KOMPETENSI SUPERVISI MANAJERIAL

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN SEKOLAH (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN)

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDKAN PERTANIAN CIANJUR 2009
i

fungsi dan tanggung jawabnya. (e) kompetensi penelitian dan pengembangan. i . Untuk itu diperlukan adanya diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah baik bagi pengawas sekolah dalam jabatan terlebih lagi bagi para pengawas sekolah. Standar kompetensi memuat seperangkat kemampuan yang harus dimiliki dan dikuasai pengawas sekolah untuk dapat melaksanakan tugas pokok.KATA PENGANTAR Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas Sekolah/Madrasah berisi standar kualifikasi dan kompetensi pengawas sekolah. Dari hasil uji kompetensi di beberapa daerah menunjukkan kompetensi pengawas sekolah masih perlu ditingkatkan terutama dimensi kompetensi supervisi manajerial. Ada enam dimensi kompetensi yang harus dikuasai pengawas sekolah yakni: (a) kompetensi kepribadian. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kuantitas layanan yang diharapkan sampai ke seluruh dinas kab/kota di Indonesia. dan (f) kompetensi sosial. Untuk meningkatkan kompetensi pengawas. (c) kompetensi supervisi akademik. (d) kompetensi evaluasi pendidikan. PPPPTK Pertanian mengadakan Pendidikan dan Pelatihan Jarak Jauh (PPJJ). Perkembangan teknologi informasi ini membuka peluang bagi dunia pendidikan untuk mengembangkan model pembelajaran yang dapat membantu meningkatkan kompetensi pengawas dengan kuantitas yang diharapkan.tian dan pengembangan. (b) kompetensi supervisi manajerial. Materi dasar untuk semua dimensi kompetensi sengaja disiapkan agar dapat dijadikan rujukan oleh para pelatih dalam melaksanakan diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah di masing-masing dinas kab/kota di seluruh Indonesia. evaluasi pendidikan dan kompetensi peneli. Standar kualifikasi menjelaskan persyaratan akademik dan nonakademik untuk diangkat menjadi pengawas sekolah. supervisi akademik.

Dedy H. Cianjur. MM NIP 130929635 ii . Karwan. sebagai bahan acuan peningkatan kompetensi menejerial pengawas.Bahan ajar ini digunakan pada PPJJ PPPPTK Pertanian Cianjur. April 2009 Kepala PPPPTK Pertanian Cianjur Drs.

.........................................................11 DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................................................................................12 iii ........................................................... Menyusun Surat...............DAFTAR ISI KATA PENGANTAR......1 B..........................................................i DAFTAR ISI ............. Macam-macam Surat dan Pengertiannya ...........................1 A........... iii PEMBELAJARAN 8 .............................................3 3....................2 1...................................................................2 2.................................... Uraian Materi............8 Tugas .............................................. Pengurusan Surat.................... Uraian Format Pengurusan Surat ....................................................................................................................7 5.........................................5 4...................................................................................................................................................................10 Evidence of learning dan Indikatornya .......2 Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan ................ Pengelolaan Arsip .......... Tujuan................................................................................................................................

Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan 2. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan 1 . Tujuan 1.PEMBELAJARAN 8 (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN) A.

i. adalah sebagai berikut. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf. j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. g. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. dokumen dan atau barang. f.B. a. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. c. bahan lain yang dikirimkan. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. Macam-macam Surat dan Pengertiannya Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya. Uraian Materi Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan 1. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan. d. e. 2 . Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. b. h.

Sistematis c. p. tidak bertele-tele d. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum. Sopan 3 . Objektif b. l. yaitu: Syarat Surat a. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. tempat. Jelas masalahnya. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut. m.Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. r. keterangan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat. q. 2. Singkat. o. alamat tujuan dan alamat pengirim e. s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip. k. Lengkap isinya f. n. dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Menyusun Surat. Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.

dapat dimengerti artinya oleh penulis surat. 4 . Lurus/ Block Style/ Modified Block Style d. Sederhana/ Simplified Style f. Tembusan Bentuk Surat: a. Inisial k. ketikan dan sebagainya) Bahasa Surat: a. Setengah Lurus/ Semi Block Stye e. bentuk surat. Isi surat h.g. Perihal e. Tanggal Suar c. yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Menggunakan bahasa yang komunikatif. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas. Kepala surat b. Resmi/Official Style b. Nama Jabatan (penutup surat) j. Salam pembuka g. Nomor Surat d. Alamat dalam f. Bagian Surat: a. Lekuk/ Idented Style g. Salam penutup i. Alinea menggantung/ hanging paragraf h. Bahasa baku/ resmi. Lurus Penuh/ Full Block Style c. Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice. b.

Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain. yaitu: 1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin) Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat. Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian. Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi: mencatat. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. mengarahkan. Selanjutnya. memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan. Surat memerlukan tidak lanjut. Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk. masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan. dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar. melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. a. 2) Pengurusan surat masuk penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila: • • • • • Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan. 5 . yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya. membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat.3. kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi.

3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya. • • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102.3) Pengurusan Surat Rahasia Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. 5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat. Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. kartu kendali untuk surat penting.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar 6 . 7) Kode surat ke luar. dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia. meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi.1/SMP. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin. b.

dan sebagai arsip pengganti. : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman surat.1 SMP KP 07 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali. Kode perihal kepegawaian Tahun 2007 4. : Tempat kode/ tanda klasifikasi danpenggolongan surat yang sesuai 7 2) Kolom tanggal 3) Kolom nomor urut 4) Kolom indeks 5) Kolom kode . Tata cara pengisian kartu kendali: 1) Kolom : M melambangkan surat masuk K melambangkan surat ke luar Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret. Pengurusan surat masuk biasa (rutin). b. dari 01 dan seterusnya dalam waktu satu bulan. Uraian Format Pengurusan Surat a. kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat. Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali. : Tempat indeks / masalah dalam surat sesuai cara pelaksanaan mengindeks arsip.

5. sumber informasi. arsip-arsip yang 8 . Sistem penataan/ penyimpanan arsip. Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan. Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah. Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau dikirim. yaitu dengan menggunakan: 1) Sistem masalah. Tempat ringkasan dari surat. Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran yang ada. 2) Sistem abjad 3) Sistem tanggal 4) Sistem wilayah b. kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret. Arsip harus dikelola dengan cara: a. dan sumber penelitian.6) Kolom hal 7) Kolom isi ringkas 8) Kolom lampiran 9) Kolom dari/kepada : : : : 10) Kolom pengolah : 11) Kolom tanggal 12) Kolom paraf : : 13) Kolom nomor surat 14) Kolom catatan : : dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim. Untuk surat masuk. Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut. harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya. Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim. antara lain. Arsip pasif penting dan permanen. Tempat perihal yang termaktub dalam surat. Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan.

c. 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip. dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 9 . dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. menyangkut akta tanah. akte status sekolah. akta pendirian gedung. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan). Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna.

10 . 2. Berikan contoh kurikulum dari hasil binaan pada satu sekolah yang meliputi administrasi tata persuratan dan kearsipan.Tugas 1. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan.

Evidence of learning dan Indikatornya No Kompetensi 1. Administrasi sekolah Indikator memahami secara subtansi dan teknis dari administrasi tata persuratan dan kerarsipan Materi Uji Pada Setiap Aspek Pengetahuan tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Keterampilan : Menyusun administrasi tata persuratan dan kerarsipan Melakukan pembinaan terhadap kepala sekolah mengenai administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Evidence of Learning Konsep tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Contoh : administrasi tata persuratan dan kerarsipan Pengetahuan : Metode pembinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Strategi prmbinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Ketrampilan : Memberi contoh penyusunan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Model/jenis adiministrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah 11 .

Jakarta: Depdiknas. Depdikbud. 1997. PPRI No. Petunjuk Administrasi Sekolah Menengah Umum. Jakarta: Direktorat Pendidikan TK dan SD Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Pedoman Administrasi Sekolah Dasar.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 12 . Depdikbud. 2003. Jakarta: Direktorat Pendidikan Lanjutan Pertama Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Permendiknas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah.DAFTAR PUSTAKA Depdiknas. Jakarta : Direktorat Pendidikan Menengah Umum. Jakarta : Depdiknas. Pedoman Administrasi Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. Jakarta: Direktorat Sarana Pendidikan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. 1994. 2002. Petunjuk Pelaksanaan Supervisi di Sekolah. Depdiknas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful