KOMPETENSI SUPERVISI MANAJERIAL

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN SEKOLAH (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN)

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDKAN PERTANIAN CIANJUR 2009
i

(b) kompetensi supervisi manajerial. (c) kompetensi supervisi akademik. PPPPTK Pertanian mengadakan Pendidikan dan Pelatihan Jarak Jauh (PPJJ). Dari hasil uji kompetensi di beberapa daerah menunjukkan kompetensi pengawas sekolah masih perlu ditingkatkan terutama dimensi kompetensi supervisi manajerial. Untuk itu diperlukan adanya diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah baik bagi pengawas sekolah dalam jabatan terlebih lagi bagi para pengawas sekolah. Perkembangan teknologi informasi ini membuka peluang bagi dunia pendidikan untuk mengembangkan model pembelajaran yang dapat membantu meningkatkan kompetensi pengawas dengan kuantitas yang diharapkan. i . supervisi akademik.KATA PENGANTAR Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas Sekolah/Madrasah berisi standar kualifikasi dan kompetensi pengawas sekolah. Standar kualifikasi menjelaskan persyaratan akademik dan nonakademik untuk diangkat menjadi pengawas sekolah. evaluasi pendidikan dan kompetensi peneli. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kuantitas layanan yang diharapkan sampai ke seluruh dinas kab/kota di Indonesia.tian dan pengembangan. Standar kompetensi memuat seperangkat kemampuan yang harus dimiliki dan dikuasai pengawas sekolah untuk dapat melaksanakan tugas pokok. Materi dasar untuk semua dimensi kompetensi sengaja disiapkan agar dapat dijadikan rujukan oleh para pelatih dalam melaksanakan diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah di masing-masing dinas kab/kota di seluruh Indonesia. Untuk meningkatkan kompetensi pengawas. (e) kompetensi penelitian dan pengembangan. dan (f) kompetensi sosial. fungsi dan tanggung jawabnya. (d) kompetensi evaluasi pendidikan. Ada enam dimensi kompetensi yang harus dikuasai pengawas sekolah yakni: (a) kompetensi kepribadian.

MM NIP 130929635 ii . sebagai bahan acuan peningkatan kompetensi menejerial pengawas. Karwan. Dedy H. Cianjur.Bahan ajar ini digunakan pada PPJJ PPPPTK Pertanian Cianjur. April 2009 Kepala PPPPTK Pertanian Cianjur Drs.

.11 DAFTAR PUSTAKA ................................... Menyusun Surat.......................................................................................................1 A........................ Uraian Format Pengurusan Surat .................. Uraian Materi.............................................................................................................DAFTAR ISI KATA PENGANTAR............ Pengelolaan Arsip ....................................................................7 5.......................................................................................................................................... Macam-macam Surat dan Pengertiannya ..................10 Evidence of learning dan Indikatornya .........................................3 3................................................................................i DAFTAR ISI .2 2.... iii PEMBELAJARAN 8 ..............2 Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan ....................................................................1 B................................... Pengurusan Surat....................................................................2 1................................................................................................12 iii ...................................5 4.......... Tujuan...............................................8 Tugas ..........................................................................................................

Tujuan 1. Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan 2. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan 1 .PEMBELAJARAN 8 (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN) A.

e. j.B. Macam-macam Surat dan Pengertiannya Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya. f. h. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan. Uraian Materi Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan 1. bahan lain yang dikirimkan. g. i. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat. c. a. dokumen dan atau barang. d. adalah sebagai berikut. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. b. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. 2 .

dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. alamat tujuan dan alamat pengirim e. Objektif b. Singkat. Lengkap isinya f. o. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut. n. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum. p. q. Sopan 3 . s.Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. 2. tempat. r. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat. tidak bertele-tele d. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar. yaitu: Syarat Surat a. Jelas masalahnya. k. Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat. Menyusun Surat. l. Sistematis c. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. keterangan. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. m.

Kepala surat b. dapat dimengerti artinya oleh penulis surat. Isi surat h. b. Bahasa baku/ resmi. ketikan dan sebagainya) Bahasa Surat: a. Tanggal Suar c. Alamat dalam f. Sederhana/ Simplified Style f.g. Nomor Surat d. Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice. bentuk surat. 4 . Menggunakan bahasa yang komunikatif. Salam penutup i. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas. Tembusan Bentuk Surat: a. Setengah Lurus/ Semi Block Stye e. Lurus Penuh/ Full Block Style c. Alinea menggantung/ hanging paragraf h. Resmi/Official Style b. Nama Jabatan (penutup surat) j. Inisial k. Salam pembuka g. Lekuk/ Idented Style g. Perihal e. Lurus/ Block Style/ Modified Block Style d. Bagian Surat: a. yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan. a. yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya. melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Surat memerlukan tidak lanjut.3. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk. yaitu: 1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin) Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat. 5 . Selanjutnya. Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi: mencatat. Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan. mengarahkan. 2) Pengurusan surat masuk penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila: • • • • • Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan. Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian. Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain. Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga. kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi. dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar. membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat.

Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin. dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi. • • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi. 5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat. Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102. 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia.1/SMP. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. b.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar 6 . 7) Kode surat ke luar.3) Pengurusan Surat Rahasia Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. kartu kendali untuk surat penting. 3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya.

Tata cara pengisian kartu kendali: 1) Kolom : M melambangkan surat masuk K melambangkan surat ke luar Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret. : Tempat indeks / masalah dalam surat sesuai cara pelaksanaan mengindeks arsip. : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman surat. Pengurusan surat masuk biasa (rutin). : Tempat kode/ tanda klasifikasi danpenggolongan surat yang sesuai 7 2) Kolom tanggal 3) Kolom nomor urut 4) Kolom indeks 5) Kolom kode . Kode perihal kepegawaian Tahun 2007 4. b. menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin. Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.1 SMP KP 07 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. dari 01 dan seterusnya dalam waktu satu bulan. kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat. Uraian Format Pengurusan Surat a. dan sebagai arsip pengganti. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali.

antara lain.6) Kolom hal 7) Kolom isi ringkas 8) Kolom lampiran 9) Kolom dari/kepada : : : : 10) Kolom pengolah : 11) Kolom tanggal 12) Kolom paraf : : 13) Kolom nomor surat 14) Kolom catatan : : dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. Sistem penataan/ penyimpanan arsip. arsip-arsip yang 8 . Tempat perihal yang termaktub dalam surat. Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim. yaitu dengan menggunakan: 1) Sistem masalah. Untuk surat masuk. harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya. dan sumber penelitian. Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran yang ada. Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan. Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau dikirim. 2) Sistem abjad 3) Sistem tanggal 4) Sistem wilayah b. Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim. Arsip pasif penting dan permanen. Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan. Tempat ringkasan dari surat. 5. Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah. kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret. Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut. Arsip harus dikelola dengan cara: a. sumber informasi.

9 . 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip. dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No.c. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan). akte status sekolah. menyangkut akta tanah. dan sebagainya (Pasal 3 UU No. akta pendirian gedung.

10 . 2. Berikan contoh kurikulum dari hasil binaan pada satu sekolah yang meliputi administrasi tata persuratan dan kearsipan.Tugas 1. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan.

Evidence of learning dan Indikatornya No Kompetensi 1. Administrasi sekolah Indikator memahami secara subtansi dan teknis dari administrasi tata persuratan dan kerarsipan Materi Uji Pada Setiap Aspek Pengetahuan tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Keterampilan : Menyusun administrasi tata persuratan dan kerarsipan Melakukan pembinaan terhadap kepala sekolah mengenai administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Evidence of Learning Konsep tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Contoh : administrasi tata persuratan dan kerarsipan Pengetahuan : Metode pembinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Strategi prmbinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Ketrampilan : Memberi contoh penyusunan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Model/jenis adiministrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah 11 .

DAFTAR PUSTAKA Depdiknas. Petunjuk Administrasi Sekolah Menengah Umum. 2003. Jakarta: Direktorat Pendidikan TK dan SD Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. PPRI No. Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Jakarta: Direktorat Pendidikan Lanjutan Pertama Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. 12 . Jakarta : Direktorat Pendidikan Menengah Umum. 1994. Jakarta : Depdiknas. Depdikbud. Pedoman Administrasi Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. Depdiknas. Petunjuk Pelaksanaan Supervisi di Sekolah. Jakarta: Direktorat Sarana Pendidikan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Pedoman Administrasi Sekolah Dasar. Permendiknas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah. Jakarta: Depdiknas. 2002.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 1997. Depdikbud.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful