Anda di halaman 1dari 10

onurikui duun Ciuriui

Isusun O!eL:
CusfInI WIdI AsfufI ClC009l4l
IrIskn SnmosIr ClC009l3?
Ado AgusfInn InhrIn ClC009l36

e!us I AkuntunsI '09

IA&%AS ONOMI
&NIVRSI%AS JAMBI

A. Hubungun 42unIkusI
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama-sama melakukan Iungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang
lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan
yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
!eran manajerial
Menurut Mintzberg, terdapat 3 peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antar pribadi (interpersonal roles), peran
inIormasional (inIormational roles), dan peran keputusan (Decisional roles).
Melalui masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu mengomunikasikan
ide, gagasan atau inIormasi kepada para karyawannya, sehingga mereka dapat memahami
pesan yang telah disampaikan dengan baik dan eIektiI.

a. !eran Antarpribadi
O$ebagai tokoh (central Iigure)
Manajer berperan sebagai tokoh dengan melakukan tugas seremonial, menyambut
tamu, menghadiri pesta perkawinan bawahan, menghadiri undangan dan sebagainya.
O$ebagai manajer/pemimpin (leader)
$ebagai pemimpin manajer harus melakukan aktivitas, seperti merekrut bawahan,
mengangkat, memberikan pelatihan, motiIasi, mengembangkan dan menggiatkannya.
O$ebagai penghubung
aitu berhubungan dengan orang yang bukan bawahan atau atasannya (misalnya
dengan rekan- rekannya dalam organisasi atau dengan pelanggan, kreditor, investor,
pemasok, dan para pihak luar organisasi lainnya).
b. !eran InIormasional
Dalam perannya sebagai inIormasional dalam suatu organisasi, manajer bertindak
sebagai pengumpul dan penyebar inIormasi. Dalam hal ini manajer mempunyai 3
peran :
O!eran Monitoring
aitu peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan
atau para karyawannya agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya.
O!enyebar InIormasi
aitu peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan inIormasi secara
menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik
berbagai kebijakan organisasi.
Ouru bicara
$eorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang
baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian inIormasi tentang berbagai
kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain.
c. !eran keputusan
Dalam peran pengambilan keputusan manajer mempunyai 4 peran:
O!eran wirausaha
aitu manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang eirausaha yang
jujur, dinamis, ulet, kreatiI, inovatiI, responsiI, bertanggungjawab, berani mengambil
risiko dan berwawasan luas.
O!emecah masalah
aitu manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang
memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh
organisasi.
O!eran pengalokasian sumber daya
aitu manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu
mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik..
O!eran negosiator
$eorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu
bernegosiasi dengan baik, dengan kata lain menjadi negosiator yang handal.
Kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan
pihak eksternal organisasi.
Kegiatan !ertukaran InIormasi
!roses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar inIormasi dengan
menggunakan suatu bahasa atau symbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. $ecara umum
komunikasi mempunyai dua Iungsi yaitu:
a) Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar inIormasi
b) Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi
yang terpisah dari anggota lainnya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
inIormasi.
a. Menetapkan Tujuan
Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi perlu melakukan
berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus
mengumpulkan Iakta-Iakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan yang
ada.
c. Mengukur !restasi Kerja
Untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan
terjalinnya komunikasi yang baik antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkan $taI
ika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka,
meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang
yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia.
e. !elayanan !elanggan
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga
mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan,
menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan
dengan pengaduan dari konsumen.
I. Negoisasi dengan !emasok
Melakukan negoisasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan
suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan , tentu saja memerlukan komunikasi
yang dapat memuasakan kedua belah pihak yang sedang bernegoisasi.
g. Memproduksi !roduk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya
dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan,
diperlukan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan !eraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan
dengan pemerintah. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk
melindungi masyarakat dari tindakan sewenang- wenang.

B. Pola Komunikasi
!endekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi lain dapat bevariasi
atau berbeda, bagi perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan
penyampaian inIormasi dapat dilakukan secara langsung kepada karyawannya sedangkan
bagi perusahaan besar yang tentunya memiliki ribuan karyawan penyampaian inIormasi
kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang rumit. !ola komunikasi secara umum
dibedakan menjadi dua macam yaitu saluran komunikasi Iormal dan saluran komunikasi
inIormal.
I. $aluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, Iungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenangnya. !ola dalam saluran inIormasi ini dapat berbentuk antara lain:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah

$ecara sederhana, transIormasi inIormasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau down-ward communications).
Komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tertulis. Menurut Katz dan
Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
1) Memberikan pengarahan atau instruksi kerja
2) Memberikan inIormasi mengapa pekerjaan harus dilaksanakan
3) Meberikan inIormasi tentang prosedur dan praktik operasional
4) Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan
5) Menyajikan inIormasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
mengenai tujuan yang ingin dicapai. $alah satu dari kelemahan dari saluran ini
adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atupun sensor inIormasi penting yang
ditujukan kepada bawahan.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju
ke atas (manajer). $alah satu kelemahan dari saluran komunikasi ini adalah kemungkinan
bawahan hanya menyampaikan inIormasi (laporan) yang baik-baik saja, sedangkan inIormasi
yang agaknya mempunyai kesan negatiI cenderung tidak disampaikan.
c. Komunikasi Horizontal


Komunikasi horizontal (horizontal communications), atau sering disebut juga dengan
istilah komunikasi lateral (lateral communications), adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan inIormasi kepada bagian atau departemen yamg memiliki kedudukan sejajar.
d. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara dua
tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya komunikasi Iormal antara manajer
produksi dengan bagian promosi. Baik komunikasi diagonal maupun lateral lebih banyak
diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan
antarbagian dalam organisasi tersebut. Beberapa keuntungannya diantaranya penyebaran
inIormasi bisa menjadi lebih cepat dan memungkinkan individu dari berbagai bagian ikut
membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi. $edangkan salah satu kelemahannya
adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah
berjalan normal selain itu komunikasi diagonal dalam organisasi besar juga sulit dikendalikan
secara eIektiI.
Keterbatasan Komunikasi Formal
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi Iormal membuat
individu tidak leluasa untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. $edangkan dari
sudut pandang perusahaan masalah terbesar dengan saluran komunikasi Iormal adalah
kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian inIormasi ke level yang lebih
tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan
kesalahpahaman.
II. $aluran Komunikasi InIormal
Dalam jaringan komunikasi inIormal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas.


. ara Mengelola Komunikasi
Dalam mengelola komunikasi ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu:
I. !enanganan !esan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak
daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya
pada bagaimana memaksimumkan manIaat (beneIit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya
(cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manIaat dan meminimkan biaya seorang
manajer perlu memperhatikan hal berikut :
a) Mengurangi umlah !esan
Arus pesan yang disampaikan melalui lisan maupun tertulis perlu dikelola dengan baik.
Dalam hal ini seorang manajer perlu menentukan skala prioritas pesan. Oleh karena itu, jika
suatu pesan perlu diberikan secara tertulis maka merupakan investasi yang berharga, namun
apabila hanya akan menambah beban inIormasi mungkin lebih baik pesan disampaikan
dengan cara lain, seperti melalui telepon atau tatap muka.
b) Instruksi yang elas
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan,
karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti
setiap pesan.
c) Mendelegasikan Tanggung awab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang harus
dibebankan kepada mereka.
d) Melatih !etugas
$uatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah
komunikasi.
II. !enanganan Krisis Komunikasi
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :
a) $iapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
b) Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
c) Ciptakan sebuah pusat inIormasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
d) Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. ika memang ada
yang salah, segera mohon maaI.
e) Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam
tindakan nyata.

D. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :
a) Membaca
b) Mendengarkan
c) Membuat percakapannya menarik
d) Melakukan wawancara
e) Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
I) Berpidato dan presentasi
g) Menulis surat, memo, dan laporan
$elain dengan cara-cara diatas ketrampilan komunikasi haruslah melalui latihan atau
praktik agar ketrampilan dalam komunikasi menjadi meningkat.