Pendahuluan File Versus Database

Database
Database adalah koleksi data atau sekelompok fakta dalam bentuk keterangan yang diorganisasikan dan berhubungan dengan kegiatan pengolahan data, penyedian informasi dan kemudahan penggunaan referensi. Sistem manajemen database (DBMS) adalah program yang mengelola dan mengontrol akses ke database.

Sistem Database adalah kombinasi dari database, DBMS, dan program aplikasi yang menggunakan Database administrator (DBA) adalah orang yang bertanggung jawab untuk database database.

Agar dapat memahami secara menyeluruh kelebihan database , merupakan hal yang penting untuk memahami terlebih dahulu beberapa prinsip dasar tentang bagaimana data disimpan dalam system komputer. Gambar berikut memperlihatkan elemen-elemen dasar yang biasanya dinamakan hierarki data.

DDD Database
File Pelanggan File Penjualan

File Persediaan

Catatan 1: Pelanggan 1

Catatan 2: Pelanggan 2

Catatan 3: Pelanggan

Catatan 1000: Pelanggan1000

Field1:Nomor Pelanggan

Field 2 : Nama Pelanggan

Field 3 : Alamat

Field 4 : Kota

Field 5 : Negara Pela Bagian

Field 6 : kode pos

Negara Informasi mengenai atribut suatu entitas, seperti nama pelanggan dan alamatnya, disimpan dalam field. Semua field yang berisi data mengenai suatu entitas ( misalnya : satu pelanggan ) membentuk catatan (record ). Gabungan dari beberapa catatan yang paling berhubungan , seperti seluruh catatan pelanggan membentuk file ( missal : file pelanggan ). Suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat membentuk database.

Jenis Jenis File

Ada dua jenis file dasar. Pertama file utama ( master file ) yang konsepnya hamper sama dengan buku besar dalam SIA manual. File utama menyimpan informasi kumulatif mengenai sumberdaya organisasi dan pelaku-pelaku dengan siapa mereka berinteraksi. Sebagai contoh, file utama persediaan dan perlengkapan menyimpan informasi mengenai sumber daya yang penting bagi perusahaan. Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksi ( transaction file ), yang konsepnya hamper sama dengan jurnal dalam SIA manual. File File berisi catatan mengenai setiap transaksi bisnis ( event ) yang terjadi dalam periode fiscal tertentu. Database Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat.Gambar berikut mengilustrasikan perbedaan antara sistemberdasar file dan database. Pendektan Berdasarkan File Pendekatan Database

File Utama 1 Fakta A Fakta B Fakata c Fakta D

Program untuk Penjualan

Database Fakta A Fakta B Fakta C Fakta D Fakta E Fakta F Fakta G

File Utama 2 Fakta A Fakta c Fakta E Fakta F

Program untuk Pengiriman

Sistem Manajemen Database

Program untuk penjualan

Program untuk Pengiriman

Program untuk penagihan

File Utama 3 Fakta A Fakta D Fakta E Fakta G

Program untuk Penagiham

Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumberdaya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertantu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file utama ke dalam pool atau data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi. Gambar diatas memperlihatkan bahwa hal ini dapat dicapai dengan mempergunakan sebuah program yang disebut sebagai Database management system ( DBMS ) . Program ini bertindak sebagai interface antara database dengan berbagai program aplikasi. Kombinasi database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai system database.

SISTEM DATABASE Tampilan Logis dan Fisik ( Logical view and Phsycal View )
Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programmer secara konseptual mengatur dan memahami data. Tampilan fisik adalah merujuk pada bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam

disk, tape, CD-ROOM, atau media lainya. Skema

Skema mendeskribsikan struktur logis database. Terdapat tiga tingkat skema, yaitu : konseptual, eksternal, dan internal. Skema tingkat konseptual ( Conceptual level Scheme ) adalah tampilan seluruh database pada tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemenelemen data dan hubungan antara mereka.Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagianya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari database.

Gambar diatas menghubungkan setiap tingkat ini dengan anak panah berkepala dua, yang mewakili pemetaan antar skema. DBMS mempergunakan pemetaan untuk menerjemahkan permintaan data dari seorang pemakai atau suatu program aplikasi ke petunjuk, indeks, dan alamat yang dibutuhkan agar secara fisik dapat mengakses data. Kamus Data Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data ( data dictionary ), yang mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data yang mendeskribsikan elemen tersebut. DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan , kamus data ini sering kali merupakan salah satu aplikasi pertama dari system database yang baru dimplementasikan. Masukan ( input ) untuk kamus data mencakup elemen data yang baru atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama, deskribsi, atau penggunaan elemen data yang ada. Keluaran ( output ) mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programmer, perancang database, dan pemakai system informasi.

Bahasa-bahasa DBMS
Merupakan sarana pelaksanaan 3 fungsi dasar DBMS, yaitu: Menciptakan; Mengubah; Mempertanyakan database

Bahasa definisi data ( data definition language-DDL ) digunakan untuk : 1. Membangun kamus data 2. Mengawali atau menciptakan database 3. Mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programer 4. Memberi batasan untuk keamanan field pada database DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan 0leh administrator basis data (DBA) utnuk mendefinisikan skema ke DBMS. Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan hubungan data pada basis data Index merupakan suatu mekanisme yang lazim digunakan pada basis data, yang memungkinkan pengambilan data dapat dilakukan dengan cepat. Bahasa manipulasi data ( Data Manipulation Language- DML ) digunakan untuk : 1. Perawatan data: updating, inserting, deleting 2. Memudahkan program penulisan untuk melaksanakan tugas tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama bagian data, bukan meminta lokasi penyimpanan fisiknya DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengubah , mamnipulasi dan mengambil data pada basis data. Tindakan seperti menghapus, mengubah, dan mengambil data menjadi bagian dari DML. DML pada dasarnya dibagi menjadi dua : - Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya. - Nonprosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan, tetapi tidak perlu menyebutkan cara mendapatkannya.

Bahasa permintaan data ( Data Query Language- DQL ) dipergunakan untuk : 1. Menyelidiki database 2. Mengambil, menyortir, dan menyusun data

SISTEM DATABASE DAN MASADEPAN AKUNTANSI Sistem database akan sangat mempengaruhi sifat dasar akuntansi. Contohnya , system database dapat mengarah pada ditinggalkanya model akuntansi pembukuan berpasangan ( double-entry ) . Alasan dasar system pembukuan berpasangan adalah pengulangan pencatatan jumlah suatu transaksi sebanyak dua kali, yang berfungsi sebagai alat pemroses data yang akurat. Setiap transaksi menghasilkan masukan debit dan kredit yang sama besar, kemudiaan persamaan debit dan kredit diperiksa lagi dan lagi dengan berbagai cara. Akan tetapi, pengulangan ini berlawanan dengan konsep database . Apabila jumlah yang berhubungan dengan sebuah transaksi dimasukan kedalam system database dengan benar, maka jumlah tersebut hanya perlu disimpan sekali saja, bukan dua kali. Sistem database juga memiliki potensi mengubah sifat pelaporan eksternal, secara signifikan. Pengaruh Sistem database yang paling signifikan mungkin dalam hal cara informasi akuntansi akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan. Kesulitan merumuskan permintaan khusus dalam system akuntansi berdasarkan pendekatan file atau system DBMS yang tidak relasional, membuat akuntan bertindak seolah sebagai penjaga gerbang informasi. Informasi keuangan tersedia hanya dalam format yang belum tetap dan dalam waktu tertentu saja. Akan tetap, database relasional menyediakan bahasa permintaan yang luas dan mudah dipergunakan, jadi para manajer tidak perlu lagi terhalang dengan berbagai detail prosedur mengenai cara mendapatkan informasi. Sebagai gantinya , mereka dapat berkonsentrasi hanya untuk menspesifikasikan informasi apa yang mereka inginkan. DBMS relasional juga dapat mengokomodasikan berbagai pandangan atas suatu fenomena yang sama. Terakhir DBMS relasional menyediakan kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan operasional. Melalui cara cara ini DBMS relasional memiliki potensi untuk meningkatkan penggunaan dan nilai informasi akuntansi dalam membuat keputusan yang taktis dan strategis untuk menjalankan perusahaan.