MANUAL APLIKASI FORECASTING SATKER (AFS) 2011

Perubahan pada Aplikasi Forecasting Satker tahun 2011 (Versi 1.0) meliputi : 1. Penambahan Kode Jenis Dokumen dan anak Satker (Menu Setting Satker) 2. Pemisahan menu harian, mingguan, dan bulanan di menu input data 3. Perekaman perencanaan bulanan di AFS yang datanya diambil dari ADK backup DIPA dari Aplikasi RKAKL-DIPA 4. Perekaman detil untuk menambah pagu DIPA (menu bulanan) dari sumber SKPA atau sumber lainnya 5. Penambahan pengisian potongan dan pemilihan cetakan nilai kotor (bruto) atau bersih (netto) 6. Penambahan fitur bantuan di Menu Utiliti

1.

Installasi Paket Aplikasi Forecasting Satker Paket Aplikasi Forecasting Satker ini terdiri dari file sebagai berikut: InstallAFS11.exe

Ketentuan instalasi Paket Aplikasi Forecasting Satker adalah sebagai berikut : Klik ganda pada file InstallAFS11.exe maka akan muncul menu instalasi dengan default direktori/folder tujuan di C:\AFS11 (yang akan terbentuk secara otomatis) dan shortcut aplikasi akan terbentuk di halaman depan (desktop) komputer server. Apabila terdapat kegagalan dalam proses intallasi yang disebabkan oleh pembatasan antivirus dan/atau sistem operasi (misal: Windows) terhadap aplikasi maka dapat dilakukan proses ulang installasi dengan terlebih dahulu melakukan sebagai berikut: Antivirus: Non Aktifkan atau matikan sementara antivirus sebelum menjalan proses instalasi AFS 2011 sampai proses installasi AFS 2011 selesai. Sistem Operasi: Pada saat menjalankan proses intallasi disarankan untuk menjalankannya sebagai administrator yaitu dengan klik kanan pada file install aplikasi kemudian pilih Run as Adminsitrator (Windows Vista dan Windows 7).

Apabila proses intallasi masih gagal, maka diperlukan pengaturan User Account Control oleh user pada sistem operasi windows. Pengaturan ini dilakukan dengan masuk ke Menu Control Panel User Accounts and Family Safety User Accounts Change User Account Control Setting lakukan penurunan level kontrol sampai yang terendah (Windows 7) atau matikan/disable fungsi kontrol (Windows Vista) Tekan tombol OK dan Restart Komputer.

2.
A.

Petunjuk Operasional Aplikasi Forecasting Satker Login Klik ganda pada ikon AFS.exe di desktop maka akan muncul halaman depan aplikasi seperti pada gambar dibawah ini:

Masukkan user dan pass Aplikasi Forecasting Satker (default User : afs dan Password : afs) dengan huruf kecil. Setelah login, maka akan muncul halaman utama Aplikasi Forecasting Satker.

B.

Menu Setting Didalam menu Setting terdapat 3 sub menu : setting pejabat, setting satker,dan setting user.

1. Setting Satker

Combo box: Input kode Satker

Combo box: Input kode kewenangan

isian kode anak satker (berisi 3 digit angka)

Dalam form ini ,terdapat combo box isian kode satker. Masukkan kode satker kantor anda, dan secara otomatis parameter satker, kode departemen, nama departemen, unit, karwas dan lokasi kppn pembayaran akan muncul. Kode Anak Satker digunakan hanya untuk Satker besar yang mempunyai banyak kegiatan, misalnya untuk satker-satker yang ada di kantor pusat. Perlakuan aplikasi terhadap kode anak satker adalah sebagai berikut: a. Satker yang tidak mempunyai anak satker atau sub satker diharuskan mengisi kode anak satker dengan angka 000. b. Satker besar yang mempunyai anak satker atau sub satker, maka berlaku sebagai berikut: 1) Satker induk, satker dengan kode anak satker 000 yang berfungsi hanya mengumpulkan data dari anak satker dibawahnya dan data bersifat kumulatif dari anak-anak satker. 2) Satker anak/sub satker, satker dengan kode anak satker selain 000 (misal: 001, 003, 004, dan sebagainya). Pembagian kode anak Satker ditentukan sendiri oleh Satker tersebut. Lakukan verifikasi terlebih dahulu apakah semua parameter isian satker sudah benar sesuai data riil kantor anda dan pastikan parameter isian satker sudah sesuai dengan parameter satker pada Aplikasi RKAKL-DIPA (untuk perencanaan bulanan), jika benar maka anda pilih kode kewenangan kantor anda, sesuaikan kode kewenangannya dan tekan tombol SIMPAN jika sukses, maka akan keluar pesan berikut :

Namun jika terdapat parameter satker yang tidak sesuai, tekan tombol edit referensi satker . Maka semua isian kolom parameter satker yang tadinya terkunci, akan terbuka untuk dilakukan perubahan. Setelah perubahan dilakukan jangan lupa masukkan kode kewenangan dan tekan tombol Simpan Sedangkan tombol Rekam Satker Baru, digunakan jika ada satker yang belum terdata dalam referensi satker aplikasi ini.

Masukkan kode satker

Setelah mengisi kode satker dan parameter satker lain, tekan tombol SIMPAN 2. Setting Pejabat

Masukkan Nama, NIP, dan Jabatan penandatangan dokumen cetakan perencanaan kas yang akan dikirim ke KPPN dan pastikan semua isian terisi dengan benar kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan atau tombol Keluar untuk membatalkan. Untuk mengubah pejabat penandatangan yang telah direkam sebelumnya, hapus terlebih dahulu isian pejabat penandatangan sebelumnya lewat tombol Hapus, kemudian masukkan isian sesuai petunjuk sebelumnya. 3. Setting USER Form Setting User dilakukan jika operator aplikasi ingin menambah user baru ataupun menghapus user lama demi pembatasan akses masuk ke aplikasi AFS 2011.

Pada saat akan menambah user baru (max. 9 karakter). Akan muncul pesan sebagi berikut:

Tekan tombol yes untuk kemudian memasukkan password dan nama pegawai yang dikehendaki. Kemudian klik Simpan. Sedangkan untuk menghapus atau mengubah sebuah user, anda harus mengetik nama user yang akan dihapus/diubah di kolom user. Tekan tombol Hapus untuk menghapus atau Simpan untuk menyimpan data yang diubah.
C.

Menu Input Data Menu ini berfungsi untuk melakukan berbagai perekaman, pengubahan, penghapusan, pengolahan, pembentukan ADK, dan penyetakan data.

Menu Input Data dibagi menjadi 3 sub menu, yaitu: Bulanan, Mingguan, dan Harian. 1. Sub Menu Bulanan Perencanaan bulanan merupakan perkiraan penarikan dana dalam 1 (satu) tahun anggaran yang dirinci dalam 12 bulan. Pemuthakhiran perencanaan bulanan dilakukan tiap bulan dan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum bulan perkiraan. Bulan penyusunan merupakan bulan pada saat user melakukan pemutakhiran/update. Data awal Perkiraan Penarikan Dana Bulanan diambil dari ADK Kirim DIPA pada Aplikasi RKAKL-DIPA. Data ini berfungsi sebagai parameter perencanaan bulanan, sehingga satker tidak melakukan rencana penarikan bulanan diluar koridor yang ditentukan (kecuali untuk SKPA atau sumber lainnya).

Terdapat beberapa tombol dalam sub menu bulanan, sebagai berikut:

a. Impor RKAKL-DIPA Menu ini berfungsi untuk mengambil data pagu DIPA dari Aplikasi RKAKL-DIPA (menu utiliti Kirim Data DIPA) dengan ADK berekstensi .11 (contoh: PDSP0150810027.11)

Tombol Penerimaan ADK dari RKAKLDIPA

Pilih ADK yang akan diimpor dan pastikan ADK berisi data yang sesuai dengan setting satker yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam melakukan impor data RKAKL-DIPA sebaiknya tidak dilakukan berulang-ulang karena setiap kali mengimpor akan menghapus semua data perencanaan yang sudah ada. Impor data RKAKL-DIPA umumnya hanya dilakukan pada saat penerbitan DIPA pertama kali atau pada saat terdapat revisi DIPA maupun DIPA Luncuran. b. Tambah Detail Menu ini berfungsi untuk menambah/mengurangi pagu melalui detil akun yang dipilih dimana sumber dana pagu berasal dari Sumber lainnya (pencairan dana yang tidak memerlukan pagu, misal: Pengembalian Pajak, Imbalan Bunga, dan sebagainya).

Isikan sesuai semua kode atau parameter sesuai dengan ketentuan dalam dokumen yang terkait dengan sumber lainnya. Setelah selesai semua parameter diisi, tekan tombol simpan, maka secara otomatis detil yang sudah kita rekam akan muncul di tabel sebagi penambah/pengurang pagu. c. Hapus Detail Menu ini berfungsi untuk menghapus detil akun yang dipilih. Sebaiknya user berhati-hati dalam menggunakan menu ini karena menu ini hanya untuk menghapus detil akun yang benar-benar tidak digunakan. Pilih detil akun (click pada tabel) yang akan dihapus kemudian tekan tombol Hapus Detil maka akan muncul konfirmasi data detil akun yang akaun dihapus. Tekan tombol OK untuk menghapus atau Cancel untuk membatalkan.

d. Kirim ke KPPN Menu ini berfungsi untuk mengirimkan data perencanaan bulanan ke KPPN. Format nama ADK yang dihasilkan untuk dikirimkan ke KPPN adalah afm[kode satker][kode kementerian][kode unit]*kode karwas+ dengan ekstensi .afm yang secara default terbentuk di folder [directory AFS]\kirim\Bulanan\[tanggal terbentuknya ADK].

e. Data Bulanan

Data Bulanan merupakan menu untuk melihat data resume/rekap dari data perencanaan bulanan yang dijadikan batas maksimal dalam perencanaan harian. Batas maksimal perencanaan harian dalam bulan tertentu didasarkan pada jumlah total nilai bersih pada perencanaan bulanan untuk bulan tertentu tersebut dengan tanggal impor data DIPA, bulan penyusunan, dan tanggal update yang terakhir.

Dalam menu ini juga menyediakan tombol hapus untuk menghapus data resume/rekap yang tidak benar atau tidak valid. Pilih data resume/rekap yang akan dihapus di tabel data bulanan (click pada tabel) kemudian tekan hapus, maka akan muncul konfirmasi data yang akan dihapus. Tekan tombol Yes untuk menghapus atau No untuk membatalkan. f. Cetak Menu ini digunakan untuk mencetak perencanaan bulanan yang telah disusun oleh Satker. Sebelum layar hasil cetakan muncul maka terdapat form isian untuk penandatangan dan isian lainnya.

Setelah user mengisi form tersebut, tekan tombol Ok untuk menampilkan layar hasil cetakan.

Perekaman Perencanaan Bulanan Pada sub menu Bulanan terdapat hal paling penting untuk dilakukan sebelum melakukan perencanaan harian, yaitu perekaman perencanaan bulanan.

Tombol perekaman rencana penarikan bulanan

Tombol rencana penarikan bulanan ada di setiap akun detil pada tabel bulanan (kolom paling kanan pada tabel).

Isian rencana penarikan dana /atau realisasi bulanan

Pada perekaman perencanaan bulanan terdapat isian sebagai berikut: a. Kode Anak (tidak dapat diganti) Kolom ini menunjukkan detil akun yang memiliki kode anak satker tertentu. Penjelasan kode anak sudah ada pada pembahasana Setting Satker dan penjelasan lebih rinci akan dibahas pada bahasan Kode Anak Satker dan Penjelasan. b. Kolom Jumlah Pagu Kolom ini berisi isian jumlah pagu total untuk detil akun yang ditentukan sendiri oleh user apakah termasuk kontrak dan/atau non kontrak dengan memasukkan jumlah dana tertentu. Apabila pada perekaman Kolom jumlah pagu dan user memasukan seluruh/sebagian dana pagu pada isian kontrak maka secara otomatis isian Kolom kontrak terbuka dan user mengisikan detil kontrak. c. Kolom Kontrak Kolom ini berfungsi untuk mengisikan detil kontrak yang meliputi nilai pagu yang masuk kategori kontrak dari detil akun tersebut, tanggal kontrak ([tanggal]/[bulan]/[tahun]), dan nomor kontrak. d. Kolom Rencana Penarikan/Realisasi Kolom ini berfungsi untuk memasukkan jumlah rencana penarikan bulanan (warna dasar putih) untuk detil akun sekaligus sebagai isian untuk realisasi (warna dasar merah) yang terdiri dari kolom perkiraan dana (nilai kotor) dan kolom potongan. Penggunaan batas maksimal dalam perencanaan harian merupakan nilai bersih (kolom perkiraan dana (kotor) dikurangi potongan) dari jumlah total rencana penarikan setiap detil akun pada bulan berkenan.

Setiap selesai melakukan perekaman perencanaan bulanan, maka aplikasi secara otomatis akan membuat resume/rekap perencanaan bulanan yang dapat dilihat dengan menekan tombol Data Bulanan. Perencanaan harian akan akan menggunakan data yang terakhir dari rekap perencanaan bulanan (penjelasan pada sub menu bulanan (e) data bulanan).
Warna dasar akan berubah menjadi putih jika jumlah rencana penarikan (termasuk realisasi) sama dengan pagu Tombol akan berwarna biru jika sudah pernah dilakukan perekaman perencanaan bulanan

2. Sub Menu Mingguan Sub menu mingguan berfungsi untuk menyetak rencana penarikan dan mengirimkan ADK perencanaan mingguan ke KPPN.

Perencanaan mingguan merupakan perkiraan dalam 1 (satu) bulan yang dibuat dalam 4 (empat) periode/minggu. Perencanaan mingguan disusun setiap 2 (dua) bulan dan disampaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum minggu pertama penarikan. Pemutakhiran atau update perencanaan mingguan dilakukan setiap bulan dan disampaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum minggu pertama perkiraan. Dalam sub menu perencanaan mingguan hanya bersifat rekap/jumlah dari perencanaan harian. Tidak ada perekaman perencanaan mingguan dalam sub menu ini. Pada saat user melakukan perekaman harian (perekaman harian dapat dilakukan

hinggu 10 (sepuluh) minggu ke depan) maka secara otomatis user menyusun perencanaan mingguan. Oleh karena itu, dianjurkan kepada user untuk melakukan pengiriman ADK perencanaan mingguan setiap terjadi perubahan dalam perencanaan harian atau dilakukan pengiriman ADK mingguan setiap user melakukan pengiriman ADK harian. Sub menu mingguan terdiri atas beberapa isian dan pilihan serta tombol sebagai berikut: a. Tahun Anggaran Isian tahun anggaran perencanaan mingguan. b. Bulan Pilihan Bulan yang akan dilakukan penyetakan maupun pengiriman data perencanaan mingguan. Pilihan bulan terdiri dari 2 (dua) bulan sekaligus yang sudah ditentukan oleh aplikasi. c. Pilihan Nilai Bersih atau Nilai Kotor Pilihan tampilan dan penyetakan yang akan dilakukan yaitu nilai bersih (nilai perencanaan setelah potongan) atau nilai kotor (nilai perencanaan sebelum potongan). Pilihan ini tidak berlaku untuk pengiriman ADK perencanaan mingguan karena data akan dikirimkan secara paket nilai bersih dan nilai kotor. d. Kirim Data Tombol ini berfungsi untuk membentuk ADK perencanaan mingguan yang akan dikirimkan ke KPPN. Pada pengiriman mingguan, dibuat metode pengiriman dua bulan sekali, sesuai dengan PMK 192 tahun 2009 tentang perencanaan kas dan untuk mempermudah satuan kerja memproses perkiraan penarikan dana, serta untuk menghindari tumpang tindihnya data pengiriman. Klik tombol Kirim Data untuk membentuk ADK pengiriman data mingguan ke KPPN (Aplikasi Forecasting KPPN). ADK kiriman data mingguan mempunyai nama file dengan format [Kode Satker][kode kementerian][kode unit][Kode Kewenangan][Jenis Dokumen][Nomor Karwas][bulan awal data].afw terbentuk dalam folder C:\AFS11\Kirim\Mingguan\....

e. Cetak Klik tombol Cetak untuk mencetak Laporan perencanaan mingguan.

Tekan ikon bergambar printer untuk melakukan pencetakan. Kertas berukuran A4 atau lebih

Pastikan user telah melakukan perekaman pejabat penandatangan dalam menu Setting Setting Pejabat Penandatangan terlebih dahulu sebelum melakukan penyetakan. 3. Sub Menu Harian Perkiraan penarikan dana harian disusun oleh Satker berdasarkan perkiraan nilai SPM yang akan diajukan kepada KPPN selama satu minggu (senin s.d. jumat) berikutnya. Penyampaian rencana harian dilakukan paling lambat hari kamis minggu sebelumnya. Penyampaian perubahan/pemutakhiran/updating rencana harian disampaikan ke KPPN paling lambat 1 (satu) har kerja sebelum tanggal penarikan/perencanaan.

a. Menu Perekaman Setelah kita klik tombol Rekam maka akan masuk ke tampilan sebagai berikut:

Kolom tanggal

Pada kolom tanggal secara otomatis akan terinput tanggal awal perkiraan penarikan dana harian (PPDH) satu minggu berikutnya dari tanggal sekarang pada komputer anda (present day), jadi harap dipastikan bahwa setting waktu atau time and date pada komputer user sesuai dengan tanggal yang valid.

Bulan Penyusunan adalah bulan disusunnya perencanaan bulanan. Tanggal Impor adalah tanggal pada saat Satker melakukan impor data bulanan (ADK bulanan) dari Aplikasi RKAKL-DIPA (lihat sub menu bulanan impor RKAKLDIPA). Tanggal Update adalah tanggal terakhir kali Satker melakukan perubahan/update pada perencanaan bulanan. Pagu Perencanaan Bulanan adalah jumlah pagu perencanaan bulanan seluruh detil akun Satker bersangkutan pada bulan bersangkutan.

Pagu yang sudah direncanakan/direalisasikan adalah jumlah perencanaan/perkiraan dan/atau realisasi yang telah dimasukkan atau di-input (rekam/ubah/realisasi) oleh satker pada bulan bersangkutan diluar tanggal harian (current) pada kolom tanggal. Harian (current) adalah jumlah perencanaan/perkiraan dan/atau realisasi yang ada pada kolom tanggal dalam bulan bersangkutan. Saldo (sisa) adalah saldo dari perencanaan bulanan yang belum dilakukan perekaman perencanaan atau realisasi harian atau mingguan. Satuan kerja memasukkan jumlah perkiraan penarikan dana harian di tiap tiap kolom isian per hari sesuai perencanaan sekaligus memperkirakan jumlah potongan. Jika telah selesai memasukkan rencana satu minggu ke depan, Klik tombol Simpan atau klik batal untuk membatalkan. Perhatikan bahwa jumlah Perkiraan penarikan dana harian untuk satu periode harus dibawah Pagu perencanaan dana bulanan, Jika lebih maka aplikasi akan memberi peringatan dan menolak untuk menyimpan. Pada aplikasi AFS 2011 ini, jika kita pernah merekam perkiraan penarikan dana harian (PPDH) untuk satu periode mingguan misal minggu kedua dalam suatu bulan, maka jika kita kembali menekan tombol rekam akan secara otomatis menuju ke perkiraan penarikan dana harian (PPDH) minggu ketiga atau minggu selanjutnya dalam bulan bersangkutan. b. Menu Pengubahan Menu ini berfungsi untuk mengubah kembali jumlah perkiraan penarikan dana harian (PPDH) yang pernah kita rekam dengan syarat dalam tanggal kelompok (periode) tersebut terdapat tanggal yang belum melewati tanggal sekarang. Pilih (klik) tanggal kelompok yang akan kita ubah pada tabel tampilan menu awal lalu klik tombol Ubah.

Lalu Klik tombol ubah

Pilih (Klik) Periode yang akan diubah (warna hijau adalah warna terpilih)

maka kita akan masuk ke tampilan berikut :

Lakukan Edit Perubahan yang dikehendaki Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

Lakukan perubahan yang dikehendaki, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan atau klik tombol batal jika ingin kembali ke menu sebelumnya tanpa melakukan perubahan. Jika didalam periode tersebut terdapat tanggal yang telah melewati tanggal sekarang maka kolom pada tanggal tersebut akan tertutup (tidak dapat diubah).

c. Menu Realisasi Menu ini berfungsi untuk menyesuaikan data PPDH untuk suatu periode yang telah dikirim dan telah terjadi realisasi atas perkiraan periode tersebut. Input data dapat dilakukan hanya pada tanggal yang telah lalu sampai dengan tanggal sekarang (terdapat realisasi/tanggal yang telah lewat pada periode tersebut). Data disesuaikan agar sisa dana lebih dari perkiraan - realisasi suatu periode bisa disesuaikan untuk masuk menambah Pagu PPDH periode berikutnya. Setelah kita Klik tombol Realisasi kita akan masuk ke form berikut :

Lakukan input realisasi yang telah terjadi

Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data realisasi Tekan tombol Ambil data SPM untuk mengambil data realisasi dari database Aplikasi SPM

Terdapat tombol Ambil data SPM yang berfungsi untuk mengambil data realisasi dari database aplikasi SPM secara langsung. Beberapa ketentuan yang harus dipenuhi dalam pengambilan data realisasi dari database SPM adalah sebagai berikut: 1) Telah terinstal ODBC Connector versi 5.1 (installer disertakan dalam folder aplikasi AFS) 2) Komputer terhubung secara langsung dengan database SPM baik secara localhost maupun jaringan. 3) Masukkan user dan password aplikasi SPM dan IP komputer/server tempat database SPM terinstal.

4) Jika berhasil terhubung dengan database SPM maka kolom realisasi akan otomatis terisi dengan nilai realisasi beserta nilai potongan. Jika tidak berhasil (muncul pesan tidak terkoneksi) maka realisasi harus direkam secara manual. 5) Aplikasi AFS hanya akan mengambil data realisasi dari aplikasi SPM dengan ketentuan bahwa data SPM sudah terealisasi menjadi SP2D yang ditandai dengan pengisian nomor SP2D pada aplikasi SPM. Setelah kita sesuaikan data PPDH periode yang telah lewat dengan realisasi. maka di tabel tampilan data menu awal PPDH periode tersebut akan berubah menjadi warna orange.

d. Menu Penghapusan Jika kita ingin menghapus satu periode PPDH, maka kita pilih satu periode tersebut dalam tabel tampilan menu awal, dan kemudian kita klik tombol Hapus Seperti tampilan berikut:

Pilih Periode yang akan dihapus (warna hijau)

Tekan tombol Hapus untuk Menghapus 1 periode PPDH

Maka kita akan masuk ke menu penghapusan. Klik tombol Hapus lalu akan muncul Konfirmasi penghapusan, Klik yes untuk menghapus periode PPDH tersebut.

Perlu dilakukan secara hati-hati untuk menu penghapusan. Lakukan penghapusan pada data yang benar-benar akan dihapus. Penghapusan data atas data yang sudah melewati tanggal sekarang tidak akan dapat direkam kembali. e. Menu Cetak & Kirim Harian Menu ini berfungsi untuk menyetak perencanaan harian dan membentuk ADK perencanaan harian untuk dikirimkan ke KPPN. Pilih periode PPDH yang akan dikirim pada tabel, kemudian klik "Cetak dan Kirim Harian". Klik tombol "Kirim Data" untuk membentuk ADK pengiriman perencanaan harian ke KPPN dengan format [kode satker][kode kementerian][kode unit][kode kewenangan][jenis dokumen][nomor karwas][tanggal kelompok/periode].afd yang terbentuk dalam folder C:AFS11\kirim\harian\....

Klik tombol "Cetak" untuk mencetak Laporan. Sebelum muncul tampilan laporan yang akan dicetak, aplikasi akan memberikan konfirmasi apakah nilai bersih atau kotor yang akan dicetak. Tekan Yes untuk mencetak nilai Kotor, tekan No untuk mencetak nilai kotor, atau Cancel untuk membatalkan.

D.

Utiliti Menu ini terdiri dari 5 sub menu, yaitu: Backup, Restore, Bersihkan data sampah, Bantuan, dan Tentang Aplikasi AFS 2011.

1. Menu Backup Menu ini disediakan untuk membentuk file ADK ( Arsip Data Komputer ) yang bersifat cadangan dan bersifat mobile sehinggga jika terjadi halhal yang tidak diinginkan terhadap komputer, user tidak perlu lagi melakukan perekaman dari awal kembali. Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan backup adalah sebagai berikut: a. Tekan tombol Proses untuk melakukan proses backup b. Apabila proses backup telah selesai, maka akan muncul jendela informasi bahwa proses backup telah selesai. File ADK backup (format: AFS_[tanggal backup]_[kode satker].bck) akan berlokasi default di C:\AFS11\Backup\....

2. Menu Restore Menu ini digunakan untuk mengembalikan data pada file (ADK) cadangan (yang terbentuk melalui menu backup) yang ada kembali ke dalam database aplikasi. Langkah-langkah dalam melakukan restore adalah sebagai berikut: a. Tekan tombol untuk mengambil file ADK hasil backup. b. Tekan tombol proses untuk melakukan proses retore. Apabila proses restore berhasil akan muncul pesan seperti gambar dibawah:

Proses restore akan menimpa/menghapus data yang sudah ada pada aplikasi (jika ada) dengan data yang ada pada file backup sehingga satker yang telah melakukan perekaman pada aplikasi AFS sebelumnya akan diperbarui dengan data pada file backup yang telah direstore.

3. Menu Bersihkan Data sampah Menu ini berfungsi untuk melakukan penghapusan secara permanen data-data yang sudah tidak diperlukan dan memperbaiki data-data yang salah. Klik tombol proses untuk melakukan proses pembersihan dan perbaikan data. Proses pembersihan data sampah selesai dengan munculnya pesan berikut:

4. Bantuan Menu ini berfungsi sebagai bantuan dan panduan untuk user dalam mengoperasikan aplikasi ini.

Masukkan kata kunci yang user ingin ketahui dari aplikasi pada kolom Bantuan. Aplikasi secara otomatis akan mencari dan memberikan tema bantuan atau panduan yang paling mendekati dengan kata kunci tersebut. Pilih tema yang disediakan dalam daftar yang berada tepat dibawah kolom Bantuan dengan menekan enter atau klik pada daftar tersebut maka secara otomatis penjelasan dari tema bantuan akan muncul.

5. Tentang Aplikasi AFS 2010 Menu ini berfungsi sebagai informasi penerbit aplikasi AFS 2011 dan helpdesk sistem dan prosedur serta helpdesk aplikasi tentang Perencanaan Kas.
Tekan ikon Pena

KODE ANAK SATKER DAN PENJELASAN

Kode Anak Satker digunakan hanya untuk Satker besar yang mempunyai banyak kegiatan, misalnya untuk satker-satker yang ada di kantor pusat. Perlakuan aplikasi terhadap kode anak satker adalah sebagai berikut: a. Satker yang tidak mempunyai anak satker atau sub satker diharuskan mengisi kode anak satker dengan angka 000. b. Satker besar yang mempunyai anak satker atau sub satker, maka berlaku sebagai berikut: 1) Satker induk, satker dengan kode anak satker 000 yang berfungsi hanya mengumpulkan data dari anak satker dibawahnya dan data bersifat kumulatif dari anak-anak satker. 2) Satker anak/sub satker, satker dengan kode anak satker selain 000 (misal: 001, 003, 004, dan sebagainya). Pembahasan lebih lanjut difokuskan pada butir b di atas. Secara garis besar prosedur aplikasi yang digunakan untuk Satker Induk membagi tugas perencanaan Kas kepada sub satker adalah sebagai berikut:
Pembagian kode sub satker (Sub Menu Bulanan) Sub satker Sub Satker Sub Satker

Satker Induk (kode 000)

Restore ADK anak Satker ADK Backup anak Satker ADK Backup anak Satker ADK Backup anak Satker

a. Setting Satker b. Backup c. Proses perencanaan anak satker d. Backup oleh anak satker

Pembagian kode anak Satker ditentukan sendiri oleh Satker tersebut. Contoh pembagian kode anak satker sebagai berikut: Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Eselon I) sebagai induk satker yang mempunyai sub satker (anak satker (Eselon II di Kantor Pusat) dan cucu satker (Eselon III di Kantor Pusat)). Direktorat Jenderal Perbendaharaan Pembagian Kode Anak Satker Sekretariat Ditjen Perbendaharaan Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan dan seterusnya : Kode anak satker 000 (sebagai induk satker) kode anak satker diberikan lingkup 001 s.d. 099 : kode anak satker 001 : kode anak satker 002

Direktorat Pengelolaan Kas Negara Subdit PPK Subdit dan seterusnya Direktorat Sistem Perbendaharaan Subdit Pengembangan Aplikasi Subdit dan seterusnya dan seterusnya

kode anak satker diberikan lingkup 100 s.d. 199 : kode anak satker 101 : kode anak satker 102 kode anak satker diberikan lingkup 200 s.d. 299 : kode anak satker 201 : kode anak satker 202

Pembagian kode anak satker dilakukan sesaat setelah dilakukan impor RKAKL-DIPA di menu bulanan. Data yang masuk pada tabel tersebut secara default akan terisi dengan kode anak satker 000. Lakukan perubahan secara langsung pada kolom Kd Anak pada tabel bulanan di setiap detil akun sesuai dengan pembagian yang disepakati sebelumnya.

Pemberian kode anak satker pada setiap detil akun sesuai pembagian yang disepakati

Setelah setiap detil akun dibagi sesuai kode anak satker yang dikehendaki, Ditjen Perbendaharaan sebagai induk satker (dalam contoh biasanya di koordinasi oleh Bagian Keuangan Setditjen Perbendaharaan) membagi ADK kepada anak/cucu satker sebagai sub satker. Pembentukan ADK untuk sub satker ini dilakukan dengan melakukan perubahan pada setting satker terlebih dahulu kemudian melakukan backup data. Sebagai contoh pembentukan ADK untuk sub satker Bagian Keuangan Setditjen Perbendaharaan dengan kode anak satker 002: 1. Menu Setting Setting Satker: pada isian kode anak satker diubah menjadi 002 kemudian tekan tombol Simpan dan keluar dari menu setting. Menu Utiliti Backup: Lakukan Backup dengan menekan tombol Backup maka akan terbentuk ADK Backup dengan format AFS_*tanggal backup+_*kode satker+anak*kode anak satker+.bck

2.

3.

ADK backup anak satker yang terbentuk setelah proses sebagaimana butir 2, direstore oleh sub satker dengan menggunakan AFS 2011 yang masing-masing sub satker. Proses restore oleh sub satker terlebih dahulu dengan melakukan setting anak satker sesuai dengan kode anak satker pada data backup anak satker.

Setelah proses restore anak satker selesai, anak satker melakukan proses perencanaan sesuai prosedur normal/biasa aplikasi karena data yang diproses hanya data anak satker tersebut. Setelah proses perencanaan oleh sub satker selesai, sub satker melakukan backup untuk kemudian ADK Backup tersebut diserahkan ke induk satker (dalam contoh: Bagian Keuangan sebagai induk kode 000, bukan sebagai anggota Setditjen Perbendaharaan atau sub satker). Dalam aplikasi AFS sebagai induk satker (kode 000 yang mempunyai anak satker di dalam datanya) maka aplikasi secara otomatis menampilkan data rekap dari seluruh sub satker dan fungsi rekam/ubah/hapus pada perencanaan harian secara otomatis tidak hidup. Pengiriman data ke KPPN dilakukan hanya oleh induk satker.