BAB IV PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1

Pengamatan Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem informasi perhitungan target

penjualan yang diterapkan pada PT. Duta Mahajaya, berikut ini akan ditampilkan dan dijelaskan beberapa menu yang digunakan dalam perangkat lunak sistem informasi produksi dan penjualan berdasarkan hasil pengamatan penulis.

Gambar 4.1 Tampilan Menu Seperti yang terlihat pada gambar 4.1 diatas, perangkat lunak memiliki 5 buah menu yaitu:

1. Menu Master, merupakan menu yang berfungsi sebagai tempat pengisian data-data awal yang dibutuhkan sebelum dapat melakukan proses transaksi. 2. Menu Transaksi, merupakan menu yang berfungsi sebagai tempat pengisian data-data transaksi. 3. Menu Laporan, merupakan menu yang berfungsi untuk menampilkan laporan-laporan yang diinginkan. 4. Menu Window, merupakan menu yang berfungsi untuk mengatur tampilan form-form yang aktif. 5. Menu Keluar, merupakan menu yang berfungsi untuk menutup perangkat lunak ini. Sub menu yang terdapat dalam menu diatas dapat dilihat pada penjabaran berikut ini : 1. Menu Master memiliki beberapa sub menu seperti terlihat pada gambar 4.2 berikut ini :

Gambar 4.2 Tampilan sub menu dari menu Master 2. Menu Transaksi memiliki beberapa sub menu seperti terlihat pada gambar 4.3 berikut ini :

Gambar 4.3 Tampilan sub menu dari menu Transaksi 3. Menu Laporan memiliki beberapa sub menu seperti terlihat pada gambar 4.4 berikut ini :

Gambar 4.4 Tampilan sub menu dari menu Laporan 4. Menu Window memiliki beberapa sub menu seperti terlihat pada gambar 4.5 berikut ini :

Gambar 4.5 Tampilan sub menu dari menu Window 4.1.1 Formulir / Input Screen Pada perangkat lunak ini terdapat beberapa form yang berfungsi sebagai tempat untuk memasukkan atau mengolah data. Adapun bentuk dari setiap form pada perangkat lunak ini adalah sebagai berikut : 1. Form Barang Jadi Bentuk tampilan form Barang Jadi seperti gambar 4.6 berikut ini :

Gambar 4.6 Tampilan form Barang Jadi 2. Form Customer Bentuk tampilan form Customer seperti gambar 4.7 berikut ini :

Gambar 4.7 Tampilan form Customer 3. Form Salesman Bentuk tampilan form Salesman seperti gambar 4.8 berikut ini :

Gambar 4.8 Tampilan form Salesman 4. Form Penjualan Bentuk tampilan form Penjualan seperti gambar 4.9 berikut ini :

Gambar 4.9 Tampilan form Penjualan 4.1.2 Laporan / Output Bentuk laporan (output) yang terdapat pada perangkat lunak ini adalah sebagai berikut :

1. Laporan Penjualan per Tanggal

Gambar 4.10 Laporan Penjualan per Tanggal 2. Laporan Penjualan per Salesman

Gambar 4.11 Laporan Penjualan per Salesman

3. Laporan Penjualan per Barang

Gambar 4.12 Laporan Penjualan per Barang 4.2 4.2.1 Pembahasan Jaringan PT. Duta Mahajaya menggunakan tipe jaringan lokal atau Local Area Network (LAN). LAN dapat didefinisikan sebagai network atau jaringan sejumlah sistem komputer yang lokasinya terbatas di dalam satu gedung atau satu kompleks gedung dan tidak menggunakan media fasilitas komunikasi umum seperti misalnya jaringan telepon yang di Indonesia dikelola PERUMTEL. Pemilik dan pengelola jaringan media komunikasi adalah pemilik LAN itu sendiri. Tipe jaringan ini mendukung jaringan peer-to-peer dan client/server. Tipe jaringan yang digunakan pada PT. Duta Mahajaya adalah tipe client/server. Jaringan yang juga dikenal sebagai sebagai IEEE 802.3 ini, penamaan hasil pembakuan atau standard oleh Institute of Electrical and Electronics Engineers, mentransmisikan kelompok data sebagai frame. Satu frame mencakup alamat tujuan, alamat sumber, dan panjang data yang ditransmisikan. Satu frame maksimal menampung 1500 byte, jika lebih besar akan dibagi menjadi beberapa frame. Jaringan ini mentransmisikan data dengan kecepatan 10 Megabit per sekon.

Ada beberapa alternatif media lapisan fisik dari IEEE 802.3 yaitu 10Base5, 10Base2, 10Base-T, dan 10Base-F. Alternatif yang digunakan oleh PT. Duta Mahajaya dalam jaringan komputernya adalah jenis 10Base-T yang menggunakan media unshielded twisted-pair(UTP) dan konektor modular jack RJ-45. Masalah yang berkaitan dengan menemukan terputusnya kabel telah mendorong sistem ke arah jenis di mana seluruh stasiun memiliki sebuah kabel yang dihubungkan ke hub sentral, yang disebut bentuk topologi bintang yang digunakan dalam tipe jaringan 10Base-T ini. Karena tingginya rate data dan rendahnya mutu transmisi UTP, maka panjang jalur dibatasi sampai 100 meter. Dari analisa sistem maka dapat digambarkan DFD seperti penjabaran berikut. 4.2.2 Sistem Perangkat lunak dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Pada perangkat lunak, sebelum memulai proses transaksi produksi dan penjualan, pertama kali harus dilakukan penginputan data-data awal pada menu Master, seperti data-data Customer, Salesman, Formula dan Barang. Data-data yang diperlukan harus dimasukkan terlebih dahulu ke dalam sistem, seperti data customer baru, salesman baru dan barang-barang baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses penginputan data transaksi produksi dan penjualan. Data-data transaksi produksi dan penjualan ini akan digunakan dalam proses pembuatan laporan, sehingga staf administrasi tidak perlu melakukan proses perancangan laporan lagi. Data-data yang diperlukan pada laporan akan diambil dari data-data transaksi yang diinput dan disusun secara otomatis oleh program menjadi bentuk laporan. Pada laporan juga disediakan fasilitas pencarian data, sehingga staf administrasi dapat mencari data-data yang diperlukan pada laporan secara cepat. 4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Adapun diagram konteks / DFD dari sistem informasi produksi dan penjualan pada PT. Duta Mahajaya Medan ini dapat dilihat pada gambar 4.13 berikut ini :
Data Customer Data Penjualan Faktur Penjualan

0
Data Produksi

Bagian Produksi

Customer

Sistem Informasi Perhitungan Target Penjualan

Laporan Kartu Stock

Laporan Produksi

Manajer

Laporan Penjualan

Gambar 4.13 Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem Informasi Produksi dan Batas Kritis Barang Penjualan pada PT. Duta Mahajaya Medan

Bagian Gudang

Data Persediaan

Customer

Data Customer

Penjualan Record Penjualan

Data Penjualan Faktur Penjualan

1.0 Proses Penjualan

Record Customer Record Penjualan Customer

Data Persediaan yang Mencapai Batas Kritis Produksi Record Produksi Data Produksi

Jumlah Penjualan

2.0 Proses Produksi

Record Persediaan Record Produksi

3.0 Proses Perhitungan Jumlah Persediaan

Data Persediaan Bagian Gudang

Record Produksi Bagian Produksi

4.0 Proses Pembuatan Laporan

Record Persediaan Laporan Kartu Stock

Batas Kritis Barang

Manajer
Laporan Produksi Barang

Laporan Penjualan

Gambar 4.14 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dari Sistem Informasi Produksi dan Penjualan pada PT. Duta Mahajaya Medan 4.2.4 Prosedur Kerja Berdasarkan hasil pengumpulan data sistem informasi produksi dan penjualan pada PT. Duta Mahajaya Medan dengan dukungan perangkat lunak berbasis Windows, dapat diuraikan prosedur kerja yang terdapat dalam sistem yaitu:

a. Proses pencatatan barang yang diminta oleh customer. Proses ini dilakukan oleh staf penjualan (salesman), dimana data-data yang dicatat mencakup data nama dan jumlah barang. Data-data yang dicatat ini kemudian diberikan kepada staf administrasi untuk diketikkan ke dalam komputer dan dicetak faktur penjualannya. b. Proses pembuatan surat jalan. Proses ini dilakukan oleh staf administrasi. Surat jalan dibuat agar dapat mengambil barang di gudang dan mengirimkannya kepada customer. c. Proses pengambilan barang di gudang. Proses ini dilakukan oleh staf gudang. Biasanya barang-barang diletakkan di gudang secara berkelompok agar mudah dicari. d. Proses pengiriman barang ke customer. Proses ini biasanya dilakukan dengan menggunakan jasa pengangkutan. e. Proses pembuatan faktur penjualan dan tanda terima faktur. Proses ini dilakukan oleh staf administrasi, dimana data faktur diperoleh dari staf penjualan. f. Proses penagihan piutang. Proses ini dilakukan oleh staf penjualan dan biasanya dilakukan pada saat beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo. g. Proses pembuatan laporan. Proses ini dilakukan oleh staf pembukuan. Laporan-laporan yang dibuat akan diberikan kepada manajer. Data-data yang diperlukan pada laporan akan diambil langsung dari data-data transaksi penjualan. Staf administrasi tidak perlu melakukan proses perancangan laporan lagi. Selain itu, dalam laporan disediakan suatu fasilitas untuk melakukan pencarian kata, sehingga staf administrasi dapat mencari data-data diperlukan pada laporan secara cepat.

Penjelasan detail mengenai prosedur penjualan dari sistem yang diterapkan dapat dilihat pada gambar 4.15 berikut.
Customer Mulai Staf Penjualan (Salesman) Staf Administrasi Staf Gudang Staf Pembukuan

Memberikan daftar barang yang diminta

Mencatat jumlah barang yang diminta

Memasukkan data ke program 2 Mengambil barang di gudang

Surat Jalan

Menerima barang dan surat jalan 1 Faktur 2 Faktur 2

1 Faktur

1 Tanda Terima Faktur

Laporan Piutang

2 Tanda Terima Faktur

1 Tanda Terima Faktur

1 Tanda Terima Faktur

Melunasi faktur

Menerima pelunasan piutang

Laporan Pelunasan Piutang

Selesai

Gambar 4.15 Flow of Document (FOD) dari Prosedur Penjualan coba tambahkan skenario pembelian dan penjualan yang dilakukan, bagaimana proses tersebut dilakukan dengan menggunakan program ini?