muestra el precio asignado al mismo y puede ser modificado si el usuario lo desea, siempre y cuando se haya seleccionado para ello precio libre, ya que al indicar precio 1,2 3. el sistema no permite modificarlo.

Una vez indicado el cliente, el precio y el depsito de donde se descargar el producto, el sistema se ubicara en la zona de detalle de la factura en el campo del cdigo, si el producto posee cdigo de barras se lee con el lector ptico y aparecer
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el nombre del producto en caso de no poseer cdigo de barras y se desconoce el mismo, se deber buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripcin y colocando el nombre del producto tal como se indica ms adelante; por defecto presenta como venta la cantidad de 1 para que el vendedor indique la cantidad a facturar, igualmente se muestra el precio de venta sin IVA (en caso de ser productos con impuestos). As mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de facturacin se va reflejando un resumen de la venta que se esta registrando tanto el monto de los productos facturados como del IVA por separado, adems del Nro. De tem. Si al momento de agregar un producto al detalle de factura, desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles, entonces tiene las siguientes opciones:

Si se encuentra en el campo Cdigo del Producto, puede:

1) Tomar el producto y leer el cdigo con el escner o lector ptico en caso de que el producto a facturar tenga cdigo de barras, seguidamente el sistema presentar el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. 2) Si conoce el cdigo total del producto, registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presentar el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender.

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3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentar una lista de todos los productos del inventario, para que el operador haga su seleccin de producto a facturar. 4) Marcar 123*-Enter, el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123, para que Ud. haga su seleccin del producto a facturar. 5) *123* - Enter, el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del cdigo, para que Ud. haga su seleccin. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter, el sistema saltar al campo descripcin.

Si se encuentra en el campo Descripcin del Producto, puede:

1) Si conoce el nombre, descripcin o referencia del producto, registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. 2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario, para que Ud. haga la seleccin del producto a facturar.

3) A* - Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A, para que Ud. haga su seleccin del producto a facturar. 4) *HOGAR* - Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR, para que Ud. haga su seleccin.

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5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter, el sistema saltar nuevamente al campo del cdigo del producto. Una vez registrados todos los productos a facturar procedemos a totalizar la venta, pudiendo hacerlo de dos maneras: Estando en la lnea en blanco despus de la ultima lnea de productos registrados procedemos a presionar la tecla SHIF y conjuntamente la tecla ESC, seguidamente aparcera un cuadro con dos lneas o campos donde se refleja en lnea superior el monto total de la venta y en la lnea inferior el monto que se recibe del cliente para cancelacin de la factura, por defecto el sistema muestra el mismo monto de la venta, el operador proceder a registrar el monto pagado por el cliente en caso de que este sea superior y a presionar la tecla Enter y el sistema le mostrara el monto de cambio a entregar al cliente.

Es importante sealar que por esta opcin no se podrn facturar ventas a crdito, es decir por esta va se procede solamente cuando son ventas de contado, igualmente no podemos seleccionar si queremos imprimir la factura, el Nro de copias etc. y proceder de acuerdo a como este configurado el registro. La segunda forma de Totalizar es, una vez estando en la lnea en blanco despus de la ultima lnea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecer la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de venta (Crdito o Contado), si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema mostrara el cambio a entregar al cliente, igualmente sealamos el Nro. De copias que deseamos imprimir de la factura emitida y presionamos la opcin Aceptar.

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Se Nos Muestra De La Siguiente Manera:

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Seguidamente aparece un cuadro para registrar el detalle del pago en caso de ventas a contado, donde debemos sealar el instrumento o forma de pago, si es efectivo, presionamos la opcin Aceptar, si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. De Cheque y el banco donde se depositara para alimentar en lnea el libro de bancos que tengamos configurado en el sistema, si el pago se realiza en tarjeta de crdito demos registrar el Nro. Y el tipo de la tarjeta de crdito.

Al totalizar, si desea imprimir la factura, indique la cantidad de copias a imprimir, si coloca 0 en el nmero de copias el sistema no imprimir la misma. Si es una venta a crdito el operador colocara como monto cancelado la cantidad de Bs. 0,00 y el sistema reconocer que es una venta a crdito, siempre y cuando el cliente este configurado para recibir crdito, y aparecer la siguiente pantalla donde se completara la informacin necesaria para el registro del crdito .botones para cargar Presupuestos, Pedidos, Facturas en Espera y Notas de Entrega. Adems permite guardar Factura en Espera. Al oprimir alguno de ellos, se
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desplegar una ventana donde el usuario puede seleccionar una operacin como por ejemplo factura en espera, presupuesto y otros, luego esta informacin se cargar automticamente en la factura y se ejecuta el procesa de facturacin ya mencionado.

3.2. Devolucin De Facturas De Ventas.

Despus de realizada una venta, en algunas ocasiones el cliente devuelve algn producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolucin de alguna factura emitida, por lo tanto esta devolucin debe reflejarse en el sistema y se realiza entrando a la opcin de Movimientos-- Ventas -- Devolucin de Ventas en el men principal y aparecer la pantalla de Devolucin de factura, donde se muestra en la parte superior las facturas emitidas por Nro. Y fecha de emisin, as como el nombre del comprador y el monto total de dicha factura y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada factura indicando el producto facturado, la cantidad, el precio unitario y el precio total Seguidamente a travs del botn o

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La funcin F3 aparecen todas las facturas emitidas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le realizara la devolucin, a travs del botn de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo.

Por ejemplo, supongamos que el Cliente, realiz una compra tal como se muestra en el cuadro anterior, pero por alguna razn desea devolver el producto maquina en este caso el usuario o vendedor selecciona esta Factura (Nro.000001) y a continuacin se muestra los siguientes.

Precaucion. una vez seleccionado la Factura y deseas devolver la factura el sistema genera un mensaje, Si se toma la opcin Si, el sistema realiza la
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pregunta que mostramos a continuacin, si se toma la opcin No, el sistema vuelve al cuadro inicial donde debemos seleccionara la factura.

Una vez seleccionada la opcin Si aparece el mensaje sobre la devolucin, si esta se efectuara total o parcial, generalmente cuando son ms de un producto facturados la opcin a seleccionar es No, ya que al escoger esta opcin el sistema muestra la siguiente pantalla donde trae toda la factura emitida pero sin Cantidades a devolver para que el operador o vendedor seleccione la opcin modificar y cambie o coloque las existencias a devolver, mientras que si seleccionamos la opcin Si en la pregunta anterior el sistema igualmente trae lafactura emitida pero con el total de dicha factura como devuelta, en este caso el operador o vendedor deber escoger la opcin modificar pero para cambiar los productos que no se devolvern. Una vez seleccionada la opcin Si, procedemos a modificar y colocar el monto a devolver y totalizamos dicha devolucin, mediante la tecla Esc. y aparece la pantalla para totalizar, donde podremos seleccionar si dicha devolucin se har mediante la entrega de dinero o mediante un crdito a su favor tal como se muestra, adicionalmente debemos sealar el tipo de devolucin y si queremos imprimir la devolucin realizada.

4. CUENTAS POR COBRAR.

Este mdulo permite el mantenimiento de los movimientos de las cuentas por cobrar, las cuales no son ms que obligaciones que contraen las personas naturales o jurdicas con la empresa; estas cuentas por cobrar surgen de operaciones como:
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emisin de facturas, pagos o abonos, notas de crdito, notas de dbito, emisin de giros, entre otras. En estas operaciones no se involucra al inventario, ni los costos o precios, debido a que nicamente se utiliza para actualizar el sistema con las ventas hechas previamente. Es importante resaltar que cuando se va a registrar una nota de crdito, esta puede ser aplicada a una operacin pendiente o al oprimir el botn Anticipos puede registrar lo que se denomina un pago adelantado, donde se registrar un saldo a favor del cliente, el cual puede ser aplicado posteriormente a una factura en el momento de su cancelacin o al momento de realizar un pago o abono. Al oprimir en el men, la opcin de Cuentas por Cobrar se abrir una ventana que solicita datos relacionados del cliente y muestra varios campos, utilizados en funcin de las necesidades del usurario, para trabajar con estas seccion debes pocisionar el puntero del mouse en el icono Movimientos seleccionando la opcion

Cuentas Contables donde puedes trabajatr con cuentas por cobrar o programador de cobros. 1) Por la opcin de Movimiento Cuentas por Cobrar 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rpido 3) Directamente por la funcin o tecla F6

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Seguidamente el operador o usuario deber seleccionar el cliente para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuacin:

En La Parte Superior Del Cuadro Anterior Se Muestran Las Siguientes Pestaas.

Estado de Cuenta.En esta seccin se muestra las transacciones realizadas por un cliente con la suma de los dbitos, crditos y saldo.

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Factura. En esta seccin se registran aquellas facturas que no han sido registradas en el sistema por algn caso especial, como por ejemplo: facturas realizadas antes de la instalacin del sistema; de esta forma ingresa la factura a las cuentas por cobrar, sin afectar el inventario. En esta seccin no se pueden emitir facturas, slo se utiliza para alimentar las Cuentas por Cobrar.

Notas de Debito. Permite emitir facturas, cargos por inters de mora.

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Notas de Crditos.En esta seccin de la ventana se colocan errores cometidos al emitir las facturas o por descargos realizados al cliente, como en el caso de descuentos por pronto pago. Las notas de crditos disminuyen el saldo de los deudores. Cuando se necesita enmendar un error cometido al elaborar una factura o descargos realizados al cliente como en el caso de descuentos por pronto pago, se accede a una nota de crdito.

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Pagos o Abonos. Se registran los pagos o abonos a facturas o documentos que el cliente adeuda a la empresa, slo es seleccionable si el cliente tiene saldo deudor con la empresa.

Emisin de Giros.Las obligaciones que nos adeuda un cliente la podemos transferir relacionar a travs de giros o cuotas por esta opcin.

5. COMPRAS.
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Este modulo permite registrar las Compras de mercancas o productos ya sea a travs de facturas o Notas de Entrega, pudiendo ser compras a crdito o contado, actualizando las existencias de los mismos y los saldos de proveedores (si la compra es a crdito), etc.

Proceso de Registro de Compras.

Para ingresar al registro de las compras se puede realizar por tres vas distintas, dependiendo si dicha compra se realiza con Factura o con Nota de Entrega, si es con Factura: 1) Por la opcin de Movimiento Compras - Compras

2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rapido 3) Directamente por la funcin o tecla F7

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Una vez dentro de la opcin de Compras procederemos al registro de la misma, dependiendo principalmente de la forma en que realice dicha compra, es decir debemos identificar el documento con el cual se recibe la mercanca, si es con factura o si es con nota de entrega del proveedor Si la recepcin de la compra se realiza mediante Factura de Compra: Lo primero que se debe hacer es indicar el cdigo del proveedor y en caso de no conocerlo se puede verificar el listado de proveedores a travs del botn de ayuda o bsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de proveedores disponibles para efectuar la seleccin. Al indicar el proveedor y el nmero de la factura de compra, el sistema se ubica en la zona de detalle de la compra (campo de Cdigo) en modo de agregar, si el proveedor al que se le va a cargar la compra no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a travs del icono o botn de crear proveedores que aparece al lado del campo, sin necesidad de abandonar esta pantalla. Una vez indicado el proveedor, el Nro. de factura y el depsito de donde se cargar el producto, el sistema se ubicara en la zona de detalle de la compra en el campo del cdigo, si el producto posee cdigo de barras se lee con el lector ptico y aparecer el nombre del producto en caso de no poseer cdigo de barras y se desconoce el mismo, se deber buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripcin y colocando el nombre del producto tal como se indica ms adelante; por defecto presenta como compra la cantidad de 1 para que el operador indique la cantidad a recibida, igualmente se muestra el precio de compra sin IVA (en caso de ser productos con impuestos). As mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de compra, se va reflejando un resumen de la compra que se esta registrando tanto el monto de los productos comprados como del IVA por separado, adems del Nro. de tem Si al momento de
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agregar un producto al detalle de la compra, no esta registrado dicho producto, podemos crearlo de la siguiente manera, estando en la lnea en blanco despus de la ultima cargada, pulsamos la tecla o funcin F3 y aparcera el formato de creacin de productos como se muestra a continuacin, y procedemos a cargarlo tal como se realizo en el modulo de inventarios, ya mencionados y luego de creado le realizamos el cargo respectivo.

Si al momento de agregar un producto al detalle de la compra, desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles, entonces tiene las siguientes opciones:

Si se encuentra en el campo Cdigo del Producto, puede:

1) Tomar el producto y leer el cdigo con el escner o lector ptico en caso de que el producto a registrar tenga cdigo de barras, seguidamente el sistema presentar el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo de la compra en caso de ser mayor que uno. 2) Si conoce el cdigo total del producto, se debe registrar y presionar la tecla Enter y el sistema presentar el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo en caso de ser mayor que uno. 3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentar una lista de todos los productos del inventario, para que el operador haga su seleccin de producto a registrar segn la compra.

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4) Marcar 123*-Enter, el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123, para que Ud. haga su seleccin del producto a registrar en la compra. 5) *123* - Enter, el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del cdigo, para que Ud. haga su seleccin. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter, el sistema saltar al campo descripcin.

Si se encuentra en el campo Descripcin del Producto, puede:

1) Si conoce el nombre, descripcin o referencia del producto, registrarlo y Presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto Presenta la cantidad uno (1) para que elusuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a comprar en caso de ser mayor que uno. 2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario, para que Ud. haga la seleccin del producto a registrar en la compra 3) A* - Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A, para que Ud. haga su seleccin del producto a registrar en la compra. 4) *HOGAR* - Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR, para que Ud. haga su seleccin. 5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter, el sistema saltar nuevamente al campo del cdigo del producto. Las teclas que son utilizadas en este proceso son : [Teclas del cursor], Permite subir y bajar dentro de la lista de productos comprados. Si Ud. oprime la flecha hacia arriba estando en el primer producto, el sistema seleccionar el cdigo del proveedor e inicia la compra. [Insertar], Permite agregar productos a la compra.
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[Enter], Permite modificar el producto seleccionado. [Suprimir], Permite borrar el producto seleccionado.

Una vez estando en la lnea en blanco despus de la ultima lnea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecer la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de compra (Crdito o Contado), si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema asume que es una compra de contado y pasa a la pantalla siguiente donde se detalla el pago, igualmente sealamos el Nro. De copias que deseamos imprimir de la compra registrada y presionamos la opcin Aceptar. Si es una compra a crdito procedemos a colocar como monto cancelado la cantidad de Bs. 0,00 entonces, el sistema crear la compra como 'CREDITO', alimentando a su vez las cuentas por pagar a este proveedor. Volviendo al pago de la compra se debe registrar la forma de pago de la misma en caso de ser de contado, tal como se refleja en el siguiente formato donde debemos sealar el instrumento o forma de pago, si es efectivo, presionamos la opcin Aceptar, si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. De Cheque y el banco de donde se pagara dicha compra para alimentar en lnea el libro de banco que tengamos configurado en el sistema, si el pago se realiza en tarjeta de crdito demos registrar el Nro. Y el tipo de la tarjeta de crdito.

Si la recepcin de la compra se realiza mediante Nota de Entrega de proveedores: El procedimiento para el registro de compras mediante la recepcin de notas de entrega de proveedores es igual al procedimiento mediante recepcin de facturas, solamente los diferencia el tipo de documento es decir mediante esta
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opcin se registrara el Nro. de Nota de Entrega y no de Factura ya que no existe siguiendo todos los pasos del procedimiento ya descrito. Se debe tener en cuenta que una vez recibida la factura que sustituya a esa Nota de Entrega se debe transformar dicha nota de entrega en factura mediante el siguiente procedimiento: Se acceda el modulo de compra y en la parte inferior de la pantalla se selecciona cargar Nota de Entrega, este procedimiento convierte el registro de la compra mediante la nota de entrega en una compra con factura, sin afectar los inventarios.

Una vez que seleccionamos cargar la Nota de Entrega aparece la pantalla anterior y procedemos a seleccionar la nota que queremos convertir en factura, y el sistema realiza las siguientes preguntas: Al seleccionar la opcin SI, el sistema trae el contenido de la nota de entrega seleccionada y solicita el Nro. De factura para realizar la conversin y seguir con todos los pasos de una compra normal con factura ya explicado en el paso.

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6. DEVOLUCIONES DE COMPRAS.
Despus de registrada una compra, en algunas ocasiones es necesario devolver algn producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolucin de alguna compra registrada, por lo tanto esta devolucin debe reflejarse en el

Sistema para actualizar la existencia de los inventarios. Se realiza dicha devolucin dependiendo de la forma del registro original de la compra, es decir, si registramos la compra con factura se registrara entrando a la opcin de Movimientos, Compra, Devolucin de Compras, si registramos la compra con nota de entrega de proveedor se

registrara entrando a la opcin de es movimientos, Compra, Devolucin de Nota de Entrega a proveedor, en el men principal y aparecer la pantalla de Devolucin de compras. 1) Por la opcin de Movimiento Compras Devoluciones de compras 2) Directamente por la funcin o tecla ( Ctrl+F7)

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Seguidamente a travs del botn o la funcin F3 aparecen todas las compras realizadas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le aplicara la devolucin, a travs del botn de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo Se muestra en la parte superior las facturas registradas por compra por Nro. Y fecha de registro, as como el nombre del proveedor y el monto total de dicha compra y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada compra registrada sealando el producto comprado, la cantidad, el precio unitario y el precio total .Este mdulo permite restar de nuestro inventario los productos devueltos a los proveedores por razones especiales, como mercanca daada por ejemplo, y su funcionamiento es similar al mdulo de compras y actualiza en forma automtica el inventario. Cuando seleccionamos la compra a devolver el sistema presenta mensajes de confirmacin tal como lo realiza en el procedimiento de las devoluciones de venta Y el procedimiento es igual al antes mencionado

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(devoluciones de ventas), nicamente que es para compras y afecta a proveedores mientras el otro es para ventas y afecta o clientes. As mismo si la devolucin es de una nota de entrega de proveedores el procedimiento vara solo en la seleccin de la opcin, es decir la devolucin no ser de factura sino de nota de entrega pero el procedimiento para el registro de la devolucin es el mismo ya descrito.

7. CUENTAS POR PAGAR. Este mdulo permite el mantenimiento de las transacciones de cuentas por pagar, como son incluir nuevas facturas, pagos abonos, notas de dbito y notas de crdito. Al oprimir en el men, la opcin de Cuentas por Pagar se abrir una ventana que solicita datos relacionados del Proveedor y muestra varios campos, utilizados en funcin de las necesidades del usurario. Seguidamente el operador o usuario deber seleccionar el proveedor para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuacin: 1 ) Por la opcin de Movimiento Cuentas Por Pagar. 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rpido 3) Directamente por la funcin o tecla F8

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Estado de Cuenta. En esta seccin se muestra las transacciones realizadas

con el proveedor seleccionado reflejando todos los movimientos con la suma de los dbitos, crditos y saldo.

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Factura. En esta seccin se registran aquellas facturas por compras o servicios

que no han sido registradas en el sistema por el modulo decompras por algn caso especial, como por ejemplo: compras realizadas antes de la instalacin del sistema y todas las facturas por servicios y otras; de esta forma ingresa la factura a las cuentas por pagar, sin afectar el inventario. En esta seccin no se pueden emitir facturas, slo se utiliza para alimentar las cuentas por pagar.

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Nota de Dbito. En esta seccin se utiliza para incrementar los saldos de los
acreedores de la empresa, en casos como: errores cometidos al emitir la factura, movimientos hechos al proveedor seleccionado por intereses de moras cobradas o cheque devueltos, entre otros.

Notas de Crditos.En esta seccin de la ventana se colocan errores Cometidos

al registrar las compras o por cargos realizados al proveedor, como en el caso de descuentos o bonificaciones. Las notas de crditos aumentan el saldo de los Acreedores o Proveedores. Cuando se necesita enmendar un error cometido al registrar una compra o cargos realizados al proveedor como en el caso de descuentos por pronto pago, etc., se accede a una nota de crdito.

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Pagos o Abonos. S registran los pagos o abonos a compras o servicios

recibidos que la empresa adeuda a los proveedores, slo es seleccionable si se tiene saldo deudor con dicho proveedor.

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8. OPERACIONES ESPECIALES.
Este mdulo permite efectuar Ajustes de precios, de impuesto y el cierre mensual de inventario y transacciones, el mismo actualiza las existencias del mes anterior con las existencias actuales, tambin elimina todas las transacciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no posean saldo, es decir que estn canceladas.

8.1. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones).

La ejecucin de este proceso es de carcter obligatorio ya que el sistema al momento de facturar o comprar, valida que la fecha de emisin de la operacin se encuentre en el mes de proceso, es decir que sea el mes siguiente al mes del ltimo cierre, esto con la finalidad de preservar la integridad de los saldos del inventario. Antes de ejecutar este proceso.

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9. CONSULTAS
Este mdulo permite visualizar resmenes detallados de Inventario, servicios, vendedores, clientes, resumen diario y mensual de compras y ventas, consolidacin y documentos de compras y ventas, consultar las consolidaciones y resumen de operaciones. En las consultas de: Inventario, Clientes, Consolidacin de Compras - Ventas y proveedores se puede apreciar en forma estadstica la informacin all contenida de acuerdo a cada movimiento tal como veremos a continuacin:

9.1. Inventario.

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Como se puede observar en la consulta anterior una vez seleccionado el producto que se quiere consultar podemos ver en la parte superior derecha informacin sobre dicho producto, su existencia, etc. As mismo a travs del icono de bsqueda F2 podemos seleccionar el producto deseado tal como se realizo en los procesos de bsqueda ya explicados en el modulo de inventarios. Igualmente podemos ver los movimientos que haya tenido dicho producto distribuido por tipo de movimiento tal como se muestra a continuacin

En dicho cuadro podemos ver accesando cada pestaa por separado todas las compras realizadas, las devoluciones de compras, las ventas y su devoluciones as como el resto de movimientos.

9.2. Resumen Diario De Ventas.

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Refleja el total de las ventas registradas por da de forma total y detallada o separada el monto neto del monto de IVA, adems de separar los montos decosto y utilidad, as como las ventas a crdito de las ventas a contado.

9.3. Resumen Mensual Ventas.

Al igual que la consulta diaria el sistema muestra un resumen mensual de las ventas con las caractersticas ya descritas.

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9.4. Resumen diario de Compras y Resumen mensual de Compras.

Al igual que para las ventas en el caso de las compras el resume diario y el resumen mensual muestran, como sus nombres lo indican las compras resumidas por da y mensual separando los montos netos del IVA cobrado as como el Nro. De documentos registrados.

9.5. Resumen de Operaciones.

Por ultimo podemos realizar una consulta en forma de resumen de las operaciones realizadas y registradas en el sistema tal como se muestra en el formato anterior, dicha consulta muestra los movimientos del ultimo mes a la fecha de consulta y como podemos observar muestra los montos acumulados de las operaciones, los montos de los costos de mercanca, los valores de las existencias actuales, los montos de cuentas por cobrar y pagar, las relaciones de los montos de
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IVA cobrados y cancelados y los saldos existentes en libros de bancos segn configuracin del sistema.

10. REPORTES.
La opcin de reporte contiene la consulta general de todos los movimientos realizados en los distintos mdulos que integran la aplicacin Saint Professional y que se han configurado en la opcin de Archivos del men principal, tal como se muestra a continuacin:

Datos. Para activar los reportes, se debe ir a la opcin Detalles Generales/configurador/diseo de formatos especiales y reportes. Luego salir del men en la opcin CERRAR.Para la emisin de cualquiera de los reportes que se muestran en el cuadro anterior solo se debe sombrear la opcin y
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dentro de esta buscar el reporte deseado y hacer clic sobre l, seguidamente aparecer la siguiente pregunta:

si seleccionamos la opcin no, el sistema procede automticamente a la misin del reporte mostrando las opciones para la impresin, donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora, la cantidad de copias, el tamao del papel, etc., pero si seleccionamos la opcin si, aparecer otra pregunta tal comose muestra a continuacin:

En caso de seleccionar la opcin si el sistema enviar o exportara a Microsoft Word el reporte que se emitir en formato de archivo de texto, el cual no puede ser modificado y termina el proceso de emisin del reporte; si se toma la opcin No, el sistema seguir el proceso de emisin del reporte seleccionado y este aparecer en la prxima pantalla en vista preliminar, donde se podr optar aun por imprimirlo o simplemente visualizarlo en pantalla, en caso de querer imprimirlo

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aparece la pantalla de opciones para la impresin, donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora, la cantidad de copias, el tamao del papel, etc.

Entre los reportes ms importantes tenemos: 1. Productos en Inventarios.

2.

Los Movimientos de Clientes y Proveedores.

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Donde podremos ver entre otros los Estados de Cuentas tanto de nuestros clientes como de nuestros proveedores, las relaciones pagos y cobros, anlisis, retenciones de ISLR etc.

3.

Los Reportes de Ventas y Compras

Los cuales cumplen con la normativa legal vigente en cuanto a materia de

IVA con su respectiva retencin, Libros de Ventas y Libros de Compras.

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10.4. Movimientos de Bancos.

5.

Formularios Seniat.
Donde se refleja el clculo y la emisin de las Formas Legales 13 (retencin

de ISLR) y la Forma 30 (Declaracin y Pago de IVA).

Para el calculo de IVA, una vez seleccionada la opcin de Forma N 30(Mensual) se mostrara la siguiente pantalla, donde se deber colocar solamente la fecha a la cual se emitir el reporte, es decir la fecha del cierre del mes correspondiente al cual se desea determinar los montos de IVA a declarar o pagar, en dicha pantalla se observan dos pestaas identificadas como: Parte A, que

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corresponde al movimiento de Compras y Crditos Fiscales y la Parte B, correspondiente al movimiento de Ventas y Dbitos

Fiscales, y donde podemos observar el total de los movimientos, ya sea de Crditos Fiscales para el prximo mes o el monto del Impuesto a Paga.

6.

Calculo de Impuesto.
Seguidamente, una vez elaborados los clculos podemos a travs de la opcin

aceptar, proceder a la Impresin de la Planilla Forma 30 en caso de poseer una impresora configurada para tal fin o exportar dicha impresin a Microsoft Word, dicha impresin muestra los distintos campos que se deben rellenar en la planilla de calculo de impuesto.

7.

Movimientos de Inventario.
Por ultimo en la lista de Reportes podemos observar las Transacciones de

Inventario, donde podemos consultar el movimiento de inventarios por unidades y por cliente, por departamentos y por productos adems de los anlisis de compra y venta de productos, etc.

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