Sistem Kendali Rotasi Klinik FK

Panggih P. Dwi Atmojo

Latar Belakang Perlunya Program

Salah satu faktor yang menentukan kualitas lembaga pendidikan adalah efisiensi dan efektifitas kerja yang terjadi pada semua sistem yang berjalan didalamnya sehingga dapat meningkatkan kualitas output SDM yang dihasilkan Pilihan strategi peningkatan kualitas perlu diimbangi dengan efisiensi sumber daya yang terpakai agar dapat tercipta prinsip cost efective (berbiaya rendah tetapi hasil maksimal). Teknologi informasi dan komunikasi jika dimanfaatkan dengan tepat dapat meningkatkan kualitas lembaga pendidikan secara cost efective. Ketimpangan rasio antara volume pekerjaan yang besar, rumit dan melelahkan dengan jumlah SDM yang sedikit dapat diatasi menggunakan TIK. TIK dapat menciptakan otomasi, meringkas pekerjaan, menghemat biaya, waktu, standarisasi prosedur, mengatasi keterbatasan ruang, memudahkan sistematisasi, merapikan pekerjaan serta meningkatkan kualitas kerja.

Peta Umum Proses di PT

Pemerintah dan Pihak Terkait Kurikulum, Finansial, Akreditasi Pelaporan Pengelolaan Perkuliahan Calon Mahasiswa (Customer) Pendaftaran & Tes Mhs Baru Adm Keuangan & Registrasi Perkuliahan PKL, KKN Tugas Akhir Alumni

Proses Inti

Adm Wisuda

Yudisium

Wisuda

Pembelian

Sarana/ Prasarana

Pengelolaan TIK

Manajemen SDM

Perpustakaan

Pengelolaan Org Mhs

Proses Pendukung
SUPPLIERS

Sistem Informasi di Perguran Tinggi

Penyelenggaraan Pendidikan
Kegiatan Penelitian Kegiatan Akademik Pemetaan Sumber Daya Penelitian Pemetaan Sumber Daya Pengabdian Masyarakat Manajemen Aset Pengetahuan Layanan Alumni Dokumentasi & Publikasi Hasil Penelitian Dokumentasi & Publikasi Hasil Pengabdian Masyarakat Penerimaan Mahasiswa

Kegiatan Pengabdian Masyarakat

Penyelenggaraan Pendidikan
Proses Bisnis Pendukung

Penelitian

Pengabdian Masyarakat

Administrasi Akademik dan Manajemen Arsip/Dokumen Pengelolan dan Pengembangan SDM Pengelolaan Keuangan, Akuntasi dan Audit Pengelolaan dan Manajemen Aset Hubungan Masyarakat dan Kerjasama Pengelolaan Sumber Daya Sistem Informasi & Teknologi Informasi

Sistem Infromasi Eksekutif

Posisi Aplikasi Rotasi Koas dalam Sistem Informasi di Perguruan Tinggi

PMB Riset & Pengemb Beasiswa Adm Akademik Kerjasama Industri Sistem Evaluasi Pelayanan Mhs Inkubator Bisnis Rotasi Koas Profil Dosen Kurikulum Wisuda Alumni Sistem Pengajaran Elearning Relasi Publik Manajemen Ujian KRS Online Virtual School Pelayanan Masy Bank Soal Koreksi & Evaluasi Ujian Manajemen Hibah Bimbingan Akademik Kegiatan Mahasiswa

Front End

Manajemen Manajemen Sarana Skripsi Matakuliah Perkuliahan

Perpus Konseling

Lab Inkubator Sarana & Prasarana Manajemen Program

Keuangan Pelayanan Informasi Analisa Pasar Pusat Studi

Akuntansi Personalia Manajemen Mutu

Logistik Penilaian MIS, EIS & DSS

Penggajian Beasiswa Data Warehouse Unit Bisnis

UKM Jurnal & Majalah Pelaporan Eksternal

Back End

Rohani Unit Mandiri

Infrastruktur Manajemen Kampus Ruangan

Dll

Sistem informasi Koas di atas menjadi modul utama dalam Sistem Informasi Akademik Sistem informasi ini diperlukan dalam rangka untuk memudahkan pembuatan jadwal dan penyelenggaraan kegiatan serta pemantauan sekaligus sebagai alat evaluasi pendidikan secara menyeluruh. Sistem pengelolaan jadwal dan pemantauan akivitas koas yang dikelola secara manual memiliki keterbatasan :
Pembuatan jadwal rotas sulit karena harus mempertimbangkan/dibatasi banyak hal Pemantauan keberadaan koas sulit dilakukan Pencarian data sulit dilakukan (memerlukan waktu lama dan menguras tenaga) Koordinasi informasi antar bagian kurang karena hanya menggunakan daftar dan formulir yang tercetak Kadang terjadi redudansi pekerjaan pada pekerjaan di fakultas dan di bagian Evaluasi terhadap proses kegiatan koas sulit dilakukan.

Manfaat Program
Membantu petugas (operator penjadwalan) untuk mempercepat dan memudahkan dalam pembuatan jadwal rotasi yang jika dibuat secara manual membutuhkan waktu lama dan menguras tenaga. Membantu untuk mengetahui dengan cepat & tepat posisi keberadaan tiap koas pada suatu waktu tertentu karena tersedia pencarian cepat berdasar nama, bagian dan kata lainnya sesuai dengan kebutuhan Mengetahui dengan cepat & tepat status tiap bagian, berupa informasi jumlah koas yang sedang berada disitu beserta nama-namanya. Membantu manajemen untuk memantau nilai tiap koas sekaligus mencetak transkrip nilai masing-masing

 Membantu manajemen untuk memantau status pembayaran tiap Koas dan pembayaran Fakultas ke Bagian Membantu manajemen untuk melakukan evaluasi tingkat hunian (kepadatan) tiap Bagian Koordinasi informasi dengan Bagian dapat lebih mudah dilakukan Fakultas memiliki bahan untuk perhitungan secara pasti pembayaran ke bagian yang harus dilakukan. Mengurangi redudansi pekerjaan petugas di Fakultas dan di Bagian.

Teknlogi Yang Digunakan

Web based (Berbasis web). Mudah digunakan (diakses oleh pengguna menggunakan browser mis: Internet Explorer, Mozila Firefox, dll), dapat dibuka dari seluruh komputer yang terhubung dengan jaringan intranet fakultas oleh pengguna yang memiliki kewenangan Aplikasi terpusat. Diinstall pada satu komputer server. Meski setiap pengguna menjalankan program dari komputer masing-masing tapi semuanya mengakses data yang sama pada server tersebut. Multi-user. Aplikasi bisa dijalankan oleh beberapa kelompok sesuai kewenangan masing-masing (petugas akademik mengelola aplikasi dengan kewenangan yang berbeda dengan dosen, petugas bagian, dll)

Petugas Fakultas Petugas Bagian B Petugas Bagian A

Sistem Informasi Rotasi Koas

Dosen

Masyarakat

Wali/Ortu

Mahasiswa

Pimpinan

 Keamanan tingkat tinggi. Tiap pengguna dilindungi aksesnya menggunakan username dan password masing-masing yang password tersebut kemudian dienkripsi oleh program. Moduler. Berupa kumpulan modul yang saling terintegrasi. Dirancang untuk siap dikembangkan memenuhi perkembangan kebutuhan (tinggal menempel fasilitas tambahan sebagai modul baru) High compatibility. Dibuat dengan menggunakan teknologi yang terbuka (open source) sehingga mudah diintegrasikan dengan database lain. Sekaligus pengembangan tidak harus tergantung dengan pembuat awal.

 Teknologi yang digunakan standar dan paling banyak penggunanya, menggunakan aplikasi PHP dan Java Script serta database MySQL, dengan itu umur ekonomisnya panjang karena program-program tersebut masih terus digunakan dan dikembangkan Program bersifat Open source sehingga dapat dikembangkan mandiri tidak terikat dengan developer awalnya Dukungan spesifikasi hardware yang tidak perlu canggih, kompleks dan mahal konsekwensinya tidak perlu harus dikelola oleh SDM spesialis yang pakar dibidang komputer Input data, tampilan program dan laporan bisa berupa teks, tabel dan gambar

Pengembangan yang bisa dilakukan

Karena program dibuat berbasis web (diakses menggunakan program browser) maka sudah siap digunakan oleh semua pihak yang komputernya terhubung dalam jaringan intranet Fakultas Setelah program berjalan baik, infrastruktur komputer & jaringan tersedia sampai ke seluruh bagian dan SDM petugas di tiap bagian telah disiapkan maka program dapat digunakan oleh tiap Bagian untuk memasukkan jadwal rotasi Koas ke RS Jejaring sehingga pemantauan koas sampai ke RS Jejaring. Selanjutnya dapat diakses langsung oleh koas dan disediakan log aktifitas yg dapat diisi sendiri oleh mereka sekaligus dapat melihat jadwal rotasi dan nilai masing-masing, juga melakukan diskusi tugas, mengumpul paper, dll. Staf bagian dapat menyelenggarakan konsultasi, pemantauan, penilaian dan berbagai aktifitas akademik lainnya dengan Koas. Aplikasi dapat diakses langsung dari internet oleh pengguna yang memiliki kewenangan