P. 1
09 Administrasi (Tata Persuratan Dan Kearsipan

09 Administrasi (Tata Persuratan Dan Kearsipan

|Views: 1,894|Likes:
Dipublikasikan oleh 'Mas Harry Banjar

More info:

Published by: 'Mas Harry Banjar on Oct 20, 2011
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/09/2013

pdf

text

original

KOMPETENSI SUPERVISI MANAJERIAL

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN SEKOLAH (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN)

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDKAN PERTANIAN CIANJUR 2009
i

fungsi dan tanggung jawabnya. Untuk meningkatkan kompetensi pengawas. (d) kompetensi evaluasi pendidikan. i . Ada enam dimensi kompetensi yang harus dikuasai pengawas sekolah yakni: (a) kompetensi kepribadian. dan (f) kompetensi sosial. supervisi akademik.tian dan pengembangan. evaluasi pendidikan dan kompetensi peneli.KATA PENGANTAR Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas Sekolah/Madrasah berisi standar kualifikasi dan kompetensi pengawas sekolah. Perkembangan teknologi informasi ini membuka peluang bagi dunia pendidikan untuk mengembangkan model pembelajaran yang dapat membantu meningkatkan kompetensi pengawas dengan kuantitas yang diharapkan. (e) kompetensi penelitian dan pengembangan. Materi dasar untuk semua dimensi kompetensi sengaja disiapkan agar dapat dijadikan rujukan oleh para pelatih dalam melaksanakan diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah di masing-masing dinas kab/kota di seluruh Indonesia. PPPPTK Pertanian mengadakan Pendidikan dan Pelatihan Jarak Jauh (PPJJ). (c) kompetensi supervisi akademik. Standar kompetensi memuat seperangkat kemampuan yang harus dimiliki dan dikuasai pengawas sekolah untuk dapat melaksanakan tugas pokok. Dari hasil uji kompetensi di beberapa daerah menunjukkan kompetensi pengawas sekolah masih perlu ditingkatkan terutama dimensi kompetensi supervisi manajerial. Standar kualifikasi menjelaskan persyaratan akademik dan nonakademik untuk diangkat menjadi pengawas sekolah. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kuantitas layanan yang diharapkan sampai ke seluruh dinas kab/kota di Indonesia. Untuk itu diperlukan adanya diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah baik bagi pengawas sekolah dalam jabatan terlebih lagi bagi para pengawas sekolah. (b) kompetensi supervisi manajerial.

MM NIP 130929635 ii . Karwan. sebagai bahan acuan peningkatan kompetensi menejerial pengawas.Bahan ajar ini digunakan pada PPJJ PPPPTK Pertanian Cianjur. April 2009 Kepala PPPPTK Pertanian Cianjur Drs. Cianjur. Dedy H.

.................................................................................................7 5..................................................................i DAFTAR ISI .............................................................. Pengelolaan Arsip ................................................................................................................................... Macam-macam Surat dan Pengertiannya .......8 Tugas ............................2 Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan ...................................................... iii PEMBELAJARAN 8 ...................................................1 B.........................................................................................................................................11 DAFTAR PUSTAKA .... Uraian Materi..............................................................10 Evidence of learning dan Indikatornya ...........................................1 A.........................2 1.........2 2.......................................... Tujuan....... Uraian Format Pengurusan Surat ...................................12 iii .................................................5 4.......................................................................................... Menyusun Surat............................................DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...................................................................3 3.......... Pengurusan Surat...........

Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan 2. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan 1 . Tujuan 1.PEMBELAJARAN 8 (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN) A.

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. i. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. e. b. 2 . Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. Macam-macam Surat dan Pengertiannya Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya. bahan lain yang dikirimkan. c. h. adalah sebagai berikut. dokumen dan atau barang. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat. g. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. f. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.B. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan. a. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. j. Uraian Materi Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan 1. d.

r. q. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip. Sopan 3 . tempat. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut. n. Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. l. o. Jelas masalahnya. k. yaitu: Syarat Surat a. s. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. p.Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. Singkat. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum. alamat tujuan dan alamat pengirim e. 2. Menyusun Surat. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. m. Sistematis c. Lengkap isinya f. tidak bertele-tele d. Objektif b. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar. keterangan.

Nomor Surat d. Salam pembuka g. Menggunakan bahasa yang komunikatif. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas. Tembusan Bentuk Surat: a. Perihal e. Bagian Surat: a. yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Nama Jabatan (penutup surat) j. dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.g. Bahasa baku/ resmi. Alamat dalam f. Lurus Penuh/ Full Block Style c. Tanggal Suar c. Alinea menggantung/ hanging paragraf h. Sederhana/ Simplified Style f. 4 . Lekuk/ Idented Style g. Lurus/ Block Style/ Modified Block Style d. Isi surat h. Inisial k. Salam penutup i. Resmi/Official Style b. Setengah Lurus/ Semi Block Stye e. b. Kepala surat b. bentuk surat. ketikan dan sebagainya) Bahasa Surat: a. Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice.

Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan. masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan. 2) Pengurusan surat masuk penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila: • • • • • Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan. membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat. dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar. melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. 5 . yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya.3. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk. a. Selanjutnya. Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain. memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Surat memerlukan tidak lanjut. yaitu: 1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin) Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat. Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga. kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi. mengarahkan. Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi: mencatat.

meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi. 3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya. 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. kartu kendali untuk surat penting. 7) Kode surat ke luar. b. 5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.1/SMP. Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102.3) Pengurusan Surat Rahasia Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar 6 . Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin. • • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi.

dan sebagai arsip pengganti. b. Uraian Format Pengurusan Surat a. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali. Kode perihal kepegawaian Tahun 2007 4. Tata cara pengisian kartu kendali: 1) Kolom : M melambangkan surat masuk K melambangkan surat ke luar Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret. : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman surat. : Tempat indeks / masalah dalam surat sesuai cara pelaksanaan mengindeks arsip. kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat. : Tempat kode/ tanda klasifikasi danpenggolongan surat yang sesuai 7 2) Kolom tanggal 3) Kolom nomor urut 4) Kolom indeks 5) Kolom kode . dari 01 dan seterusnya dalam waktu satu bulan. Pengurusan surat masuk biasa (rutin).1 SMP KP 07 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin. Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.

Sistem penataan/ penyimpanan arsip. dan sumber penelitian.6) Kolom hal 7) Kolom isi ringkas 8) Kolom lampiran 9) Kolom dari/kepada : : : : 10) Kolom pengolah : 11) Kolom tanggal 12) Kolom paraf : : 13) Kolom nomor surat 14) Kolom catatan : : dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya. kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret. Tempat perihal yang termaktub dalam surat. Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim. arsip-arsip yang 8 . Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan. Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran yang ada. Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim. Arsip pasif penting dan permanen. Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut. Tempat ringkasan dari surat. 2) Sistem abjad 3) Sistem tanggal 4) Sistem wilayah b. 5. Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan. yaitu dengan menggunakan: 1) Sistem masalah. Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau dikirim. Untuk surat masuk. sumber informasi. Arsip harus dikelola dengan cara: a. Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah. antara lain.

akta pendirian gedung. 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip.c. dan sebagainya (Pasal 3 UU No. dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan). menyangkut akta tanah. akte status sekolah. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna. 9 .

Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan.Tugas 1. 2. 10 . Berikan contoh kurikulum dari hasil binaan pada satu sekolah yang meliputi administrasi tata persuratan dan kearsipan.

Evidence of learning dan Indikatornya No Kompetensi 1. Administrasi sekolah Indikator memahami secara subtansi dan teknis dari administrasi tata persuratan dan kerarsipan Materi Uji Pada Setiap Aspek Pengetahuan tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Keterampilan : Menyusun administrasi tata persuratan dan kerarsipan Melakukan pembinaan terhadap kepala sekolah mengenai administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Evidence of Learning Konsep tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Contoh : administrasi tata persuratan dan kerarsipan Pengetahuan : Metode pembinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Strategi prmbinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Ketrampilan : Memberi contoh penyusunan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Model/jenis adiministrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah 11 .

Petunjuk Pelaksanaan Supervisi di Sekolah. Jakarta : Direktorat Pendidikan Menengah Umum. 12 . 1994. Jakarta: Direktorat Sarana Pendidikan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Petunjuk Administrasi Sekolah Menengah Umum. Permendiknas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah. Jakarta: Direktorat Pendidikan TK dan SD Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Jakarta: Depdiknas. Pedoman Administrasi Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. Depdiknas. 1997. 2003. Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.DAFTAR PUSTAKA Depdiknas.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Depdikbud. PPRI No. Jakarta: Direktorat Pendidikan Lanjutan Pertama Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Jakarta : Depdiknas. Pedoman Administrasi Sekolah Dasar. Depdikbud. 2002.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->