KOMPETENSI SUPERVISI MANAJERIAL

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN SEKOLAH (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN)

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDKAN PERTANIAN CIANJUR 2009
i

tian dan pengembangan. (e) kompetensi penelitian dan pengembangan. Materi dasar untuk semua dimensi kompetensi sengaja disiapkan agar dapat dijadikan rujukan oleh para pelatih dalam melaksanakan diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah di masing-masing dinas kab/kota di seluruh Indonesia. Untuk meningkatkan kompetensi pengawas. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kuantitas layanan yang diharapkan sampai ke seluruh dinas kab/kota di Indonesia. Ada enam dimensi kompetensi yang harus dikuasai pengawas sekolah yakni: (a) kompetensi kepribadian. i . dan (f) kompetensi sosial. Perkembangan teknologi informasi ini membuka peluang bagi dunia pendidikan untuk mengembangkan model pembelajaran yang dapat membantu meningkatkan kompetensi pengawas dengan kuantitas yang diharapkan. Untuk itu diperlukan adanya diklat peningkatan kompetensi pengawas sekolah baik bagi pengawas sekolah dalam jabatan terlebih lagi bagi para pengawas sekolah. supervisi akademik. (d) kompetensi evaluasi pendidikan.KATA PENGANTAR Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas Sekolah/Madrasah berisi standar kualifikasi dan kompetensi pengawas sekolah. PPPPTK Pertanian mengadakan Pendidikan dan Pelatihan Jarak Jauh (PPJJ). (c) kompetensi supervisi akademik. evaluasi pendidikan dan kompetensi peneli. fungsi dan tanggung jawabnya. (b) kompetensi supervisi manajerial. Standar kualifikasi menjelaskan persyaratan akademik dan nonakademik untuk diangkat menjadi pengawas sekolah. Standar kompetensi memuat seperangkat kemampuan yang harus dimiliki dan dikuasai pengawas sekolah untuk dapat melaksanakan tugas pokok. Dari hasil uji kompetensi di beberapa daerah menunjukkan kompetensi pengawas sekolah masih perlu ditingkatkan terutama dimensi kompetensi supervisi manajerial.

Dedy H. April 2009 Kepala PPPPTK Pertanian Cianjur Drs. MM NIP 130929635 ii . sebagai bahan acuan peningkatan kompetensi menejerial pengawas. Cianjur. Karwan.Bahan ajar ini digunakan pada PPJJ PPPPTK Pertanian Cianjur.

...................................... Tujuan......1 B.............................................2 2................................................. Macam-macam Surat dan Pengertiannya ..... Menyusun Surat.....................................5 4...................................................................2 1............................................................................................................................... Uraian Materi......................................................... Uraian Format Pengurusan Surat ................................................... Pengelolaan Arsip ..................................................................................DAFTAR ISI KATA PENGANTAR....................................................................................................................................i DAFTAR ISI .............. Pengurusan Surat...................................................................................................................7 5............. iii PEMBELAJARAN 8 ................8 Tugas ...............11 DAFTAR PUSTAKA ...........................................1 A............................................10 Evidence of learning dan Indikatornya ...............................................................3 3.......12 iii .........................................................................................2 Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan ................

PEMBELAJARAN 8 (TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN) A. Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan 1 . Tujuan 1. Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan 2.

j. i. b. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. adalah sebagai berikut. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan. d. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. bahan lain yang dikirimkan. a. f. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. dokumen dan atau barang. Uraian Materi Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan 1. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. h. g. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.B. 2 . e. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf. c. Macam-macam Surat dan Pengertiannya Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat.

Sistematis c. l. Menyusun Surat. Lengkap isinya f. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat. Jelas masalahnya. yaitu: Syarat Surat a. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar. Objektif b. tempat. m. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. n. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut. Singkat. 2. q. o. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum. tidak bertele-tele d. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip. p. keterangan. alamat tujuan dan alamat pengirim e. dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. Sopan 3 . Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat. r. s. k.

bentuk surat. dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.g. Isi surat h. Setengah Lurus/ Semi Block Stye e. Sederhana/ Simplified Style f. ketikan dan sebagainya) Bahasa Surat: a. Nomor Surat d. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas. Inisial k. Alamat dalam f. Lekuk/ Idented Style g. b. Lurus Penuh/ Full Block Style c. 4 . Resmi/Official Style b. Salam penutup i. Bahasa baku/ resmi. Perihal e. Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice. Bagian Surat: a. yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Nama Jabatan (penutup surat) j. Tembusan Bentuk Surat: a. Menggunakan bahasa yang komunikatif. Tanggal Suar c. Alinea menggantung/ hanging paragraf h. Kepala surat b. Lurus/ Block Style/ Modified Block Style d. Salam pembuka g.

Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga. kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi. Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain. 5 . Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian.3. Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan. Surat memerlukan tidak lanjut. masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan. yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya. dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar. 2) Pengurusan surat masuk penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila: • • • • • Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan. a. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi: mencatat. melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. yaitu: 1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin) Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat. Selanjutnya. membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk. mengarahkan.

5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin.1/SMP.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar 6 . 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. 3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya. Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. kartu kendali untuk surat penting. meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi.3) Pengurusan Surat Rahasia Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102. b. • • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi. dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. 7) Kode surat ke luar.

Tata cara pengisian kartu kendali: 1) Kolom : M melambangkan surat masuk K melambangkan surat ke luar Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret. b. Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.1 SMP KP 07 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. dari 01 dan seterusnya dalam waktu satu bulan. Pengurusan surat masuk biasa (rutin). menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin. dan sebagai arsip pengganti. Kode perihal kepegawaian Tahun 2007 4. kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali. : Tempat indeks / masalah dalam surat sesuai cara pelaksanaan mengindeks arsip. Uraian Format Pengurusan Surat a. : Tempat kode/ tanda klasifikasi danpenggolongan surat yang sesuai 7 2) Kolom tanggal 3) Kolom nomor urut 4) Kolom indeks 5) Kolom kode . : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman surat.

Arsip pasif penting dan permanen. dan sumber penelitian. Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah. Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan. Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan. Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau dikirim. Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran yang ada. Tempat ringkasan dari surat. antara lain. Tempat perihal yang termaktub dalam surat. sumber informasi.6) Kolom hal 7) Kolom isi ringkas 8) Kolom lampiran 9) Kolom dari/kepada : : : : 10) Kolom pengolah : 11) Kolom tanggal 12) Kolom paraf : : 13) Kolom nomor surat 14) Kolom catatan : : dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. Sistem penataan/ penyimpanan arsip. kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret. Untuk surat masuk. 5. arsip-arsip yang 8 . Arsip harus dikelola dengan cara: a. yaitu dengan menggunakan: 1) Sistem masalah. Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim. Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim. Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut. 2) Sistem abjad 3) Sistem tanggal 4) Sistem wilayah b. harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya.

c. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna. dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan). akta pendirian gedung. menyangkut akta tanah. 9 . akte status sekolah. dan sebagainya (Pasal 3 UU No.

2. Berikan contoh kurikulum dari hasil binaan pada satu sekolah yang meliputi administrasi tata persuratan dan kearsipan. 10 . Mampu membina kepala sekolah dalam administrasi tata persuratan dan kearsipan.Tugas 1.

Administrasi sekolah Indikator memahami secara subtansi dan teknis dari administrasi tata persuratan dan kerarsipan Materi Uji Pada Setiap Aspek Pengetahuan tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Keterampilan : Menyusun administrasi tata persuratan dan kerarsipan Melakukan pembinaan terhadap kepala sekolah mengenai administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Evidence of Learning Konsep tentang administrasi tata persuratan dan kerarsipan Contoh : administrasi tata persuratan dan kerarsipan Pengetahuan : Metode pembinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Strategi prmbinaan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Ketrampilan : Memberi contoh penyusunan administrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah Model/jenis adiministrasi tata persuratan dan kerarsipan sekolah 11 .Evidence of learning dan Indikatornya No Kompetensi 1.

Depdiknas. Jakarta : Depdiknas. Jakarta: Direktorat Sarana Pendidikan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. 2002. 2003. Petunjuk Administrasi Sekolah Menengah Umum. Pedoman Administrasi Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. Jakarta : Direktorat Pendidikan Menengah Umum. Jakarta: Direktorat Pendidikan Lanjutan Pertama Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Depdikbud. Jakarta: Depdiknas. Petunjuk Pelaksanaan Supervisi di Sekolah. PPRI No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. 12 . Permendiknas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah. 1994.DAFTAR PUSTAKA Depdiknas. Pedoman Administrasi Sekolah Dasar. Depdikbud. Jakarta: Direktorat Pendidikan TK dan SD Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. 1997.