PT.

AGRANET MULTICITRA SIBERKOM

DIVISI FINANCE

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

A. TUJUAN PROSEDUR Prosedur ini dibuat sebagai pedoman melakukan kegiatan penagihan piutang berdasarkan invoice yang telah dikirimkan ke Agency. B. BATASAN PROSEDUR Dimulai dengan menghubungi agency dan berakhir dengan menyerahkan OR (Official Receipt) lembar ke-2 dan detil rincian pembayaran kepada bagian ARBilling-Tax (Dept. Accounting & Budget). C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN 1. Surat Tugas Pengambilan Pembayaran (Collection Order) 2. Temporary Receipt (TR) 3. Official Receipt (OR) 4. Surat Penawaran Cash Discount 5. Form Rincian Pembayaran 6. Surat Peringatan Tagihan Jatuh Tempo 7. Surat Pemberitahuan Penghentian Order Penayangan Iklan 8. Memo Permintaan Biaya Penagihan 9. Laporan Pemakaian Cash Discount Per Collector 10. Laporan Penerimaan dan Proyeksi Penerimaan Mingguan 11. Form Rincian Pembayaran D. KEBIJAKAN

1. Pelaksanaan penagihan dilakukan oleh bagian Collection, jika melibatkan bagian

lain maka koordinasi penagihan berada di bawah tanggung jawab bagian Collection.

2. Setiap pengambilan pembayaran bilyet giro/cek yang dilakukan Messenger atau

bagian lain harus disertai Temporary Receipt (TR) dan Surat Tugas Pengambilan Pembayaran yang ditandatangani oleh Kadept. Finance. 3. 4. Pengambilan pembayaran dilakukan oleh bagian lain hanya boleh dilakukan apabila pembayaran dilakukan dengan media cek/bilyet giro. Penerimaan pembayaran berupa uang tunai/bilyet giro/check harus diserahkan ke Sub Dept. Finance paling lambat pada hari kerja berikutnya.

5. Penawaran cash discount harus mendapat persetujuan dari Kadept. Finance

dengan menggunakan Surat Penawaran Cash Discount
Nama Prosedur : No Prosedur:
Detik / .. / P-005

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Revisi : 01 Tanggal Berlaku : ..-..11 Halaman : 1/5

PT. AGRANET MULTICITRA SIBERKOM

DIVISI FINANCE

6. Laporan Pemakaian Cash Discount per Collector harus ditandatangani oleh

Kadept. Finance.

7. Setiap permintaan biaya penagihan harus mendapat persetujuan dari pejabat

yang berwenang sesuai dengan limit kewenangan otorisasi yang berlaku.

8. Surat Peringatan Tagihan Jatuh Tempo ditandatangani minimal oleh Kadept.

Finance.

9. Surat Pemberitahuan Penghentian Order Penayangan Iklan ditandatangani oleh

Kadiv. Finance.

10. Laporan Penerimaan dan Proyeksi Penerimaan Mingguan dilaporkan kepada

Kadiv Finance dan ditandatangani oleh Kadept. Finance.

11. Form Rincian Pembayaran digunakan hanya apabila pihak agency tidak
memberikan detil rincian pembayaran atau terdapat selisih antara nominal pembayaran dengan SA pada detil rincian pembayaran.

E.

PROSEDUR KERJA I. Collector Melakukan analisa data AR beserta histori pembayaran agency, lalu menghubungi agency untuk mendapat informasi pembayaran Langkah-langkah yang harus dilakukan : 1. Berdasarkan Data Account Receivable (AR) dari Dept. Accounting & Budget, maka dilakukan analisa beserta histori pembayaran agency. 2. Menghubungi Agency melalui telepon, email atau melakukan kunjungan langsung untuk menyampaikan kewajiban agency yang telah jatuh tempo dan mendapatkan informasi jadwal, jumlah dan cara pembayaran dari Agency. 3. Apabila diperlukan, Collector dapat mengusulkan agar Agency diberikan : 3.1 Penawaran Cash discount dengan membuat Surat Penawaran Cash Discount 3.2 Surat Peringatan Tagihan Jatuh Tempo dan atau Surat Pemberitahuan Penghentian Order Penayangan Iklan. 4. Menginformasikan jumlah dan jadwal pembayaran Agency kepada Admin. Collection untuk pembuatan Laporan Penerimaan dan Proyeksi Penerimaan Mingguan. 5. Memastikan cara pembayaran yang akan dilakukan oleh Agency, jika : PEMBAYARAN VIA CEK/BG

6.

Mengunjungi pembayaran/cek.
Nama Prosedur :

agency

untuk

melakukan

pengambilan

bilyet

No Prosedur:
Detik / .. / P-005

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Revisi : 01 Tanggal Berlaku : ..-..11 Halaman : 2/5

PT. AGRANET MULTICITRA SIBERKOM

DIVISI FINANCE
7. Menerima bilyet pembayaran/cek dari Agency lalu meneliti kelengkapan dan ketepatan penulisan jumlah, terbilang, tanggal efektif dan tanda tangan yang tertera pada bilyet giro/cek tersebut. 8. Mengisi TR sesuai dengan detil pembayaran yang diterima dan menandatangani TR sebagai bukti penerimaan sementara. Selanjutnya TR lembar 1 (satu) diserahkan ke Agency. 9. Apabila terdapat selisih nominal antara bilyet pembayaran/cek dengan rincian SA dari detil pembayaran dan atau tidak mendapat rincian pembayaran dari pihak Agency, maka Collector harus mengisi Form Rincian Pembayaran yang ditandatangani oleh Collector dan wakil dari Agency yang bersangkutan. 10. Menyerahkan Cek/BG beserta Temporary Receipt lembar 2, 3 dan 4 serta Form Rincian Pembayaran ke Admin. Collection untuk pendataan dan proses penyetoran ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance (selanjutnya masuk prosedur poin 26). PEMBAYARAN VIA TUNAI 11. Mengunjungi agency untuk melakukan pengambilan pembayaran tunai. 12. Menerima pembayaran tunai dari pihak Agency, dan melakukan penghitungan ulang. 13. Mengisi TR sesuai dengan detil pembayaran yang diterima dan menandatangani TR sebagai bukti penerimaan sementara. Selanjutnya TR lembar 1 (satu) diserahkan ke Agency. 14. Apabila terdapat selisih nominal antara pembayaran tunai dengan rincian SA dari detil pembayaran dan atau tidak mendapat rincian pembayaran dari pihak Agency, maka Collector harus mengisi Form Rincian Pembayaran yang ditandatangani oleh Collector dan wakil dari Agency yang bersangkutan. 15. Menyerahkan uang tunai beserta Temporary Receipt lembar 2, 3 dan 4 ke Admin. Collection untuk pendataan dan selanjutnya proses penyetoran ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance (selanjutnya masuk prosedur poin 26).

PEMBAYARAN VIA TRANSFER

16. Menghubungi agency untuk menindaklanjuti informasi transfer pembayaran. 17. Mengkonfirmasi transfer pembayaran yang telah dilakukan Agency dengan meminta bukti transfer (asli atau fotokopi) via fax atau e-mail. 18. Menginformasikan kepada Admin. Collection adanya pembayaran transfer (masuk prosedur poin 31) untuk diproses lanjut ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance. 19. Apabila terdapat selisih nominal antara pembayaran via transfer dengan rincian SA dari detil pembayaran dan atau tidak mendapat rincian pembayaran dari pihak Agency, maka Collector harus mengisi Form Rincian Pembayaran yang ditandatangani oleh Collector dan wakil dari agency yang bersangkutan.

Nama Prosedur :

No Prosedur:
Detik / .. / P-005

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Revisi : 01 Tanggal Berlaku : ..-..11 Halaman : 3/5

PT. AGRANET MULTICITRA SIBERKOM

DIVISI FINANCE
JIKA PENGAMBILAN CEK/BG DILAKUKAN (MESSENGER/FINANCE/BAGIAN LAIN) OLEH BAGIAN LAIN

20.

Menginformasikan kepada Admin. Collection untuk membuat Surat Tugas Pengambilan Pembayaran yang ditandatangani oleh Kadept. Finance. 21. Memastikan petugas yang melakukan pengambilan cek/BG tersebut, menerima informasi jadwal, jumlah, dan cara pembayaran serta dapat mengisi form TR dengan benar sesuai prosedur pengambilan pembayaran bilyet giro/cek. 22. Menyerahkan Surat Tugas Pengambilan Pembayaran dan menginformasikan jumlah dan cara pembayaran kepada messenger/bagian lain yang diberi tugas. 23. Menghubungi agency untuk menginformasikan petugas yang ditugaskan mengambil bilyet pembayaran. 24. Menerima bilyet giro/cek dan TR lembar 2,3, dan 4 dari messenger/bagian lain yang diberi tugas setelah bilyet/cek tersebut diambil. 25. Menyerahkan bilyet giro/cek beserta TR lembar 2,3, dan 4 kepada Admin. Collection untuk pendataan (masuk prosedur poin 26) dan selanjutnya proses penyetoran ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance. II. Admin Collection Menerima bilyet pembayaran/cek/tunai atau via transfer dan melakukan pendataan penerimaan pembayaran. Langkah-langkah yang harus dilakukan : PEMBAYARAN VIA CEK/BG ATAU TUNAI 26. Menerima tunai/bilyet pembayaran/cek dari Collector beserta TR lembar 2,3, dan 4 serta Form Rincian Pembayaran. 27. Memeriksa kelengkapan data pengisian TR dan jumlah pembayaran, memastikan kesesuaiannya dengan tunai/bilyet giro/cek yang diterima. 28. Melakukan input ke dalam pencatatan penerimaan pada sistem maupun catatan manual untuk selanjutnya dilakukan update pada Laporan Penerimaan dan Proyeksi Penerimaan Mingguan. 29. Uang tunai/bilyet pembayaran/cek beserta TR lembar 2 dan 3 diserahkan ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance untuk selanjutnya masuk Prosedur Penerimaan Pembayaran Piutang. 30. Menerima OR dari bagian Bank & Treasury Dept. Finance, lalu mendistribusikan OR lembar 1 ke Agency, OR lembar 2 kepada Collector, OR lembar 3 untuk file Admin. Collection PEMBAYARAN VIA TRANSFER

31.

Menerima informasi dari collector atau dari bagian Bank & Treasury Dept. Finance mengenai rencana/adanya pembayaran transfer dari agency. 32. Mengkonfirmasikan bilamana transfer sudah efektif ke bagian Bank & Treasury Dept. Finance apabila informasi berasal dari collector.
Nama Prosedur : No Prosedur:
Detik / .. / P-005

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Revisi : 01 Tanggal Berlaku : ..-..11 Halaman : 4/5

PT. AGRANET MULTICITRA SIBERKOM

DIVISI FINANCE 33.

Mengkonfirmasikan adanya transfer untuk diidentifikasi detil pembayarannya kepada collector apabila informasi berasal dari bagian Bank & Treasury Dept. Finance. 34. Melakukan input ke dalam pencatatan penerimaan pada sistem maupun catatan manual untuk selanjutnya update ke Laporan Penerimaan dan Proyeksi Penerimaan Mingguan. Apabila penerimaan transfer tersebut belum dapat diidentifikasi maka untuk sementara dicatat sebagai penerimaan berasal dari other. 35. Menerima OR dari bagian Bank & Treasury Dept. Finance untuk selanjutnya mendistribusikan OR lembar 1 ke Agency, OR lembar 2 ke Collector, OR lembar 3 untuk file Admin. III. Collector Melakukan identifikasi detil pembayaran. Langkah-langkah yang harus dilakukan : 36. Menerima OR lembar 2 dari admin collection. 37. Mengidentifikasi detil rincian pembayaran tagihan iklan dengan menggunakan Form Rincian Pembayaran yang ditandatangani oleh collector dan pihak agency/advertiser yang melakukan pembayaran. 38. Menyerahkan form rincian pembayaran beserta OR lembar ke 2 ke admin collection. IV. Admin Collection Menerima OR lembar 2 dan Form Rincian Pembayaran untuk kemudian diteruskan ke bagian bagian Billing dan & AR untuk dibukukan. Langkah-langkah yang harus dilakukan : 39. Menerima OR lembar 2 dan Form Rincian Pembayaran. 40. Memfotokopi rincian pembayaran untuk selanjutnya diserahkan ke bagian AR-Billing-Tax untuk dibukukan (masuk Prosedur Pencatatan A/R). 41. Apabila terdapat penggunaan cash diskon, maka dibuat Laporan Penggunaan Cash Diskon per Collector.

Nama Prosedur :

No Prosedur:
Detik / .. / P-005

PROSEDUR PENAGIHAN REGULER

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Revisi : 01 Tanggal Berlaku : ..-..11 Halaman : 5/5