MANAJEMEN ORGANISASI

POACE

POACE..are.
Planning Organizing Actuating Controlling Evaluating

Planning
Means The process of gathering information and making assumption about the future to formulate activities necessary to achieve organizational objective

Q-8 Scheme
Q-8 scheme 1what is the objective of this planning effort 2why is the objective meaningful ? 3who will be the implement and the audience of the plan 4How will they achieve the objective and evaluate resource? 5when will the implementation be most effective? 6where will be the event be most effective? 7At what cost in people, time and money will the plan work? 8To what benefit, overall, is the plain directed?

PLAN AN EVENT
Semua berawal dari ide/gagasan Makes the abstract become concrete by using the Q-8 Scheme Buat analisa kebutuhan, latar belakang kenapa kita inging menyelenggarakan event tersebut dantujuan (hasil atau perubahan apa saja yang kita inginkan

 Q1Q2 Pengembangan gagasan (Brain Storming) untuk mendapatkan gambaran sedetil mungkin tentang kegiatan sampai kita bisa membayangkan Q2 Q8 Tentukan parameter keberhasilan yang dapat diukur

Organize the event

Definition Distribution of works, man and money in order to achieve ones goals effectively What things are to be organized 1. SDM (personil yang akan menyelenggarakan kegiatan) 2. Dana 3. Waktu

Things to remember
Produk yang berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisiten oleh proses yang berkualitas. Produk dan proses yang berkualitas hanya dapat dihasilkan oleh tim yang berkualitas Tim hanya dapat berjalan jika dipimpin oleh pemimpin yang memiliki values dan keberanian untuk mewujudkan visi dan misi tersebut Tim hanya dapat berjalan lancar jika pemimpin dan staf memiliki komitmen yang tinggi dalam mewujudkan misi dan visi tim berdasarkan core beliefs daan core values yang telah dirumuskan bersama

Things to remember
So Great leader and team Great process Great products

Organizing Human Resources

Tentukan struktur kepanitiaan yang dibutuhkan Rumuskan satuan tugas yang rinci dan distribusikan satuan tugas tersebut dengan efektif dan efisien Pastikan semua memahami apa yang harus dilakukan

Organizing Human Resources

Cobalah untuk menerapkan prinsip the right man on the right place Bangun motivasi bersama di awal dan jagalah motivasi tersebut hingga akhir Bangun tim yang solid

Building a solid team

Pengenalan tuntas antar anggota Pemahaman mendalam antar anggota Pembentukan ikatan hati Membangun perasaan senasib sepenanggungan Menbangun motivasi tinggi untuk beramal sebaik-baiknya dalam tim

Building a solid team

Pemanfaatan kekuatan individu dalam tim Penentuan target program dan tujuan bersama Kepemimpinan yang penuh teladan dalam tim Membangun norma dan aturan main dalam tim Membangun komunikasi dan hubungan yang kuat dalam tim Mengelola konflik dalam tim Proses kreatif dalam tim (Focus Group Discussion dan Brain Storming) Proses pengambilan keputusan (konsensus, kebersamaan dan efektifitas, dan efisiensi) Pertemuan dan rapat tim Koordinasi dengan tim lain

Organizing Money
Rencana Pengeluaran Rencana Pendapatan Bagaimana mekanisme pencarian dana? Siapa penyandang dananya
Sponsor (Perusahaan profit oriented, non profit oriented) Donatur

Organizing Money
Apa yang sponsor butuhkan ? Apa yang bisa kita jual ke sponsor ?
List harta kita Tentukan nilai harta kita

Buat kontra prestasi yang menarik, menguntungkan dan realistis

Organizing Time
Tentukan things to be done secara spesifik untuk setiap bidang dalam struktur kepanitiaan Tentukan time schedule untukl setiap things First thing First (Fiqh Prioritas) Kerjakan tanpa menunda

Actuating
Plan the work dan work the plan Do the best you can Optimalkan fikir, tenaga, waktu, dan dana Koordinasi (Penting!!! Tapi sering terabaikan) Keep and alwayas refresh the leader and the team motivation Keep smile, cool, dan optimistic whenever you have problems Pray for the projects

Controlling
Kontrol pekerjaan/ Kinerja Thngs to be done setiap team KOntrol terhadap SDM (Motivasi, kepuasaan kerja dll) Kontrol terhadap waktu (Time management) KOntrol terhadap dana (Fund Management) Siapa yang melakukam kontrol terhadap siapa (Span of control) Bagaimana cara mengontrolnya?
Catat hal-hal penting yang harus dikontrol Tentukan waktu pengontrolan Lakukan!!!

Evaluating
Hal-hal apasajakah yang harus dievaluasi (Things to be done) Kapan evaluasi dilakukan (every day, every hour, every minutes, every second) Siapa yang melakukan evaluasi (The leaders of every team) Kepada siapa evaluasi dilakukan (The teams) Bagaiman cara melakukan evaluasi secara efektif dan efisien (Use the Span Control)

Sekian aja dulu ya..