PROPOSAL PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

I. PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya teknologi sistem Kearsipanan. Hal ini menuntut banyak perhatian bagi para pelaku baik yang terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan kegiatan-kegiaian sistem Kearsipanan. Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami bidang Kearsipan adalah munculnya salah satu system Kearsipan yang disebut dengan "Sistem Informasi Kearsipan (SIMARSIP)". Sistem informasi Kearsipan ini jenis ini melengkapi jenis-jenis sistem Kearsipan yang telah dikenal sebelumnya yaitu sistem Kearsipan konvensional atau sering juga disebut dengan sistem Kearsipan kertas dan kelompok jenis sistem Kearsipan lain yang juga merupakan hasil perkembangan teknologi, khususnya teknologi elektronik yang dalam literatur disebut sebagai sistem Kearsipan bentuk khusus dimana spesifikasi teknis dan karakteristiknya bermacam-macam. The Australia Standar AS 4390 - 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder ( 1998 : 5) mendefinisikan sistem Kearsipan sebagai rekod yang memiliki nilai " berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah "informasi

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas." Dalam pengertian ini keberadaan sistem Kearsipan diperlukan demi terlaksananya aktivitas iembaga yang efisien dan efektif. Pengertian ini juga senada dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok sistem Kearsipanan yang menyebutkan bahwa sistem Kearsipan mencakup naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembagalembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Dan tujuan sistem Kearsipanan adalah nasional untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Dalam pengertian ini pengotahan sistem Kearsipan ditujukan bagi pemanfaatan dan pelestarian sistem Kearsipan bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa. Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi sistem Kearsipan yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambiian keputusan (decisions

making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan (lagition support),

dan (4) penyusutan berkas kerja {retention). Fungsi-fiingsi ini akan dapat dicapai apabila sistem Kearsipan dikeiola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi sistem Kearsipanan.. Kemuncuian sistem Kearsipan elektronik yang nota bene adalah sistem Kearsipan non kontekstual atan sistem Kearsipan non kertas, menciptakan tantangan dan kesempatan baru bukan hanya pada sisi penggunaanya dan

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

pemairfaatannya, tapi juga pada sisi pelestarian, pemeliharaan dan penyusutan sistem Kearsipan haras dilaksanakan. Kemuncuian sistem Kearsipan elektronik yang merupakan dampak dari kemajuan teknologi informasi dan komunikasi kemungkinan kita melakukan otomasi dan digitalisasi dalam bidang sistem Kearsipanan, yang pada gilirannya menciptakan kemudahan dalam memanfaatkan sistem Kearsipan sebagai masyarakat, bangsa dan negara. infonnasi yang berguna bagi

Sudah bukan rahasia lagi dimana kebanyakan pengelola sistem Kearsipanan di lingkungan instansi pemerintah maupun prasahaan swasta belum mengelola sistem Kearsipan konvensionalnya secara benar sehingga tujuan sistem Kearsipanan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat, dan akurat tidak tercapai sebagaimana mestinya. Kesulitan pengelola sistem Kearsipanan semakin bertambah dengan munculnya sistem Kearsipan media baru dan semakin bertambah karena kemuncuian sistem Kearsipan elektronik.

Untuk mengatasi masalah tersebut diatas, perlu adanya sebuah Aplikasi

Sistem informasi sistem Kearsipanan. Dimana aplikasi sistem informasi

sistem Kearsipanan ini disusun berdasarkan analisa terhadap kebutuhan lembaga yang bersangkutan sehingga penggunaannya dapat memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya.

1.2. Maksud dan Tujuan

Pembangunan aplikasi sistem mformasi sistem Kearsipanan disusun dengan maksud dan tujuan sebagai berikut:

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

a)

Meningkatkan agar

kemampuan

kinerja

sistem Kearsipan

Lembaga

tercapai efektifitas dan efisiensi unit sistem Kearsipanan yang

melayani pelaksanaan kerja di berbagai bidang / unit kerja.

b)

Mengembangkan Kearsipanan

sistem

teknologi

informasi

sistem

dan menafaatkannya sebagai sumber infomiasi dengan

menghasilkan system informasi sistem Kearsipanan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas Lembaga.
c)

Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan sistem Kearsipanan guna menelaah menganalisis, dan menyajikan data yang berhubungan dengan sistem Kearsipan dinamis dan arsisp statis untuk kepentingan Lembaga.

1.3. Output

Output yang diharapkan dari pembangunan aplikasi sistem informasi sistem Kearsipanan ini adalah:

a)

Tersediannya Sistem Informasi sistem Kearsipanan yang handal sehingga menunjang efekiivitas dan efisiensi aktivitas iembaga.

b)

Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi sistem Kearsipansehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga.

Untuk meningkatkan kinerja lembaga sistem Kearsipanan yang efektif dan efisien maka sangat diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya.

2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibuat

SIMARSIP

(Sistem

Informasi

Manajemen

Kearsipan)

Dapat mengelola informasi yang berkaitan dengan data penduduk mencakup seluruh aspek Kearsipan. Dipusatkan di Daerah Tingkat II seperti kabupaten dan kotamadya, dengan prasarana teknologi informasi SIMARSIP dapat menangani pendataan status penduduk dengan segala perubahannya.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Web (SIMARSIP) ini terdapat beberapa modul yaitu :
1.

Modul Registrasi Kearsipan, modul untuk melakukan input data Kearsipan.

2. Modul Tampil Data, modul untuk menampilkan data yang telah tersimpan dalam Database. 3. Modul Cari Data, modul untuk mencari data yang telah disimpan dalam Database. Pencarian dapat dilakukan dengan beberapa kriteria. 4. Modul Laporan, modul untuk menampilkan laporan yang dibutuhkan instansi terkait. Laporan dapat dibuat per periodik atau per layanan.

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

Laporan bisa berupa teks atau Grafik. 5. Modul Manajemen Pengguna, pegawai yang menggunakan Aplkiasi SIMTAP akan diberikan UserID dan Password. Modul ini digunakan untuk menambah atau menghapus pegawai yang berhak masuk ke dalam sistem. Penggantian Password harus dilakukan secara periodik melalui modul ini. 6. Modul Security/Keamanan, fitur security/hak akses/privileges yang berbeda untuk setiap UserID menurut tugas, tanggung jawab dan wewenangnya yang berguna untuk Menjaga keamanan data dari pihak yang tidak bertanggung jawab. Melakukan otorisasi untuk setiap transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem dan mencegah orang yang tidak berhak untuk masuk ke dalam sistem. 7. Modul Media & Saran 8. Modul Divisi/area & Lokasi
9.

System kearsipan dapat dilihat di demo kami di http://www.pingintau.com/my_arsip username: admin password: admin

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

2.3. Tabap Pengembangan Aplikasi Sistem informasi sistem Kearsipanan

Pada pengembangan suatu system infonnasi, dalam hal ini system informasi sistem Kearsipanan daerah, maka perlu dilakukan tahapan, yaitu;

Identifikasi Sistem saat ini

Identifikasi Kebutuhan

Analisa Sistem

Desain Sistem

Implementasi Desain

Uji Coba Sistem

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

a. Identifikasi Sistem Saat ini Pada saat ini sistem informasi sistem Kearsipanan yang telah berjaian dengan baik begitupun dengan beragam fitur yang dimiliki. Akan tetapi untuk meningkatkan pemenuhan terhadap prinsip pemerintahan yang baik, yaitu transparansi serta partisipasi masyarakat melalui umpan balik, maka diperlukan suatu fitur baru yang yang dapat meningkatkan peranan dari sistem sistem Kearsipanan itu sendiri sebagai dokumentasi yang mampu memberikan manfaat kepada pihak yang berkaitan dengan suatu masalah.

b. Identifikasi Kebutuhan

Pengembangan sistem informasi sistem Kearsipanan memerlukan beberapa hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekeriaan yang akan dilakukan, yaitu: 1) Informasi yang ingin ditampilkan
2)

Fungsi dalam sistem sistem Kearsipanan yang dibutuhkan Desain tampilan yang diharapkan

3)

c. Analisa Sistem Analisa dilakukan terhadap ekspektasi pengembangan fitur dan kondisi sistem sistem Kearsipanan saat ini. Hal ini dilakukan sebagai dasar dalam pelaksanaan pekerjaan di tahap berikutnya. Pada tahap ini juga akan didapatkan kondisi sistem yang diinginkan dan optunalisasi terhadap sumber daya data/informasi yang dimiliki.

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

d.

Desain Sistem

Merupakan fitur penyajian informasi yang dapat meningkatkan kinerja lembaga sistem Kearsipanan yang efektif dan efisien dalam menstruktur data dan mengeloia dokumen secara elektronik e. Implementasi Desain Pada tahap ini dilakukan pemrograrnan ke dalam bahasa PHP sesuai dengan desain yang telah dilakukan termasuk di dalamnya pembuatan basis data sesuai kebutuhan. Selain itu, pada tahap ini dilakukan juga penginputan data/informasi ke dalam basis data. f. Uji Coba Sistem Merupakan tahapan pengujian secara keseluruhan yang metiputi penggunaan fitur, performa sistem dalam merespon query yang dilakukan di sisi pengguna. g. Maintenance/Perawatan Merupakan tahapan seteiah dilakukan implementasi untuk menjaga kerbeiangsungan sistem. Ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan adalah sistem monitoring, security, availability, perbaikan minor. h. Pelatihan Merupakan tahapan untuk memberikan atau alih pengetahuan bagi pelaksanaan pengelola sistem informasi sehari-hari.

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi sistem kependudukanan

III.

Ruang Lingkup Pekerjaan

1. Tahap Pertama

Tahap Pertama mencakup kegiatan dalam rangka identifikasi Pembangunan Sistem Informasi sistem Kearsipanan yang meliputi kegiatan :

a. Mempelajari dan memahami Rencana Lembaga.

b.

Melaksanakan penelkian, survei dan diskusi-diskusi yang berkaitan dengan rencana-rencana dan strategi-strategi Lembaga dalam menghadapi tantangan di masa depan, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dan kebutuhan akan informasi / dokumen / sistem Kearsipan lembaga. Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu l(satu) bulan.

2. Tahap Kedua

Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan pembuatan aplikasi Sistem Informasi sistem Kearsipanan, yang meliputi:
a)

Menganalisis data hasil survei dan diskusi-diskusi sebagai bahan dalam pembuatan desain sistem untuk proses pemrograman.

b) Membuat aplikasi berdasarkan desain sistem yang sudah disusun dengan pemrograman PHP.
c)

Pembuatan Relational Database Management System yang berbasis SQL server

d) Integrasi sistem.

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi keArsipan

10

Adapun rincian teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan antara lain : Menyediakan Lembaga.
b.

a.

aplikasi

Sistem

Informasi

sistem

Kearsipanan

untuk

Menyediakan perangkat keras sistem jaringan lokal guna mendukung penggunaan aplikasi Sistem Informasi sistem Kearsipanan. Melakukan instalasi dan uji coba dalam bentuk pilot project untuk mendapatkan gambaran kesulitan dan masalah yang timbul. Melakukan perbaikan terhadap masalah yang timbul dari aplikasi Sistem informasi sistem Kearsipanan ( apabila terdapat kekurangan dan error pada aplikasi Sistem Informasi).

c.

d.

2. Tahap Ketiga

Tahap Ketiga mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan instalasi system sistem Kearsipan dan jaringan LAN, Internet dan Hotspot, sebagai berikut:

a.

Menyiapkan & instalasi system operasi server, aplikasi database dan web server untuk persiapan instalasi system sistem Kearsipanan.

b.

Instalasi Aplikasi system informasi sistem Kearsipanan kabupaten bangka barat.

c. Pemasangan/instalasi jaringan Kabel Local Area Network (LOCAL), dengan menghubungkan beberapa system PC desktop.
d.

Instalasi Jaringan Wifi dan system Hotspot yang terintegrasi ke system sistem Kearsipanan, untuk memudahkan user/pengguna mengaksis aplikasi system ke sistem Kearsipanan dengan menggunakan wireless akses atau perangkat laptop yang memiliki perangka wifi.

e. Instalasi perangkat hardware router & setup system keamanan jaringan

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi keArsipan

11

hotspot. Dengan menerapkan system login member.

f. Jadwal Pengerjaan

URAIAN KEGIATAN Pencarian & Pengumpulan Data A nalisis System Desain Sistem Desain Struktur Database Programing Data Base Programing PHP Integrasi Sistem Instalasi & U Coba ji

MINGGU 4 5

Organisasi Proyek

Demi suksesnya pekerjaan pembuatan aplikasi sistem informasi sistem Kearsipanan, maka diperlukan sumber daya manusia/personel yang dapat meiakukan fungsi teknis sebagaimana dibutuhkan dalam tiap tahapan diatas yang disebutkan sebagai berikut:

1. Manajer Proyek Manajer Proyek adalah personil yang menjalankan fungsi koordinasi dan berperan secara aktif, day to day untuk mengelola sumber daya proyek agar dapat berjalan dengan baik. 2. Sistem Analis Analis merupakan personil yang bertanggungjawab dalam melakukan
Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi keArsipan

12

aktivitas identifikasi kebutuhan dan kondisi sistem saat ini, selanjutnya berperan dalam membuat dokumen spesifikasi kebutuhan dan analisa sistem. 3. Programmer Programmer adalah personil yang bertanggungjawab dalam tahap Implementasi Desain. PersoniS ini membuat struktur database berdasarkan Data Model hasil analisis sistem, membuat kode program sesuai dengan hasil analisis sistem, menggabungkan template user interface dengan kode program yang telah dibuat. 4. Database Programmer Database Programmer adalah personil yang bertanggung jawab dalam pengembangan basis data yang efisien dan efektif.

IV.

Anggaran

Untuk kesuksesan dan kelancaran pekerjaan pembuatan aplikasi sistem informasi sistem Kearsipanan, maka anggaran yang diperlukan sebesar Rp. .000.000,dengan perincian sebagai berikut:

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi keArsipan

13

ANGGARAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPANAN

Proposal Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi keArsipan

14